P R O T O K O L L 02 /2011 Samkommunstämman 17.11.2011
Samkommunstämman 17.11.2011 s. 2 Föredragningslista Tid: 17.11.2011 kl 17.00 17.30 Plats: Östra Nylands yrkesinstitut Inveon, Haiko Ärenden som skall behandlas 1 ÖPPNANDE AV SAMKOMMUNSTÄMMAN 2 FÖRRÄTTANDE AV NAMNUPPROP 3 SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET 4 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE 5 VAL AV ORDFÖRANDE OCH VICEORDFÖRANDE 6 EKONOMIPLANEN 2012 2014 7 FASTSTÄLLANDE AV ÄGARKOMMUNERNAS BETALNINGSANDEL FÖR LÅN 2012 8 ANSÖKAN OM BEFRIELSE FRÅN FÖRTROENDEUPPDRAG Besvärsanvisning Haiko den 17.10.2011 MAGNUS BJÖRKLUND Magnus Björklund Styrelsens ordförande
Samkommunstämman 17.11.2011 s. 3 P R O T O K O L L 2/2011 Uppgifter om Tid: 17.11.2011 kl 17.00 17.30 sammanträdet Plats: Östra Nylands yrkesinstitut Inveon, Haiko Beslutsfattare: Borgå stad Högström Hans Lund Bodil Nuutti Matti Lappträsk Lovisa Mörskom Sibbo Engård Benny Bäcklund Lars Laukas Gunnel Van den Wildenberg Jan Petas Ann Mari Lindqvist Clara Möller Sirpa Sandström Stefan Övriga Björklund Magnus Bergström Torolf Suomalainen Ritva Lökfors Nancy Mickels Solveig Söderberg Johan Underskrifter Ordförande 1 5 ordförande 6 8 sekreterare Behandlade ärenden Protokolljustering Haiko / 2011 Underskrifter Protokollet till påseende Haiko / 2011 Protokollutdragets riktighet bestyrkes Haiko /
Samkommunstämman 17.11.2011 s. 4 1 ÖPPNANDE AV SAMKOMMUNSTÄMMAN Enligt bestämmelserna i arbetsordningen öppnar styrelsens ordförande samkommunstämman. Beslut: Styrelsens ordförande Magnus Björklund hälsar de närvarande välkomna och öppnar samkommunstämman. 2 FÖRRÄTTANDE AV NAMNUPPROP Enligt bestämmelserna i arbetsordningen förrättas namnupprop kommunvis i alfabetisk ordning. Beslut: Namnupprop förrättades enligt bilaga. 3 SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET Efter att ha konstaterat de närvarande och deras röstetal avgör ordförande huruvida samkommunstämman är lagligen sammankallad och beslutför. Beslut: Ordförande konstaterar att fem av fem ägarkommuner är representerade och att stämmans röstetal är 100 av 100. 4 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE Samkommunstämman utser två protokolljusterare. Beslut: Hans Högström och Stefan Sandström utses till protokolljusterare. 5 VAL AV ORDFÖRANDE OCH VICEORDFÖRANDE Enligt bestämmelserna i arbetsordningen utses ordförande och viceordförande för samkommunstämman. Beslut: Benny Engård utses till ordförande och Clara Lindqvist utses till viceordförande för stämman.
Samkommunstämman 17.11.2011 s. 5 (Styrelsen 13.10.2011, 6 ) 6 EKONOMIPLANEN 2012 2014 Arbetet med samkommunens ekonomiplan för åren 2012 2014 har inletts i början av september på basen av de förslag som inlämnas från resultatområden och enheter. Styrelsen har 30.8.2011 avgett sina direktiv för ekonomiplanen. I det stora hela skall verksamheten följa innevarande års verksamhet. Enda egentliga nya är att den förberedande och orienterande yrkesutbildningen för unga, den så kallade yrkesstarten blir ordinarie verksamhet efter innevarande försöksår med projektfinansiering från 1.8.2012. Enligt moment har följande budgeteringspraxis följts. Löner: I fråga om personalens avlöningsutgifter är tjänste och arbetskollektivavtal i kraft 1.2.2010 31.12.2011. Med beaktande av den ekonomiska utvecklingen i världen i allmänhet och i euroområdet i synnerhet är det svårt att förutse vilken lönenivå de nya avtalen medför. Då antalet grupper (och studerande) år 2012 kommer att vara lägre än i budgeten 2011 blir den totala lönesumman efter en uppskattad lönejustering (ca 2 %) ungefär den samma som innevarande år. Inga direkt nya tjänster och befattningar ingår i budgetförslaget. Studiecoachen, ledaren för yrkesstarten och en civiltjänst görare är finansierade i förslaget. Personalsidokostnader: Kommunernas pensionsförsäkring har gett anvisningar om pensionsavgifternas beräkningsgrunder för de närmaste åren. Enligt dessa blir samkommunens pensionsavgift i snitt ca 25 %. Denna består av arbetsgivarens lönebaserade del, förskott för den pensionsbaserade KomPL avgiften och en förtidspensionsbaserad avgift. Vad gäller övriga kostnader under momentet utvecklas personalhälsovården och arbetarskyddet fortsättningsvis. Motions och kultursedlarna har beaktats. Köp av tjänster: En ökning av anslaget för expert och fortbildningstjänster har medtagits på grund av att de kommande förhandlingarna gällande utbildningsanordnarfrågan kan medföra ett behov av intressebevakning gällande bland annat personalens ställning. I övrigt har dessa budgeterats till nivån år 2011. Fastighetsskatten och olika fordonsskatter (innehav och användning) stiger märkbart. Material och förnödenheter: Inom gruppen stiger utgifterna för bränslen, för uppvärmning och underhållet av både maskiner och utrustning och fastigheter märkbart. Till övriga delar är linjen återhållsam. Anslagen för skyddskläder höjs märkbart och centraliseras till två moment, ett för personalens skyddskläder och ett för studerandes skyddskläder. De nya skärpta kraven och tolkningarna leder till ett betydligt högre anslag än vad tidigare varit fallet. Övriga kostnader: Bland dessa noteras största ökningen i andelarna för egen finansiering inom de olika projekt som samkommunen äger eller medverkar i. Projektverksamhet är detta till trots ändå ett förmånligt sätt att utföra nödvändigt utvecklingsarbete. Utan projekt skulle samkommunen vara tvungen att handha utvecklingsarbetet helt med egen finansiering. Om 2012 är samkommunens sista verksamhetsår bör beredskap finnas att på ett högtidligt sätt avsluta samkommunen i slutet av år 2012. Anslag för premieringar, festligheter med mera beaktas i budgetförslaget.
Samkommunstämman 17.11.2011 s. 6 Amortering och ränta: Samkommunens annuitetslån för etableringen vid Lundagatan 8 belastar ekonomin med 321 000 euro årligen ännu i tre års tid. Borgå stad har önskat att betalningsandelen skulle vara lägre än det ursprungliga beslutet förutsätter också år 2012. Budgetförslaget beaktar önskemålet. Byggnadsinvesteringar: Det bör vara klart för alla samkommunens utrymmen av flera orsaker inte längre är optimala. Speciellt utrymmena i Haiko förutsätter att beslutet om nyetablering fattas ännu denna höst och förverkligas i så snabb takt som möjligt. Budgetförslaget utgår från att planering och byggstart för nya enhetliga utrymmen görs under år 2012 och en anslagsreservering (400 000 ) ingår i ekonomiplanen. Ersättande investeringar: Enheternas förslag har ursprungligen uppgått till drygt 458 000. I budgetförslaget har förslag för ca 300 000 godkänts. Prioritet har getts anskaffningar vilka är portabla/mobila, det vill säga sådana som kan tas med i flytten till de nya utrymmena år 2013. Inkomster: Hur statsbudgeten, som detta år behandlas senare än normalt, förhåller sig till enhetsprisernas nivå är oklart ännu i dagens läge. Nedskärningar av enhetspriserna ingår inte i regeringsprogrammet men kan trots det aktualiseras. Samkommunens finansiering påverkas därtill direkt av utvecklingen i antalet studerande och huruvida resultatet berättigar till tilläggsfinansiering. Det verkar klart att samkommunen har knappt 420 studerande under vårterminen 2012. Studerandeantalet under hösten 2012 är beroende av antalet avgående studerande och hur gemensam ansökan lyckas. Förhandsuppgifterna gällande årsklassen inger vissa farhågor. Skillnaden mellan enhetsprisenliga ersättningar i olika scenarier kan vara ända upp till 10 % av det totala beloppet, det vill säga en skillnad på 600 000 mellan ett optimistiskt och ett pessimistiskt utfall är möjligt (4,6 till 5,2 miljoner euro). Budgetförslaget utgår från 4,9 M. En försäljning av passivenergihuset under år 2012 finansierar anslaget för att inleda Campusprojektet i Kungsporten. Övrigt: Det mest väsentliga under hösten 2011 är dock beslutet om ändringar i utbildningsanordnarnätverket i östra Nyland. Om beslutet ytterligare fördröjs riskeras möjligheten att göra arrangemangen medan den lagstiftning som underlättar nyordningen är i kraft under år 2012. Beredningen av frågan inom samkommunen då beslut fattats kan kräva tilläggsresurser vilka är svåra att beakta på förhand. Ett på basen av styrelsens budgetdirektiv och ovan nämnda budgetpremisser uppgjort förslag till ekonomiplan föreläggs styrelsen för en första genomgång vid detta möte med avsikten att det skall utgöra grund för medlemskommunernas eventuella framställningar till samkommunen gällande samkommunens ekonomi och verksamhet. Förslaget till ekonomiplan har godkänts av samarbetsorganet för samverkan mellan arbetstagare och arbetsgivare. JS Förslag: Styrelsen ber om medlemskommunernas ställningstaganden på basen av bifogat förslag till ekonomiplan för samkommunen för åren 2012 2014. Styrelsen önskar få tillgång till ägarkommunernas förslag per 13 oktober 2011 varefter ett förslag till ekonomiplan tillställs samkommunstämman. Beslut: Förslaget godkänns. 13.10.2011 Lovisa, Mörskom och Borgå har behandlat samkommunens förslag och avgett utlåtanden vilka bifogas.
Samkommunstämman 17.11.2011 s. 7 JS Förslag: Styrelsen föreslår för samkommunstämman att Ekonomiplanen för åren 2012 2014 och budgeten för år 2012 fastställs och att budgetens bindningsnivåer och förteckningen över ansvarspersoner och områden fastställs enligt förslaget till budget 2012. Beslut: Styrelsen föreslår för samkommunstämman att Ekonomiplanen för åren 2012 2014 och budgeten för år 2012 fastställs och att budgetens bindningsnivåer och förteckningen över ansvarspersoner och områden fastställs enligt förslaget till budget 2012. _ Samkommunstämman 17.11.2011, 6 Beslut: Samkommunstämman fastställer Ekonomiplanen för åren 2012 2014 och budgeten för år 2012 och budgetens bindningsnivåer och förteckningen över ansvarspersoner och områden enligt förslaget till budget 2012. Protokollsanteckning Borgå stad: Borgå stad har 24.10.2011 gjort en framställning till de övriga ägarsamfunden att samla andra stadiets yrkesutbildning inom östra Nylands område. Staden anser att samkommunen skall avhålla sig från beslut gällande eventuella investeringar i nya utrymmen i samband med godkännande av budgeten. Saken kan tas upp till ny behandling under år 2012 efter det att ägarsamfunden har tagit ställning till principfrågan om att sammanföra upprätthållarna.
Samkommunstämman 17.11.2011 s. 8 (Styrelsen 13.10, 6 ) 7 FASTSTÄLLANDE AV ÄGARKOMMUNERNAS BETALNINGSANDEL FÖR LÅN 2012 Samkommunstämman har beslutat att för det budgetlån samkommunen upptagit för finansieringen av utrymmeslösningen i Lundagatan 8 Inveons kulturenhet (tidigare Borgå hantverks och konstindustriskola) erhålls medlemskommunernas årliga betalningsandelar. För amorteringen upptas en betalningsandel som bokas som höjning av grundkapitalet och fördelas enligt kommunernas andel i grundkapitalet. För lånets ränta upptas en betalningsandel för finansieringskostnader fördelad enligt kommunens antal studerande i samkommunen de tre senaste åren. Förfallodagarna för samkommunen mot Nordea har avtalats till 30.12 och 30.6. årligen. ÄGARKOMMUNERNAS BETALNINGSANDELAR FÖR AMORTERINGAR OCH RÄNTOR 2012 Räntor att Amortering att Andel betala, Grundkapitalandel ökning av betala, kommunens Kommun studerande kommunens andel grundkapitalet Att betala sammanlagt år 2012 per 15.12.2012 Borgå 54,39 16 099,00 54,08 70 847,00 86 946,00 Lappträsk 3,02 894,00 3,06 4 010,00 4 904,00 Lovisa 24,67 7 302,00 25,51 33 418,00 40 720,00 Mörskom 1,08 320,00 1,02 1 337,00 1 657,00 Sibbo 16,84 4 985,00 16,33 21 388,00 26 373,00 Summa 100,00 29 600,00 100,00 131 000,00 160 600,00 Räntor att betala och fördela 29 600,00 Amortering att betala och fördela totalt 131 000,00 160 600,00 JS Förslag: Styrelsen föreslår att samkommunstämman fastställer betalningsandelarna för år 2012 enligt tabellen ovan och fastställer betalningsordningen så att förfallodagen är 15.12.2012 Beslut: Styrelsen föreslår att samkommunstämman fastställer betalningsandelarna för år 2012 enligt tabellen ovan och fastställer betalningsordningen så att förfallodagen är 15.12.2012 _ Samkommunstämman 17.11.2011, 7 Beslut: Samkommunstämman fastställer betalningsandelarna för år 2012 enligt tabellen ovan och fastställer betalningsordningen så att förfallodagen är 15.12.2012
Samkommunstämman 17.11.2011 s. 9 Styrelsen 133.10.2011, 5 8 ANSÖKAN OM BEFRIELSE FRÅN FÖRTROENDEUPPDRAG Gunilla Träskelin önskar enligt bifogad anhållan bli befriad från medlemskapet i samkommunens styrelse tack vare att hon valts till vikarie för samkommunens utbildningschef. De grunder på vilka en person kan vägra ta emot ett förtroendeuppdrag indelas i ovillkorliga grunder och prövningsbaserade grunder. Ovillkorliga avsägelsegrunder, varvid avsägelse alltid ska godkännas: när personen fyllt 60 år eller om personen under de fyra närmast föregående åren innehaft samma förtroendeuppdrag eller ett kommunalt förtroendeuppdrag i samma organ, eller om personen innehaft vilket kommunalt förtroendeuppdrag som helst i sammanlagt åtta år. Valbar till samkommunens högsta organ är inte: en person som står i anställningsförhållande av bestående natur till samkommunen eller ett samfund eller en stiftelse där samkommunen har bestämmanderätt. Träskelin anser att styrelseplatsen och vikariatet inte går att kombinera. Då utbildningschefen tillhör samkommunens ledningsgrupp kan man anse att en kombination av uppdragen inte är ändamålsenlig trots att kombinationen inte egentligen är lagstridig. JS Förslag: Styrelsen föreslår för samkommunstämman att Gunilla Träskelin befrias från uppdraget som medlem i samkommunens styrelse att samkommunstämman utser en ny medlem i samkommunens styrelse för styrelsens återstående mandatperiod Beslut: Styrelsen föreslår för samkommunstämman att Gunilla Träskelin befrias från uppdraget som medlem i samkommunens styrelse att samkommunstämman utser en ny medlem i samkommunens styrelse för styrelsens återstående mandatperiod _ Samkommunstämman 17.11.2011, 8 Beslut: Samkommunstämman befriar Gunilla Träskelin från uppdraget som medlem i samkommunens styrelse samkommunstämman utser Elisabeth Svaetichin till ny medlem i samkommunens styrelse för styrelsens återstående mandatperiod
Samkommunstämman 17.11.2011 s. 10 BESVÄRSANVISNING Datum för sammanträdet Samkommunstämman 17.11.2011 Besvärsmyndighet och besvärstid I samkommunstämmans beslut kan ändring sökas skriftligt genom kommunalbesvär. Besvärsmyndighet, adress och postadress Helsingfors förvaltningsdomstol, Bangårdsvägen 9, PB 120, 00521 Helsingfors Besvärstiden börjar från delfåendet av beslutet. Besvärstiden är 30 dagar. Besvärsskrift I besvärsskriften skall uppges ändringssökandens namn, yrke, boningsort och postadress vilket beslut som överklagas vilka ändringar som yrkas i beslutet motiveringarna till att beslutet bör ändras Besvärsskriften skall undertecknas av ändringssökanden själv eller av den som författat skriften. Om endast den som författat besvärsskriften undertecknar den, skall också hans yrke, boningsort och postadress anges. Till besvärsskriften skall fogas det beslut som överklagas, i original eller som officiellt bestyrkt kopia, och intyg om den dag från vilken besvärstiden skall räknas. Inlämnande av besvärshandlingarna Besvärshandlingarna skall lämnas till besvärsmyndigheten före besvärstidens utgång. Besvärshandlingarna kan även sändas med post eller genom bud, men i så fall på avsändarens eget ansvar. Handlingarna skall lämnas till posten i så god tid att de kommer fram under besvärstidens sista dag innan ämbetsverket stängs. Tilläggsuppgifter: Med stöd av lagen om avgifter för domstolars och vissa justitieförvaltningsmyndigheters prestationer (701/93) uppbärs en rättegångsavgift på 80 euro av en ändringssökande i förvaltningsdomstolen