1 (8) CHECKLISTA FÖR DIGITAL ARKIVERING Bilaga 5 Thomas Lindkvist, Mariestad Pelle Gertow, Trollhättan Marie Skarin, Uddevalla Jan Christer Wahlbäck, Mariestad Monica Eriksson, Norrköping Caspar Almalander, Eskilstuna Anna Lindqvist, Hallsberg Helena Boman, Luleå Sambruk 2011. Dokumentet får dock spridas enligt Creative Commons CC-BY-3.0
2 (8) CHECKLISTA FÖR DIGITAL ARKIVERING Inledning Denna checklista ska fungera som ett stöd för kommuner i planeringsarbetet inför införandet av ett system för bevarande. Meningen är att en kommun ska få ett underlag som beskriver hur den uppfyller vissa grundförutsättningar för att införa ett system för bevarande samt, om man inte uppfyller dessa, beskriva vilka åtgärder man behöver vidta för att göra det. Checklistan är indelad i tre avsnitt: Ansvarsfördelning styrdokument - resurser, Verksamhetens - förvaltningens - systemägarens ansvar samt IT och säkerhet. För att få ett så heltäckande underlag som möjligt rekommenderas att ansvariga från områden såsom ledning, verksamhet, arkiv och IT- avdelningen deltar/samarbetar i arbetet med checklistan. Checklistan bör revideras löpande. Ansvarsfördelning - styrdokument resurser Ansvarsfördelningen mellan arkivmyndighet, arkivbildare och IT- avdelning för att redovisa, värdera och planera arkivering av digital information regleras tydligt i kommunens arkivreglemente eller andra styrdokument. Dokumenthanteringsplaner som beskriver befintliga digitala allmänna handlingar samt hur de ska hanteras med avseende på leverans till arkivmyndigheten är uppdaterade. Resurser i form av ekonomi/budget och personal/ kompetens för att införa, drifthålla och utveckla ett system för bevarande finns. Verksamhetens- förvaltningens - systemägarens ansvar 1. Verksamhetens/förvaltningens/systemägarens ansvar Ansvarar för att digital information levereras till arkivet.
3 (8) Ansvarar för tillhandahållande av digital information så länge den finns tillgänglig i system eller på myndigheten. Ansvarar för att kraven för elektronisk arkivering tillgodoses vid systemupphandling och vid större uppdateringar/ uppgraderingar. Arkivmyndigheten bör alltid kontaktas, för att säkerställa att kraven för långsiktig informationsförjning tillgodoses. 2. Arkiveringsuttag Möjlighet att exportera information ur systemet i godkänt filformat för arkivering finns. Med arkiveringsuttaget medföljer nödvändig dokumentation av systemet. Arkiveringsuttag ur system och arkivering av annan digital information görs enligt dokumenthanteringsplanen. Normalt görs arkiveringsuttag ur system med vissa intervaller, t.ex. årsvis, i vissa fall med tidsförskjutning. Dokumentation som redovisar vad som levereras ska ingå i leveransen. e) Den digitala informationen konverteras så mycket som möjligt till godkänt filformat för arkivering. f) En beskrivning av filerna ingår i leveransen. g) Autenticitet: Åtgärder vidtas för att förhindra att informationen förvanskas, så att informationens tillförlitlighet och fullständighet säkerställs. Genom kontroller att dokumentet är fullständigt och har inte blivit ändrat.
4 (8) h) Informationen är användbar, d.v.s. kan återsökas, visas och tolkas. 3. Filformat Handlingar som ska bevaras digitalt sparas i ett av arkivmyndigheten godkänt arkivformat. Filformaten är läsbara under lång tid och oberoende av en viss leverantör och programvara. Informationen är sökbar. Ursprunglig layout bibehålls i största möjliga mån. Metadata tillförs enligt rekommenderade standarder. Behöver inte vara detsamma som format för system i drift. 4. Gallring Gallrad information förstörs på ett sätt så att den ej kan rekonstrueras. Ingen tvekan råder om vad som ska gallras respektive bevaras vilket kräver uppdaterade dokumenthanteringsplaner och tydliga gallringsbeslut. Viktiga samband får ej gå förlorade vid gallring. De flesta datasystem innehåller en mängd data lagrade i databaser och tabeller som är relaterade till varandra. Dessa relationer är så pass komplicerade att det kan vara vanskligt att ta bort informationen.
5 (8) Informationen som ska bevaras ur verksamhetssystemet gallras först när arkiveringsuttaget gjorts ur verksamhetssystemet, och arkivmyndigheten godkänt leveransen. Tidpunkten för denna gallring regleras normalt i dokumenthanteringsplanen. 5. Systemdokumentation Följande krav ställs på dokumentation som skall bifogas de arkiveringsuttag som görs ur kommunens datasystem. Dokumentationen syftar till att säkerställa att det överlämnade materialet även efter arkiveringen skall vara förståeligt och kunna användas för arkivets syfte. Systemdokumentationen ska innehålla förståelsedokumentation och teknisk dokumentation. Med förståelsedokumentationen avses dokumentation som redovisar vilka handlingar ett verksamhetsystem innehåller, vilket användningsområde och funktion det haft samt i vilken verksamhet det använts. Den andra delen av systemdokumentationen utgörs av den tekniska dokumentationen som redovisar systemets uppbyggnad, databaskopplingar, struktur, programspråk etc. Nedan beskrivs vilken dokumentation som ska finnas när arkiveringsuttag görs ur ett system och överlämnas till arkiv för långtidslagring i digital form. Systemöversikt Indatabeskrivning Utdatabeskrivning Beskrivning av syftet med systemet, dess omfattning, sambandet med den verksamhet det stöder, samt en historik med de viktigaste händelserna i systemet från införande till avställning. Eventuellt beroende av andra system. Vilka uppgifter registeras i systemet, var kommer de ifrån och hur sker registreringen? Vilka uppgifter tas ut ur systemet? Vilka är mottagarna? Exempel på de viktigaste rapporterna och skärmbilderna.
6 (8) Behörighetsbeskrivning e) Rutinbeskrivningar f) Databeskrivningar Användargrupper, roller och dessas kopplingar till funktioner och organisatoriska enheter. Regelbundna och enstaka bearbetningar. Regler för automatiska beräkningar. Beskrivning av löpande ändringar och gallringsåtgärder. Vilken historik finns i systemet? Hur är databasen organiserad? Datamodell, tabell- och fältbeskrivningar. g) h) Ändringsbeskrivning/ versionshantering Förklaringar till koder och förkortningar. Har nya funktioner, grupper av användare, tabeller och fält tillkommit och gamla tagits bort? När tillkom de/togs de bort? Informationsförluster. Förändringar av koder och andra styrande parameter. i) Användarmanualer medföljer systemdokumentationen. 6. Mottagande Vid leveransmottagande upprättas leveransbevis och erfoderlig dokumentation åtföljer leveransen. Dokumentationen avser redovisning av levererade filer, samt systemdokumentation och förståelsedokumentation.
7 (8) IT och säkerhet 1. Riskanalys och säkerhetsrutiner En riskanalys för att bedöma behovet av säkerhetsrutiner avseende data, personal, fysisk placering och säkerhet har gjorts. Adekvata säkerhetsrutiner har vidtagits utifrån riskanalysen. System för uppföljning och dokumentation av säkerhetsrutinerna finns. En katastrofplan avseende reservkraft och verksamhetskritiska system finns. e) e) System för behörighetsadministration, loggtagning och skydd mot skadlig kod finns. 2. Lagringsmedium och säkerhetskopiering Digitalt lagringsmedium för arkivinformation finns. Serverlokalerna uppfyller tekniska krav avseende klimat, tillträde/larm, brand, kablage m.m. finns. (anmärkning ) Se RA-FS1994:6 ändr. 1997:3 En plan för säkerhetskopiering, förvaring av säkerhetskopior samt möjlighet till totalt återskapande av informationen finns.
8 (8) e) f) En plan för konvertering eller migrering till nya databärare finns. Servicenivåöverenskommelser (SLA) med interna och externa IT- tjänster finns. System för dokumentation av vidtagna åtgärder finns.