Myndigheters kostnader och åtgärder vid hantering av EU-stöd 2014

Myndigheters kostnader och åtgärder vid hantering av EU-stöd 2014 Totalt uppgår hanteringskostnaden för EU-stöd under 2014 till 735 mnkr att jämföra med 786 mnkr för år 2013. Länsstyrelsernas hanteringskostnader har minskat med 86 mnkr och beror bland annat på effektivare handläggningsstöd samt minskat antal ärenden på grund av framflyttad start av framförallt projekt- och företagsstöd i det nya Landsbygdsprogrammet. Jordbruksverkets hanteringskostnader har ökat med 45 mnkr och beror till stor del på implementering av den nya politiken. Rapport 2015:4

Myndigheters kostnader och åtgärder vid hantering av EU-stöd 2014 Denna rapport är en redovisning av uppdrag Kostnader för EU-stöd som återfinns i Jordbruksverkets regleringsbrev. Jordbruksverket ska till Regeringskansliet redovisa myndigheters totalkostnad, styckkostnad och volym för föregående års handläggning av EU-stöd. Redovisningen ska även omfatta genomförda åtgärder för att minska administrationen, åtgärder för att åstadkomma förenklingar och en mer enhetlig regeltillämpning. Jordbruksverket ska även redovisa vilka kvalitetsförbättringar och effektivitetsvinster som uppnåtts under året. Författare Eila Mårtensson Ulrika Gotthardsson Viveka Pehrsson

Sammanfattning Jordbruksverket har tillsammans med länsstyrelserna under en följd av år bedrivit ett metodiskt kvalitetsarbete för att effektivisera administrationen av EU-stöden. Effekterna av de genomförda åtgärderna för att uppnå förenklingar och mer enhetlig regeltillämpning har samtidigt inne burit en effektivare hantering och förbättring av kvaliteten i hanteringen. Den sammanlagda kostnaden för hantering av EU-stöden uppgår för 2014 till 735 mnkr. Hur kostnaderna fördelar sig på olika verksamheter och myndigheter framgår av nedanstående tabell. I jämförelse med 2013 är det en minskning med 51 mnkr. (mnkr) 2012 2013 2014 Jordbruksverket, marknadsstöd 13 10 11 Jordbruksverket, övriga EU-stöd exkl. fiskestöd 228 260 310 Jordbruksverket, fiskestöd 15 13 7 Länsstyrelserna, jordbrukarstöd 310 304 241 Länsstyrelserna, landsbygdsstöd 122 141 120 Länsstyrelserna, fiskestöd 6 7 5 Övriga myndigheter, landsbygdsstöd 39 46 37 Övriga myndigheter, fiskestöd 4 5 4 Summa 737 786 735 Jordbruksverkets hanteringskostnader har ökat med 45 mnkr. Ökningen beror till stor del på ökade kostnader för implementering av den nya politiken (ca 19 mnkr), den utökade blockinventeringen (ca 15 mnkr) samt att Jordbruksverket från och med 2014 inte reducerar beräkningen av hanteringskostnaden med de ersättningar som betalas ut till länsstyrelserna för ajourhållning block. Hanteringskostnaden för detta tas upp av Jordbruksverket istället för av länsstyrelserna. Kostnaderna inom länsstyrelserna har minskat med 86 mnkr. Minskningen beror bland annat på effektivare handläggningssystem, många stödformer går inte längre att ansöka om, minskat antal ärenden, lägre kontrollfrekvens, betydligt mindre arbete med åtagandeplaner, färre arealkontroller i fält samt lägre kostnader för landsbygdsstöd på grund av framflyttad start av de nya projekt- och företagsstöden i Landsbygdsprogram 2014-2020. Vidare så redovisar Jordbruksverket kostnaderna för ajourhållning av block från och med 2014, se ovan. För övriga myndigheter så har hanteringskostnaden minskat med 10 mnkr. Totalt uppgår hanteringskostnaderna 2014 för stöd ur jordbruksfonderna till 719 mnkr. Under 2014 betalades det ut ca 11 400 mnkr ur dessa fonder, hanteringskostnaden blir drygt 6 % per stödkrona. När det gäller stöd ur fiskerifonden uppgår hanteringskostnaden till 16 mnkr. De utbetalda stöden ur fiskerifonden uppgår till ca 92 mnkr, vilket ger en hanteringskostnad på ca 17 %.

1 Innehåll 1 Inledning...11 2 Samråd...11 3 Kostnader för hantering av EU-stöden år 2014...12 3.1 Omfattning...12 3.2 Avgränsning...14 3.3 Tillvägagångssätt...14 3.4 Redovisningsmodell...15 3.5 Tillförlitlighet...16 3.6 Redovisning av kostnader för hantering av EU-stöd...17 3.6.1 Totala hanteringskostnader för olika myndigheter 2014...17 3.6.2 Jordbruksverkets kostnader för EU-stödhantering...19 3.6.3 Redovisning av länsstyrelsernas uppgifter om årspersoner och kostnader för hantering av EU-stöd 2014...21 4 Redovisning av genomförda åtgärder...23 4.1 Övergripande insatser...23 4.1.1 Förberedelser för den nya programperioden 2014-2020...23 4.1.2 Landsbygdsprogrammet 2014...24 4.1.3 Fiskeriprogrammet under 2014...25 4.2 Åtgärder för att minska administrationen och åstadkomma förenklingar...25 4.2.1 En väg in...26 4.2.2 Fler e-tjänster...26 4.2.3 Samordnade IT-stöd från ansökan till utbetalning...27 4.2.4 Handläggarstöd för stödhandläggning...28 4.2.5 Styr- och Uppföljningssystem i Samverkan (SUSS)...28 4.2.6 Klarspråk...28 4.2.7 Samverkande kundsupport...28 4.2.8 Översyn och förenkling av lagstiftning och rutiner...29 4.3 Åtgärder för att åstadkomma en mer enhetlig regeltillämpning...29 4.3.1 Föreskriftsarbete...29 4.3.2 Rutiner och processtyrning...30 4.3.3 Kontrollverksamheten...30 4.3.4 Stödjande IT-system för handläggning...30 4.3.5 Ajourhållning av blockdatabasen...30 4.3.6 Uppföljande verksamhet...31 4.3.7 Informations- och utbildningsinsatser...31

4.4 Uppnådda kvalitetsförbättringar och effektivitetsvinster...32 4.4.1 En väg in...32 4.4.2 Användning av e-tjänster...32 4.4.3 Nya föreskrifter och rutiner...32 4.4.4 Utbetalningar i rätt tid...33 4.4.5 IT-systemen...33 4.4.6 Granskning av jordbruksblock...34 4.4.7 Resultat från granskning...34 5 Kostnader för handläggnings- och kontrollärenden...35 5.1 Jordbrukarstöden...36 5.1.1 Volymer för jordbrukarstöden...36 5.1.2 Kostnader för jordbrukarstöden...38 5.1.3 Kontrollfrekvenser för jordbrukarstöden...42 5.2 Landsbygdsstöden...43 5.2.1 Volymer för landsbygdsstöden...44 5.2.2 Kostnader för landsbygdsstöden...44 5.2.3 Kontrollfrekvenser för landsbygdsstöden...48 5.3 Stöd till Fiskerinäringen...50 5.3.1 Volymer för stöd till fiskerinäringen...50 5.3.2 Kontrollfrekvenser för stöd till fiskenäringen...50 5.4 Totalkostnad för hanteringen av stöd till jordbruket, landsbygden och fiske...51 Bilagor...53 Bilaga 1.1 Länsstyrelsernas totala kostnader för hantering av stöd relaterat till EU:s jordbruksfonder (inkl. landsbygdsfonden) per årsperson och per timma år 2014...54 Bilaga 1.2 Länsstyrelsernas totala kostnader för hantering av stöd relaterat till EU:s fiskerifond per årsperson och per timma år 2014...55 Bilaga 1.3 Länsstyrelsernas direkta kostnader för hantering av jordbrukarstöd (objektkod 601*) relaterat till EU:s jordbruksfond (inkl. landsbygdsfonden) per utbetalningsärende, SAM-ansökan och län för år 2014...56 Bilaga 1.4 Kostnader och årspersoner per objektkod för länsstyrelserna 2013 och 2014...57 Bilaga 1.5 Länsstyrelsernas kontrollfrekvenser 2012-2014...60 Bilaga 1.6 Åtagandeplaner...63

1 Inledning Regeringen har i regleringsbrevet uppdragit åt Jordbruksverket att redovisa totalkostnad, styckkostnad och volym för handläggningen av olika EU-stöd år 2014. Redovisningen ska även omfatta genomförda åtgärder för att minska administrationen, åtgärder för att åstadkomma förenklingar och en mer enhetlig regeltillämpning. Jordbruksverket ska även redovisa uppnådda kvalitetsförbättringar och effektivitetsvinster. Uppdraget ska redovisas senast den 31 mars 2015. Kostnader för hantering av EU-stöden avseende år 2012 2014 vid berörda myndigheter redovisas i avsnitt 3. I avsnitt 4 redovisas Jordbruksverkets och länsstyrelsernas genomförda åtgärder för att åstadkomma förenklingar och enhetligare regeltillämpning. Avsnitt 4 innehåller vidare en redovisning av åtgärder för att minska kostnaderna för administrationen av EU-stöd samt belyser genomförda kvalitetsförbättringar och effektiviseringar. Avsnitt 5 beskriver samverkansåtgärder, både mellan Jordbruksverket och länsstyrelserna och mellan länsstyrelserna. I avsnitt 6 redovisas länsstyrelsernas kostnader för handläggnings- och kontrollärenden m.m. vid hantering av EU-stöden. 2 Samråd Sammanställning av länsstyrelsernas kostnadsredovisningar samt övrigt sifferunderlag till rapporten har skickats ut till samtliga länsstyrelser för kvalitetsgranskning. Jordbruksverket har samrått om rapporten med samtliga länsstyrelser. 11

3 Kostnader för hantering av EU-stöden år 2014 Jordbruksverket har sedan år 1996 på regeringens uppdrag beräknat kostnaderna för handläggning av EU-stöd till jordbruket. Uppdraget har genomförts genom att uppgifter hämtats från de myndigheter som deltagit i hanteringen av stöd finansierade av EU: s jordbruksfonder och fiskerifond. Myndigheterna är samtliga länsstyrelser, Skogsstyrelsen, Sametinget och Ekonomistyrningsverket. Dessutom har uppgifter hämtats från Jordbruksverkets årsredovisningar och räkenskaper. 3.1 Omfattning Med hantering menas i denna rapport information, handläggning, kontroll av stöd, marknadsbevakning, utveckling och drift av IT-system. Jordbruksverket är Sveriges enda ackrediterade utbetalningsställe för stöd som finansieras av EU:s jordbruksfonder och fiskerifond. Enligt instruktionen ska Jordbruksverket bl.a. samordna länsstyrelsernas handläggning av EU-stöd till jordbruket m.m. och verka för enhetlighet och lika behandling. Härutöver svarar Jordbruksverket för kostnader för utveckling och drift av gemensamma IT-system som används för stödadministrationen. Nedan redovisas de myndigheter som hanterar eller deltar i hanteringen av EU-stöd samt vilka stöd som respektive myndighet hanterar. Jordbruksverket Svarar för utbetalningarna av samtliga EU-stöd finansierade av jordbruksfonderna (garantifonden för jordbruket och jordbruksfonden för landsbygdsutveckling), fiskerifonden och stödet till jordbruket i norra Sverige inkl. kadavertransporter. Jordbruksverket är beslutande myndighet för åtgärder inom områdena för intervention, exportbidrag, stödrätter kopplade till gårdsstödet, ersättning för utrotningshotade husdjursraser, ersättning för djurvälfärd och nationella projekt inom axel 3 samt vissa nationella stöd. Inom Europeiska fiskerifonden är Jordbruksverket beslutande om stöd för åtgärderna investeringar ombord, socioekonomisk kompensation, åtgärder för folk- och djurhälsa, gemensamma insatser, skydd och utveckling av den akvatiska faunan och floran, avsättningsfrämjande, pilotprojekt och tekniskt stöd. I övriga åtgärder är det Jordbruksverket som är beslutande om finansieringen till de olika länen för enskilda projekt. Jordbruksverket är även beslutande om offentlig medfinansiering som kommer från matlands- eller havsmiljöanslaget. 12

Länsstyrelserna (Lst) Direktstöden gårdsstöd och kvalitetscertifiering. Dessutom beslutas stöden inom landsbygdsprogrammet 2007 2013 (med undantag för ersättning till utrotningshotade husdjursraser och ersättning till djurvälfärd som handläggs inom Jordbruksverket utom vad gäller fältkontroller). Ur landsbygdsprogrammet 2014-2020 har det utbetalats miljöersättningsstöd. Delar av det av EU godkända nationella stödet till jordbruket i norra Sverige, d.v.s. stöd till smågrisproduktion, getter, potatis samt bär och grönsaker. Länsstyrelserna är beslutande inom Europeiska fiskerifonden för småskaligt kustfiske (ej investeringar ombord), produktiva och miljövårdande åtgärder inom vattenbruk, insjöfiske, beredning och saluföring, fiskehamnar och landningsplatser samt projekt inom fiskeområdena. Skogsstyrelsen (SKS) Stöd inom landsbygdsprogrammet 2007 2013 Sametinget (ST) Stöd inom landsbygdsprogrammet 2007 2013 Tullverket Fysisk kontroll m.m. i samband med exportbidrag. Ekonomistyrningsverket (ESV) Attesterande organ för Jordbruksfonden (EGFJ och EJFLU) samt revisionsmyndighet för Europeiska fiskerifonden (EFF). Tillväxtverket och Naturvårdsverket har inte rapporterat några hanteringskostnader för Landsbygdsprogrammet. Uppgifter för beräkning av övriga kostnader och inkomster har hämtats från Jordbruksverkets årsredovisningar samt räkenskaper. Med övriga kostnader menas här kostnader för lagring av överskottsproduktion som inte ersätts av EU samt s.k. finansiella korrigeringar som en medlemsstat måste betala p.g.a. överskridna tidsgränser för utbetalningar eller då EU: s revisorer upptäckt brister i medlemsstatens administrativa rutiner samt kursförluster. Med övriga inkomster menas här inkomster som tillgodoräknas statsverket såsom t.ex. ersättning från EU för administration av sockeravgifter, förverkade säkerheter för exportlicenser som inte utnyttjats, svensk andel av vissa återkrävda belopp, svensk andel av avdrag för tvärvillkor samt kursvinster. Under 2014 har ca 11 400 mnkr utbetalats av Jordbruksverket i EU-stöd ur jordbruksfonderna varav EU har finansierat ca 8 500 mnkr. Ur fiskerifonden har det utbetalats ca 92 mnkr varav EU har finansierat ca 66 mnkr. 13

3.2 Avgränsning Denna rapport omfattar de stöd som Jordbruksverket ansvarar för att betala ut. Den LEADER-verksamhet som bedrivs av lokala utvecklingsgrupper (LAG) och den verksamhet som bedrivs av fiskeområdesgrupperna (FOG) ingår inte eftersom dessa inte är klassificerade som myndigheter. Inte heller redovisas de kostnader för åtgärder inom djurområdet som medfinansieras av EU avseende BSE-provtagning, program för bekämpning av campylobacter och aviär influensa m.fl. Rapporten omfattar inte Livsmedelsverkets, Kemikalieinspektionens, Naturvårdsverkets, Havs- och vattenmyndighetens och Sveriges geologiska undersöknings kostnader för att bistå Jordbruksverket med utformning av information och kontrollinstruktioner om tvärvillkor. Det bör slutligen uppmärksammas att redovisningen emellertid omfattar de nationella stöd som EU-kommissionen har godkänt. Därmed definieras som EU-stöd inte bara de stöd som helt eller delvis finansieras från Jordbruksfonderna och Fiskerifonden utan dessutom det av Sverige till 100 % finansierade stödet för jordbruk i norra Sverige (Nationellt stöd, stödområde 1 3) inkl. kadavertransporter. 3.3 Tillvägagångssätt För att få ett underlag till beräkningarna av länsstyrelsernas, Skogsstyrelsens, Sametingets och Ekonomistyrningsverkets kostnader för hantering av EU-stöden skickade Jordbruksverket ut frågeformulär i december 2014. I frågeformulären begärdes in uppgifter avseende antal arbetade timmar (omräknade till årspersoner: antal arbetade timmar/1760 tim) lönekostnader inklusive sociala kostnader övriga direkta kostnader för resor och expenser (t.ex. konsultkostnader) i verksamheten indirekta kostnader (overheadkostnader) Från länsstyrelserna begärdes följande uppgifter för beräkning av indirekta kostnader och antalet årspersoner rörande den övergripande verksamheten. de totala kostnaderna och antal arbetade timmar för lantbruk (Objektkod 600*), de totala kostnaderna och antal arbetade timmar för EU-stöd fisk (Objektkod 6222*) de totala kostnaderna och antal arbetade timmar för myndighetsövergripande verksamhet samt administration och intern service (Objektkod 10* 11*), de totala kostnaderna och antal arbetade timmar för hela länsstyrelsen (1* 8*). (Samtliga objektkoder har hämtats från förteckning över verksamhets- och ärendestruktur för länsstyrelserna). 14

Följande objektkoder ingår i 2014 års redovisning av hanteringskostnader för länsstyrelserna. Tabell 3.1 Objektkoder i länsstyrelsernas redovisning Objektkoder Titel 601* Stöd till jordbruket enl. EU-förordningar 60111 Varav SAM Handläggning 60112 Varav SAM Fältkontroller 6012 Varav kontroll av djurmärkning och journalföring 6013 Varav utvald miljö kopplat till SAM 6021* Projektstöd LP 2007-2013 6022* Miljöinvesteringar LP 2007-2013 6023* LEADER LP 2007-2013 6024* Företagsstöd LP 2007-2013 604x Regional handlingsplan landsbygdsprogrammet 6222* EU-stöd fiske 990 Arbete kopplat till ProCAP Beräknad del av 600* Allmänt och övergripande inom lantbruk Beräknad del av 10*-11* Myndighetsövergripande verksamhet samt administration och intern service Vissa länsstyrelser gör arbetsuppgifter på uppdrag från Jordbruksverket, Det gäller ajourhållning av block, ortofotogranskning vintertid samt uppdatering av blockdatabasen (Block 2015). Från och med 2014 redovisas dessa kostnader av Jordbruksverket istället, för att ge en heltäckande och mer rättvis bild samt för att undvika dubbelredovisning. Länsstyrelsernas kostnader (enligt objektkoderna i tabell 3.1) redovisas i före kommande tabeller under radrubriken Övriga EU-stöd se avsnitt 3.6.1. I bilaga 1.4 återfinns länsstyrelsernas redovisade kostnader och antal årspersoner fördelade på respektive objektkod för åren 2013 2014. 3.4 Redovisningsmodell Från och med 2003 lämnar länsstyrelserna uppgifter om kostnaderna för EUhanteringen av stöd enligt en standardiserad modell. Uppgifterna hämtas så långt det är möjligt direkt från länsstyrelsernas årsredovisningar. 15

3.5 Tillförlitlighet Den standardiserade modellen innehåller ett frågeformulär med tillhörande anvisningar. Anvisningarna innehåller bl.a. uppgifter om vad som ska redovisas. Det standardiserade frågeformuläret innehåller en metod för att dels beräkna årspersoner, dels fastställa de totala indirekta kostnaderna (s.k. OH-kostnader) och dels fördela de indirekta kostnaderna mellan olika verksamheter. Även om redovisningen av uppgifter om hantering av EU-stöden följer en standardiserad modell kvarstår skillnader mellan länsstyrelser beträffande bl.a. Löneberäkning, där några länsstyrelser redovisar faktiska lönekostnader medan andra utgår från genomsnittliga timlönekostnader. De indirekta kostnadernas (OH-kostnadernas) andel av de direkta kostnaderna för verksamheten ifråga. År 2014 varierar de mellan 41 % och 86 % 1 med ett genomsnitt om 64 % (f.å. 61 %) för länsstyrelserna. Denna variation sammanhänger bl.a. med olika grad av decentralisering mellan länsstyrelserna. Beträffande de indirekta kostnadernas andel av de direkta kostnaderna har det från länsstyrelserna påpekats att hyresnivåer, ledningskostnader m.m. varierar mellan länen, att t.ex. kostnader för vissa större projekt förs som verksamhetsövergripande och därmed påverkar de indirekta kostnaderna. Vidare har det påpekats att länsstyrelserna i olika stor utsträckning strävar efter att föra ut en större andel av de myndighetsövergripande kostnaderna på enskilda verksamheter. För beräkningarna av Jordbruksverkets hanteringskostnader används huvudsakligen uppgifter om olika verksamheter fördelade på s.k. verksamhetskonton. Dessa konton används för såväl tidsredovisning som fakturakontering. Vissa delar av beräkningarna är exakta medan andra bygger på användandet av fördelningsnycklar. 1 Länsstyrelsen i Blekinge ingår inte i jämförelsen, fr.o.m. 1 mars, 2010 har Länsstyrelsen i Skåne tagit över hanteringen av direkt- och miljöstöden. 16

3.6 Redovisning av kostnader för hantering av EU-stöd I detta avsnitt redovisas de beräknade totala administrativa kostnaderna vid myndigheterna för handläggning av EU-stöd under åren 2012 2014. 3.6.1 Totala hanteringskostnader för olika myndigheter 2014 Tabell 3.2 Totala hanteringskostnader åren 2012 2014, mnkr Fördelning 2014 på respektive myndighet mnkr 2012 2013 2014 SJV 1) LST ST SKS ESV Marknadsstöd 13 10 11 11 Övriga EU-stöd 727 776 724 317 366 3 23 15 Summa 737 786 735 328 366 3 23 15 1) Jordbruksverket beräknar totala kostnader utifrån direkta kostnader samt lönekostnader enligt tidredovisning jämte påslag (OH-kostnader) om 54 %. Beloppen för 2012 och 2013 är omräknade med lägre administrativt pålägg (50 % respektive 51 %) p.g.a. en viss dubbelräkning tidigare år. Marknadsstöd; avser intervention inkl. administration av offentlig lagring, exportbidrag inkl. importkvoter. Exportbidrag omfattar såväl råvaror som bearbetade produkter och EU:s sockerreglering. I dessa kostnader ingår också arbetet med export- och importlicenser samt tullfria kvoter. Export- och importlicenser avser bevakning av handelströmmarna och ingår i kostnaderna trots att de inte är kopplade till någon stödutbetalning. I Jordbruksverkets hanteringskostnader för exportbidrag ingår även kostnaderna för kontroll som utförts av Tullverket om drygt 600 tkr. Se vidare avsnitt 3.6.2 Jordbruksverkets kostnader för EU-stödhantering. Övriga EU-stöd; avser dels stöd till jordbrukare gårdsstöd med tillhörande hantering av stödrätter, nationellt kuvert, miljöersättningar, kompensationsbidrag, start- och investeringsstöd, dels stöd till andra än jordbrukare projektstöd, bi o dlingsstöd, stöd ur fiskerifonden, m.fl. I posten ingår även utvecklingskostnader för stödhantering. Jordbruksverkets kostnader för marknadsbevakning ingår i Övriga EU-stöd. Hanteringskostnaderna för övriga EU-stöd har i jämförelse med 2013 minskat med 52 mnkr. Av minskningen står Länsstyrelsen för 86 mnkr, Skogsstyrelsen för 9 mnkr, Sametinget för 1 mnkr. Jordbruksverket har ökat sina kostnader med 45 mnkr. Ekonomistyrningsverket har oförändrade kostnader. Se vidare i avsnitt 3.6.2 Jordbruksverkets kostnader för EU-stödhantering och 3.6.3 Redovisning av länsstyrelsens uppgifter om årspersoner och kostnader för hantering av EU-stöd 2014. Av Ekonomistyrningsverkets hanteringskostnader fördelar sig 4 mnkr på fiskerifonden och 11 mnkr på jordbruksfonderna. 17

Indexerade hanteringskostnader En jämförelse av Jordbruksverkets och länsstyrelsernas årliga hanteringskostnader uttryckta i index redovisas i följande tabell. Tabell 3.3 Hanteringskostnaderna (exkl. övriga kostnader och intäkter) för Jordbruksverket och länsstyrelserna åren 2008-2014, Index basår = 2008, nominellt. Kostnader för blockinventeringen åren 2008-2010 ingår inte. Basår 2008 2008 2009 2010 2011 1) 2012 2013 2014 mnkr index index index index index index index Jordbruksverket 161 100 120 140 158 159 176 204 Länsstyrelserna 408 100 103 109 110 107 111 90 Vägt genomsnitt 100 108 118 123 122 129 122 1) Kostnaden för hantering av stöd ur fiskerifonden ingår fr.o.m. helåret 2011, är inte med i tidigare års uppgifter. Enligt uppgifterna i tabell 3.3 har Jordbruksverkets hanteringskostnader ökat med ca 16 % från år 2013 till år 2014. Ökningen beror främst på det förberedande arbete med införandet av den nya jordbruks-, landsbygds- och fiskeripolitiken som bedrivs inom ProCAP-programmet. Ökningen beror också på att Jordbruksverket från och med 2014 inte reducerar beräkningen av hanteringskostnaden med de ersättningar som betalas ut till länsstyrelserna för ajourhållning block, den extra uppdateringen av blocken samt granskning av ortofoton. Hanteringskostnaden för detta tas upp av Jordbruksverket istället för av länsstyrelserna. Kostnaderna för verket och länsstyrelserna rörande blockinventeringen under åren 2008 2010 har inte tagits med i indexeringen. Under våren 2008 påbörjades ett projekt med att uppdatera samt förbättra kvaliteten i databasen för brukarblock. Projektet benämndes blockinventeringen. Genom uppdateringar av blocken fick brukarna mer korrekta arealer att använda vid ansökningar om stöd vilket leder till att risken för avvikelser och därmed finansiella korrigeringar minskar. Under åren 2008 till 2010 uppgick Jordbruksverkets kostnader för inventeringen till ca 261 mnkr. Uppdateringskostnaden för inventerade block kostnadsfördes direkt under aktuella år varför kostnaderna inte tas med i indexeringen av hanteringskostnaderna enligt tabell 3.3. Totalt uppgår hanteringskostnaderna 2014 för stöd ur jordbruksfonderna till 719 mnkr. Under 2014 betalades det ut ca 11 400 mnkr ur dessa fonder, hanteringskostnaden blir då drygt 6 %. När det gäller stöd ur fiskerifonden uppgår hanteringskostnaden till 16 mnkr. De utbetalda stöden ur fiskerifonden uppgår till drygt 92 mnkr, vilket ger en hanteringskostnad på ca 17 %. 18

3.6.2 Jordbruksverkets kostnader för EU-stödhantering Jordbruksverkets hanteringskostnader 2014 Tabell 3.4 Jordbruksverkets hanteringskostnader åren 2012-2014, mnkr 1) (mnkr) 2012 2013 2014 Marknadsstöd 13 10 11 EU-stöd, jordbruksfonderna 228 260 310 EU-stöd, fiskerifonden 15 13 7 Summa 256 283 328 1) Jordbruksverket beräknar adm. pålägg utifrån lönekostnad enl. tidredovisning med ett påslag om 54 %. Beloppen för 2012 och 2013 är omräknade med lägre administrativt pålägg (50 % respektive 51 %) p.g.a. en viss dubbelräkning tidigare år. Beloppen för Jordbruksverket är omräknade för 2012 och 2013 med ett lägre påslag för OH-kostnader på grund av viss dubbelräkning tidigare år. Hanteringskostnaden för stöd ur jordbruksfonderna har ökat med 50 mnkr. Ca 19 mnkr av ökningen beror på det förberedande arbetet med införandet av den nya jordbruks-, landsbygds- och fiskeripolitiken som bedrivs inom ProCAPprogrammet. 15 mnkr beror på den extra blockinventeringen och resterande del av ökningen beror på att Jordbruksverket från och med 2014 inte reducerar beräkningen av hanteringskostnaden med de ersättningar som betalas ut till länsstyrelserna för ajourhållning block. Hanteringskostnaden för detta tas upp av Jordbruksverket istället för av länsstyrelserna för att ge en mer rättvisande bild då vissa län utför arbete i andra län. Jordbruksverkets utgifter för de nya reformerna i projektet ProCAP under åren 2012-2014 har uppgått till 241 mnkr. Av detta kommer drygt 74 mnkr att kostnadsföras som avskrivningar först under åren 2015-2019, för mer information se sid 19 i Jordbruksverkets Budgetunderlag 2016-2018. Hanteringskostnaden för stöd ur fiskerifonden har minskat med 6 mnkr och beror på att inga nya beslut om stöd tas utan enbart beslut om utbetalningar för den gamla perioden. 19

Jordbruksverkets övriga intäkter och kostnader 2014 Tabell 3.5 Jämförelse av Jordbruksverkets bokförda övriga intäkter och kostnader för åren 2012-2014 (mnkr) 2012 2013 2014 Övriga intäkter Ersättning från EU för adm. av sockeravgifter 1) -5 24 1 Förverkande av säkerheter, outnyttjade exportlicenser 7 7 0 Svensk andel av vissa återkrävda belopp 53 32 9 Kursvinst (netto) - Jordbruksfonderna 2) 777 133 167 Summa 832 196 177 Övriga kostnader Av EU ej ersatta kostnader för offentlig lagring -1-1 0 Finansiella korrigeringar från EU1) 1-27 -299 Summa 0-28 -299 Nettointäkt (+)/Nettokostnad (-) 832 168-122 1) Periodiserade intäkter och kostnader har medtagits. Periodiseringarna på intäktssidan avser främst förändring av fordran för produktionsavgift socker för åren 2002/2003 2005/2006 och på kostnadssidan är det uppbokning av finansiella korrigeringar från EU, se vidare Jordbruksverkets årsredovisning 2014, sid 145 och 146. 2) Kursdifferenser består av realiserade och orealiserade kursvinster/-förluster netto. Källa: Ekonomisystemet Agresso. Enligt redovisning kopplad till Jordbruksverkets resultaträkning (uppbörds- och transfereringsavsnitten) och ersättning för administrationskostnad av sockeravgifter. Övriga intäkter och kostnader har i jämförelse med 2013 minskat med 19 mnkr respektive ökat med 271 mnkr. Intäkts- och kostnadsposterna varierar betydligt mellan åren. Realiserade samt orealiserade kursdifferenser samt finansiella korrigeringar från EU och ersättning för administration av produktionsavgift för socker förekommer i olika omfattning varje år. Medlemsländerna utanför EMU-samarbetet får bära kursrisken för EU-finansierade stöd inom jordbruksfonden. Under 2014 har staten haft en kursvinst (netto) om 167 mnkr att jämföra med en kursvinst om 133 mnkr föregående år. Eurokursen för bl.a. direktstöden sätts för innevarande stödår den sista vardagen före den 1 oktober. Rekvisition från EU sker i euro. 20

3.6.3 Redovisning av länsstyrelsernas uppgifter om årspersoner och kostnader för hantering av EU-stöd 2014 Den standardiserade modellen för beräkning av antal årspersoner, direkta och indirekta kostnader gör det möjligt att räkna fram olika delkomponenter avseende årspersoner och kostnader. Enligt länsstyrelsernas redovisning har 370 (f.å. 481) årspersoner varit sysselsatta med den direkta EU-stödhanteringen. Dessa har således redovisat timmar direkt på objektkoderna 601*, 6021*-6024*, 604x, 6222* samt 990. Kostnaderna redovisas i löpande priser (ingen hänsyn har tagits till inflation). Enligt enkätsvaren för år 2014 har den direkta kostnaden för hanteringen av EU-stöd (lön inkl. sociala kostnader och övriga direkta kostnader) uppgått till ca 224 mnkr (f.å. 279 mnkr). Bland de kostnader som redovisas som allmänt och övergripande inom lantbruk beräknas kostnaden till 49 mnkr (f.å. 55 mnkr). Kostnaden för den myndighetsövergripande verksamheten (gemensamma OH-kostnader) beräknas enligt den gemensamma modellen till 93 mnkr (f.å. 115 mnkr). Tabell 3.6 Länsstyrelsernas hantering av EU-stöd, årspersoner (ÅP) och totala hanteringskostnader 2012 2014 (löpande priser) Årspersoner Total hanteringskostnad mnkr 2012 2013 2014 2012 2013 2014 Direkt hantering av EU-stöd 482 482 370 278 282 224 Allmänt och övergripande inom lantbruk inkl. underkonton - varav avser EU-stödhantering 84 90 83 47 55 49 Myndighetsövergripande verksamhet samt administration och intern service - varav avser EU-stödhantering 92 115 80 113 115 93 Totalt 658 688 533 438 452 366 Länsstyrelsernas totala minskning av hanteringskostnaderna är 86 mnkr. Minskningen beror bland annat på effektivare handläggning, att många stödformer inte går att ansöka om, minskat antal ärenden, lägre kontrollfrekvens, betydligt mindre arbete med åtagandeplaner, färre arealkontroller i fält samt minskade kostnader för landsbygdsstöd på grund av framflyttad start av framförallt projekt- och företagsstöd i Landsbygdsprogram 2014-2020. I bilagor 1.1-1.1.2 framgår länsstyrelsernas direkta antal arbetade timmar, direkta antal årspersoner, samt totala kostnader och totala kostnader per årsperson samt totala kostnader per timma åren 2013-2014 per länsstyrelse. En jämförelse görs av totala direkta kostnader för hantering av jordbrukarstöd (objektkod 601x) år 2014 i relation till antal utbetalningsärenden och till SAM-ansökningar för respektive länsstyrelse, redovisas i bilaga 1.3. I bilaga 1.4 redovisas årspersoner och kostnader per objektkod 2013-2014 totalt för länsstyrelserna. I bilaga 1.4 återfinns också en tabell där skillnaderna av länsstyrelsernas kostnader mellan 2013 och 2014 redovisas. Vid jämförelser i bilagorna 1.1-1.4 mellan enskilda länsstyrelser bör försiktighet iakttas beträffande de totala kostnaderna då de 21

indirekta kostnadernas andel av de direkta kostnaderna varierar mellan 41 % och 86 %. Denna variation hänger bl.a. samman med olika grad av decentralisering mellan länsstyrelserna eftersom kostnaderna för administration och service i decentraliserade organisationer i större utsträckning kan tendera att föras på sakverksamhet jämfört med i andra organisationer. Vidare påverkas jämförelsetalen mellan åren och mellan länsstyrelserna av i hur stor utsträckning man har hyrt in personal via bemanningsföretag eller inte. 22

4 Redovisning av genomförda åtgärder I detta kapitel redovisas de åtgärder som Jordbruksverket tillsammans med länsstyrelserna vidtagit under 2014 för att minska kostnaderna för myndigheternas administration av EU-stöden. Dessutom redovisas de åtgärder som vidtagits för att åstadkomma förenklingar och en mer enhetlig regeltillämpning. Även de kvalitetsförbättringar respektive effektiviseringsvinster som gjorts under året redovisas översiktligt. 4.1 Övergripande insatser 4.1.1 Förberedelser för den nya programperioden 2014-2020 Förberedelserna för införandet av ny EU-politik och nya stöd inom jordbruk, landsbygdsutveckling och fiske för programperioden 2014-2020, som sker inom programmet ProCAP, har i hög grad präglat verksamheten under 2014. När Jordbruksverket planerade införandearbetet var en utgångspunkt att de nya åtgärderna i sin helhet skulle börja gälla från 2014 och att det även skulle finnas rimlig tid för att omsätta de politiska besluten till regelverk samt ansöknings- och handläggningsstöd. Jordbruksverket redovisade 2012 ett förslag till långtgående förenklingar i landsbygdsprogrammet. 2014 har präglats av fördröjningar i politiska besked och andra yttre förutsättningar gällande införandet och komplexiteten har ökat. Ännu i mars 2015 saknas ett antal klarlägganden gällande åtgärder där ansökningsperioden nu öppnat. Såväl förseningen som den ökade komplexiteten har gjort Jordbruksverkets arbete mycket dyrare jämfört med de beräkningar som kunde göras 2012. Utgiften till och med slutet av 2015 för implementeringen av den nya politiken beräknas nu till 360 mnkr jämfört med 260 mnkr som beräknades 2012. Detta belopp kan ställas i relation till de totala handläggningskostnaderna för staten, inkl. läns styrelserna och andra samarbetspartners, som under en sjuårsperiod kan beräknas till ca 5,8 miljarder kr (6 %) eller till totalt utbetalt belopp om ca 70 miljarder kr (0,5 %). Till den ovan redovisade utgiften tillkommer kostnader för de analyser med mera som verket bistått regeringen med. Vissa delar av regelverken har blivit klara under året, till exempel när det gäller gårdsstödet inklusive förgröningsstödet. Landsbygdsprogrammet samt havs- och fiskeriprogrammet väntar fortfarande på slutgiltigt godkännande av EU, vilket beräknas komma i juni 2015. Inom ProCAP har vi under 2014, trots fördröjningar och förändrade förutsättningar, fortsatt att arbeta intensivt tillsammans med länsstyrelserna för ett bra införande av de nya stöden. Ambitionen är att så långt det är möjligt kunna göra rätt från början och se till att de verktyg som reformerna ger verkligen skapar nytta för företagen, miljön och landsbygden. Arbetet omfattar såväl utformning av regler och rutiner som utveckling och anpassning av IT-system för ansökan, handläggning och utbetalningar. 23

Öppningar av elektroniska tjänster och stöd för externa kunder och interna kunder (Jordbruksverket och partners) innebär en samlad leverans från de tre delprojekten inom ProCAP; Regler och processer, Förändring och IT-utveckling. En öppning omfattar ett IT-stöd med dokumentation och hjälptexter, utbildning i IT-stödet, föreskrifter samt arbetsrutiner för handläggare. IT-stöd för styrning av budgetfördelning och indikatorer inom landsbygdsprogrammet har utvecklats och öppnats under 2014. Beslutsstöd för att se söktryck över projekt- och företagsstöd har också öppnat. I samband med att ansökan om investeringsstöd till investeringar i djurstallar och projektstöd för bredband öppnade i september lanserade Jordbruksverket en ny e-tjänst, som förenklar för kunden och effektiviserar administrationen av ansökningar om projekt- och företagsstöd. I december lanserades även system för kontrollverksamheten. Det arbete som har tagit mest resurser i anspråk av ProCAP är att utforma arbetssätt för handläggning och kontroll samt att bygga IT-stöd. Stödförvaltningen har flyttat över en stor del av sina resurser till projektet för att få det nya kontrollsystemet på plats trots sent fastställda regelkrav för jordbrukarstöden och ett försenat landsbygdsprogram. Prioriteringen har gjorts på bekostnad av hanteringen av systemen för den förra programperioden, vilket inneburit att utveckling och förvaltning av kontrollsystem och regelverk har hållits på en miniminivå. Trots prioriteringen har det varit tvunget att korrigera vissa allvarligare brister som revisioner påvisat och några av de mest påtagliga orsakerna till felaktiga utbetalningsbeslut. Vidare har det tack vare ett väl fungerande kontrollsystem varit möjligt att betala ut gårdsstödet och arealbaserade stöd i landsbygdsprogrammet i rätt tid. 4.1.2 Landsbygdsprogrammet 2014 Under 2014 har genomförandet av landsbygdsprogrammet 2007-2013 varit i slutfasen. Budgeten har för de flesta stödformer varit intecknad i beslut och möjligheten att fatta nya beslut om stöd och ersättningar har varit begränsad. Fokus har därför legat på färdigställande, där utbetalningar av stöd kommer fortsätta även under 2015. Utbetalningar som avser miljöersättningar, kompensationsbidrag och tekniskt stöd för stödåret 2014 har belastat budgeten för programperioden 2014 2020, enligt övergångsregler. Inga pengar har rekvirerats från EU ännu eftersom programmet för perioden 2014 2020 ännu inte är godkänt. Under hösten 2014 öppnade de första stöden i nya landsbygdsprogrammet med en ny e-tjänst som gör det enkelt att ansöka. Först ut är stöd för utbyggnad av bredband och stöd för investeringar i djurstallar. Startskottet har också gått för samordningen av de europeiska struktur- och investe ringsfonderna 2014-2020 ett spännande arbete där Jordbruksverket samverkar med Tillväxtverket och ESF-rådet för att få fonderna att komplettera och förstärka varandra ytterligare. En utmaning för Jordbruksverket blir att samordna lokalt ledd utveckling i alla fyra fonderna. Sverige är första EU-land att ha en sådan samordning i alla fyra fonderna och vi kan förvänta oss stort intresse från andra länder för hur vi arbetar med detta. 24

4.1.3 Fiskeriprogrammet under 2014 År 2014 har präglats av att genomförandet av fiskeriprogrammet 2007-2013 har varit i slutfasen. Under 2014 har Jordbruksverket och länsstyrelserna fattat de sista besluten om stöd från fiskeriprogrammet. Fokus har annars legat på att kunna använda budgeten fullt ut, att slutföra investeringar och projekt och att betala ut stöd. Fiskeriprogrammet har under 2014 stått inför risken att drabbas av ett automatiskt återtag. Jordbruksverket måste rekvirera pengar från EU i en viss takt. Utbetalningstakten under 2014 har varit lägre än vad som krävs. Jordbruksverket har uppmärksammat detta och vidtagit åtgärder tillsammans med länsstyrelserna, t.ex. i form av extra uppföljning och resurser. Vid årsskiftet meddelade dock kommissionen att Sverige drabbas av ett automatiskt återtag på cirka 250 000 kr. Även om det svenska förslaget till havs- och fiskeriprogram för programperioden 2014-2020 ännu inte beslutats, öppnade fyra åtgärder i havs- och fiskeriprogrammet för ansökan i oktober 2014. 4.2 Åtgärder för att minska administrationen och åstadkomma förenklingar De fyra initiativen Under 2014 har Jordbruksverket avslutat regeringsuppdraget De fyra initiativen som startade 2011. Syftet med uppdraget var att minska administrativa kostnader genom förbättrad myndighetsservice och lösningar som ger lantbrukarna bättre service i EU-stödhanteringen. Uppdraget bestod av fyra delar: 1. En väg in gemensam kundtjänst mellan länsstyrelserna och Jordbruksverket. 2. E-handläggning alla lantbrukare får en digital akt och all handläggning görs papperslöst. 3. Samverkande kundsupport 4. Vidareutveckling av Mina sidor för lantbrukarna. Jordbruksverket erhöll 52 miljoner kronor för uppdraget som årliga anslagsförstärkningar till förvaltningsanslaget 1:8 under perioden 2011-2014. Under perioden har 52,3 miljoner kronor använts till beskrivna åtgärder varav 13,6 miljoner kronor under räkenskapsåret 2014. Uppdraget avslutades 2014 och har redovisats till regeringen. Arbete med motsvarande syften drivs nu vidare som ett delprojekt inom ProCAP. 25

Förenklingsresan Efter att 2013 ha fastställt en ny vision Enklare tillsammans genomförde Jordbruksverket under 2013 Förenklingsresan tillsammans med Lantbrukarnas Riksförbund (LRF). Tillsammans med andra myndigheter och branschorganisationer besökte vi ett antal lantbrukare på olika platser i landet och med olika inriktningar för sin produktion. Resans syfte var att ta reda på vad de upplever som krångligt och hur vi tillsammans med de andra parterna kan skapa förenklingar som upplevs i vardagen. Resan gav oss en handlingsplan med konkreta förenklingsåtgärder som vi arbetat med under 2014. Handlingsplanen omfattar även åtgärder som genomförs av LRF, länsstyrelserna, Livsmedelsverket, Havs- och vattenmyndigheten, Naturvårdsverket, Skatteverket, Sveriges kommuner och landsting samt Tillväxtverket. Jordbruksverket har som en åtgärd tagit på sig att för alla myndigheters och branschens räkning samordna och följa upp förenklingsarbetet gentemot lantbrukare. Genom handlingsplanen går vi från prat till resultat. Av sammanlagt 371 synpunkter och förslag som kom in under Förenklingsresan gavs 212 prioritering 1, vilket betydde att arbete skulle utföras med dem under 2014. Av dessa 212 åtgärder fanns 146 inom Jordbruksverkets ansvarsområde, 49 åtgärder inom andra myndigheters ansvarsområde och 17 åtgärder inom branschens ansvarsområde. Av de 146 åtgärder som Jordbruksverket hade att arbeta med har 75 åtgärder (52 %) genomförts och blivit klara under året, 54 åtgärder (37 %) har påbörjats och blivit delvis klara medan 17 åtgärder (11 %) analyserats men inte kunnat genomföras. I följande avsnitt redovisas ett urval av de åtgärder som Jordbruksverket har vidtagit under 2014 i syfte att minska administrationen och/eller att åstadkomma förenklingar inom stödhanteringen och därmed uppnå en effektivare hantering av EU-stöden. 4.2.1 En väg in Efter pilotprojekt i några län under 2013, har Jordbruksverket och länsstyrelserna under 2014 infört en gemensam övergripande kundtjänstlösning i syfte att ge lantbrukarna bättre service. Vi har infört ett gemensamt telefonnummer där lantbrukaren i första hand får kontakt med sin egen länsstyrelse. Om det inte finns någon ledig kundtjänsthandläggare på den egna länsstyrelsen går samtalet istället vidare till någon annan i kundtjänsten på länsstyrelserna eller Jordbruksverket. Det gör att tillgängligheten ökar och att lantbrukaren lättare kan få svar på sina frågor. Lösningen innehåller även policy och rutiner för det ändrade arbetssättet för handläggarna i kundtjänsten. För att bemanna kvällar och helger när det finns behov av utökad support gör vi en schemaläggning där supportpassen fördelas mellan länsstyrelserna och Jordbruksverket. 4.2.2 Fler e-tjänster Ansökan via e-tjänster förenklar för kunden samt minskar både administrationen och antalet fel. Den höga andelen elektroniska ansökningar med hjälp av e-tjänsten SAM Internet har varit fortsatt hög under 2014. Mina Sidor har också anpassats 26

till SAM-ansökan och direktstöden inför öppning 2015. I och med den första delöppningen av ansökan för den nya programperioden lanserade Jordbruksverket ännu en e-tjänst för ansökan om projekt- och företagsstöd. Mina sidor är tillsammans med övriga e-tjänster lantbrukarens möjlighet att komma åt personlig information i ärenden som lantbrukaren har hos länsstyrelserna och Jordbruksverket. I enlighet med regeringsuppdraget har vi vidareutvecklat lantbrukarnas Mina sidor så att innehållet i den elektroniska akten kan visas. Vi har också förbättrat och förtydligat Mina sidor samt gjort det enklare att hantera fullmakter för de användare som företräder någon annan än sig själv. Förändringarna innebär att Mina sidor kan användas i allt större utsträckning och utökas när nya tjänster och funktioner införs. I samband med utskicket av SAM-ansökan 2015 kommer en kampanj att göras för att ytterligare öka användningen av Jordbruksverkets webbplats inklusive Mina Sidor. 4.2.3 Samordnade IT-stöd från ansökan till utbetalning Satsningar på IT-stöd för att hantera såväl ansökningar, handläggning som uppföljning är en väsentlig del av de åtgärder som görs för att minska administrationen. Vår målsättning har varit att varje lantbrukare ska ha en digital akt där alla handlingar i ärendena finns samlade. Lantbrukaren ska kunna se innehållet i akten via Mina sidor och myndigheterna ska kunna hantera alla pappershandlingar elektroniskt. Den digitala akten har införts i två steg. I ett första steg var den ett komplement till de befintliga handläggningssystemen och användes så under två handläggningssäsonger. Därefter har lösningen uppdaterats för att kunna användas ihop med de nya stödsystemen som tas fram för den nya jordbrukspolitiken som startar på allvar 2015. För att skapa elektroniska dokument sparas alla ansökningar som skickas genom e-tjänster ner i akten. Handlingar som lantbrukaren skickar in på papper skannas hos en central skanningsleverantör så att även de kan sparas i akten. Särskilda rutiner för hantering av de elektroniska dokumenten har tagits fram. Vi har även infört en digital lösning för att skicka ut personadresserad information till lantbrukarna från handläggarna eller direkt från handläggningssystemen. Informationen som skickas lagras samtidigt ner i den elektroniska akten. Genom att alla handlingar som en lantbrukare skickar in och tar emot hanteras elektroniskt blir de tillgängliga i datorn för både lantbrukare och handläggare. De kan visas på Mina sidor, vilket ger en helhetsöverblick över lantbrukarens ärenden. I och med kommande systemöppningar under 2015 samordnas och integreras därmed systemen för ansökan, akthantering och handläggning i allt högre grad både för jordbrukar- och landsbygdsutvecklingsstöd. De nya stödsystemen bygger på en ny samarbetsplattform med MS SharePoint som grund. Systemen är komplexa och komplexiteten ökar över tid när fler och fler uppgifter interagerar med varandra. IT-systemen kräver därför mycket resurser för utveckling, men även i förvaltningsskedet för att genomföra och bygga in förändringar i systemen. Trots detta förväntas satsningarna på utveckling och samordning av IT-system bidra till en billigare och effektivare förvaltning på lång sikt. 27

4.2.4 Handläggarstöd för stödhandläggning Under 2014 har Jordbruksverket levererat det nya Handläggarstödet för stödadministration för den nya programperioden. Handläggarstödet innehåller rutiner och hjälpdokument för handläggare inom både jordbrukarstöd och landsbygdsstöd. De rutiner och dokument som publiceras är framtagna i samråd med de myndigheter som handlägger stödansökningar och handläggaren når systemet direkt från respektive handläggningssystem. Under en övergångsperiod kommer handläggarna att behöva använda det nya Handläggarstödet för stödadministration och det gamla handläggarstödet (E-handläggning) parallellt. När endast det nya Handläggarstödet för stödadministration behöver användas förenklas handläggningen och effektiviteten ökar. 4.2.5 Styr- och Uppföljningssystem i Samverkan (SUSS) För att maximera antalet korrekta utbetalningar i rätt tid och kortare handläggningstider har Jordbruksverket, tillsammans med länsstyrelserna, fortsatt arbetet med att utveckla och förbättra styr- och uppföljningssystemet för EU-stöden inom både gamla och nya programmen. Arbetet har framför allt varit framgångsrikt för jordbrukarstöden (SUSS JBR). För stöden till landsbygdsutveckling (SUSS LB) syns ingen riksövergripande förkortad handläggningstid. Förutom kortare handläggningstider och utbetalningar i tid är Jordbruksverkets ambition att arbetet med styr- och uppföljningssystemet också leder till färre överklagningar och färre krav på återbetalningar. 4.2.6 Klarspråk Under 2014 har ett genomgripande projekt för att skriva klarspråk avslutats. Under året belönades Jordbruksverket med Klarspråkskristallen för sitt ny tänkande och långsiktiga arbete med att förbättra texter och höja klar språkskompetensen hos medarbetarna. Nu fortsätter det löpande arbetet för att fortsätta hålla hög standard på området. Klarspråksarbetet omfattar både informationen till de olika stödmyndigheterna och informationen till våra kunder som söker stöd. Under 2014 har vi satsat på att beslut, fakturor och kontrollrapporter ska vara skrivna på klarspråk. Även texter om den nya jordbruks-, landsbygds- och fiskeripolitiken ska vara klarspråksgranskade. En tydlig information gör att kunderna lättare kan ta till sig alla villkor som gäller för stöden och därmed minskar risken för avdrag på stöden. Vi har använt Klarspråkstestet på ett delvis nytt sätt genom att göra testresultaten mätbara. Skribenterna är själva involverade i mätningarna och därigenom ökar deras kunskaper i att skriva mottagaranpassade texter. 4.2.7 Samverkande kundsupport Målet är att kundtjänsthandläggare på länsstyrelserna och Jordbruksverket ska kunna få åtkomst till alla relevanta uppgifter om en lantbrukare som behövs för att kunna ge en god service då lantbrukaren ställer en fråga till kundtjänsten. I en kundsupport där olika myndigheter samverkar gör sekretessreglerna att det inte är tillåtet att handläggaren tar del av kunduppgifter i IT-systemen för kunder som hör till en annan än den egna myndigheten. Det begränsar möjligheten att ge bra service. 28

Vi har gjort en juridisk analys för att utreda vilka begränsningar det finns för att ta del av kunduppgifter över myndighetsgränserna. Under senare delen av 2014 har regeringen arbetat fram skrivningar i nödvändiga förordningar för att länsstyrelserna och Jordbruksverket ska kunna jobba i en gemensam kundsupport. Denna juridiska förändring gör det möjligt att arbeta vidare med en teknisk lösning och systemstöd, Samlad kundbild, där kundsupporten har ökad åtkomst till kunduppgifter. 4.2.8 Översyn och förenkling av lagstiftning och rutiner En viktig åtgärd som genomförts under 2014 är en översyn av lagstiftning och rutiner kring föranmälan av kontroller. Denna översyn har lett till att vi öppnat upp för att föranmäla vissa kontroller i större utsträckning än tidigare. Vi bedömer att detta skapar större effektivitet i kontrollerna, stärker förtroendet mellan lantbrukare och myndigheter och skapar bättre förutsättningar för en god dialog och acceptans för lagstiftningen. Jordbruksverket har också under året förenklat i olika regelverk. Vi har exempelvis förenklat bestämmelser kring avel och semin för häst, djurskyddsbestämmelser för hållande av lantbrukets djur samt bestämmelser för märkning av grisar vid förflyttningar mellan gårdar. Vi har även arbetat vidare med att göra vår information lättare att förstå och vi har genomfört utbildningsinsatser för att stärka vår kompetens när det gäller bemötande. Ett annat exempel på en åtgärd under 2014 är att Jordbruksverket har inrättat ett webbforum som ett stöd för tillsynsmyndigheter när det gäller miljötillsyn. Webbforumet ger inspektörerna bättre stöd i tillsynsarbetet och bidrar till att göra kontrollerna mer likvärdiga. 4.3 Åtgärder för att åstadkomma en mer enhetlig regeltillämpning Jordbruksverkets målsättning är att hanteringen av stöd och ersättningar ska vara enhetlig och ske genom en korrekt tillämpning av regelverket. Svårigheter finns att styra de myndigheter som hanterar EU-stöd, då de är självständiga myndigheter, åtskilda från Jordbruksverket. Jordbruksverket har därför flera permanenta grupper tillsammans med samtliga stödmyndigheter med det övergripande syftet att skapa tillräckligt hög kompetens för att göra stödhanteringen effektiv, enhetlig och korrekt. Viktiga verktyg i arbetet för ökad enhetlighet är föreskrifter, IT-system, rutiner och processtyrning samt kalibreringsövningar, uppföljning och kontroll. Till detta kommer utbildningar och information, såsom konferenser och klarspråksarbete. 4.3.1 Föreskriftsarbete De föreskrifter som reglerar de enskilda stödformerna och den gemensamma ansökansföreskriften för jordbrukarstöden uppdateras och anpassas årligen till de förändringar som sker. Under 2014 har Jordbruksverket beslutat föreskrifter bland annat gällande direktstöd, ansökan om projekt- och företagsstöd samt projektstöd inom havs- och fiskeriprogrammet för den nya programperioden. 29