ATTESTREGLEMENTE FÖR FINSPÅNGS KOMMUN

2008-05-27 Antaget av kommunfullmäktige 2008-01-30, 18 FFS FB ATTESTREGLEMENTE FÖR FINSPÅNGS KOMMUN OMFATTNING 1 Detta reglemente gäller för kommunens samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner samt medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att förvalta eller förmedla. För medelsplacering och pensionsmedelsplacering finns särskilda regler för intern kontroll i separata reglementen. Kommunala bolag där kommunen har ett väsentligt inflytande ska utforma egna riktlinjer avseende attestområdet. Kommunens regler ska beaktas i tillämpliga delar. MÅLSÄTTNING 2 Målsättningen med reglerna för kontroll av ekonomiska transaktioner är att säkerställa att transaktioner som bokförs är korrekta avseende: Prestation Bokföringsunderlag Betalningsvillkor Bokföringstidpunkt Kontering Beslut Att varan eller tjänsten har levererats till eller från kommunen och/eller att transaktionen i övrigt stämmer med avtalade villkor. Att verifikationen uppfyller kraven enligt god redovisnings-sed samt kommunal redovisningslag. Att betalning sker vid rätt tidpunkt. Att bokföring sker vid rätt tidpunkt och i rätt redovisnings-period. Att transaktionen är rätt konterad. Att transaktionen överensstämmer med beslut av behörig beslutsfattare. ANSVAR 3 Kommunstyrelsen ansvarar för utfärdandet av för kommunen gemensamma tillämpningsanvisningar till detta attestreglemente. Kommunstyrelsen ansvarar också för övergripande kontroll, uppföljning och utvärdering av dessa regler samt för att vid behov ta initiativ till förändring av dessa regler. 1

4 Kommunens nämnder/styrelsen ansvarar för att antagna regler och tillämpningsanvisningar avseende detta attestreglemente följs. Varje nämnd och styrelsen ska årligen planera och genomföra kontroller av efterlevnaden av detta reglemente. Varje nämnd och styrelsen ska därutöver vid behov utfärda ytterligare tillämpningsanvisningar för sitt verksamhetsområde. Förvaltningschefen ansvarar inom nämndens och styrelsens verksamhetsområde för att handläggande personal är informerade om reglerna och anvisningarnas innebörd. Handläggande personals ansvar är att tillämpa fastställda anvisningar samt att när brister upptäcks rapportera dessa till närmast överordnad chef. KONTROLLER 5 Följande kontroll och attestmoment tillämpas i kommunen: Prestation Kvalitet Pris Villkor 22Beslut Behörighet Kontering Formalia Inkomstattest Vara eller tjänst har mottagits eller levererats Mottagen eller levererad tjänst håller avtalad kvalitet Pris överensstämmer med avtal, taxa, bidragsregler eller beställning. Betalningsvillkor mm är uppfyllda Behöriga beslut finns Nödvändiga attester har skett av behöriga personer. Konteringen är korrekt Verifikationen uppfyller krav enligt lagstiftning. Mottagna inkomster är riktiga. KONTROLLERNAS UTFORMNING 6 Kontrollrutinerna ska utformas så att den interna kontrollen inom respektive nämnd och styrelsen är tillräcklig. Vid utformningen av kontrollrutinerna ska följande krav beaktas: Ansvarsfördelning Ansvarsfördelningen ska vara tydlig. Huvudregeln är att ingen person ensam ska hantera en transaktion från början till slut. Kompetens Den som har rollen att utföra en kontrollåtgärd ska ha erforderlig kompetens för uppgiften. Integritet Den som utför kontroll av en annan person, särskilt vid beslutsattest, ska ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade. Jäv Det är ej tillåtet att attestera (besluts- och behörighetsattest) transaktioner som berör vederbörande personligen eller har nära anknytning till vederbörande. Dessa ska alltid attesteras av överordnad attestberättigad chef. Detta innefattar även bolag och föreningar där den anställde eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. För bedömning av om jäv föreligger bör försiktighetsprincipen tillämpas. Dokumentation Vidtagna kontrollåtgärder ska dokumenteras på ändamålsenligt sätt. Kontrollordning De olika kontrollmomenten ska utföras i en logisk ordning så att effekten av en tidigare kontrollåtgärd inte förtas av en senare kontrollåtgärd. Kraven på vidtagna kontrollåtgärder ska vara anpassade till transaktionens art så att kontrollkostnaden står i rimlig proportion till riskerna. 2

ATTESTRÄTT 7 I tillämpningsanvisningarna definieras obligatoriska attestroller för förekommande typer av ekonomiska transaktioner. Respektive nämnd och styrelsen utser attestanter samt ersättare för dessa. Attesträtten knyts till person och kodintervall med angivande av eventuella begränsningar. Endast vid förfall för uppdragstagare får ersättare utföra uppdraget. Kontroll får ske med hjälp av IT-stöd. Om kontroll ska utföras med hjälp av IT-stöd ska det finnas en av kommunstyrelsen fastställd rutin för tilldelning av behörighet, införande av systemförändringar och dokumentation av utförda kontroller. Varje nämnd och styrelsen svarar för att upprätthålla aktuella förteckningar över utsedda attestanter samt ersättare. Förteckningen ska delges ekonomiavdelningen. Nämnden/styrelsen får till förvaltningschef delegera rätten att utse attestanter samt ersättare för dessa och att upprätthålla aktuell förteckning. Förvaltningschefen ansvarar för att vid behov aktualisera beslut om attestanter. GENOMFÖRDA KONTROLLER 8 Obligatoriska manuella kontroller som utförts med godkänt resultat ska dokumenteras genom attest. Attest dokumenteras i enlighet med tillämpningsanvisningarna. Maskinellt utförda kontroller ska framgå av systemdokumentation och behandlingshistorik. Om attestansvarig ej kan godkänna en ekonomisk transaktion ska den som beslutat om transaktionen underrättas. Kan inte rättelse uppnås ska underrättelse ske enligt fastställd rutin. 3

2008-05-27 Antaget av kommunfullmäktige 2008-01-30, 18 FFS TILLÄMPNINGSANVISNINGAR AVSEENDE ATTESTREGLEMENTE OMFATTNING 1 Detta reglemente gäller för kommunens samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner samt medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att förvalta eller förmedla. De ekonomiska transaktionerna omfattar: Fakturor och andra externa utbetalningar Kreditfakturor Löner och andra personalkostnader Hyror och avgifter Interna transaktioner så som internfakturor och kostnadsfördelningar (av praktiska skäl omfattas ej automatgenererade kapitalkostnader och personalomkostnader) Bokföringsorder Debiteringslistor, kundfakturor Krediteringar och makuleringar Kassatransaktioner Övriga ekonomiska transaktioner som bokförs i kommunens redovisningssystem Det ankommer på vederbörande verksamhet, inom den interna kontrollens ram, att på lämpligt sätt tillse att fordringar bevakas och att inkomster inflyter med rätt belopp inom föreskriven tid. Huvudregeln är att fakturering ska ske i kommunens faktureringssystem. När debitering av fordran har skett övergår bevakning av fordran till ekonomiavdelningen. Reglementet omfattar inte de arbetsmoment avseende de transaktioner som följer behörighetsattesten. Dessa moment regleras i särskilda beslut av kommunstyrelsen enligt vilka vissa namngivna personer erhållit bemyndiganden att teckna kommunens plusgiro, bankgiro och bankkonton. För placering av kommunens likvida medel gäller särskilda bestämmelser. Bestyrkande av dessa transaktioner sker i attestreglementets anda, men tillämpningen finns angiven i separat reglemente. ANSVAR 3 Ekonomiavdelningen ansvarar för att vid behov till kommunstyrelsen lämna förslag till förändringar av reglementets tillämpningsanvisningar. 4 4

Det är respektive nämnds och styrelsens ansvar att organisera verksamheten på sådant sätt att oegentligheter förebyggs. Om nämnden/styrelsen delegerar beslut om attest till förvaltningschef ska denne tillse att attestförteckning och tillämpningsanvisningar motsvarande 4 utfärdas. Om det inte är lämpligt att rapportera om brister till närmast överordnad chef, kan rapport istället lämnas till förvaltningschef, ekonomichef eller annan överordnad person med insikt och kunskap om verksamhetsområdet. Det är också möjligt att kontakta kommunens revisorer. Den som blir informerad om brister har ansvar att vidta lämpliga åtgärder. KONTROLLER 5 För samtliga attestanter gäller att de ska vara anställda av Finspångs kommun eller förtroendevald i Finspångs kommun. Om särskilda skäl föreligger kan nämnden/styrelsen besluta om att annan än anställd/förtroendevald kan attestera. Mottagningsattest Kontroll av att vara eller tjänst mottagits och att såväl kvantitet som kvalitet är i överensstämmelse med vad som avtalats. Kontroll mot beställning och leverans. Attesten kan ske på en följesedel som bifogas fakturan eller förvaras på annat överenskommet sätt. Följesedeln betraktas i sådant fall som en del av fakturan och ska i likhet med fakturan arkiveras i 10 år. Beslutsattest Beslutsattest utgör själva kärnan i kontrollen. Kontroll mot beslut, kontering och finansiering. Vidare kontroll mot avtal, ramavtal, taxa, bidragsregler eller beställning samt kontroll av pris, uträkning och betalningsvillkor. I beslutsattesten ingår även kontroll av att mottagningsattest är utfört. Beslutsattest utförs i normalfallet av den som har budgetansvar. Behörighetsattest Kontroll av att nödvändiga attester skett av behöriga personer. Denna attest utförs i pappersbaserade rutiner och inkluderar kontroll av signatur, koder, beloppsbegränsningar och dylikt. Behörighetsattesten åvilar den som registrerar för betalning. Om det i IT-baserade rutiner finns funktioner för kontroll av behörigheter ersätter dessa den manuella behörighetsattesten. Inkomstattest Kontroll av att mottagna inkomster är riktiga. KONTROLLERNAS UTFORMNING 6 Ansvarsfördelning Normalfallet för attest vid externa ekonomiska transaktioner är att den utförs av minst två olika personer (mottagnings- och beslutsattest). Normalfallet för attest vid interna ekonomiska transaktioner är att den utförs av minst en person (beslutsattest). Vid interna transaktioner är det den verksamhet som påförs kostnader som ska utföra attest. 5

Samtliga attester ska anges med hela namnteckningen. Vid elektronisk attest ska denna ske med lösenordsangivelse. I de fall behörighetsattest utförs får denna inte utföras av samma person som mottagnings- eller beslutsattesterat. Vid rättelser och omföringar av ekonomiska transaktioner är det inte givet att den utförs av den egentliga beslutsattestanten. Nämnden/styrelsen kan utse annan person att utföra sådan attest. Kommunens centrala kassafunktion utför inkomstattest när denna handlägger samtliga inbetalningar till kommunen. Vid dessa transaktioner är enbart inkomstattest nödvändig. Handläggningen innebär kontering och registrering av dessa inbetalningar. Vid ekonomiska transaktioner som genom filöverföringar bokförs i kommunens redovisningssystem sker attest enligt attestreglementets anda. Tillämpningen av kontrollerna sker enligt särskilt utarbetade rutiner för respektive verksamhet. Kompetens Den som har rollen att utföra en kontrollåtgärd ska ha erforderlig kompetens för uppgiften. Respektive nämnd och styrelsen ansvarar för att varje attestant har erforderlig insikt och kunskap om uppgiften. Integritet Den som utför kontroll av en annan person, särskilt vid beslutsattest, ska ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade. Detta utesluter inte att personal som är underordnad beslutsattestanten utför mottagningsattest. Underordnad personal ska ej beslutsattestera sådant som överordnad har mottagningsattesterat. Jäv Det är ej tillåtet att attestera (besluts- och behörighetsattest) transaktioner som berör vederbörande personligen eller har nära anknytning till vederbörande. Som exempel kan nämnas reseräkningar, representation, egna utlägg, kurser och konferenser samt utbetalning till egen handkassa. Dessa ska alltid attesteras av överordnad attestberättigad chef. Detta innefattar även bolag och föreningar där den anställde eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. För bedömning av om jäv föreligger bör försiktighetsprincipen tillämpas. Om transaktionen avser nämndens/styrelsens ordförande utförs beslutsattesten av 2:e vice ordförande eller förvaltningschef. Förvaltningschefens transaktioner beslutsattesteras av kommunchefen. Kommunchefens transaktioner beslutsattesteras av kommunalrådet. Om attestant själv deltager vid representation, konferens, resa etc ska attest ske av den som normalt skulle ha attesterat sådana transaktioner. Till transaktionen bör underlag bifogas. Vid representation ska restaurangnotan alltid bifogas samt anges ändamålet med representationen och deltagande personer. I mycket speciella fall kan avsteg avseende deltagande personer ske, dock ska namnuppgifter efter anmodan kunna lämnas till skattemyndigheten och revisorerna. Andra exempel då underlag bör bifogas är kursprogram och deltagarförteckning, beslutsprotokoll, följesedlar m m. Om underlagen är alltför omfattande ska detta anges på fakturan samt framgå var detta underlag förvaras. 6

Dokumentation Vidtagna kontrollåtgärder ska dokumenteras på ändamålsenligt sätt. Attest i IT-baserade rutiner dokumenteras genom elektronisk attest. Attest ska registreras av den som utfört kontrollen. Attest ska ske på sådant sätt att attesten i efterhand går att knyta till den person som utfört attesten. Om systemet inte bedöms uppfylla dessa krav ska den kontrollerade informationen tas ut på papper och genom underskrift attesteras på normalt sätt. Om attest sker med hjälp av IT-stöd ansvarar systemägaren för att utforma och dokumentera rutiner för tilldelning av behörigheter, införande av systemförändringar och dokumentation av utförda kontroller (historik). För pappersbaserade rutiner är huvudregeln att samtliga attester ska dokumenteras genom varaktig påskrift på verifikationens konteringsstämpel. Kontrollordning De olika kontrollmomenten ska utföras i en logisk ordning så att effekten av en tidigare kontrollåtgärd inte förtas av en senare kontrollåtgärd. I IT-baserade system är inte kontrollordningen given. Minimikravet är att beslutsattestanten har godkänt betalningsunderlaget med dess slutgiltiga innehåll. Beslutsattest kan göras redan vid beställning under förutsättning att leverans och betalning sedermera överensstämmer med beställningen. Om däremot någon avvikelse finns måste beslutsattesten förnyas. I de fall kommunen tar emot orderlösa fakturor i form av filer måste regelverket för varje enskild typ av fil beslutsattesteras och underlaget arkiveras. Om reglerna för fakturan uppfylls sätts attest och kontering automatiskt och fakturan passerar systemet för betalning. Är villkoren enligt regelverket ej uppfyllda skickas fakturan till attestantens brevlåda för handläggning enligt ordinarie rutiner. I pappersbaserade rutiner ska mottagningsattest utföras före beslutsattest. Behörighetsattest sker efter att beslutsattest utförts. Registrering får ej ske innan samtliga attester har utförts. ATTESTRÄTT 7 Förteckningen över attester ska innehålla uppgifter om samtliga attestberättigade inom nämndernas och styrelsens verksamhet. Av förteckningen ska framgå typ av attest, namnteckningsprov, användaridentitet för elektronisk attest samt eventuella begränsningar av attesträtten. Attestförteckningen ska uppdateras inför varje nytt verksamhetsår. I IT-baserade system måste attestanterna läggas upp i systemen. Därav följer att verksamheten måste ange detta och vilka rättigheter de ska ha. Beslut om attesträtt för IT-baserade system ska alltid knytas till person. En aktuell förteckning ska alltid finnas tillgänglig på respektive nämnd och styrelsen samt överlämnas kontinuerligt till ekonomiavdelningen. I direkt anknytning till attestförteckningen ska nämndens och styrelsens tillämpningsanvisningar och samtliga beslut som fattats om attesträtt av nämnden/styrelsen eller på delegation, finnas förvarade på ett överskådligt sätt. 7

GENOMFÖRDA KONTROLLER 8 Om fel upptäcks vid kontroll av en ekonomisk transaktion ska i första hand den underrättas som beslutat om transaktionen. Den som beslutat om transaktionen har ansvar för att rättelse sker. Kan sådan rättelse inte ske ska felet dokumenteras och rapporteras till närmaste chef. Om det inte är lämpligt att rapportera om brister till närmast överordnad chef, kan rapport istället lämnas till förvaltningschef, ekonomichef eller annan överordnad person med insikt och kunskap om verksamhetsområdet. Ansvaret att dokumentera och rapportera ligger hos den som upptäckt felet. 8

Bilaga Vilka kontroller ska utföras? Obligatoriska attester Kontroller Transaktionstyper Prestation Pris Kvalitet Villkor Beslut Behörighet Kontering Formalia Mottagning Beslut Behörighet Extra Leverantörsfakturor Varor X X X X X S (M) X (M) X O O Orderlösa med förbrukning X X X X X X (M) X (M) X O O O Orderlösa hyror mm X X X X (M) X (M) X O O <100 S S S S S S (M) X (M) X O O >100 000 X X X X X X (M) X (M) X O O O O Bokföringsorder X X X X Lönelista X Internfaktura S S S X X X O Fasta fördelningar X O O Förrådsuttag X X X O O Bidragsutbetalning X X X X X X Intäkter: Bidragsinbetalning X X X O O Fakturajournal X O Skatteinbetalning X X X X O O Ränteintäkter X X X X O O x=kontroll ska ske m=kontroll görs maskinellt s=kontroll görs genom stickprov o=obligatorisk attest