Handlingsplan för Arbetsmiljö Institution/motsvarande: Ekonomisk och industriell utveckling Behandlad i LSG den: 2013-09-09 Fastslagen i institutionsstyrelsen den: 2013-09-17 Beskrivning av vision: Institutionens vision är att genom att avdelningarna har en bra mix av utbildning och forskning vara en attraktiv, utvecklande och bra arbets- och studiemiljö för anställda, forskarstuderande och studenter. Genom att huvuddelen av den akademiska personalen undervisar, forskar och är aktiva i olika former av samverkan skapas goda förutsättningar för att institutionen kan bidra till universitetets tre huvudstrategier; bidra med internationellt erkänd forskning, ha en forskningsanknyten grundutbildning som länkar till arbetsmarknadens behov och samverka med olika aktörer och därmed bidra till deras utveckling såväl som institutionens utbildning och forskning. (forskning, utbildning, samverkan) Nulägesbeskrivning: I medarbetarundersökningen som genomfördes Q1 2013 ligger IEIs svar i huvudsak i linje med LiUs övergripande svar. Inom institution finns det stora variationer mellan avdelningarna men vi kan ur undersökningen, och de tre prioriterade åtgärder som varje avdelning lyfter fram, identifiera ett antal områden som berör hela institutionen. De områden där vi ser behov av åtgärder är a) arbetet med forum för inspiration och kunskapsdelning (seminarier, pedagogiskt samtal, erfarenhetsutbyte), b) dialogen mellan medarbetare och närmaste chef (karriärsamtal, arbetet med medarbetarskap, förutsättningar för eget ansvar), c) förtydligande om strategier som prioriteras och dess länkning till institutionen, avdelningar och medarbetare, d) förväntningar och hantering av stressande situationer (planering och långsiktighet samt hälsofrämjande arbete). I vår analys har vi dock försökt att lyfta fram åtgärder inom områden som indirekt påverkar dessa vilket vi bedömer har en mer långsiktig effekt. De åtgärder som föreslås har vi länkat till LiUs tre arbetsmiljöstrategier och gjort en prioritering kring i vilken sekvens vi kommer jobba med de tre prioriterade utvecklingsområden som vi identifierat inom varje arbetsmiljöstrategi. 1
Utvecklingsområde Beskrivning av åtgärd Ansvarig Resurser Klart Datum Effekt uppföljning Strategi 1: Tydligare arbetsorganisation PRIO1 Tydliggöra universitetets strategier och hur dessa kopplar till avdelningen Stimulera diskussioner på institutionsnivå och avdelningsnivå med utgångspunkt från strategikartan. Avdelningschefer Institutionsinternat med avdchef Avdelningsinternat (inom normala ramar) Q1 2014 - Ökar medarbetarnas kunskap om universitetets prioriteringar och förutsättningarna på avdelningsnivå - Ökar medarbetarnas förmåga att hantera den vardagliga arbetssituationen Strategi 1: Tydligare arbetsorganisation PRIO2 Tydlighet kring förväntningar och arbetsfördelning Ökad medvetenhet om förväntningarna på medarbetarna i enlighet med LiU dokument om medarbetarskap. Kopplat till det diskussioner inom avdelningarna kring förväntningar och arbetsfördelning både på gruppnivå och på individnivå. Avdelningschefer i dialog med enskild medarbetare Genomgång av tid för avdelningschefsskap inför budget 2014 Q4 2014 - Minskning av upplevd stress - Tydlighet kring det egna ansvaret - En bättre introduktion av nya medarbetare kring förväntningar och prioriteringar 2
Strategi 1: Tydligare arbetsorganisation PRIO3 Strategi 2: En än mer hälsofrämjande arbetsplats Underlätta och förbättra det dagliga säkerhetsarbetet Utveckla mallar och principer för säkerhet/riskbedömningar i utbildning och forskningsprojekt. Sprida kunskap om riskbedömningar till berörda avdelningschefer och medarbetare Utveckla principerna för det dagliga säkerhetsarbetet inklusive riktlinjer för användning av utrymmen för förvaring, tillfälligt arbete, etc. i gemensamma laborationslokalerna Teknisk chef Teknisk chef Inom befintliga ramar Pågående och kontinuerligt - Strategi 2: En än mer hälsofrämjande arbetsplats PRIO1 Tydliggöra arbetsorganisation Påbörja dialog kring erfarenhetsutbyte mellan avdelningscheferna kring tex orsaken bakom medarbetarnas upplevda stress. Stöttning till avdelningschefer som ser behov av egen utveckling genom coachande samtal med t.ex. Feelgood (kompletterar HRavdelningens Ledar/chefs utbildning) Påbörja arbetet tillsammans med avdelningscheferna för att öka dialogen och delaktigheten inom institutionen och inom avdelningarna. Personalintendent 100.000 200.000/år - Medarbetarna upplever att avdelningscheferna ger ett ännu bättre stöd i vardagen 3
Strategi 2: En än mer hälsofrämjande arbetsplats PRIO2 Medarbetarskap Feedback mellan kollegor Arbeta med att göra alla medarbetare medvetna om de förväntningar som LiU som arbetsgivare har kring medarbetarskap Påbörja arbetet tillsammans med avdelningscheferna för att öka dialogen och delaktigheten inom avdelningarna t.ex. genom mer aktiva avdelningsmöten. Alla medarbetare på IEI Stöd från HRavdelninge n till avdelningschefer Förebyggande gruppinsatser från Feelgood. Q2 2014 - Fler medarbetare anser att man får stöd och kan vända sig till kollegor inom den egna avdelningen för att diskutera utbildnings-, forsknings- och samverkansfrågor. Strategi 2: En än mer hälsofrämjande arbetsplats PRIO3 Friskvård och hälsa Utse hälsocoacher med olika inriktningar. Erbjuda institutionens medarbetare olika former av aktiviteter som bidrar till ökad hälsa. Propagera för de friskvårds- och hälsoaktiviteter som LiU ordnar centralt (t.ex. webbaserat rörelseprogram samt livsstilstest) tillsammans med hälsocoacher 150.000/ termin Q4 2014 - Genom att fokusera på bredd och olika aktiviteter göra alla medvetna om de goda kopplingar som finns mellan friskvård, hälsa och minskad stress Strategi 2: En än mer hälsofrämjande arbetsplats PRIO4 Lokaler Den dagliga arbetsmiljön Frigöra tid för administrativ chef för att arbeta mer med lokalfrågorna. Genomföra omflyttningar i huset (både arbetsrum, gemensamhetsytor, datorsalar och laborativa ytor) som kan leda till en bättre arbetsmiljö inom institutionen och avdelningarna. Administrativ chef Teknisk chef Nuvarande ramar Q3 2014 och kontinuerligt - Öka sammanhållningen inom avdelningarna - Få en enhetligare disponering av lokalerna i enlighet med institutionsstyrelsens beslut 101110. 4
Strategi 2: En än mer hälsofrämja nde Ergonomi Ge medarbetar tillfälle att få arbetsplatsen genomgången av en ergonom. Nuvarande ramar Q4 2013- Q2 2014 - Kontorsarbetsplatser med bättre fysisk arbetsmiljö. Strategi 3: Den social arbetsmiljön PRIO1 Det pedagogiska samtalet Identifiera och framhålla goda exempel från avdelningarna. Stimulera en pedagogisk diskussion inom och mellan avdelningarna. Ge lunchseminarier. Göra dokumentation kring pedagogiska frågor mer tillgänglig och mer synlig. / Proprefekt IEIs grundutbildningsråd Inom resurserna för SSG och IEIs pedagogiska arbete - Minskad stress - Ökad samhörighet med institutionen och mellan avdelningar - Kompetensutveckling för medarbetare gällande pedagogiska frågor - Utveckling av nya arbetssätt Strategi 3: Den sociala arbetsmiljön PRIO2 Kommunikation Återkommande information från institutionsledningen bl.a. i form av veckobrev. /proprefekt Administrativ chef 4h/vecka Q4 2013 - Ett ständigt informationsflöde kring vad som händer både inom institutionen men också inom högskolesektorn Doktorandstrategi 2: Hälsofrämjande arbetsplats PRIO1 Bättre arbetsmiljö för forskarstuderande/ doktorander Fortsätta erbjuda utvecklingsprogrammet för doktorander genom företagshälsovården Fortsätta att utveckla IEIs forskarskola. Utreda och analysera de mallar för ISP (individuell studieplan) som finns på IEI, som ett första steg i att ta fram en gemensam ISP-mall för institutionen. Proprefekt tillsammans med forskarstudierektorer Under 2014 - Öka medvetenhet om rollfördelning inom forskarutbildningen och doktorandernas egenansvar i utbildningen - Ge doktorander möjlighet att utbyta erfarenheter med andra i samma situation. 5
Doktorandstrategi 2: Hälsofrämjande arbetsplats PRIO2 Handledning Introduktionsdagar för handledare (innehållande t.ex. handledarrollen, genomförandet av doktorandkurser, uppföljningar av studieprestationer). Fortsätta utveckla forum inom institutionen för handledningsfrågor. Proprefekt Forskarstudierektorer - Stärka handledarnas förmåga att situationsanpassa handledningen samt följa upp doktorandernas individuella studieplan Doktorandstrategi 1: Tydliggöra arbetsorganisation PRIO3 Kurser i forskarutbildningen Utveckla ett IEI-gemensamt kurspaket. Genomgång av alla ämnesstudieplaner för anpassning till att många forskarstuderande har läst två år på avancerad nivå. Analys av nuläge avseende doktorandkurser. Forskarstudierektorer Q2 2014 - Skapa ett bättre kunskapsläge kring kurser och kurskrav. Doktorandstrategi 3: Social arbetsmiljö PRIO4 Introduktion av nya doktorander Utveckla introduktion för nya doktorander Forskarstudierektorer tillsammans med avdelningarna Q3 2014 - Tydliggöra förväntningarna på doktoranderna och därmed minska den upplevda stressen för doktorander 6
Handlingsplan för Lika villkor Institution/motsvarande: Ekonomisk och industriell utveckling Behandlad i LSG den: 2013-09-09 Fastslagen i institutionsstyrelsen den: 2013-09-17 Beskrivning av vision: För att nå visionen lika villkor arbetar LiU och IEI med jämställdhet och genus, etnisk och religiös mångfald, tillgänglighet och delaktighet för personer med funktionsnedsättning, sexuellt likaberättigande samt för likvärdig behandling oavsett ålder eller könsöverskridande identitet/uttryck. Arbetet gäller även övrig kränkande särbehandling exempelvis på grund av social bakgrund. En utgångspunkt i prioriteringar sker via de undersökningar som sker med studenter och medarbetare vilket ger en bas för prioriteringar. IEI har över åren valt att se arbetet med lika villkorsfrågorna som integrerade i det systematiska arbetsmiljö- och kvalitetsarbete. IEI ska alltid sträva efter att dess regler, normer och rutiner speglar ett förhållningssätt som präglas av respekt för individen och hennes eller hans olika förutsättningar. I detta är ett kontinuerligt arbete med frågor som medarbetarskap, forum för kollegiala diskussioner viktiga. Arbetet berör inte bara institutionen utan alla studenter som IEIs medarbetare dagligen möter och där relationen med studenterna likväl som från studenterna gentemot IEIs medarbetare skall präglas av respekt, tillit och förtroende. Det samma gäller de kontakter som finns inom forskning och samverkansuppdragen och som berör många organisationer utanför LiU. Nulägesbeskrivning: Medarbetarundersökningen 2013 indikerar att det inom institutionen förekommer diskriminering i olika former främst i kontakten med studenter och andra aktörer viktiga för verksamheten, men undersökningen ger få indikatorer om i vilka situationer detta sker. Även om fallen verkar vara få är det ändå ett område som kräver handling. Från andra undersökningar inom Lika Villkor-arbetet vet man att i dagens samhälle upplever medarbetare diskriminering eller brist på likabehandling i många organisationer men att få vetskap om i vilka situationer det sker är svårt att fånga via undersökningar. Många gånger är diskriminering/likabehandling inte ett uttryck enbart för enskilda människors fördomar utan det är något som finns inbyggt i strukturen. Situationerna finns på arbetsmarknaden, i utbildningssystemet och inom olika offentliga och privata verksamheter och därmed har vi inom institutionen en viktig roll att spela och bör vara föregångskvinnor och män. Universitet ska motverka alla former av kränkningar av studenters eller anställdas integritet. Det är en mänsklig rättighet att inte bli diskriminerad och en likvärdig behandling av alla är ett uttryck för demokrati och jämlikhet. Nyckelvärderingar för IEI. 7
Mål Åtgärd Ansvarig Resurser Uppföljning Få en ökad förståelse för i vilka situationer som medarbetare känner sig negativt särbehandlade Genomföra en fördjupad studie om vad som kan ligga bakom svaren kring negativ särbehandling Ombud för likabehandling tillsammans med personalintendent Inom befintlig ram Q1 2014 Minska den upplevda negativa särbehandlingen Arbete med formerna för avdelningsmöten och arbete med kommunikation och tydlighet kring förutsättningar, förväntningar och mål (som berörs under arbetsmiljöhandlingsplanen) Avdelningschefer Se handlingsplan arbetsmiljö Förbättra kommunikationsklimatet Tydliggöra på vilket sätt man skall kommunicera kollegor emellan och arbete för att främja en kontinuerlig kommunikation mellan kollegor, inom avdelningar och mellan avdelningar. Åtgärder i linje med detta berörs i handlingsplanen för arbetsmiljö. Avdelningschefer Se handlingsplan arbetsmiljö Att IEIs anställda ska veta vart de kan vända sig i frågor rörande negativ särbehandling. Sprida information om vart medarbetare kan vända sig om de upplever att de blivit negativt särbehandlade. Personalintendent Inom befintlig ram Q4 2013 8