Verksamhetsplan för Västerbergslagens samordningsförbund för verksamhetsåret 2016 Planen gäller från och med 1 jan 2016 till och med 31 dec 2016 Datum: 16 november 2015 Ansvarig: Styrelsen Denna plan bygger på en mall för verksamhetsplanering från Praxis MANAGEMENT KONSULTER
Innehållsförteckning Del I: FÖRUTSÄTTNINGAR Beskrivning, presentation av organisation... s.3 Organisationsschema... s.4 Finsams uppdrag och målgrupper... s.5 Finsams grupper och myndigheters uppdrag & ansvarsområden... s.6 Del II: NULÄGE, STYRNING, KRAV Del III FRAMTID Styrning av Finsams verksamhet... s.9 Identifierad Krav och prioriterade krav... s.10 Övergripande strategiska mål.... s.11-12 Tider för planerings- och utvärderingsprocessen... s.12 2
Del I: Förutsättningar Beskrivning, presentation av Västerbergslagens Samordningsförbund Västerbergslagens Samordningsförbund, nedan kallat Finsam, bildades 1 januari 2005. Bildandet grundar sig på lagen om finansiell samordning (FINSAM) av rehabiliteringsinsatser SFS 2003:1210. Motivet för denna lagstiftning är att ge de lokala aktörerna bättre möjligheter att prioritera gemensamma insatser. Syftet är att hindra att människor hamnar i en gråzon mellan de olika aktörernas ansvarsområden. Parternas avtalsmässiga förhållanden regleras i en särskild förbundsordning. Medlemmar i Finsam är: Ludvika kommun Smedjebackens kommun Landstinget Dalarna Försäkringskassan Arbetsförmedlingen Parternas avtalsmässiga förhållanden regleras i Västerbergslagens Samordningsförbunds Förbundsordning 2004-11-02. De ingående parterna har olika uppdrag, ansvar och befogenheter inom rehabiliteringsområdet. Samverkan är grunden för varje Finsamförbund. Det betyder både samverkan mellan de ingående parterna och även samverkan och samarbete mellan de grupper, funktioner och individer som ingår i Finsam. Såväl de som i strikt mening ingår i organisationen och de som fungerar som referensgrupper för Finsam (Referensgrupper se nedan). Integrerad samverkan tillsammans med kompetensspridning är de viktigaste nycklarna för att uppfylla Finsams övergripande uppdrag. Finsam arbetar i fyra huvudspår Huvudspår 1. Rehabkonsulentteamet. Att organisera Finsam med ett operativt Finsamteam har erfarenhetsmässigt visat sig vara en viktig framgångsfaktor. De övriga 3 huvudspåren är: Skapa arenor för ökad samverkan. Projektstöd/projektmedverkan genom särskilda insatser. Förebyggande insatser. 3
Organisationsschema Organisation Finsam Västerbergslagen Formella referensgrupper till Finsam Västerbergslagen Styrelsen Lokala samverkansgruppen (LSG) Verkställande Tjänsteman Beredningsgrupper Smedjebacken Ludvika Rehabkonsulent teamet 4
Finsams uppdrag och dess behovs-/ målgrupper Finsams uppdrag är att genom finansiell samordning av de 5 ingående parterna uppnå en effektiv användning av resurser och insatser för individer i behov av samordnade social- och arbetslivsinriktade rehabiliteringsinsatser. Finsams uppgifter och uppdrag och framgår i Förbundsordning, Västerbergslagens samordningsförbund. 2004-11-02. Besluta om mål och riktlinjer för den finansiella samordningen. Stödja samverkan mellan de i förbundet ingående parterna. Finansiera sådana insatser som ligger inom de samverkande parternas samlade ansvarsområde. Besluta om på vilket sätt de medel som står till förfogande för finansiell samordning skall användas. Upprätta verksamhetsplan, budget och årsredovisning för förbundet. Svara för uppföljning och utvärdering av rehabiliteringsinsatserna. Målgrupper för Finsam Externa målgrupper Personer som är i behov av samordnade rehabiliteringsinsatser Är boende i Ludvika eller Smedjebackens kommuner Samt stämmer in på något av nedanstående: 1. Är långtidsinskrivna vid arbetsförmedlingen, sedan minst ett år. 2. Är långtidssjukskrivna sedan minst ett år. 3. Erhåller sjukersättning eller aktivitetsersättning från Försäkringskassan. 4. Erhåller långvarigt försörjningsstöd via kommunens socialtjänst (minst 6 månader under den senaste 12-månadersperioden). 5. Eller har andra synnerliga skäl. Interna målgrupper Som framgår ovan är ett av Finsams huvudspår att skapa Arenor för ökad samverkan. Målgrupper för detta huvudspår är våra medlemmar och vid behov även andra aktörer i samhället. 5
Finsams gruppers, befattningshavares, myndigheters uppdrag och ansvarsområden Nedanstående uppdrag för styrelse, och verkställande tjänsteman är ordagrant återgivna från dokumenten: Arbetsordningen för styrelsen för Västerbergslagens samordningsförbund, Instruktion för förbundets verkställande tjänsteman samt från Förbundsordningen. Dessutom bygger nedanstående text på dokumentet Policy för intern kontroll. Uppdraget för Finsams styrelse Styrelsen är samordningsförbundets högsta beslutande och förvaltande organ och har ansvar för utveckling och ekonomi. Styrelsens arbete regleras i förbundsordningen och i arbetsordning för styrelsen. Enligt förbundsordningen ska styrelsen svara för uppföljning och utvärdering av rehabiliteringsinsatserna. I styrelsen ingår politiskt valda representanter från kommunerna och Landstinget. Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan företräds av chefstjänstemän i styrelsen. Av förbundsordningen framgår att mandattiden är fyra år och räknas från och med den 1 april året efter det då val av fullmäktige har ägt rum i hela landet. Styrelsens uppdrag och uppgifter fastställs i Arbetsordningen för styrelsen för Västerbergslagens samordningsförbund. Antagen av styrelsen 2005-04-01. Styrelsens uppgifter enligt 2 är: Fastställa förbundets strategiska inriktning. Försäkra sig om att kontrollen över förvaltningen av förbundets angelägenheter är tillfredsställande. Besluta om budget inom av huvudmännen fastställd ekonomisk ram. Godkänna investeringar överstigande 50 000 kronor. Godkänna avtal eller andra åtaganden överstigande 100 000 kronor. Utse firmatecknare. Utse verkställande tjänsteman, fastställa instruktion för tjänstemannen samt tjänstemannens ersättningar och förmåner. I samma dokument 3 fastställs styrelsens beslutsregler. Som styrelsens beslut gäller den mening, för vilken mer än hälften av de närvarande röstar. Vid lika röstetal gäller den mening som ordföranden biträder. Styrelsen ska så långt som möjligt sträva efter samförståndslösningar. Styrelsen är beslutsför om minst tre ledamöter är närvarande varav en måste utgöras av antingen ordförande eller vice ordförande. Styrelsens ansvar gällande att uppfylla Intern kontroll enligt dokumentet Policy för intern kontroll Enligt dokumentet: Policy för intern kontroll har styrelsen för Västerbergslagen fattat beslut om att planera och genomföra intern kontroll av Finsams verksamhet. Syftet med den interna kontrollen är att verksamheten ska uppfylla kraven på: Ändamålsenlighet och vara kostnadseffektiv. Tillförlitlighet gällande finansiell rapportering och information om verksamheten. Efterlevnad av lagar, föreskrifter och riktlinjer. Kravet på intern kontroll finns i Kommunallagen t.ex. 6:1, 6:2 samt 6:3. Information om vad den interna kontrollen kan inbegripa och hur den kan genomföras finns att läsa i dokumentet Policy för intern kontroll. Uppdrag för verkställande tjänsteman Uppdraget framgår av dokumentet Instruktion för förbundets verkställande tjänsteman Reviderad och beslutad 2013-11-29. Enligt 1 tjänstemannens övergripande ansvarsområden Förbundets verkställande tjänsteman ansvarar för den löpande förvaltningen. 6
Enligt 2 tjänstemannens uppgifter Verka för förbundets utveckling med beaktande av de långsiktiga konsekvenserna av åtgärder och beslut. Övervaka att för förbundets verksamhet gällande föreskrifter följs, att styrelsens beslut verkställs samt att förbundets verksamhet är ändamålsenligt organiserad. Ansvara för beredning, föredragning och rapportering av ärenden till styrelsen. Fortlöpande följa förbundets verksamhet och resultatutveckling samt att vidta eller för styrelsen föreslå erforderliga åtgärder. Inhämta styrelsens godkännande före beslut angående: investeringar överstigande 50 000 kronor avtal och andra åtaganden överstigande 100 000 kronor handläggning av rättslig tvist Enligt 3 tjänstemannens uppgifter gällande den löpande förvaltningen Verkställande tjänsteman har beslutanderätt i frågor rörande den löpande förvaltningen inom ramen för av styrelsen fastställd budget. Uppdraget för Rehabkonsulentteamet För planering och åtgärder på individnivå har förbundet tillgång till ett, av parterna sammansatt, team av rehabkonsulenter med olika bakgrund och kompetensområden. De har alla kvar sin anställning hos sina respektive arbetsgivare våra huvudmän. De arbetar operativt med samordnad rehabilitering inom ramen för Västerbergslagens Samordningsförbund. Personerna som deltar i rehabilitering kallas deltagare. Teamet har till uppgift att utifrån styrelsens intentioner arbeta fram hållbara rehabiliteringsmetoder för deltagarna. I genomsnitt ska teamet erbjuda 50 rehabiliteringsplatser. Rehabprocessens längd är tidsbegränsad till 24 månader med möjlighet till 12 månaders förlängning. Denna del av förbundets verksamhet utgör till stor del basen för hela samverkansarbetet. Rehabkonsulentteamet består i nuläget av 5 personer. Uppdraget för projekt och liknande verksamheter Övergripande syfte med projekten Projekten som Finsam finansierar skall utvärderas enligt befintliga fasta kriterier. Projektets goda resultat bör tas tillvara och implementeras i de respektive verksamheterna. Arenor för samverkan Syftet med denna verksamhet är att skapa arenor för dialog och ökad samverkan mellan våra parter. Aktuella frågor är hur vi på bästa sätt ska arbeta med personer som har behov av rätt stöd i rätt tid och hur resurserna som finns i Förbundet kan användas för optimalt resultat. Projektstöd/projektmedverkan Syftet med denna verksamhet är att möjliggöra en insats som det finns behov av men som saknar ekonomiska eller andra medel, för att kunna genomföras. Stödet kan ges i form av ett personligt deltagande i t.ex. en styrgrupp eller att vårt Förbund finansiellt, helt eller delvis, skapar förutsättningar så att insatsen blir genomförd. Det kan både handla om individinriktade och/eller strukturövergripande insatser, där man t.ex. skapar nya arbetsmodeller, testar metoder, utvecklar eller kartlägger, eller på annat sätt vill genomföra något som går utanför parternas ordinarie uppdrag och budget. Förebyggande verksamhet Genom förebyggande verksamhet kan vi bidra till att minska riskerna för utanförskap. 7
Uppdraget för referensgrupper till Finsam Lokala samverkansgruppen Den lokala samverkansgruppen (LSG) är gemensam för Ludvika och Smedjebacken och är sammansatt av chefer, på olika nivåer och från olika verksamheter i kommun och landsting samt från Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan. LSG har till uppgift att bland annat få till en väl fungerande samverkan för rehabiliteringsarbetet, minska försörjningskostnaderna, minska antalet sjuk- och aktivitetsersättningar och utveckla den sociala rehabiliteringen och öka individernas försörjningsgrad. Beredningsgrupperna Beredningsgruppen i Smedjebacken respektive Ludvika består av handläggare från de olika huvudmännen. Dessa båda grupper bereder ärenden för personer i behov av samordnat stöd. Om beredningsgruppen bedömer att personen uppfyller kriterierna för insatser via Rehabkonsulentteamet remitteras personen till fortsatt rehabilitering utifrån Finsams samordnade resurser. I annat fall är det andra insatser som föreslås. 8
Del II: Nuläge Styrning och uppföljning och utvärdering av Finsams verksamhet Styrningen i Västerbergslagens samordningsförbund bygger på principer för resultatbaserad styrning. En grund i denna är att verksamheter inom Finsam systematiskt använder PDCA i sitt utvecklingsarbete. Plan Do Check Act/Adjust. (På Svenska: Planera Genomföra - Utvärdera/ Följa upp Förbättra.) Verksamhetsplanen som ett styrverktyg Finsams styrelse är ansvarig för denna verksamhetsplan. Uppdragen och målen i denna plan är övergripande styrande för Finsams verksamheter. Det betyder för t.ex. Rehabkonsulentteamets medarbetare att de ska uppfatta målen i denna VP som krav på dem själva som de har i uppgift att bidra till att uppfylla. Allas delaktighet i planering bryta ned målen i en egen plan Utifrån de identifierade kraven i VP ska Rehabkonsulentteamet formulera/konkretisera egna slut- och smartmål, som när de förverkligas, bidrar till att uppfylla VP:s mål. Det är också möjligt att identifiera andra/ ytterligare krav riktade till den egna verksamheten och sätta mål utifrån dessa krav. Teamets plan ska vara färdigdokumenterad och inlämnad till verkställande tjänsteman enligt datum som denne beslutar. Allas delaktighet i utvärdering Teamet ska, i enlighet med tidsplan för planerings- och utvärderingsprocessen, i en för detta ändamål förtryckt utvärderingsmall (i word-fil), genomföra en systematisk självutvärdering av den egna planens mål och arbetssätt. Självutvärderingen ska vara färdigdokumenterad och inlämnad till verkställande tjänsteman enligt tidplanen. Teamets dokumenterade självutvärdering bildar ett underlag för att utvärdera den gällande VP och skapa en ny reviderad VP för nästkommande verksamhetsår. Nedan en grafisk beskrivning av PDCA-processen Styrelsens PDCA 6.P. Utifrån identifierade förbättringsområden upprättar och reviderar styrelsen VP för Västerbergslagens samordningsförbund. 5. C+A Med resultatet av teamets självutvärdering som utgångspunkt, bedömer styrelsen måluppfyllelse och analyserar det verkliga resultatet. A C P D 1.P. Styrelsen upprättar en Verksamhetsplan (VP) för Västerbergslagens samordningsförbund. Teamets PDCA 4. C+A Teamet genomför självutvärdering genom att bedöma måluppfyllelse och genom att analysera de verkliga resultatet. Därefter föreslås förbättringar. A C P D 2 P. Teamet uppfattar målen i VP som krav på teamet självt och upprättar utifrån kraven operativa mål och aktiviteter. 3.D. Teamet arbetar för att uppfylla sina mål och genomföra sina planerade aktiviteter. 9
I denna verksamhetsplan har styrelsen valt att identifiera följande övergripande krav som riktar sig till Västerberslagens samordningsförbund Samtliga uppdragsbeskrivningar i denna verksamhetsplan ska uppfattas som krav på att uppfylla uppdraget. Krav bör uppfattas som krav, behov och förväntningar och som ställs på FINSAMs verksamhet. En kravanalys är nödvändig för att i högre grad säkerställa att rätt mål upprättas. Regeln är: Först krav sedan mål. Kravanalysen genomfördes genom att utgå från uppdraget för Rehabkonsulentteamet samt uppdragen för de ingående projekten. Identifierade och prioriterade krav som målsatts i denna verksamhetsplan Förtydliga Finsams roll och uppdrag för Finsams parter. Fler deltagare än idag ska komma ut i egenförsörjning. Medverka i arenor för samverkan. 10
Del III: FRAMTID Övergripande strategiska mål för Västerbergslagens samordningsförbund Följande målbegrepp används i denna verksamhetsplan. Slutmål= Ett önskat framtida resultat eller ett tillstånd. SMART mål = Ett önskat resultat eller tillstånd som är specifikt, mätbart. accepterat, realistiskt, tidsatt. Om målet inte är tidsatt gäller sluttid för denna VP. VP:s prioriterade krav: Fler deltagare än idag ska komma ut i egenförsörjning. VPs eget slutmål 1 Fler deltagare än idag ska komma ut i rätt försörjning. VP:s eget SMART mål 1a 15 person av deltagarna ska komma ut i arbete, studier, sjuk/aktivitetsersättning eller vara Jobb ready. Ansvariga för förverkligande av målet: Rehabkonsulentteamet VP:s prioriterade krav: Förtydliga Finsams roll och uppdrag för Finsams parter. VP:s eget Slutmål 2 Förtydliga Finsams roll och uppdrag för Finsams parter. VP:s SMART mål 2a Finsams parter ska ha kännedom om och förstå vad de kan göra inom ramen för Finsam. Utvärderas genom styrelsens genomsnittliga egen skattning av parternas kännedom och förståelse på en fyrgradig skala. 4= Mycket stor förståelse och kännedom 3=Ganska god förståelse och kännedom, 2= Har i ngn mån kännedom och förståelse. 1=Har inte alls eller i stort inte alls förståelse och kännedom. Skattat nuläge 1,5. Målet uppfyllt om genomsnittliga skattningen blir 2.8. Målet ska vara uppfyllt den 31 december 2016. Ansvariga för förverkligande av målet. Styrelsen och verkställande tjänsteman VP:s SMART mål 2b Finsams styrelse ska vara mycket väl insatta i Finsams verksamhet. Utvärderas genom styrelsen genomsnittliga egen skattning av hur väl styrelsen är insatta i Finsams verksamhet på den fyrgradiga skalan. (Se smartmål 2.a) Skattat nuläge 2.7. Målet uppfyllt om skattningen blir 4.0 Målet ska vara uppfyllt den 31 december 2016. Ansvariga för förverkligande av målet. Styrelsen VP:s SMART mål 2c Styrelsen för Finsam Västerbergslagen ska ha ett Digitalt samtalsrum/plattform. Målet utvärderas med dikotomi: Finns/ Finns inte. Målet ska vara uppfyllt den 31 mars 2016 Ansvariga för förverkligande av målet. Styrelsen och verkställande tjänsteman 11
VP:s prioriterade krav: Medverka i arenor för samverkan VP:s eget Slutmål 3 Tydliggöra och dokumentera vad arenor för samverkan betyder och vad det innebär. VP:s SMART mål 3a Tydliggöra och dokumentera vad arenor för samverkan betyder och vad det innebär. Målet utvärderas med dikotomi. Det finns en tydlig dokumentation. Det finns inte en tydlig dokumentation. Målet ska vara uppfyllt 31 oktober 2016 Ansvariga för förverkligande av målet: Verkställande tjänsteman (Syftet med mål 3 är att i det ska ligga till grund för att implementera arenor för samverkan.) Tid för organisationens planerings-, utvärderings- och förbättringsprocess VP 2016 färdigdokumenterad senast 2015-11 -16 Framtagen teamplan 2016 senast 2015-12-01 Utvärdering av teamplan 2016 senast 2016-10 -31 Utvärdering av VP 2016 senast 2016-11-15 Framtagande av VP för 2017 senast 2016-11 30 Framtagande av Teamplan för 2017 senast 2016-11 30 12