Dnr: 2014/289-1.1 Regeldokument Kontoregler för Linnéuniversitetet Beslutat av Fredrik Oskarsson, IT-chef Gäller från 2015-05-26
Beslutat av: Fredrik Oskarsson, IT-chef Beslutsdatum: 2015-05-26 Handläggare: Ulrika Ringeborn Dnr: 2014/289-1.1 Innehåll Om kontoregler 3 Allmänt 3 Kontaktpersoner för särskilda IT-tjänster - Konto 3 Personalkonto 3 Gästkonto 4 Funktionskonto 5 Systemadministratörskonto 5 Servicekonto 6 Externkonto 7 Studentkonto 7 2 (8)
Beslutat av: Fredrik Oskarsson, IT-chef Beslutsdatum: 2015-05-26 Dnr: 2014/289-1.1 Om kontoregler Detta dokument reglerar användandet av Linnéuniversitetets kontotjänst som tillhandahålls av IT-avdelningen. Särskilda regler finns beslutade för Linnéuniversitetet gällande e-postregler och lösenord vilket inte behandlas i detta dokument. Allmänt Ett konto är ett arbetsverktyg som används för flera tjänster och ska användas enligt Linnéuniversitetets gällande regler och föreskrifter. I samband med att kontoägaren får tillgång till sina kontouppgifter förbinder de sig att följa Linnéuniversitetets regler och föreskrifter och även att hålla sig uppdaterad om dessa. I de fall där kontoägaren inte kan eller inte har godkänt gällande regler och föreskrifter har IT-avdelningen rätt att stänga av kontot. Om ett personalkonto ska inaktiveras enligt beslut taget av Personalansvarsnämnden ska personens samtliga konton inaktiveras. Begäran om åtkomst till en användares konto ska skriftligen inkomma till ITavdelningen från prefekt eller avdelningschef vid respektive institution/avdelning/enhet där det anges orsak till begäran och vilken typ av data som det behövs tillgång till. Datan överlämnas sedan personligen till den ansvarige chefen som därefter ansvarar för att det hanteras i enlighet med gällande lagar och regler. Kontaktpersoner för särskilda IT-tjänster - Konto På Linnéuniversitetets samtliga institutioner, avdelningar och enheter har prefekt/avdelningschefer utsett kontaktpersoner för särskilda IT-tjänster. Syftet med kontaktpersoner är att IT-avdelningen ska kunna kanalisera viktig information om dessa tjänster ut till verksamheten samt säkerställa att beställningar som inkommer är förankrade. Beslut om förändring av kontaktpersoner tas av prefekt/avdelningschef vid berörd institution/avdelning/enhet. Personalkonto All anställd personal på Linnéuniversitetet har rätt till ett personalkonto. Beställning av ett personalkonto ska inkomma från IT-avdelningens kontaktperson för personalkonto, prefekt eller avdelningschef vid respektive institution/avdelning/enhet. Ett personalkonto har man rätt till från sin första anställningsdag. Behövs tillgång till kontot innan den formella anställningen börjar beslutas det av IT-avdelningens kontaktperson för personalkonto, i samråd med ITavdelningen. 3 (8)
Anställda har tillgång till sitt personalkonto 60 dagar efter avslutad anställning, eller annat datum som IT-avdelningens kontaktperson för personalkonton, Personalavdelningen, prefekt, avdelningschef eller annan behörig person beslutar. Innan ett personalkonto inaktiveras kontaktar IT-avdelningen berörd kontaktperson med en förfrågan om kontot ska förlängas eller inaktiveras. Om kontot ska inaktiveras skickar IT-avdelningen information till kontots ägare att kontot kommer att inaktiveras. Det är kontoägarens ansvar att ta tillvara på data som finns på kontot innan inaktivering sker. Byte av institutionstillhörighet Om en anställd byter institutionstillhörighet inom organisationen är det ITavdelningens kontaktperson för personalkonto som ansvarar för att meddela IT-avdelningen om en institutionstillhörighet och behörighet ska plockas bort från personalkontot. Ett personalkonto tas bort av IT-avdelningen tidigast 90 dagar efter att det inaktiverats, eller annat datum som bestäms av IT-avdelningens kontaktperson för personalkonto, Personalavdelningen, prefekt, avdelningschef eller annan behörig person. av ett personalkonto innebär att e-postkontot och den personliga fillagringen raderas. Innan borttagning av personalkonto utförs ska berörda konton hanterats enligt rutinerna inför ett personalkonto inaktiveras. av ett personalkonto kan inte göras ogjord. Gästkonto Tillfälliga besökare som inte är anställda på Linnéuniversitetet, t ex konferensdeltagare och gästföreläsare, som har behov av internetåtkomst via privat eller nätverksansluten universitetsdator kan få tillgång till ett gästkonto. Ett gästkonto kan beställas av all anställd personal, studentkårens ordförande och av ordföranden i en studentförening vid Linnéuniversitetet. Ägaren på ett gästkonto ska i första hand vara gästen men kan även vara beställaren. på ett gästkonto sätts till max 14 dagar. Önskas längre giltighetstid ska det övervägas om det är någon annan kontotyp gästen istället ska ha tillgång till eller kontakta IT-avdelningen som i undantagsfall förlänger giltighetstiden. Gästkonton inaktiveras det datum som är satt på kontot. 4 (8)
Ett gästkonto tas bort av IT-avdelningen tidigast 14 dagar efter det inaktiverats. av ett gästkonto kan inte göras ogjord. Funktionskonto Ett funktionskonto används för att få tillgång till kontots e-postlåda för att kunna hantera e-post för en specifik funktion, e-postlådans kalender för ett kalendarium på Lnu.se eller vid behov andra funktioner. All anställd personal på Linnéuniversitet kan beställa ett funktionskonto, men den måste vara godkänd av IT-avdelningens kontaktperson för funktionskonto, prefekt eller avdelningschef vid respektive institution/avdelning/enhet. en sätts till datum enligt inkommen beställning, men kan aldrig ha längre giltighetstid än ägarens personalkonto. Beslut om förlängning av kontots giltighetstid tas av kontots beställare. Funktionskonton inaktiveras det datum som är satt på kontot. Inför ett funktionskonto inaktiveras kontaktar IT-avdelningen kontots ägare med förfrågan om kontot ska förlängas, byta ägare eller inaktiveras. Innan ett funktionskonto inaktiveras är ägaren för kontot ansvarig att ta tillvara på data som finns på kontot. Funktionskonton som varit inaktiverade 1 år eller längre tas bort av ITavdelningen. Innan borttagning av funktionskonto utförs ska berörda konton hanterats enligt rutinerna inför ett funktionskonto inaktiveras. av ett funktionskonto kan inte göras ogjord. Använda funktionskonton för inloggning på datorer och tjänster För att kunna garantera spårbarhet i all information som publiceras från Lnu på Internet (SUNETs regler) ska funktionskonton inte användas för inloggning till Linnéuniversitetets tjänster och datorer. Systemadministratörskonto Systemadministratörskonto är ett komplement till ett personalkonto för person som har behov av utökade rättigheter till system och tjänster för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Med ett systemadministratörskonto har man en hög tillgång till universitetets datorresurser, datornät, kringutrustning och konton och det ställs därför mycket stora krav på ägaren av kontot att införskaffa och bibehålla kunskap om de system/tjänster man har tillgång till samt de föreskrifter och praxis som gäller inom universitetet. Beställning av ett systemadministratörskonto ska inkomma från institution/avdelning/enhets prefekt eller avdelningschef i samråd med berörd systemägare. 5 (8)
en sätts till datum enligt inkommen beställning, men kan aldrig ha längre giltighetstid än sista anställningsdagen. Om kontots ägare är tjänstledig från Lnu eller den institution/avdelning/enhet kontot beställts av ska kontot omedelbart inaktiveras. Beslut om förlängning av kontots giltighetstid tas av institution/avdelning/enhets prefekt eller avdelningschef. Systemadministratörskonton inaktiveras det datum som är satt på kontot. Inför ett systemadministratörskonto inaktiveras skickar IT-avdelningen information till kontots ägare att det kommer att inaktiveras. Innan ett systemadministratörskonto inaktiveras är kontots ägare ansvarig att ta tillvara på data som finns på kontot. Systemadministratörskonton som varit inaktiverade 1 år eller längre tas bort av IT-avdelningen. Innan borttagning av systemadministratörskonton utförs ska berörda konton hanterats enligt rutinerna inför ett systemadministratörskonto inaktiveras. av ett systemadministratörskonto kan inte göras ogjord. Servicekonto Ett servicekonto används för utrustning som behöver kunna autentisera mot någon tjänst, service eller system och används inte av någon fysisk person för inloggning. Beställning av ett servicekonto ska inkomma från ägaren till tjänsten, systemet eller servicen alternativt, prefekt eller avdelningschef vid respektive institution/avdelning/enhet. Ägaren på ett servicekonto är den institution/avdelning/enhet som tjänsten, servicen eller systemet tillhör. På kontot ska det finnas information om vilket/vilka system, tjänst eller service kontot används för och även en kontaktperson för kontot. på ett servicekonto sätt till datumet enligt inkommen beställning. Beslut om förlängning tas av behörig person. Servicekonton inaktiveras det datum som är satt på kontot. Inför ett servicekonto inaktiveras skickar IT-avdelningen information till kontots kontaktperson med förfrågan om kontot ska förlängas, byta ägare eller inaktiveras. Innan ett servicekonto inaktiveras är kontots kontaktperson ansvarig att säkerställa att berörd tjänst, service eller systems funktionalitet inte påverkas när kontot inaktiveras. 6 (8)
Servicekonton som varit inaktiverade 1 år eller längre tas bort av ITavdelningen. Innan borttagning av servicekonton utförs ska berörda konton hanterats enligt rutinerna inför ett servicekonto inaktiveras. av ett servicekonto kan inte göras ogjord. Externkonto Externkonto används för externa personer, utöver gäster, som har behov av att komma åt tjänster på Linnéuniversitetet, t ex konsulter och externa personer i lärplattformar. All anställd personal på Lnu kan beställa ett externkonto. Ett externkonto kan endast beställas till person som inte redan har ett aktivt konto på Lnu. Ägaren av ett externkonto är den person som ska använda kontot, dvs. den externa personen. Information om den Lnu anställde beställaren ska finnas på kontot. en på ett externkonto sätts till max 1 år. Vid behov förlängs kontot med ytterligare max 1 år i taget. Kontot får aldrig ha längre giltighetstid än beställarens personalkonto, utan måste i så fall byta beställare. Beslut om förlängning av kontots giltighetstid tas av kontots beställare. Externkonton inaktiveras det datum som är satt på kontot. Innan ett externkonto inaktiveras är kontots ägare, och eventuellt kontots beställare, ansvarig att ta tillvara på data som finns på kontot. av ett externkonto kan inte göras ogjord. Externkonton som varit inaktiverade 1 år eller längre tas bort av ITavdelningen. Studentkonto En aktiv student vid Linnéuniversitetet har rätt till ett studentkonto. Definition av en student som är aktiv är en student som finns antagen i Ladok och senare registrerad eller omregistrerad på en utbildning vid Linnéuniversitetet eller som har fått godkänt studieuppehåll. Personer som är antagna på en uppdragsutbildning på Linnéuniversitetet kan även få tillgång till ett studentkonto. Alla studentkonton tidstämplars med ett sista giltighetsdatum knutet till den utbildning studenten är antagen/registrerad på vid Linnéuniversitetet via Ladok. När student hämtat ut sitt konto är det aktivt i 90 dagar och när studenten registrerat sig på kurs/program förlängs giltighetstiden på kontot. en sätts till ca 15 månader efter avslutade studier. Datumet förlängs automatiskt om student fortsätter sina studier vid Linnéuniversitetet, och är antagen och registrerad i Ladok. 7 (8)
En student som inte längre är aktiv enligt definitionen ovan kommer att få sitt studentkonto inaktiverat efter ca 15 månader efter avslutade studier. Inför ett studentkonto inaktiveras skickar IT-avdelningen information till studenten att kontot kommer att inaktiveras, inklusive en påminnelse. Innan ett studentkonto inaktiveras är studenten ansvarig att ta tillvara på data som finns på kontot. Om studentkonto inaktiveras på grund av disciplinpåföljd enligt Högskoleförordningens kap 10, inaktiveras kontot tre dagar efter att Linnéuniversitetets disciplinnämnd delgivit sitt beslut till studenten i fråga. Inga system anslutna till studentkontot får ignorera en inaktivering, spärr ska omgående ske i samtliga system. Studentkonton som varit inaktiverade 1 år eller längre tas bort av ITavdelningen. Innan en borttagning av studentkonton utförs ska berörda konton hanterats enligt rutinerna inför ett studentkonto inaktiveras. Vid borttagning tas samtliga tillhörande tjänster bort, såsom e-postkonto, fillagring mm. av ett studentkonto kan inte göras ogjord. 8 (8)