Riktlinjer för tillsyn av enskild verksamhet

Riktlinjer för tillsyn av enskild verksamhet

Innehåll Bakgrund 3 Syftet med tillsynen 3 Länsstyrelsens ansvar 3 Kommunens ansvar 4 Hur ofta ska kommunernas tillsyn ske? 4 Hur ska tillsyn bedrivas? 4 Vad ska tillsynas? 5 Riskbedömning 8 Rapportering av tillsynen 9 Bilaga 1 Viktiga lagar m.m. som berör tillsynen 11 Viktiga föreskrifter och allmänna råd som berör tillsynen 11

Bakgrund I 13 kap. 5 SoL och 23 LSS anges att socialnämnden har rätt att inspektera tillståndspliktig verksamhet och i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd SOSFS 2003:20, beskrivs i 7 kap. 1 att socialnämndens tillsyn av enskilt bedrivna hem för vård eller boende skall innefatta inspektion av verksamheterna minst en gång per år. Riktlinjerna kan tjäna som underlag vid planering av tillsyn på alla enskilda verksamheter som är tillståndspliktiga enligt SoL och LSS. Av bilaga 1 framgår lagrum, föreskrifter, allmänna råd etc. vilka kan vara aktuella vid tillsyn. Syftet med tillsynen Både Länsstyrelsen och länets kommuner har ansvar för tillsynen av den tillståndspliktiga enskilda verksamhet inom socialtjänstens område som bedrivs i länet, dvs. verksamheter enligt socialtjänstlagen (SoL) och enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Tillsynen syftar till att kontrollera att verksamheterna bedrivs med god kvalitet och säkerhet enligt 3 kap. 3 SoL, 7 kap 2 SoL och 6 LSS. Den enskilde ska få en god vård, behandling och/eller omsorg. Vidare skall tillsynen vara rådgivande och verka för att systematiskt kvalitetsarbete genomförs. Länsstyrelsens ansvar Länsstyrelsen har enligt 13 kap. 3 SoL och 26 LSS tillsyn över olika typer av enskild verksamhet inom länet och som bedrivs enligt SoL och LSS. Om Länsstyrelsen finner missförhållanden i verksamhet enligt SoL eller allvarligt missförhållande i verksamhet enligt LSS, får Länsstyrelsen förelägga den som ansvarar för verksamheten att avhjälpa missförhållandet. Fortsatt verksamhet får förbjudas om missförhållandet är allvarligt och föreläggandet inte följs. (13 kap. 6 SoL, 24 LSS) Tillsyn i ärenden avseende enskild verksamhet som uppkommit efter klagomål från enskilda är i första hand Länsstyrelsens uppgift. 2

Kommunens ansvar Socialnämnden har enligt 13 kap. 5 SoL löpande tillsyn över tillståndspliktig verksamhet enligt SoL inom kommunen (se även SOSFS 2003:20). Om socialnämnden får kännedom om missförhållanden, skall Länsstyrelsen underrättas om detta. Enligt 23 LSS och 11 förordning om stöd och service till vissa funktionshindrade finns motsvarande kommunala tillsynsansvar för verksamhet enligt LSS. Såväl Länsstyrelsen som kommunen har rätt att inspektera verksamheterna, får inhämta de upplysningar och ta del av de handlingar som behövs för tillsynen. (13 kap. 4 och 5 SoL) Enligt 23 och 26 LSS finns motsvarande rätt att inspektera verksamhet som bedrivs enligt LSS. Hur ofta ska kommunernas tillsyn ske? Tillsynen skall vara löpande, men minst ett besök om året skall genomföras (7 kap. 1 SOSFS 2003:20). Om det finns problem i verksamheten kan det motivera tätare besök och kontakt skall då alltid tas med Länsstyrelsen. Hur ska tillsyn bedrivas? Tillsynsbesök anmäls normalt i förväg, men även oanmälda besök kan genomföras när det finns skäl för detta. Tillsynsbesökens innehåll och form kan variera beroende på fokus i tillsynen. Det betyder att tillsynen kan innefatta samtal med inskrivna/boende, personal, ledning, anhöriga m.fl. Samtal med inskrivna/boende bör som regel genomföras vid tillsynen, vilket kan ske enskilt eller i grupp. (Se Mall för intervju med inskrivna ). Det är även lämpligt att ta kontakt med personer som tidigare varit inskrivna för att få deras bild av verksamheten. De är inte längre i samma beroendeställning som de som nu är inskrivna och kan därför komplettera bilden vid granskningen. Tillsynsbesök kan även ske vid andra tidpunkter än under kontorstid. Föranmälda tillsynsbesök bör planeras så att det finns tillfälle att samtala med föreståndaren eller dennes ersättare. Innan tillsynsbesöket bör man begära in vissa uppgifter för att kunna skapa sig en bild av verksamheten. Lämpligt att begära in är: 3

Skriftlig sammanställning av beläggning senaste året, där det framgår ålder, kön, placeringstid, planerade och oplanerade utskrivningar, lagrum, ansvarig socialnämnd samt ansvarig handläggare. I denna sammanställning behöver inte de inskrivnas namn uppges. Skriftlig sammanställning av personal (antal tjänster, tjänstgöringsgrad, ålder, kön, anställningstid, utbildning, erfarenheter från verksamhetsområdet, översikt över sjukfrånvaro för personalgruppen, personalomsättning, bemanning i form av schema). När man inleder tillsynen kan man välja om man vill börja med samtal med inskrivna/boende eller samtal med ledningen. Samtalen med de inskrivna/boende kan innebära att uppgifter kommer fram som behöver ventileras med ledningen. I samtalen med ledningen bör man bland annat ta upp vad som hänt sedan föregående tillsyn, uppföljning av tidigare påpekanden samt planer inför framtiden? Andra informationskällor som kan vara användbara är: verksamhetens tillståndsbevis måldokument och riktlinjer för verksamheten Länsstyrelsens och kommunens tillsynsrapporter mm. placerande myndigheter inskrivna/boende personalen ledningen konsulter i verksamheten den sociala dokumentationen Vad ska tillsynas? Se även SOSFS 2003:20 Tillståndsbevis Jämför verksamheten mot meddelat tillstånd. Rätt målgrupp? Överinskrivningar? Förändring av lokalerna? Förändringar av ledningspersonalen? Övriga förändringar? Bör ändring av tillståndet sökas hos länsstyrelsen? Kvalitetsfrågor Hur arbetar verksamheten med kvalitetsutveckling? Finns struktur för kvalitetsarbetet? Sker uppföljning och utvärdering av verksamheten? Vad har förändrats sedan föregående besök ur kvalitetssynpunkt? Avvikelse och klagomålshantering? Rutiner för 4

behandlingsplaneringen? Rutiner för anmälningsskyldighet rörande barn, rörande missförhållanden i omsorger om äldre och funktionshindrade, Lex Sarah samt rutiner för information om tystnadsplikten? Informationsmaterial till inskrivna och placerande myndigheter? Inskrivna/Placerade/Boende In och utskrivningsrutiner och urval av placerade/boende. Hur sker samarbete med placeringskommunen/uppdragsgivaren ut? Hur ofta hålls behandlingskonferens/motsvarande? Självbestämmande/delaktighet? Eventuella inskränkningar i rörelsefrihet, kontakter etc.? Problem med målgruppen? Personskador? Övergrepp? Vårdtider? Beläggning? Överinskrivningar? Oplanerade utskrivningar? Utslussverksamhet? Eftervårdskontrakt? Personalen Vilken kompetens har anställd personal? Policy avseende krav på utbildning? Vilken utbildning har personalen i de metoder som används i verksamheten? Vilken kompetens finns hos personalen i integrationsfrågor, kunskap om andra kulturer o.dyl.? Könsfördelning? Genomförs medarbetarsamtal? Finns plan för kompetensutveckling? Personalomsättning? Finns personalproblem av vikt? Långvariga sjukskrivningar? Har personalen handledning? Anlitas konsulter? Rutiner vid rekrytering (kontroll mot belastningsregister etc.)? Rutiner vid introduktion av nyanställda? Ansvarsområden mellan föreståndare/biträdande föreståndare/verksamhetschef/ägare. Verksamhetens mål och innehåll Vilken/vilka metoder använder verksamheten? Hur ser detta ut i praktiken? Vad är det faktiska innehållet? Vad är målet med behandlingen/vården/omsorgen? Hur arbetar personalen för att uppnå målen? Uppmärksammas och beaktas mäns/kvinnors, pojkars/flickors olika behov i verksamheten? Möjlighet att ta emot personer med olika funktionshinder? Medverkar anhöriga i vården/omsorgen och i så fall på vilket sätt? Hur sker samverkan med placeringskommunen? Hur är skola/arbete/fritid organiserat? Frågor ang. klienternas ekonomi. Vad är verksamheten bra på och vad behöver utvecklas? Frågeställningar omkring hur barnperspektivet beaktas i verksamheten bör också finnas med i de verksamheter där detta är relevant. 5

Granskning av dokumentation Granskning av akter och journaler kan genomföras av samtliga eller via stickprov. Uppfyller dokumentationen lagstiftningens krav, är de förda med ordning och reda? Förvaras de säkert? Vad händer med journalerna när klienten skrivs ut? Dokumentationsskyldigheten framgår av 11 kap. 5 SoL och av 21 a LSS samt i SOSFS 2006:5 (S). För HVB regleras detta även i SOSFS 2003:20 (S). Brandskydd Föreståndaren har ansvar för att brandskyddet efterlevs. Detta regleras i Lag om skydd mot olyckor 2003:778 (LSO). För mer information se vidare www.srv.se. Lokaler Rundvandring bör göras för att se på lokalerna. Är de ändamålsenliga? Boendestandard? Adekvat standard på hygienoch matrum? Särskilda utrymmen för t.ex. egen familj (i familjehemsliknande verksamhet), pojkar/män respektive flickor/kvinnor, besök. Handikappanpassning? Övrigt? Ekonomi Avgiftens storlek och ev. ändringar under senaste året. Ekonomisk bärighet. Finns ramavtal med någon placerare? Övriga frågor Låsrutiner i boenderum och för ytterdörrar, larm och risker i miljön. Hot och våldssituationer? Relation till grannar? Övriga problem eller positiva tendenser? Hälso och sjukvårdsfrågor/tandvård Frågor kan ställas om rutiner för och tillgången till hälso och sjukvård samt tandvård, även om de medicinska frågorna formellt ligger utanför tillsynen enligt SoL och LSS. Det är Socialstyrelsen som svarar för tillsynen av verksamhet enligt Hälso och sjukvårdslagen. Om man vid tillsynsbesöket ser brister i verksamheten skall detta meddelas till Socialstyrelsens RegionalaTillsynsenhet i Örebro tel. 019 670 77 00. Brister/missförhållanden Om socialnämnden genom tillsyn eller på annat sätt får kännedom om missförhållanden i enskild verksamhet skall Länsstyrelsen underrättas omgående. 6

Riskbedömning Följande exempel är företeelser som skulle kunna medföra att kvalitet och säkerhet äventyras och som bör utgöra ett observandum då tillsyn planeras och prioritering mellan olika tillsynsobjekt sker. Boende/inskrivna Få inskrivna/boende i verksamheten Många nyinskrivna under kort tid Förekomst av missbruk Avbrutna placeringar Otydligt regelsystem Målgruppens sammansättning Övergrepp mellan inskrivna/boende Personal Upprepade byten av föreståndare Anmälningar om missförhållanden i omsorgen om äldre och funktionshindrade, anmälningar rörande barn etc. Stor omsättning av personal Låg bemanning Många arbetsskador Hot och våld mot personal eller inskrivna Ingen handledning Ingen fortbildning Inga personalmöten Personalen saknar eller har fel utbildning Betalningsanmärkningar på föreståndaren/ägaren Anmälningar och klagomål från boende eller andra mot personal och verksamhet 7

Rapportering av tillsynen Iakttagelser från tillsynen skall dokumenteras i en rapport. Rapporten skall mynna ut i en bedömning, vilken kan bestå av både positiva och negativa synpunkter. Det kan vara lämpligt att synpunkter och påpekanden sammanfattas i punktform och formuleringarna bör göras så konkreta att det går lätt att följa upp om verksamheten har åtgärdat dem. Utformningen av dokumentationen, tillsynsrapporten, måste tillåtas variera från tillsyn till tillsyn och måste bestämmas av vad tillsynen omfattat. Tillsynsrapporten skall alltid innehålla redogörelse, bedömning och beslut. Redogörelse Detta bör ingå i tillsynsrapporten: Vilken verksamhet tillsynen avser När tillsynen genomfördes Vilka som medverkade Hur tillsynen har genomförts (Besök, samtal med, aktgranskning etc.) Resultat av tillsynen, dvs. vad som framkommit vid tillsynen I utformningen av tillsynsrapporten kan man använda sig av de underrubriker som finns i avsnittet Vad ska tillsynas? Bedömning Tillsynens resultat skall värderas utifrån en bedömning av vad som är god kvalitet och säkerhet inom den granskade verksamheten. Beskriv: Vad som är bra. Eventuella brister i verksamheten. Vilka åtgärder som bör/måste vidtas för att åtgärda bristerna och när det bör/skall vara genomfört Det ska framgå om kommunen planerar att genomföra en uppföljande tillsyn Andra reflektioner och kommentarer Före bedömning av den verksamhet som varit föremål för tillsyn, skall faktadelen från tillsynen skickas till den enskilda verksamheten för kontroll. Om uppgifter inhämtats från annat håll och dessa utgör underlag för beslut gäller förvaltningslagens regler om kommunicering (17 FL). 8

Beslut Tillsynsrapporten ska alltid avslutas med ett beslut från socialnämnden. Den slutliga tillsynsrapporten, inklusive bedömning och beslut, skickas i original till tillståndshavaren och för kännedom till den enskilda verksamheten. Kopia av rapporten skickas till Länsstyrelsen. Kommunen och Länsstyrelsen har möjlighet att informera placerande kommuner om tillsynens resultat. Tillsynsrapporten är en allmän handling som inte omfattas av sekretess (om den inte innehåller uppgifter om enskilds personliga förhållanden). En tillsynsrapport från kommunens löpande tillsyn skall inte innehålla uppgifter om enskild inskrivens/boendes personliga förhållanden eller annat som kan leda till att denne kan kännas igen. 9

10

Bilaga 1 Viktiga lagar m.m. som berör tillsynen Socialtjänstlag 2001:453 (SoL) Socialtjänstförordning 2001:937 Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade 1993:387 (LSS) Förordning om stöd och service till vissa funktionshindrade 1993:1090 Lag med särskilda bestämmelser om vård av unga 1990:52 (LVU) Lag om vård av missbrukare i vissa fall 1988:870 (LVM) Lag om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten 2001:454 Förordning om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten 2001:637 Hälso- och sjukvårdslag 1982:763 Viktiga föreskrifter och allmänna råd som berör tillsynen IFO-området Hem för vård eller boende, Föreskrifter och allmänna råd SOSFS 2003:20 (S) Kvalitetssystem inom socialtjänstens individ- och familjeomsorg, Allmänna råd SOSFS 2000:15 (S) Anmälan om missförhållanden till skydd för barn enligt 14 kap 1 socialtjänstlagen, Allmänna råd 2003:16 (S) Dokumentation vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS, Föreskrifter och allmänna råd SOSFS 2006:5 (S), (omfattar även LSS-området och äldreområdet) LSS-området och äldreområdet Kvalitetssystem inom omsorgerna om äldre och funktionshindrade, Allmänna råd SOSFS 1998:8 (S) Anmälan av personskada i verksamhet enligt Lagen om stöd till vissa funktionshindrade (LSS), Föreskrifter och allmänna råd SOSFS 1996:17 (S) Bostad med särskild service för vuxna enligt 9 p. 9 Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), Föreskrifter och allmänna råd 2002:9 (S) Anmälan av missförhållanden i omsorger om äldre och funktionshindrade enligt 14 kap. 2 socialtjänstlagen och 24 a Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) samt gällande Föreskrifter och allmänna råd SOSFS 2000:5 (S) och SOSFS 2005:8. Anmälan om missförhållanden till skydd för barn enligt 24 a Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) HSL-området Anmälningsskyldighet enligt Lex Maria samt lokal avvikelsehantering, Föreskrifter och allmänna råd SOSFS 2002:4 (M) 11

Kvaliteten i hälso- och sjukvården, Föreskrifter och allmänna råd SOSFS 1996:24 (M) Verksamhetschef inom hälso- och sjukvård, Allmänna råd SOSFS 1997:8 (M) Föreskrifter och allmänna råd om arbetsmiljö och brandskydd Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete och allmänna råd om tillämpningen av föreskrifterna AFS 2001:1 Våld och hot i arbetsmiljön AFS 1993:2 Föreskrifter om skriftlig redogörelse för brandskyddet, SRVFS 2003:10 Allmänna råd och kommentarer om systematiskt brandskyddsarbete, SRVFS 2004:3 Allmänna råd och kommentarer om skriftlig redogörelse för brandskyddet, SRVFS 2004:4 12

Dalarna Gävleborg Värmland Västmanland Örebro För mer information kontakta: Länsstyrelsen i Dalarnas län, Länsstyrelsen i Gävleborgs län Länsstyrelsen i Värmlands län För mer information kontakta... Länsstyrelsen i Västmanlands län För att beställa fler exemplar... Länsstyrelsen i Örebro län, tfn växel 019-19 30 00 Publ. www.lansstyrelsen.se nr. 2006:24 Länsstyrelsen i Örebro län ISBN