201305-13 Plats och tid Beslutande Kommunkontoret, Surahammar Måndagen den13 maj, klockan 08.00 10.20 Britt-Inger Fröberg (S) ordförande Tobias Nordlander (S) Patrik Boström (S) Erkki Visti (C) Övriga deltagande Frank Pfeiler, Kommunchef Marie Andersson, Assistent Christina Sandin, Ekonomichef Utses att justera Patrik Boström Justeringens tid och plats Paragrafer 35-54 Kommunkontoret, Surahammar Onsdag15 maj kl. 15.00 Underskrifter Sekreterare... Marie Andersson Ordförande... Britt-Inger Fröberg Justerande... Patrik Boström Justeringen har tillkännagivits genom anslag 2013-05-15 2013-06-07
Ks Au 35 Dnr: 2013.0099 042 Driftsbudget 2014, preliminära budgetramar 2 (21) Driftsbudgetarbetet inför budget 2014 fokuserar på en arbetsprocess som sträcker sig över perioden marsnovember 2013. Den av kommunstyrelsen beslutade processen innehåller 13 steg, se bilaga. Den hittillsvarande processen har inneburit att stegen 1-5 har genomförts. Resultatet är att det föreligger förslag till preliminära budgetramar. Dessa ramar ska nu värderas i den formella beslutsprocessen. De preliminära budgetramar som kommunfullmäktige antar kommer i nästa steg att tillställas styrelsen och nämnderna. Dessa ska beskriva hur verksamheten ska utformas, givet de tilldelade ramarna. Inför arbetet med de slutliga budgetramarna kommer nämndernas och kommunstyrelsens preliminära detaljbudgetar att diskuteras. Detta är planerat att ske i mitten av september. Förslaget till preliminära ramar för år 2014 utgår dels från en oförändrad skattenivå dels från att finansiella målet sätts till 1 % av summan av skatter och statsbidrag. Budgetprocessens steg Budget 2014 Preliminära ramar 2014 föreslå kommunstyrelsen rekommendera kommunfullmäktige besluta att fastställa preliminära budgetramar för år 2014 i enlighet med bilagt förslag, att ge styrelsen samt nämnderna i uppdrag att utforma detaljbudgetförslag för år 2014 inom fastställda preliminära budgetramar, att konsekvensbeskrivning ska medfölja detaljbudgetförslagen, att förslagen från nämnderna ska överlämnas till styrelsen senast 20130830, Erkki Visti (C) reserverar sig mot beslutet
3 (21) Ks Au 36 Dnr: Delårsrapport per 20130430 Ekonomichefen föredrog prognos 1 för räkenskapsåret 2013. Prognosen för år 2013 indikerar ett positivt resultat på 0,9 mkr. Verksamhetens nettokostnader överskrider budgetramen med 2,2 mkr, avskrivningarna är 1,6 mkr högre än budgeterat och summan av skatteintäkter och generella statsbidrag prognostiseras bli 2,6 mkr högre än budgeterat. Förändrad diskonteringsränta på pensionsskuldssberäkningen samt lägre räntekostnader på lån medför att finansnettot överskrids med 1,7 mkr BILAGA Delårsrapport föreslå kommunstyrelsen rekommendera kommunfullmäktige besluta att godkänna delårsrapport
Ks Au 37 Dnr: 2013.0088 101 Intern kontroll, revisionsrapport Kommunens revisorer har genomfört granskning av intern kontroll. 4 (21) Revisorerna noterar bl a att det saknas ett internkontrollreglemente i kommunen samt internkontrollplaner. Revisorerna önskar skriftligt svar på rapporten senast 20130831. Övergripande granskning av intern kontroll - revisionsrapport att överlämna rapporten till ekonomienheten för beredning.
Ks Au 38 Dnr: 2013.0089 101 Granskning av anställdas bisysslor- revisionsrapport 5 (21) Kommunens revisorer har genomfört granskning av anställdas bisysslor i kommunen och dess bolag. Enligt rapporten påträffades inga olämpliga bisysslor. Revisorerna noterar dock att kommunen saknar policydokument och andra handlingar. Revisorerna önskar yttrande senast 20130831. Granskning av anställdas bisysslor- revisionsrapport att överlämna rapporten till personalenheten för beredning.
Ks Au 39 Dnr: 2013.0090 042 6 (21) Norra Västmanlands Samordningsförbund- revisionsberättelse Revisorerna för Norra Västmanlands Samordningsförbund har överlämnat revisionsberättelse för år 2012. Revisorerna tillstyrker att styrelsens ledamöter beviljas ansvarsfrihet för år 2012. Norra Västmanlands Samordningsförbund revisionsberättelse för år 2012 föreslå kommunstyrelsen rekommendera kommunfullmäktige besluta att ansvarsfrihet för år 2012 beviljas styrelsens ledamöter.
Ks Au 40 Dnr: 2013.0078 042 Västmanlands Samtrafikföbund- revisionsberättelse 7 (21) Revisorerna för Västmanlands Samtrafikförbund har överlämnat revisionsberättelse för år 2012. Revisorerna tillstyrker att ansvarsfrihet för år 2012 beviljas för direktionen samt de enskilda ledamöterna i densamma. Västmanlands Samtrafikförbund - revisionsberättelse 2012 Västmanlands Samtrafikförbund - granskning av årsredovisning 2012 Västmanlands Samtrafikförbund - årsredovisning 2012 föreslå kommunstyrelsen rekommendera kommunfullmäktige besluta att ansvarsfrihet för år 2012 beviljas direktionen samt de enskilda ledamöterna i densamma
Ks Au 41 Dnr: 2013.0087 101 Regionkommun Västmanland 8 (21) Landstinget Västmanland planerar att under hösten 2013 hemställa till regeringen om att få bilda en regionkommun i Västmanland. Regionkommunen skulle då överta det regionala utvecklingsansvaret enligt Lagen om regionalt utvecklingsansvar i vissa län (SFS 2010:630). Landstinget önskar att varje kommun i länet, genom ställningstagande i kommunfullmäktige, besvarar följande fråga: Tillstyrker kommunen att Landstinget Västmanland ansöker hos regeringen om att från och med den 1 januari 2015 få överta det regionala utvecklingsansvaret enligt Lagen om regionalt utvecklingsansvar i vissa län (SFS 2010:630) och därmed också att det i Västmanland bildas en regionkommun med direktvalt regionfullmäktige 2014? Remiss- Regionkommun i Västmanland Hemställan till regeringen regionkommun i Västmanland att överlämna ärendet till kommunstyrelsen
Ks Au 42 Dnr: 2013.0098 750 Avtal om mottagande av ensamkommande flyktingbarn 9 (21) Kommunen har idag ett avtal med Migrationsverket om att ta emot minst 3 asylsökande barn. På grund av den ökade tillströmningen av ensamkommande barn så föreslår länsstyrelsen att kommunen skriver avtal om 4 asylsökande barn. Socialnämnden bedömer att verksamheten har möjlighet att ta emot 4 asylsökande ensamkommande flyktingbarn. Protokollsutdrag socialnämnden (2013. 53) föreslå kommunstyrelsen rekommendera kommunfullmäktige besluta att Surahammars kommun bör skriva avtal om att ta emot 4 asylsökande ensamkommande barn
Ks Au 43 Dnr: 2013.0031 000 10 (21) Folkinitiativ gällande folkomröstning om nedläggning av Virsboskolans högstadium Kommunfullmäktige har beslutat (2013: 31) att folkomröstning rörande Virsboskolans högstadium, i enlighet med folkinitiativets förslag, ska genomföras. att ärendet överlämnas till kommunstyrelsen för beredning av de frågor som framgår av Lag om kommunala folkomröstningar (SFS 1994:692) Protokollsutdrag kommunfullmäktige (2013: 31) föreslå kommunstyrelsen besluta att överlämna ärendet till valnämnden för beredning av de frågor som framgår av Lag om kommunala folkomröstningar (SFS 1994:692).
Ks Au 44 Dnr: 2013.0097 000 Krisledningsplan 11 (21) Enligt gällande regelverk ska kommunens krisledningsplan revideras vid behov, eller minst en gång per mandatperiod. I bilaga föreligger förslag till revidering av den av kommunfullmäktige antagna Krisledningsplanen. Reviderad Krisledningsplan föreslå kommunstyrelsen rekommendera kommunfullmäktige besluta att fastställa den reviderade Krisledningsplanen
Ks Au 45 Dnr: 2013.0096 000 Informationsplan 12 (21) En fungerande informationsplan är viktig vid krisledning. Den nuvarande informationsplanen antogs år 2007. På grund av ny teknik, nya forskningsrön och vunna erfarenheter från praktiskt arbete med informationsplanen föreslås att revideringar görs i aktuella delar. Informationsplan vid Krisledning - reviderad föreslå kommunstyrelsen besluta att fastställa den reviderade informationsplanen
Ks Au 46 Dnr: 2013.0095 015 Alternativ ledningsplats 13 (21) I lag om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap framgår att kommunerna skall vidta de förberedelser som behövs för verksamheten under höjd beredskap. I detta åliggande innefattas att anordna alternativ ledningsplats för kommunledningen. Med anledning av ovanstående föreslås följande plan för alternativ ledningsplats. Alternativ ledningsplats för krisledningsorganisationen i Surahammars kommun föreslå kommunstyrelsen besluta att fastställa planen för alternativ ledningsplats
Ks Au 47 Dnr: 2012.0177 005 Medborgarförslag till bättre styrning av kommunala bolag 14 (21) Östen Mård har lämnat ett medborgarförslag där han föreslår åtgärder syftande till en bättre styrning av de kommunala bolagen. I förslaget till yttrande noteras att kommunstyrelsen är väl medveten om att styrning och uppsikt av de kommunala bolagen behöver utvecklas. Detta i enlighet med kommunallagens krav på styrelsen, som också skärptes ytterligare genom tillägg from år 2013 (Lag 2012:390). Det är dock viktigt att komma ihåg att kommunstyrelsen rent juridiskt enbart har möjligheter att utöva uppsiktsplikten, och också denna bara till del. Styrning och utökad insyn kräver att kommunstyrelsen får mandat av kommunfullmäktige. Inom kommunstyrelsen har påbörjats ett arbete som innebär att kommunfullmäktige under år 2013 kommer att få ta ställning till förslag om nya styrdokument i form av företagspolicy, bolagsordningar och ägardirektiv samt reviderat reglemente för kommunstyrelsen. Vidare kommer kommunstyrelsen att lägga förslag till fullmäktige om hur rollen för kommunstyrelsen i relation till uppföljning och styrning av bolagen föreslås vara. Medborgarförslag till en bättre styrning av Surahammars kommunala bolag. Tjänsteskrivelse yttrande över medborgarförslag till en bättre styrning av Surahammars kommunala bolag. föreslå kommunstyrelsen rekommendera kommunfullmäktige besluta att med hänvisning till bilagt yttrande anses medborgarförslaget besvarat
Ks Au 48 Dnr: 2013.0050 045 Begäran om kommunal borgen 15 (21) Styrelsen för Surahammarshus AB begär kommunal borgen om 30,0 mkr avseende lån i bank på motsvarande belopp. Medlen skall användas för att bygga om fd Skogslundsskolan till 22 lägenheter för kategorin 50+. Begäran om kommunal borgen. att överlämna ärendet till kommunstyrelsen
Ks Au 49 Dnr: 2012.0136 810 Försäljning av mark 16 (21) Kommunstyrelsen har vid tidigare sammanträde (2012: 110) beslutat om en avsiktsförklaring om att sälja fastigheten Norrby 2:5 till Ramnäs Camping AB. Huvuddragen i avsiktsförklaringen är att bolaget arrenderar fastigheten tom 2016-12-31 och därefter köper fastigheten med den köpeskilling som anges i avsiktsförklaringen. Bolaget önskar nu köpa fastigheten så snart som möjligt. Planerna är fortfarande att anlägga en campingplats med initial inriktning ställplatser för husbilar. Brev med önskemål om att köpa fastigheten Norrby 2:5 föreslå kommunstyrelsen besluta att uppdra till förvaltningen att utarbeta förslag till köpeavtal med Ramnäs Camping AB avseende fastigheten Norrby 2:5. Erkki Visti (C) reserverar sig mot en försäljning av marken
Ks Au 50 Dnr: 2013.0094 000 Investeringsmedel 17 (21) Surahammarshus har, i egenskap av kommunens fastighetsförvaltare, inkommit med investeringsönskemål. Man önskar byta armaturer i Virsbo Tennistält. Kostnaden uppskattas till 94 000 kronor. Om önskemålet tillmötesgås måste finansiering anvisas. Projektansökan, Virsbo Tennistält, nya armaturer föreslå kommunstyrelsen besluta att bevilja investeringsmedel om 94 000 kronor för byte av armaturer i Virsbo Tennistält, att medlen ska belasta budgetposten oförutsett i investeringsbudget 2013.
Ks Au 51 Dnr: 2013.0093 101 Upphandlingsverksamheten 18 (21) Surahammars kommun är en av huvudmännen i Västra Mälardalens Kommunalförbund (VMKF). Samverkan sker rörande telefoni och datadrift. Surahammars kommun önskar nu vidare steg i detta samarbete. Diskussioner har förts om upphandlingssamarbete med VMKF. Slutsatserna är att ett sådant samarbete för med sig positiva effekter för båda parter. Kommunerna Köping, Arboga och Kungsör har sedan länge sin upphandlingsverksamhet gemensam i förbundet. Mot bakgrund av ovanstående beslutar Surahammars kommun om att hemställa till Västra Mälardalens Kommunalförbund om att förbundet ska handlägga Surahammars kommuns upphandlingsverksamhet. föreslå kommunstyrelsen besluta att hemställa till Västra Mälardalens Kommunalförbund om att förbundet ska handlägga Surahammars kommuns upphandlingsverksamhet.
Ks Au 52 Dnr: 2013.0091 211 19 (21) Samrådsremiss - Detaljplan för Östsura 2:202 m.fl. HAMMARSKOLAN, Surahammar, Surahammars kommun. För planområdet finns en gällande detaljplan, laga kraft 2010-04-14. Denna nya detaljplan syftar till att inom gällande planavgränsning planmässigt reglera fördelning av kvartersmark för skol- respektive idrottsändamål för att möjliggöra en ändamålsenlig fastighetsbildning. Användning av kvartersmark och avgränsning av planområdet är oförändrad i förhållande till gällande detaljplan. Detaljplanen handläggs med enkelt planförfarande. Detaljplanen handläggs enligt PBL 2010:900. Eventuella yttranden i ärendet ska ha inkommit senast 29 maj till Plan- och Byggkontoret Samrådsremiss föreslå kommunstyrelsen besluta att inga synpunkter finns på förslaget till detaljplan.
Ks Au 53 Dnr:2013.0100 000 Investeringsmedel 20 (21) Surahammarshus har, i egenskap av kommunens fastighetsförvaltare, inkommit med investeringsönskemål. Man önskar byta brandtrappa på ridhuset. Kostnaden uppskattas till 200 000 kronor. Om önskemålet tillmötesgås måste finansiering anvisas. Projektansökan, Ridhuset Brandtrappa föreslå kommunstyrelsen besluta att bevilja investeringsmedel om 200 000 kronor för byte av brandtrappa på ridhuset, att medlen ska belasta budgetposten oförutsett i investeringsbudget 2013.
Ks Au 54 Dnr: 2013.0101 000 Investeringsmedel 21 (21) Surahammarshus har, i egenskap av kommunens fastighetsförvaltare, inkommit med investeringsönskemål. Man önskar byta golv i storköket på Källbo. Kostnaden uppskattas till 300 000 kronor. Om önskemålet tillmötesgås måste finansiering anvisas. Projektansökan, Storkök Källbo golv föreslå kommunstyrelsen besluta att bevilja investeringsmedel om 300 000 kronor för byte av golv storkök Källbo, att medlen ska belasta budgetposten oförutsett i investeringsbudget 2013.