1 Regler för inköp och upphandling i Sollentuna Kommun Antagna av kommunstyrelsen 2011-03-23, 60 Reviderade av kommunstyrelsen 2012-11-28, 202 att gälla från 2013-04-01 Reviderade av fullmäktige 2013-09-18, 99, Dnr 2013/0278 KS.002 (p.4) Reviderade av kommunstyrelsen 2014-09-03, 144. Dnr 2014/0058 UPPH. 158 Reviderad av kommunstyrelsen 2016-09-08 160, Dnr 2016/0295 KS-1 Innehållsförteckning 1 Allmänt... 2 2 Organisation och befogenheter (ansvar)... 2 2.1 Kommunstyrelsen... 2 2.2 Nämnderna... 2 2.3 Den centrala inköps- och upphandlingsfunktionens ansvar...3 3 Direktupphandling... 4 3.1 Upphandlingsvärde under 28 procent av tröskelvärdet... 4 3.2 Synnerliga skäl... 5 3.3 Uppföljning... 5 3.4 Allmänhetens insyn... 5 4 Anbud från kommunens egenregiverksamhet... 6 5 Sanktioner... 6 5.1 Överprövning... 6 5.2 Skadestånd... 7 5.3 Upphandlingsskadeavgift... 7 5.4 Nämndernas ansvar... 7 6 Övrigt... 7
2 1 Allmänt Regler och tillämpningsanvisningarna baseras på lagen om offentlig upphandling (LOU) och är komplement till den av fullmäktige antagna inköp- och upphandlingspolicyn. Reglerna och tillämpningsanvisningarna omfattar alla nämnder och förvaltningar i Sollentuna kommun. Dessa regler och riktlinjer innehåller beskrivningar av processer, funktioner och roller beträffande kommunens upphandlingar och inköp, samt fastställer olika normer och bestämmelser, exempelvis värdegränser för direktupphandlingar och hur dessa ska genomföras. Beträffande miljökrav vid upphandling ger kommunstyrelsen ut särskilda regler. Vad avser upphandling enligt LOV (Lagen om Valfrihetssystem) får respektive nämnd i samråd med den centrala inköps-/upphandlingsfunktionen utfärda tillhörande regler och tillämpningsanvisningar. 2 Organisation och befogenheter (ansvar) 2.1 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen ska se till att kommunen har en kommungemensam central inköps-/upphandlingsfunktion för att - ge stöd till kommunstyrelsen i dess uppdrag att samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet, vad gäller inköps- och upphandlingsverksamheten - initiera och utarbeta förslag till uppdatering av dessa regler med tillhörande tillämpningsanvisningar - initiera och teckna ramavtal för kommunens räkning samt bedöma när avvikelser från ramavtal kan godkännas - handlägga samtliga upphandlingsärenden med ett upphandlingsvärde överstigande 28 procent av tröskelvärdet. Byggentreprenader är undantagna och handläggas av kommunstyrelsen eller trafik- och fastighetsnämnden. 2.2 Nämnderna Nämnderna ansvarar för upphandlingar (varor, tjänster och entreprenader) inom sitt anvarsområde,(vilket innebär att dessa avtal godkänns av berörda nämnder), och avropsförfaranden exempelvis förnyad konkurrensutsättning. Vid upphandling äger den beställande förvaltningen processen och ska driva den framåt. Inköpsenheten stödjer med den upphandlingsmässiga kompetensen och verkar för att upphandlingarna genomförs på ett korrekt sätt. Detta innebär ett nära samarbete mellan ansvarig upphandlare och ansvarig representant för förvaltningen. Upphandlaren står för den upphandlingsmässiga kompetensen och kvalitetssäkringen av upphandlingen
3 utifrån ett juridiskt och affärsmässigt perspektiv. Förvaltningen ansvarar för att finansiella medel finns och för att allokera lämplig personal med adekvat kompetens. Förvaltningen ska även undersöka marknadens förutsättningar och beskriva föreliggande behov av varan, tjänsten och entreprenaden och utifrån detta skriva en kravspecifikation samt utvärdera inkomna anbuds uppfyllande av kravspecifikationen. Använder förvaltningen externt konsultstöd för framtagande av kravspecifikation och stöd i övrigt gällande upphandlingens innehåll, ansvarar förvaltningen för kvalitetssäkringen av konsultens leverans. Nämnderna och förvaltningarna är vidare skyldiga att i god tid till den centrala inköpsenheten inrapportera de upphandlingar som planeras under året. Detta för att ge den centrala inköpsfunktionen överblick över de upphandlingar som ska genomföras såväl centralt som hos förvaltningarna. 2.3 Den centrala inköps- och upphandlingsfunktionens ansvar Bidra till att utveckla en kvalificerad inköpsprocess i kommunen. Verka för att lagen om offentlig upphandling fö ljs. Verka för att kommunens inköps- och upphandlingspolicy, regler och tillämpningsanvisningar följs samt löpande uppdatera dem. Verka för att miljöanpassade upphandlingar genomförs enligt kommunens riktlinjer för miljökrav samt verka för att kommunens regler för informationssäkerhet följs. Handlägga samtliga upphandlings-/inköpsärenden med ett upphandlingsvärde överstigande 28 procent av tröskelvärdet för varor och tjänster utom för byggentreprenader som handläggs av kommunstyrelsen eller trafik- och fastighetsnämnden. I erforderlig utsträckning samverka med/biträda nämnder och resultatenheter vid upphandlingar understigande 28 procent av tröskelvärdet i upphandlingsvärde. Kalla två gånger per år förvaltningschef eller motsvarande till ett planeringsmöte för rapportering av kommande upphandlingar under året samt uppföljning av aktuella avtal. Kontinuerligt kalla, av förvaltningarna utsedda inköpssamordnare, till inköpsamordnarmöten fyra gånger per år. Upprätta rabattavtal.
4 Informera om gällande ram- och rabattavtal och se till att avtalen publiceras i kommunens avtalskatalog som finns på intranätet. Uppföljning av ingångna ramavtal. Ansvara för omvärldsbevakning avseende frågor inom inköp och upphandling och utveckling på leverantörsmarknaden. Ge råd och stöd i inköps- och upphandlingsfrågor. Verka för att höja inköps- och upphandlingskompetensen i kommunen. Kontrollera leverantörers ekonomiska förhållanden med avseende på inbetalning av skatter och avgifter samt soliditet. Utveckla och driva fokuserade strategiska inköpsområden. Tillvarata möjligheter att träffa gemensamma avtal med andra kommuner och kommunala bolag. Svara för registrering och arkivering av upphandlingsärenden med värde överstigande 28 procent av tröskelvärdet för varor och tjänster. Undantagna är för byggentreprenader som handläggs av kommunstyrelsen eller trafik- och fastighetsnämnden. Svara på överprövningar (undantag byggentreprenader) med bistånd av verksamheterna när det gäller sakkunskap. 3 Direktupphandling 3.1 Upphandlingsvärde under 28 procent av tröskelvärdet Nämnderna får använda direktupphandling för upphandling av varor, tjänster och entreprenader med ett upphandlingsvärde av högst 28 procent av tröskelvärdet. Samtliga direktupphandlingar ska genomföras i enlighet med de av kommunen fastställda tillämpningsanvisningarna. Samråd med den centrala inköpsfunktionen ska alltid ske för att kontrollera att ramavtal inte finns och att värdet för den specifika direktupphandlingen inte medför att direktupphandlingsgränsen för hela kommunen överskrids. Om upphandlingens värde överstiger 100 000 kronor ska skälen för aktuellt beslut samt annat av betydelse i skrift dokumenteras enligt 15 kap. 18 LOU (dokumentationsplikt). Upprepad direktupphandling av samma vara eller tjänst är inte tillåten. 3.2 Synnerliga skäl Kommunstyrelsen äger rätt att besluta att direktupphandling överstigande ett upphandlingsvärde om 28 procent av tröskelvärdet kan få ske om det
5 föreligger synnerliga skäl eller om de omständigheter som anges i 4 kap 5-9 LOU är uppfyllda (förhandlat förfarande utan föregående annonsering). Direktupphandling kan ske i de ärenden (vård och omsorg) där den enskilde medborgarens val tillmäts betydelse och detta oavsett anskaffningens värde. Samråd ska alltid i ovan nämnda fall ske med den centrala inköpsfunktionen. 3.3 Uppföljning Ansvarig nämnd ansvarar för att upphandlade avtal följs upp med avseende på att uppdrag och leveranser utförs till avtalade villkor samt bevakar avtalstider. Inom kommunstyrelsen ansvarar respektive avdelning för att avtal följs upp inom respektive verksamhet samt bevakar avtalstider. Den centrala inköpsenheten ansvarar för att alla nämndöverskridande avtal (sk. ramavtal) följs upp. Vid upphandlingar som omsluter betydande värden ska alltid en uppföljningsplan upprättas. Uppföljningsmötena ska dokumenteras och används sedan som underlag för uppföljningsmöten med leverantören och inför kommande upphandling. Inköpsenheten, Skatteverket och Kronofogdemyndigheten säkrar också genom kontinuerliga kontroller att alla som utför uppdrag för kommunen är seriösa och bland annat sköter sina redovisningar och betalning av skatter och avgifter. Angående uppföljning av privata utförare hänvisas till Program för uppföljning av privata utförare antaget av KF?? 3.4 Allmänhetensinsyn Där så är lämpligt ska följande avtalsklausul infogas i aktuellt avtal: Leverantören är skyldig att på begäran lämna sådan information som avses i 3 kapitlet 19 a kommunallagen. Sådan begäran ska i normalfallet vara skriftlig. Informationen ska göra det möjligt för allmänheten att få insyn i hur angelägenheterna sköts. Informationen ska, om inte annat avtalats, lämnas i skriftlig form. Det åligger kommunen att i sin begäran precisera vilken information som efterfrågas. Leverantören är inte skyldig att lämna information om utlämnandet inte kan ske utan väsentlig praktisk olägenhet för leverantören, om utlämnandet strider mot lag eller annan författning eller om uppgifterna kommer att omfattas av sekretess hos kommunen.
6 Informationen som lämnats enligt första stycket ska inte anses utgöra företagshemligheter enligt lagen (1990:409) om skydd för företagshemligheter. 4 Anbud från kommunens egenregiverksamhet När kommunens egen utförarorganisation ges möjlighet att delta i upphandlingar ska upphandlingsprocessen garantera konkurrens på lika villkor för såväl egenregin/den kommunala utförarorganisationen som externa anbudsgivare. När kommunens egen utförarorganisation deltar i en upphandling ska anbudet grundas på en kalkyl som innehåller alla relevanta kostnader för egenregin. Samtliga kostnader som är förenade med den i förfrågningsunderlaget definierade tjänsten ska ingå i kalkylen, även det avkastningskrav som fastlagts av fullmäktige. Då anbud infordras ska frågan om anbudsgivares övertagande av personal, lokaler, inventarier o dyl. klargöras i förfrågningsunderlaget. Huvudregeln skall dock vara att kommunen, vid konkurrensutsättning av egenregins verksamhet, i anbudsunderlaget föreskriver att den nya entreprenören ska överta den till verksamheten befintliga personal som så önskar. För det fall kommunens utförarorganisation och den upphandlande nämnden inte kan komma överens om villkoren för övertagande av personal och/eller inventarier för det fall driften av en verksamhet ska övergå från kommunen till en extern entreprenör, skall nämnden hänskjuta frågan till kommunstyrelsen för avgörande. När egenregin deltar i upphandling och den beställande nämnden väljer att låta egenregin utföra det som upphandlingen avser, ska ett avtal (intraprenadavtal) upprättas som i tillämpliga delar följer vad som gäller för externa avtal med leverantörer. Vid beställning av egenregin ska parterna gemensamt verka för att avtal kan ingås i god tid före avtalsperiodens början. 5 Sanktioner 5.1 Överprövning Om leverantören/leverantörerna anser att kommunen brutit mot upphandlingsreglerna kan den/de ansöka om överprövning. Leverantörerna kan överpröva en upphandling på tre sätt: 1. Överprövning av upphandlingen 2. Överprövning av beslut att avbryta en upphandling 3. Överprövning av avtals giltighet 5.2 Skadestånd En leverantör kan begära skadestånd på grund av brott mot upphandlingslag-
7 stiftningen. Skadestånd ska begäras ett år från den tidpunkt då avtal har slutits mellan den upphandlande myndigheten och leverantör eller ett år från den tidpunkt avtalet förklarats ogiltigt och har vunnit laga kraft. 5.3 Upphandlingsskadeavgift Konkurrensverket kan föra talan vid allmän förvaltningsdomstol om att en upphandlandemyndighet ska åläggas att få betala en sk. upphandlingsskadeavgift, som är en sanktionsavgift som tillfaller staten. Upphandlingsskadeavgift kan exempelvis dömas ut om det skett en otillåten direktupphandling, dvs. när avtal ingåtts med en leverantör utan att det skett en annonsering trots att avtalet rätteligen skulle ha föregåtts av annonsering. Upphandlingsskadeavgiften får inte överstiga tio procent av det aktuella upphandlingskontraktets värde och den maximala avgiften som kan dömas ut är tio miljoner kronor. 5.4 Nämndernas ansvar Nämnderna ansvarar för att gällande policy, regler samt tillämpningsanvisningar om hur inköp och upphandlingar hanteras i kommunen iakttas. Vid brott mot upphandlingslagstiftningen kan ansvarig nämnd komma att få betala upphandlingsskadeavgift och/eller eventuellt skadestånd inklusive rättegångskostnader. 6 Övrigt Den centrala inköps- och upphandlingsfunktionen utfärdar tillämpningsanvisningar.