ÖSTRA SKÅNES HJÄLPMEDELSNÄMND PROTOKOLL 2012-11-15 Tid och plats: Torsdagen den 15 november 2012, klockan 13.30 15.10 i Hjälpmedelscentrum Östra Skånes lokaler Kabelvägen 17, Kristianstad. Beslutande Bo Silverbern, ordförande, Kristianstad (M) Marianne Eriksson, vice ordf, Kristianstad (S) Pia Ingvarsson, Simrishamn (S) Berit Lundström, Sjöbo (M) Inger Ekelund, Skurup (FP) Kerstin Andersson, Hässleholm (C) Ulla-Britt Persson, Ystad (C) Elisabeth Stenberg Michalski, Bromölla (S) Närvarande ersättare Rolf Delcomyn, Hässleholm (S) Lisbeth Thorsson, Kristianstad (FP) Lilian Borén, Ystad (S) Tjänstemän Ingrid Rasmusson, hjälpmedelschef, Hjälpmedelscentrum Östra Skåne Lejla Smailagic, ekonom, Hjälpmedelscentrum Eva Dahlqvist, sekreterare Övriga närvarande Justerare Pia Ingvarsson Paragrafer som protokollet omfattar: 13 20 Plats och tid för justeringen: Omsorgsförvaltningen, Kristianstad kommun Underskrifter: Sekreterare Eva Dahlqvist Ordförande Bo Silverbern Ledamot Pia Ingvarsson...... ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ: Östra Skånes Hjälpmedelsnämnd : 2012-11-15 Datum då anslaget sätts upp: 2012- Datum då anslaget tas ned: 2012- Förvaringsplats för protokollet: Omsorgsförvaltningen Kristianstad Underskrift:
KRISTIANSTAD KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(10) ÖSHN 13 Protokoll från Östra Skånes Hjälpmedelsnämnd AU Protokoll från Östra Skånes Hjälpmedelsnämnd AU 2012-10-29 delges Östra Skånes Hjälpmedelsnämnd. Östra Skånes Hjälpmedelsnämnds beslut - Informationen tas till dagens protokoll
KRISTIANSTAD KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2(10) ÖSHN 14 Informationsärenden Information om - Protokoll från ledningsgruppsmöte 2012-09-05 - HÖS-bladet, September 2012, inkl bilaga - Protokoll från HÖS samverkansgrupp 2012-08-23 - Information om vad som händer med valfrihetssystem inom hjälpmedelsområdet (regeringens beredning) - Granskning av delårsrapport för Östra Skånes Hjälpmedelsnämnd Beslut Till handlingarna
KRISTIANSTAD KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3(10) ÖSHN 15 Ekonomi- och verksamhetsuppföljning kvartal 3, 2012 Dnr HMN 2012/22 Hjälpmedelscentrum Östra Skåne (HÖS) tog över ansvar för lyftservice 1 oktober 2011 och det första året har avlöpt mycket bra. Totalt har det gjorts 1725 förebyggande underhåll på lyftar/skensystem samt 410 reparationer på lyftar. Under årets nio första månader har det fortsatts lägga fokus på att få ordning och reda på lager och lagersaldon (i enlighet med intern kontroll 2012). Perioden januari-september 2012 visar positivt ekonomiskt resultat för samtliga tre verksamheter: 813 tkr för HÖS drift, 73 tkr för serviceverksamheten samt 93 tkr för transportverksamheten. Sesam lagerekonomi visar ett negativt resultat på -15 tkr. Totalt resultat för perioden januariseptember är således 965 tkr. Hjälpmedelscentrum Östra Skåne tjänsteutlåtande 2012-10-15 Hjälpmedel- Inköp, försäljning, fakturerat belopp jan-sept 2012, bilaga 1a Hjälpmedel- Inköp, försäljning, fakturerat belopp 2011-2012 kv 3 bilaga 1 b Månadsrapport tom 2012-09-30 med helårsprognos, bilaga 2 Serviceverksamheten jmf kv 3 2011-2012, bilaga 3 Hjälpmedelscentrum Östra Skånes förslag till beslut Östra Skånes Hjälpmedelsnämnds AU föreslås besluta att till Östra Skånes Hjälpmedelsnämnd föreslå att: Godkänna föreliggande ekonomi- och verksamhetsuppföljning t.o.m. september 2012 Östra Skånes Hjälpmedelsnämnds arbetsutskotts förslag till beslut Östra Skånes Hjälpmedelsnämnds AU föreslår Östra Skånes Hjälpmedelsnämnd att Godkänna föreliggande ekonomi- och verksamhetsuppföljning t.o.m. september 2012 Östra Skånes Hjälpmedelsnämnds beslut Östra Skånes Hjälpmedelsnämnd godkänner föreliggande ekonomi- och verksamhetsuppföljning t.o.m. september 2012
KRISTIANSTAD KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4(10) ÖSHN 16 Rapporteringstidpunkter i Östra Skånes hjälpmedelsnämnd Dnr HMN 2012/17 Omsorgsförvaltningen i Kristianstads kommun har gett i uppdrag till Östra Skånes hjälpmedelsnämnd att utreda konsekvenser av ev. ändra rapporteringstidpunkter för verksamhets- och ekonomirapportering från nuvarande kvartal till tertial fr.o.m. år 2013. Samtliga tio kommuner har svarat att de inte ser några hinder i att rapporteringstidpunkterna för verksamhets- och ekonomirapportering ändras till tertial fr.o.m. 2013. Hjälpmedelscentrum Östra Skåne, tjänsteutlåtande 2012-10-15 Omsorgsförvaltningens tjänsteutlåtande, Östra Skånes hjälpmedelsnämnd 2012-09-13 Hjälpmedelscentrum Östra Skånes förslag till beslut Östra Skånes Hjälpmedelsnämnds AU föreslås besluta att till Östra Skånes Hjälpmedelsnämnd föreslå att: - ändra rapporteringstidpunkterna för verksamhets- och ekonomirapportering från kvartal till tertial fr.o.m. 2013-01-01 Östra Skånes Hjälpmedelsnämnds arbetsutskotts förslag till beslut Östra Skånes Hjälpmedelsnämnds AU föreslår Östra Skånes Hjälpmedelsnämnd att: - ändra rapporteringstidpunkterna för verksamhets- och ekonomirapportering från kvartal till tertial fr.o.m. 2013-01-01 Östra Skånes Hjälpmedelsnämnds beslut Östra Skånes Hjälpmedelsnämnd beslutar att: - ändra rapporteringstidpunkterna för verksamhets- och ekonomirapportering från kvartal till tertial fr.o.m. 2013-01-01
KRISTIANSTAD KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5(10) ÖSHN 17 Styrkort 2013 Dnr HMN 2012/24 Hjälpmedelscentrum Östra Skåne (HÖS) har upprättat ett förslag till styrkort 2013. Huvudsakliga förändringar vad gäller mål i styrkortet är följande: - Medborgare: Öka samverkan med Region Skåne - Utveckling: Utreda eventuellt övertagande av sänghantering samt utreda transportverksamheten. Påbörja utredning och riskbedömning om verksamhetens nuvarande lokalutrymme är tillräckligt. - Medarbetare: Utifrån medarbetarenkät 2012 ta fram en handlingsplan och upprätta mål. - Ekonomi: Öka målet till att 85 % av arbetsorderna Reparation och Anpassning efter utleverans ska vara påbörjade inom 5 arbetsdagar (tidigare 80 %). Införskaffa handdatorer till retur- och godsmottagning. Hjälpmedelscentrum Östra Skåne, tjänsteutlåtande 2012-10-15 Förslag till styrkort 2013 Hjälpmedelscentrum Östra Skånes förslag till beslut Östra Skånes Hjälpmedelsnämnds AU föreslås besluta att till Östra Skånes Hjälpmedelsnämnd föreslå att: anta styrkort 2013 enligt föreliggande förslag. Östra Skånes Hjälpmedelsnämnds arbetsutskotts förslag till beslut Östra Skånes Hjälpmedelsnämnds AU föreslår Östra Skånes Hjälpmedelsnämnd att: anta styrkort 2013 enligt föreliggande förslag. Östra Skånes hjälpmedelsnämnds beslut Östra Skånes hjälpmedelsnämnd beslutar att anta styrkort 2013 enligt föreliggande förslag.
KRISTIANSTAD KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6(10) ÖSHN 18 Granskningsrapport över intern kontroll 2012 Dnr HMN 2012/23 Kristianstads kommun, Kommunfullmäktige 2001-12-11 ( 138) har beslutat att styrelser och nämnder årligen ska anta planer för uppföljning av den interna kontrollen. Omsorgsnämnden beslutade i mars 2002 om lokala regler och rutiner för intern kontroll. Dessa innebär att omsorgsnämnden varje år skall föreläggas förslag om uppföljning av den interna kontrollen innehållande olika granskningsområden valda utifrån en förvaltningsspecifik väsentlighets- och riskbedömning. Tidigare åren hade rapportering till nämnden skett i samband med behandlingen av årsboklutet. År 2011 beslutade Kommunledningskontoret om en ny tidplan, vilket innebär att rapporteringen av intern kontroll ska ske under granskningsåret. Internkontrollarbetet för Hjälpmedelscentrum Östra Skåne har sedan år 2009 en egen internkontrollplan. Tidigare år följdes omsorgsförvaltningens plan för uppföljning av internkontroll. Detta är inte möjligt sedan 2009, då omsorgsförvaltningens internkontrollplan styrts om till verksamhetskontroller. Hjälpmedelscentrum Östra Skåne, tjänsteutlåtande 2012-11-06 Plan för resultat och uppföljning av intern kontroll 2012, bil 1 Sammanfattning och resultat av arbetet med intern kontroll 2012, bil 2 Plan för uppföljning av intern kontroll 2013, bil 3 Hjälpmedelscentrum Östra Skånes förslag till beslut Östra Skånes Hjälpmedelsnämnds AU föreslås att till Östra Skånes Hjälpmedelsnämnd föreslå att: godkänna granskningsrapport över den interna kontrollen 2012, enligt bilaga 1. ange sitt ställningstagande i pkt 4 i blanketten "Sammanfattning och resultat av arbetet med intern kontroll 2012", bilaga 2. anta plan för uppföljning av den interna kontrollen 2013, enligt bilaga 3 Östra Skånes Hjälpmedelsnämnds arbetsutskotts förslag till beslut Östra Skånes Hjälpmedelsnämnds AU föreslår Östra Skånes Hjälpmedelsnämnd att:
KRISTIANSTAD KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7(10) godkänna granskningsrapport över den interna kontrollen 2012, enligt bilaga 1. ange sitt ställningstagande mycket god i pkt 4 i blanketten "Sammanfattning och resultat av arbetet med intern kontroll 2012", bilaga 2. Anta plan för uppföljning av den interna kontrollen 2013, enligt bilaga 3 Östra Skånes hjälpmedelsnämnds beslut Östra Skånes Hjälpmedelsnämnd beslutar godkänna granskningsrapport över den interna kontrollen 2012, enligt bilaga 1. ange sitt ställningstagande mycket god i pkt 4 i blanketten "Sammanfattning och resultat av arbetet med intern kontroll 2012", bilaga 2. anta plan för uppföljning av den interna kontrollen 2013, enligt bilaga 3.
KRISTIANSTAD KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8(10) ÖSHN 19 Revidering av Östra Skånes hjälpmedelsnämnds delegationsordning Dnr HMN 2012/25 Delegationsordning för Östra Skånes hjälpmedelsnämnd fastställdes vid nämndens bildande 2002 och har därefter aldrig reviderats. Behov av revidering föreligger enligt nedan: Enhetschef titel är ändrad till hjälpmedelschef Beslut rörande ekonomi, Kontrakt och avtal Den gällande delegationsordningen överensstämmer inte fullt ut med värdkommunens omsorgsnämnds delegationsordning. Förslaget angående delegation är i enlighet med värdkommunens omsorgsnämnds delegationsordning. Kontrakt och avtal på högst 10 basbelopp och kortare tid än tre år delegeras till förvaltningschef. Beslut rörande ekonomi, Inköp I den gällande delegationsordningen saknas delegation gällande inköp. Förslaget angående delegation för inköp är i enlighet med värdkommunens omsorgsnämnds delegationsordning. Det är lägst behörighet certifierade direktinköpare och certifierade direktupphandlare som gäller samt att inköp för belopp över 287 000 kr delegeras till förvaltningschef med rätt att vidaredelegera till certifierad upphandlare. Beslut rörande personal I den gällande delegationsordningen är det vidaredelegerat till enhetschef (numera hjälpmedelschef) angående beslut om avsked/uppsägning samt beslut om disciplinära åtgärder. Förslaget angående delegation för personal är i enlighet med värdkommunens omsorgsnämnds delegationsordning samt riktlinjer från personalkontoret, Kristianstads kommun. Hjälpmedelscentrum Östra Skåne, tjänsteutlåtande 2012-10-15 Förslag på delegationsordning Östra Skånes hjälpmedelsnämnd Revidering av Generella bestämmelser rörande delegation för Östra Skånes hjälpmedelsnämnd Tidigare tjänsteutlåtande 2003-01-14 Tidigare delegationsordning Tidigare Generella bestämmelser rörande delegation för Östra Skånes hjälpmedelsnämnd
KRISTIANSTAD KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9(10) Hjälpmedelscentrum Östra Skånes förslag till beslut Östra Skånes Hjälpmedelsnämnds AU föreslås besluta att till Östra Skånes Hjälpmedelsnämnd föreslå att: godkänna revidering av delegationsordning enligt förslag Östra Skånes Hjälpmedelsnämnds arbetsutskotts förslag till beslut Östra Skånes Hjälpmedelsnämnds AU föreslår Östra Skånes Hjälpmedelsnämnd att: godkänna revidering av delegationsordning enligt förslag Östra Skånes hjälpmedelsnämnds beslut Östra Skånes hjälpmedelsnämnd beslutar att godkänna revideringen av delegationsordningen enligt förslaget
KRISTIANSTAD KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10(10) ÖSHN 20 Sammanträdestider för Östra Skånes hjälpmedelsnämnd och dess arbetsutskott Dnr HMN 2012/27 Ordförandens förslag till Östra Skånes Hjälpmedelsnämnd Östra Skånes hjälpmedelsnämnds beslut Östra Skånes hjälpmedelsnämnd beslutar med ändring i tid för arbetsutskottet till kl 13.30 samt maj månads sammanträdesdatum att: Östra Skånes Hjälpmedelsnämnd samt dess arbetsutskott sammanträder enligt nedan Plats: Kabelvägen 17, Kristianstad Arbetsutskott 13.30 Östra Skånes Hjälpmedelsnämnd 13.30 Måndag 18 februari Måndag 20 maj Måndag 23 september Måndag 18 november Torsdag 7 mars Torsdag 13 juni Torsdag 10 oktober Torsdag 5 december