Plats och tid Barn- och utbildningsförvaltningen, kl. 18.00 21.00 Beslutande Enligt särskild förteckning, sidan 2 Övriga närvarande Enligt särskild förteckning, sidan 2 Utses att justera Justeringens plats och tid Nils-Åke Borg Barn- och utbildningsförvaltningen 2014-02-14, kl. 13.00 Underskrifter Paragrafer 8-23 Sekreterare Magnus Henriksson Ordförande Margareta Nilsson Justerande Nils-Åke Borg Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag ANSLAG/BEVIS Organ Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2014-02-12 Datum för anslags uppsättande 2014-02-17 Datum för anslags nedtagande 2014-03-04 Förvaringsplats för protokollet Barn- och utbilningsförvaltningen, arkiv Underskrift Magnus Henriksson
Beslutande: Nils-Åke Borg (ÖP) Margareta Nilsson (C) Sven Olsson (M) Christer Grankvist (S) Övriga närvarande: --- Magnus Henriksson, sekreterare Bo Kristoffersson, förvaltningschef Sven Weitner, utvecklingsledare Åsa Carlsson, controller, Information till 15, 16 och 21 Sammanträdet ajournerades kl. 19.00 19.15.
8 Information Controller redovisar Intern kontroll 2013 Redovisning och lämnar kommentarer till de olika kontrollområdena. Intern kontroll 2014 presenteras med två nya kontrollområden. Förvaltningschef och controller redovisar ärende Inkomstkontroll. Förvaltningschef redogör för förändringar på förvaltningskontoret med tjänstledig utvecklingsledare som har ersatts med en samordnare inom förvaltningen. Rektor i Skolområde Syd har begärt att avsluta sin tjänstgöring och arbete pågår för att hitta ersättare. Förvaltningen beaktar friskolestart i Hammenhög i detta planeringsarbete. Information lämnas om ett ärende där vårdnadshavare anmält en legitimerad lärare i kommunen till Skolinspektionen. Kostenheten har genomfört en brukarenkät inom ordinärt och särskilt boende, vilken kommer att redovisas i barn- och utbildningsnämnden och socialnämnden. Förvaltningen redovisar serviceundersökning och studieresa USA vid kommande möte i barn- och utbildningsnämnden. --- Informationsärende, föranleder inte beslut
9 Dnr 2013/14 Budget 2014 - Månadsrapport januari Månadsrapport januari redovisas mot Budget 2014. Månadsrapport januari Barn- och utbilningsnämndens arbetsutskott begär att en uppdatering av månadsrapport för januari görs inför barn- och utbildningsnämnden.
10 Dnr 2013/14 Budget 2014 - begäran om överföring av investeringsmedel från 2013 till 2014. Barn- och utbildningsnämnden har möjlighet att anhålla hos kommunfullmäktige om att få överföra ej utnyttjade investeringsmedel 2013 till 2014 års budget. Blankett Begäran om överföring av investeringsmedel från 2013 till 2014. Barn- och utbildningsnämnden begär hos kommunfullmäktige om överföring av investeringsmedel från 2013 till 2014 enligt bilaga.
11 Dnr 2012/13 Budget 2013 - Årsredovisning 2013 Årsredovisning 2013 presenteras. Den ekonomiska översiktsanalysen visar ett underskott. Årsredovisning 2013 Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott uppdrar åt förvaltningen att komplettera Årsredovisning 2013 med tillägg förstelärare att redovisa vid möte i barn- och utbildningsnämnden.
12 Dnr 2014/19 Redovisning av anmälningar till huvudmannen SL 6 kap 10 m.m. Vid vartannat möte i barn- och utbildningsnämnden redovisar förvaltningen anmälningar från förskolechef/rektor till huvudmannen om upplevda kränkningar i samband med verksamheten. Förvaltningen redovisar också anmälningar till Skolinspektion, BEO och till polisen. Redovisning av anmälningar Sammanställning bakgrund Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott har tagit del av informationen. Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott efterfrågar ytterligare information kring ställda frågor att redovisas vid kommande möte i arbetsutskottet.
13 Dnr 2013/96 Granskning av skolornas arbete mot diskriminering, trakasserier och kränkande behandling Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott gav vid möte 2013-09-18 89 förvaltningen i uppdrag att vid barn- och utbildningsnämndens möte i november 2013 redovisa åtgärder som vidtas för att eliminera de brister kommunrevisionen påtalat inom området kränkande behandling. Barn- och utbildningsförvaltningen presenterar den plan, vilken har redovisats för kommunrevisionen, som förvaltningen arbetar efter. Skrivelse från barn- och utbildningsförvaltningen 2013-12-10 Barn- och utbildningsnämnden har tagit del av och ställer sig bakom förvaltningens skrivelse.
14 Dnr 2013/6 Tillsyn av fristående förskola och pedagogisk omsorg 2013 Simrishamns kommun har genomfört tillsyn av de fristående verksamheter inom förskola och pedagogisk omsorg. Skollagen (SL) 26 kap 4 lägger tillsynsansvaret för dessa verksamheter på kommunen. En självständig granskning har till syfte att kontrollera om den verksamhet som granskas uppfyller de krav som följer av lagar och andra föreskrifter. I tillsynen ingår att fatta de beslut om åtgärder som kan behövas för att den huvudman som bedriver verksamheten ska rätta fel som upptäckts vid granskningen. Simrishamns kommun utövar tillsyn på dessa fristående verksamheter vartannat år. Barn- och utbildningsförvaltningen redovisar resultatet av 2013 års tillsyn. Tillsynsrapport - fristående förskoleverksamhet och pedagogisk omsorg Barn- och utbildningsnämnden har tagit del av tillsynsrapporten och kan konstatera att verksamheterna inom fristående förskola och pedagogisk omsorg bedöms följa skollagen och det statliga uppdraget som beskrivs i läroplanen avseende kvalitet och säkerhet.
15 Dnr 2013/8 Intern kontroll 2013 - Redovisning Intern kontrollplan är en metod för förvaltningen och barn- och utbildningsnämnden att följa och bedöma om uppsatta mål förverkligas och uppnås på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Planen underlättar också för anställda och politiker att kontrollera att lagar, policys och regler som styr vår verksamhet följs. Uppföljning av Intern kontroll år 2013 Sammanställning Uppföljning av Intern kontroll år 2013 Följebrev Barn- och utbildningsnämnden beslutar godkänna uppföljningarna av kontrollområden 2013. Barn och utbildningsnämnden uppdrar åt förvaltningen att analysera utfallet inom kontrollområdet Avtal med leverantörer samt upprätta en åtgärdsplan för att åtgärda bristerna.
16 Dnr 2014/20 Intern kontroll 2014 Enligt Reglemente för intern kontroll för Simrishamns kommun har varje nämnd skyldighet att löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde. Varje nämnd skall, enligt 3.2 intern kontrollplan, årligen anta en särskild plan för innevarande års uppföljning av den interna kontrollen. Barn- och utbildningsförvaltningen föreslår att barn- och utbildningsnämnden beslutar om att Intern kontroll 2014 omfattar samma områden som 2013 och att kontrollen även omfattar områdena Resursfördelning Extens och Elektronisk handel. Under 2013 har förvaltningen upptäckt brister inom dessa nya områden, vilka behöver följas upp. Skrivelse från förvaltningen, 2014-02-03 Intern kontrollplan 2014 beskrivning av områden Intern kontrollplan 2014 tabellform Barn- och utbildningsnämnden antar Intern kontrollplan 2014.
17 Dnr 2014/16 Regler och taxa förskola, fritidshem och annan pedagogisk omsorg - förslag till ändringar Barn- och utbildningsförvaltningen ser möjligheter att förkorta uppsägningstid för plats i förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg. Vårdnadshavare skulle uppleva förändringen positivt och handläggare skulle likväl kunna hantera uppsägningsprocessen utan ökade kostnader för kommunen. Barn- och utbildningsförvaltningen föreslår också förändrad beräkningsgrund för avgift vid gemensam vårdnad och växelvis boende. En förändring skulle innebära mer precisa regler, rättvis hantering gentemot båda vårdnadshavare och en förenklad handläggning. Skrivelse från förvaltningen, 2014-02-04 Barn- och utbildningsnämnden beslutar om en månads uppsägningstid inom förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg samt att vid gemensam vårdnad och växelvis boende beräknas taxan utifrån att varje vårdnadshavare har en plats. Avgift för denna plats beräknas på respektive hushålls sammanlagda inkomst.
18 Dnr 2013/122 Öppen demokratiprocess för föräldraföreningar och föräldrar med barn i grundskolan. Gudrun Schyman (FI) har lämnat en motion om att stärka demokratiprocessen för föräldraföreningar och för föräldrar med barn i grundskolan. Motionären pekar på föräldraföreningars och föräldrars stora engagemang i frågor som rör hur skolorganisationen i kommunen kan förbättras. Samtidigt har dessa båda parter framfört kritik för att de anser sig sakna information om hur politiker och tjänstemän planerar för den framtida skolan i vår kommun. Demokratiprocessen skulle kunna stärkas genom att barn- och utbildningsnämnden bjuder in föräldraföreningar till ett sammanträde per år och att rektor bjuder in sina föräldraföreningar och föräldrar till öppna möten. Vid dessa tillfällen skulle politiker och tjänstemän respektive föräldrar och föräldrarepresentanter kunna lyssna på varandras synpunkter och förklara ställningstaganden. Barn- och utbildningsnämnden har att lämna remissvar till kommunfullmäktige. Motion Gudrun Schyman (FI), 2012-06-25 Beslut barn- och utbildningsnämnden 2013-12-12 133 Förvaltningens skrivelse 2014-01-30 Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott uppdrar åt förvaltningen att komplettera lämnat beslutsförslag med hänvisning även till tidigare beslut i kommunfullmäktige att redovisas i barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott.
19 Dnr 2011/45 Campus Österlen. Högskola på Österlen Socialdemokraterna har lämnat en motion daterad 2011-01-26 i fullmäktige om att uppdra åt barn- och utbildningsnämnden att kontakta olika högskolor/universitet för att utreda möjligheterna till ett Campus Österlen i Simrishamns kommun. Barn- och utbildningsnämnden har tidigare beslutat i ärendet och menade då att det inte är realistiskt att barn- och utbildningsnämnden internt genomför en omfattande utredning för att ta fram möjligheterna för att skapa ett Campus Österlen (BUN 2011-08-24 100). Barn- och utbildningsnämnden har därefter av kommunfullmäktige fått i uppdrag att kontakta högskolor och universitet för att undersöka möjligheterna till ett Campus Österlen (KF 2011-11-28 154). Barn- och utbildningsförvaltningen har på nytt reflekterat över uppdraget och vill till barnoch utbildningsnämnden framföra vikten av att en väl genomförd förstudie finns tillgänglig. Först då finns det möjlighet att nå positiv respons från universitet/högskolor. Motion från (S) ledamöter 2011-01-26 Yttrande från barn- och utbildningsförvaltningen 2011-06-30 Beslut Kommunfullmäktige 2011-11-28 154 Skrivelse från barn- och utbildningsförvaltningen 2014-02-05 Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott lämnar ärendet öppet.
20 Dnr 2012/93 Medborgarförslag från Froste Persson om användning av Österlengymnasiets byggnader i händelse av nedläggning. Barn- och utbildningsnämnden har vid möte BUN 2012-11-14 133 lämnat svar på medborgarförslaget från Froste Persson. På grund av olyckliga omständigheter har ärendet därefter fördröjts på kommunledningskontoret. Ärendet ska nu hanteras vidare och kommunledningskontoret ger inför detta nämnderna möjlighet att aktualisera tidigare yttrande. Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott har uppdragit åt förvaltningen att lämna förslag på komplettering. Medborgarförslag 2012-07-16 Yttrande barn- och utbildningsförvaltningen 2012-10-16 Beslut barn- och utbildningsnämnden 2012-11-14 133 Yttrande barn- och utbildningsförvaltningen komplettering 2012-02-03 Barn- och utbildningsnämnden beslutar översända barn- och utbildningsförvaltningens båda yttranden som barn- och utbildningsnämndens svar till kommunstyrelsen.
21 Dnr 2014/17 Redovisning av inkomstkontroll för platser i förskola, fritidshem och annan pedagogisk omsorg Barn- och utbildningsförvaltningen har under 2013 genomfört en inkomstkontroll avseende 2010 och 2011. Förvaltningen har bedömt det som viktigt att kontrollera att rätt barnomsorgsavgift har debiterats utifrån faktiskt redovisad inkomst. Det är en rättvise- och trygghetsfråga att familjer behandlas lika och betalar korrekta avgifter enligt den taxa som gäller. Barn- och utbildningsförvaltningen redovisar arbetsgång och resultat av inkomstkontrollen. Skrivelse från förvaltningen, 2014-02-03 Barn- och utbildningsnämnden har tagit del av redovisingen och understödjer denna.
22 Dnr 2013/124 Riktlinjer för fortbildning barn- och utbildningsnämnden Barn-och utbildningsnämnden, BUN 2013-10-02 93, har uppdragit åt förvaltningen att lämna förslag på riktlinjer för fortbildning för barn- och utbildningsnämndens ledamöter. Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott har i omgångar uppdragit åt förvaltningen att revidera delar av till arbetsutskottet lämnade förslag på riktlinjer. Beslut BUN 2013-10-02 93 Skrivelse från förvaltningen 2014-02-03 Barn- och utbildningsnämnden antar Riktlinjer för fortbildning för ledamöter i barn- och utbildningsnämnden.
23 Övrigt Barn- och utbildningsnämndens ledamöter erbjuds utbildning i barnkonventionen. Aktuella datum är onsdag 2014-03-26 och tisdag 2014-04-29. Utbildningen äger rum båda dagarna kl. 13.00 17.00. Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott uppdrar åt förvaltningen att boka utbildningen och kalla ledamöterna. Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott uppdrar åt förvaltningen att bjuda in ungdomar till barn- och utbildningsnämndens möte onsdag 2014-05-14 enligt fastställ ungdomspolitiskt handlingsprogram.