Handläggare 0413/62385 2011-05-27 Fyll i adress här Internhyra samarbetsformer, principer och spelregler för lokalupplåtelser 1 1993 års internhyressystem Nu gällande principer är från 1993-06-21. Målet för internhyressystemet var då att effektivisera fastighetsförvaltningen möjliggöra långtgående decentralisering öka kostnadsmedvetandet optimera lokalutnyttjandet Hyresnivå I principerna 1993 ingick möjlighet att välja i tre nivåer, kallhyra, med media eller med media och yttre skötsel. I praktiken tillämpades endast det kompletta alternativet. I huvudsak samma regler gäller för lokaler inhyrda via Service och Teknik, Fastighet. Myndighetskrav Åtgärder i lokaler till följd av myndighetskrav skall bekostas av hyresgästen. Uppsägning av lokal Kan endast ske med hänvisning till den totala kommunnyttan. Ombyggnader Åtgärder för att vidmakthålla lokalen i ursprunglig standard räknas som periodiskt underhåll och ingår i hyran. Ombyggnader som medför höjd standard skall medföra omförhandling av hyran. Räntekostnader Räntekostnadsklausulen från 1993 tillämpas inte längre. Genom beslut om investering i ventilationsombyggnader 2003 disponeras ränteskillnaden av Service och Teknik för att utan hyreshöjning kunna genomföra ett drygt 10-årigt ombyggnadsprogram. 2 Ekonomistyrningsprinciper för Eslövs kommun (se bilaga 1) Service och Teknik Postadress 241 80 Eslöv Besöksadress Gröna Torg 2 Telefon 0413-620 00 Telefax 0413-144 00 E-post service.och.teknik@eslov.se Webb www.eslov.se 1 (8)
2 3 Nytt internhyressystem 3.1 Syfte Syftet med systemet är att uppnå en god hushållning med lokaler för att optimera resurserna för kommunens kärnverksamheter. Dessutom skall systemet - säkra att kommunens fastighetsbestånd förvaltas så att fastigheternas värde bevaras - hög kostnadseffektivitet skall uppnås och bl.a. kunna utvärderas genom nyckeltal - öka medvetenheten om kostnader för lokaler - kvalitetssäkra arbetssättet i hanteringen av såväl egna som inhyrda lokaler - utveckla samverkan för att åstadkomma en god planering. Den värdebevarande aspekten uppnås genom att det eftersatta fastighetsunderhållet blir åtgärdat och att hyresnivån säkras så att underhållet svarar mot branschutvecklingen. Nyckeltal skall redovisas av SoT/Fastighet i samband med det årliga bokslutet. Ett av nyckeltalen skall vara vakansgraden i det totala lokalbeståndet. Effektivt användande även av resursen lokaler skall uppmuntras i systemet genom kontrakt, uppsägningstider och bibehållande av delar av frigjorda resurser i samband med avveckling. Kvalitetssäkring skall ske genom fastställda rutiner för anskaffning och avveckling av lokaler samt genom kundenkäter och dokumenterade samverkansformer. 3.2 Samverkan Samverkan mellan Service och Teknik och respektive kund sker direkt mellan dessa. Information om pågående och planerade arbeten samt ev. lediga lokaler skall ske i en gemensam lokalgrupp som leds av kommunledningskontoret och dokumenteras där. Samråd och ärendehantering i övrigt sker enligt ekonomistyrprinciperna. 3.3 Internhyra principer och spelregler Principer - enkelt och öppet - självkostnadsbaserat - indexering av hyran skall ske genom att årligen justera 65 % av hyran mot SCB:s index för flerbostadsfastigheter
3 Justering av hyror Hyran för respektive objekt skall årligen justeras enligt indexbestämmelserna (se ovan) samt ev. utförda ombyggnadsåtgärder som medför förändring i kapitalkostnad för objektet. Vart femte år skall självkostnadshyran stämmas av mot de verkliga kostnaderna och ränteutvecklingen och ligga till grund för budgetarbetet år sex. Kapitalkostnadsdelen är fast under det interna lånets löptid (fem år). Indexuppräkning för 2012 sker med oktober månad 2010 som basmånad. Kontraktstider Allmänna lokaler. Här avses framför allt kontorslokaler som är flexibelt användbara inte enbart för kommunal verksamhet. Det första kontraktet bör omfatta fem år. Uppsägningstiden för hela upplåtelsen skall därefter regleras med fasta uppsägningstider om 9 månader (annars förlängt med 1 år i taget). Uppsägning av delar av upplåtelsen kan ske under förutsättning att de lämnade lokalerna är klart avskiljbara för annan hyresgäst. Förskolor. Första hyreskontraktet skall omfatta tio år och med uppsägningstid om två år. Förlängningstiden skall vara tre år. Skolor. Första hyreskontraktet skall omfatta tio år med en uppsägningstid om tre år och med en förlängningstid om fem år. Idrottshallar. Hyreskontrakt tjugo år. Uppsägningstid fem år och förlängning tio år. Speciallokaler. För varje enskilt fall. Inhyrda lokaler. Enligt kontrakt dock att uppsägning skall skriftligen anmälas till SoT/Fastighet senast tre månader före den skarpa uppsägningstiden, för att därigenom möjliggöra en intern förfrågan om eventuellt behov av lokal. Vakansgrad upp till högst 1 (en) procent skall ingå i hyran. Högre vakansgrad skall snarast anmälas till kommunstyrelsen och beaktas i prognos och delårsbokslut. Vad ingår i hyran Värme (Socialstyrelsens allmänna råd om temperaturer inomhus enligt SOSFS 2005:15, operativ temperatur, riktvärde 20-23 grader, ej under 18 grader under eldningssäsong ), kyla, VA samt elkostnader Fastighetsskötsel både invändigt och grönytor/utvändigt Teknisk drift av installationer såsom ventilation, kyla mm Planerat underhåll, enligt underhållsplan Löpande drift, daglig tillsyn och mindre reparationer/åtgärder Felavhjälpande underhåll, akuta åtgärder
4 Ägarrelaterade investeringar, belastar ej hyresnivån tex förbättring/effektivisering av uppvärmningssystem Skadegörelse som sker utanför ordinarie arbetstid Förebyggande åtgärder, kameror, thermosensorer, bevakning/tillsyn av bevakningsbolag Försäkringar/försäkringsskador Lås och larm Avfallshantering Lokalvård (avser sk. grundnivå, ytterligare behov beställs i ssk. ordning) Vakansgrad om högst 1 procent, dvs hyran skall läggas på 101 procent Gränsdragning (f.n finns gränsdragningslistor för BoF, GoV och KoF) Vad får hyresgästen göra? Gränsdragning mellan verksamhet och fastighetsdelen grundar sig på Jordabalken dvs. skillnaden mellan fast och lös egendom. Fastighetsavdelning ansvarar för de fasta installationerna såsom byggnadsdelar, elinstallationer, uppvärmningssystem mm. Inga ingrepp eller förändring av dessa installationer får göras av verksamheten själva, samråd skall ske med fastighetsavdelningen före förändring. Felanmälan av fastighetsinstallationer görs via EKIS, akuta problem felanmäls direkt via telefon. Tvister Hanteras av kommunstyrelsen. Hyresförändring i inhyrda lokaler Följer respektive kontrakt/avtal. Hantering av investeringar Nedanstående rutinbeskrivning avser processen för samarbete mellan förvaltningar och nämnder vid genomförande av investeringsprojekt. Rutinerna skall även användas för andra typer av ombyggnader som kräver mer kvalificerat samråd mellan förvaltningar och nämnder. OBS! För att starta ett investeringsärende krävs att den nämnd som önskar förändringen initierar ärendet enligt ekonomistyrprinciperna. 1. Utredning (för att ta fram en bedömning av behov). Genomförs före investeringsbeslut i nämnd, kommunstyrelse och kommunfullmäktige. Ärendet kan initieras av beställare eller SoT/fastighet (se även ovan). Utredningen genomförs av SoT/Projekt i samråd med beställaren och SoT/Fastighet. (Omfattningen av utredningen kan kräva att särskilda medel sätts av för detta i händelse av att projektet inte kommer till utförande i synnerhet om extern konsult anlitas)
2. Preliminär hyresberäkning och tidplan. Utarbetas av SoT/Fastighet i samråd med SoT/Projekt före investeringsbeslut. 3. Godkännande av preliminär hyresberäkning. Beställaren antingen i form av förvaltning eller nämnd godkänner hyresberäkningen. Vid behov (t.ex. vid volymförändringar) skall detta ske i samråd med ekonomichefen. 4. Begäran av igångsättningstillstånd. Avges av Servicenämnden. 5. Beslut om igångsättningstillstånd. Fattas av Kommunstyrelsens arbetsutskott. 6. Genomförande av byggprojekt. Genomförs av SoT/Projekt. Om investeringen i samband med upphandlingen visar sig bli högre än vad som beställaren tagit ställning till ska ny hyresberäkning ske och godkännas av beställaren. 7. Beslut om aktivering av anläggningstillgång/definitiv hyresberäkning/ hyresavtal. Underlaget görs av SoT/Fastighet i samråd med SoT/Projekt och SoT/Administration. 8. Godkännande av hyresavtal. Görs av Servicenämnd och beställarnämnd. 9. Avrapportering av byggprojekt. Genomförs av SoT/Projekt till Servicenämnd och Kommunstyrelsens arbetsutskott. 10. Överlämnande av byggprojekt. Görs av SoT/Projekt till SoT/Fastighet i två steg: a. I samband med slutbesiktning överlämnas drift- och skötselhandlingar. Relationshandlingar överlämnas senast inom 90 dagar efter slutbesiktning. b. SoT/Fastighet kallar till garantibesiktning. SoT/Projekt biträder och därefter överlämnas projektmappen till SoT/Fastighet. 5
6 Bilaga 1. Sammanfattning av aktuella delar av kommunens ekonomistyrningsprinciper. Fastställdes av kommunfullmäktige i december 2010. I korthet innebär principerna: Kommunfullmäktige styr nämnderna bland annat genom mål, direktiv, reglementen och policys. Fullmäktige beslutar om budget som ska innehålla Mål för Eslövs kommun för mandatperioden såväl övergripande mål som fastställande av nämndernas och utskottets mål. Mål och riktlinjer som är av betydelse för god ekonomisk hushållning Finansiella mål som är av betydelse för god ekonomisk hushållning Övriga mål, antingen kommunövergripande eller mål riktade till särskild nämnd eller utskottet Nämndernas och utskottets ekonomiska resurser Investeringsram Exploateringsram Upplåning och annan finansiering Kommunal skattesats Kommunfullmäktige beslutar också om tilläggsanslag, omdisponering mellan budgetår och nämnder samt ändrad användning av beslutade investeringar. Vidare gäller följande: Detta innebär att kommunstyrelsen ( ) Beslutar om omdisponering av anslag mellan investeringsprojekt, tilläggsanslag och omdisponeringar inom samma användningsområde. Beslutar om utökad ram till utskott och nämnder vid volymförändringar avseende tillkommande hyreskostnader och skötselytor (inom anslag som styrelsen disponerar) Nämnder och utskott svarar inom sitt respektive område för att ( ) Omdisponeringar mellan verksamheter under löpande budgetår förutsatt att verksamhetsmålen ändå uppfylls. Sådana omdisponeringar ska rapporteras till kommunstyrelsen i samband med ordinarie rapporteringstillfällen. Vid befarat/prognostiserat underskott i förhållande till budget ska nämnden i första hand genomföra omdisponeringar inom nämndens totala budgetram och i andra hand aktualisera hos kommunfullmäktige behov av ändrade mål, ram och inriktningar för verksamheten.
7 ( ) Nämnd och utskott skall lämna redovisning till kommunstyrelsen över slutförda investeringsprojekt i samband med närmast ordinarie prognostillfälle. Investeringsbehov ska presenteras och redovisas för kommunstyrelsens presidium av den nämnd eller utskott som ska nyttja investeringen. Investeringsbudget/redovisning För investeringsbudget/redovisning gäller följande En investering har ett inköpspris/anskaffningsvärde över tre prisbasbelopp och en nyttjandeperiod på tre år eller mer. Investeringar i fastigheter och anläggningstillgångar beslutas av kommunfullmäktige. Vid stora investeringar (> 10 miljoner) kan kommunfullmäktige besluta om anslag per projekt. I investeringsbudgeten framgår normalt endast totalt bedömd investeringsnivå. Kommunstyrelsens arbetsutskott prövar igångsättningstillstånd av investeringar i fastigheter och anläggningstillgångar. Vid beslut om igångsättningstillstånd ska kontraktsvärde och finansiering av investeringens driftskostnad redovisas. Uppföljning och redovisning sker per investeringsprojekt till kommunstyrelsen snarast efter investeringen färdigställts. Slutredovisning ska ske i samband med ordinarie uppföljningstillfällen För projekt över 100 basbelopp skall investeringskalkyl lämnas i samband med budget. För att kunna planera likvidflödet, skall rapportering till kommunledningskontoret ske när investeringar med totalkostnad över 100 basbelopp påbörjas. Utbetalningsplaner för samtliga investeringar enligt ovan skall presenteras till kommunledningskontoret. Ombudgetering av investerings- och exploateringsprojekt Investeringar som är påbörjade men inte avslutats före årets utgång ombudgeteras utan prövning till nästa år enligt följande Nämnden ansvarar för att begära ombudgetering hos kommunstyrelsen Kommunstyrelsen fattar beslut om ombudgeteringar Projekt som inte är påbörjade före årets slut omprövas normalt i samband med beslut om ombudgetering. Tillkommande hyreskostnader och eller kapitalkostnader För tillkommande hyreskostnader och eller kapitalkostnader för investeringar gäller följande
8 Hyreskostnader och kapitalkostnader ska finansieras inom nämndernas eller utskottets budgetram. Ramtillskott kan ges för investeringsutgifter. Eventuell ramkompensation ska begäras av nämnden i samband med begäran om investeringsprojekt. Nämnden ska alltid pröva möjligheten att svara för hela eller delar av de ökade driftskostnaderna. Hyra/leasing Interna hyresavtal Servicenämnden ska upprätta hyresavtal med nämnder och utskott. Årlig beräkning av hyror (justeringar) ska ligga inom den indexeringsnivå som kommunfullmäktige fastställer. Justering av hyra i samband med att en investering genomförts ska vara beslutad i samband med prövning av igångsättningstillstånd för investeringen samt godkänd av den nämnd eller utskott som ska nyttja investeringen. Beslut om eventuell hyreskompensation ska föreligga. Hyresavtal ska anpassas till branschstandard vad avser avtalstid och uppsägningsvillkor. Kommunstyrelsens arbetsutskott ska fastställa regelverket. Externa hyresavtal/-leasing Hyreskontrakt får tecknas av nämnd eller utskott med en varaktighet på högst ett år. För bostadslägenheter gäller istället en tid av tre år. Beslut om hyreskontrakt med en varaktighet över ett år respektive tre år för bostadslägenheter fattas av kommunstyrelsen. Beslut om leasingavtal fattas av kommunstyrelsen.