UFV 2009/1486 Intern styrning och kontroll Planeringsavdelningen Avsändare Kerstin Jacobsson 2009-11-03
Innehållsförteckning 1 Bakgrund 3 2 Planeringsavdelningen och den interna styrningen och kontrollen 5 2.1 Uppgift och avgränsning 5 2.2 Organisation och uppdrag 6 Planering, uppföljning och stöd för verksamhetsutveckling 6 Utrednings- och ledningssekretariat 7 Kvalitet och utvärdering 7 3 Riskområden 8 3.1 Styrdokument och regler 8 3.1.1 Riskidentifiering och värdering 8 3.1.2 Åtgärder 9 3.2 Externa och interna krav på återrapportering och information och rättvisande redovisning 11 3.2.1. Riskidentifiering och värdering 11 3.2.2 Åtgärder 11 3.3 Administrativ verksamhetsutveckling 11 3.3.1 Riskidentifiering och värdering 11 3.3.2 Åtgärder 12 4 Integration av processen för intern styrning och kontroll i den ordinarie verksamhetsplaneringen 12 2
1 Bakgrund Från om med den 1 januari 2008 gäller en ny myndighetsförordning (2007:515), en ny förordning om intern styrning och kontroll (2007:603) samt nya bestämmelser i högskoleförordningen (1993:100) och i förordningen om årsredovisning och budgetunderlag (2000:605). Mot denna bakgrund bedömde universitetsdirektören att det inför 2008 fanns skäl att på ett samlat sätt se över formerna för den interna styrningen och kontrollen (ISK) vid Uppsala universitet. Universitetsdirektören beslutade att inrätta ett projekt för detta arbete och en styrgrupp utsågs (UFV 2008/579). Projektet placerades vid planeringsavdelningen inom universitetsförvaltningen. Målet för arbetet är att säkerställa att den interna styrningen och kontrollen vid universitetet fungerar på ett betryggande sätt och därmed att målen för verksamheten uppnås effektivt och enligt gällande rätt, att den redovisas på ett tillförlitligt sätt, och att universitetet hushållar väl med statens medel. Utgångspunkten i arbetet med att säkerställa en betryggande intern styrning och kontroll är den nuvarande ordningen för den interna styrningen och kontrollen. Syftet med processen är att vidareutveckla den befintliga ordningen där brister som upptäcks i riskanalysen leder till sådana åtgärder som i framtiden förhindrar risker för att verksamheten inte uppfyller kraven i förordningarna. Samtidigt är det viktigt att processen inte genomförs enbart för att uppfylla förordningarnas krav utan också för att resultatet av processen i sig är värdefullt för universitetet. I den ISK-rapport fas 1 förstudie 2008-04-20 som genomfördes inom ramen för projektet anges att en avsikt med arbetet är att beskriva de interna processerna för att säkerställa att uppgifter i årsredovisningen och annan redovisning är tillförlitliga genom bl.a. kontroll av säkerheten och tillförlitligheten i de administrativa systemen samt hur detta dokumenteras, hur det säkerställs att uppgifter som registreras i systemen är korrekta och att övriga, beskrivande uppgifter som redovisas är rättvisande. Styrgruppen gör i rapporten bedömningen, utifrån den dittills genomförda genomgången, att den nuvarande ordningen för att föra ut de mål och uppdrag som statsmakterna har beslutat om samt att följa upp dessa fungerar relativt väl. Problem skulle dock kunna uppstå om regleringsbrevet skulle innehålla tidigare okända uppdrag eller förändringar beträffande anslagens indelning etc. eftersom regleringsbrevet beslutas av regeringen först i slutet av december, dvs. drygt en månad efter konsistoriets beslut om verksamhetsplan för det kommande året. Genomgången visar därtill att det finns ett behov av att samlat se över de olika styrdokumenten och uppföljningsrutinerna så att dessa samordnas på ett bättre sätt och så att inte den totala mängden åtgärder och rapporteringskrav i planer och program blir så omfattande att de blir orealistiska att genomföra. Ett sådant arbete hade vid den tidpunkten redan påbörjats. Styrgruppen bedömde vidare att nuvarande ordning för att föra ut information till fakulteter och institutioner om bestämmelser i lagar och förordningar också fungerar väl men för att undvika oklarheter framför allt vid framtida chefsbyten behövs vissa kompletteringar i universitetsdirektörens beskrivning av uppdragen till respektive enhet inom universitetsförvaltningen. Att systematiskt och heltäckande följa upp regelefterlevnad bedömdes praktiskt omöjligt, men avsikten med den riskanalys som skulle genomföras var att identifiera de allvarligaste riskerna för att bestämmelser inte följs. Styrgruppen konstaterar vidare att fortlöpande utveckling, kontrollaktiviteter samt utbildning av personal innebär att säkerheten i de administrativa systemen, ur vilka uppgifter till uppföljningen hämtas, bör kunna betraktas som tillfredsställande. Ordningen för att säkerställa att beskrivande uppgifter som redovisas i årsredovisningen är rättvisande hade vid den tidpunkten ännu inte kartlagts. 3
I en kompletterande rapport 2008-04-22 framgår att styrgruppen gör följande bedömning: En samlad översyn bör göras av de olika styrdokumenten och uppföljningsrutinerna så att dessa samordnas på ett bättre sätt och så att inte den totala mängden åtgärder och rapporteringskrav i planer och program blir så omfattande att de blir orealistiska att genomföra. Bevakningen och hanteringen av lagar och förordningar behöver formaliseras så att SFS-trycket distribueras till samtliga avdelningschefer inom universitetsförvaltningen. Det bör vidare ingå i varje avdelnings uppdrag från universitetsdirektören att bevaka och hantera nya eller ändrade lagar och förordningar inom avdelningens ansvarsområde. / / Rektors ansvar för att universitetets uppgifter som förvaltningsmyndighet fullgörs, som rektor har delegerat till universitetsdirektören, bör i lämpliga delar delegeras vidare till avdelningscheferna inom universitetsförvaltningen för att tydliggöra deras ansvar och för att verksamheten ska fullgöras så effektivt som möjligt. Kravet på tillförlitlig och rättvisande redovisning samt kravet på god hushållning med statens medel behandlas vidare i det fortsatta arbetet genom riskanalysen, som blir vägledande för att bedöma behovet av eventuella åtgärder. Information om hur uppgifter i de administrativa systemen säkerställs genom kontroll och åtgärder, lämnades till konsistoriet under 2008. Det gäller ekonomiadministration, personaladministration och studentadministration. I samband med respektive informationstillfälle avlämnade avdelningscheferna vid ekonomiavdelningen (2008-06-03), personalavdelningen (2008-09-08) och studerandebyrån (2008-10-17) en skriftlig rapport. Därefter har även de tre områdeskanslierna vid universitetsförvaltningen lämnat information och en skriftlig rapport (2009-02-10) om sitt arbete till konsistoriet. 2008-11-27 fastställde styrgruppen en årsrapport för ISK-arbetet 2008. Där konstateras att intern styrning och kontroll inte är ett nytt begrepp inom universitetet. I prefektuppdraget har dennes ansvar för att verka för en god intern styrning och kontroll sedan länge betonats. Även i den ekonomiadministrativa handboken beskrivs vad intern styrning och kontroll innebär och hur den ska verkställas. Internrevisionen bedriver även löpande granskningar av hur institutionernas interna styrning och kontroll fungerar. I kärnverksamheten, utbildning, forskning och samverkan, fungerar den interna styrningen och kontrollen genom etablerade arbetsformer som sedan länge är självklara inslag i verksamheten. Vidare beskrevs i årsrapporten den granskning som har gjorts av de interna processerna för att säkerställa att uppgifter i årsredovisningen och annan redovisning är tillförlitlig samt att gällande lagar och förordningar följs. Detta har gjorts genom kontroll av säkerheten och tillförlitligheten i de administrativa systemen samt hur det dokumenteras, hur det säkerställs att uppgifter som registreras i systemen är korrekta och att övriga beskrivande uppgifter som redovisas är rättvisande. Som tidigare nämnts har ekonomiavdelningen, personalavdelningen, studerandebyrån och områdeskanslierna även beskrivit mer i detalj för konsistoriet hur de bedriver arbetet med intern styrning och kontroll i separata dokument. Dessa beskrivningar bygger på s.k. bruttorisker d.v.s. vilka risker som förekommer inom respektive område innan kontrollåtgärder vidtagits samt hur dessa risker reduceras genom den interna styrningen och kontrollen. 4
2 Planeringsavdelningen och den interna styrningen och kontrollen 2.1 Uppgift och avgränsning I den reviderade handlingsplan för arbetet med intern styrning och kontroll som fastställts av styrgruppen och som konsistoriet informerades om vid sammanträdet 2009-09-29 anges att planeringsavdelningen vid konsistoriets sammanträde 2009-11-11 ska redogöra för systemet för intern styrning och kontroll inom avdelningen och avdelningens funktioner och utvecklingsarbete avseende övergripande planering och uppföljning vid universitetet. I denna rapport förstås med den interna styrningen och kontrollen inom avdelningen och avdelningens funktioner, genomförandet av de uppgifter som berör universitetsövergripande processer som har betydelse för att verksamhetsmålen uppnås effektivt och enligt gällande rätt, att den redovisas på ett tillförlitligt sätt, och att universitetet hushållar väl med statens medel. Systemet för den interna styrningen och kontrollen inom avdelningen och dess funktioner skulle också kunna förstås som avdelningens interna strukturer och arbetssätt. Detta är visserligen en viktig faktor i det interna kvalitetsarbetet vid avdelningen och universitetsförvaltningen i stort, men inte av avgörande betydelse för universitetets uppfyllande av regelverket för intern styrning och kontroll. Utveckling av detta arbete pågår fortlöpande vid avdelningen inom ramen för gemensamma planeringen av verksamheten. De allvarligaste brister som identifierades under 2008 var att antalet interna styrdokument inom universitetet är för många och för disparata samt att stödet till prefekterna inte är tillräckligt. I övrigt bedömde styrgruppen att en av de övergripande riskerna i universitetets verksamhet är hotet mot en god arbetsmiljö. Problemen med den omfattande interna informationsspridningen påtalades. En rad förbättringsåtgärder kring detta område pågår såsom införande av funktionsadresser för prefekterna och utvecklingen av en portal för anställda. Motsvarande portal finns redan för studenterna. Inom webbområdet pågår även ett större arbete för att åstadkomma en modernare och effektivare informationshantering. Detta berör såväl den interna som den externa kommunikationen. För att underlätta för verksamheten att följa lagar, förordningar, föreskrifter och interna riktlinjer anges att de regler som upprättats av konsistoriet eller rektor ska gås igenom och struktureras i en intern regelsamling så att de blir lättillgängliga och uppdaterade. Detta för att underlätta för regelefterlevnaden generellt inom universitetet. Rapporten är avsedd som ett bidrag till uppföljningen av riskanalysen och riskhanteringen inom ett antal under 2008 identifierade riskområden som berörs av planeringsavdelningens specifika uppdrag eller det övergripande uppdraget till universitetsförvaltningens samtliga avdelningar. Dessa områden är Styrdokument och regler Administrativ verksamhetsutveckling Externa och interna krav på återrapportering och information och rättvisande redovisning Vidare presenteras en grov plan för integration av processen för intern styrning och kontroll i den ordinarie verksamhetsplaneringen på övergripande nivå. Sammanfattningsvis kan sägas att inriktningen för det utvecklingsarbete som bedrivs vid planeringsavdelningen syftar till koordination och helhetssyn samt ordning och reda i stödfunktionerna vid universitetet, till gagn för verksamheten. 5
2.2 Organisation och uppdrag Planeringsavdelningen är direkt underställd universitetsdirektören och ansvarar för den universitetsövergripande planeringen, uppföljningen och samordningen av utbildnings- och forskningsfrågor, initierar och utvecklar arbetet inom vissa strategiska områden, ger stöd vid verksamhetsutveckling samt utgör universitetsledningens kvalificerade handläggnings- och utredningsresurs. Vidare ska avdelningen aktivt bidra till ett långsiktigt och systematiskt kvalitetsarbete inom universitetets verksamheter. Planeringsavdelningen är en av 16 avdelningar inom universitetsförvaltningen. Ett flertal ärenden som beslutas av konsistoriet och rektor handläggs vid avdelningen. Detta ställer särskilda krav på en god beredningsprocess med struktur och transparens. Avdelningen är för några av huvuduppgifterna beroende av leverans till rektor av underlag från olika delar av universitetet, i synnerhet vetenskapsområdena och utbildningsvetenskaplig fakultet. Detta i sin tur innebär att det är av avgörande betydelse för kvaliteten att det för hanteringen av dessa ärenden finns tydliga direktiv och riktlinjer från rektor. Planeringsavdelningen omorganiserades den 1 juli 2009 och är därefter indelad i tre enheter: Enheten för planering, uppföljning och stöd för verksamhetsutveckling, Utrednings- och ledningssekretariatet och Enheten för kvalitet och utvärdering. Det föreslagna uppdraget inför 2010, vilket har förhandlats med universitetsdirektören men ännu inte beslutats, innehåller följande huvuduppdrag och särskilda uppdrag. Uppdragen redovisas per enhet inom avdelningen och huvuduppdraget bygger på tidigare års uppdrag till de funktioner som fr.o.m. den 1 juli 2009 ingår i planeringsavdelningen. Uppdraget redovisas med reservation för eventuella ändringar. Planering, uppföljning och stöd för verksamhetsutveckling samordna och medverka i universitetets arbete med konsistoriets verksamhetsplan, budgetunderlag och prognoser till regeringen samt årsredovisningen utveckla verksamhetsplanering, uppföljning, analysarbete och statistik ansvara för arbetet med att utveckla metoder för och ge stöd i arbetet med den interna styrningen och kontrollen vid universitetet medverka i olika planeringsgrupper, nätverk och projekt på nationell, regional och lokal nivå. ansvara för ledningsinformationssystemet GLIS tillhandahålla stöd för bibliometrisk analys och bedriva omvärldsbevakning inom området tillhandahålla projektstöd till utvecklingsprojekt för stödfunktioner vid Uppsala universitet utgöra en stödfunktion för universitetets och universitetsförvaltningens ledning i förändringsoch utvecklingsarbetet av verksamhetsstöd Särskilda uppdrag 2010 ansvara för arbetet med strukturen för universitetets styrdokument ansvara för utveckling och implementering av planerings- och budgeteringsverktyget UU+ ansvara för projekt för utveckling av ärende- och dokumenthantering samt digital arkivering (DoÄr) medverka i implementering av systemförvaltningsmodellen PM3 6
medverka i arbetet med att utveckla ekonomistyrningen och redovisningen i universitetsförvaltningen Utrednings- och ledningssekretariat ansvara för administrativt stöd till konsistorium och universitetsledning samt universitetets gemensamma ledningsorgan ansvara för beredning, samordning och sekretariatsfunktionen i konsistorium, rektors beslutssammanträde, universitetsledningsmötet, senaten, museirådet, musikrådet m fl. tillhandahålla sekretariatsfunktion och kvalificerat administrativt stöd för rektor och universitetsdirektör ansvara för beredning och verkställighet av beslut avseende rektors strategiska medel, kontot rektor till förfogande m.fl. medverka i utredningar och remissarbete ansvara för beredning av frågor rörande universitetets interna organisation ansvara för redaktion av universitetets mål och regler ansvara för universitetsövergripande frågor inom utbildning på forskarnivå ansvara för nominering och förslag till beslut om utmärkelser och priser samt ledamöter som utses av rektor i nämnder och styrelser m.fl. organ Särskilda uppdrag 2010 medverka i implementeringen av Program för samverkan med det omgivande samhället medverka i implementeringen av Program för internationalisering medverka i arbetet med delegationer inom universitetsförvaltningen Kvalitet och utvärdering ansvara för arbetet med policyfrågor inom kvalitetsområdet ansvara för uppdatering av UU:s kvalitetsarbetsprogram och åtföljande åtgärdsprogram och det kontinuerliga arbetet med implementeringen av programmet bevaka och delta i nationell och internationell utveckling vad gäller kvalitetsarbete och kvalitetsbedömningar stödja och/eller genomföra tematiska, ämnes- eller programspecifika utvärderingar inom UU stödja egeninitierade utvärderingar vid fakulteter, institutioner och andra enheter (inkl. kursvärderingar) stödja institutioner och fakultetsnämnder vid externa kvalitetsbedömningar och då främst Högskoleverkets kvalitetsbedömningar fullgöra konsultativa insatser till fakulteter, institutioner och andra enheter, rörande övrigt kvalitetsarbete i samband med Högskoleverkets kvalitetsbedömningar följa upp studenter som har tagit examen vid UU utgöra sekretariatsfunktion och svara för underlag till kvalitetskommittén 7
Särskilda uppdrag 2010 bidra till att integrera kvalitetsarbetet i verksamhetsplaner och verksamhetsredovisning bidra till utveckling av en pilotmodell för en universitetsgemensam hemsida för redovisning av kvalitetsarbetet vid UU genomföra ett pilotprojekt rörande kollegial granskning av kvalitetsarbetet verksamheter emellan genomföra en utvärdering av processen för forskningsutvärderingen KoF07 bistå vid uppföljning av riktlinjerna för studenternas arbetsvillkor medverka vid uppföljning av hur den nya utbildningsstrukturen, med krav på mål uttryckta som förväntade studieresultat mm, har påverkat formerna för examination ansvara för implementeringen av uppdaterade riktlinjer och rekommendationer för kursvärderingar och andra utbildningsutvärderingar 3 Riskområden 3.1 Styrdokument och regler 3.1.1 Riskidentifiering och värdering Som tidigare nämnts identifierades under 2008 som en av de allvarligaste riskerna att antalet interna styrdokument inom universitetet är för många och för disparata. Den bedömning som styrgruppen gjorde redan efter förstudien fas 1, nämligen att en samlad översyn av styrdokumenten bör genomföras, förstärktes ytterligare genom de intervjuer som genomfördes i fas 2. Av dessa framgår att merparten av de intervjuade anser att det finns alltför många planer och program och på institutionsnivå är det inte realistiskt att följa alla dessa. Någon form av prioritering måste göras beroende på institutionens förutsättningar. Såväl dekaner som prefekter har framhållit svagheten i att centrala styrdokument innehåller konkreta åtgärder, då fakulteterna och institutionerna har olika förutsättningar och det är därför inte konstruktivt att alla ska göra samma sak. En stark önskan finns att antalet styrdokument begränsas. 2008-10-17 fastställde styrgruppen rapport fas 3 fördjupad riskidentifiering och prioritering av riskerna. Den grundade sig bl.a. på seminarier med personer verksamma vid universitetets institutioner. Problemen kring styrdokumenten bekräftades. Deltagarna anser inte att de har möjlighet att bryta ner styrande dokument och göra dem till sina egna. Målen som utformas centralt är ofta alltför generella och självklara, och deltagarna efterlyser större förankring i institutionernas verklighet i målarbetet. Institutionernas egna mål anses också vara svåra att kommunicera och få gehör för uppåt i organisationen. Här kan konstateras att kartläggningen har visat att både synpunkten att åtgärderna i planerna inte ska vara för konkreta eftersom förutsättningarna skiljer sig så mycket mellan olika verksamheter och den i viss mån motsatta att de centralt utformade dokumenten är alltför generellt formulerade och innehåller självklarheter och borde förankras mera i institutionernas verklighet. Utgångspunkten i arbetet med att skapa ordning och reda bland styrdokumenten har varit att det finns en struktur som innebär att direktiven bryts ner och anpassas längre ut i organisationen. Om de centralt utformade målen blir alltför konkreta och detaljerade riskerar det att hindra en effektiv implementering med hänsyn till mångfalden inom universitetet. Ansvarskedjan från konsistorium och rektor till institutionsnivå som den uttrycks i uppdrag och delegationer innebär att ansvaret för att 8
utforma ytterligare direktiv flyttas ut i organisationen samtidigt som detaljeringsgraden ökar för varje beslutsnivå. I årsrapporten för 2008 konstateras att universitetets arbete med utformningen av handlingsplaner och åtgärdsprogram kritiserats. Antalet interna styrdokument är för många, för disparata och återrapporteringskraven samordnas inte. Detta gör att verksamheten har svårt att hålla reda på och ta till sig de olika dokumenten och den totala mängden åtgärder och rapporteringskrav i planer och program blir så omfattande att de blir svåra att genomföra. Detta ses som en av de allvarligaste bristerna inom den interna styrningen och kontrollen. Den föreslagna åtgärden är att fortsätta den samlade översyn som påbörjats av olika styrdokument så att dessa samordnas med avseende på bl.a. struktur, återrapportering och uppföljning samt ansvarsförhållanden. Målet är att mottagarna lätt ska hitta relevanta dokument och ge mottagaren uppdrag som är överskådliga och rimliga i sin omfattning. Översynen av universitetets mål och regeldokument syftar till att genomföra en kartläggning av processen för framtagning av nya styrdokument för att komma till rätta med versionshantering, överlappningar etc. samt ta fram ett förslag på hur dessa styrdokument ska struktureras och presenteras i förhållande till varandra och på universitetets webb. Verksamhetsansvariga och administratörer har även påtalat svårigheter att hitta korrekt information om gällande regelverk och interna riktlinjer vid olika typer av ärendehantering, pga. otydlig struktur och att informationen finns spridd på många olika ställen. 3.1.2 Åtgärder I förstudien fas 1 under 2008 konstateras att en översyn av universitetets handlingsplaner, riktlinjer och policydokument har påbörjats vid planeringsavdelningen. I rapporten från fas 2 anges att universitetsdirektören mot bakgrund av de risker som förstudien uppmärksammade har beslutat att genomföra bl.a. följande åtgärder: En samlad översyn görs av olika styrdokument så att dessa samordnas med avseende på bl.a. struktur, återrapportering och uppföljning samt ansvarsförhållanden. Målet är att lätt hitta relevanta dokument och ge mottagaren uppdrag som är överskådliga och rimliga i sin omfattning. Lagar, förordningar, föreskrifter och interna regler gås igenom och struktureras i en intern regelsamling så att de blir lättillgängliga och uppdaterade. Ansvaret för att informera om regeländringar kommer också att formaliseras. I rapporten från fas 3 anges att styrdokumenten ska samordnas med avseende på bl.a. struktur, återrapportering och uppföljning samt ansvarsförhållanden. Målet är att lätt hitta relevanta dokument och ge mottagaren uppdrag som är överskådliga och rimliga i sin omfattning. En arbetsgrupp har inlett översynen och målet var att den skulle vara slutförd i maj 2009. I uppdraget från universitetsdirektören till planeringsavdelningen för 2009 anges att avdelningen dels ska ansvara för arbetet med strukturen för universitetets styrdokument, dels tillsammans med juridiska avdelningen ska ta fram en intern sammanhållen regelsamling för universitetet. En genomgång av de centrala styrdokument som låg under dåvarande Regler och riktlinjer gjordes i början av 2008 och de brister som identifierades redovisades rapporten till konsistoriet 2008-04-21 samt i en kompletterande rapport till styrgruppen 2008-04-22 (UFV 2008/579). Hösten 2008 påbörjades projektet En ny struktur och ordning för styrdokument vid Uppsala universitet för att hantera de risker som påtalats. I projektet har styrdokumenten omfattat både s.k. måldokument (program, planer) och regeldokument (regler, riktlinjer, interna föreskrifter etc.). Följande kontrollåtgärder beslutades: Att strukturera och rensa bland befintliga dokument. 9
Att införa en enhetlig struktur för universitetets styrdokument med avseende på nomenklatur och tillhörande definitioner av olika dokumenttyper. Att ta fram mallar för vad nya och uppdatering av befintliga styrdokument bör innehålla och hur det bör presenteras. Att föreslå hur dokument, samt uppdrag och åtgärder i dessa begränsas, samordnas och förs ut. Att presentera en mål- och regelsamling på universitetets webb i nytt utförande, med utvecklad funktionalitet för förbättrad användning. Under året har samtliga åtgärder genomförts, och en ny Mål och regelsamling togs i drift den 1 oktober 2009. Där återfinns nu en sammanställning över den information som finns i universitetsgemensamma måldokument, riktlinjer, föreskrifter etc. som fastställs av konsistorium eller rektor. Originaldokumentet i sin helhet återfinns i universitetets diarium. Beslut om riktlinjer för framtagning av styrdokument i Mål och regler kommer att fattats av universitetsdirektören och dessa ska utgöra utgångspunkt för det fortsatta arbetet med styrdokument. En redaktionsgrupp har tillsatts för att bl.a. ansvara för publicering i Mål och regler, ge stöd i arbete med styrdokument i enlighet med riktlinjerna och initiera utvecklingsarbete som rör den löpande hanteringen av mål- och regeldokument vid Uppsala universitet. De genomförda åtgärderna är ett första steg i att göra informationen i universitetets mål- och regeldokument mer lättillgänglig. Ett fortsatt arbete för att strukturera och samla även de regler, avtal och beslutsdokument som beslutas om på andra nivåer än rektor och konsistorium (fakultetsnämnd, förvaltningsenhet) är planerat. Universitetet har ännu inte tagit steget att utforma en intern författningssamling. I detta avseende avvaktar universitetet regeringens kommande förslag om utökad självständighet för universitet och högskolor. Utifrån regeringen förslag kan universitetet bedöma inriktningen och omfattningen för en sådan eventuell åtgärd. I april 2008 beslutade konsistoriet om nya Mål och strategier för Uppsala universitet. Vid samma tillfälle beslutade konsistoriet om Program för kvalitetsarbete. Rektor beslutade därefter under våren samma år om Åtgärdsplan för kvalitetsarbetet 2008-2009 och om Pedagogiskt program. Under 2008 och 2009 har två övergripande program reviderats och beslutats av konsistoriet: Program för IT i juni 2009 och Program för samverkan i september 2009. Vidare har ett reviderat förslag till Program för internationalisering utarbetats för beslut i konsistoriet i november 2009. I något fall var det tidigare programmet eller planen tio år gammal. Det har i flera fall funnits stora behov av uppdateringar. I mars 2009 beslutade rektor om handlingsplan för breddad rekrytering 2009-2012 och för närvarande pågår revidering av jämställdhetsplan och tillgänglighetsplan. I arbetet med de styrdokument som har beslutats under 2009 har medarbetare i projektet En ny struktur och ordning för styrdokument vid Uppsala universitet varit behjälpliga. En återkommande kommentar om den återrapportering som kopplats till planer och program är att den behöver samordnas mellan de övriga interna styrdokumenten och med de externa kraven på återrapportering. Detta riskområde behandlas nedan. 10
3.2 Externa och interna krav på återrapportering och information och rättvisande redovisning 3.2.1. Riskidentifiering och värdering I rapporten från fas 2 anges att den totala mängden återrapportering och uppgiftslämnande anses alltför omfattande. Ofta sköter prefekten själv detta i den mån institutionen ska lämna uppgifter. Områdeskanslierna försöker också skydda institutionerna från alltför omfattande återrapportering och ansvarar därför för en del av denna. En bättre samordning för uppgiftslämnande efterfrågas. Uppgifterna i det ekonomiadministrativa systemet upplevs av de intervjuade som säkra då det finns en mängd kontroller, säkerhetsåtgärder och anvisningar. Uppgifter som registreras i studiedokumentationssystemet Uppdok upplevs som mer osäkra. Synen på säkerheten i uppgifter från de övriga administrativa systemen har inte kommenterats av de intervjuade. Prefekten ansvarar normalt själv för att lämna kvalitativa uppföljningsuppgifter, om det inte finns någon särskilt ansvarig på institutionen för det som ska rapporteras. En del återrapporteras också direkt av områdeskanslierna. Här kan den knappa tiden för rapportering inför årsredovisningen vara ett problem och vissa av de intervjuade anser att den kvalitetskontroll mellan kansliet och institutionen som vore önskvärd inte alltid hinns med. I rapporten från fas 3 redovisas från intervjuerna att det saknas en samordning av alla krav på information från verksamheten. Behoven av återrapportering internt är dåligt förankrade vilket ger ett lågt engagemang, även detta har konstaterats i de tidigare rapporterna. En önskan är också att från universitetsledningens/förvaltningens sida ifrågasätta mer av de krav på information som kommer från externt håll. Områdeskanslierna försöker ta hand om och sålla bort externa förfrågningar, men mycket kommer ändå ut till institutionerna. 3.2.2 Åtgärder En del i rutinen som avser insamlandet av underlag för konsistoriets verksamhetsplan har under ett antal år varit rektors beslut om anvisningar, vilket tas i april året inför det aktuella verksamhetsåret. Fr.o.m. verksamhetsplanen för 2009 ingår även samtliga återrapporteringar som avser årsredovisningen och universitetets egna styrdokument. Detta ger en samlad överblick och det blir också möjligt att samordna olika återrapporteringar tidsmässigt i de fall externa och interna krav sammanfaller. Planeringsavdelningen avser att lämna förslag på hur ytterligare riktlinjer för uppgiftslämnandet till resultatredovisningen i årsredovisningen kan utformas. Detta skulle i så fall integreras i de anvisningar som rektor lämnar för verksamhetsplanering och uppföljning i april varje år. Avsikten är att ytterligare kvalitetssäkra utgifterna i årsredovisningen. Till dessa utvecklingsinsatser kan läggas att arbetet med de interna styrdokumenten kan bidra till att koordination och tydlighet i uppdrag och lämnande av uppgifter ytterligare förstärks. 3.3 Administrativ verksamhetsutveckling 3.3.1 Riskidentifiering och värdering Vid universitetet pågår sedan ett par år ett samlat arbete kring administrativ verksamhetsutveckling där målen är att utifrån ett helhetsperspektiv säkerställa rätt kvalitet i arbetsflöden och IT-systemstöd, skapa mera enhetliga arbetsflöden och effektivisera verksamhetsstödet. Flertalet av dessa utvecklingsinsatser har betydelse för intern styrning och kontroll, såtillvida att en god intern styrning 11
och kontroll bl.a. förutsätter tydliga och väl dokumenterade arbetssätt, effektivitet, rätt kvalitet etc. Bland dessa pågående utvecklingsarbeten kan nämnas UU+ (planeringsavdelningen) Upphandlings- och inköpssystem (avdelningen för IT och inköp) Universitetets webb, inklusive informationsarkitektur och informationsförsörjning (avdelningen för kommunikation och externa relationer) Dokument- och ärendehanteringssystem samt digital arkivering (planeringsavdelningen) I rapporten från fas 3 betonas det som viktigt att utforma dessa gemensamma system inom universitetet för att få en samsyn och tydliga gemensamma och effektiva arbetssätt inom de administrativa funktionerna. Risker finns att utvecklingsarbetet inte samordnas tillräckligt. Det ger system som inte kommunicerar med varandra med merarbete som följd. Då verksamhetens behov är olika både vad gäller utformning av systemstöd och tidpunkt för införande av systemstöd, tillgodoses institutionernas behov inte alltid genom gemensamma system vilket gör att de utvecklar egna lösningar. Införandet av nya gemensamma system är inte heller koordinerade, med följden att institutionernas personal vissa perioder får en alltför stor arbetsbelastning. 3.3.2 Åtgärder Detta riskområde är av central betydelse för den interna styrningen och kontrollen vid universitetet och ställer stora krav på en samordnad planering av olika insatser. Universitetsdirektören har mot denna bakgrund beslutat om en ny ledningsstruktur vid universitetsförvaltningen och om former för planering och prioritering som ska bidra till en bättre samordning och högre kvalitet i beslutsfattandet kring olika utvecklingsinsatser och förändringsaktiviteter till gagn för verksamheten. Universitetsförvaltningens ledningsgrupp omfattar numera cheferna för samtliga 16 avdelningar. I denna grupp behandlas ärenden inför rektorssammanträdet men det är också ett viktigt forum för att förbereda olika beslut om prioritering av insatser och aktiviteter som beslutas av rektor och universitetsdirektör. Som ett utskott till ledningsgruppen finns en planeringsgrupp som består av universitetsdirektören, planeringsdirektören och de tre cheferna för områdeskanslierna där övergripande planeringsfrågor diskuteras och bereds. Förslag till riktlinjer och organisation för universitetsövergripande utvecklingsprojekt är under utarbetande vid enheten för planering, uppföljning och utveckling av verksamhetsstöd vid planeringsavdelningen inför beslut av universitetsdirektören under hösten 2009. 4 Integration av processen för intern styrning och kontroll i den ordinarie verksamhetsplaneringen I rapporten från fas 3 beskrivs hur arbetet under 2008 har fokuserat på befintliga risker kring den interna styrningen och kontrollen. Där konstateras också att under kommande år kommer också potentiella risker att beaktas i arbetet och den riskvärderingsmodell som Ekonomistyrningsverket förordar kommer därför att användas i större utsträckning. Avsikten är att riskseminarier fortlöpande ska genomföras för att djupare tränga ner i den interna styrningen och kontrollen. Exempel på möjliga teman för dessa seminarier är utbildning, forskning, effektiv resurshushållning inom IT-området samt inköp och upphandling. Beslut ska fattas om åtgärder för att hantera de risker som framkommit och uppföljning av dessa åtgärder ska göras. Tanken är att arbetet i enlighet med den nya lagstiftningen på området i förlängningen ska utgöra en naturlig del av verksamhetsplaneringen. 12
I slutrapporteringen från 2008 och i planen för 2009 anges att ett av de områden som prioriteras i arbetet med intern styrning och kontroll under 2009 är att föreslå hur den fortlöpande uppföljningen och utvecklingen av intern styrning och kontroll ska integreras i den ordinarie verksamhetsplaneringen. Under 2009 kommer metoden att utvecklas och förfinas och rutiner ska utarbetas för att systematiskt och regelbundet följa upp den interna styrningen och kontrollen. Målet kommer att vara att införliva ISK-processen i den ordinarie verksamhetsplaneringen. Rutiner ska också utarbetas för att följa upp resultaten av de förslag till åtgärder som arbetet medfört och dessa ska tillämpas på de åtgärdsförslag som uppkom under 2008 års arbete. En resultatanalys av dessa åtgärder ska också genomföras. Rutiner för löpande dokumentation av ISK-processen ska därutöver tas fram. Följande hållpunkter ingår i den universitetsövergripande verksamhetsplaneringen och uppföljningen: April Maj Juni September Anvisningar från rektor till områdesnämnder, utbildningsvetenskapliga fakultetsnämnden och vissa andra organisatoriska enheter om underlag för verksamhetsplan kommande år, årsredovisning innevarande år, uppgiftslämnande i förhållande till interna styrdokument och rektorsbeslut samt andra externa eller interna krav på inrapportering. Underlag för beräkning av preliminärt beslut om fördelning av utbildningsplatser Konsistoriets preliminära beslut om fördelning av utbildningsplatser Underlag till universitetets verksamhetsplan Budgetpropositionen (med undantag för valår - oktober) Oktober November December Februari Planerade professorsprogram till universitetets verksamhetsplan Konsistoriets beslut om universitetets verksamhetsplan Underlag för årsredovisning samt uppgiftslämnande i förhållande till interna styrdokument och beslut Regeringens beslut om regleringsbrev Regeringens beslut om riktlinjer för budgetunderlag Konsistoriets beslut om årsredovisning och budgetunderlag Inför 2010 arbetar planeringsavdelningen med utgångspunkten att rektor i början på februari ska fatta beslut om riktlinjer för arbetet med intern styrning och kontroll vid universitetet. Detta beslut redovisas för konsistoriet vid sammanträdet den 22 februari tillsammans med slutdokumentationen av arbetet under 2009. Samtidigt gör konsistoriet i samband med årsredovisningen en bedömning av om den interna styrningen och kontrollen vid Uppsala universitet är betryggande. I rektors beslut kommer att ingå riktlinjer för arbetet med och den dokumentation som ska genomföras av arbetet med den interna styrningen och kontrollen. Dessa riktlinjer kommer sedan att återfinnas i rektors anvisningar i april och tidpunkter för inlämning av dokumentation bestäms i förhållande till annan inlämning av uppgifter. I rektors beslut i februari bestäms också eventuella fördjupningsområden och vilka rapporteringar som ska ske till konsistoriet under året. Nu återstår att i styrgruppen förbereda rektors beslut med avvägningar av bl.a. former för, omfattningen och djupet i arbetet i förhållande till regelverket kring intern styrning och kontroll. 13