Riktlinjer Handläggning av ärende

SOCIALFÖRVALTNINGEN R DEL 2 REVIDERAD 2011-11-29 Riktlinjer Handläggning av ärende 1. ANSÖKAN u:\soc\socialförvaltning\ledningssystem\pia och karin\dokument, orginal\dokumentation biståndsbedömning genomförande\dok_riktlinjer_del2.doc 7 FL Varje ärende där någon enskild är part skall handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts. Vid handläggningen skall myndigheten beakta möjligheten att själv inhämta upplysningar och yttrande från andra myndigheter om sådana behövs. Myndigheten skall sträva efter att uttrycka sig lättbegripligt. Även på andra sätt skall myndigheten underlätta för den enskilde att ha med den att göra. 11 KAP. 1 SOL Socialnämnden skall utan dröjsmål inleda utredning av vad som genom ansökan eller på annat sätt har framkommit till nämndens kännedom och som kan föranleda någon åtgärd av nämnden. Vad som framkommit vid utredningen och som har betydelse för ett ärendes avgörande skall tillvaratas på ett betryggande sätt. Kils kommun Postadress Besöksadress Telefon +46 (0)554-191 00 Bankgiro 109-6510 Box 88 Kommunhuset Fax PlusGiro 12 21 10-0 665 23 Kil Östra Torggatan 2D E-post sn@kil.se Org.nr 212000-1751 Sida 1 av 15

2 2 A KAP. 2 SOL Om det står klart att en annan kommun än vistelsekommunen ansvar för stöd och hjälp åt en enskild, är vistelsekommunens ansvar begränsat till akuta situationer. 2 A KAP. 8 SOL En person som önskar att flytta till en annan kommun, får ansöka om insatser i den kommunen om han eller hon 1. till följd av hög ålder, funktionsnedsättning eller allvarlig sjukdom har ett varaktigt behov av omfattande vård- och omsorgsinsatser och därför inte kan bosätta sig i den andra kommunen utan att de insatser som han eller hon behöver lämnas, eller 2. på grund av våld eller andra övergrepp behöver flytta till en annan kommun men inte kan göra det utan att de insatser som han eller hon behöver lämnas. 2 A KAP. 9 SOL En ansökan enligt 8 ska behandlas som om den enskilde var bosatt i inflyttningskommunen. Är den sökandes behov tillgodosedda i bosättningskommunen, får inte hänsyn tas till den omständigheten när ansökan prövas. Bosättningskommunen är skyldig att på begäran bistå med den utredning som den andra kommunen behöver för att kunna pröva ansökan. 4 KAP. 1 SOL Den som själv inte kan tillgodose sina behov eller få dem tillgodosedda på annat sätt har rätt till bistånd av socialnämnden för sin försörjning (försörjningsstöd) och för sin livsföring i övrigt. Vid prövning av behovet av bistånd för livsföring i övrigt får hänsyn inte tas till den enskildes ekonomiska förhållanden om rätten att ta ut avgifter för biståndet regleras i 8 kap. Den enskilde skall genom biståndet tillförsäkras en skälig levnadsnivå. Biståndet skall utformas så att det stärker hans eller hennes möjligheter att leva ett självständigt liv. SOSFS 2006:5 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt SoL, LVU, LVM, och LSS. Sida 2 av 15

3 Ansökan kan göras muntligt och skriftligt genom besök, telefonkontakt, brev, fax eller e-post. Anmälan om behov kan initieras av närstående, personal inom socialförvaltningen, sjukhus/vårdcentral och övriga. Efter anmälan om behov tas kontakt med den anmälan avser. Ansökningar/anmälningar av akut karaktär gällande omvårdnadsbehov(risk för att den enskilde lider skada ex måltider, ta sig ur säng, klädsel, korttidsplats p g a social svikt). Besked om tid för hembesök ges samma dag. Ansökningar/anmälningar gällande behov av omvårdnad (ingen risk för skada ex dusch, matdistribution etc). Besked om tid för hembesök inom 7 dagar. Ansökningar/anmälningar om serviceinsatser (ex städ, tvätt, inköp). Besked om tid för hembesök inom 14 dagar. Ansökningsdatum är ärendets startdatum. I ansökan ska så utförligt som möjligt anges vad ansökan avser. Återtagande av ansökan där den enskilde ångrar sig och önskar återta sin ansökan ex på skrivning: Beslut: 100304 N N återtar ansökan om xxxx varför fortsatt handläggning avskrives A A Biståndshandläggare ANMÄLAN Skall dokumenteras enligt 15 FL och 11 kap. 5 SoL. Vid anmälan dokumentera följande: Vad anmälan avser Vem gjorde anmälan Datum för anmälan Namn och befattning på den som dokumenterar anmälan Datum för när anmälan dokumenteras Om utredning inte inleds enligt 11 kap. 1 SoL ska följande dokumenteras: Beslut om att utredning inte inleds Datum för ställningstagandet Sida 3 av 15

4 Motivering till ställningstagandet Namn och befattning på den person som gjort ställningstagandet Anmälan och beslut om att inte inleda utredning förvaras i elektronisk personakt. ANSÖKAN OM SÄRSKILT BOENDE TILL ANNAN KOMMUN Se del 3 - Riktlinjer för särskilda boenden och korttidsplats. ANSÖKAN OM SÄRSKILT BOENDE FRÅN SÖKANDE BOSATT I ANNAN KOMMUN Se del 3 - Riktlinjer för särskilda boenden och korttidsplats. ANSÖKAN VID TILLFÄLLIG VISTELSE I KOMMUNEN/TILL ANNAN KOMMUN Se del 3 - Riktlinjer övriga insatser. 2. DOKUMENTATION 7 FL Varje ärende där någon enskild är part skall handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts. Vid handläggningen skall myndigheten beakta möjligheten att själv inhämta upplysningar och yttrande från andra myndigheter om sådana behövs. Myndigheten skall sträva efter att uttrycka sig lättbegripligt. Även på andra sätt skall myndigheten underlätta för den enskilde att ha med den att göra. 11 KAP. 1 SOL Socialnämnden skall utan dröjsmål inleda utredning av vad som genom ansökan eller på annat sätt har framkommit till nämndens kännedom och som kan föranleda någon åtgärd av nämnden. Vad som framkommit vid utredningen och som har betydelse för ett ärendes avgörande skall tillvaratas på ett betryggande sätt. 11 KAP. 5 SOL Handläggning av ärenden som rör enskilda samt genomförande av beslut om stöd insatser, vård och behandling skall dokumenteras. Dokumentationen skall utvisa Sida 4 av 15

5 beslut och åtgärder som vidtas i ärendet samt faktiska omständigheter och händelser av betydelse. Handlingar som rör enskildas personliga förhållanden skall förvaras så att obehöriga inte får tillgång till dem. 11 KAP. 6 SOL Dokumentationen skall utformas med respekt för den enskildes integritet. Den enskilde bör hållas underrättad om de journalanteckningar och andra anteckningar som förs om honom eller henne. Om den enskilde anser att någon uppgift i dokumentationen är oriktig skall detta antecknas. 11 KAP. 8 SOL I ärenden hos socialnämnden som avser myndighetsutövning mot någon enskild skall nämnden tillämpa följande bestämmelser i förvaltningslagen (1986:223): 14 första stycket om parts rätt att meddela sig muntligen, 16 och 17 om parts rätt att få del av uppgifter, 20 om motivering av beslut 21 om underrättelse av beslut, 26 om rättelse av skrivfel och liknande. Bestämmelserna i 16 och 17 förvaltningslagen gäller dock inte uppgifter som rör någon annan sökande i ett ärende om ett sådant boende som avses i 5 kap 5 (SoL) andra stycket eller 7 (SoL) tredje stycket eller om någon annan liknande social tjänst. Vad som sägs i första stycket gäller också när det är fråga om en ansökan eller ett yttrande till en annan myndighet i ett mål eller ärende som rör myndighetsutövning mot enskild hos denna. SOSFS 2006:1 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för kvalitet i verksamhet enligt SoL, LVU, LVM och LSS. SOSFS 2006:5 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS. Sida 5 av 15

6 SOSFS 2008:3 Socialstyrelsens föreskrifter om ändring i föreskrifterna och allmänna råden (2006:5) om dokumentation vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS. PUL 1998:204, 2001:454 Lagen om behandling av personuppgifter SFS 2001: 637 förordningen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten SFS 2009:400 Offentlighets- och sekretesslagen Dokumentation följer hela processen från handläggning till verkställighet av ärendet: Dokumentationen skall innehålla tillräcklig, väsentlig, korrekt och ändamålsenlig information. Endast de uppgifter som har betydelse med hänsyn till verksamhetens artoch det enskilda fallet behöver dokumenteras. I en utredning begränsas dokumentationen till vad som behövs för att göra en riktig bedömning av ärendet och dess handläggning. I dokumentation som rör enskild ska det framgå varifrån uppgifterna kommer, vad som är faktiska omständigheter och vad som är bedömningar samt av vem och när det dokumenterats. Dokumentationen ska utformas med respekt för den enskildes integritet och får inte innehålla ovidkommande värdeomdömen av allmänt nedsättande eller kränkande karaktär. Se kvalitetsplan: - Social dokumentation verkställighet SoL 3. UTREDNING 11 KAP. 1 SOL Socialnämnden skall utan dröjsmål inleda utredning av vad som genom ansökan eller på annat sätt har kommit till nämndens kännedom och som kan föranleda någon åtgärd av nämnden. Sida 6 av 15

7 Vad som framkommit vid utredning och som har betydelse för ett ärendes avgörande skall tillvaratas på ett betryggande sätt. 5 KAP. 10 SOL Socialnämnden ska erbjuda stöd för att underlätta för de personer som vårdar en närstående som är långvarigt sjuk eller äldre eller som stödjer en närstående som har funktionshinder SOSFS 2006:5 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS. Biståndshandläggaren ansvarar för bokning av hembesök/vårdplanering och planering med samtliga berörda parter. Uppgifter i utredningen som ligger till grund för bedömning och beslut bör i första hand inhämtas från den sökande själv. Inhämtande av uppgifter, som är relevanta för utredningen kan ske från t ex närstående, distriktssköterska, arbetsterapeut, sjukgymnast, sjukhus eller hemtjänstpersonal. Sökandes samtycke ska finnas för kontakter utanför den egna myndigheten. Utredningen och bedömning ska vara så grundlig att hjälpbehovet kan bedömas av annan än handläggaren. Utredningen ska ges den omfattning att den kan leda till ett sakligt korrekt beslut. 4. KOMMUNICERING 17 FL Ett ärende får inte avgöras utan att den som är sökande, klagande eller annan part har underrättats om en uppgift som har tillförts ärendet genom någon annan än honom själv och han har fått tillfälle att yttra sig över den, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild. Sida 7 av 15

8 Myndigheten får dock avgöra ärendet utan så har skett - om avgörandet inte går parten emot, om uppgiften saknar betydelse eller om åtgärderna av någon annan anledning är uppenbart obehövliga, - om det kan befaras att det annars skulle bli avsevärt svårare att genomföra beslutet i ärendet eller - om avgörandet inte kan uppskjutas. Myndigheten bestämmer hur underrättelsen ska ske, muntligt, genom vanligt brev, genom delgivning eller på annat sätt. Ärendet kommuniceras skriftligt vid möjligt avslag eller efter sökandes önskemål. För kommunicering används där för avsedd blankett (se bilaga för kommunicering). Denna blankett och kopia på utredningen skickas till den sökande. Synpunkter från sökande skall vara inkommet inom 14 dagar från utskick. Om den sökande anför rättelse av felaktigheter eller annan uppgift önskas ska detta föras in i ärendet. Handläggaren bedömer om de uppgifter som inkommer via kommuniceringen ska föranleda en annan bedömning. 5. BEDÖMNING/MÅL 3 KAP. 5 SOL Socialnämndens insatser för den enskilde ska utformas och genomföras tillsammans med honom eller henne och vid behov i samverkan med andra samhällsorgan och med organisationer och andra föreningar. 4 KAP. 1 SOL Den som inte själv kan tillgodose sina behov eller kan få dem tillgodosedda på annat sätt har rätt till bistånd av socialnämnden i sin försörjning (försörjningsstöd) och för sin livsföring i övrigt. Sida 8 av 15

9 Vid prövning av behovet av bistånd för livsföring i övrigt får hänsyn inte tas till den enskildes ekonomiska förhållanden om rätten att ta ut avgifter för biståndet regleras i 8 kap. Den enskilde skall genom biståndet tillförsäkras en skälig levnadsnivå. Biståndet skall utformas så att det stärker hans eller hennes möjligheter att leva ett självständigt liv. 5 KAP. 4 SOL Socialtjänstens omsorg om äldre ska inriktas på att äldre personer får leva ett värdigt liv och känna välbefinnande (värdegrund). Socialnämnden ska verka för att äldre människor får möjlighet att leva och bo självständigt under trygga förhållanden och ha en aktiv och meningsfull tillvaro i gemenskap med andra. 5 KAP. 5 SOL Socialnämnden skall verka för att äldre människor får goda bostäder och ska ge dem som behöver det stöd och hjälp i hemmet och annan lättåtkomlig service. Kommunen ska inrätta särskilda boendeformer för service och omvårdnad för äldre människor som behöver särskilt stöd. Den äldre ska, så långt det är möjligt, kunna välja när och hur stöd och hjälp i boendet och annan lättåtkomlig service ska ges. 5 KAP. 7 SOL Socialnämnden skall verka för att människor som av fysiska, psykiska eller andra skäl möter betydande svårigheter i sin livsföring får möjlighet att delta i samhällets gemenskap och att leva som andra. Socialnämnden skall medverka till att den enskilde får en meningsfull sysselsättning och får bo på ett sätt som är anpassat efter hans eller hennes behov av särskilt stöd. Biståndshandläggaren gör en bedömning av den sökandes samlade behov utifrån fysiska, psykiska och sociala behov. Bedömningen ska grundas i gällande lagstiftning, socialstyrelsens föreskrifter och socialnämndens riktlinjer. Sida 9 av 15

10 Bedömningen bör innehålla resonemang om alternativa lösningar. Målet med insatserna ska beskrivas i bedömningen. Se riktlinjer för insatser - del 3 i riktlinjer. 6. BESLUT/UNDERRÄTTELSE 20 FL Ett beslut varigenom en myndighet avgör ett ärende skall innehålla de skäl som har bestämt utgången, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild. Skälen får dock utelämnas helt eller delvis - om beslutet inte går någon part emot eller om det av någon annan anledning är uppenbart obehövligt att upplysa om skälen - om ärendet är så brådskande att det inte finns tid att utforma skälen. Har skälen utelämnats, bör myndigheten på begäran av den som är part om möjligt upplysa honom om den i efterhand. 21 FL En sökande klagade eller annan part skall underrättas om innehållet i det beslut varigenom myndigheten avgör ärendet, om detta avser myndighetsutövning mot någon enskild. Parten behöver dock inte underrättas, om det är uppenbart obehövligt. Om beslutet går parten emot och kan överklagas, skall han underrättas om hur han kan överklaga det. Han skall då också underrättas om sådana avvikande meningar som avses i 19 eller som har antecknats enligt särskilda bestämmelser. Myndigheten avgör om underrättelsen skall ske muntligt, genom vanligt brev, genom delgivning eller på något annat sätt. Underrättelsen skall dock alltid ske skriftligt om parten begär det. 22 FL Ett beslut får överklagas av den som beslutet angår, om det har gått honom emot och beslutet kan överklagas. 29 FL En myndighet som skall pröva ett överklagande får bestämma att det överklagade beslutet tills vidare inte skall gälla. Sida 10 av 15

11 4 KAP. 1 SOL Den som inte själv kan tillgodose sina behov eller kan få dem tillgodosedda på annat sätt har rätt till bistånd från socialnämnden för sin försörjning (försörjningsstöd) och för sin livsföring i övrigt. Vid prövning av behovet av bistånd för livsföringen i övrigt får hänsyn inte tas till den enskildes ekonomiska förhållanden om rätten att ta ut avgifter för biståndet regleras i 8 kap. Den enskilde skall genom biståndet tillförsäkras en skälig levnadsnivå Biståndet skall utformas så att det stärker hans eller hennes möjligheter att leva ett självständigt liv. Beslutet tas i enlighet med gällande lagstiftning och socialnämndens riktlinjer. Beslutet ska vara tidsbegränsat, med undantag för beslut om särskilt boende. Beslutet ska utvisa vilket bistånd den enskilde erhållit samt biståndets omfattning. Beslutet ska innehålla det lagrum utifrån vilket beslutet fattats. Beslutet om insatsen avlösning i hemmet anges i faktisk tid. Den sökande underrättas vid helt bifall om beslutet via ett beslutsmeddelande. Beslutsmeddelandet ska ge besked om vilka insatser den sökande beviljats, insatsernas omfattning, utifrån vilket lagrum beslutet fattats samt tidsbegränsningen av beslutet. Vid helt eller delvis avslag underrättas den sökande om beslutet genom att utredning och bifogad besvärshänvisning skickas. Dokumentera underrättelsen av beslutet genom att dokumentera hur, när och av vem underrättelsen skett. Handläggaren ska vara den sökande behjälplig med överklagan till förvaltningsdomstol. Biståndshandläggaren har ansvar för att själv dokumentera eller meddela hemtjänstpersonal att dokumentera i personbunden rapport i verkställigheten om avslut på brukarens egen begäran. Sida 11 av 15

12 7. ÖVERKLAGAN 22 FL Ett beslut får överklagas av den som beslutet angår, om det har gått honom emot och beslutet kan överklagas. 22 A FL Beslutet överklagas hos allmän förvaltningsdomstol. Prövningstillstånd krävs vid överklagande till kammarrätten. 23 FL Ett beslut överklagas skriftligt. I skrivelsen skall klaganden ange vilket beslut som överklagas och den ändring i beslutet som han begär. Skrivelsen ges in till myndigheten som har meddelat beslutet. Den skall ha inkommit in dit inom tre veckor från den dag då klagande fick del av beslutet. 24 FL Den myndighet som har meddelat det överklagade beslutet prövar om skrivelsen med överklagandet har inkommit i rätt tid. Har skrivelsen kommit in för sent skall myndigheten avvisa den. 25 FL Om skrivelsen inte avvisas enligt 24 skall den myndighet som har meddelat beslutet överlämna skrivelsen och övriga handlingar i ärendet till den myndighet som skall pröva överklagandet. 16 KAP. 3 SOL Socialnämndens beslut får överklagas hos allmän förvaltningsdomstol, om nämnden har meddelat beslut i fråga om ansökan enligt 2 a kap. 8 bistånd enligt 4 kap. 1 Beslut i frågor som avses i första stycket gäller omedelbart. En förvaltningsrätt eller kammarrätt får dock förordna att dess beslut ska verkställas först sedan det har vunnit laga kraft. Sida 12 av 15

13 Skicka alltid med besvärshänvisning som finns i verksamhetssystemet. Informera den sökande vad som gäller avseende överklagan. Biståndshandläggare ska vara den sökande behjälplig med att upprätta skrivelsen om denne så önskar. Dokumentera datum för när sökande underrättas om beslutet och hur underrättelsen sker. Handläggaren ansvarar för att ärendet med samtliga handlingar tillsammans med eget yttrande vidarebefordras till Förvaltningsrätten. I de fall socialnämnden vill överklaga avseende ett domslut ska besvären lämnas in till berörd förvaltningsdomstol snarast och senast inom tre veckor från doms/beslutsdatum. Vid ansökan om inhibition av förvaltningsdomstolens beslut ska handläggas skyndsamt. Vid enbart begäran om inhibition ska denna vara kammarrätten tillhanda inom en vecka efter delgivning. 8. PLANERING 3 KAP. 5 SOL Socialnämndens insatser för den enskilde skall utformas och genomföras tillsammans med honom eller henne och vid behov i samverkan med andra samhällsorgan, och med organisationer och föreningar. SOSFS 2006:5 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS. Den enskilde ska informeras av biståndshandläggare om att denne tillsammans med kontaktperson på utförande enhet kommer att planera hur beslutade insatser ska genomföras i en genomförandeplan. Biståndshandläggaren gör en beställning i verksamhetssystemet på beslutade insatser och vidarebefordrar den till utförande enhet. Sida 13 av 15

14 Då nya insatser måste sättas in under samma dag och fullständig beställningsrapport enligt ovan inte hinner bli skriven så tas telefonkontakt med hemtjänstgruppen och preliminär beställningsrapport skickas. Så snart utredning är skriven ska beställningsrapport en skickas. Datum för uppföljning planeras in. Bevakning av det tidsbegränsade beslutet planeras in i verksamhetssystemet. Vid nytt ärende eller förändring av insatser skickar biståndshandläggaren en anmälan till avgiftshandläggare. 9. VERKSTÄLLIGHET Se kvalitetsplan: Social dokumentation verkställighet SoL 10.A UPPFÖLJNING SOSFS 2006:5 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS. 3 KAP. 3 SOL Insatser inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet. För utförande av uppgifter inom socialtjänsten ska det finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet. Kvaliteten i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. Uppföljning sker kontinuerligt via dokumentation i verksamhetssystemet, genomförandeplanen, social dokumentation, kontakter med yrkesutövare som är involverade i brukarens omsorg och omvårdnad via team-träffar och ärendegenomgång. Uppföljning sker via kontakt med brukaren genom telefonkontakt och/eller hembesök samt eventuellt kontakter med brukarens närstående. Sida 14 av 15

15 Uppföljningen dokumenteras i verksamhetssystemet och i genomförandeplan och social dokumentation. Om uppföljningen leder till ny ansökan så öppnas ny utredning. Behov av uppföljning bedöms under utredningen och planeras därefter. Bevakning finns i verksamhetssystemet så att kontakt tas med brukare innan beslutet upphör för att höra om brukaren vill göra ny ansökan om fortsatt bistånd. Socialnämndens politiker granskar vissa utvalda utredningar och beslut kontinuerligt. 10.B OMPRÖVNING 27 FL Finner myndigheten att ett beslut, som den har meddelat som första instans, är uppenbart oriktigt på grund av nya omständigheter eller av någon annan anledning, skall myndigheten ändra beslutet, om det kan ske snabbt och enkelt och utan att det blir till nackdel för någon enskild part. Skyldigheten gäller även om beslutet överklagas, såvida inte klaganden begär att beslutet tills vidare inte skall gälla (inhibition). Skyldigheten gäller inte, om myndigheten har överlämnat handlingarna i ärendet till en högre instans eller om det i annat fall finns särskilda skäl mot att myndigheten ändrar beslutet. Omprövning ska ske när uppgifter framkommit som tyder på att felaktigt beslut fattats på grund av otillräckliga eller felaktiga grunder. Ansvarsfördelning mellan myndighetsutövning och verkställighet Se bilaga Ansvarsfördelning Biståndshandläggare och enhetschef/verkställighet. Bilagor - Kommunicering enligt 17 Förvaltningslagen - Ansvarsfördelning Sida 15 av 15