uppfyllelse Principer för rapportering Mannheimer Swartling avser att regelbundet ge ut en hållbarhetsredovisning som redogör för hållbarhetsarbetet, beskriver framtida mål och ambitioner, hur vi avser att nå dessa samt mäta resultat. Denna första hållbarhetsredovisning avser kalenderåret 2012, men eftersom det är första gången vi redovisar vårt arbete så har vi valt att även i viss utsträckning ta med information som avser vårt tidigare arbete i den mån vi har bedömt att detta kan vara av intresse. Redovisningens innehåll har avgränsats till våra fyra fokusområden för hållbarhetsarbetet: Organisation och medarbetare, etik och regelefterlevnad, miljö samt vår rådgivning och byråns pro bono-verksamhet. Denna avgränsning har gjorts mot bakgrund av en analys av vilka områden som är mest väsentliga för byråns verksamhet ur ett hållbarhetsperspektiv. Väsentligheten har bedömts dels uti- från vilka frågor som speglar byråns mer betydande ekonomiska, sociala och miljömässiga påverkan och dels utifrån resultatet av de interna intressentkonsultationer som genomförts. Vid väsentlighetsanalysen har hänsyn även tagits till återkommande förfrågningar från externa intressenter av hållbarhetsrelaterad information, viktiga områden och utmaningar för branschen i stort, för byrån gällande lagar och regelverk samt karaktären av byråns verksamhet. -er har identifierats mot bakgrund av väsentlighetsanalysen och de er som bedöms vara väsentliga för byråns verksamhet återfinns i index på sidan 42. Redovisningen uppfyller :s tillämpningsnivå C. Redovisningen omfattar endast byråns svenska verksamhet som motsvarar 85 procent av byråns totala verksamhet. Vår avsikt är att på sikt inkludera även verksamheten vid våra utländska kontor i hållbarhetsredovisningen. 38 39
uppfyllelse uppfyllelse Intressentanalys och konsultation För att på ett effektivt sätt kunna kommunicera vårt hållbarhetsarbete med de för byrån mest relevanta intressenterna har vi identifierat samtliga intressentgrupper och därefter prioriterat dessa efter nivå av påverkansgrad inom det ekonomiska, miljömässiga och sociala området. Syftet med denna process har inte bara varit att kartlägga våra viktigaste intressenter, utan framförallt att ta fram en strategi för vilka grupper som bör konsulteras som en integrerad del av vårt hållbarhetsarbete. Följande intressentgrupper har prioriterats i konsultationssyfte: (i) Våra medarbetare (ii) Våra delägare (iii) Våra klienter (iv) Våra leverantörer Vi har, inför framtagandet av denna första hållbarhetsredovisning, genomfört konsultationer med våra interna intressentgrupper, det vill säga våra medarbetare och våra delägare. Under nästkommande redovisningsperiod, då hållbarhetsredovisningen finns att utgå ifrån som underlag för dialogerna, kommer vi att genomföra konsultationer med representanter från våra externa intressentgrupper, det vill säga klienter och leverantörer. Konsultationerna med våra interna intressentgrupper har genomförts på följande sätt. En intern hållbarhetsredovisning togs fram som utgångspunkt och distribuerades till samtliga medarbetare och delägare vid de svenska kontoren. Medarbetarkonsultationer genomfördes sedan på samtliga kontor i form av gruppmöten. Vid dessa möten fick samtliga deltagare fylla i en enkät för att prioritera vilka frågor som ansågs mest angeläget att fokusera byråns hållbarhetsarbete på. Grupperna delades även in i mindre diskussionsgrupper för att tillsammans diskutera och besvara ett antal mer djupgående frågor av relevans för hållbarhetsarbetet. Resultatet av konsultationerna har vägts in som en integrerad del av den väsentlighetsanalys som identifierat hållbarhetsarbetets omfattning samt även innehållet i denna redovisning. Resultatet speglar vilka frågor som medarbetarna tycker är mest relevanta att fokusera på. Däremot visar resultatet inte att vissa frågor är oväsentliga för byrån. Samtliga frågor och områden som inkluderades i enkätundersökningen bedöms vara mer eller mindre väsentliga för byrån och byrån arbetar aktivt inom samtliga dessa områden. De högt prioriterade områdena kommer däremot att ha en central roll inom byråns framtida hållbarhetsarbete. I enkätundersökningen prioriterades frågorna enligt följande (högsta poäng motsvara högsta prioritering): Att byrån arbetar för: Jämställdhet Ansvarsfull och hållbar rådgivning Att möjliggöra balans mellan yrkes- och privatliv Effektiva interna kommunikationskanaler Ansvarsfullt miljöarbete Hantera risker för oetiskt beteende i verksamheten Att motverka diskriminering på arbetsplatsen Ekonomisk hållbarhet Att erbjuda intern vidareutbildning Mångfald Arbetsmiljöfrågor Ökat pro bono engagemang 671 1 542 1 480 1 341 1 259 1 206 1 195 1 154 1 131 1 062 1 009 1 804 40 41
uppfyllelse Index Beskrivning av Beskrivning av Redo- visnings- grad Delvis redovisad Strategi och analys 1.1 Uttalande från organisationens högsta beslutsfattare om relevansen av hållbar utveckling för organisationen och dess strategi Organisationsprofil Se sida 3. 2.1 Organisationens namn Mannheimer Swartling Advokatbyrå. 2.2 De viktigaste varumärkena, produkterna och/eller tjänsterna 2.3 Organisationsstruktur 2.4 Lokalisering av organisationens huvudkontor 2.5 Antal länder som organisationen har verksamhet i 2.6 Ägarstruktur och företagsform 2.7 Marknader som organisationen är verksam på 2.8 Den redovisande organisationens storlek 2.9 Väsentliga förändringar under redovisningsperioden beträffande storlek, struktur eller ägande 2.10 Utmärkelser och priser som mottagits under redovisningsperioden Information om redovisningen Byråns viktigaste varumärke är Mannheimer Swartling som omfattar Mannheimer Swartling Advokatbyrå AB samt alla dess dotterbolag och filialer enligt beskrivning på sida 36. Till varumärket är även Mannheimer Swartlings logotyp kopplad, vilken återfinns på framsidan av denna hållbarhetsredovisning. Byråns tjänster är beskrivna på sidorna 6 och 37. Stockholm, Sverige. Inga väsentliga förändringar har skett under redovisningsperioden. Se sida 37. 3.1 Redovisningsperiod Redovisningsperiod är kalenderåret 2012. Se även sida 38. 3.2 Datum för publiceringen av den senaste redovisningen Detta är den första redovisningen. 3.3 Redovisningscykel Byrån avser att redovisa sina hållbarhetsrelaterade mål och resultat årligen. 3.4 Kontaktperson för frågor angående redovisningen och dess innehåll 3.5 Beskrivning av väsentlighetsoch intressentanalys Kontaktpersoner för redovisningens innehåll: Michael Karlsson (mka@msa.se), Thomas Lagerqvist (tla@msa.se), Ebba Lanner (ebl@msa.se). Se sidorna 38 och 40. 3.6 Redovisningens avgränsningar (geografiskt och i organisationsstruktur) 3.7 Särskilda begränsningar för redovisningens omfattning och avgränsning (innehåll och påverkan) 3.8 Princip för redovisningen av joint ventures, dotterbolag etc. 3.10 Förklaring av effekten av förändringar av information som lämnats i tidigare redovisningar 3.11 Väsentliga förändringar som gjorts sedan föregående redovisningsperiod vad gäller avgränsning, omfattning eller mätmetoder 3.12 Innehållsförteckning som visar var i redovisningen standardupplysningarna finns Styrning, åtaganden och intressentrelationer 4.1 Redogörelse för organisationens bolagsstyrning 4.2 Beskriv huruvida styrelseordföranden också är verkställande direktör 4.3 För organisationer som endast har en styrelsenivå, ange antalet medlemmar inom denna som är oberoende och/eller inte ingår i företagsledningen 4.4 Möjligheter för aktieägare och anställda att komma med rekommendationer eller vägledning till styrelsen eller företagsledningen 4.14 Lista de intressentgrupper som organisationen har konsulterat 4.15 Princip för identifiering och urval av intressenter Se sida 38. Se sida 38. N/A, se sida 38. N/A, detta är byråns första redovisning. N/A, detta är byråns första redovisning. Se sida 42. Styrelseordföranden är inte också VD. N/A Se sida 40. Se sida 40. 42 43
uppfyllelse Beskrivning av Beskrivning av Redo- visnings- grad Delvis redovisad Resultater Anställningsförhållanden och arbetsvillkor Resultater Ekonomi LA1 LA2 LA3 LA7 LA10 LA12 LA13 Total personalstyrka uppdelad på anställningsform, anställningsvillkor, kön och region Antal anställda som börjat och slutat samt personalomsättning, per åldersgrupp, kön och region Förmåner som ges till heltidsanställd personal och som inte omfattar tillfälligt eller deltidsanställda Omfattningen av skador, arbetsrelaterade sjukdomar, förlorade dagar, frånvaro samt totala antalet arbetsrelaterade dödsolyckor, uppdelat på region och kön Genomsnittligt antal utbildningstimmar per anställd och år, fördelat på personalkategorier och kön Andel anställda som får regelbunden utvärdering och uppföljning av sin prestation och karriärutveckling, uppdelat på kön Sammansättning av styrelse och ledning samt uppdelning av andra anställda efter kön, åldersgrupp, minoritetsgrupptillhörighet och andra mångfaldser Se sida 10. Den totala personalstyrkan presenteras uppdelat på antal tillsvidareanställda och antalet visstidsanställda. Vidare redovisas antalet juniora biträdande jurister (Associates), seniora biträdande jurister (Senior Associates), Specialist Counsels, delägare och supportpersonal per den 31 december 2012. Samtliga kategorier presenteras uppdelat på kön. Eftersom redovisningen endast avser byråns svenska verksamhet är uppdelning på region inte relevant. Se sida 10. Åldersgrupp har, för juristerna, definierats efter antal arbetade år på byrån (0-5 år Associates, över 5 år Senior Associates) och inte faktisk ålder (avser inte supportpersonalen). Uppdelning på region är inte heller här relevant, se kommentar avseende LA1 ovan. Det finns inte några förmåner som ges till heltidsanställda som inte ges till tillfälligt eller deltidsanställda. Omfattningen av arbetsrelaterade skador och sjukfrånvaro redovisas på sida 16. Se sida 10. Erbjuden utbildning 2012 redovisas uppdelat på personalkategori. Uppdelning på kön har inte kunnat göras. Andel jurister och delägare som fått formaliserad utvärdering under 2012 finns redovisat på sida 14. Statistiskt underlag för den exakta andelen av supportpersonalen som genomgått utvecklingssamtal under 2012 finns inte att tillgå. För styrelsens sammansättning se sida 36. För övrig uppdelning av anställda efter kön och personalgrupp hänvisas till sidorna 10, 14 och 15. Även här har åldersgrupp definierats efter antal arbetade år på byrån och inte faktisk ålder (jurister). EC1 EC3 Skapat och levererat direkt ekonomiskt värde Omfattningen av organisationens förmånsbestämda åtaganden Resultater Samhällsfrågor SO3 SO4 SO7 SO8 Procentandel av de anställda som genomgått utbildning i organisationens policyer och rutiner avseende motverkan mot korruption Åtgärder som vidtagits på grund av korruptionsincidenter Totalt antal juridiska åtgärder som vidtagits mot organisationen för konkurrenshämmande aktiviteter, överträdelse av konkurrenslagstiftning och monopolbeteende, samt utfallet härav Belopp för betydande böter och totalt antal icke-monetära sanktioner mot organisationen för brott mot gällande lagar och bestämmelser Resultater Produktansvar PR8 Totalt antal underbyggda klagomål gällande överträdelser mot kundintegriteten och förlust av kunddata År 2012 omsatte byrån 1 192 449 000 SEK på koncernnivå. För övrig information avseende byråns ekonomiska resultat, se Mannheimer Swartlings Årsredovisning för kalenderåret 2012. Under 2012 avsattes 52 502 000 kronor i pensionsavsättningar avseende medarbetarna i den svenska verksamheten vilket motsvarar pensionsförsäkringen för våra medarbetare. För övrig information se Mannheimer Swartling Årsredovisning för kalenderåret 2012. Se beskrivning av byråns utbildning på sida 20. Inga åtgärder har vidtagits mot byrån på grund av korruptionsincidenter Inga åtgärder som åsyftas i SO7 har vidtagits mot byrån under 2012. Inga betydande böter eller andra sanktioner har riktats mot byrån Inga underbyggda klagomål gällande överträdelser mot kundintegriteten och förlust av kunddata LA14 Löneskillnad i procent mellan män och kvinnor per personalkategori Situationen avseende löneskillnad mellan män och kvinnor finns beskriven på sida 17. 44 45
uppfyllelse Beskrivning av PR9 Betydande bötesbelopp för brott mot gällande lagar och regler gällande tillhandahållandet och användningen av produkter och tjänster Resultater Miljö Inga betydande bötesbelopp för brott mot gällande lagar och regler gällande tillhandahållandet och användningen av produkter och tjänster EN1 EN4 EN16 EN17 EN28 Materialanvändning i vikt eller volym Indirekt energianvändning per primär energikälla Totala direkta och indirekta utsläpp av växthusgaser, i vikt Andra relevanta indirekta utsläpp av växthusgaser, i vikt Monetärt värde av betydande böter, och det totala antalet icke-monetära sanktioner till följd av överträdelser av miljölagstiftning Beskrivning av byråns materialanvändning återfinns på sida 26. Mätning av materialanvändningen i vikt eller volym har inte skett Indirekt energianvändning av el (total elförbrukning för svenska kontoren samt angivande av energikälla) återfinns på sida 24. Totalt utsläpp av CO2 till följd av elförbrukning (EN4) uppgick under 2012 till 6,55 ton CO2. Se sida 24. Totalt utsläpp av CO2 till följd av tjänsteresor uppgick under 2012 till ca 412 ton CO2. Se sida 25. Inga betydande böter eller andra sanktioner mot byrån till följd av överträdelser av miljölagstiftning 46 47