Karlsborgs kommun SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 17 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-01-28 KSAU 13 Förslag till Evenemangspolicy för Karlsborgs kommun Dnr28.2015 Arbetsutskottets beslut l. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att översända förslag till evenemangspolicy på remiss till kommunens kultur- och fritidsnämnd och bolagsstyrelser. 2. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att y1trandet ska vara kansliet tillhanda senast 2015-04-13. Sammanfattning Evenemang är en pusselbit i arbetet att göra Karlsborg till ett intressant besöksrnål, en attraktiv boendeort och ett givet alternativ för företagsetablering. En strategisk satsning på evenemang genom Evenemangspolicyn blir således ett viktigt verktyg i kommunens arbete att nå den framtidsbild som visionen uttrycker. Kommunen saknar idag en politiskt förankrad och fastställd inriktning för arbetet med och engagemanget i olika slags evenemang. Beslutsunderlag Utvecklings- och säkerhetsstrateg Maria Fast, Tjänsteskrivelse och förslag till policy, 2015-01-19 Beslutet ska sändas till Kultur- och fi itidsnämnden De av kommunen helägda bolagen Utvecklings- och säkerhets strateg Maria Fast Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Karlsborgs kommun Kultur- och fritidsförvaltningen Remissvar Datum 2016-03-17 1(2) DiarientJmmef~------, 20 ' 5<ARLS30RGS KOMMUN 2015-03- 2 7 Kultur- och fritidsnämnden Kommunstyrelsens arbetsutskott Yttrande angående Evenemangspolicy för Karlsborg kommun. Evenemang bidrar till en orts identitet och skapar en kulturell attraktion och samhörighet för såväl boende som besökare. En stor andel av besökare till våra evenemang kommer från andra kommuner vilket innebär ett tillskott av turism i och med att besökare till evenemangen väljer att besöka även andra sevärdheter och anläggningar under tiden för evenemanget. En vistelse som varar längre ger direkt upphov till ökad omsättning inom handel, boende och service. Inte sällan är det föreningslivet som är huvudmän och initiativtagare till våra lokala evenemang och som är genomförbara främst genom en stor ideell arbetsinsats. Det är därför viktigt att kommunen betonar värdet av detta engagemang och understödjer dessa initiativ på olika sätt. En policy kan bidra till att tydliggöra kommunens engagemang men även markera kommunens mål och ambitionsnivå. Det är viktigt att kommunen stödjer en mångfald av evenemang under hela året, med en geografisk spridning och som riktar sig till olika målgrupper. Det är också viktigt att ställa motkrav på arrangörerna som erhåller stöd från kommunen och även tydliggöra att det kommunala stödet kan vara av olika art. Kultur och fritidsnämnden tillstyrker också förslagsställaren lista på prioriteringar av evenemangsbidrag och särskilt kravet på att 50 % av evenemangen ska ha barn- och ungdomar som målgrupp. Kultur- och fritidsnämnden tillstyrker även en förenklad och samordnad handläggning av bidrags ansökningarna och att kommunen och dess bolag samordnar det ekonomiska stödet vid evenemangen. Däremot tycker kultur- och fritidsnämnden att stycket under rubriken "Evenemangsbidrag" bör arbetas om. I första stycket bör det klargöras att endast "föreningar och organisationer" kan söka bidrag. Att andra inte kan söka bidrag är då en överflödig information. Vidare harmonierar formuleringarna i evenemangspolicyn inte med formuleringarna i de bidragsbestämmelser som kommunfullmäktige antog den 25 november 2014 vad Karlsborgs kommun, Storgatan 16, 54682 Karlsborg 0505 170 00 www.karlsborg.se.karlsborg.kommun@karlsborg.se
Karlsborgs kommun Datum 2015-03-17 Diarienummer 2015 2(2) avser kraven på föreningar och organisationer som kan söka bidraget. Samma sak bör formuleras lika i de olika kommunala styrdokumenten. Kultur- och fritidsnämnden ger i övrigt sitt bifall till förslaget om ny evenemangspolicy. Kultur- och fritidsnämnden gm.:> ~ V.s...-"" Kultur- och friti::2 Tranquist ======::,..,
Evenemangspolicy Dokumenttyp: Policy Diarienummer: xx.åååå Beslutande: Kommunfullmäktige Antagen: ÅÅÅÅ-MM-DD Giltighetstid: ÅÅÅÅ-MM-DD eller tillsvidare Dokumentet gäller för: Hela kommunen Dokumentansvar: Utvecklings- och säkerhetsstrateg
2 av 6 Inledning Karlsborgs kommuns evenemangspolicy utgår från Karlsborgs kommuns Vision 2020. Vision 2020 pekar ut fyra insatsområden; leva och bo, upplevelser, kommunikationer och Karlsborgs centrum, där kommunen vill fokusera sina utvecklingsinsatser inför år 2020. Insatserna ska ske med beaktande av ett antal genomgående utvecklingsperspektiv, barn- och ungdomar, företagsamhet, lärande, vatten och trygghet. Visionen tecknar ett Karlsborg med en positiv och hållbar utveckling där antalet kommuninvånare ökar och invånare, företagare, arbetande och besökare upplever en bra livskvalitet. En aktiv fritid lockar människor från när och fjärran. Barn och ungdomars nyfikenhet, vilja och förmåga att lära och utvecklas tas tillvara och en utvecklad samverkan mellan kommunen och föreningslivet främjar kreativiteten och bidrar till den lokala utvecklingen. Evenemang är en pusselbit i arbetet att göra Karlsborg till ett intressant besöksmål, en attraktiv boendeort och ett givet alternativ för företagsetablering. En strategisk satsning på evenemang genom evenemangspolicyn blir således ett viktigt verktyg i kommunens arbete att nå den framtidsbild som visionen uttrycker. Mål I enlighet med Vision 2020 ska kommunen i samarbete med näringslivet och föreningslivet anordna minst ett evenemang per år som lockar en nationell publik. Karlsborgs kommun ska initiera, medverka i eller stödja ett antal avgränsade evenemang som visar på bredden och möjligheterna i Karlsborg. Det lokala näringslivet, föreningarna, Försvarsmakten, Västarvet och Statens fastighetsverk är viktiga aktörer i det arbetet och den strävan. Samverkan, samarbete och förståelse för varandras roller är i det sammanhanget framgångsfaktorer för lyckade evenemang som bidrar till att utveckla Karlsborg till en attraktiv plats för invånare, besökare och företag. Det är i övrigt viktigt att evenemang kan skapas och utvecklas i hela kommunen, under hela året och på så sätt bidra till säsongsförlängning. Evenemang som Karlsborgs kommun initierar, medverkar i eller stödjer ska därtill: Bidra till att stärka Karlsborgs identitet. Skapa kulturell och idrottslig attraktion. Skapa samhörighet bland invånare, företag och besökare.
3 av 6 Bidra till att öka antalet invånare, besökare och företag i kommunen. Bidra till att utveckla Karlsborgs kommun som boende-, utbildningsföretags- och besöksort. Skapa naturliga mötesplatser och gemenskap över såväl åldersgränser som kulturella gränser. Vara långsiktigt utvecklingsbara och ekonomiskt självständiga. Vad räknas som evenemang Ett evenemang är en större tillställning eller händelse som arrangeras kortvarigt, till skillnad från löpande verksamhet, och delas främst upp i kultur-, idrotts- och andra evenemang. Ett evenemang kan genomföras utan vinstdrivande syfte, med ett kommersiellt syfte eller som en kombination av de båda. Arrangörer kan vara såväl ideella föreningar som kommersiella aktörer och en samverkan mellan ideella och kommersiella aktörer. Handläggning Karlsborgs kommun ska agera koordinerat och serviceinriktat Kommunens service till arrangörer ska kännetecknas av rättssäker handläggning samt av hög tillgänglighet, effektivitet och gott bemötande. Det ska vara tydligt vad kommunen levererar och vad som förväntas av arrangören. Karlsborgs kommun ska agera konkurrensneutralt Evenemangsbidrag Ett evenemangsbidrag kan för varje enskilt arrangemang sökas hos kommunen. Bidraget är ett stöd för att evenemanget ska kunna äga rum och inte till arrangören. Ansökan inlämnas till Infocenter på särskild blankett. Evenemanget bedöms utifrån vision 2020 och evenemangspolicyns målsättningar. Evenemangsstöd lämnas inte till enskild näringsidkare. För att vara berättigad bidrag måste arrangören också uppfylla nedan krav. Föreningen/organisationen ska: ha sin huvudsakliga verksamhet i Karlsborgs kommun och vara registrerad i Karlsborgs kommuns föreningsregister bedriva verksamhet som är öppen för alla vara uppbyggd enligt demokratiska principer och arbeta för jämställdhet, ungdomars inflytande, etnisk mångfald och bidra till idrottslig och/eller kulturell mångfald i kommunen uppfylla kommunens grundregler för bidragsberättigad förening www.karlsborg.se/foreningsbidrag
4 av 6 Om den arrangerande föreningen är registrerad någon annanstans än i Karlsborg behövs en lokal vänförening som kan ansöka om och kvittera ut evenemangsbidraget. Övriga villkor: Evenemanget ska vara offentligt, alltså inget krav på medlemskap i den arrangerande föreningen/organisationen. Evenemanget ska anmälas till Karlsborgs kommuns evenemangskalender. Det ska framgå på föreningens hemsida och i allt marknadsförningsmaterial av evenemanget att Karlsborgs kommun och kommunens bolag är samarbetspart. Den eventuella merkostnader som denna exponering kan innebära ska rymmas inom ramen för det beviljade bidraget. All varumärkesexponering av Karlsborgs kommun och kommunens bolag ska följa kommunens grafiska profil. Redovisning av evenemanget görs på särskild blankett. Vid evenemanget har Karlsborgs kommun rätt till marknadsföring. Detta ska ske i samråd med arrangören. Utgångspunkten är att ju större ekonomisk insats som kommunen överväger, desto hårdare ska kriterierna tillämpas. Om ett evenemang ställs in ska eventuellt utbetalt bidrag återbetalas. Samma gäller även för föreningar och organisationer som upphör med sin verksamhet under pågående avtalsperiod. Arrangören står för de ekonomiska riskerna. Karlsborgs kommun ska inte verka med förlusttäckningsgaranti. Evenemangsbidraget omfattar det samlade ekonomiska stödet från kommunen (inklusive de helägda kommunalägda bolagen) för avsett arrangemang. Avtal ska skrivas med arrangören för att tydliggöra syfte och omfattning. Avtalet får inte omfatta mer än ett år i sänder eller ett evenemang åt gången. Prioritering av evenemangsbidrag I de fall kommunen behöver prioritera mellan evenemang ska följande punkter användas vid bedömningen. 50 % av evenemangen ska ha barn- och ungdomar som målgrupp. Evenemangsbidraget ska gå till evenemang i hela kommunen. Evenemangsbidraget ska gå till evenemang under hela året. Evenemangsbidraget ska uppmuntra till nytänkande.
5 av 6 Marknadsföring av evenemang Evenemang i Karlsborgs kommun marknadsförs av Karlsborgs kommun på Kommunens webbplatser. De evenemang där Karlsborgs kommun är engagerad ska marknadsföra Karlsborg i enlighet med överenskommelse. Arrangörsservice Kommunen kan tillhandahålla service till evenemang i form av scen, bänkar bord, tält och toaletter etc. Vissa tjänster och utrustning kommer att avgiftsbeläggas, en fastställd prislista kommer tillämpas. Markupplåtelse Kommunen ska sträva efter att mark finns tillgänglig för olika typer av evenemang. Kommunen använder aktivt sin mark för olika evenemang. Ekonomi Kommunens budget för evenemang samordnas med de kommunalägda bolagen. Upplevelsegruppen fördelar budgeten och bedömer och beviljar ansökningar om evenemangsbidrag. I budgeten finns även ett utrymme för en viss evenemangsberedskap om det dyker upp någon spontan förfrågan under året. Uppföljning Evenemang i vilka Karlsborgs kommun har ekonomiska åtaganden, ska följas upp och redovisas. Detta sker i ordinarie årsredovisning.
6 av 6 Intern organisation (roll och ansvar) Visionsgruppen har det övergripande ansvaret för Karlsborgs kommuns roll i de evenemang där Karlsborgs kommun medverkar. Upplevelsegruppen planerar och beslutar om evenemang och evenemangsbidrag och fördelar ansvar för genomförande av kommunens roll i evenemanget. Infocenter handlägger evenemangsfrågor och ansökningar, ansvarar för intern samordning. Relaterade dokument Bidragsregler för föreningsstöd Policy och riktlinjer för intern och extern kommunikation i Karlsborgs kommun
Karlsborgs kommun TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer 2015-01-19 xxx Kommunledningsförvaltningen Maria Fast Utvecklings- och säkerhetsstrateg Förslag till evenemangspolicy Kommunstyrelsens arbetsutskott :\ARL3lJuRl;:' I(CJiilMUN 'om 2015-01- 1 9 Förslag till beslut.._----- l. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att översända förslag till evenemangspolicy på remiss till kommunens kultur- och fritidsnämnd och bolagsstyrelser. 2. Yttrande ska vara kansliet tillhanda senast 2015-04-13 Sammanfattning av ärendet Evenemang är en pusselbit i arbetet att göra Karlsborg till ett intressant besöksmål, en attraktiv boendeort och ett givet alternativ för företagsetablering. En strategisk satsning på evenemang genom Evenemangspolicyn blir således ett viktigt verktyg i kommunens arbete att nå den framtidsbild som visionen uttrycker. Kommunen saknar idag en politiskt förankrad och fastställd inriktning för arbetet med och engagemanget i olika slags evenemang. Beslutsunderlag Förslag till evenemangspolicy 2015-01-19. Ansvarig för handlingen är Utvecklings- och säkerhetsstrateg Maria Fast. Beslutet ska skickas till:?~~trateg....1 ~t, Utvecklings- och säkerhetsstrateg Karlsborgs kommun, Storgatan 16, 546 82 Karlsborg 0505-170 00 www.karlsborg.se.karlsborg.kommun@karlsborg.se