Revisionsrapport Kommunens VAverksamhet

Sida 1(1) Datum 2016-01-18 Revisionen Till: Kommunstyrelsen För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium Revisionsrapport Kommunens VAverksamhet KPMG har av s revisorer fått i uppdrag att granska kommunens VA-verksamhet. Revisionen önskar att kommunstyrelsen lämnar synpunkter på de slutsatser som finns redovisade i rapporten senast den 22 april 2016. Av svaret bör det framgå vilka eventuella åtgärder som ska vidtas och när de beräknas vara genomförda. Med vänliga hälsningar Bertil Wiklund Ordförande Postadress Revisionen 872 80 Kramfors E-post kramfors.kommun@kramfors.se Besöksadress Torggatan 2 Telefon 0612-800 00 Fax 0612-157 57 Hemsida www.kramfors.se Organisationsnr 212000-2429

Revisionsrapport KPMG AB Antal sidor: 8

Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund och syfte 2 3. Revisionsfrågor 2 4. Avgränsning 2 5. Metod 3 6. Projektorganisation 3 7. Lag om allmänna vattentjänster 3 8. Kommunens rutiner - Redovisning 4 9. Kommunens rutiner Verksamhet 6 10. Bedömning och rekommendationer 7

1. Sammanfattning Vi har av s valda revisorer fått i uppdrag att granska kommunens VAverksamhet. Revisorerna har i samband med revisionsplaneringen uppmärksammat risker avseende detta område och vad det kan innebära för kommunen i såväl ett ekonomiskt som verksamhetsmässigt perspektiv. Efter genomförd granskning bedömer vi att såväl skötseln av VA-verksamheten som rutinerna för investeringar, drift och underhåll i huvudsak är tillräckliga. För att ytterligare utveckla verksamheten lämnar vi följande rekommendationer: Kommunstyrelsen ska överväga att upprätta processbeskrivningar så att det finns beskrivet vilka rutiner som ska gälla kring både investeringar och renoveringar/underhåll vad gäller VA-verksamheten. Kommunstyrelsen ska överväga att utveckla särredovisningen av VA-verksamheten ytterligare. Exempel på detta finns på Svenskt Vattens hemsida. Det gäller främst att kassaflödesanalys ska upprättas samt att klargöra principerna avseende fastställelsebeslut och vad som ska gälla kring tillgänglighet. Kommunstyrelsen ska överväga att periodisera anslutnings-/anläggningsavgifter för att helt följa god redovisningssed och därmed rekommendationen från Rådet för Kommunal redovisning. P g a att det rör sig om relativt små belopp har periodisering framtill nu inte skett. Kommunstyrelsen ska säkerställa att alla kriterier/villkor är uppfyllda vad gäller inrättandet av investeringsfonden. Detta är medel som planeras att avsättas för att täcka investeringar under kommande år. 1

2. Bakgrund och syfte Revisorerna har i revisionsplaneringen för 2015 uppmärksammat risker beträffande kommunens VA-verksamhet. VA-verksamheten i en kommun ska vara en avgiftsfinansierad verksamhet, d v s skattekollektivet ska inte belastas med kostnader som hör till denna verksamhet. De taxor som tas ut ska spegla självkostnaden för verksamheten, detta gäller främst den vanliga VA-taxan som debiteras kunder utifrån upplagda abonnemang. Det finns även s k anslutnings- /anläggningsavgifter som kan vara aktuella då nya fastigheter eller områden ansluts till VA-nätet. Revisionen upplever att det finns ett behov av att klarlägga ett antal frågeställningar avseende investeringar, drift och underhåll och vad det kan innebära för kommunen i ett ekonomiskt och verksamhetsmässigt perspektiv. Syftet med granskningen är bl a att bedöma huruvida kommunens underhåll är tillräckligt eller om det innebär risker för kommunen ur ett ekonomiskt perspektiv. 3. Revisionsfrågor I syftesformuleringen ingår att besvara följande: Styrning, ledning och ansvar beträffande VA-verksamheten? Hur används statistik och nyckeltal? Vilka olika avtal/abonnemang finns? Taxa i förhållande till självkostnad (ingår alla kostnader? rättvisande täckningsgrad?) Vilka redovisningsprinciper gäller för anslutnings-/anläggningsavgifter? Följs god redovisningssed avseende redovisningen av VA-verksamheten? Dokumentation avseende kort- och långsiktiga underhållsbehov (konsekvensbeskrivningar/beslutsunderlag)? Vattenkvaliteten (kvalitetskrav? vattenverk?) Vattentäkt och reservtäkt (säkerställd produktion?) 4. Avgränsning Granskningen avser kommunens VA-verksamhet och därtill hörande redovisningar och principer. 2

5. Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer med ansvariga handläggare i kommunen samt genom studier och analys av styrande och stödjande dokument. 6. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Anders Petersson, certifierad kommunal yrkesrevisor under ledning av Lena Medin, kundansvarig och certifierad kommunal yrkesrevisor. 7. Lag om allmänna vattentjänster Kommunfullmäktige i är huvudman för kommunens vatten- och avloppsverksamhet, vars utförande är delegerat till Tekniska enheten under Kommunstyrelsen. Det är, enligt vattentjänstlagen (Lag om allmänna vattentjänster, 2006:412) tillåtet att fullt ut finansiera vatten- och avloppsverksamheten genom att ta ut avgifter från abonnenterna. Avgiftsuttaget får dock inte vara större än verksamhetens självkostnader, d v s nödvändiga kostnader för att bedriva verksamheten utifrån det lagstadgade uppdraget. Det finns således inget utrymme att bedriva verksamheten med överskottsmål eller på annat sätt använda avgiftsuttaget för att finansiera annan verksamhet. Mot bakgrund av den strikta självkostnadsprincipen som reglerar vatten- och avloppsverksamheten ska kommunen, i egenskap av huvudman, årligen upprätta en särredovisning för verksamheten (Vattentjänstlagen, 50). Enligt förarbetena till Vattentjänstlagen har särredovisningen följande huvudsakliga syften: Utgöra en avstämning för fastighetsägarna avseende huruvida avgifterna är rimliga (självkostnadsprincipen). Utgöra en uppföljning och ett beslutsunderlag för huvudmannen (kommunfullmäktige) när det gäller vatten- och avloppsverksamhetens avgifter. Utgöra ett underlag för att följa upp och bedöma effektivitet hos verksamheten (avser alla intressenter, abonnenter, politiker och tjänstemän). Enligt Lagen om allmänna vattentjänster (2006:412) gäller följande avseende avgifternas storlek och grunderna för hur de beräknas 29-34: Avgifter får bestämmas som anläggningsavgifter och brukningsavgifter. Avgifterna får inte överskrida det som behövs för att täcka de kostnader som är nödvändiga för att ordna och driva VA-anläggningen. Medel får avsättas till en fond för framtida nyinvesteringar om; 1. det finns en fastställd investeringsplan, 2. avsättningen avser en bestämd åtgärd, 3

3. åtgärden och de beräknade kostnaderna för den redovisas i planen, 4. det av planen framgår när de avsatta medlen är avsedda att tas i anspråk, och 5. planen innehåller de upplysningar som i övrigt behövs för att bedöma behovet av avsättningens storlek. kommer i samband med bokslutet 2015 att avsätta medel till en investeringsfond. Investeringsfondens medel ska täcka kommande investeringar, främst nytt vattenverk i Östby. Avgifterna får inte överskrida det som behövs för att täcka kostnaderna för vattentjänsten. Avgifterna ska bestämmas så att kostnaderna fördelas på de avgiftsskyldiga enligt vad som är skäligt och rättvist. Anläggningsavgifterna ska bestämmas på beräkningsgrunder som innebär att en fastighetsägare inte behöver betala mer än vad som motsvarar fastighetens andel av kostnaden för att ordna VAanläggningen. Brukningsavgifterna ska bestämmas på beräkningsgrunder som är lika oavsett när på året VAanläggningen används. Avgifternas belopp och hur dessa beräknas ska framgå av en taxa. Avgifterna får inte bestämmas till högre belopp är vad som framgår tidigare. Som grund för uttagandet av VA-avgifter finns Taxa för s allmänna vatten- och avloppsanläggning. Denna är antagen av kommunfullmäktige och gäller från den 1 januari 2015. Avgifterna utgörs av anläggningsavgifter och brukningsavgifter. I dokumentet framgår de olika avtal och abonnemang som är aktuella för båda typerna av avgifter. Kommunfullmäktige antog dessutom 2008-12-15 Allmänna bestämmelser för användande av s allmänna vatten och avloppsanläggning, ABVA. Dessa gäller från den 1 januari 2009. 8. Kommunens rutiner - Redovisning I är VA-verksamheten organiserad inom den tekniska enheten vid kommunledningsförvaltningen. Ansvarig nämnd är Kommunstyrelsen. I s årsredovisning sker en särredovisning av VA-verksamheten genom separata resultat- och balansräkningar samt noter till dessa. Det finns även med en förvaltningsberättelse för VA-verksamheten samt en beskrivning av vilka redovisningsprinciper som gäller. I förvaltningsberättelsen framgår bl a allmänna uppgifter om verksamheten, ekonomisk redovisning, väsentliga händelser, förväntad utveckling, investeringar samt diverse nyckeltal. Av redovisningsprinciperna framgår bl a att inkomster från anslutningsavgifter har intäktsförts löpande, d v s dessa periodiseras inte för att möta kostnader för avskrivningar och internränta under anläggningarnas ekonomiska livslängd. Anledningen till detta är att anläggningsavgifterna beloppsmässigt inte är så omfattande, de uppgick till 252 tkr för år 2014 och till 61 tkr för år 2013. 4

Taxorna är beräknade utifrån kommunens självkostnader för verksamheten. Tekniska enheten har gått igenom verksamheten för att säkerställa att samtliga till verksamheten tillhöriga intäkter och kostnader redovisas. I samband med granskningen har även vi gjort en genomgång av de intäktsoch kostnadsslag som medtas i verksamheten. Vi gör bedömningen att de medtagna posterna återspeglar självkostnaden. I årsredovisningen för VA-verksamheten finns även en beskrivning av hur fördelning skett av kostnader som varit gemensamma med andra verksamheteter. Bl a gäller följande: Kostnader ekonomiavdelning fördelning utifrån specifik arbetsuppgift t ex kravverksamhet. Kostnader administrativa avdelningen fördelning efter beräknad tidsåtgång för olika arbetsuppgifter. Kostnader ledningsstab fördelning efter beräknad tidsåtgång för olika arbetsuppgifter. Kostnader särskilda serviceenheter fördelning efter faktisk tidsåtgång för olika arbetsuppgifter. Datakostnader fördelas enligt IT-enhetens taxor. I samband med årsredovisningen 2014 uppgår de ackumulerade resultaten för VA-verksamheten till -186 tkr, d v s detta minskar kommunens egna kapital. Underskott som inte täckts av överskott inom tre år anses skattefinansierade enligt den s k treårsregeln. Inför 2015 höjdes taxorna med 4 % bl a med tanke på de kommande stora investeringarna inom VA-området. Då taxorna förändras sker fastställelse i kommunfullmäktige. Historiskt sett har det varit mycket små förändringar av taxorna. För att särskilja det som bokförs som driftskostnader respektive det som aktiveras som anläggningstillgång gäller följande för att aktivering ska ske: Anskaffningen avser något för stadigvarande bruk. Den ekonomiska livslängden uppgår till minst tre år. Anskaffningen uppgår till minst ett halvt prisbasbelopp (22 250 kr för år 2015, 22 150 kr för år 2016). För samtliga anläggningstillgångar tillämpas principen om linjära avskrivningar. I samband med anskaffningstillfället görs en bedömning av den ekonomiska livslängden för investeringen. T ex skrivs äldre serviser/ledningar av på 33 år och nyare serviser/ledningar av på 50 år. Från och med 2015 har övergått till principen om komponentredovisning och därtill hörande komponentavskrivningar. Principen vid övergången var att objekt på 1 mnkr eller därutöver delades upp i komponenter om sådana gick att identifiera. Detsamma gällde om den 5

kvarstående avskrivningstiden uppgick till minst 10 år. Resultatet av detta var att totalt 7 st anläggningsobjekt inom VA-verksamheten blev komponentindelade. Budget för 2015 avseende planerat/löpande underhåll inom VA-verksamheten uppgår till 3,5 mnkr. För det akuta/avhjälpande underhållet är det inom driftsbudgeten budgeterat 12,3 mnkr. För år 2015 kommer bägge typerna av underhållskostnader att visa positiva avvikelser gentemot budget. Månadsuppföljning görs per månaderna februari, april, maj, augusti, september, oktober och november. Per den siste april, d v s det första tertialet, görs en fördjupad prognos för helåret. Delårsbokslut upprättas per den siste augusti och årsbokslut per den siste december. För år 2015 kommer kommunen att avsätta medel i en s k investeringsfond som ska täcka kommande investeringar vad gäller VA-verksamheten. Detta främst p g a byggnation av ett helt nytt vattenverk i Östby med en helt ny reningsteknik. Budgeterad avsättning för 2015 uppgår till 7 mnkr. Investeringen kommer att genomföras under 2016-2017 och totalt omfatta ca 32 mnkr. 9. Kommunens rutiner Verksamhet VA-verksamheten ligger som tidigare nämnts inom den Tekniska enheten under Kommunledningsförvaltningen. Det finns två avdelningar vad gäller verksamheten, VA-verk och VA-drift. Dessutom finns även tjänstemän inom administrationen som arbetar mot VA-sidan. Totalt rör det sig om 21 st personer i som arbetar med VA-frågor. I samband med intervjun framgick att det är relativt enkelt att rekrytera drifttekniker och rörläggare, men däremot svårare att rekrytera VA-ingenjörer. Ett system som kallas VA-banken används (detta används för övrigt av relativt många kommuner i Sverige). I detta system finns bl a kartor samt diverse information kring ledningar, vatten- och reningsverk. Det går dessutom att ta ut olika rapporter i systemet. Kommunen har haft VA-banken i tre år. Uppgradering av programmet sker med lite olika mellanrum. Alla planerade investeringar och underhållsåtgärder avseende anläggningarna dokumenteras i VA-banken. I är vissa delar av marken lite besvärlig för VA-verksamhet då det rör sig om mycket lerjordar. Kommunen är dessutom relativt kuperad vilket ställer ökade krav på tryckstegringar. I samband med s k relining av ledningar har justering gjorts för att undvika överdimensioneringar/överexpansion. Utbyte av ledningar/serviser sker successivt. Historiskt sett har haft problem med vattenläckor, men de 2-3 senaste åren har vattenläckorna minskat i antal. En incident inträffade 1994 med bakterier i samband med bygget av Östby vattenverk. Ombyggnad har även skett av ytvattenverk för att undvika förekomst av kryptosporidium, en form av parasit. Vattnet bestrålas med ultraviolett strålning för att döda bakterierna. Totalt finns det 3 st ytvattenverk i kommun. I övrigt har inte några allvarligare incidenter inträffat de senaste åren. Kommunens huvudvattentäkt är Sjöbysjön. I nuläget saknas en reservvattentäkt, men vatten kan i nuläget tas från å som rinner ut i Sjöbysjön. 6

Ledningsnätet är ihopkopplat så att ett flertal olika vattenverk ingår i systemet. Systemet är även ihopkopplat med VA-nätet i Härnösands kommun. Vad gäller ev hot görs årligen en riskbedömning vad gäller vattenverken och vattentäkterna. Även s k skyddsområden kan skapas i samråd, det är då fråga om ytvattentäkter. Varje år presenterar Svenskt Vatten statistik och olika nyckeltal från landets kommuner vad gäller VA-verksamhet. rapporterar in uppgifter kring bl a olika driftskostnader och taxor i form av anläggnings-/anslutningsavgifter respektive förbrukningsavgifter som abonnenter får betala. Inloggning till Svenskt Vattens hemsida görs av VA-ingenjör. Kommunen tar del av den statistik som Svenskt Vatten presenterar i jämförande syfte. Databasen där informationen finns heter VASS. Analys och jämförelse sker med andra kommuner. I Kramfors kommuns årsredovisning finns vissa nyckeltal medtagna vad gäller VA-verksamheten. Resterande nyckeltal finns i VA-banken. Vad gäller vattenkvalitet tas prover med jämna mellanrum utifrån Livsmedelsverkets krav. Det är Miljö- och byggförvaltningen som är tillsynsmyndighet. Samråd sker med Miljö- och byggförvaltningen när och var man ska ta prover. Prover skickas till ett ackrediterat laboratorium i Umeå som heter ALcontrol. Totalt tas det 450 mikrobiologiska och kemiska vattenprover på kommunens 16 vattenverk. Även vissa utvidgade prover kan tas. De protokoll som erhålls från ALcontrol skickas även till Miljö- och byggförvaltningen. Provtagning sker även av avloppsvatten enligt samma rutin. Dock sker denna provtagning mer frekvent än provtagningen vad gäller dricksvattnet. Provtagning sker av intag och utsläpp. Kommunen har även ett eget laboratorium där vissa prover kan tas. All information läggs in i VAbanken. Det finns en digital uppkoppling vilket gör att man kan se alla anläggningar. Det finns alltid någon person som har jour/beredskap. Samtliga vattenverk har skalskydd. Det finns även larm, galler för fönster etc. Det finns/sker en viss dokumentation av ledningsnätets status och skick i o m att foton tas eller att filmning sker. Genom att ledningsnätet är indelat i olika sektorer kan man relativt fort hitta vattenläckor genom att ventiler etc kan stängas. Det finns ett utbyte med Norrlands kommuner i o m att VA-cheferna träffas en gång om året. Ett tätare utbyte finns med Härnösands och Sollefteå kommuner då man träffas 2-3 gånger om året. 10. Bedömning och rekommendationer Efter genomförd granskning bedömer vi att såväl skötseln av VA-verksamheten som rutinerna för investeringar, drift och underhåll i huvudsak är tillräckliga. För att ytterligare utveckla verksamheten lämnar vi följande rekommendationer: 7

Kommunstyrelsen ska överväga att upprätta processbeskrivningar så att det finns beskrivet vilka rutiner som ska gälla kring både investeringar och renoveringar/underhåll vad gäller VA-verksamheten. Kommunstyrelsen ska överväga att utveckla särredovisningen av VA-verksamheten ytterligare. Exempel på detta finns på Svenskt Vattens hemsida. Det gäller främst att kassaflödesanalys ska upprättas samt att klargöra principerna avseende fastställelsebeslut och vad som ska gälla kring tillgänglighet. Kommunstyrelsen ska överväga att periodisera anslutnings-/anläggningsavgifter för att helt följa god redovisningssed och därmed rekommendationen från Rådet för Kommunal redovisning. P g a att det rör sig om relativt små belopp har periodisering framtill nu inte skett. Kommunstyrelsen ska säkerställa att alla kriterier/villkor är uppfyllda vad gäller inrättandet av investeringsfonden. Detta är medel som planeras att avsättas för att täcka investeringar under kommande år. KPMG, dag som ovan Anders Petersson Certifierad kommunal yrkesrevisor 8