BURLÖVS KOMMUN Socialförvaltningen Ninette Hansson Medicinskt ansvarig sjuksköterska/ kvalitetscontroller 2013-02-12 Beslutad av socialnämnden 2013-03-07 SOCIALTJÄNST RUTIN Rapportering av missförhållande enl Lex Sarah (SOSFS 2011:5). Allmänt Bestämmelserna i Lex Sarah är ett led i kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling och har som syfte att öka rättssäkerheten för den enskilde. Målet är att komma till rätta med brister i den egna verksamheten, att utveckla den och att förhindra att liknande missförhållande eller brister uppkommer igen. Var och en som fullgör uppgifter inom socialtjänst och LSS har skyldighet att medverka (vakandeplikt) till att enskilda får en god omvårdnad, gott stöd, god service och lever under trygga förhållanden. Detta innebär bla att vara uppmärksam på och påtala fel och brister och sådant som kan medföra risk för fel och brister, samt rapportera missförhållanden eller påtagliga risker för missförhållande. Vad är lex Sarah? Lex Sarah brukar man benämna de bestämmelser i socialtjänstlagen, SoL, och i lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS, som reglerar anställdas med fleras skyldighet att rapportera missförhållanden och risker för missförhållanden. I lex Sarah ingår också en skyldighet för den som bedriver verksamheten att efter en mottagen rapport utreda och avhjälpa eller undanröja missförhållandet eller risken för missförhållande. Vidare ingår skyldighet för den som bedriver verksamheten att om ett rapporterat missförhållande eller en risk för ett missförhållande är allvarligt snarast anmäla det till Socialstyrelsen. Skyldigheterna gäller i både kommunal och yrkesmässigt bedriven enskild verksamhet samt vid Statens institutionsstyrelse. Tillämpningsområde Hela socialtjänsten samt LSS verksamheten i Burlövs Kommun såväl kommunal om enskild verksamhet. Varför? Lex Sarah är en del i det systematiska kvalitetsarbetet som ska bedrivas i verksamheter inom socialtjänsten och enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Syftet är att komma till rätta med brister i verksamheten och förhindra att liknande brister och missförhållanden uppkommer igen. Enligt 14 kap. 3 Socialtjänstlagen och 24 b Lag o stöd och service till vissa funktionshindrade har personal och andra medarbetare både möjlighet och skyldighet att rapportera om det föreligger missförhållanden eller risk för missförhållanden i omsorgen om äldre och personer med funktionsnedsättning. Föreskriften SOSFS 2011:5 ger en närmare beskrivning. Gäller from Reviderad
2 Kvaliteten ska utvecklas och säkerställas genom att fel och brister blir kända och rättas till och genom att åtgärder vidtas för att de inte ska upprepas. Vad ska rapporteras? Missförhållande och påtaglig risk för missförhållanden ska rapporteras. Med missförhållanden avses såväl utförda handlingar som handlingar som någon av försummelse eller av annat skäl underlåtit att utföra och som innebär eller har inneburit ett hot mot eller har medfört konsekvenser för den enskildas liv, säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa. Med en påtaglig risk för missförhållande, som också ska rapporteras, ska avses att det är fråga om en uppenbar och konkret risk för ett missförhållande Exempel på missförhållanden som ska rapporteras Med missförhållande avses Såväl utförda handlingar som handlingar som någon av försummelse eller av annat skäl underlåtit att utföra och som innebär eller har inneburit ett hot mot eller har medfört konsekvenser för enskildas liv, säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa. Med påtaglig risk för missförhållande avses Att det är fråga om en uppenbar och konkret risk för ett missförhållande. Exempel på missförhållanden: Övergrepp och brister i omsorgerna som utgör ett hot mot eller har medfört allvarliga konsekvenser för enskildas liv, personliga säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa. Detta avser såväl aktiva handlingar som försummelser. Ett bemötande av vårdtagare/kunder/brukare/klienter som klart avviker från grundläggande krav på respekt för självbestämmande, integritet, trygghet och värdighet. Återkommande brister i omsorgerna, som t ex beror på bristande arbetsrutiner. Dessa brister kan sammantaget utgöra allvarliga missförhållanden även om bristerna var för sig inte kan anses vara det. Övergrepp kan till exempel vara: Fysiska ( t ex slag, nypningar och hårda tag) Psykiska (t ex hot, bestraffning, trakasserier, skrämsel och kränkningar) Sexuella Ekonomiska (t ex stöld av pengar eller ägodelar, utpressning och förskingring) Brister i omsorgen kan till exempel röra: Personlig hygien Mathållning Tand- och munhygien Brister i den tillsyn som den enskilde får Brister i bemötande som klart avviker från grundläggande krav på respekt för självbestämmande, integritet, trygghet och värdighet Vem ska rapportera? Den som fullgör uppgifter inom socialtjänsten eller i verksamheter enligt lagstiftningen om stöd och service till vissa funktionshindrade (inklusive utförande av personlig
3 assistans till någon som har beviljats assistansersättning enligt socialförsäkringsbalken) omfattas av rapporteringsskyldigheten. Det är: anställda uppdragstagare praktikanter under utbildning deltagare i arbetsmarknadspolitiskt program Varifrån kan uppgifterna komma? Personal m.fl. ser eller hör själv Den enskilde själv Någon annan berättar kan t.ex. vara godman, anhörig, personal inom hälso- och sjukvården, inkomna klagomål. Obs! Rapporteringsskyldigheten omfattar både den som själv uppmärksammar eller den som får kännedom om missförhållanden eller risker för missförhållanden. Skyldigheten gäller oberoende av den enskildes uppfattning, men fullgöres med respekt för den enskildes integritet. Anonymitet Den som rapporterar anonymt har inte fullgjort sin rapporteringsskyldighet enligt bestämmelserna i lex Sarah. Hur gör jag? En anställd ska genast, samma dag, rapportera om han eller hon uppmärksammar eller får kännedom om ett missförhållande eller en påtaglig risk för ett missförhållande som rör en eller flera enskilda som får insatser enl SoL eller LSS. Rapporten ska registreras i verksamhetssystemet. Om inte den som rapporterar har åtkomst till verksamhetssystemet kan rapport lämnas muntligt eller på papper. För att underlätta rapporteringen ska särskild framtagen blankett att finnas i samtliga verksamheter. Närmsta chef skall informeras muntligt eller per telefon om händelsen. Om inte enhetschef svarar skall meddelande talas in och nästa enhetschef enligt verksamheternas Plan för kris och extra ordinära händelser kontaktas, i enlighet med den sk ringlistan. Närmsta chef skall utan dröjsmål informera avdelningschefen som i sin tur informerar förvaltningschefen. Om inte avdelningschefen går att nå ska meddelande talas in och förvaltningschefen eller dennes ställföreträdare kontaktas. Entreprenörer Rapporter från entreprenörer tas emot av kvalitetscontroller som ansvarar för att dessa registreras samt informerar förvaltningschefen och socialnämnden. Undanröja och avhjälpa Avdelningschefen ansvarar för att nödvändiga åtgärder med hänsyn till situationen vidtas eller vidtas utan dröjsmål för att undanröja eller avhjälpa det rapporterade missförhållandet eller risken för ett missförhållande. Avdelningschefen ansvarar för att informera den enskilde om rapportering, utredning och anmälan. Om missförhållandet bedöms vara brottsligt fattas beslut om polisanmälan av avdelningschef.
4 Vem utreder? Kvalitetscontroller tillsammans med av förvaltningschefen utsedd avdelningschef. Avdelningschefen utreder inte ärenden inom det egna verksamhetsområdet. Arbetsrättsliga konsekvenser handläggs av avdelningschef och personalspecialister. Den arbetsrättsliga utredningen ska hanteras för sig. Entreprenör Ansvaret för utredning åvilar utförarna själv. Entreprenörerna bedömer själv när anmälan ska göras till Socialstyrelsen. Information om Lex Sarah anmälan från entreprenörer tas emot av kvalitetscontroller som ansvarar för att förvaltningschef och socialnämnd blir informerad. JÄV och liknande situationer. Jäv och liknande situationer ska beaktas exempelvis om den som ansvarar för att ta emot rapporten eller utreda, själv berörs av innehållet i rapporten. Gäller såväl beröring inom tjänst som privat. Den som gör utredningen bör uppfattas så neutral och opartisk som möjligt. Vem beslutar om anmälan? De som utreder händelsen ger förslag till åtgärder. Socialchefen beslutar om åtgärderna ska gälla och om händelsen ska anmälas till Socialstyrelsen. Vem ansvarar för ev åtgärder? Utredningen återkopplas till berörd avdelningschef och enhetschef som genomför åtgärderna och informerar berörda. För att öka lärandet i förvaltningen ska Lex Sarah utredningen och de åtgärder som framkommit återberättas på personalmöten och i ledningsgrupper två gånger om året. Dokumentationsskyldighet. Dokumentation i ett Lex Sarah-ärende ska bevaras. För offentlig verksamhet gäller arkivlagens regler om bevarande och gallring. För enskild verksamhet inträder gallringsskyldighet fem år efter senaste anteckningen. Vad skall utredningen innehålla? Av utredning och dokumentation skall det tydligt framgå: när (år, månad, dag) varje handling har upprättats, samt vem som har upprättat handlingen/dokumenterat uppgifter, namn och befattning vad missförhållandet i rapporten består av eventuella konsekvenser för den enskilde när den muntliga eller skriftliga rapporten togs emot (år, månad, dag, klockslag) vem som har rapporterat missförhållandena när och hur missförhållandet skedde/upptäcktes (år, månad, dag, klockslag) vilken dag den enskilde/närstående fick information om rapporten varifrån uppgifterna kommer vad som är faktiska omständigheter och vad som är bedömningar vilka åtgärder som vidtagits i samband med missförhållandet när (år, månad, dag, och om nödvändigt, klockslag) olika händelser har inträffat, och åtgärder har vidtagits vad som framkommit när rapporten utreds
orsaker till missförhållandet eller risken för ett missförhållande som har identifierats vilken dag utredaren haft kontakt med olika personer vilka åtgärder som vidtagits eller planeras i verksamheten för att förhindra att liknande missförhållanden/allvarliga missförhållanden uppkommer igen Även: a) Har något liknande inträffat i verksamheten tidigare, och i så fall, varför har det inträffat igen? b) Bedömning av om något liknande skulle kunna inträffa igen. vilket beslut som utredningen avslutas med (som ska klargöra om det var ett allvarligt missförhållande eller inte) Informationsskyldighet och stöd. Det åvilar enhetschefen att tillse att alla anställda erhåller information om Lex Sarah när en anställning eller ett uppdrag etc påbörjas. Informationen bör fortlöpande ges muntligt och skriftligt minst en gång per år. Informationen skall innehålla uppgifter om till vem rapportering sker. Den enskilde eller dennes ställföreträdare samt medarbetare/anställda som berörs underrättas om utredning och ev anmälan, samt vilka åtgärder som vidtas. Utifrån missförhållandets karaktär ska berörda erbjudas adekvat stöd och hjälp. I förekommande fall underrättas berörd facklig organisation. Enhetschefen ansvarar för att underrätta de som berörs, tar ställning till i vilken omfattning stöd och hjälp ska ges, samt tillser att uppföljning görs. Rutin för rapportering av synpunkter och händelser inom socialtjänsten. En inkommen rapport som inte bedöms vara ett allvarligt missförhållande betraktas som en avvikelse och hanteras av enhetschefen i den verksamhet där händelsen inträffat. Syftet med avvikelserapporteringen och rapportering av klagomål och synpunkter är att förbättra arbetsmetoder och rutiner och förhindra att negativa händelser upprepas. Det ska ses som ett led i kvalitetstänkande med ständiga förbättringar kring brukarens/klientens trygghet och säkerhet. En avvikelse eller ett klagomål är sällan en anmälan av person utan en händelse i verksamheten som behöver uppmärksammas och förbättras. Det är viktigt att betrakta avvikelsehanteringen som ett kraftfullt verktyg för verksamhetsutveckling och internkontroll, inte som ett sätt att anmäla den enskilde medarbetaren. Att rapportera tyder på en öppenhet, ett tillåtande klimat och en vilja att förbättra verksamheten och vårdkvalitén. All personal som arbetar inom socialtjänsten är skyldig att rapportera avvikelser, klagomål och synpunkter samt bidra med händelseanalys och åtgärdsbeskrivning. Det är viktigt att tänka på att en upplevd händelse som framförs som en avvikelse eller klagomål har upplevts, även om händelsen inte stämmer överens med verksamhetens uppfattning. Rapportering ska ske omedelbart i anslutning till upptäckten av en händelse/incident. Vad är en avvikelse? Avvikelser är en icke förväntad händelse i verksamheten. Avvikelser rör inte bara läkemedel utan gäller även andra moment inom omsorgen som t.ex. bristande dokumentation, brister i informationsöverföring, medicinteknik, rehabilitering, fall, omvårdnad, serviceinsatser, inte utförd insats osv 5
6 Hur ska avvikelsen rapporteras? Den som tar emot ett samtal om avvikelse/klagomål eller som upptäcker en händelse och som har behörighet till förvaltningens verksamhetssystem registrerar händelsen i systemet. Den som tar emot ett samtal om avvikelse/klagomål eller som upptäcker en händelse och som inte har behörighet till förvaltningens verksamhetssystem dokumenterar på blanketten avvikelser avseende SOL/LSS, som finns i alla verksamheter och på kommunens hemsida, Stöd och omsorg, Kvalitet och utveckling. Hur ska avvikelsen Handläggas? Utredning ska påbörjas omedelbart, dock senast inom två arbetsdagar och ärendet ska vara avslutat senast efter två veckor. Ansvarsfördelning Alla medarbetare ansvarar för: att registrera och rapportera avvikelser och klagomål att registrering och rapportering sker i snar anslutning till det/den inträffade händelsen att vara delaktiga i kvalitetsarbetet genom att följa rutinerna Enhetschefen ansvarar för: att skyndsamt registrera händelsen i verksamhetssystemet, för de avvikelser och klagomål som inlämnas i pappersform eller inkommer via telefon att skyndsamt ta del av inkomna rapporter i verksamhetssystemet och att status ändras till påbörjad att tillse att utredningstiden inte överstiger 14 dagar att tillse att processen analys och åtgärd kommer till stånd att som ett led i kvalitetssäkringen en gång per kvartal sammanställa enhetens avvikelser och klagomål samt återföra till enhetens personal att systematiskt förbättringsarbete finns att riktlinjerna är kända inom enheten och efterlevs Avdelningschefen ansvarar för: att skyndsamt registrera klagomål och avvikelser som kommer till dennes kännedom att tillse att systematiska förbättringsåtgärder finns på enhetsnivå och avdelningsnivå att tillse att rutinen är känd och följs att följa upp att rutinen är känd och efterlevs Kvalitetscontroller att utredning av lex Sarah sker enligt rutin att tillse att förvaltningschef och socialnämnd fortlöpande hålls informerad om avvikelser och klagomål att sammanställning av rapporter sker årligen med rapport till socialnämnden