Verksamhetsbeskrivning 1 Bakgrund 1.1 Nulägesbeskrivning operativa processer Skapa utbildningsutbud Innan en utbildning kan erbjudas studenterna måste först en kursplan (för kurser) eller utbildningsplan (för program) skapas. Kursplan och utbildningsplan utformas av lärare och skickas till institutionsnämnden som fattar beslut om att den skall inrättas. När kursplanen är inrättad läggs den in i kursdatabasen Selma. En kursplan innehåller följande information: Utbildningsnivå, Nivå/successiv fördjupning, Huvudområde(n) och successiv fördjupning, Betygsskala, Inrättad, Giltig från, Behörighet. En utbildningsplan omfattar två eller flera kursplaner och identifieras med en prohramkod. Figur 1 Exempel på kursplan Inför varje antagning VT och HT bestämmer institutionerna kursutbudet d.v.s. vilka program, fristående kurser, programkurser och kurspaket (ett kurspaket består av flera kurser) som ska erbjudas och göras tillgängliga för studenterna. Dessa utbildningserbjudanden läggs in i kursdatabasen. Ett kurserbjudande (fristående kurs eller programkurs) måste alltid vara kopplad till en och bara en kursplan, men en kursplan kan vara kopplad till flera kurserbjudanden. Ett programerbjudande måste alltid vara kopplat till en utbildningsplan. En utbildningsplan kan vara relaterad till 0 eller flera programerbjudanden.
Dessa utbildningserbjudanden görs tillgängliga för studenterna genom att de skickas från kursdatabasen Selma till Utbildning och HögskoleRådets (UHR) Databas. Samtidigt skickas dessa utbildningserbjudanden till informationssystemet Uppdok/Ladok. Figur 2 Exempel på utbildningserbjudanden Studentrekrytering (Recruitment) Studenterna gör sina val i www.studera.nu som använder de utbildningserbjudanden som nu finns i UHR s databas. Varje utbildningserbjudande i form av fristående kurs, programkurs, kurspaket eller program har en anmälningskod som används av studenterna när de anmäler sig till programmet, programkurs, fristående kurs eller kurspaket. www.studera.nu är ett informationssystem som UHR ansvarar för. Systemet tillhandahåller information till sökande, sökmotorn Hitta utbildning samt Dina sidor. Studenterna anmäler sig till antagningen via studera.nu och antagning av studenter sker via ett urval som sker i informationssystemet NyA som också använder UHR's databas. Hur antagningsprocessen går till mer i detalj finns beskrivet på www.studera.nu En student identifieras med hjälp av personnummer eller i fallet med utländska studenter genom ett temporärt personnummer. Förutom detta finns information om för- och efternamn, bostadsadress och postadress. En privatperson blir student vid ett universitet/högskola när personen blir antagen på ett utbildningserbjudande för första gången. En student kan vara antagen på flera utbildningserbjudanden, och ett utbildningserbjudande kan ha flera studenter. Efter att antagningen har skett skickas uppgifter om antagna studenter på program, kurspaket, fristående kurs och programkurs över till Ladok. Registrering av studenter (Enroll Students)
Registrering I Ladok skapas ett kurstillfälle för varje kursplan som ingår i ett kurserbjudande och kurspaket. Ett programtillfälle finns skapat för varje programerbjudande. När informationen om antagna studenter mottas i Ladok matchas utbildningserbjudandena och antagningarna mot dessa kurstillfällen och programtillfällen. Innan kurstillfället startar måste studenterna registrera sig på de kurstillfällen som de har för avsikt att delta på. Studenten kan bara ha en registrering på ett och samma kurstillfälle men studenten kan ha flera registreringar på olika kurstillfällen. En student kan vara fortsättningseller omregistrerad på samma kurskod (kursplan). Detta är viktigt att urskilja genom att universitetet bara får betalt för förstagångsregistreringen på kurskoden, och studenten kan bara beviljas studiemedel för kurstillfällen som hen är registrerad på. Ett kurstillfälle identifieras med hjälp av följande attribut: kurskod, starttermin, kurstakt, kurstid, undervisningsform, kursomgång och finansieringsform. Ett kurstillfälle kan också ha olika prov som kursen examineras mot. Detta kallas för en provuppsättning och identifieras av en provkod. Det kan vara projektarbete, laborationer, tentamen etc. Varje prov utgör en betygsgrundande del av ett kurstillfälle. Kursgenomförande (Educate) Efter det att studenterna registrerat sig på ett kurstillfälle inleds undervisningen. Under kurstillfällets gång används informationssystemet Studentportalen för kommunikation mellan lärare och studenter. För att detta informationssystem ska kunna användas måste först information om kurstillfällen och registrerade studenter föras över till Studentportalen. Betygssättning och rapportering (Assess and Award) I samband med examination genomför studenterna olika prov och lärarna bedömer och rättar resultaten från de olika proven. Läraren anger betyget för varje prov och detta registreras i Ladok. 1.2 Nulägesbeskrivning kontrollprocesser (Verksamhetsstyrning) Budgetplanering på institutionsnivå I november varje år inleds budgetarbetet inför nästa budgetår. På universitetet utförs detta på institutionsnivå, vid Uppsala universitet finns ca 300 institutioner. Planeringen på institutionsnivå sker med hjälp av ett informationssystem UU-plus där det budgeterade anslaget (intäkterna) i form av helårsplatser, samt kostnader för lokaler, personal etc. budgeteras. I det befintliga budgetsystemet finns idag bara möjlighet att budgetera på ämnesnivå. Detaljplaneringen på kursnivå sker främst med hjälp av egenutvecklade kalkykmatriser (excel-ark). Undervisningsplanering på kurs(tillfälles)nivå Undervisningsbudgeterna läggs per ämne och det finns en studierektor per ämne som är ansvarig för detta. Detta arbete sker därför på många olika sätt. Det vanligaste verktyget som används för detta arbete är olika kalkylmodeller utvecklade med kalkylark (excel-ark). Arbetet går till på följande sätt.
Studierektor börjar med att inhämta information om antalet tilldelade helårsplatser för sitt ämne. Detta återfinns i verksamhetsplanen som gäller för varje institution. En helårsplats motsvarar 60 producerade poäng och varje helårsplats har ett pris t.ex. 40.000 kr. Om ämnet har tilldelats 100 helårsplatser i budgeten innebär detta att ämnet har en budgeterad intäkt på 4 milj. kr. Själva arbetet med undervisningsbudgeten bygger dock på att allt räknas om till antal tillgängliga intäktstimmar. Studierektorerna räknar ut detta med hjälp av en nyckel som schablonmässigt sätts till 300 kr. Det vill säga att priset på en utbildningstimme anses vara 300 kr. Detta betyder att om ämnet har en intäkt på 4 milj. så innebär detta att ämnet förfogar över en budgeterad undervisningstid på (4.000.000/300) 13.333 timmar. Detta motsvarar 7,6 heltidstjänster genom att en heltidstjänst motsvarar 1740 timmar/år. Figur 3 Exempel på intäkter Nästa steg innebär att räkna ut hur mycket tid som finns tillgänglig för varje lärare. Underlaget för hur stor del av timtiden för varje lärare som finns tillgänglig för undervisning inhämtas från ekonomiadministratörerna som i sin tur hämtar detta från personalbudgeten som finns i UU-plus. Studierektor registrerar sedan denna information i kalkylarket. Den information som registreras är läraridentitet, för och efternamn, antal % av tjänsten som läraren är tillgänglig för undervisning. Baserar på denna information och antalet timmar som en heltidstjänst omfattar (1740) beräknas antalet timmar som läraren är tillgänglig för undervisning ut. Dessa timmar summeras sedan och kan nu jämföras med den totala undervisningstiden på 13.333 timmar. Om den summerade tiden för befintliga lärare understiger 13.333 intäktstimmar har ämnet en lärarbrist som måste lösas med nyrekrytering eller att lärare lånas in för att lösa underskottet.
Figur 4 Exempel på lärartid Studierektor räknar därefter ut kurs(tillfälle)budgetarna. Input till denna beräkning är årets kursutbud d.v.s. samtliga kurstillfällen som man planerar att genomföra. Dessa registreras manuellt i kalkylarket. För varje kurstillfälle registreras antal poäng samt antal platser. Efter detta beräknas hur mycket undervisningstid som varje kurstillfälle skall förfoga över. Denna uträkning bygger på följande fördelningstabell Figur 5 Exempel på fördelningstabell Detta betyder t.ex. att en kurs på 7,5 poäng med 20 platser har tillgång till 230 undervisningstimmar och att en kurs som omfattar 15 poäng och 40 platser har tillgång till 500 timmar. Summan av den fördelade tiden på samtliga kurstillfällen får inte överskrida den totala undervisningstiden vilken är 13.333 timmar i detta exempel. Figur 6 Exempel på fördelade timmar på kurstillfällen
Studierektor bestämmer sedan i samråd med lärarna vilka som ska undervisa på de olika kurstillfällena samt vilka lärare som ska vara kursansvariga för varje kurstillfälle. Studierektor sätter sedan samman en kalkylmatris som visar hur timmarna är fördelat på kurstillfälle och lärare. I matrisen summeras dessa timmar sedan på lärare respektive kurstillfälle. Detta ska överensstämma med lärarens planerade undervisningstid och med kurstillfällesbudgeterna. Figur 7 Exempel på fördelade timmar på kurstillfällen och lärare Studierektor skickar sedan ut kursbudgetarna till kursansvarig för varje kurstillfälle för schemaläggning. Kursansvariga måste sedan innan november månads slut fylla i följande Excel-ark där man anger önskemål om föreläsningslokaler. Figur 8 Önskemål om föreläsningslokaler Detta excel-ark skickas först via mail från studieadministratören till kursansvariga som fyller i dessa önskemål som sedan skickas tillbaka till denne. Dessa schemaönskemål skickas sedan till via mail till bokningsenheten som sköter bokningarna i TimeEdit. När bokningarna är klara kan kursansvarig se vilka föreläsningslokaler och tider som faktiskt blev bokade i bokningssystemet Time Edit. I god tid innan kurstillfället startar lägger sedan ett detaljerat schema för varje kurstillfälle i samråd med övriga lärare på kursen. I schemaläggningen ingår också att boka övriga lokaler utom hörsalarna som redan är bokade. Detta görs genom att önskemål framförs till studiedministratörerna muntligt eller via e-mail som sedan bokar lokalerna i TimeEdit. Efter det att kursen genomförts skickar kursansvariga via mail över en summering av hur antalet timmar på kurstillfället faktiskt har fördelats för varje lärare till studierektor. Med utgångspunkt från detta uppdaterar sedan studierektor sin kalkylmatris.
Studierektor kan sedan med utgångspunkt från detta avgöra om budgeten underskrids eller överskrids. Baserat på detta skall studierektor räkna ut lönekostnader för kursen samt se till att arvoden betalas ut till gästlärare och assistenter samt reglera lönekostnader med andra institutioner. Budgetuppföljning på institutionsnivå Informationen om registreringar och studieresultat som rapporterats in i Ladok utgör underlag för att följa upp budgeten som bygger på antalet producerade helårsplatser jämförs med antalet budgeterade helårsplatser. Detta görs i det gemensamma Lednings- och Informationssystemet (GLIS), där institutionsbudgetarna matchas mot det ekonomiska resultatet och där man också kan få prognosinformation. Input till GLIS är institutionsbudgeterna som är nedbrutna ämnesvis, information om faktiska helårsplatser från Ladok ämnesvis, samt information om kostnader och intäkter som kommer från ekonomisystemet Raindance. Uppföljning sker på institutionsnivå och ämnesnivå. Den lägsta nivån som uppföljningen kan brytas ned på är ämnesnivå. Information om faktiskt antal helårsplatser förs också över från Ladok till Raindance. 1.3 Problembeskrivning kursplanering (Verksamhetsstyrning) Problemet med hur planeringsarbetet bedrivs är att det tar mycket tid för studierektorerna att ändra i kurstillfällesbudgetarna och för kursansvariga att ändra scheman. Studierektorerna utgår ifrån föregående års budget med det är ändå många uppgifter som ska ändras i november varje år. Det tillkommer och försvinner kurstillfällen och lärarnas tillgänglighet när det gäller undervisning varierar från år till år. Det är också lätt att göra fel när man arbetar i excel vilket gör att det tar en hel del tid att upptäcka dessa fel och rätta till dem. Ett annat problem är att kalkylmatriserna blir svåröverskådliga när det är många kurstillfällen och lärare inblandade. Samma problem finns för kursansvariga när det gäller schemaplaneringen. Den blir svåröverskådlig när flera lärare är inblandade. Det finns inte heller någon automatisk koppling mellan scheman och lokalbokningen vilket skulle underlätta lokalbokningen och underlätta kommunikationen mellan lärare, administration och lokalbokningsansvarig. Detta gör att blir svårt Genom att kalkylmatriserna är individuellt utvecklade för varje ämne och studierektor finns också problem när man ska byta studierektor eller när studierektorn är borta. Det är helt enkelt svårt att både få tillgång till undervisningsbudgeten och att göra förändringar i den. Att utbildningsbudgeterna görs individuellt av varje studierektor innebär också att det är svårt att samplanera med andra institutioner när man har program och kurser som går över flera ämnen eller institutioner. Detta gör att samverkan över ämnes- och institutionsgränser försvåras. Det finns inte heller något automatiskt stöd för samverkan mellan studierektor och kursansvarig i planeringsarbetet. Studierektor måste själv hålla reda på till vilka kursansvariga han/hon har skickat ut kursbudgetar till, eller så måste kursansvariga själva begära att få dem.
Den dåliga kopplingen till TimeEdit gör också att det blir schemamissar och att studenterna inte får ett sammanhållet schema i TimeEdit. 1.4 Vinster med en bättre kursplanering (Verksamhetstyrning) Universitet skulle vinna mycket på att utbildningsplaneringen standardiserades och att ett informationssystem för utbildningsplanering upphandlades eller utvecklades. Besparingen i arbetstid skulle vara avsevärd. Det finns också en rad andra fördelar. Planeringsinformationen skulle bli mer tillgänglig vilket skulle underlätta kommunikation mellan olika aktörer i planeringsprocessen. Det skulle också underlätta samverkan mellan olika ämnen och institutioner. Studenterna skulle också få fördelar genom att scheman skulle publiceras tidigare innan kursstart och hålla högre kvalitet. Uppföljningen av undervisningen skulle också kunna ske på kurstillfällenivå, kurspaketsnivå och programtillfällenivå ur ett ekonomiskt perspektiv. Detta är idag omöjligt att genomföra. En annan vinst vore att universitet skulle få ett bättre resursutnyttjande av lokaler.