2016-10-28 1 (35) AD 1492/2016 Uppdraget att införa digital hantering av finansiell information avseende årsredovisningar Delrapport N2016/04957/SUN Datum: 2016-10-28 Version: 1.0
2016-10-28 2 (35) Innehållsförteckning 1 Sammanfattning... 3 2 Uppdraget... 5 2.1 Syfte och mål 5 3 Inriktning för genomförande... 6 3.1 Angreppssätt 6 3.2 Lösningsförslag samt avgränsningar av uppdraget 6 3.3 Grov tidplan och aktiviteter 7 3.4 Organisation och samverkan 9 3.5 Beroenden till andra verksamheter och projekt samt kritiska framgångsfaktorer 10 4 Förutsättningar för uppdragets genomförande... 13 4.1 Tekniska förutsättningar för digital hantering av årsredovisningar till Bolagsverket 13 4.2 Rättsliga förutsättningar för digital hantering av årsredovisningar till Bolagsverket 14 4.2.1 Avskrift 14 4.2.2 Revisionsberättelse 14 4.2.3 Fastställelseintyg 14 4.2.4 Fullmaktslösning 15 4.2.5 Visuell presentation och arkivering 15 4.3 Förutsättningar kring taxonomier 15 4.3.1 Bokföringsnämndens regelverk 15 4.3.2 Begrepp och definitioner 16 4.3.3 Ägande och förvaltning av begrepp och taxonomier 17 5 Resultat och effekter samt förslag till finansiering... 19 5.1 Förutsättningar för nyttoberäkningar 19 5.2 Kostnader för näringsliv och myndigheter av M2M-lösningen 19 5.3 Nyttor för näringsliv och myndigheter 21 5.4 Kostnader för staten i samband med informationsutbyte och återanvändning av finansiell information, samt förslag på finansiering 23 5.5 Samordningsvinster för myndigheter och näringsliv när finansiell information återanvänds 23 6 Plan för fortsatt utveckling... 26 6.1 Inom offentlig sektor 26 6.2 Utanför offentlig sektor 27 7 Begreppsförklaringar... 28 Bilaga 1. Uppdraget... 30
2016-10-28 3 (35) 1 Sammanfattning I syfte att minska företagens uppgiftsbörda och effektivisera myndigheters och näringslivets informationshantering fattade regeringen den 21 juli 2016 beslut om att ge Bolagsverket i uppdrag att införa en digital tjänst för ingivning av finansiell information avseende årsredovisningar i formatet XBRL (N2016/04957/SUN). Det kortsiktiga målet med uppdraget är att digital hantering av årsredovisningar ska vara förstahandsvalet för företag och myndigheter. Det långsiktiga målet är att digital hantering av årsredovisningar ska vara obligatoriskt. Uppdraget är en del i regeringens prioritering av e-förvaltningsfrågor där man bland annat driver programmet Digitalt först för en digital förnyelse av det offentliga Sverige. Avsikten är att nå målen om en enklare, öppnare och effektivare förvaltning med utgångspunkt i individens och företagarens behov. Uppdraget ska slutredovisas senast den 31 mars 2018. Föreliggande rapport utgör en första delrapportering. Den redovisar de tekniska och rättsliga förutsättningarna för digital hantering av årsredovisningar. I rapporten beskrivs en plan för genomförande, inklusive aktiviteter, tidplan, organisation, kostnader och nyttor för myndigheter och företag samt ett förslag till finansiering. Slutligen redovisas samordningsvinster som uppstår som en följd av att det blir möjligt att återanvända årsredovisningsuppgifter. Bolagsverkets utgångspunkt för uppdraget är att en digital tjänst för ingivning av finansiell information i ett första skede bör riktas mot de aktiebolag som använder sig av Bokföringsnämndens regelverk för årsredovisning i mindre företag (K2). Den digitala tjänsten ska ha ett maskin-till-maskingränssnitt och formatet för ingivning ska vara XBRL. Då Bolagsverket tidigare haft en e-tjänst för ingivning av årsredovisningar finns en grund i redan framtagna taxonomier och arbetssätt att bygga vidare på. Den tidigare framtagna taxonomin för K2 behöver dock uppdateras för att spegla gällande lagstiftning och utvecklingen i Bokföringsnämndens normgivning. För att genomföra uppdraget på ett sätt som tar till vara den potential som standardiserad digital finansiell information kan medföra finns det några viktiga förutsättningar. En sådan är att det finns en gemensam begreppsmodell med definitioner och utsedda begreppsägare. En annan förutsättning är att det klargörs vem som äger och ansvarar för utveckling och förvaltning av taxonomier för års- och koncernredovisning. En tredje förutsättning är att motsvarande ansvar klargörs såvitt gäller utveckling och förvaltning av revisionsberättelser baserade på XBRL-formatet. Slutligen behöver olika aktörer och intressenter involveras och hållas informerade under hela arbetet. För företagen kommer en digital ingivning av årsredovisningar att innebära vissa anpassningskostnader. Dessa är begränsade och huvudsakligen av engångskaraktär. De kan motiveras av de möjligheter som tillgång till digital finansiell information för med sig för innovation och konkurrens. Utveckling av den digitala tjänsten kommer att innebära kostnader för Bolagsverket och för den/dem som utses som ansvariga för taxonomier. Bolagsverket föreslår att dessa kostnader finansieras i enlighet med det förslag som framförs i Bolagsverkets budgetunderlag för åren 2016-2019 (AD 359/2016). I det längre perspektivet när årsredovisningsinformation och övrig finansiell information ska utbytas och återanvändas behöver finansiering säkerställas.
2016-10-28 4 (35) Bolagsverket bedömer att de nyttor som följer av digital hantering av årsredovisningar är flera. De direkt synliga nyttorna för enskilda företag är att de kan spara tid och portokostnader, vara trygga med att årsredovisningen kommit in i rätt tid samt minska risken för felaktigheter i och med kontroller i tjänsten. För Bolagsverket finns uppenbara nyttor till exempel i termer av besparad tid för scanning, handläggning och hantering av felaktiga årsredovisningar samt minskade kostnader för arkivering. Den indirekta och kanske största nyttan uppkommer när den information som finns i en årsredovisning kan återanvändas och tillvaratas. Myndigheter kan bli mer effektiva i sina verksamheter och exempel på vinster är en ökad rättssäkerhet och en totalt sett mer effektiv statsförvaltning. I förlängningen kommer information att kunna överföras och användas av olika intressenter för fördjupad analys, såväl på företagsnivå som branschvis eller på mer övergripande nivå. Det skapar potential för innovationer, ökad konkurrenskraft och ekonomisk tillväxt. Regeringens uppdrag till Bolagsverket är ett första steg mot strukturerad digital finansiell information i ett standardiserat format. Det är först när all finansiell information har digitaliserats som satsningen når sin fulla potential. Den totala nyttan är svår att överblicka och värdera, men erfarenheten från länder som redan använder XBRL för finansiell information, som Holland och Danmark, säger att nyttorna är i det närmaste oändliga. Identifierade aktiviteter som kräver Regeringskansliets ställningstagande Beskrivning Fastställa att Bokföringsnämnden ska äga och förvalta taxonomier för års- och koncernredovisning samt säkerställa att de tillförs resurser för att kunna ta det ansvaret. Det inkluderar fortsatt förvaltning av de taxonomier som behöver tas fram inom detta uppdrag och taxonomier som behöver tas fram i övrigt inom redovisningsområdet. Om regeringen har för avsikt att gå fram med proposition utifrån redovisningsutredningens slutbetänkande, där det bland annat ingår införande av en ny företagskategori: Mikroföretag, önskar vi att ändringen styrs till att tidigast börja gälla för företag vars räkenskapsår inleds den 1 januari 2018. Att regeringen lämnar uppdrag till Bolagsverket att i samverkan med Bokföringsnämnden m.fl. utreda behov och konsekvenser av begränsningar i årsredovisningslagstiftningen, för möjligheterna till avvikelse i postindelningen i resultaträkning och balansräkning i samband med elektronisk ingivning av årsredovisning. Att Riksarkivet snarast får i uppdrag att utvärdera XBRL och ixbrl som format, med målet att de ska bli godkända format för långtidsarkivering. Att beslut fattas om finansieringen av uppdraget.
2016-10-28 5 (35) 2 Uppdraget Standardiserade och digitaliserade lösningar för att hantera och utbyta information möjliggör såväl förenklingar för företag som effektiviseringar hos myndigheter och andra intressenter. När det gäller grundläggande företagsinformation har arbetet kommit en bra bit på väg. Nästa område med stor potential avser finansiell information, där förutsättningar behöver skapas för att strukturera information i ett standardiserat och elektroniskt format. Regeringen fattade den 21 juli 2016 beslut om att ge Bolagsverket i uppdrag att införa en digital tjänst för ingivning av finansiell information avseende årsredovisningar i formatet XBRL (N2016/04957/SUN). I uppdraget ingår även att ge förslag på utveckling av tjänster och hantering av övrig finansiell information. Uppdraget ska utföras i samarbete med Bokföringsnämnden, Skatteverket, Statistiska centralbyrån och Finansinspektionen. Det ska också genomföras i dialog med Regeringskansliet (Näringsdepartementet), Ekonomistyrningsverket, Riksarkivet och andra relevanta aktörer. Intressenter i den finansiella rapporteringskedjan som berörs av ett digitalt finansiellt informationsflöde ska inkluderas. Första delrapporten ska vara Näringsdepartementet tillhanda senast den 30 oktober. Innehållet är upplagt efter den struktur som regeringen anger i uppdraget och har stämts av med främst Bokföringsnämnden, Skatteverket, Statistiska centralbyrån, Ekonomistyrningsverket samt Finansinspektionen. I delrapporten används ett flertal förkortningar och begrepp som är mer eller mindre definierade i den löpande texten, varför en ordlista har upprättats i kapitel 7 Begreppsförklaringar, för att tydliggöra vad som avses med ett visst begrepp. Hela regeringsuppdraget framgår av bilaga 1. 2.1 Syfte och mål Syftet med uppdraget är att minska företagens uppgiftsbörda och effektivisera myndigheters och näringslivets informationshantering. Det kortsiktiga målet med uppdraget är att digital hantering av årsredovisningar ska vara förstahandsvalet för företag och myndigheter. Det långsiktiga målet är att digital hantering av årsredovisningar ska vara obligatoriskt. Regeringen önskar en digital förnyelse av det offentliga Sverige och driver bland annat programmet Digitalt först, där Bolagsverkets uppdrag är en del. Avsikten är att nå målen om en enklare, öppnare och effektivare förvaltning med utgångspunkt i individens och företagarens behov.
2016-10-28 6 (35) 3 Inriktning för genomförande 3.1 Angreppssätt Bolagsverket har tidigare haft en e-tjänst där företagare kunde lämna in sin årsredovisning. I slutet av 2012 stängdes e-tjänsten, bland annat beroende på oklarheter kring ägande och förvaltning av taxonomier. Det var en fråga som ställdes på sin spets när ändrade krav på årsredovisningar gjorde att det behövdes en ny taxonomi. Utifrån tidigare arbete finns det dock mycket som går att återanvända och bygga vidare på. Detta gäller till exempel det arbetssätt man tidigare använt för att definiera begrepp, bygga taxonomier och arkitektur. De erfarenheter och kunskaper som fortfarande är aktuella kommer att utgöra grunden för föreliggande uppdrag. Ett nära samarbete med de namngivna myndigheterna är viktigt och behöver etableras så tidigt som möjligt. Ett tätt samarbete med korta beslutsvägar kommer att krävas under hela uppdragsperioden. När det gäller dialog med övriga intressenter och aktörer är ambitionen att i första hand kontakta paraplyorganisationer i syfte att nå så stor spridning som möjligt. Kommunikation och information är viktiga hörnstenar under hela uppdraget och kommer att fortsätta vara viktigt även efter uppdragets slut om vi ska få företagarna att välja digitalt först. 3.2 Lösningsförslag samt avgränsningar av uppdraget Bolagsverkets bedömning är att arbetet med att ta fram en digital tjänst för ingivning av finansiell information i ett första skede bör riktas till de mindre företagen, som använder sig av K2-regelverket och som är mindre aktiebolag. 1 De små företagen utgör den stora massan av företag i Sverige, och spridningen av samt nyttan med ett tidigt införande för dessa är primärt. Det finns också en viktig utgångspunkt i redan tidigare framtagna taxonomier 2 för dessa företag som med anpassning till dagens lagstiftning och normgivning kan ligga till grund för det fortsatta arbetet 3. Till skillnad från de mindre företagen har större företag, som använder sig av K3- och K4- regelverken, troligtvis lättare för att anpassa sig till ett nytt system och hantera de svårigheter som kan uppstå i samband med det. Större företag har andra behov och förutsättningar än de små, och skulle de utses till målgrupp för ett första införande finns risk för att systemen blir onödigt betungande för de mindre företagen. Det innebär att vi i detta uppdrag avgränsar bort tjänst för de företag som använder sig av regelverken K3 och K4, för att istället rikta in arbetet mot de mindre företagen. I ett senare skede behöver dock även de större företagen kunna lämna årsredovisningen digitalt. 1 Med mindre aktiebolag avser de aktiebolag som anses som mindre företag, d.v.s. Ett företag som inte är ett större företag enl. 1 kap. 3 ÅRL. För mer information om Bokföringsnämndens regelverk se Bilaga 2. 2 Exempelvis Taxonomi för årsredovisning enligt K2 som togs fram av XBRL Sweden och Bolagsverket 2009. 3 Ingen hänsyn har därmed tagits till det förslag som Redovisningsutredningen (En översyn av årsredovisningslagarna (SOU 2015:8)) framför i sitt slutbetänkande bl.a. gällande införande av mikroföretag.
2016-10-28 7 (35) I uppdraget kommer vi att ta höjd för en maskin-till-maskinlösning (M2M) 4 för digital ingivning av årsredovisning till Bolagsverket. Vidare kommer Bolagsverket att tillhandahålla en valideringstjänst som innehåller regler för att säkra en korrekt teknisk ingivning. Tanken är att valideringstjänsten ska vara ett stöd under utveckling av programvara. Vi tänker oss en lösning där programvaruleverantörer tillhandahåller funktionalitet för digital ingivning via ett överenskommet tekniskt gränssnitt, ett så kallat API. Därigenom skapar vi utrymme för innovationer, ökad konkurrenskraft och ekonomisk tillväxt. För att underlätta för det inlämnande företagets styrelse och minska administrationen vill vi använda oss av avskrifter. Då blir det endast fastställelsesintyget som skrivs under digitalt vid ingivning av årsredovisningen. Målet är också att vi ska ha en effektiv återanvändning av årsredovisningsinformation som är inlämnad digitalt. Bilden nedan illustrerar flödet för årsredovisning ur ett kundperspektiv. 3.3 Grov tidplan och aktiviteter Nedan redovisas en grov tidplan där arbetet delats in i etapper tillika milstolpar. 4 M2M innebär att två digitala tjänster kommunicerar med varandra via ett överenskommet tekniskt gränssnitt. Jämför med H2M-lösningar (Human-To-Machine, människa-till-maskin) där människor kommunicerar med en e-tjänst via ett användargränssnitt.
2016-10-28 8 (35) En viktig grundsten för alla etapper är kommunikation och information. Det är mycket viktigt att löpande under hela uppdraget informera och kommunicera så att alla intressenter och aktörer vet vad som händer och kan vidta åtgärder för att effektivt kunna upprätta och återanvända digitala årsredovisningar. Till milstolpe 1 (den 31 oktober 2016) ingår bland annat att: Etablera kontakt med namngivna myndigheter och genomföra första mötet där Bolagsverket presenterar uppdraget. Starta upp arbetsgrupperna med deltagare från samarbetande myndigheter för att sätta strategier och principer för arbetet. Informera intressenter och aktörer om uppdraget och starta dialogen. Delrapportera till Näringsdepartementet. Till milstolpe 2 (den 30 november 2016) ingår bland annat att: Genomföra öppna möten med programvaruföretag, ombud och andra rådgivare samt övriga intressenter för att introducera förutsättningar för inlämning av digitala årsredovisningar och inleda en dialog kring behov och fortsatt utbyte. Några exempel på aktörer som kommer att bjudas in är XBRL Sweden, Srf konsulterna, Företagarna och Svenskt Näringsliv. Nästa steg är att tillsammans med intressenter fördjupa analysen för att säkerställa att lösningen möter behoven. Genomföra möten mellan privata aktörer och samarbetande myndigheter i uppdraget för att få aktuell information om vilket stöd som finns för att upprätta årsredovisning och lämna in i XBRL. Vidare behöver myndigheterna en uppdaterad bild över tjänster och mjukvaror för att bygga taxonomier och validera, visualisera och presentera XBRL. Plan för fortsatt extern aktörssamverkan. Till milstolpe 3 (den 31 december 2016) ingår bland annat att: Skapa förutsättningar för arbetet med begrepp och byggandet av taxonomier. Det innebär bland annat att inventera behov av utbildningar och tekniska miljöer. Ta fram organisation och förbereda ett genomförande.
2016-10-28 9 (35) Till milstolpe 4 (den 31 mars 2017) ingår bland annat att: Påbörja kvalitetsgranskning av framtagna taxonomier för aktiebolag som kan använda K2, så kallad internal working draft. Förbereda prototyp, så kallad Proof of Concept, sätta upp miljöer, testdata m.m. Tillgängliggöra en första version av taxonomier för programvaruföretagen. Delapportera till Näringsdepartementet. Till milstolpe 5 (den 31 december 2017) ingår bland annat att: Färdigställa tjänst för inlämning av digitala årsredovisningar M2M vilket även innefattar omfattande tester. Testa M2M-lösningen tillsammans med programvaruleverantörer, så kallade integrationstester. Få taxonomierna godkända internationellt. Delrapportera till Näringsdepartementet. Till milstolpe 6 (den 31 mars 2018) ingår bland annat att: Testa hela konceptet tillsammans med programvaruleverantörerna. Bedömningen är att de behöver ca 3 månader på sig att färdigställa nödvändiga anpassningar för upprättandet av årsredovisningar och detsamma gäller för konsumenterna. Detta omfattar även tester med de som konsumerar och återanvänder informationen. Slutrapportera till Näringsdepartementet. 3.4 Organisation och samverkan Bolagsverket leder och genomför uppdraget i nära dialog med Regeringskansliet (Näringsdepartementet), samarbetande myndigheter samt andra aktörer och intressenter. En gruppering har bildats med utsedda kontaktpersoner från Bokföringsnämnden, Skatteverket, Statistiska centralbyrån, Ekonomistyrningsverket och Finansinspektionen. Respektive kontaktperson ansvarar för förankring och informationsspridning inom sin myndighet samt för att återkomma med synpunkter till Bolagsverket. Ett första möte hölls den 8 september för genomgång av uppdraget och förslag på avgränsningar. Vidare diskuterades förslag på organisation, arbetssätt samt former för samarbete inom uppdraget. Redan etablerade, gemensamma arbetsgrupper används för arbetet med taxonomier, avseende både begrepp samt teknik och arkitektur. Arbetet genomförs enligt plan och aktuella frågeställningar omhändertas löpande. Bilden nedan ger en översikt av uppdragets organisation.
2016-10-28 10 (35) För att underlätta samverkan, säkerställa informationsspridning och för att göra det enkelt att dela dokument och lämna synpunkter, har myndigheterna tillgång till en arbetsyta på Projectplace. Där samlas all gemensam dokumentation så att alla kan ta del av materialet samtidigt. Samarbetet mellan myndigheter sker både genom fysiska och digitala möten. Information kommer att spridas externt bland annat via de samarbetande myndigheternas hemsidor, och intressenter kommer att erbjudas möjlighet till kontakt. Här ingår bland annat kontakt med programvaruföretag, ombud och andra rådgivare samt övriga aktörer av vikt för uppdragets genomförande. Under det att arbetet fortskrider kommer representanter för olika intressentgrupper att involveras i testarbetet. När det gäller aktörer och intressenter som är en del i processen att upprätta samt konsumera och återanvända informationen i årsredovisningen, kommer information och dialog ske på flera sätt. En av de första aktiviteterna var konferensen som föreningen XBRL Sweden anordnade den 4 oktober. Där presenterade och informerade Bolagsverkets generaldirektör om regeringsuppdraget och deltagarna gavs möjlighet att ställa frågor till de medarbetare på Bolagsverket som deltog i konferensen. Även Näringsdepartementet, Skatteverket och Statistiska centralbyrån höll presentationer och lyfte fram vikten av såväl standardisering som samarbete. 3.5 Beroenden till andra verksamheter och projekt samt kritiska framgångsfaktorer I det fortsatta arbetet med att utveckla en digital tjänst för finansiell information gällande årsredovisningar och möjliggöra för återanvändning av finansiell information, finns beroenden och många intressenter att ta hänsyn till både i Sverige och inom EU. Särskilt viktigt är det att beakta det som pågår inom Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen samt Digitala tjänster och lösningar avseende informationsstrukturer. Bolagsverket kommer till exempel att beakta utvecklingen av den sammansatta bastjänsten för grundläggande uppgifter om företag, där myndigheter kan tillgå företagsinformation. En möjlighet är att sammansatta bastjänsten utvidgas till att inkludera finansiell
2016-10-28 11 (35) information. Några av de beroenden som vi i dagsläget också ser som särskilt viktiga beskrivs nedan. Uppdraget utgår från nu gällande årsredovisningslagstiftning (inkl. prop. 2015/16:3 Tydligare redovisningsregler och nya rapporteringskrav för utvinningsindustrin) samt omarbetningar av BFN:s vägledningar om årsredovisningar. Någon hänsyn har inte tagits till redovisningsutredningens slutbetänkande En översyn av årsredovisningslagarna (SOU 2015:8), som bl.a. innehåller förslag på hur underskrifter av årsredovisningar och fastställelseintyg ska hanteras samt en ny företagskategori: Mikroföretag. Som tidigare nämnts kan lagändringar till följd av förslagen i betänkandet få stora konsekvenser för föreliggande arbete. Om regeringen har för avsikt att gå fram med införande av en ny företagskategori är det lämpligast att ändringen tidigast avser att gälla från det räkenskapsår som inleds 1 januari 2018. I annat fall kan det försvåra införandet av en tjänst för årsredovisningar elektroniskt till Bolagsverket. Även en senare tillämpningstidpunkt ställer krav på att sådana förberedelser görs att det blir möjligt att i rätt tid uppdatera de taxonomier som tas fram inom ramen för detta uppdrag. Det innebär bl.a. att Regeringskansliet i god tid behöver ta ställning till vem som ska äga och förvalta taxonomier efter uppdragets genomförande, och att den organisationen ges möjlighet att ta hand om de ändringar som behöver göras om ny lagstiftning beslutas. EU:s arbete kring standardformat för finansiell rapportering är också viktigt att följa. Europeiska värdepappers- och marknadsmyndigheten (European Securities and Markets Authority, ESMA) har uppdraget att ta fram förslag till tekniska standarder för noterade bolag. Under en längre tid har de jobbat med att ta fram förslag på Single Electronic Format, och inom några månader förväntas förslaget läggas fram för beslut hos EUkommissionen. I dagsläget lutar det åt att ESMA föreslår ixbrl som standardformat. ixbrl är ett format som är läsbart både för människor och maskiner. Utvecklingen är viktig att fortsatt bevaka. För att utföra uppdraget inom utsatt tid har vi identifierat följande kritiska framgångsfaktorer: Att uppdragets samarbetspartners har möjlighet att prioritera och tillsätta resurser för att bidra till det samlade arbetet. Att det finns tillgång till kompetens kring XBRL. Att leverantörerna har vilja och förmåga att erbjuda kvalitetssäkrade och säkerhetsanpassade programvaror med möjlighet till kommunikation via M2M. Att konkurrens bland programvaruföretagen uppstår så att enkla, billiga mjukvaror eller tjänster utvecklas som attraherar små företag till att lämna in årsredovisningar i XBRL. Att en gemensam begreppsmodell med definitioner och utsedda begreppsägare tas fram som ett underlag för byggande av taxonomier. Att ett långsiktigt ägande och ansvar för utveckling och förvaltning av taxonomier klargörs. I dagsläget finns ingen uppdaterad taxonomi för revisionsberättelse efter gällande EU:s revisorsförordning, EU:s revisorsdirektiv, internationell revisorsstandard och svensk lagstiftning. Det är därför viktigt att FAR inom kort tar fram taxonomier för nya revisionsberättelser enligt XBRL-formatet.
2016-10-28 12 (35) Att behov och konsekvenser av begränsningar i årsredovisningslagstiftningen snarast utreds, för möjligheterna till avvikelse i postindelningen i resultaträkning och balansräkning i samband med elektronisk ingivning av årsredovisning.
2016-10-28 13 (35) 4 Förutsättningar för uppdragets genomförande I detta avsnitt redovisas tekniska och rättsliga förutsättningar för digital hantering av årsredovisningar till Bolagsverket, samt de förutsättningar som finns gällande taxonomier. Arbetet med att ta fram en digital tjänst för ingivning av finansiell information avseende årsredovisningar har precis inletts. Det är därför rimligt att anta att ytterligare, i dagsläget okända, frågor av bl. a. teknisk eller rättslig karaktär kan komma att dyka upp under arbetets gång utöver de frågor som idag är kända och som redovisas här. 4.1 Tekniska förutsättningar för digital hantering av årsredovisningar till Bolagsverket Bolagsverket avser att tillhandahålla en mottagningstjänst där programvaror 5 kan skicka in elektroniskt bestyrkt avskrift av årsredovisningshandlingar 6 i XBRL-format till Bolagsverket. Tjänsten bygger på M2M-hantering. Tekniska förutsättningar: XBRL med taxonomier för årsredovisningshandlingar används i relevanta tekniska gränssnitt. Bolagsverket kommer att utreda om standarden ixbrl 7 (Inline XBRL) ska användas istället för, eller som ett komplement till, ren XBRL. Standardlösningar för kommunikation M2M används med avseende på API och säkerhet. Programvaror behöver kapacitet att signera den bestyrka elektroniska avskriften av årsredovisningshandlingen med en elektronisk signatur som är godkänd av Bolagsverket som signeringslösning. Denna lösning kräver i praktiken att företagare använder en programvara för ingivning av digitala årsredovisningshandlingar till Bolagsverket. För att den elektroniska signaturen ska ha ett värde behöver också programvarorna kunna visa upp den elektroniska avskriften av årsredovisningshandlingarna för användaren vid signeringstillfället. Programvaror behöver också kapacitet att validera årsredovisningshandlingar så att risken för avvisningar vid inskick och förelägganden efter inskick till Bolagsverket minimeras. Bolagsverket tillhandahåller en testbänk som programvaruleverantörerna kan använda som ett stöd under utveckling av programvara. Med hjälp av testbänken kommer programvaruleverantörerna kunna utföra tester av sin programvara med avseende på lösningar för signering och validering. Observera att vi här bara beskriver de tekniska förutsättningarna för digital ingivning av årsredovisningshandlingar till Bolagsverket. Tekniska förutsättningar för tjänster angående övrig finansiell information, informationsutbyte och spridning för vidareutnyttjande kommer att beskrivas i framtida rapporter. 5 Termen programvaror används här för alla typer av mjukvaror både lokalt installerade och e-tjänster med förmåga att skapa och skicka in digitala årsredovisningshandlingar till Bolagsverket. 6 Med årsredovisningshandlingar menar vi här årsredovisning tillsammans med eventuell revisionsberättelse. 7 ixbrl-dokument bäddar in maskinellt läsbara XBRL-dokument i ett HTML-dokument som kan visas upp i en vanlig webläsare.
2016-10-28 14 (35) 4.2 Rättsliga förutsättningar för digital hantering av årsredovisningar till Bolagsverket På vägen mot en digital förnyelse av det offentliga Sverige finns flera juridiska frågor som är viktiga. Några exempel är hur viktigt det är att kunna avgöra när en elektronisk handling ska anses inkommen, vilka krav som ställs på det egna utrymmet i förekommande fall och hur kontroller i så fall kan läggas in i detta, samt vilka krav som ska ställas på elektroniska underskrifter. Just för elektroniska underskrifter är det också viktigt att klarlägga hur de svenska kraven förhåller sig till europeiska krav. Utöver detta finns flera frågor av juridisk karaktär som är viktiga för detta uppdrag, dessa omnämns nedan. Det är dessutom troligt att fler frågor kommer uppstå i takt med att vi närmar oss en etablerad lösning för ingivning av årsredovisningshandlingar, samt när informationen ska börja utbytas och återanvändas. 4.2.1 Avskrift Bolagsverket godtar att ett företag lämnar in en bestyrkt avskrift av årsredovisningen och, när så krävs, revisionsberättelsen. Det ställs med andra ord inget krav på att årsredovisningen är undertecknad när den skickas in till Bolagsverket. För att en bestyrkt avskrift ska godtas måste dock ett intygande om att årsredovisningen är underskriven av alla ledamöter finnas med. När årsredovisningen ska lämnas in elektroniskt ska den elektroniska avskriften vara bestyrkt på motsvarande sätt. Bolagsverkets föreskrifter vad gäller elektroniskt inlämnande av årsredovisningshandlingar ska endast möjliggöra att elektroniska avskrifter av handlingarna i XBRL-format godtas. Bolagsverket måste se över föreskrifterna om elektroniskt ingivande av årsredovisningar (BOLFS 2008:2) så att de är anpassade till de tänkta lösningarna. 4.2.2 Revisionsberättelse För det fall företaget har krav på revision ska revisorn teckna en hänvisning till revisionsberättelsen på årsredovisningen, s.k. revisorspåteckning och revisorn ska lämna en revisionsberättelse. Revisionsberättelsen ska vara undertecknad av revisorn och innehålla uppgift om vilken dag revisionen avslutades. Vid ingivande av en bestyrkt elektronisk avskrift ska intygandet från styrelseledamot eller verkställande direktören, för det fall bolaget har krav på revision, även innefatta ett intygande om att revisorn gjort en revisorspåteckning i årsredovisningen samt att revisionsberättelsen är underskriven av revisorn. 4.2.3 Fastställelseintyg Den bestyrkta elektroniska avskriften av årsredovisningen måste också, likt en avskrift på papper, vara försedd med ett fastställelseintyg. Fastställelseintyget får undertecknas med en elektronisk underskrift av en styrelseledamot eller verkställande direktören. Intygandet kan gå till på så sätt att ett elektroniskt fastställelseintyg innefattande en elektronisk signatur tas fram. Även underskriften på fastställelseintyget måste kunna verifieras av Bolagsverket. Det finns inget idag som hindrar att ett intygande om att handlingar som undertecknats av samtliga personer som enligt lag ska underteckna handlingarna sker i fastställelseintyget. En
2016-10-28 15 (35) sådan lösning skulle underlätta för såväl aktiebolag som för Bolagsverket. Intyganden som sker av handlingarna måste kunna valideras av Bolagsverket i samband med ingivandet. 4.2.4 Fullmaktslösning En alternativ förenkling för företagen i samband med ingivning av årsredovisning skulle vara om det var möjligt för styrelsen att utse någon annan än en styrelseledamot eller den verkställande direktören att skriva under fastställelseintyget. Bolagsverket anser dock att det krävs ytterligare utredning av de juridiska och tekniska förutsättningarna för en sådan lösning. Detta är särskilt viktigt för möjligheten att kräva skadestånd och ur straffrättsligt hänseende. Bolagsverket kommer behöva utreda lösningar för att hantera fullmakter, då det är troligt att inte alla som använder sig av fullmaktsalternativet kommer att ta in fullmakten i årsredovisningen, utan istället kommer behöva ge in en separat fullmakt. Det vore en fördel om en fullmaktslösning i så fall kan vara generell för Bolagsverkets ärenden och inte separat för ingivning av årsredovisningshandlingar. 4.2.5 Visuell presentation och arkivering Beroende på hur årsredovisningen ska presenteras visuellt för aktiebolaget, dess intressenter och myndigheter kan det krävas ytterligare utredning avseende de juridiska förutsättningarna. Frågor som kan behöva besvaras är: måste den som bestyrker att avskriften överensstämmer med originalet kunna se årsredovisningen visuellt eller räcker det med att allt finns i exempelvis ett XML- eller HTML-dokument? I Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav för elektroniska handlingar (RA-FS 2009:2) föreskrivs i vilka format som elektroniska handlingar ska arkiveras. Kraven skiljer sig åt beroende på vad det är för typ av handling. Vilka möjligheter som finns att arkivera årsredovisningar i XBRL-format kommer att behöva utredas vidare. Här vill vi poängtera vikten av att Riksarkivet får i uppdrag att utvärdera XBRL och ixbrl som format, med inriktning mot att de blir godkända för långtidsarkivering. Det behöver ske i samband med att Bolagsverket tittar på möjligheter att använda ixbrl, så att Bolagsverket kan säkerställa uppfyllnad av kraven på arkivering av årsredovisningar. Även förvaltningsgemensamma specifikationer för e-arkiv och e-diarium kan komma att behöva beaktas i det fortsatta arbetet. 4.3 Förutsättningar kring taxonomier 4.3.1 Bokföringsnämndens regelverk Som tidigare omnämnts pågår flera regeländringar på redovisningsområdet, bland annat utifrån EU:s redovisningsdirektiv. Förändringarna innebär exempelvis att det blir enklare för mindre företag att redovisa. Med anledning av ändrade regler håller Bokföringsnämnden på att omarbeta sina allmänna råd och vägledningar för årsredovisningar. De aktuella vägledningarna är K2 (mindre företag) och K3 (större företag). Av K2-regelverket framgår att dessa företag ska upprätta årsredovisningen utifrån vissa uppställningsformer. I de remitterade förslagen till vägledningar för respektive regelverk har BFN valt att utvidga kretsen av företagsformer som kan använda regelverken till att inte enbart omfatta
2016-10-28 16 (35) aktiebolag och ekonomiska föreningar. Det gör att det finns en bredare grund att stå på för utvecklande av taxonomier för ett flertal företagsformer i framtiden. De omarbetade vägledningarna kommer att träda i kraft i slutet av 2016. Utifrån den avgränsning som Bolagsverket förordar för regeringsuppdraget, bör taxonomier först byggas för mindre företag som använder sig av K2-regelverket, för att i nästa steg bygga taxonomier för större företag enligt regelverken K3 och K4. 4.3.2 Begrepp och definitioner De två svenska taxonomierna som finns framtagna idag bygger dels på det första K2- regelverket och dels på årsredovisningslagen för aktiebolag, dock är dessa inte uppdaterade med avseende på ny lagstiftning och normgivning. Dessa taxonomier avser normgivning som ligger under BFN:s ansvar. Nedan redovisas en schematisk bild av BFN:s nuvarande normgivning. Den visar att ett antal taxonomier behövs för att täcka deras normgivning. Byggandet av nya taxonomier som är nödvändigt för Bolagsverkets uppdrag förutsätter att vägledningarna har uppdaterats, så att korrekta innehållsmässiga krav kan ställas på nya taxonomier och även för bedömningen av myndighetsgemensamma begrepp. Arbetet med gemensamma begrepp kan dock starta tidigare eftersom flertalet begrepp inte kommer att påverkas av den nya lagstiftningen. Bedömningen är att det i stor utsträckning går att återanvända begrepp från den tidigare framtagna K2-taxonomin vid utvecklande av en ny K2-taxonomi. Detta förenklar arbetet
2016-10-28 17 (35) med framtagande av taxonomin framförallt när det gäller begrepp och definitioner. Det innebär också att en mindre omfattande insats kommer att krävas vid utvecklingen av en sådan taxonomi jämfört med att bygga från grunden. En av aktiviteterna i regeringsuppdraget är att bedöma om idag framtagen taxonomiarkitektur håller för att återanvändas vid utvecklande av nya taxonomier och rapporter för finansiell information avseende årsredovisning, skatteredovisning och statistik. Den analys som gjorts av Bolagsverkets tidigare taxonomiprojekt och som redovisas nedan har inte tagit höjd för om andra myndigheter som Skatteverket och Statistiska centralbyrån kan återanvända begrepp och därifrån bygga specifika taxonomier och rapporter i XBRLformat. Lämpligen bör det göras i form av analys av begrepp och teknik, d.v.s. göra en prototyp. Bolagsverket, Statistiska centralbyrån och Skatteverket har gjort en jämförelse mellan den tidigare framtagna K2-taxonomin för årsredovisningar, Inkomstdeklarationens standardiserade räkenskapsutdrag (SRU) och statistikrapporten Företagens ekonomi (FEK). Syftet med denna analys var att undersöka vilka begrepp som används gemensamt i K2-taxonomin, SRU och FEK (redovisningsbegrepp). Det visade sig att merparten av begreppen i resultat- och balansräkningen i årsredovisningen används i både SRU och FEK. Resultatet av genomgången visade att ca 60 % av begreppen i den tidigare framtagna taxonomin för resultaträkningen avseende K2, även fanns med som begrepp i SRU och ca 66 % fanns även i FEK. När det gäller balansräkningen var siffrorna ca 50 % för SRU och ca 62 % för FEK. När det gäller en taxonomi för främst K3 kan vi konstatera att det inte finns någon framtagen taxonomi för denna kategori av större företag. Detta innebär att arbetet med en K3-taxonomi kommer att medföra en betydligt större arbetsinsats än en K2-taxonomi, vilket behöver beaktas inför kommande faser och där BFN har en mycket central roll. Framtagande av en taxonomi för K3 bedöms däremot kunna underlättas genom återanvändning av begrepp och definitioner som redan finns i en internationellt framtagen taxonomi. 4.3.3 Ägande och förvaltning av begrepp och taxonomier För att det överhuvudtaget ska vara möjligt att återanvända redovisningsinformation, måste den insamlande myndigheten använda definitioner för samtliga begrepp från normgivande organ såsom BFN och FI. Idag kan samma begrepp ha olika innebörd beroende på vilket redovisningsregelverk som respektive företag följer. I framtiden kommer det att vara av större vikt än idag att det klargörs dels vilket begrepp och regelverk som redovisas i samband med ett offentliggörande av ett företags ekonomiska och redovisningsmässiga information, dels vad som eftersöks av respektive myndighet. Det behövs därför bl.a. tas fram en gemensam begreppsmodell med definitioner och utsedda begreppsägare för att undvika dubbelarbete där varje myndighet tar fram sin egen lösning. Bolagsverket anser att det samordnande ansvaret för att ta fram och förvalta taxonomierna på redovisningsområdet ska tilldelas en myndighet och förordar att ansvaret tillfaller BFN. Anledningen är att uppgiften ligger nära nämndens normgivningsverksamhet och sakkunskap. BFN har i sitt remissyttrande instämt i redovisningsutredningens bedömning att den mest naturliga och långsiktiga lösningen är att BFN får ansvaret för taxonomierna som ligger inom deras normgivning. Det är därför viktigt att BFN snarast utses till ägare av
2016-10-28 18 (35) dessa taxonomier och att personella, tekniska samt ekonomiska resurser tillförs så att BFN inom en snar framtid kan ta på sig denna roll.
2016-10-28 19 (35) 5 Resultat och effekter samt förslag till finansiering I ett inledande skede som innebär etablering av en M2M-tjänst för ingivning av digital information avseende årsredovisningar kommer direkta kostnader och nyttor att uppstå för näringslivets aktörer och Bolagsverket. Dessa kostnader och nyttor beskrivs under avsnitt 5.2 respektive 5.3. I ett mer etablerat läge kommer en digital tjänst för ingivning av finansiell information avseende årsredovisningar, där digitalt informationsutbyte av finansiell information mellan myndigheter och näringsliv möjliggörs, medföra ytterligare nyttor ur ett företags-, myndighets- och samhällsperspektiv. Även här kommer vissa utvecklingskostnader att uppstå, och en finansieringslösning behövas. Kostnader inklusive förslag till finansiering och nyttor beskrivs mer utförligt under avsnitten 5.4 och 5.5. 5.1 Förutsättningar för nyttoberäkningar Förutsättningar och antaganden för beräkning av nyttor för näringsliv och Bolagsverket; En utgångspunkt för de nyttor som beräknats i denna nyttoanalys är den rapport som Ångpanneföreningen (ÅF) presenterade 2008 om Potentiell samhällsnytta med XBRL-anpassad årsredovisning för svenska aktiebolag. Som underlag för sin rapport genomförde ÅF intervjuer med olika näringslivsaktörer och berörda myndigheter. Intervjuerna syftade till att ta reda på nyttor förenade med att införa XBRL som standard för aktiebolagens årsbokslut. ÅF angav intervall för tidsbesparingar. Vi har valt att använda ett genomsnitt av dessa intervall för företagare. Timkostnader, volymer och portokostnader har räknats om till värden för 2015. Uppskattningar av nyttor i monetära termer har gjorts utifrån två scenarier: Scenario 1: Alla företag som har möjlighet att använda K2-regelverket gör det, och andelen som lämnar in digitalt är 100 procent. Scenario 2: Av de företag som har möjlighet att använda K2 regelverket gör 50 procent det, av dessa 50 procent lämnar hälften in digitalt. Interna timkostnader och tidsuppskattningar har använts för att räkna på besparad tid för Bolagsverket. Många av de nyttor som uppstår är svåra att värdera i monetära termer och beskrivs därför i ord. Samordningsvinster inklusive nyttor för andra myndigheter 8 samt nyttor för banker, affärs- och kreditupplysningsföretag har inte uppskattats i monetära termer, men beskrivs textuellt i rapporten. 5.2 Kostnader för näringsliv och myndigheter av M2M-lösningen 8 I ÅF:s rapport ingick beräkning av nyttor för andra myndigheter och flera andra intressenter. Kontakter med andra myndigheter har dock indikerat att de uppskattningar som gjordes till ÅF-rapporten, om interna effektiviseringar och tidsbesparingar för kunder, till följd av delning och återanvändning av finansiell information, inte längre gäller. Av denna anledning har endast nyttor som är direkt härrörbara till digital ingivning av årsredovisningsinformation värderats i monetära termer.
2016-10-28 20 (35) För mindre aktiebolag som använder sig av K2-regelverket är det troligt att övergången till ingivning av digital information avseende årsredovisningar kommer medföra vissa anpassningskostnader. För företag som idag använder ett program för bokföring, inklusive årsbokslut och inkomstdeklaration, eller som betalar för att någon annan ska sköta bokföringen, kommer anpassningskostnaderna att bli förhållandevis små. Det som möjligen tillkommer är betalning för XBRL-lösningen om leverantören av bokslutsprogrammet väljer att ta betalt för denna. Det bör enligt uppskattningar från marknadsaktörer handla om mellan några hundra kronor upp till några tusen kronor per år. I och med att XBRL-är en standard, är det också troligt att det kommer att uppstå en viss konkurrens bland innovatörer, vilket kan tänkas pressa priserna. För de företagare som idag inte har ett IT-stöd och ska upprätta en årsredovisning kan anpassningskostnaderna bli större eftersom inköp av bokförings-/bokslutsprogam eller funktion tillkommer. Samtidigt kommer en IT-lösning för bokföringen innebära att de sparar en hel del tid när de ska upprätta årsredovisning. När det gäller mer exakta kostnader för myndigheter och företag kommer dessa att bero på behovet av mjukvaror, licensieringsmodell för dessa mjukvaror och hur kostnaderna ska fördelas mellan myndigheter, mjukvaruleverantörer och företagare. Kostnader kommer att hänga ihop med, och vara beroende av, vilken lösning som väljs. Mötet med externa intressenter i november (se avsnitt 3.3, milstolpe 2) kommer att vara ett första steg i att få en tydligare kostnadsbild. För Bolagsverket kommer kostnader att uppstå i samband med utveckling av tjänsten. För övriga myndigheter i samarbetet kommer kostnader att uppstå i termer av framtagning och ansvar för förvaltning av taxonomier. I Bolagsverkets budgetunderlag för åren 2016-2019 (AD 359/2016) föreslår Bolagsverket att myndighetens ackumulerade överskott ska få disponeras av myndigheten för att bidra till verkets insatser för att modernisera verksamheten och för utveckling som syftar till en effektivare verksamhet och ökad kundnytta. En digital tjänst för ingivning av finansiell information avseende årsredovisningar ligger i linje med det förenklingsarbete som regeringen gett Bolagsverket i uppdrag att bedriva. Bolagsverket ser därför i första hand att verket får använda det ackumulerade överskottet för att finansiera utvecklingskostnaderna och i andra hand få använda ett särskilt anslag för ändamålet. Framtagning av en digital tjänst för ingivning av finansiell information avseende årsredovisningar ska genomföras i samverkan med andra aktörer där Bokföringsnämnden, Finansinspektionen, Skatteverket och Statistiska centralbyrån är särskilt utpekade. Kostnaden för deras deltagande ska finansieras antingen genom egna medel eller genom att andra medel tillskjuts direkt via deras anslag alternativt genom att Bolagsverket bidrar med medel (rad två i tabellen nedan). I tabellen nedan redovisas beräknade utvecklingskostnader för åren 2016-2018. Bolagsverket (mkr) 2016 2017 2018 Eventuell överföring till andra myndigheter 5,00 10,00 5,00 Utveckling ny årsredovisningstjänst inkl. omställning av personal 5,00 13,00 7,00 Summa 10,00 23,00 12,00
2016-10-28 21 (35) Bokföringsnämnden är statens expertorgan på redovisningsområdet och ansvarar för utvecklandet av god redovisningssed. Nämnden är alltså en viktig och central part i tolkningen av regelverk och normering på redovisningsområdet. När de utses som ansvarig för de taxonomier som ligger inom deras normgivning, är det särskilt viktigt att de erhåller tillräckliga resurser även efter genomfört uppdrag. En långsiktig lösning behövs. På kort sikt, det vill säga tre år framåt, kan Bolagsverket tillföra dem medel enligt tabell. Därför föreslår vi att regeringen snarast fattar beslut om att medel tillförs BFN från Bolagsverkets överskott, samt skapar förutsättningar för en långsiktigt hållbar utveckling. 5.3 Nyttor för näringsliv och myndigheter För företag innebär en digital tjänst för ingivning av årsredovisningar en nytta i form av minskad manuell hantering. Det blir inte längre nödvändigt att hantera årsredovisningshandlingar på traditionellt sätt med tillhörande porto- och papperskostnader. Företagarna får också snabbt information om att handlingarna kommit Bolagsverket tillhanda, vilket innebär minskad oro. Tjänsten kommer också att minska den tid företagarna ägnar åt att skicka runt årsredovisningen för signering. Då kvaliteten höjs i och med det standardiserade formatet och de kontroller som finns i den digitala tjänsten, förväntas även hanteringen av förelagda årsredovisningar att minska. Företagaren kommer att lämna in mer rätt, minska den tid de ägnar åt att hantera kompletteringar och får därmed mer tid över för sin verksamhet. För revisorer och redovisningskonsulter förväntas ett standardiserat inlämningssätt innebära en effektivare administration och en trygghet i att årsredovisning kommit in samt att den uppfyller de krav som ställs. I tabellen nedan redovisas nyttor för företagare enligt de två scenarier som beskrevs under avsnitt 5.1. Små och medelstora företag som kan tillämpa K2 redovisning (ca 340000 AB) Utskick av årsredovisning för signering och ingivning av årsredovisning till Bolagsverket. Uppskattat till 3 timmar per företag. Hantering av förelagda årsredovisningar (8,2 procent av årsredovisningarna fick föreläggande 2015). Elektronisk ingivning minskar andelen förelägganden med 98,2 procent. Uppskattad tidsbesparing 5 timmar per föreläggande. Besparing papperskopior och porto för försändelser av årsredovisningshandlingar i pappersformat, 3 försändelser per företag. Scenario 1 Scenario 2 (mkr per år) (mkr per år) 581,40 72,70 78,00 9,80 21,40 2,70 Revisorer Minskad tid för kontroll av formalia såsom behörighet att skriva under årsredovisningen, registreringsnummer, balansomslutning. Uppskattad tidsbesparing 5-10 minuter för de företag som använder revisor (uppskattningsvis 50 procent). 11,30 1,40 Summa 692,10 86,60
2016-10-28 22 (35) För Bolagsverket förväntas en digital inlämning av årsredovisningar medföra en minskad kostnad när det gäller tid för manuell handläggning och ärendehantering. Detta gäller både för ordinarie personal samt för behovet av extra personal. Den tekniska lösningen kommer att innehålla automatiska kontroller, vilket innebär att antalet felaktiga årsredovisningar som inkommer till Bolagsverket minskar. Tid som idag används för att skicka ut förelägganden till kunder samt att hantera inkommande kompletteringar förväntas därför minska. Då den manuella hanteringen minskar kommer också säkerheten att öka. Risken för att handlingar handläggs felaktigt minskar också. Initialt förväntas behovet av telefonservicen att öka, då kunderna kan behöva guidning och rådgivning. Samtalen blir troligtvis även längre under en period. Den fulla potentialen av dessa nyttor kommer att bero på volymen av digitala årsredovisningar. Så länge inte alla årsredovisningar lämnas in M2M kommer Bolagsverket behöva ha dubbla rutiner för hantering. Detta innebär att Bolagsverket behöver upprätthålla kompetens och teknisk utrustning för två olika processer. I tabellen nedan redovisas nyttor för Bolagsverket utifrån de två scenarier som beskrevs under avsnitt 5.1. Scenario 1 (mkr per år) Scenario 2 (mkr per år) Bolagsverket Besparad tid för manuell ärendehantering, i scenario 1, 12 personår och i scenario 2, 3 personår. Minskat behov av extra resurser för posthantering och diarieföring motsvarar 4,75 personår. Beräkning baserad på 1700 helårstimmar och genomsnittlig lön inklusive sociala avgifter och individuellt påslag (gemensamt påslag är inte inkluderat). 11,50 2,90 Kostnader för arkivering minskar i och med att årsredovisningarna lagras elektroniskt. Bolagsverkets arkivkostnad för årsredovisningar i pappersformat kostar 80 kr/hyllmeter och år. Uppskattningsvis genereras 600 hyllmeter årsredovisningar årligen. 0,05 0,01 Summa 11,55 2,91 En digital inlämning av årsredovisningar kommer också att medföra positiva miljöeffekter, i form av minskad pappersförbrukning och minskade transporter, både vid inlämning och vid arkivering 9. Storleken på dessa effekter beror på hur många årsredovisningar som kommer in digitalt. Så länge det tillåts att lämna in årsredovisningar på papper kommer kostnader för scanning, diarieföring och arkivering att finnas kvar. De direkta nyttorna av att årsredovisningsinformation lämnas in digitalt kommer att börja realiseras så snart tjänsten finns på plats och börjar användas. Realiseringstakten kommer som tidigare nämnts att bero på hur stor användningen blir och hur snabbt vi kan nå alla K2-företag. För att nå full nyttopotential gällande årsredovisning behöver företag oavsett 9 I dagsläget skannar Bolagsverket samtliga inkomna årsredovisningar på papper som efter skanning skickas till vår arkivlokal vid Arkivcentrum Nord i Härnösand. Konsekvensen av att införa en digital tjänst för e- ingivning av finansiell information avseende årsredovisningar kommer att resultera i att inga årsredovisningar finns på papper. Tjänsten ersätter efter ett införande en helt etablerad rutin med att skanna inkomna årsredovisningar på papper, förteckningsarbete samt att förvara dem i arkiv och att gallra årsredovisningen på papper efter tio år.