Verksamhetsplan 2016 BEAst Bygg- och fastighetssektorns Elektroniska Affärsstandard Adress: BEAst, Box 1178, 111 91 Stockholm. Besöksadress Västra Järnvägsgatan 15, 12tr 1
1 Mål och vision 1.1 Verksamhetsidé Bygg- och fastighetssektorns Elektroniska Affärsstandard Styrelsen har tagit beslut om följande verksamhetsidé för BEAst: BEAst tar fram standarder och tjänster för digitalisering och elektroniskt informationsutbyte, med effektivt och hållbart byggande som resultat. Grunden i BEAst är att utforma och etablera standarder för e-affärer. Standardiseringen omfattar såväl gemensamma processbeskrivningar som innehåll och tekniska gränssnitt. För att förenkla för branschen ska standarder, när så finns anledning, paketeras i form av tjänster för att förenkla införande och användning i branschen. Fakturaportalen e-build är ett sådant exempel. Syftet med tjänsterna är att underlätta branschens övergång till elektroniskt informationsutbyte och därmed högre effektivitet, samtidigt som det säkrar att BEAst standarder verkligen blir använda. 1.2 Målsättning för år 2016 De kvalitativa målen är: att stärka varumärket BEAst som samhällsbyggarsektorns naturliga val för e-affärer att uppnå en större användning av BEAst:s standarder, även i övriga Norden att tillhandahålla tjänster för att stödja branschens produktivitetsutveckling att ha en etablerad samverkan med viktiga aktörer i branschen och omvärlden De kvantitativa målen är: att få minst tio nya medlemmar att etablera användning av de nya standarderna BEAst Supply NeC och Material med minst 20 användande företag för vardera standarden. att etablera PEPPOL-tjänsten på marknaden. att etablera tjänsten BEAst Portal för effektivare logistik med minst 25 företag 1.3 Nulägesbeskrivning, problem- och behovsanalys Det finns ett stort intresse för e- affärer i sektorn och många medlemsföretag arbetar intensivt med att effektivisera sina processer utifrån de möjligheter som e-affärer ger. Arbetet sker dock inte utan problem och följande problem eller hinder har bedömts föreligga i sektorn idag: Sektorn kännetecknas av ovanligt många företag på både kund- och leverantörssidan, vilket medför risk för höga kostnader om inte den gemensamma standarden används. Affärer med aktörer utanför sektorn är vanligt och innebär ytterligare anpassningar om inte harmoniserade branschstandarder används. Branschen har inte samma internationella standardtillämpning som är fallet med många andra branscher vilket gör e-handel över gränserna mer komplex. Kundorderstyrda och konfektionerade varor, som byggs upp av komponenter eller specialtillverkas, är vanliga. Dessa typer av varor är svåra att hantera standardiserat med artikelinformation och enhetshantering. Adress: BEAst, Box 1178, 111 91 Stockholm. Besöksadress Västra Järnvägsgatan 15, 12tr 2
En del företag använder gamla versioner av BEAst standarder och i en del fall t o m egna lösningar vilket försvårar sektorns utveckling inom e-handel. Med utgångspunkt från ovanstående har följande fokusområden identifierats för verksamhetsåret 2016. Tjänster Branschportal, PEPPOL, validering, rådgivning Projekt Utveckling och införande, initieras och följs upp av arbetsutskott Basverksamhet Ledning, arbetsutskott, medlemsstöd, information, samordning, förvaltning Basverksamhet Förankra BEAst standarder i form av processer och meddelanden samt harmonisering av dessa med omvärlden, internationellt och med andra branscher. Stöd till medlemmar och till systemleverantörer. Information, utbildning och stöd för att öka spridningen av e-affärer i branschen. I arbetsutskott etableras kunskaps- och erfarenhetsnätverk för särskilda sakområden och där sker också förvaltning av standarder. Projekt Idéer till projekt tas fram i arbetsutskotten eller på förslag från medlemmar. Beslut om vilka projekt som ska drivas tas av styrelsen. Metodiken ska vara att först fastställa en färdriktning för att därefter ta fram eller anpassa en standard som sedan ska följas av ett tredje steg med branschimplementering. Tjänster BEAst ska utveckla portalfunktioner som underlättar branschens e-affärer. Fakturaportalen e- Build har under flera år varit den enda tjänsten av större omfattning, men under 2015 har PEPPOL-tjänsten lanserats. Under 2016 kommer en logistikportal att införas som driftas av en ny operatör. 1.4 Personella resurser Under året kommer det att finnas följande personella resurser i BEAst: Jan Svedman från Peab är styrelseordförande. Peter Fredholm, vd och projektledare. Åsa Nilsson, ansvarig för det tekniska utskottet, som arbetar med frågor som rör teknik, standarder och medlemssupport. Adress: BEAst, Box 1178, 111 91 Stockholm. Besöksadress Västra Järnvägsgatan 15, 12tr 3
Ordförandena i BEAst arbetsutskott: Dag Jarlson från Lindab för AU Logistik, Tariq Boholm från Skanska för AU e-faktura samt Urban Jansson från Beijer Byggmaterial för AU Teknik. Ordförandeposten för AU Implementering är för närvarande vakant. Avtalade operatörer av BEAst Portal (Tyringekonsult) och PEPPOL-tjänst (Tickstar) som ansvarar för löpande support och drift. En deltidresurs inom ekonomi och administration. 1.5 Finansiella resurser Basverksamheten finansieras uteslutande av medlemsintäkter, medan varje projekt måste ha en egen finansiering, vilket i de flesta fall sker via större medlemsföretag och byggbranschens utvecklingsfond SBUF. På sikt är målet att basverksamheten till 50 % ska finansieras av tjänster. Riktlinjen är att BEAst ska göra ett nollresultat eller en marginell vinst. 2 Basverksamhet 2.1 Utveckling, underhåll och spridning av standarder Grunden för basverksamheten är att etablera och sprida de standarder som finns framtagna för att generera maximal nytta för branschen. De kan också bli föremål för underhåll och uppdateringar. 2.1.1 Process- och meddelandestandarder BEAst ger löpande stöd till medlemmar för att tolka och tillämpa processbeskrivningen och meddelandestandarden. De standarder som finns är: BEAst Trade (NeB) för handelsprocessen. BEAst Invoice Byggfaktura. BEAst Supply NeC för anläggningstransporter och maskintjänster. BEAst Supply Material för varuförsörjning till byggarbetsplatser. BEAst Label för kollietikett bygg som också är en del av BEAst Supply Material. Nordic e-rental (NeR) för hyresprocessen. 2.1.2 Internationell standardisering och samordning Det internationella arbetet att standardisera processer och meddelanden drivs i organisationen UN/CEFACT. Vi ska hålla oss informerade om den utveckling som pågår, men engagerar oss först då arbete bedrivs inom ett område av särskilt intresse. Samarbetet på europeisk nivå, EDI Build Europe, är begränsat och bör utvecklas. OpenPEPPOL är den organisation som äger och förvaltar standarden och de gemensamma nätfunktonerna för PEPPOL. BEAst är medlemmar här och har möjlighet att påverka utvecklingen. 2.1.3 Nordisk samordning Den nordiska samordningen har hittills skett vid framtagningen av Nordic e-building (BEAst Trade). Många av medlemsföretagen arbetar nordiskt och det är därför en naturlig ambition att fördjupa det nordiska samarbetet. 2.1.4 Nationell samordning Adress: BEAst, Box 1178, 111 91 Stockholm. Besöksadress Västra Järnvägsgatan 15, 12tr 4
BEAst har byggt upp kontakter med organisationer från både byggsektorn och andra branscher för att samordna standarder och på det sättet underlätta för användare. Samordning sker främst med GS1, Odette, Transport och Sveriges Kommuner och Landsting. 2.1.5 Implementeringsstöd För att stödja medlemmarna att implementera och sprida e-handel ska BEAst ge råd och publicera rekommendationer. Ett annat exempel är att påverka systemleverantörer till att stödja standarden. 2.2 Information, spridning och marknadsföring 2.2.1 Varumärket BEAst BEAst och våra standarder ska vara det naturliga valet för alla i branschen. Vi ska arbeta för att marknadsföra och informera vad BEAst står för till såväl sektorns egna aktörer, dess systemleverantörer samt till aktörer i sektorns omvärld. Exempel på detta är samverkan med andra byggorganisationer, aktiv bearbetning av viktiga tidskrifter och kundtidningar, se till att medlemmar och andra länkar till BEAst webbplats samt att besöka och göra presentationer i lämpliga forum. 2.2.2 BEAst webbplats Webbplatsen är det viktigaste sättet att nå ut med information om verksamheten och de standarder och tjänster som BEAst tillhandahåller, liksom för rekrytering av nya medlemmar. Där finns även de medlemssidor som används internt för föreningens medlemmar och styrelse. Innehållet ska kontinuerligt uppdateras och kompletteras. 2.2.3 Nyhetsbrev Nyhetsbrevet ska fortsätta att vara en av de viktigaste kanalerna för att kommunicera med medlemmarna. Varje år ges ut minst fyra nyhetsbrev. 2.2.4 Ytterligare information till medlemmarna Förutom nyhetsbrevet och webbplatsen ska BEAst arbeta för att även på andra sätt nå ut med information till medlemmarna, t.ex. genom utskick av kortare information via e-post. Besök hos medlemmar ska utföras i den takt som medges. 2.2.5 Medlemsrekrytering Ett ständigt prioriterat arbete är att rekrytera fler medlemmar. Dagens antal om ungefär 100 medlemmar är en fördubbling på bara några år. 2.2.6 Informationsmaterial Det ska finnas ett uppdaterat urval av informationsmaterial om BEAst, e-affärer och BEAst:s standarder, t.ex. i form av bildserier, produktblad och praktikfall. Materialet ska finnas tillgängligt på BEAst webbplats. 2.2.7 Kurs- och seminarieverksamhet BEAst ska kontinuerligt arrangera seminarier och kurser för att sprida kunskap om e-affärer och våra standarder. En del av utbudet ska vara webbkonferenser där många deltagare på ett enkelt sätt kan anslutas. Huvudaktivitet varje år är den konferens som arrangeras i anslutning till årsstämman. 2.2.8 Media Media ska kontinuerligt bearbetas för att på det sättet nå ut med BEAst:s budskap. Adress: BEAst, Box 1178, 111 91 Stockholm. Besöksadress Västra Järnvägsgatan 15, 12tr 5
3 Projektverksamhet 2016 Här redogörs för de projekt som är beslutade av styrelsen för 2016. Samtliga projekt är stöttade av Svenska Byggbranschens Utvecklingsfond, SBUF. Medlemsföretagen ombeds att följa utvecklingen för att kunna införa resultaten från dessa projekt i sina respektive verksamheter. 3.1 Effektivare varuförsörjning etapp 2 Syftet är införande av de standarder och rekommendationer som togs fram i projektet "Effektivare varuförsörjning" under 2013-2014. Standarden heter BEAst Supply Material och består av en processbeskrivning, ett informationsflöde med ett antal standardmeddelanden samt kollietiketten BEAst Label. Projektet inkluderar stöd för införande genom att samordna, stötta deltagare och utvärdera pilotprojekt samt etablera en gemensam logistikportal (se nedan). Arbetet har pågått under 2015 och ska avslutas den sista juni 2016. 3.2 Effektivare anläggningstransporter etapp 3 I tidigare etapper av projektet Effektivare anläggningstransporter och maskintjänster har standarden BEAst Supply NeC utvecklats för att sedan testas framgångsrikt av ca sex företag i ett 15-tal pilotprojekt. I den tredje etappen som kommer att pågå hela 2016 ska piloterna utökas till nya områden och fler företag. Genom logistikportalen (se nedan) ska det kunna inkludera även små företag utan eget systemstöd. En annan viktig del i projektet är att säkerställa att standarden passar för andra produktområden som betong, asfalt och restprodukter. Mätning och uppföljning av miljöeffekter och hur ett effektivare informationsutbyte kan påverka, är också ett av delprojekten. 3.3 BEAst Portal för logistik och fakturering Under 2016 kommer BEAst att lansera en portal för logistik för at förenkla för branschen att använda standarderna BEAst Supply (NeC och Material) samt BEAst Invoice. Portalen blir ett viktigt verktyg i arbetet att få ut dessa standarder i branschen. Sedan tidigare finns en fakturaportal som används av 9 700 företag. Denna kommer att uppgraderas till att även inkludera stöd för logistik. Målgruppen är företag som saknar eget systemstöd och portalen blir därför en garanti för att hela branschen kan använda BEAst standarder. 3.4 Projektinformation Målet är att effektivisera den omfattande hanteringen av projektinformation i branschen. Projektinformation är grunddata som alla leverantörer till ett byggprojekt behöver för att kunna hantera order, leveranser och fakturor på ett korrekt sätt. Idag har olika entreprenörer olika sätt att tillhandahålla den här informationen. Med ett gemensamt gränssnitt för branschen som innebär att allt data skickas i ett standardiserat XML-meddelande kommer det att bli mycket enklare för en leverantör att bygga stöd för att läsa alla uppgifter direkt in i sitt system, vilket leder till färre hanteringsfel. Adress: BEAst, Box 1178, 111 91 Stockholm. Besöksadress Västra Järnvägsgatan 15, 12tr 6
3.5 Övriga projekt Bygg- och fastighetssektorns Elektroniska Affärsstandard Utöver dessa projekt ska det finnas beredskap för att, vid behov, starta andra projekt. Dessa måste då finansieras på annat sätt än genom den befintliga budgeten. Initiativ ska i normalfallet komma från ett arbetsutskott och godkännas av styrelsen. Ett sådant som är under diskussion är ett införandeprojekt av den standard som kallas Nordic e-rental (NeR). 4 Tjänster BEAst ska tillhandahålla tjänster som kan stötta branschens produktivitet. Det ska vara tjänster inom områden som bäst lämpar sig som branschlösningar, t.ex. i form av portaler. Förutom rådgivning till medlemmar, vilket sker utan kostnad, är detta de tjänster som BEAst tillhandahåller för närvarande. 4.1 BEAst Fakturaportal BEAst Fakturaportal, e-build, gör det möjligt för branschens små aktörer att kostnadsfritt skapa e- fakturor till sina kunder från en gemensam portal. Portalen finns även på övriga nordiska språk och på engelska. Antalet företag som använder portalen ökar kontinuerligt och uppgick till drygt 9 700 vid 2015 års slut. 4.2 BEAst Portal för logistik Den nuvarande fakturaportalen kommer under 2016 att utökas med funktioner för digital kommunikation inom områdena anläggningstransporter, maskintjänster och varuförsörjning. Den baseras på standarden BEAst Supply (NeC och Material) och är ett sätt att garantera att även de minsta företagen kan vara med i det informationsflöde som är grunden i standarden. 4.3 PEPPOL BEAst tillhandahåller en accesspunkt (AP) och ett adressregister (SMP) för kommunikation via det internationella PEPPOL-nätet, något som erbjuder sektorns företag en effektiv och säker anslutning av nya parter och kommunikation av elektroniska affärsdokument. PEPPOL tillåter endast standardiserade meddelanden och innebär att när man en gång anslutit sig så kommer man att vara tillgänglig för alla andra företag som finns i nätet. Det innebär en förenkling av de annars ganska omfattande processerna för att ansluta och testa nya kunder och leverantörer för digital kommunikation av affärsdokument och i förlängningen rejält reducerade kostnader. 4.4 Dokumentationstjänsten De standardmeddelanden som BEAst tar fram kan vara ganska omfattande då de ska stödja olika typfall för olika delar av branschen. De flesta företag gör en egen tillämpning inom ramarna för standarden och i många fall finns ingen bra dokumentation av en sådan profil att visa för sina handelsparter. Det riskerar att leda till missförstånd och längre tider för anslutning med ökande kostnader som resultat. Dokumentationstjänsten innebär att medlemmar för en mycket begränsad kostnad kan få en vederhäftig och korrekt dokumentation över de meddelanden man använder för EDI-kommunikation. Tjänsten innebär att BEAst i en särskild programvara dokumenterar sådana företagstillämpningar, profiler på standarden, på ett garanterat korrekt sätt. Stockholm den 18 december 2016 Peter Fredholm Vd, BEAst AB Adress: BEAst, Box 1178, 111 91 Stockholm. Besöksadress Västra Järnvägsgatan 15, 12tr 7