VERKSAMHETSBERÄTTELSE FÖR STOCKBY VÄGFÖRENING Styrelsen för STOCKBY VÄGFÖRENING får härmed avge följande verksamhetsberättelse för budgetåret 2008-09-01 2009-08-31. Styrelse, Revisorer & Valberedning Thomas Sjökvist ordförande mandattid 2009 Thomas Sjökvist ledamot/vägmästare mandattid 2009 Klas Lindberg ledamot/v ordförande/belysningsansv/ vägmästare mandattid 2009 Lennart Gutå ledamot/kassör mandattid 2010 Kjell Nilsson ledamot/grönområdesansvarig mandattid 2010 Håkan Brännlund ledamot/sekreterare mandattid 2009 Bertil Hagberg suppleant mandattid 2009 Ingvar Hjärtsjö suppleant mandattid 2010 Arne Lundqvist suppleant mandattid 2010 Seppo Jonsson suppleant mandattid 2009 Revisorer Lars Eklund Revisor mandattid 2010 Gunilla Jerlinger Revisor mandattid 2009 Stefan Poulsen Revisorssuppleant mandattid 2010 Elisabeth Palm Revisorssuppleant mandattid 2009 Valberedning Överlämnat av styrelsen till Anders Larsson mandattid 2009 ADMINISTRATION Årsmötet hölls den 27 oktober 2008. Styrelsen har under året hållit 11 st. protokollförda sammanträden. Därutöver har olika arbetsmöten genomförts i olika grupper för hantering av det operativa ansvaret. Vägföreningens telefonnummer är 08-560 442 73. Där kan meddelande lämnas till en dygnet runt bemannad telefonmottagare. Uppge ärendets art så blir meddelandet omgående vidarebefordrat till respektive verksamhetsansvarig som kontaktar er snarast möjligt. Det går också bra att kontakta styrelsen via föreningens hemsida, se nedan. Postadressen till Stockby vägförening är Box 6, 179 03 STENHAMRA. INFORMATION Under året har flera fastigheter bytt ägare. Nya medlemmar hälsas välkomna till Stockby vägförening. Det händer att nyblivna fastighetsägare inte blir informerade om vår vägförening och dess uppgift. Styrelsen vill påpeka att fastighetsägaren automatiskt blir medlem i -1-
Verksamhetsberättelse För Stockby Vägförening 2008/2009 vägföreningen. Fastighetsägaren har enligt lag ansvar för att utgiftsstaten, enligt årsmötesbeslut, för innevarande budgetår inbetalas till vägföreningen. Frånträdande fastighetsägare skall informera om att ägarbyte skett. För att löpande ge medlemmarna tillgång till aktuell information har vägföreningen en hemsida -http://www.stockbyvagforening.org/. Via hemsidans epost-adresser kan medlemmarna enkelt kontakta ansvariga i styrelsen i olika frågor. VÄGUNDERHÅLL Förberedelser inför vintersäsongen har skett genom översyn och påfyllning av sandlådor. Snöröjning och halkbekämpning har utförts i en omfattning som krävts för att upprätthålla nödvändig trafiksäkerhet. Under våren 2009 har normalt renhållningsarbete utförts, bl.a. sopning av gator och upptagning av sand. Årligen återkommande reparationer av skador på vägar (potthålslagning), översyn av vägskyltar m.m. har genomförts. Under maj och juni 2009 genomfördes planenliga asfalteringsarbeten. De vägar som åtgärdats är Alviksvägen (del av), Dalbovägen, Havrevägen, Humlegränd, Lupingränd, Majsvägen och Rågvägen. Även gångvägarna i området Blåsbackens gärde samt Eknäs har åtgärdats. Upprensning av diken har skett där så bedömts vara nödvändigt. Styrelsen måste tyvärr konstatera att skadegörelse på skyltar, belysningsarmaturer m.m. har varit fortsatt omfattande även under detta verksamhetsår. Skadegörelse på föreningens anläggningar åsamkar medlemmarna onödiga kostnader och det ligger i allas vårt intresse att motverka detta. Föreningens kostnader som orsakats av skadegörelsen framgår av bokslutsredovisningen. All skadegörelse har polisanmälts. VÄGLOGGEN Under verksamhetsåret genomförs regelbunden inspektion av vägnätet. Detta dokumenteras i vägloggen. I loggen noteras typ av skada med fokus på bilväg- vilka åtgärder som skall och bör utföras och när dessa planeras. Vägloggen är styrelsens arbetsmaterial och underlag för budgetering av upprustningskostnader. BELYSNING Energin har levererats genom Ekerö Energi AB enligt avtal som gäller t.o.m. 2009-12-31. Energileveranserna har skett kontinuerligt utan anmärkningar. Alla reparationer och visst underhållsarbete har utförts av Ekerö Energi AB efter beställning av Stockby Vägförenings belysningsansvarige. Alla erforderliga reparationer har skett inom godkänd tid efter felanmälan. Fortsatt regelbunden månatlig kontroll av samtliga belysningar har genomförts under den mörka årstiden. Förutom periodiskt byte av glödlampor i vårt nät enligt rullande schema har utbyte av enstaka trasiga lampor skett. Vidare har ny belysning monterats på Dalbovägen och på övre delen av Skogsvägen. På den nedre delen av Skogsvägen har även tio stycken - 2 -
Verksamhetsberättelse För Stockby Vägförening 2008/2009 belysningsstolpar målats. Dessutom har ett flertal ytterligare reparationer utförts efter skadegörelse enligt vad som redan beskrivits ovan i avsnittet vägunderhåll. GRÖNOMRÅDEN Klippning av våra grönytor har skett enligt vårt avropsavtal med entreprenören. Avtalet har sagts upp i och med verksamhetsåret slut och skall omförhandlas inför nästa säsong. Även dikes- och kantklippning har utförts liksom hamling av träd och buskar. EKONOMI Avseende föreningens ekonomi redovisas den i särskilda rapporter. Stenhamra i september 2009 Stockby Vägförening Thomas Sjökvist Klas Lindberg Håkan Brännlund Lennart Gutå Kjell Nilsson - 3 -
RESULTATRÄKNINGAR Resultat 2007-09-01-2008-08-31 Resultat 2008-09-01-2009-08-31 Budget 2008-09-01-2009-08-31 Rörelsens intäkter Andelsavgifter 2 465 000 2 901 671 2 896 998 Slitageavgifter 8 000 8 266 8 650 Avgift till Underhålls- och förnyelsefond 0 0 Återförda reserverade medel belysning 50 000 0 Återförda medel lokalhyror 721 0 Div övriga intäkter Not R1 43 376 61 036 10 000 Statligt bidrag 39 463 149 322 40 000 Summa rörelseintäkter 2 606 560 3 120 295 2 955 648 Rörelsens kostnader Vinterunderhåll vägar -182 799-384 812-425 000 Beläggnings & underhållsarbeten vägar -1 471 165-1 715 704-1 250 000 Övrigt underhåll (Sopning m.m.) -125 275-139 352-110 000 Underhåll grönområden -103 449-225 744-270 000 Underhåll, nyanläggning & elavgifter belysning Not R2-209 195-271 872-360 000 Kostnader skadegörelse och stöld 0-48 921-100 000 Summa rörelsekostnader -2 091 883-2 786 405-2 515 000 Personal- & adm kostnader Arvoden inkl sociala avgifter Not R3-159 196-400 766-325 000 Övriga adm kostnader -48 896-85 075-60 000 Summa personal- & adm kostnader -208 092-485 841-385 000 Avskriningar Nedskrivning kundfordringar Not R4-135 726-1 475 Återbetalning vägavgifter -31 020 0 Ersättning enl Lantmäteri till medlemmar -6 500 0-173 246-1 475 0 Finansiella intäkter & kostnader Ränteintäkter 74 979 69 990 45 000 Räntekostnader Summa finansiella intäkter & kostnader 74 979 69 990 45 000 Årets resultat 208 318-83 436 100 648 Bokslutsdispositioner Avsättning till Underhålls- och förnyelsefond Not R5-100 000-117 000 0 Summa bokslutsdispositioner -100 000-117 000 0 Resultat efter bokslutsdispositioner 108 318-200 436 100 648 Not R1 - Div övriga intäkter Kostnad Summor Ersättning från Trafikförsäkringsföreningen för sönderslagen skyltbåge 4 260 kr Asfaltering Vetevägens lekplats - andel Ekerö kommun 52 711 kr Nedlagd rörtrumma vid privat fastighet 4 065 kr 61 036 kr Not R2 - Underhåll, nyanläggning & elavgifter belysning Kostnad underhåll 67 129 kr Kostnad elavgifter 204 743 kr 271 872 kr Not R3 - arvoden inkl sociala kostnader Budget för arvoden är överskriden, då den i stället för ett år avser arvoden för 1,5 år. Bakgrunden till detta är en ändrad av periodisering av utbetalningar. Not R4 - Nedskrivning kundfordringar Gammal fordran som nedskrivits pga ringa storlek 1 475 kr Not R5 - Avsättning till Underhålls- och förnyelsefond Minst 4 % av andelsavgifterna 117 000 kr -4-
BALANSRÄKNINGAR 2008-08-31 2009-08-31 TILLGÅNGAR Omsättningstillgångar Postgiro 1 008 896 266 634 Bank Länsförsäkringar Not B1 242 901 1 029 446 Kundfordringar Not B2 1 475 66 776 Interimsfordringar 2 886 Fordran hos Vägverket 0 0 1 256 158 1 362 856 SUMMA TILLGÅNGAR 1 256 158 1 362 856 SKULDER OCH EGET KAPITAL Kortfristiga skulder Leverantörsskulder Not B3 0 89 022 Skuld deposition bygglov Not B4 40 000 80 000 Prel skatt o arbetsgivaravg 0 61 111 Underhålls- och förnyelsefond Not B5 295 000 412 000 Summa skulder 335 000 642 133 Eget kapital Eget kapital Not B6 921 158 720 723 921 158 720 723 SUMMA SKULDER OCH EGET KAPITAL 1 256 158 1 362 856-5-
NOTER TILL BALANSRÄKNING 2008 / 2009 Not B1 Not B2 Not B3 Not B4 Not B5 Not B6 Bank Länsförsäkringar Länsförsäkringar - fastränteplacering 1 010 194 Länsförsäkringar - rörelsekonto 19 252 Att disponera 1 029 446 Kundfordringar Ekerö kommun 52 711 Enskild fastighetsägare rörtrumma 4 065 Obetald deposition vid nybyggnad 10 000 66 776 Leverantörsskulder Spånga Mälarö LBC AB 22 508 Telia Sverige AB 131 Weland Stål AB 62 938 Arvode ledamot 3 445 89 022 Skuld deposition bygglov Stockby 1:39, Gudmundvägen 12 10 000 Stockby 4:90, Skogsvägen 5 10 000 Stockby 4:132 Strandvägen 32C 10 000 Stockby 4:159 Strandvägen 16A 10 000 Stockby 7:3, Alvikens gårdsväg 18 10 000 Stockby 7:10, Alvikens gårdsv 15 10 000 Karlsborg 1:1, Strandvägen 27 10 000 Karlsborg 1:2, Strandvägen 27 10 000 80 000 Underhålls- och förnyelsefond Avsättning 2008/2009 117 000 Total avsättning 2006-2009 412 000 Eget kapital Ingående balans 2008-09-01 921 158 Årets v/f -83 436 Avsättning till Underhålls- och förnyelsefond -117 000 Utgående balans 2009-08-31 720 722-6-
BUDGET 2008-09-01 2009-08-31 RESULTAT 2008-09-01 2009-08-31 BUDGET FÖRSLAG 2009-09-01 2010-08-31 INTÄKTER Andelsavgifter 2 896 998 2 901 671 2 906 088 Slitageavgifter Uppräknas med index, basmånad Jan 2007 8 650 8 266 8 112 Div övriga intäkter 10 000 61 036 10 000 Statligt bidrag 40 000 149 322 40 000 SUMMA INTÄKTER 2 955 648 3 120 295 2 964 200 Driftkostnader Vinterunderhåll vägar 425 000 384 812 425 000 Beläggnings- och underhållsarbeten vägar 1 250 000 1 715 705 1 345 000 Sopning, rensning brunnar och diken 110 000 139 352 125 000 Underhåll grönområden 270 000 225 744 270 000 Underhåll belysning 140 000 67 129 100 000 Elkostnader belysning 220 000 204 743 220 000 Kostnader skadegörelse och stöld 100 000 48 921 100 000 2 515 000 2 786 406 2 585 000 Personalkostnader Arvode och ersättningar inkl sociala avgifter 325 000 400 766 338 000 325 000 400 766 338 000 Administrativa kostnader Div administrativa kostnader 60 000 85 075 90 000 60 000 85 075 90 000 Avskrivningar Nedskrivning kundfordringar 0 1 475 0 0 1 475 0 Ränteintäkter 45 000 69 990 45 000 45 000 69 990 45 000 SUMMA KOSTNADER 2 900 000 3 272 247 3 013 000 RESULTAT 100 648-83 437-3 800 Summa andelar 2009-2010 Avgift/andel 2009-2010 12 746 228 kr -7-
STYRELSENS FÖRSLAG TILL VERKSAMHETSPLAN FÖR BUDGETÅRET 2009/2010. ADMINISTRATION Styrelsen kommer att genomföra regelbundna styrelsemöten. Dessa kompletteras med arbetsmöten inom respektive ansvarsområden i erforderlig omfattning liksom möten med Ekerö kommun samt projektmöten. VÄGUNDERHÅLL Planerade vägarbeten för upprustning av vägstandard Styrelsen avser att fortsätta den inledda upprustningen av områdets vägar. Styrelsen föreslår därför följande preliminära planering av vägarbeten inför kommande verksamhetsår: Lokalgator mot Apelvägen (de exakta gatorna bestäms närmare tidpunkten för asfaltering) Ramundvägen G/c vägen från Solbacka till länsvägen (Efter kraftledningen). Utöver planerad asfaltering ska rensning av diken ske där så bedöms vara nödvändigt. En slutlig planering av kommande verksamhetsårs asfalteringsarbeten fastläggs av styrelsen efter den besiktning av vägnätet som kommer att genomföras våren 2010. De vägar som då bedöms vara i sämst skick eller av trafiksäkerhetsmässiga skäl bedöms behöva åtgärdas kommer att prioriteras. BELYSNING Belysningsanläggningen kräver inga större nyinvesteringar under kommande verksamhetsår. Budgeten avser normalt underhållsarbete på belysningsanläggningen samt elkostnader. Styrelsen anser sig tyvärr tvingad att även för kommande verksamhetsår budgetera för ett fortsatt behov av reparationer orsakade av skadegörelse på våra anläggningar. GRÖNOMRÅDEN Ett fortsatt arbete planeras med hamling och upprensning i de områden som tidigare sköttes av Ekerö Kommun. Inför växtsäsongen 2010 ska ett nytt avtal för klippningstjänsten upphandlas. En inventering och uppdatering av kartunderlaget kommer att ske för de områden som ska underhållas av Stockby Vägförening. Resultatet av inventeringen kommer att användas som underlag för upphandlingen av klippningstjänsten. Kartunderlaget kommer också att användas för att för den blivande entreprenören beskriva omfattningen av de ytor som ska underhållas. - 8 -
VERKSAMHETSPLAN FÖR BUDGETÅRET 2009/2010 EKONOMI Styrelsens förslag till budget för budgetåret 2009/2010 framgår av bifogat förslag. Andelstalen enligt 2004 års förrättningsbeslut och som fastställts i januari2008, ligger till grund för utgiftsstaten. Utdebiteringen föreslås bli oförändrad med 228 kr/andel för verksamhetsåret. Faktura för vägavgift kommer att skickas ut under november månad med sista betalningsdag den 31 december 2009. - 9 -