TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Yvonne Norman 2013-11-14 SFN 2013/0988 0480-45 05 72 Servicenämnden Internkontroll 2013 Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att lägga informationen om den genomförda interna kontrollen till handlingarna samt att anta upprättad kontrollplan för 2013. Bakgrund Enligt kommunfullmäktiges beslut den 18 december 2000 om reglemente för intern kontroll har nämnden skyldighet att följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhets. Nämnden skall anta en särskild kontrollplan och resultatet av uppföljningen skall rapporteras till servicenämnden. Rapport Internkontroll enligt intern kontrollplan har genomförts avseende 2013. Kontrollen omfattar, liksom tidigare, granskning av: Attestrutiner Leverantörsfakturor Bokföringsorder Kundfakturor/internfakturor/debiteringsrapporter Avstämningsrutiner Kontanthantering Delegationer Arkivering Sjuk- friskrapportering Reglering av hyreskontrakt Stickprovskontroll an inventarieinköp Attestrutiner Attestförteckningen är uppdaterad vid nämndens sammanträde i september. I samtliga kontrollerade transaktioner är beslutsattestant behörig enligt denna förteckning. Stickprovskontroll har också utförts av representation och resor, som visade att de var rätt konterade och att anteckning/underlag fanns. Serviceförvaltningen Tel 0480-45 00 00 vx yvonne.norman@kalmar.se
SFN 2013/0988 2 (2) Leverantörsfakturor Av kontrollerade fakturor är alla utom en helt korrekta. I det fallet har man använt fel baskonto, vilket kan bero på att vi under 2013 arbetar med en ny baskontoplan. Detta är en klar förbättring jämfört med föregående år då en betydande del var felkonterat. Utbildning och information genomfördes under slutet av föregående år inför byte av baskontoplan. Vid granskning av fakturabetalning/byggprojekt var allt i god ordning och betalning har skett enligt betalningsplanen. Bokföringsorder Uppfyller alla krav enligt intern kontrollplan. Kundfakturor/internfakturor/debiteringsrapporter Uppfyller alla krav enligt intern kontrollplan Avstämningsrutiner Balanskontona är avstämda löpande och i samband med del- och helårsbokslut. Kontanthantering Kontanthanteringen är granskad på samtliga kassor. Inga felaktigheter har uppmärksammats. Förslag på förbättringar i rutiner finns och kommer att implementeras. Delegationer Vid genomgång av delegationsordningen framgår att vissa ärenden inte anmälts till nämnd i enlighet med denna. Bland annat ärende som rör torghandel och flytt av fordon. I dessa fall ändras rutiner på enheten. Arkivering Räkenskapsmaterial arkiveras enligt gällande arkiveringsplan. Sjuk- och friskrapportering Självservice införs allt mer på våra enheter. Det är chefens ansvar att följa upp att all frånvaro rapporteras i självservice av den anställde. Vid stickprovskontroll fungerar detta enligt gällande rutiner. Reglering av hyreskontrakt Bevakningsrutinen för hyreskontrakt har setts över och alla avtal uppräknas automatiskt i samband med att man manuellt lägger in index när det kommer från SCB. Stickprovskontroll av inventarieinköp I samtliga fall kunde efterfrågat inventarium visas upp. Yvonne Norman Enhetschef ekonomi Bilagor Intern kontroll plan för 2014
Sida 1(3) Attestrutiner Kontroll av att attestantförteckning är aktuell Förv.ek En gång per år Komplett Förv.chef Kontroll av att beslutsattest skett av rätt Förv.ek En gång per år Stickprov på Förv.chef person. Kostnader som berör beslutsattestanten kundfakturaunderlag själv ska beslutattesteras av överordnad och bokföringsorder Kontroll av kontering/hantering av representation Förv.ek En gång per år Stickprov Förv.chef och resor Leverantörs- Kontroll av kontering av fakturor Förv.ek/ En gång per år Stickprov Förv.chef fakturor Ek.assistent Fakturabet Att betalning sker enligt arbetsplan, mot utfört Förv.ek/ En gång per år Stickprov Förv.chef byggprojekt arbete och enl betalningsplan där sådan finns Ek.assistent upprättad Bokförings- Kontroll av att orsak och innehåll tilll omföringen Förv.ek En gång per år Stickprov Förv.chef order framgår på bokföringsordern Kontroll av kontering Förv.ek En gång per år Stickprov Förv.chef
Sida 2(3) Kundfakturor/ Kontroll av att fakturering sker snabbt efter det Förv.ek/ En gång per år Stickprov Förv.chef Internfakturor/ att tjänsten/varan levererats Ek.assistent Debiteringsrapporter Kontroll av kontering av fakturor Förv.ek/ En gång per år Stickprov Förv.chef Ek.assistent Avstämnings- Kontroll av att balanskonton löpande stäms av Förv.ek En gång per år Komplett Förv.chef rutiner redovisning Kontant- Redovisningskontroll av kassor Förv.ek En gång per år Komplett Förv.chef hantering Delegationer Kontroll av att delegationsbestämmelserna följs Förv.ek En gång per år Komplett Förv.chef Arkivering Kontroll av att räkenskapsmaterial arkiveras Arkiv En gång per år Komplett Förv.chef enligt arkiveringsplanen
Sida 3(3) Sjukfrånvaro- Kontroll av att anmälningen fungerar Förv.ek En gång per år Stickprov Förv.chef och friskrapportering Reglering av Kontroll av att bevakningsrutinen fungerar Förv.ek En gång per år Stickprov Förv.chef hyreskontrakt