Barn- och utbildningsnämnden KALLELSE till barn- och utbildningsnämndens sammanträde Tid: Måndagen den 14 sept 2015 kl. 14.00 Plats: Nya Näset, kommunhuset, Lindesberg. Kallade ledamöter Ersättare Linda Svahn (S) ordförande - Linda Andersson (S) Moa Fohlin (S) Pär-Ove Lindqvist (M) Thomas Klockars (M) Zaki Habib (S) Margareta Skalin (S) Pamela Hopkins (SD) Mats Seijboldt (SD) Kent Wanberg (S) Mona Westerlund (S) Bengt Evertsson (MP) Sven Öberg (KD) Anders Persson (C) vice ordförande Liesel Zetterlund (C) Jenny Larsson (C) Robert Robsson (C) Birgitta Duell (SD) Andreas Funk (SD) Agneta Lindkvist (V) Dan Waltersson (S) Tjänstemän Personalföreträdare Henrik Arenvang, förvaltningschef Lisbeth Fasth, SACO Fredrik Lindmark, ers Jessica Andersson, ekonom Klas Friman, TCO Sofia Liodden, ers Irene Eriksson, verksamhetschef förskola Britt-Marie Lindberg LO Wilma Luth, ers Björn Österby, utvecklingsstrateg Claes Wilson, IT-samordnare BUF Jessica Brogren, nämndsekreterare Ledamot som är förhindrad att delta, kallar själv sin ersättare enligt turordningslista. Vid besök till Lindesbergs kommunhus för närvaro vid sammanträde och justering av protokoll, anmäl detta i växel/reception. OBS! Tänk på våra allergiker och använd inte starkt doftande sprayer, parfymer eller rakvatten! Varje sammanträde inleds med en halvtimmes frågestund för allmänheten. Ärenden 1. Val av justerare 2. Tid och plats för justering Förslag: Måndagen den 21 september år 2015, kommunhuset 3. Tillsyn av fristående förskolor 3 4. Internkontrollplan år 2016 23 Sid 1
5. Sammanställning av synpunkter inkomna till barn- och utbildningsnämnden jan-juni år 2015 6. Retroaktiv avgiftskontroll (Claes Wilsson kl 15.00) 27 7. Budget 2016 (utifrån budgetseminarie 2015-09-11) X 25 2 8. Ny högstadieskola Muntlig info 9. Bussvärd 31 10. Svar på PWC revisionsrapport Granskning av styrning och ledning av skolverksamheten 35 11. Information goda exempel X 12. Delegationsbeslut X 13. Meddelanden X 14. Meddelanden om kränkande behandling X 15. Övriga frågor X Välkomna! Linda Svahn Ordförande 2
3 3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
Genomföra Riskbedömning (Barn- och utbildningsnämnd) Område Verksamhet Personal Ekonomi Processer/ rutiner Delegationsordning Arkivering IT-säkerhet/- sårbarhet, förvaltningens system Frånvarorapportering Likabehandlingsplaner Individärenden Lärarlegitimation Registerkontroll Uppdragshandlingar Attestrutiner Interkommunala bidrag Reglemente ekonomiska transaktioner Asylintäkter Risker Period Sannolikhet Konsekvens Riskbedömning Ska kontrolleras Beslut fattas utan korrekt delegation från nämnd. Dokument hanteras på ett felaktigt sätt. Brister i verksamheten samt dokumentation. Kontroll av rutinerna för frånvarorapportering. Aktuella likabehandlingsplaner saknas. Felaktiga beslut i individärenden. Att nya tjänster tillsätts av lärare utan lärarlegitimation. Tjänster besätts med personal med notering i belastningsregistret. Personal saknar undertecknade uppdragshandlingar. Obehörig attesterar i kommunen. Pengar utbetalas felaktigt till utomstående. Felaktig hantering av rekvisitioner. Ej säkerställda intäkter. 2015 2.Liten 3. Kännbar 6. Lindrig Ja 2015 4.Mycket stor 2. Lindrig 8. Kännbar Ja 2015 3.Stor 4. Allvarlig 12. Allvarlig Ja 2015 3.Stor 2. Lindrig 6. Lindrig Ja 2015 1.Mycket liten 1. Försumbar 1. Försumbar Nej 2015 1.Mycket liten 3. Kännbar 3. Försumbar Ja 2015 1.Mycket liten 1. Försumbar 1. Försumbar Nej 2015 1.Mycket liten 4. Allvarlig 4. Lindrig Ja 2015 3.Stor 2. Lindrig 6. Lindrig Ja Halvår 2 2015 1.Mycket liten 4. Allvarlig 4. Lindrig Nej 2015 3.Stor 3. Kännbar 9. Kännbar Ja 2015 3.Stor 2. Lindrig 6. Lindrig Ja 2015 2.Liten 3. Kännbar 6. Lindrig Ja Upphandling/inköp Avtalsotrohet. 2015 2.Liten 2. Lindrig 4. Lindrig Ja 4 Representation Kurser och konferenser Fristående förskolor Missbruk och ej regelmässigt korrekt. 2015 3.Stor 1. Försumbar 3. Försumbar Ja Uppföljning saknas. 2015 1.Mycket liten 1. Försumbar 1. Försumbar Nej Felaktigt utbetalat månadsbidrag. 2015 2.Liten 2. Lindrig 4. Lindrig Ja sida 1 av 1 (2015-08-24) 23
24
Barn- och utbildningsförvaltningen Björn Österby Tfn: 0581-811 89 bjorn.osterby@lindesberg.se TJÄNSTESKRIVELSE 2015-08-24 Barn- och utbildningsnämnden p. 2015.1450 2015-08-25 Dnr 2015/74 600 5 Sammanställning av inkomna synpunkter till barn- och utbildningsförvaltningen första halvåret 2015 Förslag till beslut Redovisningen läggs till handlingarna. Ärendebeskrivning På kommunens webbplats kan man via ett webbformulär lämna återkoppling på valfri kommunal verksamhet. Formuläret är kopplat till respektive förvaltnings/verksamhets funktionsbrevlåda. Ansvarig registrator fördelar därefter ut återkopplingen till rätt verksamhet/funktion. All återkoppling ska diarieföras inom respektive verksamhet enligt de rutiner som finns och tas tillvara av verksamheten. Personen som lämnat återkopplingen ska alltid kontaktas av berörd verksamhet/funktion om den inte gjorts anonymt och svaret ska också skickas till funktionsbrevlådan så att det blir registrerat i diariet. Kommunstyrelsen har i dokumentet Styrnings och ledningssystem för kommunkoncernen beslutat att återkopplingen där även åtgärden anges ska sammanställas en gång per halvår och redovisas till kommunstyrelsen. För barn- och utbildningens del har det inkommit totalt 5 stycken beröm, klagomål och synpunkter. Dessa fördelar sig på tre synpunkter, ett beröm och ett klagomål. I ett av fallen finns en notering om att återkoppling skett. Detta behöver inte innebära att återkoppling uteblivit i övriga fyra fall. Skälet kan också vara att den representant för verksamheten som besvarat synpunkten inte skickat sitt svar till kommunens funktionsbrevlåda. I ett av fallen har ärendet lyfts som en fråga av barn- och utbildningsnämnden. Bedömningen är att de flesta synpunkter på förvaltningens verksamhet lämnas via andra kanaler än kommunens webbformulär, företrädesvis via direkta kontakter med personal i förvaltningens verksamheter. Björn Österby Utvecklingsstrateg Postadress Besöksadress Telefon/fax E-post/www Giro Organisationsnr: Lindesbergs kommun Stentäppsgatan 5 0581-810 00 vxl kommun@lindesberg.se Bankgiro 821-3134 212000-2015 711 80 Lindesberg 711 35 Lindesberg 0581-131 29 fax http://www.lindesberg.se 25
26
6 Förstudie Retroaktiv Avgiftskontroll 2015-08-17 LINDESBERG kommun IST International Software Technology AB Växjö Arabygatan 82 Stockholm Arenavägen 27, 6 tr Info.se@ist.com 352 46 Växjö 121 77 Johanneshov www.ist.com Tel: 0470-70 71 00 Tel: 08-691 46 60 Fax: 0470-70 71 90 Fax: 08-644 22 35 27 1
Förstudie Retroaktiv Avgiftskontroll för LINDESBERG kommun Förutsättningar Körningen görs i två steg och avser placeringar för 2013. Först gör vi en körning utan att jämföra med SKV inkomsten, dvs. vi gör om beräkningen för det aktuella året som om ingenting hänt. Detta gör vi för att säkerställa att inga förändringar i taxan som skulle kunna skapa problem finns eller att några ändringar har gjorts som påverkar avgiften. Här bör ingen större skillnad uppstå om ingen förändring skett. Resultat redovisas nedan under Därefter görs körningen med inkomsterna inlästa från SKV. Beräkningen görs om med utgångspunkt från placeringsuppgifterna, men baseras nu på inkomsten från SKV. Om differens uppstår redovisas det som en minuspost om återbetalning ska ske eller som en pluspost om Förklaringar till kolumnerna nedan: Beloppsintervall: Belopp: Summa fakturerat: Summa Ny-beräkning: Visar de intervall som beloppen ligger inom. Med minustecken framför innebär att en utbetalning kommer att ske. Summa att utbetala eller fakturera, dvs. skillnaden mellan vad som fakturerats kunden i förhållande vad som enligt ny uträkning borde fakturerats. Kolumnen visar hur mycket som fakturerades vid faktureringstillfället baserat på rapporterad inkomst och hur placeringen såg ut. Uppgifterna hämtas från arkivet i Extens. Kolumnen visar hur mycket som borde fakturerats baserat på hur placeringen ser ut samt med inkomsten som är inläst från SKV. OBS! Vid körning utan att jämföra med SKV-inkomsten visas det belopp som borde faktureras när vi kör om fakturorna utan att någon jämförelse görs. Här bör ingen större skillnad uppstå, skillnad som uppstår beror oftast på att ändring av inkomst har gjorts och daterats bakåt i tiden eller att någon felaktig registrering gjorts ex. ändrat beräkningsgrundare i placeringen istället för att registrera ny. IST International Software Technology AB Växjö Arabygatan 82 Stockholm Arenavägen 27, 6 tr Info.se@ist.com 352 46 Växjö 121 77 Johanneshov www.ist.com Tel: 0470-70 71 00 Tel: 08-691 46 60 Fax: 0470-70 71 90 Fax: 08-644 22 35 28 2
Utan skatteverkets inkomstjämförelse Beloppsintervall Differens Summa fakturerat Summa Ny-beräkning <-12000-14 960 18 795 3 835-4000 - -2001-20 510 61 560 41 050-2000 - -1501-3 590 13 550 9 960-1500 - -1001-5 670 31 105 25 435-1000 - -601-7 860 44 635 36 775-600 - -1-10 541 1 471 308 1 460 767 0-0 0 7 974 400 7 974 400 1-600 10 325 2 199 690 2 210 015 601-999 4 405 67 330 71 735 1000-1499 4 735 25 275 30 010 1500-1999 8 430 31 735 40 165 2000-2499 9 040 19 300 28 340 2500-2999 5 430 12 880 18 310 3500-3999 3 630 4 680 8 310 4000-4499 4 230 11 810 16 040 6000-6999 12 305 25 470 37 775 9000-9999 9 720 660 10 380 13000-13999 13 020 1 260 14 280 Total 22 139 12 015 443 12 037 582 Vid körning utan att jämföra med SKV-inkomsten visas det belopp som borde faktureras när vi kör om fakturorna utan att någon jämförelse görs. Här bör ingen större skillnad uppstå, skillnad som uppstår beror oftast på att ändring av inkomst har gjorts och daterats bakåt i tiden eller att någon felaktig registrering gjorts ex. ändrat beräkningsgrundare i placeringen istället för att registrera ny. Generellt kan man säga att det är väldigt få poster vid denna körning, vilket är ett gott betyg åt handläggarna som jobbar i systemet. IST International Software Technology AB Växjö Arabygatan 82 Stockholm Arenavägen 27, 6 tr Info.se@ist.com 352 46 Växjö 121 77 Johanneshov www.ist.com Tel: 0470-70 71 00 Tel: 08-691 46 60 Fax: 0470-70 71 90 Fax: 08-644 22 35 29 3
Med skatteverkets inkomstjämförelse Beloppsintervall Differens Summa fakturerat Summa Ny-beräkning <-12000-27 595 34 090 6 495-10000 - -8001-34 650 64 960 30 310-8000 - -6001-28 760 51 965 23 205-6000 - -4001-63 790 155 060 91 270-4000 - -2001-81 845 265 925 184 080-2000 - -1501-28 500 147 845 119 345-1500 - -1001-24 815 170 320 145 505-1000 - -601-20 702 175 805 155 103-600 - -1-25 790 936 095 910 305 0-0 0 5 308 345 5 308 345 1-600 52 978 2 160 150 2 213 128 601-999 61 500 550 370 611 870 1000-1499 78 905 459 500 538 405 1500-1999 79 780 329 490 409 270 2000-2499 57 695 170 355 228 050 2500-2999 69 155 197 965 267 120 3000-3499 74 375 184 765 259 140 3500-3999 89 150 251 140 340 290 4000-4499 34 052 68 143 102 195 4500-4999 47 495 73 415 120 910 5000-5499 20 765 52 640 73 405 5500-5999 22 760 16 185 38 945 6000-6999 69 120 109 825 178 945 7000-7999 37 200 29 745 66 945 8000-8999 17 050 3 655 20 705 9000-9999 27 680 24 385 52 065 10000-10999 10 310 11 325 21 635 12000-12999 24 290 11 980 36 270 Total 537 813 12 015 443 12 553 256 Prognos Med utgångspunkt från vad som sagts tidigare så skulle ett avgiftskontrollsprojekt uppskattningsvis kunna inbringa någonstans mellan 525000 575000 kr i intäkter avseende 2013 års körning beroende på hur hanteringen av inkomständringarna bakåt i tiden har hanterats. Om återbetalningar har gjorts kan slutsumman bli högre. Förutom intäkten av själva avgiftskontrollen kan ett projekt av den här typen ge er möjlighet att förbättra rutinerna avseende hanteringen av placeringarna. Dessutom får ni en rättvis avgiftshantering vilket kanske är det mest viktiga. IST International Software Technology AB Växjö Arabygatan 82 Stockholm Arenavägen 27, 6 tr Info.se@ist.com 352 46 Växjö 121 77 Johanneshov www.ist.com Tel: 0470-70 71 00 Tel: 08-691 46 60 Fax: 0470-70 71 90 Fax: 08-644 22 35 30 4
TJÄNSTESKRIVELSE 9 2015-09-03 Barn- och utbildningsförvaltningen Henrik Arenvang 0581-811 86 henrik.arenvang@lindesberg.se Beslut Barn och utbildningsnämnden har fått skrivelse från vänsterpariet gällande införande av bussvärdar. (bilaga) Förvaltning anser att bussvärdar generellt inte behövs på bussar. Vid enstaka tillfällen eller vid enstaka turer kan det finnas behov. Det är upp till respektive rektor att då samråda med länstrafikens planerare. Förvaltningen föreslår Barn och utbildningsnämnden att inte införa bussvärdar. Henrik Arenvang Förvaltningschef Postadress Besöksadress Telefon/fax E-post/www Giro Organisationsnr: Lindesbergs kommun Stentäppsgatan 5 0581-810 00 vxl kommun@lindesberg.se Bankgiro 821-3134 212000-2015 711 80 Lindesberg 711 35 Lindesberg 0581-131 29 fax http://www.lindesberg.se 31
32
33
34
TJÄNSTESKRIVELSE 2015-07-30 Dnr 2015/73 606 p. 2015.1449 10 Barn- och utbildningsförvaltningen Henrik Arenvang 0581-811 86 henrik.arenvang@lindesberg.se Till Barn och utbildningsnämnden Förslag till beslut Förvaltningen föreslår nämnden att fatta beslut utifrån Revisionsrapport Granskning av styrning och ledning av skolverksamheten. 1) Uppdra till förvaltningschef att redovisa åtgärder för att utveckla sammanställningen av det systematiska kvalitetsarbetet, så att det bidrar till att ge en samlad bild för nämnden. Förslaget ska redovisas för nämnden under december 2015. 2) Uppdra till förvaltningschef påbörja det strategiska styrningsarbetet av programutbud vid gymnasieskolan. En första avrapportering ska ske till nämnden i november 2015. 3) Uppdra till förvaltningschef se över nuvarande resursfördelningsmodeller och komma med förslag på eventuella förändringar. Delrapportering under första delen av 2016, för att kunna eventuellt införas till budget 2017. Nämnden ger även förvaltningschef uppdrag att ge ett skriftligt svar till revisorerna senast 17 september 2015. Ärendets beredning Revisionsrapporten diskuterades vid arbetsutskott 10 augusti och vid nämndsammanträde 17 augusti Lindesberg 2015-08-24 Henrik Arenvang Förvaltningschef Postadress Besöksadress Telefon/fax E-post/www Giro Organisationsnr: Lindesbergs kommun Stentäppsgatan 5 0581-810 00 vxl kommun@lindesberg.se Bankgiro 821-3134 212000-2015 711 80 Lindesberg 711 35 Lindesberg 0581-131 29 fax http://www.lindesberg.se 35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
12-14 Meddelanden Barn- och utbildningsnämnden 2015-09-14 Meddelanden om kränkande behandling 3 st Delegationsbeslut: Björn Österby Beslut om skolskjuts 2015.1291 Björn Österby Beslut om skolskjuts 2015.1293 Björn Österby Beslut om skolskjuts 2015.1294 Björn Österby Beslut om skolskjuts 2015.1295 Björn Österby Beslut om skolskjuts 2015.1296 Björn Österby Beslut om skolskjuts 2015.1297 Björn Österby Beslut om skolskjuts vid växelvis boende 2015 2015.1309 Björn Österby Beslut om skolskjuts vid växelvis boende 2015 2015.1310 Björn Österby Beslut om skolskjuts 2015.1311 Björn Österby Beslut om skolskjuts 2015.1312 Björn Österby Beslut om skolskjuts 2015.1313 Björn Österby Beslut om skolskjuts 2015.1314 Björn Österby Beslut om skolskjuts 2015.1315 Björn Österby Beslut om skolskjuts 2015.1316 Björn Österby Beslut om skolskjuts 2015.1322 Björn Österby Beslut om skolskjuts 2015.1323 Björn Österby Beslut om skolskjuts 2015.1324 Björn Österby Beslut om skolskjuts 2015.1348 Björn Österby Beslut om skolskjuts vid växelvis boende 2015 2015.1392 Björn Österby Beslut om skolskjuts 2015.1523 Christian Nygren Kokvik Beslut om utträde ur särskolan Beslut om mottagande i gysär Beslut om avslag på gysäransökan 2015.1330 Henrik Arenvang Ansökan om val av förskolan Björken 2015.1282 Henrik Arenvang Ansökan val av Kunskapsskolan 2015.1283 Henrik Arenvang Ansökan val av Löa friskola 2015.1284 Henrik Arenvang Val av Löa friskola 2015.1285 Henrik Arenvang Ansökan val av Pilkrogs friskola 2015.1298 Henrik Arenvang Ansökan val av Pilkrogs friskola 2015.1299 Henrik Arenvang Ansökan val av Kunskapsskolan i 2015.1300 Örebro Henrik Arenvang Ansökan val av Pilkrogs friskola 2015.1334 Henrik Arenvang Ansökan val av Kunskapsskolan i 2015.1347 Örebro Henrik Arenvang Ansökan val av Pilkrogs friskola 2015.1352 Henrik Arenvang Ansökan val av Kunskapsskolan Örebro 2015.1388 Henrik Arenvang Ansökan val av Järntorgsskolan Nora 2015.1389 Henrik Arenvang Ansökan val av Stadsskogsskolan 2015.1390 Henrik Arenvang Ansökan val av Stadsskogsskolan 2015.1391 Henrik Arenvang Ansökan val av Storåskolan 2015.1433 Irene Eriksson Delegationsbeslut av Förskolechef 2015.1287 Om utökad tid på Stöttestenens förskola Irene Eriksson Ansökan om val av Gläntan Förskola, 2015.1422 Fellingsbro Kristina Öhrn Fortsatt placering på förskola mer än 15 h jml kap 8 5 2015.1387 51
Marta Eriksson Inackorderingstillägg 2015.1493 Peter Lundell Ansökan om val av Kristinaskolan 2015.1195 Peter Lundell Ansökan om val av Ramshyttans skola 2015.1350 Peter Lundell Ansökan val av Björkhagaskolan 2015.1421 Peter Lundell Ansökan val av Stadsskogsskolan 2015.1434 Peter Lundell Ansökan val av Rockhammars skola 2015.1435 Peter Lundell Ansökan val av Stadsskogsskolan 2015.1436 Peter Lundell Ansökan val av Fröviskolan 2015.1437 Peter Lundell Ansökan val av Stadsskogsskolan 2015.1439 Peter Lundell Ansökan val av Ekbackens skola 2015.1440 Peter Lundell Ansökan val av Stadsskogsskolan 2015.1441 Anställningsavtal: Tillsvidare 9 Vikariat 50 Tjänstledigheter 4 Samverkansprotokoll: Förhandlingsprotokoll 11-12 MBL Verksamhetsutvecklare 2015-08-21 direkt underställd grundskolechef Förhandlingsprotokoll 11-12 MBL, Budget 2016, VP 2017-2018 2015-08-21 Samverkansprotokoll 2015-06-02 Samverkan grundskola 2015-05-20 Samverkan förskola 2015-05-05 Samverkan förskola 2015-02-10 Samverkan förskola 2015-01-26 Samverkan förskola 2015-02-25 Samverkan förskola 2015-04-29 Samverkan förskola 2015-05-27 Skrivelse om Floragruppen p.2015.828 PM projekt motverkar gymnasieavhopp p. 2015.1525 52