Måltidsservice 2016 Kvalitetsrapport 150701-160630 Oktober 2016 Marina Rahm Ida Henriksson Katharina Josefsson Ingalill Knudsen Elin Rigo Marie Svensson Jeanette Tage Eva Sjöstedt
2 Innehåll 1. Inledning... 3 1.1 Syfte... 3 1.2 Tillvägagångssätt och upplägg... 3 2. Intern kvalitetsrevision... 4 2.1 Intern kontroll Måltid 2016 Granska att märkningslag efterföljs... 4 2.2 Mätning av matsvinn för miljöarbete... 5 2.3 Kontroll av följsamhet till riktlinjer inom förskolor, skolrestauranger och seniorrestauranger... 5 3. Extern revision och tillsyn från tillsynsmyndigheter... 6 3.1 Sammanställning livsmedelsinspektioner... 6 4. Kundundersökningar, lokala... 7 4.1 Särskilda boenden... 7 4.2 Förskola, personal... 7 4.3 Förskola, barn... 8 4.4 Bemötande elever och restauranger (med digital apparat)... 8 5. Kundundersökningar, nationella... 9 6. Nyckeltal... 9 6.1 Nationella nyckeltalsjämförelser... 9 6.1.1 Öppna jämförelser Äldre avseende kostfrågor.... 9 6.1.2 KKiK... 9 6.1.3 SkolmatSverige kvalitetsverktyg... 10 6.1.4 Ekomatsligan - Ekomatcentrum... 11 6.1.5 White Guide Junior och White Guide Senior... 11 6.2 Lokala nyckeltal... 12 6.2.1 Nyckeltal i bokslut... 12 7. Ständiga förbättringar... 12 7.1 Synpunkter från brukare, anhöriga och medborgare... 12 7.1.1 Åsikt Kävlinge... 12 7.2 Avvikelser och rapporter från personal i organisationen... 12 7.2.1 Avvikelser... 12
3 8. Samverkan... 13 9. Kompetensförsörjning... 14 10. Sammanfattning... 14 1. Inledning Kävlinge kommuns systematiska kvalitetsarbete symboliseras av ett kvalitetshjul. De årliga kvalitetsrapporterna är en central del i denna systematik. 1.1 Syfte Måltidsservice har tagit fram den årliga kvalitetsrapporten. Syftet med skriften är att sammanställa en lättillgänglig rapport med de olika kvalitetsmätningar som tas fram under ett år inom Måltidsservice. Årets version omfattar tidsperioden 150701 160630. Kvalitetsrapporternas tidsintervall omfattar perioden hösttermin-vårtermin. Anledningen till mätperioden med brutet kalenderår är att man ska kunna använda resultaten från kvalitetsrapporterna vid framtagande av mål i målstyrningen och omvänt. 1.2 Tillvägagångssätt och upplägg En arbetsgrupp bestående av måltidschef, tre enhetschefer, tre måltidsutvecklare samt kvalitetssamordnare har tillsammans valt ut områden för kvalitetsrapportens innehåll. Den interna kvalitetsrevisionen har under året fokuserat på granskning av att märkningslagen efterföljs mätning av matsvinn, samt följsamhet till riktlinjer Den externa tillsynen innehåller en sammanställning av kommunens Miljö- och Hälsoskyddsavdelnings inspektioner.
4 De lokala kundundersökningarna omfattar i år kunder/brukare inom Hemvårdens särskilda boenden, personal inom förskola, barn inom förskola samt bemötande i skolrestauranger och dagcentralernas restauranger. Ett kapitel redogör för resultat från Nationella nyckeltalsjämförelser där man kan se jämförelser mellan Kävlinge och hela riket. Kapitlet Ständiga förbättringar beskriver synpunkts- och klagomålshantering samt hantering av och utveckling av arbetet med avvikelser. Kapitlet Samverkan redogör för samverkansparter och kapitlet Kompetensförsörjning sammanfattar åtgärder och status för året. I socialtjänstens kvalitetsledningssystem finns angivet hur man vid ledningens lokala genomgång på verksamhetsnivå går igenom, analyserar och skapar eventuella handlingsplaner och strategier på rapportens olika resultatområden. Detta har gjorts i september 2016. Analyser och strategier har därefter redovisats vid ledningens centrala genomgång. De upprättade handlingsplanerna finns i ett separat dokument. I detta separata dokument för handlingsplaner anges vem som är ansvarig, när åtgärden ska vara klar och till vem resultatet ska redovisas. Efter varje kapitel i denna kvalitetsrapport finns ett sammandrag av handlingsplanerna. Måltidsservice har ett verksamhetsspecifikt eget kvalitetssystem baserat på livsmedelslagstiftningen, egenkontrollprogrammet (EKP) vilket omnämns i rapporten. 2. Intern kvalitetsrevision 2.1 Intern kontroll Måltid 2016 Granska att märkningslag efterföljs Syftet var att granska att ny märkningslag efterföljs i verksamheten. Reglerna om märkning och information om livsmedel finns i Informationsförordningen (Europaparlamentets och rådets förordning, EU nr 1169/2011). Livsmedelsindustrin och Svensk dagligvaruhandeln har tillsammans med Livsmedelsverket tagit fram branschriktlinjerna "Allergi och annan överkänslighet - Hantering och märkning av livsmedel" som bör följas/vara en riktlinje. Metod Kontrollen utfördes på Hemvårdens fyra seniorrestauranger vid oanmälda besök under mars-april 2016. Områden som granskades var skriftlig och muntlig information i restaurangen, samt skriftlig information på följesedel till kund. Vissa brister identifierades gällande avsaknad av den skyltning som ska uppmanar gästen att fråga om matens innehåll vid allergi eller överkänslighet. Direkta åtgärder genomfördes så att skyltningen kom upp igen. Ett annat identifierat förbättringsområde var brist på följesedlar till kund gällande matens innehåll. Direkt efter granskningen genomfördes: arbetsledande kockar fick utbildning i hur kökets IT-stöd uppdaterat sin hantering av allergener för att passa märkningslagen, med syfte att öka förståelsen för hur redskapet kan användas
5 repetition av märkningslagen med arbetsledande kockar med syfte att förtydliga och påminna om lagkraven. Upprätta plan för åtgärder där införandet av en enhetlig följesedel vid matleverans kan vara en åtgärd. 2.2 Mätning av matsvinn för miljöarbete För att arbeta mot en långsiktig hållbar utveckling ska det totala matsvinnet vara högst 14% enligt fullmäktigemål för 2016. För 2017 och 2018 har det tagits fram en ny indikator för mätning av matsvinn, som mäter på ett mera effektivt sätt. Metod En svinnmätning har gjorts under en vecka under våren 2016 i 5 tillagningskök och 5 mottagningskök. De granskade köken producerar såväl till skolor, förskolor som särskilda boendeenheter inom hemvården. Resultatet visar att det totala svinnet ligger på 14%. Skillnaden i tallrikssvinn och serveringssvinn (mat som blivit över i serveringen) är stor. Framförallt är serveringssvinnet stort på förskolorna och inom särskilt boende. Jämfört med mätningen 2015 har en några av de granskade köken förbättrats medan andra har försämrats. I rapporten finns 8 punkter med förslag till förbättringsområden, som kommer att följas. De viktigaste är: att fortsätta arbeta med metoden Rädda maten, och ta fram strategier för hur mottagningsköken kan ta tillvara mera av den mat som inte serveras att ta fram nya rutiner för kommunikation mellan mottagnings- och tillagningskök för att minska serveringssvinnet i mottagningsköket gemensamt målarbete med Bildning för att ytterligare minska tallrikssvinnet skapa en hållbarhetsgrupp som kan ta fram nya synsätt samt jobba långsiktigt och kontinuerligt med svinnet i köken. 2.3 Kontroll av följsamhet till riktlinjer inom förskolor, skolrestauranger och seniorrestauranger Metod En granskning har skett för att kontrollera och säkerställa att verksamheterna inom Måltidsservice följer Måltidsstrategins handböcker samt övriga riktlinjer avseende vad som ska serveras. Denna kvalitetssäkring ingår i den årliga uppföljningen av Måltidsstrategin. Granskningen har gjorts avseende förskolor, skolrestauranger och seniorrestauranger under våren 2016. Måltidsutvecklare har med hjälp av framtagna checklistor för måltidskvalitet granskat kök och restauranger. I checklistorna finns uppräknat vad som ska serveras vid t ex frukost, salladsbuffé, lunch, brödbuffé och mellanmål. Checklistorna har besvarats genom intervjuer med kockar samt genom måltidsutvecklares egna observationer.
6 Tre separata delrapporter har tagits fram avseende förskolor, skolrestauranger och seniorrestauranger. Sammantaget visar resultatet i undersökningen på att riktlinjerna följs inom alla tre områdena. Måltidsservice serverar det som ska serveras enligt lokala riktlinjer. Riktlinjerna följer Livsmedelsverkets rekommendationer och Kävlinge kommuns Måltidsstrategi. Dock finns några mindre avvikelser som är förbättringsområden och kommer att åtgärdas. Att resultaten presenteras för kockarna och att lokala handlingsplaner tas fram där avvikelser finns. Att checklistan delas ut till samtliga kök och restauranger och används som självkontroll. Att checklistan används som bilaga till Måltidsservice s handbok. Att checklistan används vid introduktion av nyanställda. Att rutinen för kökens och restaurangernas kvalitetsutvärdering förtydligas.. 3. Extern revision och tillsyn från tillsynsmyndigheter 3.1 Sammanställning livsmedelsinspektioner Enligt livsmedelslagen har varje kök ansvar för livsmedelsäkerheten i sin verksamhet. Varje kök är skyldigt att ha ett egenkontrollprogram (EKP) där rutiner för alla moment som rör livsmedelshanteringen beskrivs. Till varje rutin tillhör dokumentation som personalen i köket dagligen fyller i. Miljö- och hälsoskyddsavdelningen har i uppdrag att kontrollera att egenkontrollprogram finns samt att rutinerna följs. Denna kontroll utförs kontinuerligt av kommunens livsmedelsinspektör. Kökets storlek och hur verksamheten fungerar avgör hur ofta kontrollerna ska genomföras. Livsmedelsinspektören väljer ut vilka områden ur egenkontrollen som ska kontrolleras vid inspektionen. Syftet med den interna kvalitetsrevisionen var att säkerställa livsmedelshanteringen i köken genom att sammanställa Miljö- och hälsoskyddsavdelningens gjorda livsmedelsinspektioner. Metod Sammanställning och analys av de livsmedelsinspektioner som Miljö- och hälsoskyddsavdelningen har utfört för att skapa en överblick över resultaten. 16 inspektioner hade utförts. 10 inspektioner var oanmälda och 6 var föranmälda. Under inspektionerna granskas 120 punkter inom 14 områden. Kävlinge kommuns kök är placerad i den lägsta riskklassen vilket är ett mått på att säkerheten i köken är hög och att egenkontrollprogrammet är välfungerande. Alla inspekterade kök har blivit godkända vilket innebär att samtliga kök kvarstår i lägsta riskklassen. De avvikelser som framkommit under inspektionerna är främst inom området underhåll av lokal/utrustning samt området lagring och hantering. Andelen avvikelser inom underhållet har dock sjunkit markant jämfört med föregående år, vilket visar att underhållsplanen följts upp kontinuerligt tillsammans med fastighetsavdelningen och KKB. Avvikelser inom lagring och hantering beror på en ny och strängare syn på separering av vissa livsmedel. I samtliga fall har åtgärder vidtagits omedelbart.
7 Bättre och snabbare introduktion i egenkontroll för nyanställd personal, t ex en webbaserad utbildning direkt vid anställning. 4. Kundundersökningar, lokala Kundundersökningar är ett sätt att följa upp verksamheten, de vanligaste metoderna är enkäter, intervjuer och fokusgrupper. Måltidsservice gör kundenkäter med regelbundna intervall till alla kundgrupper. 4.1 Särskilda boenden Denna undersökning är även ett underlag till och en nulägesbeskrivning för arbetet med direktivet Framtidens seniormåltid. Metod Enkät till samtliga personer i Hemvårdens särskilda boenden, avlastningsplatser och dagverksamheter under våren 2016. De som inte kunde fylla i enkäten själva fick hjälp av närstående eller omvårdnadspersonal. Enkäten innehöll 10 frågor. 100 av 174 möjliga respondenter har besvarat enkäten vilket ger en svarsfrekvens på 57%. Resultaten för personer (som äter konsistensanpassad mat (12 personer) har redovisats i särskild bilaga till undersökningen och har granskats separat för att kunna urskilja specifika förbättringsområden för denna typ av kost. Sammantaget visar undersökningen en stor nöjdhet. De flesta frågor har en nöjdhet mellan 91-97%. Man har identifierat en förbättringspotential inom områdena färsk sallad och möjligheten att välja från menyn. Utveckling av den konstistensanpassade maten, ur flera perspektiv. Utveckling av den färska salladen. Se till att de äldre blir erbjudna det menyval som de har rätt till. Förbättra svarsfrekvensen i undersökningen. 4.2 Förskola, personal Metod Enkät till samtlig personal i de kommunala förskolorna under mars månad 2016. Enkäten innehöll 8 frågor. Det fanns möjlighet att lämna fritextsvar. 162 av 325 möjliga respondenter har besvarat enkäten, vilket ger en svarsfrekvens på 50%. Sammantaget visar resultaten i undersökningen på en stor nöjdhet med maten bland pedagoger på förskolan. Fem av sju frågor har en nöjdhet mellan 93-99%. Man har identifierat en förbättringspotential gällande information om vad som ingår i maten samt behov av ökad kunskap om specialkost.
8 Ett redan pågående projekt med förklarande text på maträtterna. Att måltidsombud får utbildning i måltidspedagogik tillsammans med kockar. Att måltidsombuden får fler verktyg på måltidsmöten för att sätta Måltiden i centrum på förskolan. 4.3 Förskola, barn Metod Enkät till samtliga blivande 6-åringar i de kommunala förskolorna under mars månad 2016. Enkäten innehöll 13 frågor. 277 av 407 möjliga respondenter har svarat, vilket ger en svarsfrekvens på 68%. Sammantaget visar resultaten i undersökningen på en stor nöjdhet med maten bland de blivande 6- åringarna i förskolan. Sex av sju frågor har en nöjdhet mellan 92-95%. Man har identifierat behov av en fördjupning gällande att en del av barnen (31%) inte tycker de får lugn och ro under måltiden. Måltidssituationen bör ses över på förskolorna då en del barn upplever att de inte får lugn och ro under måltiden. Utreda koncept för förskolornas serveringssystem. Att måltidsombuden får fler verktyg på måltidsmöten för att sätta Måltiden i centrum för barnen på förskolan. 4.4 Bemötande elever och restauranger (med digital apparat) Metod Under våren 2016 har undersökningar gjorts under en dag på kommunens seniorrestauranger. För att mäta känslan av gott bemötande har det digitala omdömesverktyget Tummen upp använts. Gästen har fått trycka tummen upp eller tummen ner som svar på frågan Hur tycker du att restaurangpersonalen bemöter dig som gäst?. På samma sätt har man gjort en undersökning bland elever och pedagoger i skolrestaurangerna. Frågan som ställdes var Tycker du att måltidspersonalen är vänlig mot dig?. Totalt sett är resultatet mycket gott. För båda undersökningarna är den genomsnittliga siffran för nöjdhet exakt densamma som föregående år, för seniorrestauranger 97% och för skolrestaurangerna 83%. Den genomsnittliga svarsfrekvensen har ökat stort från 34% till 86% för seniorrestaurangerna, och sjunkit något för skolrestaurangerna från 93% till 85%. Den något försämrade nöjdheten från skolorna kan utläsas i två av tretton skolor. En fördjupad analys kommer att göras för de två skolor som uppvisar en sämre nöjdhet med bemötandet. er kommer att tas fram för de restauranger som har relativt sett lägre resultat eller har försämrade resultat.
9 5. Kundundersökningar, nationella För skol- och förskoleområdet görs inga nationella kundundersökningar där man kan jämföra med kommuner eller med riket. Inom äldreområdet gör Socialstyrelsen en nationell brukarundersökning med några frågor rörande maten. Denna presenteras i kapitel 6.1.1. 6. Nyckeltal 6.1 Nationella nyckeltalsjämförelser 6.1.1 Öppna jämförelser Äldre avseende kostfrågor. Socialstyrelsen och SKL (Sveriges Kommuner och Landsting) publicerar olika rapporter inom området Öppna jämförelser. En rapport beskriver svaren från den nationella brukarundersökningen till äldre som har kommunala insatser i form av särskilt boende. I denna undersökning ingår frågor om maten. Resultat I den senaste nationella Brukarenkäten till äldre inom särskilt boende, som publicerades i oktober 2015 finns en fråga som rör Måltidsservice s ansvarsområde, med följande mycket goda resultat för särskilt boende i Kävlinge kommun: Hur brukar maten smaka? 82% ger högsta betyg (riket 76%). I Socialstyrelsens publikation Öppna jämförelser Vård och omsorg om äldre, publicerad i mars 2016 finns tematiserade resultat, där man lagt ihop en eller flera frågor eller nyckeltal. Tematiserad indikator Mat och måltidsmiljö där Kävlinge rankas på en fjärdeplats i hela riket. Analys och handlingsplan Ett mycket bra resultat som har vägts in i Måltidsservice arbete. 6.1.2 KKiK KKiK (Kommunens Kvalitet i Korthet) är ett verktyg för att jämföra kommuner med varandra och beskriver kommunernas kvalitet ur ett medborgarperspektiv. KKiK drivs av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). Under 2015 arbetade 240 kommuner med verktyget. Resultaten tas framgenom att kommunerna själva redovisar sina resultat/sin statistik till undersökningens databas Kolada. Den senaste undersökningen publicerades i januari 2016. I KKiK finns ett mått som gäller Måltidsservice specifikt. Detta mått redovisar Andel inköpta ekologiska livsmedel. Måltidsservice har sedan starten av mätningarna 2010 kraftigt ökat denna andel, genom ett intensivt arbete med omläggning av matsedel. Jämfört med riket ligger Kävlinge bra till, även om övriga kommuner börjar knappa in på försprånget. I målstyrningen för 2017 är indikatorn Andel ekologiska livsmedel återinförd under målet Hållbar och hälsosam livsmiljö och kommunfullmäktige har satt indikatormålvärdet 2017 till 40%. År Andel inköpta ekologiska livsmedel Riket År 2010-2% 8%
10 År 2011- KKiK 4% 12% År 2012- KKiK 21% - År 2013- KKiK 31% 16% År 2014- KKiK 34% 20% År 2015 KKiK 35% 25% Måltidsservice väljer i sina upphandlingar strategiskt att inrikta sig på att öka andelen ekologiska produkter och har aktivt valt att byta ut konventionella produkter mot ekologiska. I vissa delar har man valt hela varugrupper, till exempel mejerivaror, kaffe och the. Åtgärderna ryms inom budget. 6.1.3 SkolmatSverige kvalitetsverktyg Skollagens krav på näringsriktiga måltider innebär att skolan behöver ett underlag som tydligt redovisar skolans måltidskvalitet. SkolmatSverige ger verktyg för att huvudmannen har ett systematiskt kvalitetsarbete som säkerställer att skollagens krav på näringsriktiga måltider efterföljs. SkolmatSverige har utvecklats i syfte att ge skolor och kommuner ett webbaserat verktyg för att utvärdera, utveckla och dokumentera kvalitén på sin måltidsverksamhet utifrån ett helhetsperspektiv. SkolmatSveriges verktyg syftar till att hjälpa skolan att följa lagkravet att skolmaten ska vara näringsriktig, men ger också skolan ett underlag i form av en resultatrapport, vilken kan användas för att definiera områden där kvalitetshöjande åtgärder behöver sättas in. Målet är att eleverna i Kävlinges skolor ska trivas ännu bättre i skolrestaurangerna och bli serverade näringsriktig och god skollunch. SkolmatSverige består av tre nivåer Måltidsservice gör varje läsår bedömningen i nivå 1, och vartannat läsår bedömningen i nivå 2 och 3. Detta läsår har nivå 1-bedömningen gjorts. Denna avgränsning har gjorts på grund av den omfattande arbetsinsats som krävs för att genomföra nivå 2 och 3. Resultat Måltidsservice s resultat i granskningen nivå 1 blev: Grundutbud Bra lunchutbud.
11 Näringsriktighet Bra! Uppfyller rekommendationerna. Säker mat 94%. Det som saknas för att nå 100% är att all a skolor har rutiner för att eleverna tvättar händerna innan måltiden. Analys Sammantagen bedömning visar att huvudmannen har ett systematiskt kvalitetsarbete som säkerställer att elever i grundskolan serveras näringsriktiga skolmåltider. Årets resultat sammanställs i en rapport som överlämnas till Bildning, som har ansvar för det systematiska kvalitetsarbetet för att säkerställa näringsriktiga skolmåltider. Resultatet presenteras för samtliga rektorer i den kommunala grundskolan i en diskussion med Måltidsservice. 6.1.4 Ekomatsligan - Ekomatcentrum Ekomatcentrum, är en ideell förening med syfte att verka för en hållbar utveckling i livsmedelskedjans alla led. Föreningen, som har stöd av Jordbruksverket, verkar genom att sprida information om ekologiska produkter och därmed bidra till en ökad konsumtion av ekologiska livsmedel. Ekomatcentrum vill verka för att små och stora företag i livsmedelskedjans alla led ställer höga miljökrav vid köp och handel med livsmedel. Ekomatcentrum står bakom den nationella jämförelsen Ekomatsligan. Den årliga placeringen i Ekomatsligan är ett nyckeltal som visar hur Kävlinge kommun står sig gentemot övriga kommuner i landet avseende andel inköp av ekologiska livsmedel. Ekomatsligan hämtar sina siffror från en årlig enkät som kommuner och landsting väljer att fylla i. Ett fullständigt resultat för alla deltagare i enkäten finns att läsa i EkoMatCentrums rapport Kortrapport Ekomatsligan 2016 som finns att ladda ner på www.ekomatcentrum.se Kävlinge Måltidsservice s inköp av ekologiska livsmedel låg under 2015 på 35 % av det totala inköpet, och uppnår därmed en delad 29:e plats i Ekomatsligan - av 202 deltagande kommuner. 67 kommuner nådde upp till 30% som var kriteriet 2015 för att få diplom i Ekomatsligan. Ambitionsnivån inför 2017 är att höja andelen ekologiska livsmedel till minst 40%. Under hösten 2016 kommer en workshop för kockarna inom Måltidsservice att anordnas, för att utifrån nuvarande inköpsmönster granska vilka livsmedel som kan ersättas med ekologiska produkter. 6.1.5 White Guide Junior och White Guide Senior White Guide uppmärksammar varje år restauranger och aktörer inom offentlig gastronomi som håller hög kvalitet. Inom varje kategori nomineras de bästa för att sedan kunna vara med och tävla om ett ärofyllt förstapris på White Guide Junior- och White Guide Seniorgalan. Alla nominerade presenteras sedan i boken White Guide Junior Sveriges Bästa Skolmåltider och White Guide Senior Sveriges bästa Seniormåltider. 2016 fanns det tretton olika bedömningskategorier; Årets Skolrestaurang, Årets Skolkock, Årets Måltidschef, Årets Skolmatskommun, Årets Skolmatspolitiker, Årets Gastronomiska Rektor, Årets
12 Förskolekök, Årets Hållbara Offentliga Gastronomi, Årets Seniormåltid, Årets Seniorkock, Årets Boendechef, Årets Stjärna och Årets Supernova. Kävlinge Kommun fick 2016 nomineringar i sex kategorier. Slutliga placeringar inom parentes. Utöver detta fick även ytterligare två skolrestauranger sina omnämnanden i boken. Årets Måltidschef (5) Årets Gastronomiska Rektor (4) Årets Skolmatskommun (4) Årets Skolmatspolitiker (5) Årets Boendechef (6) Årets Stjärna (Tallgården, 3). De många nomineringarna inom flera olika kategorier visar på att Måltidsservice håller en genomgående hög kvalitet och även att den offentliga gastronomin är något som Kävlinge kommun satsar mycket på. 6.2 Lokala nyckeltal 6.2.1 Nyckeltal i bokslut Bokslutsnyckeltalen kan läsas i Kävlinge kommuns samlade årsredovisning, och redovisas därför inte här. 7. Ständiga förbättringar 7.1 Synpunkter från brukare, anhöriga och medborgare 7.1.1 Åsikt Kävlinge Åsikt Kävlinge är kommunens förvaltningsövergripande system för att hantera synpunkter från kommunens invånare. Eventuella synpunkter som rör Måltidsservice s verksamhet behandlas av beställaren (Hemvården eller Bildning). I kommunen finns ett centralt system för sammanställning och analys av synpunkter genom Åsikt Kävlinge som (i detta fall) redovisas till Socialnämnd och Bildningsnämnd. 7.2 Avvikelser och rapporter från personal i organisationen 7.2.1 Avvikelser Avvikelserapporteringen gäller sedan 2012 alla avvikelser i kostens verksamheter (tidigare registrerades enbart avvikelser gällande specialkost). Rutin vid avvikelser Avvikelsehantering är en viktig del i arbetet med kvalitetssäkring, utveckling och förbättringar.
13 Eftersom varje händelse kan vara allvarlig för matgästen är det viktigt att följa upp och åtgärda avvikelserna. Vid varje avvikelse görs en omedelbar åtgärd. Vid behov upprättas det handlingsplaner eller ändras i rutiner. Arbetet med avvikelsehantering diskuteras på verksamheternas APT-möten. Vid avvikelser med specialkost som orsakas av personal som inte är anställd hos Måltidsservice, t ex av vårdpersonal, förskole- eller fritidspersonal, informeras berörd enhetschef/rektor om händelsen och rutinerna gås igenom för att förhindra upprepning av avvikelsen. De avvikelser som gäller livsmedelsleverantör skickas även till berörd leverantör. Kostenheten och anbudsgruppen har kontinuerliga möten för att följa upp samarbetet. Från hösten 2016 ingår Måltidsservice i socialtjänstens gemensamma rutin för avvikelsehantering. Detta förväntas öka benägenheten för Hemvårdens enheter att rapportera avvikelser samt ge en bättre återkoppling mellan de båda verksamheterna. Resultat i sammanfattning Måltidsservice har ett säkert system och en säker rutin för avvikelsehantering. I avvikelserna räknas även in avvikelser som orsakats av extern part, som leverantörer och kunder. Under perioden (12 månader) har totalt 193 (förra perioden 214) avvikelser registrerats. Det är dock få avvikelser i förhållande till antalet portioner och leveranser (interna och externa leveranser). Resultat uppdelat Leveranser från livsmedelsleverantör Den största delen, 71%, 137 st, rör leveranser från livsmedelsleverantör. Dessa gäller bland annat; fel varor, fel temperatur, ej levererade varor, dålig kvalitet samt sena eller uteblivna leveranser. Specialkost Den näst största delen av avvikelserna 16 %, 30 st, rör specialkosten. Dessa utgör ca 0,03 % av de specialkoster som serveras i Måltidsservice. Alla 30 är ofarliga avvikelser där ingen allvarlig reaktion hänt eller där man rättat till avvikelsen innan servering. Interna leveranser Interna leveranser står för 6 %, 11 st, av avvikelserna. Tillagningsköket har t ex glömt att skicka med en komponent till mottagningsköket. Övriga avvikelser Andra avvikelser som rapporterats är till exempel dålig kvalitet och trasig utrustning. Avvikelsehantering kommer fortsatt att tas upp på enheternas APT-möten. Syftet är både att personal ska ta del av åtgärder och förändrade rutiner samt i syfte att ytterligare öka rapporteringen. 8. Samverkan Måltidsservice samverkar med Hemvård, LSS och Socialpsykiatri samt förskola och skola i arbetet med visionen, Måltiden i centrum tillsammans gör vi måltiden till en god stund. Här används modellen FAMM (fem aspekter på måltidsmodell). Mycket av detta arbete är möjligt tack vare den gemensamma måltidsutvecklartjänsten.
14 Verktyget SkolmatSverige används i samarbetet med Bildning för att säkerhetsställa att kommunen följer Skollagen om näringsriktiga måltider. Upphandling, matskola för äldre och seniordagar är exempel på samarbete med Hemvården. En ny samverkansform gäller projektet Måltidsvän. Måltidsvän innebär en möjlighet för seniorer att få gemenskap och sällskap vid måltiderna av Kävlinge kommuns frivilligarbetare. Dessutom samarbetar Måltidsservice och Hemvården även med externa aktörer såsom Region Skåne och Findus. Måltidsservice samverkar med andra kommuner i olika nätverk, till exempel runt upphandling och ITstödet Mashie. Dessutom ingår man i ett måltidsutvecklarnätverk i Skåne kallat Muns. Måltidsservice samarbetar även med lärosäten och utbildare som LTH, Folkuniversitetet, Kompetenskompaniet Väst AB, Gastronomihögskolan och Gastronomiprogrammet vid Högskolan i Kristianstad. 9. Kompetensförsörjning Utbildningssamordnare har tagit fram en rapport gällande kompetensförsörjning 2015-2016 avseende socialtjänstens verksamheter. De områden som berörs är utbildningsplaner, kompetens, introduktion, samt elever/studenter. Inom Måltidsservice finns lokala kravprofiler som anger formell utbildningsnivå. På flera av dessa områden har utvecklande insatser gjorts enligt fastställda utbildningsplaner. Måltidsservice har arrangerat föreläsningar för medarbetarna på teman som ergonomi, matlagningsmetodik och hygien. När det gäller området formell utbildning gjordes en mätning i juni 2016 som visade att Måltidsservice hade 97% personal med adekvat utbildning vilket är ett mycket bra resultat. Fortsatt arbete vid rekrytering och i utbildningsplan för att bibehålla den höga kompetensnivån. 10. Sammanfattning Måltidsservice presenterar här sin kvalitetsrapport. Resultaten har analyserats på ett systematiskt sätt genom Ledningens lokala genomgång, och man har tagit fram ett antal handlingsplaner. Sammantaget visar granskningarna och inspektionerna av Måltidsservice på en stor noggrannhet och säkerhet i arbetet. De olika kundundersökningar som har gjorts, visar en genomgående hög kundnöjdhet. Måltidsservice står sig väl i mätningar och konkurrens med övriga kommuner i riket. De analyser som har gjorts av materialet och eventuella handlingsplaner, framgår under respektive kapitel.
Den sammanfattande bedömningen är att verksamheten lever upp till kraven om ett systematiskt kvalitetsarbete för att säkra en godtagbar kvalitet. 15
Eva Sjöstedt Socialnämnden 046-73 90 10 eva.sjostedt@kavlinge.se Kävlinge kommun, Kullagatan 2, 244 80 Kävlinge www.kavlinge.se