Lättillgänglig och säker IT genom samverkan

Version 1.0 2010-03-15 IT-policy Lidköpings Kommun 2010-03-15 Lättillgänglig och säker IT genom samverkan - 1 -

Innehållsförteckning 1 Bakgrund och syfte... 3 2 Analys... 4 2.1 IT-relaterade problem ur Invånarperspektiv... 4 2.2 IT-relaterade problem ur ett Internt perspektiv... 4 2.3 Verksamhetsbehov i framtidsperspektiv... 5 2.4 Informationsteknikens möjligheter... 7 3 IT-motto... 9 4 IT-riktlinjer IT-verksamheten... 10 4.1 Vägledande principer för kommunens IT-verksamhet... 10 4.2 Övriga riktlinjer... 14 5 Bilagor... 15 5.1 Flödesschema inköp av nya system... 15-2 -

1 Bakgrund och syfte Användningen av IT aldrig har varit större. Den omfattar i princip alla områden och de flesta anställda i kommunen. Den tekniska utvecklingen vad gäller prestanda på hårdvara och kommunikation har skapat möjligheter som tidigare inte fanns. IT genomsyrar inte bara vår kommun utan även våra hem. En genomtänkt, samordnad och långsiktig satsning på IT är viktig för kommunens invånare och övriga intressenter och för utveckling av kommunens verksamheter. För att lyckas med detta krävs kunskap och kompetens samt en tydlig strategi. Samverkan med Götene kommun och Skara kommun är förutsättning för att lyckas. IT ska underlätta tillgången till kommunens information och tjänster. Kommunens invånare och andra intressenter ska enkelt få tillgång till kvalitetssäkrad information och anställda ska ha tillgång till väl fungerande och samverkande IT-stöd som underlättar och effektiviserar det dagliga arbetet. Kommunen ställer upp statens mål att det ska vara så enkelt som möjligt för så många som möjligt. Kommunens övergripande styrdokument för IT-verksamheten är denna IT-policy och IThandlingsplanen. IT-policyn anger Kommunens förhållningssätt till och inriktningen för användning och utveckling av informations- och kommunikationsteknik. Syftet med ITpolicyn är att skapa en gemensam målbild för att få alla aktörer att agera i samma riktning. ITpolicyn lyfter även fram ett antal viktiga frågor som har sin utgångspunkt i nationella styrande dokument inom IT-området: Nationell IT-policy för vård och omsorg och Nationell handlingsplan för den svenska e-förvaltningen. IT-policyn omfattar tre delar: Analys - de nuvarande problemen och identifiering av framtida utmaningar och möjligheter IT motto - de viktigaste ledorden för den framtida IT-verksamheten IT Riktlinjer - vägledande principer för IT-verksamheten, där verksamhetsnytta och ansvarsfrågor sätts i fokus. IT-handlingsplanen är ett separat dokument som beskriver och prioriterar åtgärder för att realisera kommunens IT-policy. Definitioner och begrepp: IT används här som ett samlingsbegrepp för verktyg eller lösningar baserat på informationsteknologi. System används där många personer förändrar data i en gemensam IT lösning - exempelvis ProCapita. Med applikation menar vi i första hand en IT-lösning i exempelvis MS Word eller Mulle Meck. - 3 -

2 Analys Underlaget för analysen har tagits fram i ett antal workshops där kommunens olika verksamheter varit representerade. Nedan sammanfattas de viktigaste synpunkterna (ett mer omfattande arbetsmaterialet finns samlat hos IT-strategen): 2.1 IT-relaterade problem ur Invånarperspektiv E-tjänster till invånare och organisationer Den externa webbplatsens funktionalitet behöver bli bättre och innehålla tydligare information. Det saknas funktionalitet för användarvänliga personifierade E-tjänster. Även företag och organisationer ställer krav på mer digitaliserade e-tjänster. E-tjänster i form av ärenden, ansökningar, anmälningar och informationsmaterial, historik och påminnelser efterfrågas. Tjänsterna behöver integreras i bakomliggande verksamhetssystem. Mer interaktiva e-tjänster ställer krav på att informationen är korrekt och strukturerad på ett bra sätt detta ställer krav på informationsinnehållet i de bakomliggande verksamhetssystemen. Inom Vård & Omsorg ställs kraven utifrån en nationell nivå. Det saknas styrning när digitala tjänster upphandlas och lanseras, ofta tillåts både digital och manuell registrering vilket ger ökade kostnader istället för minskade. En förutsättning för individuella e-tjänster är en säker digital identifiering. Infrastruktur för detta saknas idag. Kvalitetsjämförelser Utifrån ett invånareperspektiv finns det ett behov att jämföra kvaliteten mellan kommunala och privata utförare. Informationen behöver vara tydlig för att möjliggöra individuella val där det finns möjlighet. Detta gäller framförallt inom Skola och Vård och Omsorg. Underlaget för dessa jämförelser innebär att statistik och nyckeltal behöver tas fram. Idag sker det med stor del manuell hantering. Förbättringar kräver ökad digitalisering vilket ställer högre krav på att informationen är aktuell och adekvat. Skolan Inom skolan finns det behov att förbättra den digitala kommunikationen mellan lärare, elever och föräldrar e-post är inte tillräcklig. Detta kan hanteras av en Lärplattform vilket också ställer krav på säker digital identifiering. Det finns även ett behov att ge elever tillgång till trådlösa accesspunkter. 2.2 IT-relaterade problem ur ett Internt perspektiv Datorer En del av kommunens datorer är åldersstigna och saknar tillräcklig kapacitet det saknas inköps- och avvecklingsplanering. Mängden och typer av skrivare visar upp en spretig och icke samordnad bild. Utbildning Det är inte tydligt vilka krav som verksamheten ställer på användning av system och applikationer. Det finns kunskapsbrister både när det gäller grundläggande IT-kunskap och - 4 -

användandet av verksamhetssystem. Bristande informationskvalitet skapar kvalitetsbrister i rapporter och beslutsunderlag. E-learing används inte planerat i utbildningssyfte. Applikationer Kommunen har idag flera hundra applikationer. Samma applikation kan finnas i olika versioner. Olika applikationer och system kan användas för att lösa samma verksamhetsbehov. Överlappning av funktionalitet mellan olika applikationer och system kan innebära en osäkerhet över användningen. Vissa system och applikationer utnyttjas dåligt vilket innebär att verksamhetsnyttan aldrig uppstår. Behovet av samordning och rensning blir än större i ett samverkansperspektiv med Skara och Götene. Det finns behov av billigare kontorsprogram och riktlinjer för hur Internetbaserade applikationstjänster skall kunna användas. Verksamhetsutveckling och IT-utveckling är inte samordnad Verksamhetsutveckling inom kommunen är till stora delar decentraliserad till varje förvaltning. Det finns ett behov av gemensam utvecklingsplanering. Organisering av upphandling av system varierar mellan olika verksamheter. Gränsdragning och medverkan från GöLiSka-IT är inte tydlig bättre former för detta måste skapas. Säkerhet/inloggning/kommunikation över organisationsgränser Säkerhetsfrågan är central i dagens IT-användning. En kommun hanterar sekretessbelagd information och det finns allmänna krav på hur personuppgifter skall behandlas genom PUL. Säkerhetsfrågan har också ett viktigt driftekonomiskt perspektiv avbrott och störningar i ITdriften innebär direkta problem för verksamhetens genomförande. Nationella IT-strategin för Vård och Omsorg ställer höga krav på säkerhet i form av tillämpningsanvisningar och användning av säker identifiering smarta kort med certifikat kommer att användas för inloggning och signering. Användarna uppfattar att det är för många inloggningar och lösenord att hålla reda på, tiden som läggs på att hantera detta är stor det skapar också säkerhetsmässiga problem. Kommunen arbetar med säkerhetsramverket BITS utbildning och revidering är viktigt framöver. Det finns även ett behov av lämpliga säkerhetslösningar för elever för att kunna hantera datorer som i huvudsak hanteras av eleven själv. 2.3 Verksamhetsbehov i framtidsperspektiv Den kommunala verksamheten står inför stora utmaningar inom de närmaste åren. Befolkningsförändringar Förändringar inom befolkningsstrukturer kommer att påverka kommunernas verksamhet. På sikt kommer det att finnas färre yrkesverksamma kombinerat med en ökad rörlighet av arbetskraft, kapital och marknader. En större andel av de gemensamma resurserna kommer att läggas på service inom vård och omsorg, samtidigt som den nya äldre generationen troligen - 5 -

kommer att ställa förändrade krav på service. Detta ställer ännu högre krav på effektivisering av andra verksamheter eftersom ett markant högre skatteuttag inte är möjligt. Tuffa ekonomiska realiteter driver sammanslagning och ökad samverkan De flesta kommuner i Sverige kommer att leva under tuffa ekonomiska villkor, vilket kommer att driva krav på sammanslagningar eller ökad samverkan av verksamheter. Inom IT, Turist, Räddningstjänst, Upphandling, Miljö och Hälsa och Tekniska, Kost och lokalvård, Utskänkningstillstånd, Familjerådgivning finns redan samverkan mellan de tre kommunerna i (GöLiSka)olika konstellationer. Fler områden kan bli aktuella. Informell samverkan (nätverk, kunskapande mm ) är en förutsättning för formell samverkan på olika nivåer. Samverkan kan ha andra fördelar än rent ekonomiska: Informationen om den enskilda brukaren/kunden kan följa honom/henne vid byte av bostadsort Bättre förutsättningar för verksamhetsutveckling och effektivisering Bättre förutsättningar för att ta fram nyckel- och jämförelsetal för styrning och uppföljning Bättre förutsättningar för att skapa en fungerande marknad med ett brett utbud av bra tjänster, däribland IT-tjänster Bättre förutsättningar för forskning och verksamhetsutveckling av gemensamt intresse. En stark drivkraft är att dela på spetskompetens som den egna kommunen inte själv har möjlighet att anskaffa. Sammanslagningar och samverkan är inga lätta processer och som ofta tar ofta lång tid. Förbättrad kvalitet, konkurrens, valfrihet, individualisering och flexibilitet Ett av de tyngsta kraven på kommunen de närmaste åren handlar om att skapa mer kvalitativa, effektivare, flexiblare verksamheter som kan erbjuda fler val för invånaren. Delaktighet och medbestämmande blir viktigt, det kommer att ställa ökade krav på dokumentation och gemensamma underskrifter. Kommunen har idag både en beställare/myndighetsutövningsroll och en utförareroll. Tydligare gränsdragningar mellan dessa roller kommer att påverka utformningen av IT-systemen. Ökade krav från tillsynsmyndigheter Ökade krav från olika tillsynsmyndigheter kommer att ställa högre krav på verksamheterna. Fokus är på uppföljning, kontroll o styrning. Kvalitetsuppföljning och möjlighet till att kunna jämföra olika verksamheter blir än viktigare. Informationen skall vara tillgänglig på olika nivåer. Statistik skall kunna presenteras ner på individnivå. Idag används stora manuella resurser för att ta fram informationen här handlar det om att automatisera, vilket kräver att informationskvaliteten i systemen förbättras. Hållbar utveckling Det finns en politisk vilja att styra mot en Hållbar utveckling Tre dimensioner omfattas: Miljömässig dimension - långsiktigt bevara vattnens, jordens och ekosystemens produktionsförmåga och att minska påverkan på naturen och människans hälsa till vad de klarar av. Utgör gränsen för samhällsutvecklingen. Social dimension - bygga ett långsiktigt stabilt och dynamiskt samhälle där grundläggande mänskliga behov uppfylls. Utgör målet för samhällsutvecklingen. Ekonomisk dimension - hushålla med mänskliga och materiella resurser på lång sikt. Utgör medlet för samhällsutvecklingen. - 6 -

Satsningar på Grön-IT tar tillvara en mängd innovativa IT- och telekomlösningar som minskar miljöbelastningen inom en rad områden i samhället. Lösningar för att ersätta fysiska resor, effektivisera och optimera transporter och möten, samt styra och reglera processer inom industrin och inom boende och byggande. Målet är att det skall resultera i lägre kostnader, bättre miljönytta och högre livskvalitet. Inom kommunaltekniken ställs det allt högre krav på energiredovisning. Utbyte av elmätare ger möjligheter till mer exakt uppföljning och styrning av energianvändning. Allt mer sofistikerade GIS-system kommer att skapa bättre överblick och uppföljning inom många tekniska områden vilket kommer att snabba upp och förbättra beslutskvaliteten. Medborgarnas ökade användning av IT kommer att påverka Samhällets ökade IT-användning kommer att påverka kommunen, särskilt tydligt är det inom skola. Acceptansen för IT-baserade löningar ökar snabbt. Samtidigt måste tjänsterna vara enkla. 2.4 Informationsteknikens möjligheter Den tekniska utvecklingen inom IT är snabb och skapar varje dag nya möjligheter. En balans mellan befintlig och ny teknik måste kunna hanteras. Tekniken i sig löser inga problem utan det är förmågan att använda tekniken på rätt sätt som är avgörande. I ett framtidsperspektiv ser vi följande tendenser: Mobilitet Tillgängligheten genom ökad mobilitet kommer att fortsätta. Datorer o smarta telefoner kommer att växa ihop. Användning av trådlösa nät, smartare digitala format och effektivare webbteknik verkar också i samma riktning. Digital kommunikationsteknik kommer att finnas i många typer av tekniska apparater. Detta kommer att driva på en utveckling med mer digitalteknik i hemmet för b.la vårdnadstagare. Säkerhetslösningar och nya tjänster Säkerhetslösningar som underlättar gemensamma tjänster över kommungränserna, enklare inloggning av invånare kommer att vidareutvecklas. Internet kommer att bli en ännu större bärare av kommunala tjänster. Säkra digitala identiteter är en grundläggande förutsättning för att denna utveckling skall kunna ta fart. Nya former av möten Tekniken kommer att underlätta interaktiva digitala möten och lärande/utbildning över nätet. Smartboard / projektorer/ kameror ger möjlighet till ett annat sätt att bedriva undervisning. Applikationer Gratis mjukvara och tjänster på nätet finansierade via reklam kommer att fortsätta att öka i omfattning. Open Source skapar möjlighet till gratis eller billigare licenser Informationssammanställning och beslutsunderlag Utvecklingen mot effektivare och mer sofistikerad sammanställning av information från olika källor kommer att fortsätta. Utvecklingen av sk tjänsteorienterade arkitekturer (färdiga rutiner och moduler för att lätt kunna kommunicera information mellan system) kommer att driva på detta. Användning av beslutstödssystem kommer att öka för att sammanställa information - 7 -

från flera verksamhetssystem i syfte att effektivisera statistikframtagning, uppföljning och höja informationskvaliteten på beslutsunderlagen. Statliga myndigheter kommer att tillgängliggöra information gratis. Sammanställning av information med hjälp av GIS (Geografiska informationssystem) kommer att öka, här finns en stor potential framförallt inom fysisk planering och kommunaltekniska området. Omfattande sökmöjligheter kommer att öppna upp digitala arkiv. Digital tekniken kommer att minska pappersflöden -övergång till digitala beställningar, e-fakturor, digital internfakturering kommer att snabbas upp. Serverbaserade användardatorer Utveckling av serverbaserade användardatorer innebär att datorapplikationer körs i server istället för en lokal dator. Datorarbetsplatsen består av en skärm, tangentbord och en enklare hårdvara som kommunicerar med servern. Effektivare administration, längre livslängd på den lokala hårdvaran och mer flexibel användning av licenser är de största fördelarna. Därför är detta en utveckling som kommer att passa vissa delar av den kommunala verksamheten. Dataspelsteknik Dataspelsteknik digitala världar kommer att kunna användas för mer samhälleliga syften som exempelvis byggnation och simulerade krisövningar - 8 -

3 IT-motto Lättillgänglig och säker IT genom samverkan IT-mottot ovan bygger på tre stycken ledord: Lättillgänglig, Gôrsäker och Samverkan. Ledorden har en central betydelse för både IT-riktlinjer och IT-handlingsplanen. Nedanstående stycke ger ett antal exempel på detta. Lättillgänglig Kommunens invånare och andra intressenter ska enkelt få tillgång till kvalitetssäkrad information. E-tjänster måste vara lättillgängliga för att användas. Anställda ska ha tillgång till väl fungerande och samverkande IT-stöd - lättillgänglighet leder till användning. Användning skapar verksamhetsnytta. Verksamhetsnytta skall avgöra vilka IT-lösningar som skall användas. En E-förvaltningsplan inriktas på att skapa lättillgängliga tjänster. Intranätet skall utvecklas utifrån den anställdes roll vilket skapar lättgänglighet. En digitaliserad politikermiljö förutsätter lättillgänglighet. Projekt för ökad informationskvalitet skapar förutsättningar för lättillgänglig information. Smarta arbetsplatser inom vård och omsorg skapar lättillgängliga verksamhetsapplikationer. Säker Lagstiftning som Patientdatalag, Sekretesslag och Personuppgiftslagen ställer specifika krav på säkerhet. Kommunen måste trovärdigt kunna hantera sekretessbelagd personlig information. Säker identifiering är en grundläggande förutsättning för e-tjänster och för användning av applikationer inom ramen för Nationella IT-strategin för Vård och omsorg. Säkerhet är centralt för att invånarna skall våga använda sig av nya e-tjänster. Säkerhet innebär även att man skall kunna lita på att informationen är riktig. Det redan antagna säkerhetsramverket BITS ställer krav på förbättrad säkerhet. Både e-förvaltningsplan och en digitaliserad politikermiljö förutsätter en bra säkerhet. Samverkan Det finns en stor samsyn kring problem och utveckling mellan de tre kommunerna. Samverkan är ett av de främsta verktygen för att minska kostnader. Samverkan kan öka kvaliteten i besluten och goda exempel kan skapas. Verksamhetssamverkan underlättas om IT-lösningarna är gemensamma. God planering är en förutsättning för upphandlingssamverkan för de största verksamhetssystemen. Befintliga IT-lösningar inom ramen för samverkan mellan de tre kommunerna ska alltid prövas i första hand. Införskaffning av nya IT-lösningar skall alltid ske i samverkan. Kreativa ekonomimodeller kan behöva utvecklas för att stimulera samverkan. Samverkan är central för att skapa en teknisk infrastruktur för säker behörighetsinloggning och kommunikation. En mer aktiv samverkan kommer att finnas inom ramen för kommunalförbunden och VGR kommunen stödjer dessa initiativ. En förbättrad systemförvaltningsmodell över kommungränserna skall utvecklas. Samordning av applikationsfloran minskar överlappningar. Tydligare gemensamma rutiner för inköp, förvaltning och avveckling av klientdatorer skall genomföras. En fördjupad samordnad ITpolicy för skolan skall utvecklas. - 9 -

4 IT-riktlinjer IT-verksamheten 4.1 Vägledande principer för kommunens ITverksamhet IT-policyns uppgift är inte att styra kommunen på detaljnivå. Genom att forma ett antal vägledande principer skapas ett ramverk som skall vara styrande där detaljfrågorna avgörs. Principerna är indelade i ett antal områden enligt nedanstående bild: Koppling till Vision Koppling mellan verksamhet och IT Hur vi går tillväga Krav på användarna Uppföljning Enkel tillgång till kvalitessäkrad information (1) Verksamhetens behov IT-s möjligheter (2) Befintliga lösningar först. Samverkan (5) Krav på användarna skall vara tydligt (7) IT-Strategin skall följas och följas upp (8) IT-lösningar skall tillföra verksamhetsnytta kombineras med verksamhetsutveckling (3) Små steg i riktning mot Vision (Välja ut strategiska projekt) (6) Balans mellan gemensam infrastruktur verksamhetsbehov (4) Kommunen har följande vägledande principer: 4.1.1 Koppling till vision Uttalad Princip nr 1: Kommunens invånare och andra intressenter ska enkelt få tillgång till kvalitetssäkrad information och anställda ska ha tillgång till väl fungerande och samverkande IT-stöd som underlättar och effektiviserar det dagliga arbetet. En mångfald av system, flertal inloggningar, arbetsprocesser och ärenden utan överblick, invecklade applikationer, felaktig och svårtillgänglig information präglar dagens ITlösningar. Detta innebär att användandet och önskade effekter av användandet försvåras eller uteblir. Framtida IT-lösningar kräver involvering av anställda, elever, invånare med olika intressen, företag, myndigheter detta förutsätter lättillgänglighet vilket leder till användning. Användning måste alltid sättas i centrum. Målsättningen kräver insatser på olika nivåer: Befintliga IT-lösningar kan behöva utvecklas och förbättras. Införskaffande av nya paketerade lösningar förutsätter noggranna krav där användandet sätts i fokus. Nya specialgjorda IT-lösningar som exempelvis E-tjänster måste vara mycket enkla att använda, trots att de kan vara komplexa rent tekniskt. - 10 -

4.1.2 Koppling mellan verksamhet och IT Uttalad Princip nr 2: IT-policyn har sin utgångspunkt i invånarnas behov och därmed också verksamhetens behov och kombineras med de möjligheter som informationsteknologin skapar. IT är inget självändamål utan ett verktyg för att skapa en kvalitetssäkrad och effektiv kommunal organisation. Verksamhetens behov av förändringar på kort och lång sikt måste vara tydliga och kommunicerade till IT-organisationen detta är i första hand ledningsansvar i verksamheten. Nya innovationer inom informationsteknologin skall prövas efter lämplighet och ha sin utgångspunkt i den verksamhetsnytta den kan tillföra. IT-strategen skall ligga i framkant vad gäller att känna till och informera verksamheterna om ny teknik, nya möjligheter, ny hårdvara och nya lösningar. Kvalitetssäkrad IT innebär att rätt nivå av IT-lösning skapas hänsyn till ekonomiska aspekter är avgörande. Uttalad Princip nr 3: IT-lösningar skall alltid prövas efter den verksamhetsnytta den tillför. IT-lösningar skall alltid kombineras med nödvändig verksamhetsutveckling och kostnadseffektiviseringar. IT-lösningar är medel för att uppnå nödvändig verksamhetsutveckling: Nyttan av ITlösningar uppstår först vid användandet av dessa i verksamheten. Effektiv användning av IT-lösningar kräver ofta både utveckling av kompetenser, utveckling av arbetsrutiner och utveckling av organisation. Kostnadseffektivisering kommer att vara centralt för att minska administration och öka tid och kvalitet för medborgaren. IT-lösningar skall alltid underlätta/effektivisera den enskildes arbete. IT-lösningar skall aldrig implementeras innan nytta, verksamhetsutveckling och kostnadseffektiviseringar är klargjorda detta är ett ledningsansvar i verksamheten. IT-lösningar skall användas för att hitta nya innovativa sätt att utföra arbetet genom att skapa nya och effektivare processer. Kommunen kan behöva utveckla speciella kompetenser som kan driva och underlätta detta arbete. Nyttan uppstår ofta under lång tid efter IT-lösningen är implementerad och att följa upp detta och genomföra nödvändig verksamhetsutveckling är ett ledningsansvar i verksamheten. Utbildning är avgörande för att en ny IT-lösning skall bli lönsam snabbare och detta måste ingå i varje IT-projekt. - 11 -

Uttalad Princip nr 4: IT-satsningar i gemensam infrastruktur skall alltid avvägas mot verksamhetens krav på flexibilitet och ekonomisk förmåga Infrastrukturella gemensamma IT-lösningar är en stor del av kommunens IT-budget. En alltför stor infrastruktur kan minska utrymmet och möjligheten att genomföra viktiga verksamhetsrelaterade satsningar standardisering är inte alltid effektiv lösning på ett verksamhetsproblem. Infrastrukturella satsningar kan också tvärtom vara en förutsättning för att möjliggöra en sådan lösning. Kommunen måste aktivt i olika formeringar med GöLiSka-IT styra detta för att balansera kraven på standardisering med kraven om unika verksamhetsorienterade lösningar. 4.1.3 Hur vi går tillväga Uttalad Princip nr 5: Befintliga IT-lösningar inom ramen för samverkan mellan de tre kommunerna ska alltid prövas i första hand. Införskaffning av nya IT-lösningar skall alltid ske i samverkan. De närmaste åren kommer att präglas av hårda ekonomiska realiteter. Kommunen och den samverkan som finns inom ramen för de tre kommunerna omfattar en mängd IT-lösningar, där överlappning i funktionalitet inte är ovanlig. Samordning är ett av de främsta verktygen för att minska kostnader. Verksamhetssamverkan underlättas ofta om ITlösningarna är gemensamma. Alla verksamheter skall följa föreskriven modell (se flödesdiagram i bilaga)för samordning av befintliga och nya IT-lösningar. God planering är en förutsättning för att detta skall fungera. IT-strategen ansvarar på uppdrag av verksamheterna för att upprätta en samordnad upphandlingsplan för de större systemen i hela kommunen som årligen utvärderas. Mer kreativa ekonomimodeller kan behöva utvecklas för att stimulera samverkan, speciellt i de fall då en enskild verksamhetsdel initialt får en högre kostnad men helheten en lägre. Omfattningen av samverkan bör i framtiden utökas utanför ramen för de tre kommunerna - 12 -

Uttalad Princip nr 6: IT-lösningar bör alltid prövas och implementeras i små steg men alltid i riktning mot ITmottot Misslyckade IT-projekt är inte ovanliga: de blir för dyra, levereras inte i rätt tid och nyttan i verksamheten är inte alltid synbar. Avgränsade pilotprojekt, prototyper i medvetna satsningar kan på ett tydligare sätt synliggöra hur IT-lösningen kan komma att fungera för verksamheten samtidigt som det är lättare att göra korrekta riskbedömningar för utökningen av projekten. Målet är att skapa goda exempel som andra kan följa. Nya IT-lösningar skall införskaffas på sådant sätt så att det är möjligt att göra lämpliga avgränsningar. Att samordna och hitta avgränsade projekt som kan vara banbrytande är en central uppgift för IT-strategen. 4.1.4 Krav på användarna Uttalad Princip nr 7: Det är ett ledningsansvar i verksamheten att se till så att användarna känner till vilka krav på användning av datorer verksamheten har och att användarna har relevant IT kompetens. Kraven på datoranvändning och kompetens är otydliga idag, endast ett fåtal verksamheter har formulerat dessa krav. Eftersom det är i själva användningen av IT-lösningen verksamhetsnyttan uppstår behöver vikt läggas vid att krav och kompetens följs åt. En del användare uppfattar också datorn som sin privata egendom istället för ett arbetsredskap i tjänsten. Varje verksamhet skall fastställa kraven och säkerställa kompetensen för datoranvändning. IT-strategen skall underlätta och stödja denna utveckling. E-learning skall användas där det är möjligt. - 13 -

4.1.5 Uppföljning Uttalad Princip nr 8: IT-policyn är styrande och vägledande för IT-aktiviteterna i kommunens alla verksamheter Samordnade utvecklingsaktiviteter är en central framgångsfaktor för att uppnå verksamhetsmål. Splittring och avsaknad av helhetssyn är kostsamma. Återanvändning av olika lösningar och goda exempel är lönsamma. Innehållet i IT-policyn skall vara känt och kommunicerat till kommunens verksamheter och till strategiska IT leverantörer. Chefer har ett särskilt ansvar att känna till innehållet. Eventuella avvikelser från IT-policyns huvudlinjer skall alltid vara ett analyserat och medvetet beslut. Särskilt bör dolda IT-kostnader på förvaltningar följas upp och hanteras. Kommunens IT-strateg i samverkan med kommunchefen ansvarar för uppföljning av ITpolicyns efterlevnad. 4.2 Övriga riktlinjer Kommunen har idag ett ramverk för IT-säkerhetsfrågor BITS, detta innehåller även riktlinjerelaterade frågeställningar. Ytterligare IT-relaterade riktlinje kan komma att utvecklas om behov uppstår. - 14 -

5 Bilagor 5.1 Flödesschema inköp av nya system Arbete att stämma av med Inköp kvarstår Förslag på flödesschema för samverkan vid köp/utveckling av IT-system Behov av IT-system uppstår System finns internt System finns externt System finns Göliska Behovsinventering/ Förstudie Ja Inget köpbehov System finns externt Finns behov externt Avvakta Ja Ja Arkivera Finns avtal Ja Avrop Köpbehov uppstår Värde över x prisbb Direktupphandling Ja Inleverans av nytt IT-system Installation av nytt IT-system Värde över tröskelvärde Förenklad alt. Urvalsupph. Ja Öppen alt. Selektiv upph.. Ramavtal alt. engångsköp - 15 -