Migrering till Windows 7 Fem viktiga saker inför framtiden! Inledning IT-avdelningar på storföretag står ofta inför den svåra men nödvändiga uppgiften att ge användaren en bättre upplevelse samtidigt som de vill upprätthålla säkerhet och kontroll, men ändå minska komplexiteten i backend-ledet. Viktigt för dessa ideal är att migrera klienternas operativsystem till Windows 7 eller inom kort Windows 8 inom företagets miljöer för stationära och bärbara datorer. Att uppgradera operativsystemen måste inte nödvändigtvis vara en skrämmande uppgift med många osäkra parametrar. Det behöver inte heller ta upp mycket tid från IT-personalen som redan är hårt belastad. Äldre maskin- och programvara, som exempelvis Windows XP, kommer oundvikligen till slutet av sina livscykler och utgör en allt större ekonomisk risk i takt med att alltmer komplicerade korrigeringar måste utföras, samtidigt supporten blir alltmer kostsam och fortsätter att öka företagets driftkostnader. Samtidigt vill företagen också gärna dra nytta av de många nya möjligheter och funktioner som Microsofts senaste operativsystem erbjuder. I praktiken är många datorer nu mer än fyra år gamla och hårddiskar, nätaggregat och andra komponenter börjar närma sig den genomsnittliga tiden då fel inträffar (MTBF), precis som är fallet med mycket av den programvara som ligger på äldre system. En modern metod för att migrera till operativsystemet Windows 7 tar redan från början hänsyn till och avvärjer de problem som uppstår om man fortsätter att förlita sig på Windows XP som nu är på väg att avvecklas. 1
IT-avdelningar har till uppgift att motverka problem vid migrering till ny maskin- och programvara: FÖRETAGETS PROBLEM ANVÄNDARNA VILL HA IT-AVDELNINGEN VILL HA Att anamma tanken att spendera mer på IT Flexibilitet som gör det möjligt att få tillgång till applikationer, data och datorer på olika platser och enheter En skyddad företagsmiljö med en konsekvent användarupplevelse Hur man ska skydda företagets IT-miljö Problemfri tillgång till datormiljöerna så att de kan utföra sitt arbete Förenklad regelefterlevnad och skyddade företagsdata Hur man ska migrera till ett nyare operativsystem och samtidigt upprätthålla en säker IT-drift Hela den stationära upplevelsen med alla de applikationer som behövs Effektiv driftsättning och hantering av applikationer och datorer De fem främsta erfarenheterna från migrering till ett nytt Windows De flesta av dagens IT-organisationer försöker ta reda på hur de kan genomföra migreringen på bästa sätt. Följande fem tips bygger på många organisationers erfarenheter vid migrering till Windows 7, och kommer att hjälpa oss när vi ska gå över till nya versioner av detta viktiga operativsystem. 1. Bästa praxis är att tillhandahålla nya system i samband med migreringen till Windows 7 Erfarenheterna visar att migrering via en uppgradering ovanpå den befintliga versionen av Windows leder till högre kostnader och fler problem. Även om det inte hör till vanlig praxis finns det vissa organisationer som beställer nya datorer med XP, och även om dessa system kommer att vara kompatibla med Windows 7 så är detta ovanligt idag. Dessa utgör bara en liten procentdel av de datorer som levereras med operativsystemet förinstallerat. Därför är det ett färre antal nya maskiner som är kompatibla med Windows 7 (eller en framtida version). Att tillhandahålla nya maskiner är nästan alltid den bästa vägen att gå. För jämförelsens skull kan vi nämna att en lyckad migrering ovanpå den gamla versionen kostar uppåt 1300 kr bara i arbetstid för IT-personalen och detta under förutsättningen att inga problem uppstår. Det här baseras på antagandet att en IT-tekniker kostar 500-700 kr i timmen. Typen av problem som uppstår varierar: Ibland kan drivrutinen till en gammal privat bläckstråleskrivare ställa till bekymmer, andra gånger har den anställde installerat personliga program som inte kan migreras, och alla dessa småproblem blir i slutändan kostsamma. När flera problem sammanfaller och uppstår vid en migrering ovanpå den gamla versionen kan det ta fyra timmar eller mer av personalens tid att lösa problemen. Med detta i åtanke blir det enkelt att försvara kostnaden för de nya systemen. Den tid som behövs för att flytta över data och personliga attribut är inte inräknade här, men mycket av detta kan skötas automatiskt till en väldigt låg kostnad. IT-tekniker rapporterar också att köp av nya datorer som har den senaste versionen av Windows inläst på förhand är en metod som hjälper dem att eliminera kostnaden för att ge support för instabila, äldre maskiner. Det finns även ett följdproblem. Många system som förvisso kan stödja Windows 7 har redan varit i drift ett par, tre år, vilket gör att de bara kommer att kunna användas i cirka två år till. 2
Detta minskar ytterligare avkastningen på kostnaderna för migrering ovanpå den gamla versionen jämfört med driftsättning av nya system. Kundnöjdhet och produktivitet minskar också när IT-personalen installerar nya operativsystem på äldre datorer. Om slutanvändarnas produktivitet minskar på grund av att de inte har tillgång till sitt system i upp till två dagar i samband med migreringen till nytt operativsystem, så kostar den förlorade produktiviteten mycket mer än ett nytt system. Dessutom är det troligt att kontinuerliga problem, som inte framgick när migreringen först genomfördes kan starta en kedjereaktion av kontinuerliga IT-supportåtgärder efter driftsättningen. 2. Ha en väldefinierad strategi för programmetoden. Det största problemet vid migrering till nya versioner av operativsystem Windows är hanteringen av programbiblioteket. Eftersom de största programproblemen härstammar från program som utvecklats internt, måste organisationerna upprätta en fast uppsättning principer och förfaranden. Programutvärderingen inriktar sig på ett flertal problem som omfattar upptäckt av program, programrationalisering, tester och åtgärder som berör programkompatibilitet och programpaketering. Samtliga av dessa punkter måste åtgärdas innan lösningen driftsätts i slutanvändarens datormiljö. Första åtgärden är att upptäcka program. Även inom organisationer där man har en stark kontroll är det vanligt att man hittar många program som inte utgör standard inom organisationen och som inte varit synliga för IT-avdelningen. En del av dessa program är viktiga för enskilda uppgifter som utförs av grupper eller avdelningar, vilket gör att IT-avdelningen inte kan bortse från dem. Därför är det väldigt viktigt att upptäcka dessa program, införliva dem i testerna och om nödvändigt även i åtgärdsprocessen. Dokumentera principer och förfaranden för hur programrationaliseringen ska hanteras och hur problemen ska lösas. Tjänsteleverantörer såsom Dell ProConsult tillhandahåller ofta vägledning och verktyg för programutvärdering tillsammans med de kunskaper som behövs under övergångsperioden. Dessutom gör deras omfattande erfarenhet när det gäller migrering till ett nytt Windows att organisationerna får tillgång till förfaranden som är testade och väl beprövade för uppgiften, vilket även påskyndar processen för upptäckt av program. I nästa steg åtgärdas programvaruproblemen genom att mycket av den programvara som ackumulerats efter många år med samma gamla operativsystem tas bort, vilket underlättar arbetet för IT-personalen. I en del fall löser man problemet genom att ersätta programmet i fråga med ett annat, eller genom att sköta samma processer inom företaget med funktioner som finns i ett mer standardiserat verktyg. För program som utvecklats internt är det viktigt att ge programmet en ny värd i form av ett verktyg som redan finns i Windows 7 och framtida versioner. IT-avdelningen och företagsenheten måste först avgöra huruvida programmet fortfarande behövs. Företagsenheten kan ta andra verktyg i beaktande, medan IT-avdelningen kan se över de problem som rör säkerhets- och hanteringsaspekter för programmet. Säkerheten är ett av de största hindren när det gäller dessa äldre program som ofta utvecklats internt. Det viktiga är att arbeta sig fram utifrån principer och förfaranden, inte från en position där IT-avdelningen måste godkänna unika undantag från fall till fall. Det är värt att notera att dessa principer också kan hjälpa dig att komma igång med en princip som ska tillämpas för de enheter som användarna själva tar med sig (BYOD). 3. Slutanvändarnas positiva upplevelser av Windows 7 hjälper till att driva migreringen framåt Samtidigt som IT-avdelningen har stor nytta av en migrering till en ny version av Windows, med bättre 3
säkerhet och mycket bättre hanteringsmöjligheter, så får de anställda också stor glädje av en bättre användarupplevelse. Det mest påtagliga är stabiliteten hos Windows 7 och de efterföljande versionerna, vilket ger en sömlös arbetsupplevelse. De fruktade blåskärmsfel och systemavbrott som krävde omstart, samt det produktivitetsbortfall som uppstod tillhör nu det förflutna. Windows 7 kan ofta köras i flera månader utan att behöva startas om, vilket resulterar i att färre timmar går till spillo på grund av datorer som hänger sig. Prestandaförbättringarna påverkar även enkla aspekter av systemen, såsom att ha ett mer pålitligt viloläge för bärbara datorer. IT-personalen har upptäckt att de drivrutinsproblem som de tidigare versionerna av operativsystemet verkar ha dragits med och som gjorde systemen instabila har minskat avsevärt och i många fall försvunnit helt vid en migrering till Windows 7. Dessutom har det nya gränssnittet efter migreringen ett renare utseende och i många fall en mer intuitiv känsla. Den förbättrade plug-and-play-funktionaliteten betyder att mindre tid går åt till att hantera tekniska problem med systemen. I de sällsynta fall då en användare behöver ta itu med ett tekniskt problem har fönster och dialogtext förbättrats avsevärt. Och med ett större antal föreslagna lösningar kan användarna få en förnyad känsla av att deras system är kapabla att prestera. För mobila användare innebär en avsevärd förbättring av start- och avstängningstider för bärbara datorer ytterligare en aspekt som ger användarna snabbare åtkomst och högre produktivitet. 4. Migrering till ett nytt Windows erbjuder oöverträffade möjligheter att minska komplexiteten Enklare problemlösning skapar inte bara gladare och tryggare användare, utan hejdar också den strida ström av problemärenden som annars upptar IT-teknikernas dyrbara tid. När en migrering till nytt operativsystem minskar komplexiteten blir också kontrollen över kostnaderna bättre, vilket gör att IT-personalen kan återgå till strategiskt viktigare uppgifter. Att ha flera olika äldre operativsystem och äldre maskinvaror resulterar i ökad komplexitet på grund av att det inte finns några standardiserade konfigurationer eller imagekonfigurationer att tillgå. Kort sagt kräver dessa system mycket mer personalinsatser vid de hanteringsoch supportuppgifter som ska utföras regelbundet. Efter att Windows 7 blivit standard och man tar bort administratörsrättigheterna från slutanvändarna, så minskar komplexiteten hos systemens imagekonfigurationer, samtidigt som supportproblemen blir färre till följd av att man begränsar möjligheten att göra förändringar. Dessutom är det möjligt att under programutvärderingsprocessen minska kvantiteten och mångfalden av de olika program och imagekonfigurationer som används, vilket gör uppdatering, support och hantering mycket enklare att hantera. Migrering till Windows 7 levererar överlägsna hanteringsverktyg och inbyggda systemverktyg som ger en mer sammanhängande fjärrhantering som mer konsekvent tillhandahåller systemuppdateringar. De ökade möjligheterna att interagera med datorerna minskar komplexiteten när det gäller teknisk support genom att göra det möjligt för IT-personalen att identifiera och proaktivt åtgärda system som utsatts för risker eller inte kan användas fullt ut. 5. Samarbete med en tjänsteleverantör är ett logiskt steg I takt med att organisationer drar ner på de resurser som avsätts för IT-projekt till följd av att man måste spara pengar och har snäva budgetramar, så har många IT-organisationer valt att samarbeta med tjänsteleverantörer för specifika och väldigt avgränsade projekt såsom migrering till nya klientoperativsystem. Enligt forskning som utförts av Ziff Davis Enterprise kring migrering till de senaste versionerna 4
av Windows har de flesta projekten haft god nytta av att samarbeta med duktiga serviceleverantörer. Och det finns flera goda anledningar till detta. En av de främsta anledningarna till att IT-organisationer anlitar serviceleverantörer är att man behöver slutföra driftsättningen snabbt. Att ta in ytterligare kunniga och välrenommerade resurser som redan har gått igenom migreringens inlärningskurva gör att projektet kan genomföras på kortare tid. Detta är en anledning som väger allt tyngre i takt med att supporten för XP går mot sitt slut, vilket kommer att leda till ökade kostnader om företaget måste använda XP efter att det avvecklats. En snabbare migreringsprocess är viktig för de flesta ITavdelningar, eftersom kostnaderna blir för höga om man inte har en plan och tillräckliga resurser till hands. Utifrån ett helhetsperspektiv tar serviceleverantörerna resolut itu med migreringsproblemen med hjälp av väl beprövade verktyg och förfaranden som täcker hela registret, från utvärdering inför migreringen till förebyggande åtgärder. Med hjälp av driftsättningsverktyg driftsätter de sedan operativsystemet, vilket gör att hela implementeringen sker via väldokumenterad projekthantering. IT-organisationer hittar ofta olika kontaktpunkter där den interna IT-kompetensen kan komplettera serviceleverantörernas kunskap. Genom att använda den interna IT-expertisen där den kommer till bäst nytta och anlita resurser utifrån där detta passar bättre kan serviceleverantörens expertis utnyttjas effektivare. Kännetecknande för Dell ProConsult är möjligheten att anpassa de tjänster som tillhandahålls efter de behov som varje enskild IT-avdelning har. Detta bygger på de erfarenheter man samlat på sig efter att ha utfört migrering till Windows 7 på väldigt många företag. I en tid där avvecklingen av XP är nära förestående, är en serviceleverantör en optimal lösning för många organisationer eftersom det innebär att projektet kan slutföras avsevärt snabbare. Serviceleverantörer har erfarenhet, verktyg och resurser som gör att de kan ge en mer exakt projekttidplan, samtidigt som de ger organisationen god insyn i migreringsprocessen. Sammanfattning Det har aldrig funnits ett bättre tillfälle att migrera till Windows 7 än nu när det finns bevis och konkreta, framgångsrika exempel som lägger grunden för en lyckad migrering, och när man kan förutse alltfler komplikationer och en minskad produktivitet både idag och på lång sikt om man inte agerar. Smarta IT-avdelningar vet vad som driver en sådan förändring framåt, såsom bättre skydd för slutanvändarna och ett behov av att minska kostnaderna för den kontinuerliga driften. Fördelarna med att agera nu gör att organisationer snabbare kan dra nytta av de senaste funktionerna i Windows 7. De fem kärnpunkterna i det här informationsdokumentet lyfter fram de viktigaste erfarenheterna man fått så här långt. Aktuella data från marknaden pekar på att användningen av system med Windows XP fortfarande är utbredd, vilket gör att man måste ta itu med migreringen till ny maskin- och programvara innan kostnaderna för att man håller fast vid det här antika operativsystemet blir ännu högre. De som genomför eller slutför det här initiativet får en mer produktiv miljö för slutanvändare och IT-tekniker, vilket leder till både sparade och tjänade pengar i och med att man på det hela taget får en mer produktiv arbetsstyrka. Genom strategier och planering och genom att anlita serviceleverantörer som Dell kan IT-avdelningar nu på ett effektivt sätt ta itu med och minska de viktigaste utmaningarna i anslutning till uppgradering av operativsystem på klienter och genomföra migreringen på hela företaget på ett effektivt och sömlöst sätt, oavsett hur stort företaget är eller vilken bransch det verkar i. Genom att dra nytta av automatiserade verktyg och lösningar kan din organisation dra nytta av dessa förfaranden och skapa en lämplig metod för att planera, utföra och implementera infrastrukturuppgraderingar som inte bara håller jämna steg med de senaste tekniska framstegen utan även blir en del av de förbättringsinitiativ du kontinuerligt startar upp. 5