Effektiv IT-drift inom staten

Effektiv IT-drift inom staten Förstudie Version 1.0

Innehåll SAMMANFATTNING... 6 OBLIGATORISK KONKURRENSUTSÄTTNING... 7 STATLIG KONCENTRATION... 8 FÖRSTUDIENS TVÅ FÖRSLAG... 9 1 DOKUMENTINFORMATION... 10 1.1 SYFTE... 10 1.2 INLEDNING... 10 1.3 BEGREPPSLISTA OCH REFERENSFÖRTECKNING... 10 2 BAKGRUND TILL FÖRSTUDIEN... 11 2.1 SAMMANFATTNING AV HISTORIK... 11 2.2 KORT HISTORIK OM GEMENSAMMA IT-ENHETER... 11 2.2.1 Statistiska Centralbyrån, Dafa, Statskonsult och SKD-företagen... 12 2.2.2 Kommundata, Landstingens datacentral, Norrdata, N-data... 12 2.2.3 Avvecklingen av gemensamma IT-enheter under 1990-talet... 13 2.3 REDOVISNING AV TIDIGARE GENOMFÖRDA UTREDNINGAR... 13 2.3.1 Statskontoret 1999 IT-kostnader i statsförvaltningen... 13 2.3.2 Kammarkollegiet 2009 Förstudie drifttjänster... 14 2.3.3 Tieto 2009 IT i kommunerna... 14 2.3.4 SLIT-gruppen 2011 ehälsa i landstingen... 15 2.3.5 Institutet för Informationsteknologi IT-sourcing inom offentlig sektor.. 15 2.3.6 Riksrevisionen 2011 IT inom statsförvaltningen... 16 3 NULÄGE... 17 3.1 KOSTNADSUPPSKATTNINGAR... 17 3.1.1 Offentliga sektorns IT-kostnader... 17 3.1.2 Statens kostnader för IT-drift... 18 3.2 VOLYMUPPSKATTNINGAR INOM STATLIGA MYNDIGHETER... 18 3.2.1 Metod för insamling av data från statliga myndigheter... 18 3.2.2 Metod för uppskattning och beräkning av volymer... 19 3.2.3 Antal datorhallar... 19 3.2.4 Antal IT-anställda... 19 3.2.5 Antal PC arbetsplatser... 20 3.2.6 Antal Servicedeskärenden per år... 20 3.2.7 Antal På-platsen-supportärenden per år... 21 4 OMVÄRLDSANALYS... 21 4.1 NULÄGET I SVERIGE... 21 4.1.1 Sourcingmodeller hos statliga myndigheter... 22 4.1.2 Mål och erhållna effekter... 23 4.1.3 Organisation och styrning... 23 4.2 ERFARENHETER FRÅN ANDRA LÄNDER... 24 4.2.1 Danmark... 24 4.2.2 Finland... 25 4.2.3 Nederländerna... 26 4.2.4 Storbritannien... 27 4.2.5 Övriga Europa... 28 4.2.6 Australien... 28 4.2.7 Kanada... 29 4.2.8 USA... 30 4.3 ERFARENHETER FRÅN ANALYSFÖRETAGEN... 32 4.3.1 Gartner Group... 32 4.3.2 International Data Corporation (IDC)... 34 Sid. 2 (112)

4.3.3 KPMG... 35 4.4 ANDRA ASPEKTER ATT BEAKTA... 39 4.4.1 Molntjänster... 39 4.4.2 Miljöhänsyn... 40 4.5 SLUTSATSER ATT TA FASTA PÅ... 40 4.5.1 Trender... 40 4.5.2 Drivkrafter... 41 4.5.3 Uppnådd effektivisering... 41 4.5.4 Organisation och styrmodeller... 43 5 STYRANDE REGELVERK... 44 5.1 REGELMÄSSIGA OCH JURIDISKA ASPEKTER... 44 5.1.1 Tryckfrihetsförordningen... 44 5.1.2 Myndighetssekretess... 45 5.1.3 Föreskrifter från Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB... 45 5.1.4 Personuppgiftslagen, PUL... 45 5.1.5 Riksarkivets bestämmelser... 46 5.1.6 EU-direktiv och LAS hantering av verksamhetsövergång... 46 5.1.7 Trygghetsavtalet, TA... 47 5.1.8 Avtal om turordning... 48 5.1.9 Upphandlings- och konkurrenslagstiftning... 48 5.2 SÄKERHETSMÄSSIGA ASPEKTER... 50 5.2.1 Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps (MSB) analys av Tietohaveriet november 2011... 50 5.2.2 Informationssäkerhet... 51 5.2.3 Säkerhetsskydd... 51 5.2.4 Krisberedskap... 52 5.2.5 Tillsyn av myndighetens säkerhetsarbete... 54 5.3 SLUTSATSER OCH REFLEKTIONER... 54 6 DEFINITION AV IT-DRIFT; DRIFTTJÄNSTER OCH DELOMRÅDEN... 55 6.1 VAD ÄR IT-DRIFT?... 55 6.2 OLIKA TYPER AV DRIFTTJÄNSTER... 55 6.3 BENCHMARKING AV IT-DRIFT... 55 6.4 BESKRIVNING AV FÖRSTUDIENS DELOMRÅDEN... 57 6.4.1 Separata delområden... 58 6.4.2 Gemensamma delområden... 61 7 VÄRDERING AV SOURCINGMODELLER... 62 7.1 DEFINITION AV SOURCINGMODELLER... 62 7.1.1 Egen regi-modellen... 62 7.1.2 Outsourcingmodellen... 62 7.1.3 SSC-modellen... 63 7.2 FÖR- OCH NACKDELAR MED OLIKA SOURCINGMODELLER... 64 7.2.1 Analys, värdering av kostnadseffektivitet kvantitativa fördelar... 64 7.2.2 Analys och värdering av kvalitativa för- och nackdelar... 67 7.2.3 Slutsatser för- och nackdelar... 76 7.2.4 Övriga aspekter avseende för- och nackdelar... 78 7.2.5 Risker... 80 8 FÖRSTUDIENS FÖRSLAG... 83 8.1 UTGÅNGSPUNKTER FÖR FÖRSLAGET... 83 8.2 TVÅ ALTERNATIVA LÖSNINGAR... 84 8.3 OBLIGATORISK KONKURRENSUTSÄTTNING... 85 8.3.1 Grov beskrivning av förslaget... 85 8.3.2 Bedömd effektiviseringspotential, fördelar och nackdelar... 86 8.3.3 Risker och hinder... 87 8.3.4 Styrmodell... 88 8.3.5 Införandestrategi och tidplan... 88 Sid. 3 (112)

8.4 STATLIG KONCENTRATION... 88 8.4.1 Grov beskrivning av förslaget... 88 8.4.2 Bedömd effektiviseringspotential, fördelar och nackdelar... 91 8.4.3 Risker och hinder... 92 8.4.4 Organisation, samverkan och etablering... 93 8.4.5 Styrmodell... 93 8.4.6 Införandestrategi och handlingsplan... 94 8.5 SAMMANFATTANDE BEDÖMNING AV DE FÖRESLAGNA LÖSNINGARNA... 97 9 UPPSKATTADE NYTTOEFFEKTER OCH KOSTNADER... 98 9.1 UTGÅNGSPUNKTER... 98 9.2 FÖRSLAG 1: OBLIGATORISK KONKURRENSUTSÄTTNING... 99 9.2.1 Uppskattade effektiviseringsvinster vid Obligatorisk konkurrensutsättning 99 9.2.2 Transitionskostnader... 100 9.2.3 Finansieringsbehov... 101 9.3 FÖRSLAG 2: STATLIG KONCENTRATION... 102 9.3.1 Transitionskostnader... 103 9.3.2 Finansiering... 104 10 FÖRSLAG TILL NÄSTA STEG... 106 10.1 NÄSTA STEG... 106 10.1.1 En särskild utredare... 106 10.2 FÖRSLAG TILL FÖRDJUPNING... 107 10.2.1 Tydlig central styrning... 107 10.2.2 Fördjupad omvärldsanalys... 107 10.2.3 Fördjupad kostnadsanalys och modell för nyttoberäkningar... 108 11 BEGREPPSLISTA... 109 12 BILAGE- OCH REFERENSFÖRTECKNING... 110 12.1 BILAGOR... 110 12.2 REFERENSFÖRTECKNING... 111 13 KONTAKT... 112 Versionshantering Nedanstående tabell redovisar ändringshistoriken för dokumentet. Version Beskrivning Namn 1.0 Första fastställda utgåva. Peter Axelborn, Rickard Edebrandt, Stefan Ellström, Susanne Engstedt, Drazenco Jozic, Nils Knutsson, Anders Larsson, Tage Lindberg, Gabriella Norberg, Roger Nylander, Kenneth Olofsson, Håkan Pettersson, Britt-Marie Ronqvist, Sid. 4 (112)

Susanna Segelberg, Mats Svärdsudd, Jens Wallgren Sid. 5 (112)

Sammanfattning Förstudiens uppdrag har varit att identifiera och beskriva möjligheter till effektivisering av myndigheternas IT-drift samt att föreslå hur sådana lösningar kan utformas. I uppdraget ingick även att beskriva en målbild och en grov införandestrategi med handlingsplan som visar vilka åtgärder som bör vidtas för att målbilden ska nås. Enligt ett underhandsbeslut av förstudiens styrgrupp har förstudiearbetet fokuserat på IT-driften inom statliga myndigheter. Förstudien konstaterade i ett tidigt skede att det finns en betydande effektiviseringspotential inom myndigheternas IT-drift och att det generellt sett finns tre olika sätt att genomföra nödvändiga effektiviseringar: Regeringen ger genom mål- och resultatstyrning myndigheterna i uppdrag att effektivisera IT-driften. Varje myndighet väljer själv hur effektiviseringarna genomförs. Regeringen ålägger myndigheterna att konkurrensutsätta IT-driften. Regeringen beslutar om att IT-driften koncentreras till en myndighetsgemensam aktör som svarar för att effektiviseringen genomförs. Denna åläggs i sin tur att konkurrensutsätta utförandet. Under arbetet med förstudien har det framkommit flera argument som visar att effektiviseringspotentialen inte kommer att kunna effektueras genom fortsatt mål- och resultatstyrning av myndigheterna på samma sätt som idag. Historiska fakta visar att det är svårt för regeringen att genom målstyrning kunna påverka myndigheternas sätt att bedriva sin IT-verksamhet. Omvärldsanalysen visar också att effektiviseringar i andra länder inte uppnåtts genom mål- och resultatstyrning av IT-verksamheten. Förstudiens förslag bygger på de kunskaper och de erfarenheter förstudien har skaffat sig genom en nulägesanalys, en omvärldsanalys och en värdering av sourcingmodeller. Syftet med nulägesanalysen var att bestämma nuvarande IT-driftkostnader och volymer samt att skaffa sig en bild av vilken potential det kan finnas för effektivisering bland de statliga myndigheterna. Kostnadsanalysen visar att den offentliga sektorn år 2012 kommer att omsätta totalt ca 46,5 miljarder kr på IT. Av den summan står de statliga myndigheterna för ca 16 miljarder kr, varav ca 10,5 miljarder utgörs av kostnader för IT-drift. Omvärldsanalysen, som har omfattat såväl studiebesök som analys av rapporter och fallstudier, har varit förstudiens viktigaste kunskapskälla som grund för föreslagna lösningar. Syftet med värderingen av sourcingmodellerna var att analysera vilka fördelar det kan bli för myndigheterna, om de tillämpar andra sourcingmodeller än IT-drift i egen regi. Sid. 6 (112)

Utgångspunkterna för förstudiens förslag är att lösningen ska få så bred acceptans som möjligt såväl inom regeringen och myndigheterna själva som inom näringslivet. För staten bör lösningen ge största möjliga effektiviseringsvinster. Eftersom det har varit svårt att hitta en lösning som realiserar detta, har förstudien valt att komma med två alternativa inriktningsförslag. En förutsättning för att gå vidare med något av förslagen är att en kostnadsanalys görs av IT-driften så att vi vet vilket läge vi har att utgå ifrån. Obligatorisk konkurrensutsättning. Förslaget innebär att regeringen ålägger myndigheterna att konkurrensutsätta IT-driften. Lösningen bygger på en kombination av outsourcing och IT-drift i myndighetens egen regi. Den utgår ifrån dagens modell med mål- och resultatstyrning, men med en vidareutveckling av stöd och styrning. Effektivisering förväntas här ske genom att konkurrensutsättningen visar om det finns effektiviseringspotential, som myndigheten kan tillgodoräkna sig genom outsourcing. Konkurrensutsättningskravet sätter även press på kontinuerlig effektivisering av den IT-drift som bedrivs i egen regi. Statlig koncentration. Förslaget innebär att regeringen beslutar om att IT-driften koncentreras till en myndighetsgemensam aktör, som i sin tur åläggs att konkurrensutsätta utförandet. Lösningen bygger på en tillämpning av den s.k. Shared Service Center-modellen i kombination med outsourcing. Effektivisering förväntas ske dels genom stordriftsfördelar, dels genom att konkurrensutsättningen visar om det finns ytterligare effektiviseringspotential, som den myndighetsgemensamma aktören kan tillgodoräkna sig genom outsourcing. Obligatorisk konkurrensutsättning Förslaget Obligatorisk konkurrensutsättning kännetecknas av att det enligt förstudien är lättare och går snabbare att genomföra men ger mindre effektiviseringsvinster än Statlig koncentration. Förstudien uppskattar att den maximala effektiviseringspotentialen med denna lösning blir ca 10 % av IT-driftkostnaderna (ca 1,0 miljarder kr) och att den går att effektuera på 5 år. Enligt förstudiens slutsatser som bygger på omvärldsanalysen är det möjligt att genom koncentration och konsolidering uppnå besparingar på 10 15 %, under förutsättning att den koncentrerade driftorganisationen har optimal kompetens, en effektiv infrastruktur och väl trimmade processer. Teoretiskt kan detta uppnås genom obligatorisk konkurrensutsättning och outsourcing till marknadens leverantörer. I praktiken bedöms dock koncentration och konsolidering driven av flera kommersiella outsourcingleverantörer inte kunna ske fullt ut, bland annat. p.g.a. brist på central styrning och att det är många aktörer som ska dela på kakan. De kvalitativa fördelarna med detta förslag är bl.a. att det ger vederlagda kostnadseffekter, sprider riskerna och att det stämmer överens med Konkurrensverkets riktlinjer att öka konkurrensutsättningen av varor och tjänster som staten finansierar. Sid. 7 (112)

Nackdelarna är bl.a. att det ställs krav på att myndigheterna har god branschkunskap, beställar- och upphandalarkompetens inom IT samt att myndighetsvis outsourcing skapar en leverantörsstruktur som är svår att styra och kontrollera. Särskilt utpekade risker är att förväntade koncentrations- och konsolideringsvinster inte realiseras, att myndighetsvis outsourcing leder till suboptimering i myndighets- och leverantörssilos samt att informationssäkerheten blir lidande. Förslaget Obligatorisk konskurrensutsättning kräver ingen ny styrmodell, endast ett komplement till den nuvarande som medger att regeringen kan föreskriva om obligatorisk konkurrensutsättning av IT-driften. Det krävs inte heller någon särskild införandestrategi, utan införandet kan ske enligt en tidplan som utformas och beslutas i samråd mellan regeringen och respektive myndighet. Statlig koncentration Förslaget Statlig koncentration karaktäriseras av att det enligt förstudien är svårare att genomföra men i gengäld förmodas ge större effektiviseringsvinster än förslaget Obligatorisk konkurrensutsättning. Förslaget innebär att det skapas en myndighetsgemenensam aktör, ett statligt Shared Service Center, SSC, som på regeringens uppdrag effektiviserar myndigheternas IT-drift genom koncentration, konsolidering, harmonisering och konkurrensutsättning. Utgångspunkten är att SSC:t etableras som en nationell, statlig aktör med verksamhet på ett litet antal orter. Det är av stor vikt att SSC:ts verksamhet byggs upp så att det i samband med etableringen tar över IT-driften från några stora myndigheter. Detta i syfte att undvika nyetablering samt att omedelbart säkra tillräckligt stora volymer och skapa efterfrågan. SSC:t föreslås organiserat i form av en statlig myndighet. Det kommer då att kunna fungera som en s.k. in-house-enhet som medger anslutning genom administrativt överlämnande samt medge att myndigheterna i fortsättningen kan beställa och utnyttja SSC:ts tjänster utan upphandling (på samma sätt som nu gäller för den nyetablerade Shared Servicemyndigheten för personal- och löneadministration). SSC:t är skyldigt att konkurrensutsätta sin utförarverksamhet och att upphandla sina varor och tjänster på marknaden enligt LOU på vanligt sätt. Förstudien uppskattar att den maximala effektiviseringspotentialen med denna lösning blir 15 20 % av driftkostnaderna (1,6 2,1 miljarder kr) och den går att effektuera inom 5 10 år. På samma sätt som vid Obligatorisk konkurrensutsättning är det möjligt att genom koncentration och konsolidering uppnå besparingar på upp till 10 15 %. Harmonisering av IT-miljöerna i syfte att göra driftmiljön mer enhetlig, kan enligt förstudien ge en ytterligare besparingspotential på 5 10 %. Förstudien bedömer dock att myndigheternas speciella krav på IT medför att harmonisering och standardisering kommer att ta lång tid och att den möjliga besparingspotentialen här på kort sikt kommer att begränsas till 5 %. De kvalitativa fördelarna med detta förslag är att regeringen har möjligheter att utöva styrning, inflytande och kontroll, att regeringen och myndigheterna har bättre förutsättningar att garantera driftsäkerheten och att hantera risker samt att det ger ökad säkerhet genom samlad hantering av samhällsviktig information. Sid. 8 (112)

Dessutom kan myndigheterna spara mycket resurser genom att SSC:t sköter all konkurrensutsättning och upphandling på marknaden. Övriga fördelar är att det skapas en attraktiv statlig arbetsgivare inom IT-området som kan säkra tillgången till IT-komptetens, att förslaget stämmer överens med Konkurrensverkets riktlinjer att öka konkurrensutsättningen av varor och tjänster som staten finansierar, att det ger förutsättningar för snabbare införande av myndighetsgemensamma lösningar. Nackdelarna är förknippade med riskerna kring styrmodellen och konkurrenssituationen. De största riskerna är att styrning och uppbackning från regeringen inte blir tillräckligt stark, att en stor statlig aktör på marknaden kan upplevas konkurrenshämmande samt att implementeringen av SSC:t inte görs optimalt och SSC:t blir en stor trög koloss. Effektivisering genom Statlig koncentration är en ny och oprövad metod inom svensk offentlig förvaltning. Den kräver en tydlig och kraftfull central styrning och uppbackning av förslaget under etablerings- och införandefasen. Förstudiens slutsats är att det krävs en central aktör på regeringsnivå som kan ta täten. Denna bör ha tillräcklig styrka och förmåga att driva på och dessutom ha tillräckligt förtroende från myndigheternas sida. Förstudien kommer dock inte med något detaljerat förslag som visar hur den centrala styrningen borde utformas. Etablerings- och införandefasen beräknas pågå 5 10 år och består av alla de aktiviteter som ska genomföras för att säkra hemtagningen av den utpekade besparingspotentialen på 15 20 %. Regeringen bör därför i samråd med myndigheterna utforma en införandestrategi, som säkerställer ett smidigt och effektivt införande. Grundbultarna i införandestrategin bör vara att kommunicera effektiviseringsprojektet, säkra att de stora myndigheterna kommer med från början, utforma organisation och bestämma etableringsorter för SSC:ts verksamhet, säkra metodisk anslutning av övriga myndigheter, först koncentrera, konsolidera och harmonisera och konkurrensutsätta löpande i takt med att dessa steg genomförs. Förstudiens två förslag Förstudiens två förslag tydliggör på sätt och vis frågeställningen kring den svenska förvaltningsmodellen och huruvida den kan utgöra ett hinder för utvecklingen mot effektivare, myndighetsgemensamma processer och lösningar 1. Det ena förslaget är en lösning som, trots införandet av obligatorisk konkurrensutsättning, bygger på fortsatt silotänk och att myndigheterna var och en för sig tar ansvar för genomförandet av effektiviseringen och hemtagningen av vinsterna. Det andra förslaget, Statlig koncentration, bygger på utökad samverkan och införande av ett slags koncernstyrning med fokus på statens bästa, som komplement till den traditionella mål- och resultatstyrningen. 1 E-delegationen har tidigare framhållit att den svenska förvaltningsmodellen, försvårar att lösningar kan återanvändas eller delas av myndigheter. Resonemanget har också förekommit i fokusintervjuer med myndighetsföreträdare. Sid. 9 (112)

1 Dokumentinformation Denna förstudie vänder sig till E-delegationen. 1.1 Syfte Dokumentets syfte är att sammanställa resultatet från förstudien Effektiv IT-drift inom staten. 1.2 Inledning Under våren 2011 fick Försäkringskassan i uppdrag av E-delegationen att genomföra en förstudie som identifierar och beskriver möjligheterna till effektivisering av myndigheternas IT-drift över departements- och myndighetsgränser och hur sådana lösningar kan utformas. Deltagare i förstudien har varit följande myndigheter förutom Försäkringskassan: Arbetsförmedlingen, Bolagsverket, CSN, Migrationsverket, Rikspolisstyrelsen och Skattverket. Arbetsgruppen har bestått av representanter från ovanstående myndigheter. Styrgruppen har haft representant från var och en av ovan nämnda myndigheter samt representant från E-delegationen, Sveriges Kommuner och Landsting och Näringsdepartementet. Förstudien har haft en verksamhetsmässig referensgrupp bestående av representanter från IT-företagen Almega, Ekonomistyrningsverket, Kammarkollegiet och Konkurrensverket. Säkerhetsmässiga aspekter har stämts av med några av de ingående myndigheternas säkerhetsspecialister. Förstudiearbetet påbörjades i september 2011 och avslutades i april 2012. Arbete har bestått i en fas av fakta- och datainsamling och sedan en analysfas där förstudien dragit slutsatser och värderat de fakta som samlat in. Förstudien väljer att inte göra en rekommendation utan redovisar två alternativ som utgångspunkt att arbeta vidare med samt ett antal områden som behöver belysas djupare. 1.3 Begreppslista och referensförteckning I avsnitt 12 Bilage- och referensförteckning finns en samlad lista med förklaringar till de begrepp som används och där redovisas även bilagor och referenser som dokumentet refererar till. Sid. 10 (112)

2 Bakgrund till förstudien Förstudien baseras på tillgänglig historik och rapporter om IT-verksamhet inom offentlig sektor. I detta avsnitt beskrivs därför IT-verksamhet inom både kommuner, landsting och stat för att skapa en mer komplett bild av historik och tillgängligt faktamaterial 2. Historiken är avgränsad till att beskriva de åtta största gemensamma IT-enheterna som den offentliga sektorn varit delaktiga i på den svenska IT-marknaden. 2.1 Sammanfattning av historik Sedan 40 45 år tillbaka har den offentliga sektorn på olika sätt koncentrerat IT-verksamheten till gemensamma enheter. Drivkraften bakom detta har varit att effektivisera IT-verksamheterna. Den gemensamma bolagsform som använts tillsammans med kundernas aktiva deltagande i styrandet av bolagen, säkerställde kundernas inflytande och insyn i de gemensamma enheterna. Den uppbyggnad och konsolidering av gemensam IT-infrastruktur som skedde inom offentliga sektorn under 1960-, 1970- och 1980-talet, avslutades under 1990-talet när de gemensamma enheterna såldes till den privata marknaden. De primära skälen för avvecklingen var den tekniska utvecklingen från stordator till minidatorer och den politiska viljan att överföra offentligt ägda företag till den privata marknaden. 2.2 Kort historik om gemensamma IT-enheter Den offentliga sektorns satsningar på IT, eller ADB som det hette då, inleddes i mitten på 1960-talet. Delar av den offentliga sektorn slog sig samman och bildade gemensamma organisationer för IT-verksamhet av olika slag. Några exempel på offentligt ägda IT-enheter från denna tid är: Dafa Kommundata Landstingens datacentral (LDC) N-data Norrdata SKD-företagen (sammanslagning av Statskonsult och Data) Statistiska Centralbyrån (SCB) Statskonsult Alla dessa enheter kan sägas vara exempel på det som i dag kallas Shared Service Center (SSC). I de flesta fall var verksamheterna organiserade som aktiebolag. En styrelse svarade för ledning och styrning av det dagliga arbetet. Bolagens kunder var representerade i styrelserna och dessutom var kunderna ofta ägare till bolagen. Genom detta arrangemang fick kunderna ett stort inflytande över hur bolagets leveranser, prissättning och metoder utformades och det säkerställde kundernas krav och behov. Övriga ledamöter i bolagens styrelser var oftast politiker. 2 Projektet Från matematikmaskin till IT KTH, Tekniska Museet, Riksbankens jubileumsfond m.fl. 2007-2008. Sid. 11 (112)

Exempel på tjänster som levererades från dessa organisationer: IT-drifttjänster, servicebyråtjänster Konsultstöd, metodstöd, managementstöd Utbildningsinsatser Uthyrning av hårdvara av olika slag Utveckling och förvaltning av IT-applikationer 2.2.1 Statistiska Centralbyrån, Dafa, Statskonsult och SKD-företagen Statistiska Centralbyrån svarade inledningsvis för en stor del av IT-verksamheten inom den statliga sektorn. Därefter bröts delar av IT-uppdragen ut från Statistiska Centralbyrån. Dafa bildades med huvudinriktning på drifttjänster medan Statskonsult fick ansvaret för systemutveckling och systemförvaltning. Sedermera bildade dessa båda företagsgruppen SKD-företagen (Statskonsult och Dafa). Denna sammanslagning var ett typiskt exempel på hur IT-verksamheten på den tiden kunde effektiviseras genom olika typer av gemensamma lösningar. Det som skiljer nutidens Shared Service Center från SKD-företagen är att vi idag redan från början beslutar om att koncentrera IT-verksamhet i sammanhållna organisatoriska enheter, medan SKD-företagen växte fram av egen kraft. År 1991 tog Riksdagen beslut om att stora delar av SKD-företagen skulle säljas. SKD-företagen såldes 1993 till franska Sema Group som några år senare sålde verksamheten till det amerikanska oljebolaget Schlumberger. Efter ytterligare några år sålde Schlumberger verksamheten till Atos Origin. Detta företag har sedan fusionerats med dåvarande WM-data som nu ingår i Logica-koncernen. 2.2.2 Kommundata, Landstingens datacentral, Norrdata, N-data Inom kommun- och landstingssektorn ägde en motsvarande utveckling rum. Inom dåvarande Svenska Kommunförbundet bildades 1965 en ADB-avdelning. Två år senare bildades Kommundata som var ett helägt bolag med Sveriges kommuner som ägare. Syftet med Kommundata var att gemensamt utveckla IT-system och hantera IT-drift på ett effektivt sätt. Ungefär samtidigt bildades Landstingens Datacentral med Landstingsförbundet som huvudägare. Detta bolag hade samma inriktning som Kommundata. I mitten på 1970-talet slogs Landstingens Datacentral samman med Kommundata. De fyra nordligaste landstingen ville av olika skäl inte ingå i Landstingens Datacentral därför bildades Norrdata. Dåvarande Sundsvallsbanken och de fyra nordligaste landstingen var huvudägare i Norrdata. I början av 1980-talet såldes Norrdata till Kommundata. Svenska Kommunförbundet och Landstingsförbundet sålde 1993 Kommundata till försvarsindustrin i form av Celsius Information Systems (CIS). Landstinget och de sex kommunerna i Hallands län ville på olika sätt effektivisera IT-driften med regional anpassning till Halland. N-data (N är länsbokstaven i Hallands län) bildades som ett dåtida regionalt Shared Service Center för IT-drift. N-data såldes i mitten på 1990-talet till Celsius Information Systems. Sid. 12 (112)

2.2.3 Avvecklingen av gemensamma IT-enheter under 1990-talet En genomgående anledning till att Dafa, Kommundata och övrigt gemensamt ägda IT-enheter såldes till privata leverantörer var den tekniska utvecklingen. Den helt dominerande stordatordriften var under avveckling. Statliga myndigheter, kommuner och landsting upplevde stordatorsystemen som dyra och omoderna. I stället började den offentliga sektorn bygga upp egna datoranläggningar med så kallade minidatorer från till exempel Datapoint, IBM och Unisys. Med dessa ansåg den offentliga sektorn att det gick att göra stora besparingar och få bättre kontroll på sin egen IT-verksamhet. En annan anledning till utförsäljningen av de gemensamma IT-enheterna var att den offentliga sektorn ville ha sin IT-verksamhet så nära kärnverksamheten som möjligt. Inom landstingen byggde varje sjukhus och i många fall även varje enskild klinik upp egna datoranläggningar. Inom kommunerna etablerades datordrift på de större förvaltningarna. Socialtjänsten, skolan och de tekniska förvaltningarna byggde upp egna IT-enheter trots att de tillhörde samma kommun. Inom den statliga administrationen skedde en motsvarande utveckling. Eftersom de statliga myndigheternas IT-verksamhet var betydligt mer omfattande ersattes Dafa:s stordatordrift med stordatordrift i egen regi. Driftanläggningar med stordatorer från till exempel Unisys, Bull och IBM byggdes upp inom bland annat Riksförsäkringsverket, Polisen, Arbetsmarknadsstyrelsen, Skatteverket och Statistiska Centralbyrån. Ytterligare en anledning till att de gemensamma IT-enheterna avvecklades var rent politiskt. Dåvarande Svenska Kommunförbundet hade en omfattande affärsverksamhet i en koncernstruktur med namnet Förenade Kommunföretag. Motsvarande koncernstruktur fanns inom staten i form av Statsföretag. I början av 1990-talet ansåg politikerna att den allt mer omfattande offentligt ägda företagsverksamheten borde begränsas och överföras till den privata marknaden. Därför såldes dessa företag. En annan viktig politisk drivkraft var att decentralisera och flytta ut myndigheternas IT-verksamhet till landsorten. Stora myndighetsspecifika datoranläggningar byggdes till exempel upp i Sundsvall, Norrköping, Borlänge och Örebro. 2.3 Redovisning av tidigare genomförda utredningar I detta avsnitt redovisas tidigare genomförda förstudier och rapporter om volymer och kostnader som på olika sätt kartlagt den offentliga sektorns IT-verksamhet. Urvalet är baserat på förstudiens behov av underlag för fortsatt resonemang och beräkningar. 2.3.1 Statskontoret 1999 IT-kostnader i statsförvaltningen Statskontoret genomförde 1999 en förstudie (Statskontoret 1999:37) som kartlade 24 statliga myndigheters IT-kostnader. Av denna förstudie framgår att den genomsnittliga IT-kostnaden per anställd, i de undersökta myndigheterna, uppgick till 53 000 kronor år 1999. Statskontorets rapport är den senaste större analysen av statens IT-kostnader som genomförts. Sid. 13 (112)

2.3.2 Kammarkollegiet 2009 Förstudie drifttjänster Kammarkollegiet genomförde 2009 en förstudie om IT-drifttjänster (FS: 2009-01). I denna studie gjordes en bedömning av storleken på IT-budgetarna för 2007. Både IT i offentlig och privat sektor analyserades. Resultatet av Kammarkollegiets analys blev följande: Tabell 1 IT-budgetar för offentlig och privat sektor 2007 (exklusive offentligt ägda bolag) Kommuner Landsting Stat IT-budget (miljarder kr) 11,1 3,8 4,0 Delsumma offentliga sektorn 18,9 Privata sektorn 124,0 Summa 142,9 Kammarkollegiets analys byggde på budgetvärden för 2007. Beloppen för kommuner och landsting omfattade inte de kommunala och landstingsägda bolagen. Beloppet för staten omfattade inte statligt ägda bolag. Enligt Kammarkollegiets bedömningar (som bland annat byggde på statistik från analysföretaget Exido) uppgick kostnaderna för befintlig outsourcing av IT-drift till 12 % av den totala budgetomslutningen, vilket motsvarade cirka 2,3 miljarder kronor. Kammarkollegiets slutsats blev att marknaden för IT-drifttjänster inom den offentliga sektorn kommer att uppgå till 2,5 miljarder kronor för år 2009. 2.3.3 Tieto 2009 IT i kommunerna IT-företaget Tieto har under ett stort antal år producerat olika rapporter om IT-verksamhet i kommunerna. I rapporten IT i kommunerna görs en detaljerad genomgång av kommunernas IT-verksamhet för år 2009. Beräkningarna avser endast den traditionella kommunverksamheten, de kommunägda bolagen ingår inte i beräkningarna. I rapporten framkommer bland annat följande: Kommunernas IT-verksamhet beräknas kosta 10,3 miljarder kronor per år, vilket motsvarar 2,2 % av den kommunala sektorns totala omslutning. Den totala kostnaden utslagen per PC-arbetsplats uppgår till 17 500 kronor. Cirka 6 200 befattningshavare har som huvuduppgift att arbeta med IT. 81 % av IT-personalen arbetar med ledning, samordning, drift och support. Det finns cirka 32 000 servrar i kommunerna. Av dessa är cirka 50 % virtuella servrar. Sid. 14 (112)

2.3.4 SLIT-gruppen 2011 ehälsa i landstingen Rapporten ehälsa i landstingen tas fram av SLIT-gruppen, som består av landstingens IT-strateger och IT-chefer. I rapporten kartläggs årligen landstingens och regionernas IT-verksamhet. Av rapporten som publicerades i juni 2011 framgår hur IT-verksamheten i den landstingskommunala sektorn bedrevs under 2010. Beräkningarna avser endast den traditionella landstingsverksamheten, de landstingsägda bolagen ingår inte i beräkningarna. I rapporten framkommer bland annat följande: Landstingens IT-kostnader uppgår till 6,1 miljarder kronor, vilket motsvarar 2,5 % av landstingens totala omslutning. Den totala kostnaden utslagen per PC-arbetsplats uppgår till 26 600 kronor. 2.3.5 Institutet för Informationsteknologi IT-sourcing inom offentlig sektor Institutet för Informationsteknologi (Ifi) publicerade i slutet av 2010 rapporten IT-sourcing inom offentlig sektor som redovisade information om hur den offentliga sektorn valt att utforma sin IT-sourcing. I rapporten beskrivs hur mixen av IT-sourcing fördelas mellan egen regi, samverkan med andra myndigheter och outsourcing till externa leverantörer. I rapporten framkommer bland annat följande: IT-verksamheten inom stat, kommuner och landsting kostar drygt 40 miljarder kronor per år. I detta belopp ingår de statliga bolagens IT-verksamhet men inte de kommunala och landstingsägda bolagen. Den offentliga sektorn har outsourcat IT-tjänster motsvarande ett värde på 3,1 miljarder kronor. Samverkan med andra organisationer inom den offentliga sektor genom bland annat Shared Service Centers uppgår till 975 miljoner kronor per år. Den offentliga sektorns sourcing av IT ser ut på följande sätt: Tabell 2 Fördelning av den offentliga sektorns sourcing av IT Egen regi Outsourcing Shared Service Center Andel (procent) 89 % 8 % 3 % Summa 100 % De årliga IT-kostnaderna för den offentliga sektorn uppgår enligt gjorda analyser till drygt 40 miljarder kronor 3. I detta belopp ingår inte de kommunoch landstingsägda bolagen. Kostnaderna fördelar sig på följande sätt: 3 Institutet för Informationsteknologi 2010 IT-sourcing inom offentlig sektor. Sid. 15 (112)

Tabell 3 - Offentliga IT-kostnader, exklusive kommunalt- och landstingsägda bolag (2009) Kommuner Landsting Stat Andel (procent) 10,3 % 6,1 % 24,3 % Summa 40,7 % Jämfört med övriga Europa har den offentliga sektorn i Sverige outsourcat sin IT-verksamhet i betydligt mindre omfattning. Storbritannien är det europeiska land som har outsourcat mest av sin offentliga IT-verksamhet. 2.3.6 Riksrevisionen 2011 IT inom statsförvaltningen Riksrevisionen (RiR) redovisade i början av 2011 en rapport med titeln IT inom statsförvaltningen har myndigheterna på ett rimligt sätt prövat frågan om outsourcing bidrar till ökad effektivitet? (RiR 2011:4). I rapporten framkommer bland annat följande: Myndigheternas IT-kostnader uppgår till 20 25 miljarder kronor per år. IT är den tredje största kostnadsposten hos statliga myndigheter. Andelen myndigheter som svarade att de helt eller delvis outsourcat sin IT-verksamhet fördelade sig på följande sätt inom IT-verksamhetens olika områden: Tabell 4 Myndigheter som helt eller delvis outsourcat per IT-område IT-drift Systemutveckling Datorhallstjänster Förvaltning På-platsen-support Servicedesk Integrationstjänster Arbetsplatssystem Andel (procent) 61 % 55 % 44 % 42 % 37 % 36 % 32 % 26 % Både forskning och praktisk erfarenhet visar att en korrekt utförd konkurrensutsättning kan vara ett effektivt sätt att både höja kvaliteten och sänka kostnaderna i den aktuella verksamheten. Det stora flertalet myndigheter har inte gjort rimliga prövningar om ITverksamheten i egen regi kan bedrivas effektivare via externa leverantörer. Bristen på god beställarkompetens är ett hinder för att genomföra outsourcingprojekt. I de fall det finns beställarkompetens är risken att den försvinner snabbt från myndigheten då outsourcingprojektet genomförts. Det Sid. 16 (112)

innebär att den berörda myndigheten riskerar att tappa kontrollen över sin IT-verksamhet. Myndigheterna har svårt att redovisa sina totala IT-kostnader. Myndigheterna har låga effektiviseringskrav på sig när det gäller ITverksamheten. Riktlinjer bör tas fram om hur IT-verksamheten ska bedrivas i egen eller extern regi. Myndigheterna bör delges erfarenheter som vägleder om IT ska bedrivas internt eller konkurrensutsättas. 3 Nuläge Till grund för förstudiens arbete etableras här en utgångsnivå i form av en nulägesbeskrivning. Denna utgångsnivå beskriver övergripande de uppskattade kostnaderna för den offentliga IT-marknaden i Sverige och detaljerat de kostnader och volymer för statliga bolag och myndigheters IT-drift. Där inget annat anges avser gjorda uppskattningar och beräkningar siffror för år 2012. 3.1 Kostnadsuppskattningar Enligt E-delegationens uppdragsbeskrivning för denna förstudie omfattade uppdraget en analys av IT-drift inom hela den offentliga sektorn bestående av kommuner, landsting och stat. Efter diskussioner med förstudiens styrgrupp och representanter för Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) reviderades uppdraget till att i första hand omfatta statliga myndigheter. Förstudiens analys av IT-verksamheten i kommuner och landsting begränsades till att omfatta övergripande bedömningar av de totala IT-kostnaderna för dessa båda sektorer. De exakta beräkningarna för dessa kostnadsuppskattningar beskrivs utförligt i Bilaga 1 Kostnadsberäkningar för nuläge. Nedan följer en sammanfattning av resultatet från dessa beräkningar. 3.1.1 Offentliga sektorns IT-kostnader Den totala IT-kostnaden för offentliga sektorn har beräknats till 46,5 miljarder kronor för 2012. Detta inkluderar IT-kostnaderna för offentligt ägda bolag inom kommuner, landsting och stat. Kostnaderna fördelar sig enligt följande: Tabell 4 Offentliga sektorns IT-kostnader (2012) Kommuner, inklusive bolag Landsting, inklusive bolag Stat, inklusive bolag IT-kostnader (miljarder kr) 15,8 7,4 23,3 Summa 46,5 Sid. 17 (112)

3.1.2 Statens kostnader för IT-drift Den totala kostnaden för IT-drift inom staten har beräknats till 15,5 miljarder kronor för 2012. Detta fördelar sig mellan statliga myndigheter och statliga bolag enligt följande: Tabell 5 Kostnader för IT-drift i staten (2012) Statliga myndigheter Statliga bolag IT-driftskostnader (miljarder kr) 10,5 5,0 Summa 15,5 3.2 Volymuppskattningar inom statliga myndigheter I detta avsnitt beräknas och uppskattas volymer för olika delområden inom statlig IT-drift utifrån de av förstudien genomförda enkäterna 45. Avgränsningar har gjorts mot områden som inte ingår eller direkt berör de delområden som förstudien valt att jobba med, till exempel ingår inte applikationsdrift, in- och utdata eller stordatorkapacitet. Avgränsningar har också gjorts där det inte gått att få fram användbara nyckeltal eller där en extrapolering inte fungerar som beräkningsmetod, till exempel datalagring och serverkapacitet. På de delområden där antalet anställda inom stat eller myndighet fungerar som multiplikator på ett framtaget nyckeltal har detta använts. I övriga fall har myndigheterna grupperats enligt de fem tidigare redovisade grupperna i Bilaga 1 Kostnadsberäkningar för nuläge och under avsnittet Estimeringsmetod för revidering av statliga IT-kostnader. 3.2.1 Metod för insamling av data från statliga myndigheter Förstudien har utgått från RiR 2011:4 och gjort två egna kompletterande enkäter för att samla in material. Den ena enkäten gick ut till samma deltagare som RiRenkäten och bestod av frågor om komplettering av underlag för delområden inom IT-drift. Den andra enkäten gick till deltagande myndigheter i förstudien och bestod av mer detaljerade frågor om kostnader och volymer för IT-drift. Enkäterna finns beskrivna i Bilaga 2 Sammanställning av enkät till Riksrevisionens respondenter och Bilaga 3 Sammanställning av enkät till de myndigheter som deltagit i förstudien. 4 Bilaga 2 - Sammanställning av enkät till Riksrevisionens respondenter. 5 Bilaga 3 - Sammanställning av enkät till de myndigheter som deltagit i förstudien. Sid. 18 (112)

3.2.2 Metod för uppskattning och beräkning av volymer Uppskattning och beräkning av volymer har baserats på de av förstudien två genomförda enkäterna 67 i kombination med Riksrevisionens tidigare rapport 8. Resultatet har analyserats och olika nyckeltal har räknats fram. Dessa nyckeltal har sedan applicerats på myndigheter där eget underlag saknats. Utifrån detta underlag har en beräkning gjorts av de volymer som finns inom statliga myndigheters IT-drift. 3.2.3 Antal datorhallar Förstudiens egen enkät redovisar att de sju deltagande myndigheterna har 19 separata datorhallar. Baserat på förstudiens olika underlag har nyckeltal tagits fram för att beräkna det totala antalet datorhallar inom statliga myndigheter. Mellanstora myndigheter har fler datorhallar än stora myndigheter. De minsta myndigheterna antas ha en datorhall per myndighet. Som datorhall räknas även serverrum som har liknande funktion som en datorhall; till exempel skalskydd, reservkraft och kylanläggning. För grupp 1 (stora myndigheter) har antalet myndigheter minskats till tolv då polismyndigheterna har IT-drift i gemensamma datorhallar. I grupp 5 ingår 128 utlandsmyndigheter vars datorhallar (serverrum) sannolikt inte är placerade i Sverige. Förstudien har därför exkluderat utlandsmyndigheterna i denna grupp vid beräkning av antal datorhallar och reducerat antalet myndigheter i denna grupp till 35. Resultatet fördelar sig enligt följande: Tabell 6 Antal datorhallar hos statliga myndigheter Grupp 1 Stora myndigheter där IT utgör en kritisk del av kärnverksamheten Nyckeltal Antal datorhallar 2,0 24 Grupp 2 Mellanstora myndigheter där IT utgör en stödfunktion 2,5 422 Grupp 3 Mindre myndigheter där IT utgör en stödfunktion 2,5 252 Grupp 4 Högskolor och universitet 2,5 82 Grupp 5 Övriga myndigheter (exklusive utlandsmyndigheter) 1,0 35 Summa 784 Förstudien uppskattar enligt denna beräkning att statliga myndigheter tillsammans har 784 datorhallar. 3.2.4 Antal IT-anställda Statliga myndigheter i grupp 1 5 har sammanlagt 237 000 anställda. Där underlag funnits från enkätsvar har dessa använts. För övriga myndigheter har antalet IT-anställda beräknats utifrån nyckeltal på jämförbara myndigheter. 6 Bilaga 2 - Sammanställning av enkät till Riksrevisionens respondenter. 7 Bilaga 3 - Sammanställning av enkät till de myndigheter som deltagit i förstudien. 8 IT inom statsförvaltningen har myndigheterna på ett rimligt sätt prövat frågan om outsourcing bidrar till ökad effektivitet (RiR 2011:4). Sid. 19 (112)

Resultatet blir enligt följande: Tabell 7 Antal IT anställda hos statliga myndigheter Grupp 1 Stora myndigheter där IT utgör en kritisk del av kärnverksamheten Antal anställda Antal ITanställda 76 917 3 651 Grupp 2 Mellanstora myndigheter där IT utgör en stödfunktion 73 830 3 632 Grupp 3 Mindre myndigheter där IT utgör en stödfunktion 6 221 268 Grupp 4 Högskolor och universitet 52 672 1 548 Grupp 5 Övriga myndigheter (exklusive utlandsmyndigheter) 27 360 1 187 Summa 237 000 10 286 Förstudien uppskattar enligt denna beräkning att 10 286 av de anställda hos statliga myndigheter arbetar med IT. Det motsvarar 4,3 % av de anställda. 3.2.5 Antal PC arbetsplatser Förstudiens egen enkät redovisar att de sju deltagande myndigheterna har drygt en PC-arbetsplats per anställd (1,04). Förstudiens olika underlag visar att samma förhållande gäller även för övriga myndigheter. Förstudien har därför valt nyckeltalet en PC-arbetsplats per anställd även om detta ger en något låg totalvolym. I dessa siffror ingår inte smarta telefoner eller surfplattor, utan endast stationära eller bärbara datorer. Resultatet blir enligt följande: Tabell 8 Antal PC arbetsplatser hos statliga myndigheter Nyckeltal Antal PC-arbetsplatser Grupp 1 5 Alla statliga myndigheter 1,0 237 000 Summa 237 000 Förstudien uppskattar enligt denna beräkning att statliga myndigheter tillsammans har 237 000 PC arbetsplatser. 3.2.6 Antal Servicedeskärenden per år Förstudiens egen enkät redovisar att de sju deltagande myndigheterna har cirka 750 000 Servicedeskärenden per år. Utifrån detta underlag erhålls nyckeltalet 11,5 Servicedeskärenden per anställd och år. Förstudiens övriga underlag visar att samma förhållande gäller för övriga myndigheter. Resultatet blir enligt följande: Tabell 9 Antal Servicedeskärenden per år hos statliga myndigheter Nyckeltal Antal Servicedeskärenden/år Grupp 1 5 Alla statliga myndigheter 11,5 2 725 500 Summa 2 725 500 Förstudien uppskattar enligt denna beräkning att statliga myndigheter tillsammans har 2 725 000 Servicedeskärenden per år. Sid. 20 (112)

3.2.7 Antal På-platsen-supportärenden per år Förstudiens egen enkät redovisar att de sju deltagande myndigheterna har 29 000 På-platsen-supportärenden per år. Utifrån detta underlag erhålls nyckeltalet 0,5 På-platsen-supportärenden per anställd och år. Förstudiens övriga underlag visar att samma förhållande gäller även för övriga myndigheter. Resultatet blir enligt följande: Tabell 10 Antal PC arbetsplatser hos statliga myndigheter Nyckeltal Antal På-platssupportärenden/år Grupp 1 5 Alla statliga myndigheter 0,5 118 500 Summa 118 500 Förstudien uppskattar enligt denna beräkning att statliga myndigheter tillsammans har 118 500 På-platsen-supportärenden per år. 4 Omvärldsanalys För att få en uppfattning om vad som händer i vår omvärld har förstudien genomfört ett antal referensbesök, haft möten med olika aktörer och tagit hjälp av ett antal analysföretag. Projektet har av naturliga skäl valt att undersöka länder där det bedrivs ett aktivt arbete för att effektivisera offentliga sektorns IT och då i synnerhet dess IT-drift. I detta kapitel redovisas resultatet av denna analys samt en del andra externa faktorer som bör beaktas. 4.1 Nuläget i Sverige Den svenska förvaltningen har i huvudsak organiserats enligt principen att varje förvaltningsenhet ska kunna agera oberoende i förhållande till de andra. Det dominerande organisationsparadigmet har varit hierarkin. Denna modell står inför två utmaningar. Den ena är att förvaltningen fortsättningsvis behöver kunna hantera allt mer komplexa behov som inte kan lösas eller hanteras inom en och samma förvaltningsenhet. Det andra är att behovet av mer specialiserad och sofistikerad kompetens ökar. Statskontoret konstaterade redan 2004 9 att en förutsättning för en ändamålsenlig och kostnadseffektiv förvaltning är att varje förvaltningsenhet ska kunna förlita sig på funktioner och resurser som tillhandahålls av andra enheter, eller som upphandlas på marknaden. I rapporten beskrivs också den s.k. svenska samverkansmodellen, som i huvudsak bygger på frivilligt (dvs. inte tvingande) användande av avgiftsfinansierade gemensamma funktioner. Detta blir då i praktiken en sorts avtalsmodell. Modellen innebär att myndigheterna har tillgång till ett utbud av offentliga och privata tjänster och själva avgör om dessa är tillräckligt attraktiva att använda och betala för. I och med det finns en garanti för att de förvaltningsgemensamma funktionerna inte blir mer omfattande än vad som är motiverat. Mot denna bakgrund har regeringen inte hittills tagit ställning till någon annan hantering av sitt IT-stöd på annat sätt än genom användning av ovanstående modell. 9 Enligt publikationen Den offentliga förvaltningen i e-samhället från Statskontoret (2004). Sid. 21 (112)

Det anses i samma rapport att det finns situationer när det är mer lämpligt med en generell och obligatorisk lösning. Statskontoret konstaterar att det gäller bl.a. för tillhandahållandet av informationsresurser, där ett av de politiska målen är att en person eller ett företag inte ska behöva lämna samma uppgifter till flera myndigheter. Det anses också finnas fördelar med myndighetsgemensamma lösningar för resurser och tjänster. 4.1.1 Sourcingmodeller hos statliga myndigheter Från ovanstående resonemang framgår att svenska myndigheter har haft stor frihet att själva välja hur de vill organisera sin IT-verksamhet och säkerställa försörjningen av IT-resurser (kompetens, utveckling, drift). Varje myndighet har valt modeller utifrån sin specifika situation. I nuläget bedrivs 89 % av IT-verksamheten inom den offentliga förvaltningen i egen regi. 8 % har genom konkurrensutsättning outsourcats till privata aktörer medan 3 % bedrivs inom ramen för någon form av myndighetssamverkan 10. Av den outsourcade volymen på 8 %, som motsvarar ett värde av ca 3 miljarder kronor, utgörs 1,2 miljarder kronor av IT-verksamhet inom statligt och kommunalt ägda bolag, medan 1,8 miljarder utgörs av IT-verksamhet inom statliga myndigheter, kommuner och landsting 10. Totalt har drygt 30 statliga myndigheter och statligt ägda företag samt 40-tal kommuner och landsting överfört delar av sin IT-verksamhet till externa leverantörer 10. Exempel på statliga myndigheter och bolag är CSN, SCB, SJ och Apoteket. Exempel på kommuner och landsting är Stockholms stad, Region Skåne, Nacka kommun, Sollentuna kommun och Jämtlands läns landsting. Bland de statliga myndigheterna har det tagits flera initiativ till myndighetsgemensamma lösningar. Vissa av dessa har av olika orsaker inte genomförts, andra är i full drift eller under etablering: Kammarkollegiet, som svarar för IT-drift och support till ett 80-tal statliga myndigheter 11. Vinnova, som svarar för IT-drift och underhåll av ekonomisystemet Agresso, gemensamt e-postsystem samt support och användarstöd till ett antal myndigheter 10. Polisens verksamhetsstöd (PVS) är en serviceorganisation inom Rikspolisstyrelsen som levererar tjänster till svensk polis och som driver IT-utvecklingsprojekt. Tjänsteutbudet består bland annat av fastighetsförvaltning, informations- och ärendehantering, IT-drift och förvaltning, utdragshantering, verksamhetsskydd och upphandling. Inom PVS finns även Polisens administrativa center (PAC) som sköter ekonomi- och lönehantering åt svensk polis 10. Statens servicecenter 12 för ekonomi- och personal administration. Regeringen har i slutet av 2011 beslutat att ett servicecenter ska etableras för hantering av alla statliga myndigheters ekonomi- och personaladministration. 10 Enligt rapporten IT-sourcing i offentlig sektor från Institutet för Informationsteknologi (2010). 11 Enligt förstudiens referensbesök. 12 Beskrivs i SOU 2011:38, Ett myndighetsgemensamt servicecenter (2011). Sid. 22 (112)

Servicecentret bildas genom en sammanslagning av Skatteverkets och Försäkringskassans före detta administrativa servicecenter i Gävle respektive Östersund 13. Även inom kommun- och landstingssektorn finns exempel på myndighetsgemensam samverkan kring IT-drift. Fyra olika organisations-/samverkansformer har prövats; samverkansavtal, kommunalförbund/regionförbund, gemensam nämnd och gemensamt aktiebolag 12. 4.1.2 Mål och erhållna effekter Regeringen har under det senaste decenniet gett E-delegationen och dess föregångare 14 många olika utredningsuppdrag i syfte att ta reda på hur myndigheternas verksamhet skulle kunna effektiviseras. Drivkraften har varit behovet av bättre service till medborgare och företag men också behovet av inre effektivisering. Indirekt har de flesta av dessa utredningar av myndigheternas IT-verksamhet främst berört frågor kring utveckling av arkitektur och funktionalitet. Exempel på sådana utredningar är olika utredningar kring e-förvaltningen, interoperabilitet, effektiviserat informationsutbyte och automatiserad ärendehandläggning. 4.1.3 Organisation och styrning Den svenska förvaltningen kännetecknas av den systematiska tillämpningen av mål- och resultatstyrning. Den bygger på att regeringen sätter mål för myndigheternas verksamhet och ansvar. Målstyrningen sker vanligen på övergripande verksamhetsnivå, så att målen sätts och resultatet mäts och rapporteras med hjälp av nyckeltal som är anpassade till myndigheternas kärnverksamhet. Regeringskansliets samordning av e-förvaltning sköts idag av Näringsdepartementet medan huvuddelen av myndighetsstyrningen sköts av respektive sakdepartement. Regeringen har de senaste åren successivt förstärkt den gemensamma styrningen, bl.a. genom inrättandet av utvecklingsmyndigheter och e-legitimationsnämnden. E-delegationen har en rådgivande och vägledande funktion. E-delegationens första uppdrag var att utforma förslag till strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning. Därefter har delegationen arbetat med att koordinera de statliga myndigheternas IT-baserade utvecklingsprojekt samt följa upp dess effekter för medborgare, företagare och medarbetare. Delegationen har också ansvar för att koordinera vissa IT-standardiseringsfrågor samt bistå regeringen i det internationella arbetet på området. E-delegationen framhåller att den svenska förvaltningsmodellen försvårar att lösningar kan återanvändas eller delas av myndigheter. Motsvarande resonemang återkommer i fokusintervjuer med myndighetsföreträdare. E-delegationen har två olika vägar att påverka myndigheterna: 13 Enligt rapporten IT-sourcing i offentlig sektor från Institutet för Informationsteknologi (2010). 14 Statskontoret och Verva. Sid. 23 (112)