Lönenämnden 2014-11-11
MUNKEDALS KOMMUN SOTENÄS KOMMUN LYSEKILS KOMMUN Lönenämnden Mandattid: 2014-01-01-2014-12-31 Ordinarie Said Lundin (S) Munkedals kommun Christer Börjesson (M) Munkedals Kommun Helene Stranne (M) Sotenäs Kommun Birgitta Albertsson (S) Sotenäs kommun Christina Gustafson (S) Lysekils kommun Camilla Carlsson (FP) Lysekils kommun Jupitergatan 1 45561 Dingle Tel: 0524-40868 Mobil: 076-83 71 251 E-post: saidlundin@hotmail.com Orrebergs gård 19 45598 Dingle Tel: 0706-322 154 E-post: christer@orreberg.com Jänkegården 3 45632 Kungshamn Tel: 070-563 15 07 E-post: helene@ericon.se Heljeröd 1 45694 Hunnebostrand Tel: 070-235 96 61 E-post: birgitta.albertsson@sotenas.se Badvägen 3 45491 Brastad Tel: 0523-44025 Mobil: 070-584 41 10 E-post: christinagstfsn97@gmail.com Torpgatan 91 45340 Lysekil Tel: 0523-12108 Mobil: 070-942 25 99 E-post: millanp92-@hotmail.com
Ersättare Carina Torstensson (C) Munkedals kommun Kasper Gustafsson (V) Munkedals Kommun Karl Ove Reimer (M) Sotenäs kommun Elving Claesson (S) Sotenäs kommun Richard Åkerman (M) Lysekils kommun Christer Hammarqvist (C) Lysekils kommun Smedbergs gård 22 45591 Munkedal Tel: E-post: carina@smedgard.se Dinglevägen 22 45541 Hedekas Tel: 070-62 63 278 E-post: kasper_gustafsson@hotmail.com Kaptensgatan 6 45650 Smögen Tel: 070-304 63 43 E-post: ko.reimer@gmail.com Gåsedammsgatan 8 45660 Hunnebostrand Tel: 076-113 73 03 E-post: elvingclaesson@live.se Klubbans väg 20 45178 Fiskebäckskil Tel: 0523-222 06 Mobil: 072-300 79 40 E-post: richard.akerman@moderat.se Vrångebäck 415 45494 Brastad Tel: 0523-42176 Mobil: 070-316 34 23 E-post: hammarqvist.m@telia.com Revisorer Lysekil: Leif Bergius Hökvägen 72 453 40 Lysekil. leifbergius@hotmail.com Arne Lundqvist Ingalsröd Strand 350 454 92 Brastad. lysekilsmaklaren@gmail.com
KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA Tid: Tisdagen den 11 november kl 09.00 Plats: Löneenhetens lokaler, Munkedal Ordförande: Said Lundin (S) Sekreterare: Linda Andersson Utses att justera: Justeringens tid och plats: 2014-11-11, kl Ledamot med förhinder att delta på sammanträdet ansvarar själv för att kalla in ersättare. Nr Ärenden Sida Formalia: Upprop samt val av justerare 1 Uppföljning internkontrollplan 2014 Dnr: LNSML 2014-7 7 2 Internkontrollplan 2015 Dnr: LNSML 2014-8 11 3 Resultat- och verksamhetsmål 2015 Dnr: LNSML 2014-10 15 4 Preliminära sammanträdesdagar 2015 Dnr: LNSML 2014-9 21 5 Nästa möte, 12 februari? 455 80 MUNKEDAL Telefon växel 0524-180 00 Fax 0524-181 10 www.munkedal.se munkedal.kommun@munkedal.se Bankgiro 549-6260 Postgiro 11 54 40-0 Organisationsnummer 21 20 00-1330
7 2014-10-28 Dnr: LNSML 2014-7 Uppföljning kontrollplan 2014 för Lönenämnd Enligt Reglemente för intern kontroll, har varje nämnd skyldighet attt upprätta en kontrollplan för sin verksamhet. I planen ska anges vad som ska kontrolleras, hur kontrollen utförs och följas upp. Planen ska revideras årligen. Enligt 8 skall planen föregås av en risk- och väsentlighe tsanalys som ligger till grund för urval av vilka kontroller som skall göras. Planen skall dessutom innehålla kontrollområde, frekvens, rapportering mm. Rapportering av genomförd kontrollplan skall göras i slutet av året till kommunstyrelsen, och en kopia skall också lämnas till kommunrevisionen. Återrapportering sker också i årsredovisningen. Vid upptäckta bristerr lämnas förslag på åtgärder för attt förbättra kontrollen. Allvarligaree brott eller brister skall omgående återrapporteras till styrelsen. Ett förslag till kontrollplaner har sammanställts för Lönenämndens verksamhet avseende 2014. Inom Lönenämnden har uppföljning av kontrollplan genomförts för: Löneenheten Särskilda konsekvensbeskrivningar 1. Ekonomi Bättre kontroll Förslag till beslut Lönenämnden godkänner upprättad uppföljning av kontrollplan 2014. Lennart Ekman Lönechef 455 80 MUNKEDAL Telefon växel 0524-180 00 Fax 0524-181 74 Bankgiro 549-6260 Postgiro 111 54 40-0 www.munkedal.se munkedal.kommun@munkedal.se Organisationsnummer 21 20 00-1330
8
9 Uppföljning av Intern kontrollplan Munkedals kommun 2014 Tidsperiod: 2014-01-01--2014-12-31 Dnr KS 2013-438 Enhet: Lönekontoret Fastställd av Kommunstyrelsen 2013-12-11 Fastställd av Lönenämnden 2014-05-19 Upprättad av: Yvonne Silkehammar Enhet Lön Kontrollområde Rutin/system Löneutbetalning Risk/ prio 16 Dokument Kontrollmoment/ granskningssätt Används upprättad rutin för granskning av löneutbetalning, dvs rätt person, ansvar och lön. Kontrollant Kontrollmetod Frekvens Resultat av kontrollen Förslag till åtgärd Eva Borg, Wenche Hagbartsen och Ulla Karlsson Välja 2 enheters utbetalning i aug och sept. Kontrollera med chef att samtliga personer har arbetat den perioden på det ansvaret och rätt lön utbetalas stickprovför aug och sept 2014 Kontrollområdet fungerar Kontrollområdet fungerar men behöver utvecklas Kontrollområdet fungerar inte. Frekvens Löneenheten upprättar rutiner för Stickprov för chefer som innebär att dom efter mars, juni, varje löneköring skall ta ut september och utanordningslista ur HEROMA december 2014 lönesystem. Utanordningslistan skall granskas och avvikelser skall omgående rapporteras till löneenheten för rättelse. Rapportering till Lönechef anmärkning Återrapportering Lönenämnd 11/11 2014 Lön Löneutbetalning 12 Kontrollera alla nettoutbetalningar som överstiger 20000:- per person. Eva Borg, Wenche Hagbartsen och Ulla Karlsson Gå igenom bankfilen, där nettolön summeras per person. Varje månad X Kontrollområdet fungerar Kontrollområdet fungerar men behöver utvecklas Kontrollområdet fungerar inte. Löneenheten kommer 2015 att ändra kontrollmetoden. Kontroll kommer att utföras på ett urval av nettoutbetalningar inom spannet 20 000-25 000:-För respektive SML kommun gå igenom bankfilen där nettolön summeras. Vi väljer slumpvis ut 50% till antalet anställda inom spannet! Varje månad Lönechef Lönenämnd 11/11 2014
10 Konsekvenser Allvarlig A 4 Kännbar K 3 Lindrig L 2 Försumbar F 1 Sannolikhet Osannolik O 1 Mindre sannolik MiS 2 Möjlig M 3 Sannolik S 4 Risk- och väsentlighetsanalysen Matris Poäng KONSEKVENS/ VÄSENTLIGHET Allvarlig 4 ( Är så stor att fel inte får inträffa) Kännbar 3 3-8 9-16 (Uppfattas som besvärande) Lindrig 2 (uppfattas som liten) 1-4 3-8 Försumbar 1 (Är obetydlig) 1 2 3 4 Osannolik Mindre sannolik Möjlig Sannolik (risken är obefintlig) (risken är mycket liten) (finns en möjlig risk) (mycket troligt att fel uppstår) SANNOLIKHET /RISK Bedöma konsekvenserna vid fel 1-16 Sannolikheten att fel skall uppstå 1-16 Poäng 1-4: Inget agerande, vi accepterar riskerna. Poäng 5-8: Uppmärksamhet krävs, bör ha uppsikt. Kan ev tas med i kommande internkontrollplan. Poäng 9-16: Åtgärder krävs direkt. Skall tas med i internkontrollplan. Om åtgärden får 9 och uppåt skall tas med i kommande interkontrollplan.
11 2014-10-28 Dnr: LNSML 2014-8 Kontrollplan 2015 för Lönenämnd Enligt Reglemente för intern kontroll, har varje nämnd skyldighet attt upprätta en kontrollplan för sin verksamhet. I planen ska anges vad som ska kontrolleras, hur kontrollen utförs och följas upp. Planen ska revideras årligen. Enligt 8 skall planen föregås av en risk- och väsentlighe tsanalys som ligger till grund för urval av vilka kontroller som skall göras. Planen skall dessutom innehålla kontrollområde, frekvens, rapportering mm. Rapportering av genomförd kontroll skall göras i slutet av året till kommunstyrelsen, och en kopia skall också lämnas till kommunrevisionen. Återrapportering sker också i årsredovisningen. Vid upptäckta bristerr lämnas förslag på åtgärder för attt förbättra kontrollen. Allvarligaree brott eller brister skall omgående återrapporteras till styrelsen. Ett förslag till kontrollplaner har sammanställts för Lönenämndens verksamhet avseende 2015. Inom Lönenämnden har planer upprättats för: Löneenheten Särskilda konsekvensbeskrivningar 1. Ekonomi Bättre kontroll Förslag till beslut Lönenämnden godkänner upprättat förslag till kontrollplan n för 2015. Lennart Ekman Lönechef 455 80 MUNKEDAL Telefon växel 0524-180 00 Fax 0524-181 74 Bankgiro 549-6260 Postgiro 111 54 40-0 www.munkedal.se munkedal.kommun@munkedal.se Organisationsnummer 21 20 00-1330
12
13 Intern kontrollplan Munkedals kommun 2015 Löneenheten Kontrollområde Rutin/system Löneutbetalning Risk/ prio 16 Tidsperiod: 2015-01-01--2015-12-31 Dnr:xxxxx Fastställd av Lönenämnd 2014-11-11 Upprättad av: Lennart Ekman Dokument Kontrollmoment Kontrollant Metod Frekvens Används upprättad rutin för granskning av löneutbetalning, dvs rätt person, ansvar och lön. Löneassistenter För respektive SML kommun kontrollera med chef att samtliga personer har arbetat perioden på rätt ansvar och att rätt lön utbetalats. Stickprov för mars, juni, september och december 2015 Rapportering till Lönechef Löneutbetalning 12 Kontrollera ett urval av nettoutbetalningar inom spannet 20 000-25 000:- Löneassistenter För respektive SML kommun gå igenom bankfilen där nettolön summeras. Vi väljer slumpvis ut 50% till antalet anställda inom spannet! Varje månad Lönechef Säkerställa ändringar av uppgifter i HEROMA Löneutbetalning 16 12 Kontrollera genomförda ändringar av fast data i sytemet av fler personer än den som genomfört ändringen Kontrollera att utbetalning av löner görs av två i förening. Löneassistenter Löneassistenter Utföra stickprov på 10 stycken anställningsavtal per SML kommun. Lönelistan för respektive SML kommun undertecknas av två löneassistenter. Därefter skickas lönelistan till respektive kommuns ekonomienhet. Varje månad Varje månad Lönechef Lönechef Anm: SML kommuner = Sotenäs, Munkedal samt Lysekils kommun
14
15 2014-10-28 Dnr: LNSML 2014-10 TJÄNSTESKRIVELSE Resultat- och verksamhetsmål 2015 Utifrån vision 2025 har kommunfullmäktige antagit inriktningsmål för verksamheten. Med dessa mål som utgångspunkt beslutar kommunstyrelsen om ett antal resultatmål. Här konkretiseras fullmäktiges inriktningsmål. Dessa mål visar för förvaltningen vad som ska göras.. Därefter arbetar förvaltningen fram hur det ska genomföras genom framtagandee av verksamhetsmål. Verksamhetens mål är utgångspunktenn för varje arbetsplatss arbete inför det kommande året. Varje enhet/arbetsplats tar fram aktiviteter som de måste arbeta med för att uppnå ovanstående mål. Särskilda konsekvensbeskrivningar 1. Ekonomi Ej aktuellt 2. Miljö Ingen påverkan 3. Folkhälsa Ingen påverkan 4. Facklig samverkan enligt FAS Ej aktuellt Förslag till beslut Lönenämnden beslutar attt anta upprättat förslag till resultat- och verksamhetsmål 2015. Lennart Ekman Lönechef Löneenheten Beslutet expedieras till: Munkedals kommun Sotenäs kommun Lysekils kommun 455 80 MUNKEDAL Telefon växel 0524-1800 00 Fax 0524-181 10 Bankgiro 549-6260 Postgiro 111 54 40-0 www.munkedal.se munkedal.kommun@munkedal.se Organisationsnummer 21 20 00-1330
16
17 Dnr: LNSML 2014-10 Lönenämnd Resultat- och verksamhetsmål 2015
18 Resultatmål Utifrån vision 2025 har kommunfullmäktige antagit inriktningsmål för verksamheten. Med dessa mål som utgångspunkt beslutar kommunstyrelsen om ett antal resultatmål. Här konkretiseras fullmäktiges inriktningsmål. Dessa mål visar för förvaltningen vad som ska göras. Därefter arbetar förvaltningen fram hur det ska genomföras genom framtagande av verksamhetsmål. Verksamhetens mål är utgångspunkten för varje arbetsplats arbete inför det kommande året. Varje enhet/arbetsplats tar fram aktiviteter som de måste arbeta med för att uppnå ovanstående mål. 1. Människor känner sig välkomna (från vision 2025). 2. En hållbart växande kommun (från vision 2025). 3. En trivsam, kreativ och spännande miljö (från vision 2025). 4. Invånarna mår bra är trygga och trivs med livet (från vision 2025) 5. Invånarna är delaktiga, handlingskraftiga och stolta (från vision 2025). 6. Alla barn och unga får stöd att göra mesta möjliga av sina förutsättningar (från Barnkonventionen) 7. Högre effektivitet och servicegrad gentemot våra kunder/medborgare (styrkort 2014) 8. Bostadsbolaget ska genomföra delar av kommunens bostadspolitik. Finansiering inom bostadsbolagets budgetramar Resultatmål Lönenämnd Lönenämnden fastställer resultatmål utifrån vision/omvärldsbevakning/ och kommunfullmäktiges inriktningsmål. Målen ska vara uppföljnings- och mätbara. Varje mål kopplas ihop med mått. Verksamhetsmål för Löneenheten Verksamheten utarbetar verksamhetsplaner som innehåller de mål och aktiviteter som ska genomföras för året i syfte att uppnå beslutade resultatmål från Lönenämnden. Enheten anger hur de ska uppfylla sitt uppdrag. Dessa planer antas av nämnden i november med dess detaljbudget. Förvaltningen har bistått med förslag på mått. Förslag till Resultatmål för Lönenämnden antas 11/11 3. Inriktningsmålet KF: En trivsam, kreativ och spännande miljö 3.1 Resultatmål lönenämnd: Verka för hög informations- och kunskapsnivå inom nämndens område År 2012 År 2013 År 2014 År 2015 År 2016 År 2017 Indikatorer Mål Utfall Mål Utfall Mål Utfall Mål Utfall Mål Utfall Mål Utfall Kompetensplaner för samtliga 100 medarbetare (%) 100 100 Utveckla löneenhetens egen webbsida 70 (%) 80 100 3.1.1 Verksamhetsmål löneenheten Verksamheten skall samverka med kommunerna och genom ett gemensamt ansvarstagande arbeta med ständiga förbättringar Aktiviteter: Ständigt förbättringsarbete genom LEAN metoder, kartläggning av kompetensutvecklings behov inom löneenheten, löne- och utvecklingssamtal, APT,
19 7. Inriktningsmålet KF: 7. Högre effektivitet och servicegrad gentemot våra kunder/medborgare 7.1 Resultatmål lönenämnd: För att skapa ökad effektivitet skall nämnden verka för att SML kommunerna arbetar på ett enhetligt sätt År 2012 År 2013 År 2014 År 2015 År 2016 År 2017 Indikatorer Mål Utfall Mål Utfall Mål Utfall Mål Utfall Mål Utfall Mål Utfall Antal lönespecifikationer (st) 444 547 547 547 Årsarbetare löneassistenter (årsarbetare) 10,1 8,1 8,1 8,1 Upprätta digitala blanketter förberedda för elektronisk underskrift (%) 0 100 0 0 7.1.1 Verksamhetsmål löneenheten Verka för att SML kommunerna nyttjar HEROMA självservice i alla delar som systemet tillåter Verka för att SML kommunerna använder de digitala dokument som finns för löneunderlag utanför HEROMA systemet Aktiviteter: Utbildning och informationsinsatser för HEROMA systemet. Upprätta digitala blanketter förberedda för elektronisk underskrift för alla löneunderlag som ligger utanför HEROMA systemet. Neddragning av antalet årsarbetare på löneenheten Framtid Löneneheten kommer aktivt att arbeta med ett strukturellt och systematiskt förändringsarbete som skall leda till syftets måluppfyllelse. För att lyckas optimalt krävs ett berikat samarbete mellan såväl SML kommunernas ledning som verksamhetsansvariga inom kommunernas olika sektorer. Det är viktigt att upprätta så mycket av gemensamma standardmetoder som möjligt och att dessa efterlevs av alla berörda parter. Om vi tillsammans lyckas åstadkomma detta finns möjligheter till ytterligare kostnadsbesparingar utan att behöva minska på kvalitet.
20
21 2014-10-15 Dnr: LNSML 2014-9 Preliminära sammanträdestider år 2015 för Lönenämnden Administrativa enheten har tagit fram förslag till sammanträdestider r för lönenämnden år 2015. Då ny mandatperiod inträder 1 januari 2015 ska den nyvalda lönenämnden anta sina mötestider. De föreslagna mötesdagarna har lagts med hänsyn till kommunens budgetprocess. Då processen kräver god framförhållf ning och planering, föreslås att nuvarande nämnd ska titta över och godkänna preliminära sammanträdestider för år 2015. Sammanträdestiderna kommer därefter åter att tas upp och o fastställas vid lönenämndens första sammanträde 2015. Föreslagna 4 sammanträdesdagar för lönenämnden år 2015, kl 09.00 är: Torsdag 12/2 - bokslut 2014 Torsdag 7/5 - delårsbokslut april / budget 2016 plan 2017-18 Torsdag 10/9 delårsbokslut augusti Torsdag 12/11 detaljbudget 2016 Förslag till beslut * Lönenämnden beslutar att preliminärt godkänna föreslagna sammanträdestider för f år 2015. Mötesdagarna tas upp för fastställande vid lönenämndens första möte 2015. Linda Andersson Nämndsekreterare Aya Norvell Administrativ cheff 455 80 MUNKEDAL Telefon växel 0524-180 00 Fax 0524-181 74 Bankgiro 549-6260 Postgiro 111 54 40-0 www.munkedal.se munkedal.kommun@munkedal.se Organisationsnummer 21 20 00-1330