Organisationen och ansvar inom verksamheten sociala stödresurser

2013-03-26 1 (8) TJÄNSTESKRIVELSE KFKS 2013/201-001 Kommunstyrelsens verksamhetsutskott Organisationen och ansvar inom verksamheten sociala stödresurser Redovisning av uppdrag från kommunstyrelsens verksamhetsutskott Förslag till beslut Kommunstyrelsen verksamhetsutskott noterar informationen till protokollet. Produktionsdirektören har genom redovisningen i tjänsteskrivelse daterad 2013-03-26 fullgjort uppdraget i verksamhetsutskottets beslut den 4 december 2012, 80. Sammanfattning Produktionsdirektören för verksamheten sociala stödresurser, VSS, fick i uppdrag från kommunstyrelsens verksamhetsutskott att redovisa hur enheterna inom VSS kan tydliggöras som självständiga resultatenheter och också pröva en modell för en särskild omstrukturerings- och riskfond. I ärendet redovisas vilket ansvar som, verksamhetschef respektive enhetschef har enligt de formella förutsättningar som kommunstyrelsen gett i sin instruktion och delegationsordning. VSS består idag av sju självständiga verksamhetsdelar med eget resultatansvar som fungerar helt i enlighet med denna instruktion och delegationsordning. Ansvaret hos verksamhetschef inom VSS är helt likställt med rektor inom FFS. Den 1 januari 2004 avskaffades systemet för fonderingar enligt beslut av kommunfullmäktige 1. VSS inrättades i januari 2004. Produktionsdirektören gavs i enlighet 1 Av underlaget för kommunfullmäktiges beslut framgår följande: De fonderingssystem som används tolkas idag på olika sätt. Vid ekonomisk uppföljning och beskrivning av årets resultat sammanblandas driftsresultatet med fonderande medel, dvs resultat- och balansräkning. Om fonderingarna i stället hanteras i balansposten totalt kapital slipper man denna sammanblandning. Användandet av resultatutjämnings-, investeringsfond samt omstrukturerings- och riskfond bör därför avvecklas och innestående kapital i fonderna upplösas och föras över till totalt kapital. Utdrag ur tjänsteskrivelse 2003-10-01, dnr 2003/641-003 POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON E-POST SMS WEBB ORG.NUMMER Nacka kommun, 131 81 Nacka Stadshuset, Granitvägen 15 08-718 80 00 info@nacka.se 716 80 www.nacka.se 212000-0167

2 (8) med reglementet dock rätt att debitera de enskilda delarna med resultatansvar för övergripande gemensamma kostnader. Så har också skett genom åren. Verksamhetscheferna ar stort inflytande över de beslut som fattas om vad som ska avsättas för att hantera gemensamma åtaganden. Hantering av de enskilda delarnas under- respektive överskott har också varierat genom åren. En förutsättning för ett väl fungerande system för hantering av detta är dock att verksamhetsområdet uppvisar ett samlat överskott. Den fortsatta hanteringen av underrespektive överskott hanteras i enlighet med kommunstyrelsens beslut den 26 november 2012, 303. Inom ramen för arbetet med Ledning och styrning för öppenhet och mångfald som antogs av kommunstyrelsen den 11 februari 2013 53, kommer ett fortsatt arbete att göras för att tydliggöra ledning och styrning inom den kommunala produktionen. Produktionsdirektören bedömer att uppdraget om en första redovisning är genomfört och att fortsatt arbete bör ske inom ramen för det pågående utvecklingsarbetet avseende ledning och styrning inom den kommunala produktionen. Bakgrund Vid kommunstyrelsens verksamhetsutskotts sammanträde den 4 december 2012, 80 gav utskottet en i uppdrag att arbeta fram ett förslag till hur enheterna inom verksamheten sociala stödresurser, VSS, kan tydliggöras såsom självständiga resultatenheter och där också pröva en modell motsvarande inom verksamhetsområdet förskola, fritid och skola, FFS, med att alla resultatenheter avsätter en viss del av sin omsättning till en särskild omstrukturerings- och riskfond (ORF-avsättning) inom verksamhetsområdet. Uppdraget ska redovisas i en första del senast i april 2013 till verksamhetsutskottet, som då beslutar om hur arbetet ska fortsätta. Verksamheten sociala stödresurser Beskrivningen av VSS tar sin avstamp i de formella förutsättningar som kommunstyrelsen har gett i sin instruktion och delegationsordning. Definition i kommunstyrelsens instruktion av verksamheten sociala stödresurser Kommunstyrelsen har i sin instruktion definierat VSS på följande sätt. Under en för VSS lyder verksamhetschef.

3 (8) Verksamhetschef är chef för särskilt angiven del av verksamhetsområdet. Verksamhetschef kan tillsätta enhetschef med ansvar för enhet, om det medför en ändamålsenlig organisation av ansvaret för personal och arbetsmiljö. Verksamhetschef ska skriftligen definiera enhetschefens ansvarsområde. Respektive verksamhetschef har, inom ramen för gällande lagar, förordningar, föreskrifter, avtal, kommunala mål, policyer, reglementen och delegationsordningar fullständigt ansvar för inriktning, mål, organisation, ekonomi, resultat, personal, arbetsmiljö och utveckling. Produktionsdirektörens och verksamhetschefernas ansvar enligt kommunstyrelsens delegationsordning Enligt kommunstyrelsens delegationsordning är det delegerat till /verksamhetschef och enhetschef att fatta beslut i följande ärenden. 77. Upphandlingar upp till ett värde av Produktionsdirektör en miljon kronor per år för maskiner och inventarier 500 000 kronor för tjänster 78. Besluta om gemensamma kostnader och Produktionsdirektör fonderingssystem 80. Användning av fonderade medel2 Produktionsdirektör 81. Reduktion av underskott3 Produktionsdirektör 82. Anställning av rektor/verksamhetschef eller Produktionsdirektör annan personal direkt underställd 83. Avstängning, disciplinpåföljd, uppsägning eller avsked av rektor/verksamhetschef eller personal direkt underställd 84. Återbesättningsprövning, dra in och förändra sysselsättningsgrad för rektor/verksamhetschef eller personal direkt underställd 85. Besluta om lön för rektor/verksamhetschef eller personal direkt underställd 86. Anställning av personal inom verksamhetschefs/rektors ansvarsområde 87. Avstängning, disciplinpåföljd, uppsägning eller avsked av personal inom verksamhetschefs/rektors ansvarsområde 88. Återbesättningsprövning, dra in och förändra sysselsättningsgrad för personal verksamhetschefs/rektors ansvarsområde 89. Besluta om lön för personal inom verksamhetschefs/rektors ansvarsområde Produktionsdirektör efter samråd med stadsdirektören Produktionsdirektör Produktionsdirektör efter samråd med stadsdirektören Verksamhetschef Verksamhetschef efter samråd med Verksamhetschef Verksamhetschef efter samråd med 90. Anställning av personal inom enhet Enhetschef

4 (8) 91. Avstängning, disciplinpåföljd, uppsägning eller avsked av personal inom enhet Verksamhetschef efter samråd med Verksamhetschef 92. Återbesättningsprövning, dra in och förändra sysselsättningsgrad för personal inom enhet 93. Besluta om lön för personal inom enhet Enhetschef efter samråd med verksamhetschef 94. Besluta om ändring av rutiner i antagen Verksamhetschef dokumenthanteringsplan Så fungerar verksamheten sociala stödresurser Verksamheterna inom verksamhetsområdet sociala stödresurser består idag av sju självständiga verksamhetsdelar var och en med eget resultatansvar. Vardera verksamhetschef har fullt resultatansvar och gör självständigt sin budget och samtliga uppföljningar under året. Denne genomför också analyser av avvikelser i resultat, föreslår och genomför åtgärder för att komma till rätta med avvikelser. Alla verksamhetschefer inom VSS tecknar ett resultatkontrakt med en. Ansvaret regleras i kommunstyrelsens delegationsordning och instruktion. Ansvaret hos verksamhetschef inom VSS är helt likställt med ansvar hos rektor inom FFS. Ytterligare förtydliganden av ansvar för de olika chefsnivåerna verksamhetschef och kommer också att utredas vidare inom ramen för Ledning och styrning för öppenhet och mångfald (KFKS 2012/577-001), se nedan om detta. I samband med att kommunfullmäktige antog nytt reglemente för ekonomistyrning att gälla från 1 januari 2004 avskaffades det tidigare systemet för fonderingar (resultatutjämningsfond, investeringsfond samt omstrukturerings- och riskfond). VSS inrättades från januari 2004. Verksamhetschefen (nu en) gavs rätt att besluta om att debitera varje enhet med resultatansvar avseende kostnader som är gemensamma för hela verksamhetsområdet. VSS införde från start ett system med att debitera de enskilda delarna med resultatansvar för gemensamma kostnader med en procentsats av budgeterade intäkter. Procentsatsen har varierat något genom åren, men avser att täcka, verksamhetsstöd och andra gemensamma kostnader. Verksamhetscheferna har stort inflytande över de beslut som fattas om de medel som avsätts för gemensamma åtaganden. Hantering av under- respektive överskott på de enskilda delarna av verksamhetsområdet har hanterats olika genom åren. Under flera år beslöt verksamhetschef (nu en) om att enskilda enheter enligt gällande principer kunde få med sig ett positivt eller negativt eget kapital som skulle kunna användas eller fonderas respektive hämtas in under nästkommande år. En förutsättning för att kunna hantera det på ett sådant sätt är dock att verksamhetsområdet också uppvisar ett samlat överskott.

5 (8) Beslut under 2012 om hantering av under- och överskott En översyn av regler för gemensam fondering, hantering av under- och överskott med mera kommer att ske i enlighet med kommunstyrelsens beslut den 26 november 2012, 303 Fastställande av driftbudget och ingående totalt kapital för intäktsfinansierade verksamheter 2011 och 2012 (KFKS 2010/268-041). Kommunstyrelsen beslutade där följande, som berör nu aktuell fråga: Kommunstyrelsen antar kompletterande ekonomistyrregler för produktionsverksamheterna i enlighet med stadsledningskontorets tjänsteskrivelse med den ändringen att det är internbudget för verksamheterna också beslutar om storleken på de avsättningar enheterna ska göra till den s.k. omstrukturerings- och riskfonden ORF-avsättningarna. Under 2012 har ORF-avsättningarna varit 1,0 % och i den antagna Mål & Budget 2013-2015 har skapats utrymme för en höjning av 0,5 % till 1,5 % i syfte att underlätta för FFS att sammantaget kunna få ett positivt resultat för 2013 även om några enheter fortsatt har ansträngd ekonomi. De kompletterande styrreglerna är som följer. Grundförutsättning: Vardera verksamheten inom produktionsområdet ska i budget sträva efter att ha ett överskott på 0,5 % av omsättningen. Gemensam fondering: Kommunstyrelsen bemyndigar i delegationsordningen en att inom ramen för befintligt fonderingssystem besluta om nivån för den gemensamma fonderingen inom produktionsområdet och om hur fonderade medel ska fördelas för under- och överskott under respektive budgetår. Hantering av underskott: Verksamhet som visar underskott ska göra motsvarande kontrollbalansräkning och ta fram en åtgärdsplan. Om verksamheten kan redovisa åtgärder för ekonomi i balans och framtida överskott, reduceras underskottet. Reduktion sker med maximalt belopp motsvarande vad verksamheten genererat i överskott. När verksamheten åter genererar överskott, avskrivs tidigare underskott med belopp motsvarande det genererade överskottet, under förutsättning att produktionsområdet visar ett samlat överskott. Kommunstyrelsen bemyndigar en i delegationsordning att besluta om denna reduktion. Kontrollbalansräkningen och åtgärdsplanen ska bifogas tertialbokslutet. Hantering av överskott Överskott ska fonderas. För fondering gäller att maximalt 5 % av en verksamhets omsättning per år får fonderas, med ett takbelopp på 5 miljoner kronor. Fonderade medel får användas endast om produktionsområdet visar ett samlat överskott. Fonderade medel får inte användas till sådant som ökar driftkostnaderna.

6 (8) Kommunstyrelsen bemyndigar en i delegationsordningen att godkänna användning av fonderade medel. I underlaget för kommunstyrelsens beslut anges följande i stadsledningskontorets tjänsteskrivelse. Nedan angivna frågor behöver ses över i ett större sammanhang för en långsiktigt hållbar ekonomisk styrning. En sådan översyn ska också beakta vad som framkommer i den granskning som kommunfullmäktiges revisorer nu genomför av ekonomistyrningen inom den kommunala produktionen. Gemensam fondering: Regler för gemensam fondering, regler i delegationsordningen om vem som beslutar om nivåer, användning och grunder för fördelning. Hantering av underskott: En transparent skuldsaneringsmodell med tydliga krav på verksamheterna som till exempel kontrollbalansräkning och åtgärdsplaner. Tydliga regler i delegationsordningen om vem som fattar vilka beslut. Hantering av överskott: Tydliga regler om hur stora överskott får bli, regler för fondering och under vilka förutsättningar fonderade överskott får användas. Tydliga regler i delegationsordningen om vem som fattar vilka beslut. Ytterligare åtgärder för att undvika att stora underskott uppstår: - Regler för budgetering av överskott - Flexibilitet i lokalanvändningen, något som måste vägas mot kommunens roll som fastighetsägare. - Rutiner och regler för vilket underlag som ska finnas för överväganden som innebär strategiska beslut och vem som ansvarar för att ta fram vilka delar av underlaget. - Förtydligad ansvarskedja och tydligare krav på beslutsunderlag när beslut måste fattas huruvida en verksamhet långsiktigt inte kan generera ett stabilt överskott ska läggas ned eller om den av strategiska skäl ska behållas. Tydliga och förutsägbara regler för de ekonomiska konsekvenserna av ett beslut att fortsätta verksamheten måste tas. Beslut om utveckling av de kommunala produktionsverksamheterna Kommunstyrelsen beslutade den 11 februari 2013, 53, att ställa sig bakom den utvecklingsplan för ledning och styrning som stadsdirektören har tagit fram. En del i denna utvecklingsplan avser det som nämnts ovan om ledning och styrning av verksamhetsresultat och ekonomi inom den kommunala produktionen och säger följande. Bakgrund Verksamheterna inom den kommunala produktionen skapar mycket goda verksamhetsresultat, men har problem med ekonomistyrningen, uppföljning av ekonomi och att hålla en ekonomi i balans. Revisorernas granskning av produktionen under hösten 2012 visar bl.a. på brister i övergripande styrning och ledning

7 (8) samt uppföljning från kommunstyrelsens verksamhetsutskott, stadsdirektör och er. Konsultföretaget Preeras studie hösten 2012 om ekonomistyrning i praktiken visade också på bristande förtroende mellan dem som arbetar med ekonomistyrning centralt och lokalt. Målbild Mål, uppdrag, ansvar grundläggande värdering och principer för ledning och styrning. Verksamhetsområdena är tydliga och vettigt organiserade samt effektiva att styra och leda. Konkurrensneutralitet råder inom alla områden. Ekonomistyrningen och uppföljning av ekonomin fungerar väl. och roller för verksamhetsutskott, direktörer och rektorer/verksamhetschefer inom den kommunala produktionen är tydliga och ligger i linje med Nacka kommuns vision, Samtliga verksamheter har goda verksamhetsresultat och en ekonomi balans. Arbetet leds av stadsdirektören och genomförs tillsammans med direktörer (inkl biträdande direktör), rektorer och verksamhetschefer inom den kommunala produktionen. Arbetet kommer att omfatta de synpunkter som revisorerna har framfört i revisionsrapport nr 3/2012, granskning av ekonomi- och verksamhetsstyrning inom den kommunala produktionen. I revisionsrapporten har revisionerna lämnat fjorton förslag med syfte att bidra till bättre förutsättningar för ekonomistyrningen inom den egna produktionen. Över- och underskott inom verksamheten sociala stödresurser Av kommunstyrelsens instruktion och delegationsordning följer att en verksamhetschef inom VSS har fullt resultatansvar. Om det behöver förtydligas eller beskrivas på ett annat sätt än idag ska förändringar ske genom att kommunstyrelsen ändrar som minst i sin instruktion, möjligen även i delegationsordningen. Verksamheterna inom VSS har under flera års tid genomfört ständiga effektiviseringar som konsekvens av de år då checkuppräkningarna har varit lägre än exempelvis löneökningar och andra kostnadsökningar. Flera enheter hade till slut kommit tillvägs ände i att skära ner mer på den egna fast anställda personalen. Det kan dock uppkomma lägen med underskott eller överskott av personal under kortare perioder t ex vid ökad sjukfrånvaro eller låg beläggning. Så med det huvudsakliga syftet att trots allt ytterligare kunna finna vägar till än mer kostnadseffektivt resursutnyttjande av personal, fattades beslutet att avsätta gemensamma pengar för att införa flexibel arbetstidsmodell samt en gemensam bemanningsfunktion för att hantera det hela. De självständiga verksamheterna inom VSS avsätter en del av sin omsättning för att finansiera detta. För verksamheterna inom VSS skulle en ytterligare debitering med någon procentenhet till en fond i dagsläget enbart orsaka ytterligare underskott. Den satsning man valt att göra är att genom en bemanningsfunktion och arbetstidmodell åstadkomma en så effektiv resursanvändning som möjligt utan att äventyra kvalitet i vården. Det främsta fokuset inom verksamhetsområdet är att finna vägar till att få en ekonomi i balans.

8 (8) Produktionsdirektörens redovisning De olika verksamheterna inom VSS är självständiga genom beslut fattade av kommunstyrelsen. VSS har inte infört fonderingssystem eftersom dessa precis hade avskaffats av kommunfullmäktige när verksamhetsområdet bildades. VSS införde från start ett system med att debitera enheterna med resultatansvar för gemensamma kostnader med en procentsats av budgeterade intäkter. Procentsatsen har varierat något genom åren, men avser att täcka, verksamhetsstöd och andra gemensamma kostnader. Kommunstyrelsen har i avvaktan på en översyn av ekonomistyrreglerna antagit kompletterande sådana för produktionsverksamheterna, som gäller under år 2013. Det pågår ett utvecklingsarbete avseende ledning och styrning av ekonomi och verksamhetsansvar inom den kommunala produktionen och det finns inga skäl att föregripa det eller översynen av ekonomistyrreglerna genom att nu ta fram något särskilt för VSS. VSS har med det huvudsakliga syftet att finna ytterligare vägar till än mer kostnadseffektivt resursutnyttjande av personal, infört ett system med gemensamma medel för att införa flexibel arbetstidsmodell och en gemensam bemanningsfunktion för att hantera det hela. De självständiga verksamheterna inom VSS avsätter en del av sin omsättning för att finansiera detta. Med detta bedömer undertecknad att uppdraget från kommunstyrelsens verksamhetsutskott är utfört. Anette Böe Produktionsdirektör