Forum Syd Verksamhetsplan med tidsperspektiv kort sikt, december och lång sikt, december 2016 Beslutad av: Forum Syds årsmöte, 2012-06-02 Giltighetstid: T o m -12-31 Ansvarig: Generalsekreteraren Publiceras: Intranätet
Förkortningar Enheter EE GS-S HR/IT/Admin IP KP PS Ekonomienheten Generalsekreterarens Stab HR-, IT- och Administrationsenheten Internationella Programenheten Kommunikations- och Policyenheten Projektstödsenheten Funktioner CEE CHR CIP EC GS LG Chef Ekonomienheten Chef HR-, IT- och Administrationsenheten Chef Internationella Programenheten Chef Kommunikations- och Policyenheten Chef Projektstödsenheten Enhetschefer Generalsekreteraren Ledningsgruppen Övrigt SvEO VP Svensk enskild organisation Verksamhetsplan
Innehåll Vision... 1 Värderingar våra interna spelregler... 1 Nuvarande situation... 2 Syfte... 4 Framgångsfaktorer... 5 Mål t o m 31/12 2016... 6 Översikt över Forum Syds målstruktur... 8 Aktiviteter... 9 Kompetens... 9 Relationer... 18 Organisation... 19 Ekonomiska konsekvenser... 20 Uppföljning... 22 Bilaga 1: Forum Syds organigram... 23 Bilaga 2: Utkast till uppföljningsmatris... 24 Bilaga 3: Riskanalys... 25
Vision Hur vill vi att det skall vara i vår värld? En rättvis och hållbar värld där alla människor har makt att förändra. Värderingar våra interna spelregler Hur ska vi bemöta varandra? Värderingar handlar om hur vi ska bemöta varandra på Forum Syd och om vårt förhållningssätt i kontakter med människor utanför organisationen. Värderingarna omfattar Forum Syds personal samt övriga, exempelvis styrelsen, när de i olika sammanhang representerar Forum Syd. Vi ska bemöta varandra med: Professionalism Vi utför vårt arbete med hög kompetens och kvalitet och vi arbetar för ständiga förbättringar. Vi delar med oss av våra kunskaper på ett förtroendefullt sätt anpassat till mottagaren. I vårt arbete utgår vi från och bidrar till verksamhetens mål och vi är solidariska med Forum Syds vision om en hållbar och rättvis värld där alla människor har makten att förändra. Vi är engagerade, prestigelösa, lyhörda och tar ansvar. Respekt Vi visar respekt för varandras kunskap, tid, ansvar och uppgift i organisationen. Vi har förtroende för varandra och vi respekterar fattade beslut och olika synsätt. Vi visar respekt för varandras förutsättningar och värnar om allas lika värde. Öppenhet Vi löser problem och utvecklar verksamheten genom att vi är öppna för nya idéer, är beredda att omvärdera och se saker ur nya perspektiv. Vi ger och tar emot feedback på ett konstruktivt sätt och stöttar varandra i såväl med- som motgång. Vi värnar om en öppen dialog där vi lyssnar på varandra och är intresserade av varandras perspektiv. Vår verksamhet och våra processer är transparenta. 1
Nuvarande situation Hur mår Forum Syd, var är vi idag och varför? Vilka insikter har vi fått? Vad tror vi om framtiden? Insikter om Forum Syds nuläge: Fundraising/insamling: Vi har ett stort finansiellt beroende av Sida. Vår internationella programverksamhet har idag inte en hållbar och långsiktig finansiering. Vi har för lite egna medel och har en för hög grad av beroende från Sidas informationsstöd för att kunna vara en stark opinionsbildare. Vi riskerar att inte få in en tillräckligt stor egeninsats i 90/10- programmen. Därför behöver vi ha ett starkt fokus på och göra vissa investeringar i fundraising för att öka intäkterna och bredda finansiärerna och därmed kunna fatta egna beslut i högre utsträckning. Vi bör utveckla samarbete med näringslivets aktörer, och också undersöka möjligheter till intäktsgenererande samarbeten med andra organisationer utanför Forum Syds traditionella sfär. Vi behöver utveckla vidareförmedlingsverksamheten ännu mer, med fokus på enkelhet, flexibilitet, kostnadseffektivitet och synliggöra mervärdet av de svenska organisationernas partnerskap med lokala organisationer. Vi behöver ha rutiner som möjliggör för både stora och små organisationer att beviljas bidrag. Bra resultatrapportering är avgörande för fortsatt verksamhet. Forum Syd som organisation behöver ha en högre grad av oberoende från finansiärer när det gäller att bestämma mål och prioriteringar för projektstödet. Vi behöver i högre utsträckning ha ett perspektiv som innebär att vi utgår från vilka behov våra intressenter har och vad de uppskattar hos Forum Syd. Vi måste fokusera, våga bli spetsiga och våga välja bort. På så sätt kan vi bli en tydlig organisation som blir känd för att stå för och ha kompetens inom vissa ämnesområden. Medlemsnyttan behöver utvecklas. Forum Syd kan ta tillvara medlemmarnas kunskaper och erfarenheter i högre utsträckning. Forum Syd är inte alltid den plattform och mötesplats som efterfrågas av medlemmarna. Vi ska förbättra den interna samverkan och skapa EN organisation. Samverkan mellan enheter och mellan land- och huvudkontor måste utvecklas. Vi behöver bland annat utveckla vårt intranät och använda engelska som koncern -språk. Genom en bättre samverkan mellan Kommunikation och Policyenheten och Internationella programenheten kan vi få ihop teori och praktik bättre inom våra prioriterade frågor. Genom en utvecklad samverkan mellan Projektstödsenheten och Internationella programenheten kan vi lära av varandra och förbättra verksamheten. Vi behöver ta ett samlat grepp när det gäller Forum Syds informationsprogram Globalportalen, Globala utvecklingsfrågor och vidareförmedlingen samt klargöra hur vi ser på påverkansarbete kontra information. 2
Det finns lite av nystartskänsla i organisationen, men även en hel del oro. Det är viktigt att vi skapar delaktighet bland medarbetare och styrelse i det interna förändringsarbetet som behöver göras. Sammanfattning om vad vi tror om Forum Syds möjligheter i framtiden Möjligheter i vår omvärld: Det alltmer hårdnande klimatet mot civilsamhället i många länder gör det tydligt att vårt samarbete behövs. Det finns ett ökat fokus på civilsamhället i det svenska utvecklingssamarbetet. Företagens CSR-satsningar kan ge oss möjlighet att utbilda och få finansiering. Det finns ett fortsatt stort engagemang hos befolkningen i Sverige för globala rättvisefrågor. Hot i vår omvärld: De snabba förändringar som sker i samhället idag kräver en snabbare och flexiblare organisation än den Forum Syd är idag. Engagemanget är stort men människor vill organisera/engagera sig i nya former snarare än i traditionella folkrörelser. Den ekonomiska krisen kan leda till mindre biståndspengar. Vårt Sidaberoende och den kortsiktighet som finns hos många givare gör oss sårbara. Ett alltmer hårdnande klimat mot civilsamhället försvårar/ställer högre krav på oss när vi bedriver vissa samarbeten. Forum Syds kvaliteter som vi ska utnyttja: Vi har hög kompetens inom utvecklingssamarbete och våra expertområden och vi har goda kunskaper om regionerna där vi verkar. Vi arbetar med miljö- och klimat ut ett rättighetsperspektiv i utvecklingssamarbetet. Vi är uppskattade för att vara en lyssnande och fysiskt närvarande partner. Vi jobbar med förändring i Syd och Öst såväl som i Nord. Forum Syds potential att utvecklas: Vi kan effektivisera, modernisera och rationalisera våra interna arbetsprocesser. Vi kan förbättra vår externa och interna kommunikation och samverkan för att bli en tydlig organisation. Medlemsorganisationernas kunskap och erfarenhet och styrkan i att verka tillsammans kan tas tillvara på ett bättre sätt. 3
Syfte För vilka och varför skall vi göra vad för att bidra till vår Vision? Vi verkar för vår vision genom att: -stärka människor som är marginaliserade och som organiserar sig och hävdar sina rättigheter, världen över. -bilda opinion för förändringar som bidrar till en rättvis och hållbar värld. Huvudintressent Medlemsorganisationerna Forum Syd ska vara en mötesplats för erfarenhetsutbyte och utveckling av arbetsmetoder inom utvecklingssamarbete samt en plattform för opinionsbildning. Övriga intressenter Partners i samarbetsländer Forum Syd ska erbjuda långsiktigt samarbete och kapacitetsutveckling. Som en del av samarbetet med partners vill vi påverka makthavare i Sverige, EU och på global nivå. Civilsamhällesorganisationer i Sverige och ute i världen Forum Syd ska vara en mötesplats för erfarenhetsutbyte, förmedla medel och bidra till kapacitetsutveckling. Bidragsgivare och uppdragsgivare Forum Syd ska vara en legitim civilsamhällesaktör som genomför utvecklingsinsatser med kvalitet som bidrar till varaktig förändring och demokrati. Den svenska allmänheten och beslutsfattare Forum Syd ska bidra till ökad kunskap om och engagemang för globala utvecklingsfrågor och det civila samhällets utvecklingssamarbete. 4
Framgångsfaktorer Inom ramen för vårt Syfte, vad ska vi fokusera på för att bli uppskattade och framgångsrika? Kompetens o Demokrati och rättighetsfrågor o Genus och miljö- och klimat ur ett rättighetsperspektiv o Effektiva metoder för utvecklingssamarbete o Kunnig opinionsbildare o Visar varaktiga resultat o Medlemsorganisationer med bred och djup kunskap om utvecklingsfrågor, kulturer och länder o Civilsamhällets roll för uthållig utveckling lokalt och globalt Enkelhet o Tydliga och enkla ansöknings- och rapporteringsrutiner o Enkelt för partners att jobba med oss o Tydlighet i det vi står för och i allt vi gör o Enkelt uttryckta komplexa budskap Närvaro o Är närvarande på obekväma/svåra platser och arbetar ofta med resurssvaga organisationer o Påverkar och syns i debatten o Trovärdighet i sättet att arbeta med partners. En lyssnande och aktiv partner, som arbetar på lika villkor. 5
Mål t o m 31/12 2016 Vad ska vi därför uppnå? Forum Syd har fem verksamhetsmål för perioden som tillsammans bidrar till att uppfylla vårt syfte att stärka människor som är marginaliserade och som organiserar sig och hävdar sina rättigheter, världen över. bilda opinion för förändringar som bidrar till en rättvis och hållbar värld. Verksamhetsmål 1: Kvalitet Forum Syds verksamhet visar goda resultat och är kostnadseffektiv. Forum Syd uppfattas av bidragsgivare och samarbetspartners som en pålitlig, kompetent och enkel organisation att ha att göra med. 2: Profil Forum Syd upplevs ha en profil inom demokrati och rättigheter samt genus och miljö och klimat ur ett rättighetsperspektiv. Denna profil genomsyrar utvecklingssamarbetet, kapacitetsutvecklingen och opinionsbildningen. 3: Medlemsvärde Medlemmarna uttrycker att Forum Syd är en meningsfull och stimulerande mötesplats såväl i Sverige som i de länder där vi har kontor och bidrar till ömsesidig kontinuerlig kompetensutveckling. 4: Intern samverkan Medarbetare på landkontor och huvudkontor känner sig som del av EN organisation där personalen samarbetar mellan enheter och regioner och drar nytta av varandras olika erfarenheter. 5: Finansiering Diversifierad finansiering gör oss mindre sårbara så att vi tillsammans med våra partners lättare kan prioritera våra verksamhetssatsningar. 6
Årliga mål Målen för verksamhetsperioden bryts inte ner på enskilda år, utan graden av måluppfyllelse bedöms år för år med hjälp av valda indikatorer, särskilda analyser (exempelvis resultatanalysen från vidareförmedlingen) och utvärderingar. 7
Översikt över Forum Syds målstruktur Forum Syds vision Forum Syds syfte Projekt- och programmål Forum Syds verksamhetsmål Enhetsmål Medarbetarnas mål Nivå Beskriver vad Finns i Forum Syds vision Hur vi vill att det skall vara i vår värld Idéprogrammet Forum Syds syfte Projekt- och programmål Forum Syds verksamhetsmål Enhetsmål Medarbetarnas mål För vilka och varför skall vi göra vad för att bidra till vår vision Vilka förändringar vi vill bidra till i samhället för att uppfylla vårt syfte. Vad Forum Syd måste vara och uppnå för att skapa förutsättningar för att uppfylla projekt- och programmål Vad varje enhet måste uppnå för att för att uppfylla Forum Syds verksamhetsmål Vad den enskilde medarbetaren måste uppnå för att bidra till uppfyllandet av sina enhetsmål Idéprogrammet I Forum Syds målhierarkier för utvecklingssamarbete och informations- och påverkansarbete, samt i enskilda projekt och programplaner Övergripande VP Enheternas verksamhetsplaner Individuella mål- och utvecklingsplaner 8
Aktiviteter Aktiviteter Vad ska vi göra, hur och när för att uppnå våra mål? 1 Kompetens Vilken kompetens behöver vi och hur säkerställer vi den?2 Verksamhetsmål 1: Kvalitet Forum Syds verksamhet visar goda resultat och är kostnadseffektiv. Forum Syd uppfattas av bidragsgivare och samarbetspartners som en pålitlig, kompetent och enkel organisation att ha att göra med. Vad ska vi göra? Hur? När? Vem? Driva och utveckla vidareförmedlingen av bidrag för Säkerställa tydliga resultat i projektstödet genom att: utvecklingssamarbete och -Göra en översyn och utveckla jan-juni informationsbidrag till svenska organisationer bedömningarna av förutsättningar för resultat -Utveckla tydliga rutiner för uppföljning av resultat i genomförandet -Utveckla en modell för aggregerad resultatredovisning -Tydliggöra mervärdet av SvEOs Säkerställa kostnadseffektivitet inom uppdraget genom att: -Kartlägga och förenkla våra interna processer -Ta fram en modell för att bedöma kostnadseffektivitet internt 2012- GS/ jan-juni jan april /GS Tydliggöra och förenkla bidragsförmedling genom att: -Föra dialog med Sida för ökad samsyn kring uppdragets genomförande 1 Vad använder vi för att beskriva övergripande aktiviteter. Hur beskriver särskilda prioriteringar eller ramar som ska beaktas i planeringen på enhetsnivå. Vårt Hur är inte en uttömmande lista på alla aktiviteter som ska göras på enhetsnivå. 2 Denna del avser den kompetens som vi behöver stärka eller inte har i nuläget. Den avser inte all den kompetens som behövs för att uppnå målet. 9
-Ta fram tydlig och enkel information på Web för sökande organisationer -Göra en översyn av kraven för bidragsnivåer -Förenkla den interna handläggningsprocessen -Förenkla ansökan- och rapporteringsprocessen för sökande organisationer -Effektivare stöd till sökande organisationer vid ansökan och rapportering / 2012-13 2012-13 -14 Driva och utveckla Forum Syds internationella programverksamhet Öka volymen på verksamheten Löpande CIP Omorganisera verksamheten på IP på huvudkontoret 2012-13 CIP Utveckla arbetsfördelningen mellan landkontor och huvudkontor. 2012-13 CIP Driva och utveckla arbetet med ekonomisk redovisning och budget Utveckla och förenkla ekonomimodellen CEE Leda, utveckla och kvalitetssäkra Forum Syds arbete med verksamhetsplanering och uppföljning samt ansökningar och rapporter till huvudfinansiär Driva och ge stöd till Forum Syds arbete med intern styrning och kontroll Driva och utveckla arbetet inom HR, IT och admin. Driva och utveckla Forum Syds arbete med kapacitetsutveckling inom våra prioriterade områden (demokrati och rättigheter, miljö/klimat och genus) i Sverige och världen, samt inom efterfrågade områden Införa ny modell för verksamhetsplanering och uppföljning Utveckla format för ansökan, och rapportering till huvudfinansiär Implementera ramverk för intern styrning och kontroll i hela organisationen Se över HR-processer med hjälp av Lean Strukturera och dokumentera IT-verksamheten Ta fram verktyg för hur CSOs kan jobba med Miljö och Klimat, t ex vidareutveckling och uppdatering av Miljölinsen Säkerställa ett tydligare beställarfokus i kapacitetsutvecklingen 2012-13 GS 2012-sep 2012-13 GS 2012-13 CHR 2012-13 CHR CIP uppföljn. 2014-16 Utveckla ett utbildningskoncept för all kursverksamhet uppföljn. 2014-16 10
Kompetens Tydliggöra Forum Syds approach till biståndseffektivitet Följa upp baseline som görs 2012 (IP) jan feb (PS) /CIP Vad/vilken kompetens behövs? Hur säkerställer vi? Ansvar? Lots Ha interna processledare i Lots (2) GS LEAN Utbilda interna LEAN-experter (2) Öka kunskaperna och Internutbildning (kontinuerlig) /CIP medvetenheten om biståndseffektivitet Handläggarkompetens inom - PME Internutbildningar - Bedömning av Miljö och Klimat CIP som rättighetsfråga - Ekonomi CEE - Budgetanalys CEE - Kostnadseffektivitet - Riskanalys och hantering GS Kompetens i hur man beställer Utbilda utvärderingsansvariga utvärderingsuppdrag Ledarskapsutveckling LG-utveckling GS Individuell ledarutbildning för alla chefer utifrån behov, inkl. chefer på landkontor CHR 11
Aktiviteter Verksamhetsmål 2: Profil Forum Syd upplevs ha en profil inom demokrati och rättigheter samt genus och miljö och klimat ur ett rättighetsperspektiv. Denna profil genomsyrar utvecklingssamarbetet, kapacitetsutvecklingen och opinionsbildningen. Vad ska vi göra? Hur? När? Vem? Driva och utveckla Forum Syds externa kommunikation Driva Forum Syds arbete med globala utvecklings- och biståndspolitiska frågor Bygga kapacitet och utveckla IPs inriktning mot arbete i sammanhang där demokratisk organisering är särskilt utsatt Stärka inriktningen på Demokrati och rättigheter samt Genus och Miljö/Klimat som rättighetsfråga i hela verksamheten Extern kommunikationsstrategi Årlig uppdat. jan mars Särskilt lyfta fram våra prioriterade områden i vår externa kommunikation Löpande Utveckla Forum Syds hemsida aug-okt Skapa gemensam, enhetlig och global profil i våra hemsidor Dra upp riktlinjer för att stärka Forum Syds varumärke Tydliggöra inriktningen på arbetet med globala utvecklingsfrågor Synliggöra viktiga strategiska kärnfrågor i opinionsbildningen och ta fram kommunikationsplaner för dessa. Använda kunskaper och erfarenheter från partners i projektstödet och internationella programverksamheten. Skapa en direkt dialog med UD och politiker Vara aktiv i utvecklingsdebatten Ta fram och vidareutveckla riktlinjer och system för arbetet Integrera Miljö och Klimat i alla enhetsplaner Se över format för metodböcker, ställningstagande, faktablad, CUF aug-okt, årlig uppföljn., årlig uppföljn., årlig uppföljn. Löpande Löpande Löpande / /CIP / /CIP 2012-13 CIP /GS Alla EC 12
Kompetens Börja undersöka hur tydligare fokus på profilfrågor kan tillämpas i Projektstöd -14 Vad/vilken kompetens behövs? Hur säkerställer vi? Ansvar? Teknisk sakkompetens inom Säkra utbyte med t ex SNF. Forum Syd kan CIP miljö/klimat för opinions- och bidra med rättighetsperspektivet inom påverkansarbete utvecklingssamarbete 13
Aktiviteter Verksamhetsmål 3: Medlemsvärde Medlemmarna uttrycker att Forum Syd är en meningsfull och aktiv mötesplats såväl i Sverige som i de länder där vi har kontor och bidrar till ömsesidig kontinuerlig kompetensutveckling. Vad ska vi göra? Hur? När? Vem? Vårda medlemmarna Analysera vad medlemmarna vill med sitt medlemskap Ta fram en plan för aktiviteter som är relevanta för medlemmarna Genomföra aktiviteter enligt Alla EC plan Identifiera fler möjligheter till samverkan med medlemmarna Alla EC Ge administrativt stöd till medlemsorganisationen Löpande GS Ta vara på medlemmarnas kunskap och erfarenhet Använd medlemsorganisationer i högre utsträckning i kursverksamheten och opinionsbildningen Löpande 14
Aktiviteter Verksamhetsmål 4: Intern samverkan Medarbetare på landkontor och huvudkontor känner sig som del av EN organisation där personalen samarbetar mellan enheter och regioner och drar nytta av varandras olika erfarenheter. Skapa ett intranät som bättre svarar mot hela organisationens behov Genomföra en ny VP-process på enhetsnivå Utveckla intranätet, årlig vidareutv Kontinuerligt uppdatera med Löpande information Flagga upp för (typ Löpande Facebook) när ny information lagts in Bättre teknik som möjliggör en Gemensam startsida/del samt undersidor för de olika länder vi verkar i Vad ska vi göra? Hur? När? Vem? Ta fram en plan för hur samarbetet Utveckla gemensamma mål för jan-feb / mellan Kommunikation och policy enheten och Projektstöd ska ske i Forum Syds infoarbete Identifiera synergieffekter / relation till informationsverksamheten mellan infoprogrammen Bestämma inriktning och -14 prioritering för vidareförmedling av informationsbidragen Utveckla samarbetet mellan Klargöra roller 2012-13 /CIP/ IP -KP IP PS Säkerställa att vi har rätt Löpande /CIP/ KP - PS kompetenser Para ihop teori och praktik genom att skapa strukturer för Löpande /CIP/ hur metod- och policyarbetet bättre kan integreras i program- och projektstödsverksamheten Strukturera rutiner för 2012-13 CIP/ informationsutbyte (IP-PS) Skapa struktur för hur erfarenheter från programverksamheten kan användas i metod- och kapacitetsutveckling, samt opinions- och påverkansarbete i Sverige 2012-13 /CIP 2015-2016 Tillämpa Lots EC 15
Säkerställa att medarbetare vet vad som förväntas av dem Genomföra mål- och utvecklings- samt lönesamtal Alla EC/GS/ landkont orschefer Fullfölja beslutet att engelska är vårt koncernspråk Definiera vilken typ av information som är viktig att vi har på engelska respektive svenska feb GS/LG /Alla 16
Kompetens Aktiviteter Verksamhetsmål 5: Finansiering Diversifierad finansiering har gjort oss mindre sårbara så att vi tillsammans med våra partners lättare kan prioritera våra verksamhetssatsningar. Vad ska vi göra? Hur? När? Vem? Öka egna intäkterna genom en Driva och utveckla fundraising diversifierad finansiering inom Forum Syd Utveckla företagskontakter i Sverige Utveckla företagskontakter i de länder där vi verkar Se över etiska riktlinjer för företagssamarbete Systematisera och upprätthålla dialogen med givare inom den internationella programverksamheten Hitta och söka medel från fler givare Löpande Start 2012 2012 med årlig revision Löpande Löpande Vad/vilken kompetens behövs? Hur säkerställer vi? Ansvar? Fundraising Rekrytera CIP CIP CIP 17
Relationer Med vilka ska vi samarbeta och hur? Vilka? Hur ska vi samarbeta? Vem ansvarar? Sida, Civsam Arbeta fram tydlighet i syfte och ansvarsfördelning för uppdraget Olika svenska organisationer Ex. Diakonia Utan Gränser Kvinna till Kvinna Palmecentret Civil Rights Defenders Svenska Naturskyddsföreningen Givarsamordning CIP GS/ Opinionsbildning på ett planerat sätt /CIP Jobba för en gemensam målsättning i olika länder (exempel från Colombia) Utbyte av kunskaper. SNF Teknisk sakkompetens inom Miljö/klimat; Forum Syd rättighetsperspektivet inom utvecklingssamarbetet. Revisorer Att vi tar hjälp gällande vår kostnadseffektivitet, ekonomimodell etc. Reklambyrå Hitta ny! Långsiktigt samarbete ETT Forum Syd Releye Samma målbild CHR Kontinuitet Tydliga planer, prioriteringar och uppföljning Företagssamarbeten Utreds klart 31/12 2011-10-21 /CIP Globala CSO ex - Civicus - Oxfam - Action Aid - Östra partnerskapet - CIFCA - Projektrådgivningen (DK) Skapa en win-win i deras CSR-arbete stötta våra projekt Delta i våra kurser ex. Antikorruption Skapa allianser för att få större tyngd => högre röst där vi verkar Politiker Påverka innan CSO-strategi tas fram GS Konferenser Hotell Översättare Managementkonsulter CIP CEE CIP, Tillhandahålla och informera fakta Skriva ramavtal CHR Journalister Olika aktiviteter för att upprätta en närmare relation ex frukostmöten, odla personliga relationer 18
Organisation Vem ska ansvara för vad och hur ska vi samarbeta? Organisation och ansvarsområden beskrivs i Forum Syds ansvars- och delegationsordning (bilaga/länk). Vilka interna samarbeten är kritiska för oss? Vad bör vi göra för att säkerställa dem? Vilka? Vad behöver utvecklas/följas upp? Vad bör vi göra? Vem ansvarar? KP IP samt KP - PS Få ihop teori och praktik Utveckla arbetssättet CIP, Chefer - Medarbetare Förtroendet för ledningen Utveckla kommunikationen GS Inom KP Samarbete mellan f.d. enheter Utveckla arbetsformer, enhetsgemensam VP Arbetsgivare Fack Samverkan Utvärdera och utveckla CHR samråden Styrelse - Roller, ansvarsfördelning Fortsätta dialogen GSstyrelse GS Ledningsgruppen Stabscontrollersenhetschefer Förväntningar, roller Ta fram plan för GS internrevision. Diskutera ansvar och roller i ledningsgruppen med controllers Org.sekreterare KP Medlemskommunikation Klargöra vem som ska göra GS, vad mellan organisationssekreteraren och KP HR - Chefer Förtydliga roller Diskutera på LG-utveckling GS HR Lokalt anställda Utöka kontakt med personalrepresentanter. Anpassa Policys/Riktlinjer etc. CHR IT - användare Samarbetet mellan systemansvariga och applikationsansvariga Tydliggöra ansvarsfördelning och utveckla samarbetet. PS - IP Lära av varandra, koordinering CHR, CIP 19
Ekonomiska konsekvenser Vilka intäkter, kostnader och investeringar leder detta till? Vilken finansiering behöver vi och hur säkerställer vi den? Verksamhetsplaneringen för utgår från ett budgetspann på 291-313 MSEK, vilket är i linje med den genomsnittliga årsbudgeten för verksamhetsperioden 2010-2012 för Sida CIVSAM samt en internationell programverksamhet på mellan 65-85 MSEK under. Nya satsningar för långsiktig måluppfyllelse De särskilda satsningar som är viktiga för den långsiktiga måluppfyllelsen handlar framförallt om en satsning på fundraising/insamling. Personalresurser behöver rekryteras och arbetet med att ta fram en ny webb och nytt material kan medföra extra kostnader för. Likaså är arbetet med förbättringsmetoden Lean production ett område som innebär kostnadsökningar i form av utbildning för personal och externa konsulttjänster. Föreliggande verksamhetsplan syftar också till att stärka Forum Syds profil som en organisation som finns och verkar på platser och i sammanhang där demokratisk organisering är särskilt utsatt. En fördjupning av en sådan profil kan under kommande år komma att kräva extra resurser och beredskap för tex säkerhetsarbete. För bedöms dock detta arbete inte kräva några extra kostnader som ej ryms inom beviljade program- och projektbudgetar. Ekonomiska utsikter och prioriteringar Det ekonomiska scenario som vi utgår ifrån påverkas till stor del av utvecklingen för Forum Syds rambidrag från Sida CIVSAM, samt hur stor volym som hanteras inom den internationella programverksamheten och som finansieras av flera olika givare. 3 En vikande trend vad gäller antalet ansökningar inom projektstödsverksamheten, signaler om ökad konkurrens inom CSO-anslaget, samt ökade effektivitetskrav är faktorer som bidrar till att Forum Syd finner det troligt att rambidrag minskar för perioden 2014-16. Rambidraget särskiljs i den summa som Forum Syd vidareförmedlar till andra svenska organisationer, de medel som erhålls för egen utåtriktad verksamhet, samt det belopp som Forum Syds erhåller för administration och kvalitetssäkring av vidareförmedlade medel. Forum Syds bedömning är att beviljade medel för kommer att vara i ungefär samma storleksordning eller något mindre som beviljade årliga belopp under perioden 2010-12. Inom den internationella programverksamheten har det skett en tillväxt av hanterad volym under 2012, vilket också medfört ett växande bidrag till Forum Syds övriga verksamhet. Forum Syd bedömer att den internationella programverksamheten har god potential att fortsätta växa under och 14. 3 Bl a EU och övriga Sida-avdelningar. 20
Budgetram för Forum Syds informations- och kapacitetsutvecklingsarbete Inkluderar Globalportalen, informations- och påverkansarbete om globala utvecklingsfrågor samt kapacitetsutveckling av svenska organisationer Utvecklingssamarbete inom internationella programverksamheten Vidareförmedling till svenska organisationer Inkluderar vidareförmedling av medel från Sida CIVSAM och Internationella programkontoret. Forum Syds kostnader för administration och kvalitetssäkring Totalt 4 MSEK 65-85 MSEK 180 MSEK 42-44 MSEK (varav administrationsbidrag från internationella Programverksamheten 7-9 MSEK) 291-313 MSEK Dessa kostnader kommer huvudsakligen att täckas genom finansiering från: Sida (olika avdelningar och ambassader) Sida Civsam Internationella Programkontoret EU Medlemsavgifter till Forum Syd Medlemsavgifter och annonsförsäljning till Globalportalen Övriga egna intäkter kommer Forum Syd att ha en kostnad för insamling på 1,3 miljoner kronor som kommer att tas från det egna kapitalet. Förberedelser inför eventuella förändringar i budget De ekonomiska utsikterna för framförallt perioden 2014-16 är osäkra. I syfte att skapa medvetenhet om samt förbereda verksamheten för eventuella förändringar i budget har alla enhetschefer därför ålagts att prioritera sina aktiviteter för utifrån hur viktiga de är för respektive enhets kärnverksamhet. En mer komplett överblick av enheternas prioriteringar kommer att vara tillgänglig efter att verksamhetsplanerna på enhetsnivå färdigställs i september 2012. 21
Uppföljning Vad ska vi följa upp, hur och när? Hur och när ska vi uppdatera denna plan? Delårsrapportering: Årsrapportering: Vad vi följer upp: Forum Syds VP & Enheters VP Fokus: Uppföljning av aktiviteter, fokus på avvikelser. Vad vi följer upp: Forum Syds VP & Enheters VP, samt resultat i vidareförmedlingen, informationsarbetet och den internationella programverksamheten. Fokus: Indikatorer på målnivå samt uppföljning av genomförda aktiviteter. Uppdatering av VP sker i oktober årligen. Ansvarig för att detta sker är Generalsekreteraren. Bilaga 2 en matris över relevanta nyckeltal (utkast) för verksamhetsplanens övergripande målstyrning. Risker - Vilka är de största riskerna för att vi inte ska nå våra mål? Forum Syd har gjort en riskanalys av föreliggande plan. Se bilaga 3. 22
Bilaga 1: Forum Syds organigram 23
Verksamhetsmål 3: Medlemsvärde Verksamhetsmål 4: Intern samverkan Verksamhetsmål 3: Medlemsvärde Verksamhetsmål 2: Profil Verksamhetmål 1: Kvalitet Bilaga 2: Utkast till uppföljningsmatris Nr Frågeställning Nyckeltal Baseline* 2014 2015 2016 Frekvens Ansvarig N1.1 Målsättning Hur mycket kostar personal och adminstration jämfört Kostnad för personal och overhead per program/ total omsättning (exkl Målsättning med volym på programmen? administrationsbidrag) i programverksamheten Utfall CIP N1.2 Totala uppdragskostnader per utbetald miljon i projektstödsmedel (tkr) Utfall CEE N1.3 N1.4 Vilken mängd produkter och tjänster produceras inom Målsättning Totalt antal producerade timmar inom prioriterade områden kursverksamheten? Utfall Hur nöjda är sökande organisationer med Index sökande organisationers grad av nöjdhet med handläggningsprocessen. Målsättning handläggningsprocessen på Forum Syd? Underdimensioner: Pålitlighet, Enkelhet, Kompetent Utfall N1.5 Vilken kvalitet håller Forum Syds kapacitetsutveckling? Andel deltagare som rekommenderar Forum Syds kurser (%) Målsättning >80 >80 >80 >80 Utfall 78 82 85 77 80 Frågeställning Kvalitativ uppföljning Vad Frekvens Ansvarig K1.6 K1.7 K1.8 N2.1 K2.2 N3.1 N4.1 K4.2 Vad kostar det totalt sett att hantera ett projekt inom vidareförmedlingen av projektstödsmedel? Vilka resultat har vi bidragit till i vidareförmedlingen av projektstödsmedel (informationsbidrag och utvecklingssamarbete) Vilka resultat har vi bidragit till inom eget informationsarbete Vilka resultat har vi bidragit till i den internationella programverksamheten Vart fjärde år (inkl mellanår).start Frågeställning Nyckeltal Baseline* 2014 2015 2016 Frekvens Ansvarig Till vilken grad anses Forum Syd ha en stark profil inom Målsättning demokrati och rättigheter samt genus och miljö och Varumärkesindex Vartannat år klimat ur ett rättighetsperspektiv Utfall Frågeställning Kvalitativ uppföljning Vad Frekvens Ansvarig Till vilken grad genomsyrar Forum Syds profil utvecklingssamarbete, kapacitetsutveckling och opinionsbildning Frågeställning Nyckeltal Baseline* 2014 2015 2016 Frekvens Ansvarig Till vilken grad anser Forum Syds medlemmar att Forum Syd är en aktiv och stimulerande mötesplats som bidrar till ömsesidig kompetensutveckling? Målsättning Frågeställning Nyckeltal Baseline* 2014 2015 2016 Frekvens Ansvarig Till vilken grad anser medarbetarna att vi arbetar som en organisation över kontors- och enhetsgränser? Känner medarbetarna sig som en del av EN gemensam organisation? Utfall Målsättning Frågeställning Kvalitativ uppföljning Vad Frekvens Ansvarig Vilka åtgärder har vidtagits av enheterna för att öka den interna samverkan? Sammanfattande kvalitativ resultatrapport till Sida CIVSAM diskuteras i ledningsgruppen (3-års rapportering). Preliminärt uppnådda resultat samt avvikelser diskuteras i samband med årsrapportering. Ledningsgruppen sammanfattar lärdomar. Sammanfattande kvalitativ resultatrapport vid slutrapportering av program. Årlig sammanfattning av preliminärt uppnådda resultat samt avvikelser i samband med årsrapport Sammanfattande kvalitativ rapport i samband med årsrapportering. Fokus på avvikelser samt prliminärt uppnådda resultat. Slutrapporterade program rapporteras med fokus på uppnådda resultat. Sammanfattande kvalitativ kommentar i samband med årsrapportering om vilka åtgärder som vidtagits för att stärka profilen inom respektive arbetsområde Medlemsnöjdhetsindex Nöjd Medarbetarindex (NMI; Utvalda frågor i medarbetarundersökningen) Vartannat år CHR Kvalitativ kommentar i samband med årsrapportering om vilka åtgärder som vidtagits för att förbättra den interna samverkan mellan Internationella programenheten, Kommunikation och Policyenheten, samt Projektsstödsenheten. Utfall Treåsrapport Årsrapport Årsrapport Årsrapport Kvalitativ kommentar Kvalitativ kommentar Vartannat år CIP,, CIP CIP,, K4.3 Vilka effekter har ökad intern samverkan lett till? Vart tredje år. Start Frågeställning Nyckeltal Baseline* 2014 2015 2016 Frekvens Ansvarig N5.2 Hur många olika betydande finansieringskällor har vi? Utvärdering av effekterna av samverkan. N5.1 Hur beroende är vi av vår huvudfinansiär? Andel av totala intäkter (%) som utgörs av medel från huvudfinansiär Antal olika finansieringskällor som bidrar med minst 1 miljon och total andel av omsättning * Baselineår 2012 om inget annat anges = Chef projektstödsenheten, CEE= Chef Ekonomienheten, CIP= Chef Int. Programenheten, CHR= Chef HR, = Chef Kommunikation & Policy, GS= GeneralSekreteraren Exempel på hur årliga målsättningar kan fungera Målsättning Utfall Målsättning Utfall Utvärdering GS CEE CEE 24
2012:03 Operationell Finansiering 2012:02 Operationell Profil 2012:01 Operationell Kvalitet Nummer på risk Riskkategori Verksamhetsmål Konsekvens Sannolikhet Bruttorisk Kontrollens effektivitet Nettorisk Status på kontroll Bilaga 3: Riskanalys RISK RISKHANTERING Risk Huvudsakliga kontroller/åtgärder (befintliga) Ytterligare åtgärder för att hantera luckor i befintliga kontroller Riskägare Tidsplan Det saknas underlag som harmoniserar med csostrategin vilket gör att det finns risk att resultat som rapporteras inte visar på goda resultat. 3 2 6 Bedömingsunderlag för slutrapportering finns i enlighet med vår målstruktur. Sveos resultatrapporterar gentemot sina mål och dessa är i vissa fall mkt övergripande. Resultat rapportering görs i enlighet med FS målstruktur och har högsta prio samt att synliggöra resultat och relevans i förhl. till CSO strategin 2012- Den befintliga kompetensen är personberoende och finns ibland inte som institutionell kunskap i organsiationen. Vi blir sårbara och riskerar att tappa profilfrågor. 2 3 6 Utveckla arbetsprocesser som skapar institutionell kunskap, utveckla introduktionskurser och överlämningsprocesser. CHR 2012- Vi bedöms ha låg kapacitet och presterar inte i enlighet med finansiärernas krav på resultat vilket leder till minskade anslag från huvudfinansiärern Sida CivSam 2 3 6 Handlingsplan tas fram och efter systemrevisionen som sätter agenda för åtgärder som motverkar ett negativt utfall av uppdraget Handlingsplanen genomförs och tydlig överenskommelse finns med Civsam om avtal och kriterier. 2012-25
2012:06 Operationell Kvalitet 2012:05 Operationell Generellt 2012:04 Strategisk Finansiering Nummer på risk Riskkategori Verksamhetsmål Konsekvens Sannolikhet Bruttorisk Kontrollens effektivitet Nettorisk Status på kontroll RISK RISKHANTERING Risk Huvudsakliga kontroller/åtgärder (befintliga) Ytterligare åtgärder för att hantera luckor i befintliga kontroller Riskägare Tidsplan Internationella program kan inte vara ansvarig för att lösa den egna finansieringen /fundraising, det måste vara ett ansvar för hela organisationen. 3 2 6 Förslag till styrelsen att satsa på insamling. Anställa två fundraisers med placering på KoP. Skapa tvärgrupp med fokus på fundraising. Olika enheter representerade. Skapa medvetenhet i organisationen. Löpande fortsätta dialogen och kommunikationen i organisationen kring fundraising. KoP anpassar all extern kommunikation för fundraising. 2012- Hög personalomsättning och personalrörlighet försvårar utvecklingsarbete 2 3 6 Mål- och utvecklingssamtal som inkluderar kompetensutveckling Arbeta med kulturen, höja nöjd medarbetarindex, intro för nyansällda, se över reglerna för tjänstledighet CHR 2012-13 Avsaknad av förtroende och tillit mellan medarbetare och ledning minskar förändringsvilja, som behövs för att öka kvaliteten. 3 3 9 Regelbundna samrådsmöten med facken. Utvecklad info på enhetsmöten. Information på intranätet. Förtydliga varför förändring är nödvändig och vart vi ska. GS 2012-26
2012:09 Strategisk Finansiering 2012:09 Operationell Kvalitet 2012:08 Finansiell Finansiering 2012:07 Operationell Profil Nummer på risk Riskkategori Verksamhetsmål Konsekvens Sannolikhet Bruttorisk Kontrollens effektivitet Nettorisk Status på kontroll RISK RISKHANTERING Risk Huvudsakliga kontroller/åtgärder (befintliga) Ytterligare åtgärder för att hantera luckor i befintliga kontroller Riskägare Tidsplan Alltför många ansvarsområden ligger på enheten Kommunikation och Policy i VP. De har inte resurser att ta ansvar för allt. 3 3 9 Metodgruppen flyttas ut till projektstöd och internationella programenheten. Beslut finns att rensa bland de styrande dokumenten. Se över ansvarig för alla styrande dokument och förtydliga vad ansvar betyder. GS 2012- Det saknas pengar till professionell kommunikation kring de befintliga profilområdena. 3 3 9 Förslag till styrelsen att satsa på insamling. Stor satsning på internationella programenheten att öka volymen på program, vilket innebär mer administrationsbidrag. Arbeta för kostnadseffektiv kommunikation. Gratisverktyg i möjligaste mån. Långsiktiga samarbeten. 2012- Forum Syd bedöms ej vara kostnadseffektiv eftersom vi misslyckas med att få fram detta i den externa kommunikationen. 3 3 9 En ny kommunikationsplattform tas fram. Sätter grunden för extern kommunikation byggd på transparens, resultat och storytelling. KoP i nära samarbete med IP och PS för att regelbundet kommunicera tydliga resultat. 2012- Korta finansieringsmöjligheter försvårar långsiktig planering av verksamhet och kompetensförsörjning. 3 3 9 Förslag på hur vi ska satsa på insamling finns. Satsa på insamling och fortsatt söka fler finansiärer GS 2012-2014 27
2012:12 Finansiell Finansiering 2012:11 Strategisk Generellt 2012:10 Finansiell Generellt Nummer på risk Riskkategori Verksamhetsmål Konsekvens Sannolikhet Bruttorisk Kontrollens effektivitet Nettorisk Status på kontroll RISK RISKHANTERING Risk Huvudsakliga kontroller/åtgärder (befintliga) Ytterligare åtgärder för att hantera luckor i befintliga kontroller Riskägare Tidsplan Ökad närvaro i svåra kontexter (ex konfliktområden eller avlägsna landsbygdsområden) ställer höga krav på säkerhet vilket ökar kostnader för personal, genomförande och rapportering. 3 3 9 Crises Management Plans in place for most countries Elaboration of Security plans for all countries. Discussions about institutional security guidelines, training and organizationel preparation/ readiness in Forum Syd CIP Nov. 2012. May Styrelsen behöver arbeta mer strategiskt och kunna ta svåra beslut som kan bli kritiserade av medlemsorganisationerna. 3 3 9 Regelbundet diskutera och medvetandegöra styrelsen om behovet av förändringar av projektstödet och av profilering. Strukturera de strategiska diskussionerna med styrelsen GS 2012- Insamling är förbundet med stora kostnader som innebär att vi måste ta från vårt lilla egna kapital 4 4 16 En nödvändig risk som vi får ta. GS 2012-2014 28