Beslutad 2016-02-16 Revidera 2016-04-19 Västerås stads revisorer REVISIONSPLAN 2016 1. Revisionens uppdrag Revisonen är kommunfullmäktiges organ för granskning och kontroll av den kommunala verksamheten. Uppgiften är att granska verksamhet som bedrivs inom nämnders och styrelsers verksamhetsområden. Revisorerna har uppdrag att granskar och prövar om verksamheten sköts/bedrivs på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig Revisionen har också uppgiften att på samma sätt granska verksamheten i stadens aktiebolag genom lekmannarevisorer samt i kommunalförbund och stiftelser. Verksamheten i Västerås stad består av 17 nämnder/styrelser, kommunstyrelsen, kommunfullmäktige, fem helägda kommunala bolag, åtta dotterbolag finns, två delägda bolag, sex kommunalförbund samt ett antal stiftelser, samt det nybildade koncernbolaget för staden. 1.1 Revisionens organisation Revisionen består av elva förtroendevalda revisorer, till sin hjälp finns 50 % revisonssekreterare anställd. EY (f.d. Ernst & Young) är sakkunnigbiträde för Västerås stads revisorer och lekmannarevisorer, samt för aktiebolagsrevisonen utifrån upphandlingar som gjordes under 2014. Revisionens budget för år 2016 är 3,5 Mnkr. Revisionen har som regel sammanträden den tredje tisdagen i månaden kl.13.30-16.30 med vissa undantag. Revisionen har en stående punkt på Kommunfullmäktige, Revisionen informerar. Revisionsplanen är revisionens verksamhetsplan för 2016. Den har tagits fram efter att ha granskat stadens årsplan och nämndernas styrdokument samt efter diskussioner på revisorernas planeringskonferens 8 december 2016. 1.2 Utbildning och kompetensutveckling Revisionskollegiet har ambitionen att delta i relevanta kurser och konferenser. Under år 2016 kommer revisionen bland annat delta i: EY erfarenhetsutbyteskonferenser, våren 16 maj och hösten SKLs konferenser för revisorer och lekmannarevisorer Kommek, Malmö 17-18 augusti 68:e primärkommunala revisionskonferensen i Solna, 22-23 september Länsrevisionskonferens, 1 september Surahammar Ordförandeträff i länet 2016
Revisionen kommer den 12 april att anordna ett seminarium om Mutor och korruption med Helen Sundén, generalsekreterare för Institutet mot mutor, för samtliga chefer och förtroendevalda politiker i Västerås. 2. Grundläggande granskning 2.1 Löpande granskning av nämndernas interna styrning och kontroll förvaltningsrevision Revisionen följer löpande nämndernas och styrelserna arbete genom protokoll och årsberättelser samt årligt nämndbesök med presidium och förvaltningsledning. Bevakningsansvaret är fördelat mellan revisorerna enligt nedan. Social inriktning Nämnden för personer med funktionsnedsättning Äldrenämnden Individ- och Familjenämnden Miljö- och Konsumentnämnden Överförmyndarnämnden Vård och Omsorg Skultuna Kommundelsnämnd (delas med pedagogiska gruppen) Teknisk inriktning Fastighetsnämnden Byggnadsnämnden Tekniska nämnden Styrelsen för Stöd, Fritid och Entreprenad, fd Tekniska produktionsstyrelsen Styrelsen för Konsult och Service (förvaltning Servicepartner) Pedagogisk inriktning Förskolenämnden, ny 2015 Grundskolenämnden, ny 2015 Utbildnings- och Arbetsmarknadsnämnden Kulturnämnden, ny 2015 Nämnden för idrotts- och friluftsliv, ny 2015 Skultuna Kommundelsnämnd, för den pedagogiska sidan Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Peter Westersund Elisabeth Löf Tanja Linderborg Ulf Nygren Joa Silver Daniel Forslund Åke Johansson Jörgen Eklund Börje Hultin Barbara Conte Ulf Höglund Elisabeth Löf Åke Johansson Som ett stöd för bevakningen har EY gjort en kartläggning per nämnd som innefattar, ett material som revisorerna kan använda när de följer nämndernas arbete. Nämndens/Styrelsens väsentliga verksamhetsområden Väsentliga nationella mål/uppdrag i lagstiftning eller annat regelverk Mål, direktiv och uppdrag i årsplan 2016 Nämndens mål och prioriterade frågor/uppdrag Intern styrning och kontroll Risker, utveckling och utmaningar Planerat förändrings- och utvecklingsarbete 2
2.2 Nämndträffar Revisorerna träffar samtliga nämnders och styrelsers presidium och förvaltningsledningar under vecka 19 i maj som ett led i den grundläggande granskningen. Alla blir inbjudan till revisionens lokaler i stadshustornet. Revisonsfrågorna till mötena baseras på underlag och diskussion vid planeringsdagen samt aktuella frågeställningar. Frågorna återfinns i eget dokument. EY deltar på mötena och svarar för dokumentation. En sammanfattning görs när alla nämnder och styrelse besökts. Träffarna ger, tillsammans med andra granskningsaktiviteter, underlag till ansvarsprövningen. De ger också underlag för att uppdatera väsentlighets- och riskanalysen samt beslut om eventuella ytterligare fördjupade granskningar. 2.3 Lekmannarevision och revisorer för kommunalförbund, stiftelser Valda lekmannarevisioner för bolagen och revisorer för kommunalförbunden och stiftelserna följer löpande verksamheterna inom genom protokoll och årsberättelser samt träffar med styrelsen, ledningen och auktoriserad revisor. Lekmannarevisorerna för bolagen upprättar granskningsplaner, granskningsredogörelser och granskningsrapporter per bolag. Lekmannarevisorerna träffar företrädare för bolagen och den auktoriserade revisorn varje höst och vid slutrevisionsmöte när granskningsrapporten lämnas. Bolag Koncernstyrningsbolaget Bostads AB Mimer Mälarenergi AB + dotterbolag Västerås Flygplats AB Strategiska Fastigheter AB + dotterbolag Västerås Marknad och Näringsliv AB* Mälarhamnar AB *fd Etablering Västerås AB Kommunalförbund Kommunalförbundet Vafab Miljö Mälardalens Brand- och räddningsförbund Västerås Samordningsförbundet Teater Västmanland Västmannamusiken VKL Västmanlands kommuner och landsting Stiftelser Tidö Slott Stiftelsen Von Schinkelska stiftelsen Övrigt Mälardalens luftvårdsförbund Mälarens vattenvårdsförbund Västerås Arbetarinstitut Västmanlands tolkservice Westmannastiftelsen Lekmannarevisorer Ulf Höglund och Elisabeth Löf Elisabeth Löf och Åke Johansson Peter Westersund och Ulf Höglund Ulf Nygren och Börje Hultin Joa Silver och Jörgen Eklund Åke Johansson och Tanja Linderborg Peter Westersund och Ulf Höglund Revisor Joa Silver + Barbara Conte landstinget Åke Johansson Börje Hultin Ulf Nygren (+ revisor fr Landstinget) Jörgen Eklund (+revisor fr Landstinget) Elisabeth Löf + Joa Silver Revisor Tanja Linderborg Tanja Linderborg Revisor Börje Hultin Ulf Nygren Ord Jörgen Eklund ers. Ulf Höglund Ulf Nygren Ulf Nygren 2.3 Information Ett sätt att följa verksamheten inom områden som bedöms väsentliga är att bjuda in ansvariga tjänstemän för information på revisionssammanträden. Under 2016 kommer följande punkter att behandlas: IDA Inkludering, Delaktighet och Aktivitet, 19 februari Beslutas efter hand 3
2.4 Studiebesök Studiebesök genomförs av de revisorer som har ett bevakningsansvar för respektive verksamhet. För 2016 kommer studiebesök att genomföras i samband med revisionsmöte. Förslag: Expectrum - 19 april Hälleborg - äldreomsorgens teknikutveckling, senaste tekniken för äldre juni Kokpunkten - 23 augusti 2.5 Uppföljning av tidigare granskningar En väsentlig del i revisionens arbete är att följa upp tidigare granskningar för att se vilka resultat granskningarna givet. t är att granska de åtgärder som vidtagits inom identifierade förbättringsområden samt vilka resultat som uppnåtts. Nytt för i år är att rapporten med uppföljningsgranskningarna även kommer att överlämnas till Kommunstyrelsen, för att använda som en del av uppsiktsplikten. Under 2016 kommer nedan granskningar som genomfördes år 2014 följas upp. Granskning av verkställighet och uppföljning av kommunfullmäktiges beslut Granskning av följdsamhet av domstolsbeslut Granskning av kvaliteten inom särskilt boende i äldreomsorgen Granskning av stadens arbetsmarknadsinsatser Granskning av stadens arbete med våld i nära relationer Granskning av stödet till spelberoende Granskning av IT-säkerhet inom sociala nämndernas förvaltning Granskning av ledarskap De uppföljande granskningarna inleds i februari och avrapporteras i april/maj. Uppskattad tidsomfattning: 115 timmar 2.6 Löpande granskning av nämndernas interna styrning och kontroll redovisningsrevision Granskningen av intern kontroll i redovisningsrevisionen syftar till att kontrollera om rutiner och kontroller finns som säkerställer att den löpande redovisningen och årsredovisningen inte innehåller väsentliga fel. I planeringsfasen sker en dokumenterad väsentlighets- och riskanalys avseende den ekonomiska redovisningen. Med hjälp av analysen inriktas revisionen mot de områden där risken för väsentliga fel är störst. Utvalda rutiner granskas genom intervjuer och stickprovskontroller. Utöver denna granskning sker ett antal andra granskningsinsatser t ex: Kontroll av väsentliga förändringar i redovisningsprinciperna jämfört med tidigare år Översiktlig granskning av skatter och avgifter Analys av konton genom stickprov. Exempel på konton som granskas är: konton med stora/oväntade budgetavvikelser eller där risken för fel kan vara stor t ex förbrukningsinventarier känsliga konton (t ex konsultkostnader, representation, resor) andra väsentliga konton (t ex juridiska konsultationer) Granskning av att räkenskapsmaterialet uppfyller de krav som ställs i lagstiftningen. 4
2.7 Granskning av delårsbokslut, per den 30 augusti 2016 Granskningen är översiktlig och inriktas på att bedöma om resultatet i delårsrapporten är förenligt med kommunfullmäktiges mål för den ekonomiska förvaltningen. Granskningen innefattar även kontroller av att stadens delårsrapport överensstämmer med anvisningarna i lagen om kommunal redovisning och rekommendationer från rådet för kommunal redovisning. Granskningsresultaten vid delårsbokslutet utgör en viktig information inför granskningen av årsbokslutet. Resultat från granskningen sammanfattas i skriftlig presentation och ett underlag för bedömning av delårsrapporten till kommunfullmäktige. 2.8 Granskning av årsbokslut och koncernredovisning Granskning av årsredovisningen syftar till att pröva om årsredovisningen ger en rättvisande bild av verksamhetens resultat och ställning det vill säga att: Tillgångar och skulder existerar och avser staden. Tillgångar och skulder värderats och klassificerats rätt. Stadens samtliga tillgångar och skulder redovisats. Inkomster och utgifter i allt väsentligt periodiserats korrekt och avser verksamhetsåret. Att den sammanställda redovisningen ger en rättvisande bild av stadens hela verksamhet. Årsredovisningen är upprättad enligt lag om kommunal redovisning och god redovisningssed enligt de regler och anvisningar som finns för kommuner samt lämnar tillräklig information avseende kommunens dotterbolag. Granskningen syftar även till att bedöma om resultatet i årsredovisningen är förenliga med kommunfullmäktiges beslutade mål med avseende på god ekonomisk hushållning. Granskningen omfattar: Förvaltningsberättelse och nämndernas verksamhetsberättelser Resultaträkning Balansräkning Finansieringsanalys Investeringsredovisning Sammanställd redovisning Information om redovisningsprinciper och nothänvisningar Utgångspunkter är den väsentlighets- och riskanalys som upprättas i vid granskning av internkontroll. Resultat från granskningen sammanfattas i skriftlig rapport och i det slutliga uttalandet i den årliga revisionsberättelsen. 3. Fördjupade granskningar Under år 2016 kommer tolv fördjupade granskningar genomföras. EY utför granskningar på uppdrag av Västerås stads revisorer. Inför varje granskning tas en projektplan fram med underlag om revisionsfrågor, val av metod, berörda nämnder etc. Förslag till granskningar togs fram på planingskonferensen i december 2015, Se bilaga. Till varje granskning kommer en kontaktrevisor från revisionskollegiet utses, nytt från 2015. 5
Beslutade granskningar som avser verksamhetsåret 2016 är 3.1 Granskning av Grundskolenämndens åtgärder för ekonomi i balans 2016:1 Grundskolenämndens åtgärder för ekonomi i balans Revisorerna vill med anledning av grundskolenämndens budgetavvikelse genomföra en granskning av nämndens åtgärder för en ekonomi i balans. Granskningens syfte är att bedöma om grundskolenämnden säkerställer att tillräckliga åtgärder vidtas för att uppnå en ekonomi i balans. Grundskolenämnden Kontaktrevisor Börje Hultin Tidsomfattning 200 timmar. Granskningen genomförs januari till maj. 3.2 Granskning av Äldrenämndens åtgärder för ekonomi i balans 2016:1 Grundskolenämndens åtgärder för ekonomi i balans Revisorerna vill med anledning av äldrenämndens budgetavvikelse genomföra en granskning av nämndens åtgärder för en ekonomi i balans. Granskningens syfte är att bedöma om äldrenämnden vidtar tillräckliga åtgärder för att säkerställa en ekonomi i balans. Ytterligare ett syfte med granskningen är att bedöma om det i stadens budgetprocess finns en relevant resursfördelningsmodell för äldreomsorg. Äldrenämnden, huvudinriktning hemtjänsten Kontaktrevisor Peter Westersund Tidsomfattning 235 timmar. Granskningen genomförs januari till april. 3.3 Fördjupning av granskningen av arbetet för likabehandling i skolan 2016:3 Fördjupning av granskningen av arbetet för likabehandling i skolan Under senhösten 2015 genomfördes en uppföljning av granskningen om likabehandling, åtgärdsprogram inom Grundskolan utifrån de granskningar som genomfördes 2012 och 2014 inom samma ämnesområde. med den fördjupade granskningen är att ytterligare förtydliga hur arbetet med likabehandling bedrivs i de granskade skolorna, vilken rapportering huvudmannen erhåller samt på vilket sätt skolorna och huvudmannen hanterar resultatet från genomförda undersökningar. Grundskolenämnden och Skultuna kommundelsnämnd Kontaktrevisor Åke Johansson Tidsomfattning 60 timmar. Granskningen genomförs februari till april. 3.4 Granskning av arbetet för att minska sjukfrånvaron 2016:4 Granskning av arbetet för att minska sjukfrånvaron Sjukfrånvaron ökar i Västerås stad, vilket även sker i ett stort antal kommuner de senaste åren. Den 31 mars trädde en ny föreskrift om organisatorisk och social arbetsmiljö i kraft. Med föreskriften skärps kraven ytterligare på att arbetsgivare ska bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete. t med granskningen är att bedöma om staden bedriver ett aktivt och ändamålsenligt arbete för att minska sjukfrånvaron på kort och lång sikt. 6
Om det finns ett tydligt genusperspektiv i arbetet för att minska sjukfrånvaron. Om kommunstyrelsen säkerställt att staden lever upp till kraven på arbetsgivare i den nya förordningen om organisatorisk och social arbetsmiljö. Granskningen avgränsas till att omfatta kommunstyrelsen, äldrenämnden, styrelsen för Västerås stad vård och omsorg samt förskolenämnden. Kontaktrevisor Tanja Linderborg Tidsomfattning 180 timmar. Granskningen genomförs april till september. 3.5 Uppföljande granskning av IT-säkerheten inom Sociala nämndernas förvaltning 2016:5 Uppföljande granskning av IT-säkerheten inom Sociala nämndernas förvaltning Under 2014 genomfördes en granskning av IT-säkerheten inom Sociala nämndernas förvaltning (SNF). De förtroendevalda revisorerna vill under 2016 genomföra en uppföljning av denna granskning. t med granskningen är att följa upp och bedöma om iakttagelserna från granskningen 2014 har åtgärdats. Vilka åtgärder har vidtagits för att hantera iakttagelserna från granskningen 2014? Har iakttagelserna från granskning 2014 åtgärdats? Äldrenämnden, Individ- och familjenämnden samt Nämnden för personer med funktionsnedsättning. Kontaktrevisor Joa Silver Tidsomfattning 75 timmar. Granskningen genomförs september till oktober. 3.6 Granskning av effektivitet och kostnadseffektivitet vid verksamhetsövergång från Tekniska produktionsstyrelsen till privata aktörer 2016:6 Granskning av effektivitet och kostnadseffektivitet vid verksamhetsövergång från Tekniska produktionsstyrelsen till privata aktörer Västerås stad har valt att konkurrensutsätta delar av det område som Tekniska nämnden ansvarar för som beställarnämnd. Under 2015 beslöt nämnden att konkurrensutsätta underhållet av gator och underhåll inom stadens östra område. t med granskningen är granska om konkurrensutsättningen av underhåll av gator och park i genomförts på ett ändamålsenligt sätt? Granskningen inriktas mot upphandlingen av underhåll av gator och parker i östra stadsdelen. Tekniska nämnden och Tekniska produktionsstyrelsen Kontaktrevisor Daniel Forslund Tidsomfattning 86 timmar. Granskningen genomförs april till september 7
3.7 Ökade kostnader för daglig verksamhet för personer med funktionsnedsättning 2016:7 Ökade kostnader för daglig verksamhet för personer med funktionsnedsättning. Antalet deltagare inom daglig verksamhet enligt LSS ökade kraftigt under såväl år 2014 som under år 2015. Nämnden har inför år 2016 fattat beslut om bland annat följande: Sänkta ersättningsnivåer inom daglig verksamhet LOV från och med 1 april som ger en besparing under år 2016 på 3,6 mnkr. Revisorerna vill med anledning av nämnden budgetavvikelse 2015 och besparingskrav genomföra en granskning av nämndens åtgärder för en ekonomi i balans samt bedöma effekterna av besparingskravet. Granskningens syfte är att bedöma orsaken till ökade volymer och kostnader för daglig verksamhet inom nämnden för personer med funktionsnedsättning. Nämnden för personer med funktionsnedsättning Kontaktrevisor Elisabeth Löf Tidsomfattning 135 timmar. Granskningen genomförs april till augusti Uppdatering av beslutade granskningar sker efter hand. 8