Patientsäkerhetsberättelse

Utbildningsförvaltningen Elevhälsans medicinska insats Patientsäkerhetsberättelse 20150401-20160331 Enligt SFS 2010:659, 3 kap. 1, ändrad till och med 2016:519, och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Ansvarig för patientsäkerhetsarbetet har varit verksamhetschef för skolhälsovården men i samarbete med övriga skolsköterskor. Patientsäkerhetsarbetets huvudsakliga inriktning har varit att kvalitetssäkra vaccination av nyanlända. : Att säkerställa vaccination av nyanlända elever samt uppvaccinering av elever på Internationella skolan på ett tryggt och säkert sätt för såväl elever som för personal. Att identifiera riskerna med vaccination av elever som inte följt ordinarie vaccinationsprogram: Hur säkerställer vi identiteten när patient inte pratar svenska? Hur vet vi att vi har rätt patient framför oss? Har vi fått en tydlig ordination? Hur gör vi för att få det individuella vaccinationsschemat att fungera när patient inte kommer? Hur gör vi för att säkerställa logistiken när så många patienter har individuella vaccinationsschema med sina specifika intervaller? Hur säkerställer vi att vi inte blandar ihop doserna och ger fel elev fel dos? Hur kallar vi patient? Hur och när ska dokumentation ske? - Kallelse till gode man eller till boendet? - Hur många kallelser ska skickas när patient uteblivit - Hur vet vi att patient och målsman fått kallelsen? 1

Utförande: Två vaccinationsmottagningar har fungerat under året. En på gymnasiet Haganäs och en på Gemöskolan. Till Gemöskolans vaccinationsmottagning har alla elever i grundskolan som inte följt ordinarie vaccinationsschema kallats. En skolsköterska har haft huvudansvar för kallelser, kontakt med berörda vårdcentraler och ansvar för dokumentation. Båda mottagningarna har varit bemannade med två skolsköterskor vid alla vaccinationstillfällen. Tolk har använts vid enstaka tillfällen. Resultat: Till Gemöskolans 10 mottagningar har totalt 102 elever kallats, 40 elever har uteblivit, 94 olika vaccinationer har getts. Till Haganäs 7 mottagningar har 51 elever kallats, 6 har uteblivit pga sjukdom eller flytt. 95 olika vaccinationer har getts. Analys: Arbetet behöver riktas in på att minska antalet patienter från grundskolan som uteblir. Att hitta orsakerna och åtgärda. Rutiner för att identifiera risker: Vid alla skolsköterskemöten finns en punkt angående respektive vaccinationsmottagning med syfte att diskutera risker och förbättringsområden. Avvikelserapport ska skrivas när rutiner inte fungerat eller inte följts. Datum och ansvarig för innehållet Älmhult 2016-08-02 Lee von Ahn, verksamhetschef 2

Utbildningsförvaltningen Elevhälsans medicinska insats Skolhälsovårdens verksamhetsberättelse Läsåret 2015-2016 3

Inledning Skolhälsovårdens mål Den medicinska delen av elevhälsan har som mål att främja elevers hälsa och utveckling, företräda eleverna i skolan och lyfta fram barnperspektivet. Verksamheten ska ha ett hälsofrämjande och förebyggande perspektiv i kontakter med elever och föräldrar samt i arbetet med att skapa stödjande miljöer och relationer i skolan. Elevernas utveckling mot skolans mål ska stödjas. Organisation Enligt skollagen ska det finnas elevhälsa med målsättning att stödja elevernas utveckling mot att nå målen. Elevhälsan ska omfatta medicinska, psykologiska, psykosociala och specialpedagogiska kompetenser. Skolhälsovården utgör den medicinska delen med skolsköterskor och skolläkare. Huvudman och vårdgivare är Älmhults kommun. Skolsköterskorna är anställda av utbildningsförvaltningen och underställda verksamhetschef. Skolläkartjänst har under det gångna läsåret köpts genom upphandling som del i kommunens upphandling av företagshälsovård.. Resurser Den totala skolsköterskeresursen har under läsåret varit 4,8 % tjänster. På grund av hög arbetsbelastning, vaccination av nyanlända samt utflyttning av elever till Ryfors skola utökades tjänsterna med en tjänst 40%.. resultat bedömning Hälsobesök Skolhälsovården erbjuder alla barn och ungdomar ett hälsobesök i F-klass (tillsammans med föräldrar), åk 4, åk 8 och i gy 1. Dessutom erbjuds ett begränsat hälsobesök i åk 2 och åk 6. Skolläkarbesök erbjuds vid behov. Vaccinationer erbjuds enligt Folkhälsoinstitutets föreskrifter om vaccination av barn. Under våren 2015 kom nya riktlinjer för vaccination av nyanlända elever. Det innebar en skärpning av tidigare föreskrifter och innebar att alla nyanlända elever ska fullvaccineras inom skolhälsovårdens ramar. Under våren-16 kom ytterligare en skärpning då vaccination med Gardasil( HPV ) även ska ingå i programmet och erbjudas alla nyanlända flickor i åldern 12-18 år. 4

Resultat och bedömning Hälsosamtal med samtliga elever i F-klass Totalt antal 211 Åk 4 209 Åk 8 164 Gy 1 140 Det har varit en ökning av antalet hälsosamtal jämfört med föregående läsår med totalt 70 hälsosamtal varav största ökningen skett på Internationella skolan. På grund av den stora ökningen av hälsosamtal i F-klass på Internationella skolan samt många återbud och uteblivna besök återstår 6 hälsobesök att genomföra. Vaccinationer Elever i åk 2 har erbjudits vaccination mot påssjuka, mässling och röda hund. Vaccination av elever i åk 2 Totalt antal 179 Flickor i åk 6 har erbjudits vaccination mot HPV (Humant pappillomvirus) Vaccination av flickor i åk 6 Totalt antal 73 x två tillfällen I en skola i kommunen tackade alla i åk 6 nej till vaccination Gardasil. Vaccinationsmottagningar: Gemöskolan samt Haganäs har haft extra vaccinationsmottagningar för uppvaccinering av nyanlända elever, samt för elever som av någon anledning inte vaccinerats på sin hemskola Sammanlagt har 107 elever vaccinerats och 189 doser vaccin har getts. Skolläkarmottagning Ett av målen med skolläkarens arbete har varit att tillsammans med respektive skolsköterska titta på elevernas arbetsmiljö ute på de olika skolorna. et har varit att skolläkaren med sin kompetens skulle bidra med kunskap om konsekvenser av hur arbetsmiljön/inlärningsmiljön utformande. Eleverna har dessutom erbjudits sjukvårdsinsatser från skolläkaren i varierande utsträckning. Resultat och bedömning En skolläkare har varit i tjänst under året. Tjänsten har upphandlats och köpts via Företagshälsovården Hälsoringen. 5

På gymnasiet har skolläkarens mottagning i huvudsak varit inriktad mot de yrkesförberedande programmen där eleverna har undersökts i enlighet med Arbetsmiljöverkets föreskrifter för arbete med hälsofarliga ämnen. Skolläkaren har också deltagit i skolans elevhälsoteam, föreläst om stress och alkohol i vissa klasser. Vid ett tillfälle föreläste skolläkaren för Resurs och Stödenheten om stress med inriktning på barn och ungas reaktioner på stress. Skolsköterskans mottagning MÅL Att fullfölja basprogrammet med hälsosamtal och vaccinationer enligt socialstyrelsens och skolverkets riktlinjer. Att arbeta med elevers arbetsmiljö och därmed stärka lärandemiljön Att hitta och motverka faktorer som ökar den psykiska ohälsan och istället verka för att öka elevers psykiska välbefinnande. Resultat och bedömning Basprogrammet i sin helhet har genomförts på alla skolorna. På gymnasiet har också utbildning i HLR med olycksfall och uppföljning genomförts på de yrkesinriktade programmen. Spirometriundersökningar på de program där eleverna riskerar att komma i kontakt med bl a isocyanater. Skolsköterskorna på respektive skola har också gjort en sammanställning av fetma. F-klass: övervikt 7 % fetma 3% Åk 4 övervikt 14 % fetma 2 % Åk 8 övervikt 9 % fetma 5 % GY 1 övervikt 6 % fetma 6 % Tyvärr har samtalsgrupper med tjej-och killsnack inte kunnat genomföras. Det är ett viktigt förebyggande arbete som tyvärr på grund av hög arbetsbelastning ej genomförts. En svårighet som kvarstår är att skolhälsovården så starkt förknippas med vaccination och plåster och att därmed det förbyggande arbetet med psykisk ohälsa och arbetsmiljö tappas bort. Samverkan Nätverksmöten För att uppnå hög kvalité är nära samverkan med vårdnadshavare, andra anhöriga samt externa aktörer av stor vikt. 6

Resultat och bedömning Psykisk ohälsa. Skolhälsovården har deltagit i nystartade Ungdomsgruppen, en övergripande verksamhet i kommunen. Under våren startade också ett arbete med att kartlägga vilka insatser som görs för elever med psykisk ohälsa. Resurs och stödenheten, övergripande elevhälsa i kommunen startade sin verksamhet våren -16. Skolhälsovården (verksamhetschef) ingår i ledningsgrupp och deltar också i arbetsgruppen för att bland annat utveckla kommunens skolors egna elevhälsoarbete/elevhälsoteam. Här har också funnits en nära samverkan med socialtjänst, primärvård, familjepedagoger, BUP, Barn och ungdomshälsan, Region Kronoberg, barnhälsovården samt elevhälsan i övriga länets kommuner. Skolhälsovården har också haft ett nära samarbete med kommunens kostenhet för att säkerställa att alla elever med allergi/specialkost får den kost de ska ha. Inför varje skolstart samlar skolhälsovården in uppgifter från föräldrar om special/allergikost och skriver en lista till respektive skolas kostenhet. Listan uppdateras kontinuerligt under läsåret. Verksamhetschef ingår i ett nätverk där samtliga kommuners verksamhetschefer för elevhälsan träffas, ca 4 gånger/läsår. Två gånger/termin träffas Cosmic förvaltningsgrupp och diskuterar riktlinjer och dokumentation. Här ingår samtliga länets kommuner som använder sig av landstingets journalsystem Särskilt stöd Skolhälsovården ska tillsammans med övrig elevhälsa arbeta för att stödja, stärka och uppmärksamma elevers utveckling mot skolans mål, samt utveckla lärandemiljön utifrån elevers olika behov. Skolhälsovården ska arbeta för att barn och unga med sjukdom eller funktionsnedsättning Får adekvat stöd samt medverka till att uppmärksamma barns speciella behov. Resultat och bedömning Genom nära kontakt med BUP och Barn och ungdomshälsan har flera elever fått det stöd som har behövts för att öka sitt lärande. Många elever har spontant sökt sig till skolhälsovården och därigenom fått sina behov uppmärksammade och åtgärdade. Skolhälsovården har varit med och tagit fram en policy och handlingsplan för hur elevhälsoarbetet med hög skolfrånvaro och hemmasittare ska ske. Planen gäller elever med hög giltig frånvaro, elever som är i skolan men inte på lektion, elever med ogiltig frånvaro samt hemmasittare. 7

Dokumentation et är att elever och föräldrar ska vara informerade om vad det innebär med sammanhållen journalföring. Skolsköterskorna ska också ha kunskap och vetskap om vilka lagar och föreskrifter som omgärdar dokumentation inom hälso- och sjukvården. Skolsköterskorna ska ha kunskap om spärr av journal och loggkontroller. Resultat och bedömning Utanför varje skolsköterskas expedition sitter ett anslag med information om sammanhållen journalföring. Utanför skolsköterskans expedition på Internationellas Skolan finns samma information på engelska. Alla föräldrar får också individuell information i samband med att hälsouppgifter till föräldrar med barn i F-klass delas ut. Dessutom finns samma information på webben. Loggkontroller har utförts en gång per termin. Inget fall av dataintrång har upptäckts. Blankett för loggkontroller samt spärrhantering finns. Inga klagomål rörande skolhälsovården har inkommit. Systematisk uppföljning av patientsäkerhetsarbetet Att alla skolsköterskor ska vara införstådda med att avvikelser ska skrivas så snart något har inträffat eller hade kunnat inträffa. De ska veta att det är för att säkerställa rutiner och förbättra kvalitén i verksamheten. Resultat och bedömning Totalt har det under föregående läsår inkommit 12 avvikelserapporter. 2 rapporter gällande strömavbrott där vaccin som förvarats i kylskåp fick slängas. 1 rapport gällande BHV-journaler som skulle köras till Landstingsarkivet Växjö lämnades på en Haganäsexpedition med nycklarna väl synliga ovanpå den låsta boxen. Risk för obehöriga kunnat läsa journaler 1 rapport gällande felaktig dokumentation vid vaccination på Haganässkolan. Rapporten berörde 10 elevers vaccination som felaktigt dokumenterades. 1 rapport gällande felaktig dokumentation vid vaccination på Gemöskolans vaccinationsmottagning. Rapporten berörde 8 elevers vaccination som felaktigt dokumenterades. 1 rapport gällande två elever som blandades ihop och fel förälder fick fel meddelande hem. 1 rapport gällande brev från mentor om vilka kontroller vårdcentralen önskade att skolsköterskan skulle utföra 3 rapporter gällande ordinationer från BUP som förmedlats via föräldrar 1 rapport gällande vaccin som beställts och där leveransdatum ändrades utan att skolsköterska fick vetskap. Risk för att hela sändningen blivit stående. 8

1 rapport gällande journal som skickats till skolhälsovården i en kommun men där posten förmedlade brevet med journalen till fel ort. 1 rapport gällande avvikelse i rutin om när information och inhämtande av hälsouppgifter i F-klass delas ut. Detta medförde att kuvert med sekretessbelagda uppgifter öppnades av icke behörig personal på förvaltningen. 3 rapporter gällande post till skolhälsovården men som öppnats på förvaltningen av obehörig personal. Samtliga avvikelserapporter har återkopplats till berörda inblandade och åtgärder har diskuterats i hela skolsköterskegruppen. Förändringar under året En extra skolsköterska har arbetat ca 20 % på Ryfors skola samt 20% med vaccinationer av nyanlända. Nya arbetsuppgifter i form av uppvaccination av asylsökande barn kom under våren 15. Det har inneburit en extra arbetsbörda för skolhälsovården, dels att genomföra själva vaccinationerna men också arbetet med att säkerställa rutiner för att kunna fullgöra arbetsuppgiften på ett kompetent och säkert sätt. Rätt vaccin till rätt barn. Under våren-16 kom nya riktlinjer och en utökning av ordinationsrätten för vaccination av barn och ungdomar. Det har inneburit ett starkt ökat ansvar. Analys Internationella skolan är en skola i stark tillväxt. Det är en mångkulturell skola som tar tid, arbetsspråket är engelska. Alla dokument och samtal måste skrivas/ske på engelska vilket kräver extra kompetens hos skolsköterskan. Men det ställer också ökade krav på skolläkarens kompetens. Elever flyttar in och ut under hela året vilket är en svårighet i skolsköterskearbetet. Mångfalden kräver också kunskap och insikt i olika kulturers förhållningssätt. Mångfalden kan också ses i övriga skolor på grund av den höga elevinflyttningen i samband med den allt mer ökande immigrationen till Sverige som helhet. Alla skolsköterskor har därför genomgått olika utbildningar för att bättre kunna bemöta mångfalden. Allt ifrån risken för flickor att könsstympas till asylprocessen i helhet. Alla skolsköterskor är ålagda att redovisa genomgångna kurser. Efter redovisning diskuteras om något arbetssätt/rutin behöver förändras. Uppvaccinering av nyanlända har inneburit nya rutiner och nya arbetssätt. 9

Checklista för kvalitativt ledningsansvar inom elevhälsans medicinska del. Vilka mål har skolhälsovården uppnått? - Vaccinationer - Vaccinationer av asylsökande barn - Hälsobesök - Nya rutiner Har verksamhetsberättelse skrivits? Har patientsäkerhetsberättelse skrivits? Dokumentation: - Finns information om sammanhängande journalföring lättillgängligt för elever och vårdnadshavare? - Har loggkontroller utförts i enlighet med gällande lagstiftning? - Finns blanketter för ändamålet - Finns system för spärrhantering av journal? Har någon använt sig av den möjligheten? - Har klagomål inrapporterats? Systematisk uppföljning av patientsäkerhetsarbetet - Vilka avvikelserapporter har inkommit? - Hur har avvikelserapporterna behandlats? - Resultat av avvikelserapporterna? Har skolsköterskorna kompetens - Har alla rätt kompetens - Hur sker den fortlöpande kompetensutvecklingen ut? - Hur används den? Vilka förändringar har införts? - Nya arbetsuppgifter - Vad har de nya förändringarna medfört? Skolläkarens insatser: - Omfattning, timmar - Vilka insatser har gjorts? Övrigt: - Har några genomgripande förändringar genomförts - Hur har förändringen/förändringarna initierats? - Är nämnden informerad? Avrapporteringssystem för verksamhetschef för skolhälsovården? verksamhetschefen för EMI rapporterar till nämnden om ovan stående punkter så att vårdgivaren (nämnden) har möjlighet att följa processer och säkerställa att verksamhetschef följer nedskrivna mål. 10