1(12) Plats och tid Sessionssalen, kommunhuset, Hultsfred kl. 08.30-12.10 Beslutande Bo Bergman, s Bodil Liedberg-Jönsson, s Per-Inge Pettersson, c Tommy Ejnarsson, v Åke Nilsson, kd Övriga deltagande Sven Carlsson, kommunchef, Christina Brandt 346 Magnus Blomberg, sekreterare Stig Ohlsson 349 Bo Strangnefjord, 342, 345, 346, 349 Hans Andersson 350 Per-Inge Pettersson Utses att justera Underskrifter Paragrafer 342-352 Sekreterare Ordförande Justerande. Magnus Blomberg. Bo Bergman. Per-Inge Pettersson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum för anslags uppsättande 2004-09-08 Datum för anslags nedtagande 2004-09-30 Förvaringsplats av protokollet Kommunkansliet Underskrift. Magnus Blomberg
2(12) Budgetberedningen Tekniska kontoret KSAU 342/2004 Dnr 2004/76 042 Budget 2005, plan 2006-2007, tekniska kontoret Vid arbetsutskottets genomgång av kommunstyrelsens förvaltningars budgetförslag 2004-06-16 fick tekniska kontoret i uppdrag att inkomma med ett reviderat driftbudgetförslag som håller sig inom angiven ram. Tekniske chefen, Bo Strangnefjord, meddelar att tekniska kontoret inte lyckats arbeta fram ett nytt budgetförslag som håller sig inom budgetramen för år 2005. Ramöverskridandet är 150 000 kr. Beredning 258/04 Tekniska kontorets ramavvikelse får hanteras i samband med höstens budgetberedning.
3(12) KS KSAU 343/2004 Dnr 2004/151 109 Medlemskap i KreditGarantiFöreningen Norra Småland ek.f. KreditGarantiFöreningen Norra Kalmar är för att kunna starta sin verksamhet som kreditgivare i behov av ytterligare grundkapital till föreningen. Kapitaltillskottet ska i så fall ske i form av förlagsinsatser. Föreningen anhåller i skrivelse 2004-08-12 om att kommunen ska teckna förlagsinsatser om 100 000 kr i föreningen. HNC AB:s styrelse har i yttrande tillstyrkt föreningens framställan. Beredning 281/04 Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att teckna förlagsinsatser om 100 000 kr i KreditGarantiFöreningen Norra Småland ekonomisk förening, under förutsättning av att Vimmerby och Eksjö kommuner tar motsvarande beslut. Finansiering får ske ur kommunfullmäktiges anslag för oförutsedda ändamål.
4(12) IT-chefen KSAU 344/2004 Dnr 2004/154 007 Förstudie av IT-organisationen i Hultsfreds kommun Komrev har på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer gjort en förstudie av hur kommunens IT-organisation fungerar. Granskningen ligger inom den av revisorerna antagna granskningsplanen. Följande iakttagelser/synpunkter framhålls: - Ansvar och rollerna avseende IT-verksamheten behöver tydliggöras och dokumenteras. - När kommer revideringen av ADB-strategin att vara genomförd? - Finansieringsansvaret behöver tydligggöras. - Överenskommelser mellan IT-avdelningen och respektive förvaltning bör dokumenteras och följas upp. Rapporten överlämnas till kommunstyrelsen för beaktande och åtgärder. Revisionen vill ha redovisning av planerade åtgärder senast 15 november. IT-avdelningen får i uppdrag att senast 30 september inkomma med yttrande över rapporten.
5(12) Tekniska kontoret KSAU 345/2004 Dnr 2004/155 048 Målilla Gymnastik- och Idrottsförening ansöker om bidrag till byte av vatten- och avloppsledning Målilla Gymnastik- och Idrottsförening anhåller i skrivelse 2004-08-18 om kommunens hjälp med att byta ut en vatten- och avloppsledning i Målilla Idrottspark. Man önskar att kommunen bidrar med erforderligt material till en kostnad av ca 30 000 kr medan föreningen står för arbetsinsatsen som behövs. Tekniska kontoret får i uppdrag att yttra sig över föreningens framställan.
6(12) Brukshundklubben Christina Brandt KSAU 346/2004 Dnr 2004/46 819 Föreningsbidrag till Brukshundklubben i Hultsfred. Hultsfreds Brukshundklubb har i skrivelse den 24 mars 2004, hos kommunstyrelsen ansökt om att kommunstyrelsen fortsättningsvis skall stå för kostnaderna för el och va för brukshundklubbens anläggningar på Kalvekätte samt för de faktiska kostnader som Stegen haft för skötseln av klubbens träningsplaner. Kultur och Fritid ansåg att Hultsfreds Brukshundklubb fr.o.m. 2005 ska klassas som en vanlig förening med ungdomsverksamhet, plus speciella bidrag till träningsplaner och färdigutbildade räddnings- och försvarshundar, 3 000 kronor per hund. Verksamhetschef Christina Brandt och kanslichef Magnus Blomberg fick 187/04 i uppdrag att tillsammans med brukshundklubben reda ut vilka bestämmelser som gäller och vilka bidrag klubben är berättigad till. Christina Brandt redovisar resultatet av överläggningarna med brukshundklubben som lett fram till följande förslag. Föreningen klassas även i fortsättningen som en frivillig försvarsorganisation och erhåller bidrag enligt följande: Driftbidrag för träningsplaner Bidrag per utbildad hund 3 000 kr, beräknat 6 st hundar (garanterat minst 9 000 kr) Aktivitetsbidrag, beräknat Lokalbidrag + ev utb. bidrag Grundbidrag 12 500 kr 18 000 kr 4 000 kr 9 000 kr 1 000 kr Beredning 138/04 187/04 Förslaget enligt ovan godkänns.
7(12) Sven Carlsson KSAU 347/2004 Dnr 2003/73 003 Revidering av övergripande mål för Hultsfreds kommun. De övergripande mål som finns för kommunens verksamhet antogs av kommunfullmäktige 1997-09-15, 84. Även om målen till stor del bär en tidlös prägel är en översyn och revidering behövlig, vilket även påpekats av kommunrevisionen. Kommunchef Sven Carlssons förslag på hur arbetet med översynen ska genomföras har tidigare antagits av ksau. I översynen ska även intentionerna i en motion från Per-Inge Pettersson med titeln Ökad tillväxt förbättrar kommunens ekonomi beaktas. Ärendet diskuterades senast på koncernledningsgruppen möte 2004-08-25. Efter denna diskussion föreslår kommunchefen att arbetet inleds med att arbetsutskottet tar fram ett antal centrala övergripande mål som blir styrande för det fortsatta översynsarbetet. Beredning 237, 328, 338/04 Kommunchefens förslag godkänns. Kommunchefen får i uppdrag att ta fram underlag och förslag till centrala övergripande mål.
8(12) KSAU 348/2004 Dnr 2004/157 040 Gemensam postmottagning och registrering för leveransfakturor till kommunen I samband med att budgeten för år 2004 antogs beslutades att Hultsfred kommun ska införa digital hantering av kommunens leverantörsfakturor genom central skanning. Detta arbetssätt förutsätter att kommunens samtliga leverantörsfakturor adresseras till en och samma adress för gemensam och central postmottagning. För att underlätta postsortering föreslås därför även att leverantörsfakturorna adresseras till en egen postbox. När central skanning av leverantörsfakturor införs ska kommunens samtliga leverantörsfakturor adresseras till en och samma centrala postadress Hultsfred 577 26, med egen postbox.
9(12) Tekniska kontoret Miljö- och byggnadskontoret KSAU 349/2004 Dnr 2004/119 336 Avverkning och återbeskogning av Folkparken, Hembygdsparken och Campingplatsen i Hultsfred Stig Ohlsson har tillsammans med tekniska kontoret arbetat fram ett förslag daterat 2004-08-02 avseende avverkning, återbeskogning och skötsel av rubricerat fritidsområde. Förslaget tar bla. a. sikte på att trygga allmänhetens möjligheter till en rimligt säker vistelse i området samtidigt som områdets vegetationsmässiga värden ska tillvaratas och förbättras. Tekniska kontorets förslag avseende omedelbara behov av avverkning godkänns och förutsätts ske i samråd med berörda intressenter i området. Tekniska kontoret får i uppdrag att vidare bearbeta och kostnadsberäkna övriga delar av förslaget.
10(12 ) Samtliga förvaltningar Kommunrevisionen KSAU 350/2004 Dnr 2004/128 029 Översyn av löne- och rapporteringssystemet Personalchef Hans Andersson rapporterade 2004-06-22, om uppdraget att tillsammans med ekonomi- och IT-chefen, arbeta med uppdraget 402/03, att se över möjligheterna att öka effektiviteten avseende löne- och personalrapporteringssystemen. Det framkom då bl a att ytterligare arbete återstod innan gruppen skulle vara klar att lägga fram ett förslag i ärendet. blev då att arbetsgruppen fick förlängd tid till sitt förfogande till 15 september 2004. Personalchefen gör nu i augusti 2004, bedömningen att den aktuella arbetssituationen på personalkontoret för närvarande inte medger fortsatt arbete med översynen och ev försöksprojekt under hösten 2004. I det utkast till granskningsrapport av lönesystemet som gjorts på uppdrag av kommunens revisorer och som undertecknad tagit del av, kan man samtidigt utläsa att rutinerna för anställning, avvikelserapportering, hantering av reseräkningar samt hantering av löneskulder är ändamålsenliga. Revisorerna konstaterar vidare att lönesystemet är ett av kommunens viktigaste system då en stor del av kommunens kostnader utgörs av löner. För att kommunens anställda och arvoderade ska få rätt lön vid rätt tillfälle samt att utbetalning sker till rätt person, krävs att det finns ändamålsenliga rutiner. Dessutom krävs kontroller av såväl maskinell som manuell karaktär, för att åstadkomma en god säkerhet och god intern kontroll. En översyn med ev försöksprojekt måste därför ges den tid och uppmärksamhet från berörda som den kräver. Personalkontoret kommer under hösten att förevisa och erbjuda samtliga verksamhetschefer de olika former av förbättrat informationsuttag som nu finns att tillgå. Arbetet med se över löne- och personalrapporteringssystemet i syfte att ytterligare rationalisera och effektivisera hanteringen ska återupptas under våren 2005.
11(12 ) Virserums Sparbank Ekonomikontoret Göran Ehn Dackestop KSAU 351/2004 Dnr 1999/64 141 Ansökan om kommunal borgen till Dackestop, Dackestop ekonomisk förening har hos Virserums Sparbank anhållit om anstånd med amorteringar avseende lån hos banken för vilket kommunen tecknat borgen på 1 900 000 kr. Banken önskar besked om kommunen som borgenär godkänner anståndet. Kommunfullmäktige beslutade 39/99, 88/01 att godkänna och teckna borgen för Dackestop. Anstånd med amorteringar, tre stycken à 50 000 kr, godkänns för år 2004. Kommunens borgensåtagande kvarstår därmed oförändrat.
12(12 ) KSAU 352/2004 Anmälningsärenden 1. Prognosbrev om kommunal mottagning av flyktingar. 2. Kommunchefens rapport om flygöverläggningar med Vimmerby kommun. 3. Avtackning av inköpssamordnare Bo Schön.