Kommunstyrelsen Protokoll 32 (44) Sammanträdesdatum: 2012-04-10 99 Dnr: KS-0320/2011 Översyn av attestrutiner och behörighet att underteckna handlingar Beslutsunderlag Kommunstyrelsens protokoll den 12 september 2011 184 Kommunkontorets skrivelse den 19 mars 2012 Förslag till attestrutiner och behörighet att underteckna handlingar Sammanfattning Samtliga nämnder i staden fastställer sina respektive attestrutiner. En översyn av attestrutinerna genomfördes innan kommunstyrelsens beslut den 12 september 2011. Kommunstyrelsen beslutade den 12 september 2011 godkänna attestrutiner och behörighet att underteckna handlingar för kommunstyrelsen och delge sitt beslut till samtliga nämnder med rekommendation att anta motsvarande attestrutiner och behörighet att underteckna handlingar. Kommunkontoret gör nu bedömningen att attestrutinerna för kommunstyrelsen kan utvecklas ytterligare; bl.a. att en alternativ beslutsattestant fastställs genom att skrivningar om vem som är alternativ beslutsattestant när den ordinarie tvekar eller själv deltagit lagts till. Kommunkontoret har också följt upp om nämnderna fattat beslut utifrån kommunstyrelsens beslut i september 2011. Uppföljningen visar att samtliga nämnder har fattat beslut om nya attestrutiner. Några nämnder har delar som avviker från kommunstyrelsens beslut i september. Attestrutinerna har även genomgått en granskning vad gäller jämställt språk; anställda har ersatt tjänstemän. Föreliggande förslag är avstämt med stadens revisorer. Kommunkontoret har för avsikt att, i dialog med stadens nämnder, bidra till att utveckla nämndernas attestrutiner i enlighet med här föreliggande förslag till beslut. Kommunstyrelsens beslut 1. Attestrutiner och behörighet att underteckna handlingar för kommunstyrelsen godkänns. 2. Attestrutiner och behörighet att underteckna handlingar för kommunstyrelsen delges samtliga nämnder med rekommendation att anta motsvarande attestrutiner och behörighet att underteckna handlingar. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande
Kommunkontoret Maria Larsson/Henrik Ludvigsson 2012-03-19 1 (1) Dnr KS-0320/2011 Kommunstyrelsen Revidering av attestrutiner och behörighet att underteckna handlingar för kommunstyrelsen Beslutsunderlag Kommunstyrelsens protokoll den 12 september 2011 184 Kommunkontorets skrivelse den 19 mars 2012 Förslag till attestrutiner och behörighet att underteckna handlingar Sammanfattning Samtliga nämnder i staden fastställer sina respektive attestrutiner. En översyn av attestrutinerna genomfördes innan kommunstyrelsens beslut den 12 september 2011. Kommunstyrelsen beslutade den 12 september 2011 godkänna attestrutiner och behörighet att underteckna handlingar för kommunstyrelsen och delge sitt beslut till samtliga nämnder med rekommendation att anta motsvarande attestrutiner och behörighet att underteckna handlingar. Kommunkontoret gör nu bedömningen att attestrutinerna för kommunstyrelsen kan utvecklas ytterligare; bl.a. att en alternativ beslutsattestant fastställs genom att skrivningar om vem som är alternativ beslutsattestant när den ordinarie tvekar eller själv deltagit lagts till. Kommunkontoret har också följt upp om nämnderna fattat beslut utifrån kommunstyrelsens beslut i september 2011. Uppföljningen visar att samtliga nämnder har fattat beslut om nya attestrutiner. Några nämnder har delar som avviker från kommunstyrelsens beslut i september. Attestrutinerna har även genomgått en granskning vad gäller jämställt språk; anställda har ersatt tjänstemän. Föreliggande förslag är avstämt med stadens revisorer. Kommunkontoret har för avsikt att, i dialog med stadens nämnder, bidra till att utveckla nämndernas attestrutiner i enlighet med här föreliggande förslag till beslut. Förslag till beslut 1. Attestrutiner och behörighet att underteckna handlingar för kommunstyrelsen godkänns. 2. Attestrutiner och behörighet att underteckna handlingar för kommunstyrelsen delges samtliga nämnder med rekommendation att anta motsvarande attestrutiner och behörighet att underteckna handlingar. Kristin Andersson Kommundirektör Sundbybergs stad, 172 92 Sundbyberg Besöksadress: Kavallerivägen 4, Rissne Telefon: 08-706 80 00 Organisationsnummer: 212000-0175 kommunstyrelsen@sundbyberg.se www.sundbyberg.se
KOMMUNKONTORET 2012-03-19 Maria Larsson m.fl DNR 320/2011 Attestrutiner och behörighet att underteckna handlingar 1 Rutinerna gäller för samtliga ekonomiska transaktioner i stadens ekonomisystem samt i försystem knutna till dessa. Ekonomiska transaktioner Rutinerna gäller för alla ekonomiska transaktioner både kostnader och intäkter, inklusive interna transaktioner, finansförvaltning samt medel som staden åtagit sig att förvalta och/eller förmedla. Attest ska ske för alla slags ekonomiska transaktioner som Leverantörsfakturor och externa ersättningar Transfereringar till enskilda Löner och andra personalkostnader Placering av stadens likvida medel Interna transaktioner och bokföringsorder Transaktioner avseende förvaltade medel Transaktioner avseende förmedlade medel Respektive nämnd utser de personer som ska vara beslutsattestanter Om nämnd delegerar rätten att utse beslutsattestant bör detta ske till förvaltningschef. Attesträtten gäller tillsvidare om inget annat anges varför en uppdatering av attestförteckningen måste ske vid förändringar. Varje nämnd ska därför fortlöpande föra en aktuell förteckning över beslutsattestanter med namnteckningar. Beslutsattestant är den person som har ekonomiskt budgetansvar för verksamheten. Beslutsattestanten godkänner verkställandet av transaktionen. Beslutsattestanten ska kontrollera att konteringen är riktig. Av aktuell attestförteckning ska framgå vem som har rätt att beslutsattestera respektive verksamhet. Ekonomiska transaktioner kan endast genomföras när den som beslutsattesterat finns med på attestföreteckningen. 1 Antagen av kommunstyrelsen den X X 2012 X Sundbybergs stad, 172 92 Sundbyberg BESÖKSADRESS Kavallerivägen 4, Rissne TELEFON 08-706 80 00 TELEFAX 08-733 38 36 ORG.NUMMER 212000-0175 www.sundbyberg.se
Förvaring av attestförteckningen Attestförteckningen ska finnas i original hos respektive nämnd, och i kopia hos kommunkontoret, för referens och kontroll. Ersättare för ordinarie beslutsattestant Vid beslutsattestantens frånvaro ska särskild namngiven person utses som ersättare. Denna ersättare vikarierar för beslutsattestanten under en angiven tidsperiod. Skriftligt underlag med namngiven ersättare ska upprättas i god tid före beslutsattestantens frånvaro. Attestkontroll av minst två personer Samtliga ekonomiska transaktioner ska attesteras innan de verkställs. Att attestera innebär att minst två personer granskar den ekonomiska transaktionen. Mottagningsattest Mottagningsattestant ansvarar för att följande kontroller görs: Att varan eller tjänsten har beställts Att varan eller tjänsten har mottagits Att kvantitet och kvalitet är enligt beställning Att pris, eventuell rabatt och andra betalningsvillkor är riktiga Att fakturan är korrekt Beslutsattest Beslutattestant ansvarar för: Att inköp gjorts i enlighet med gällande delegation Att kontering skett enligt gällande kodplan Behörighetskontroll Behörighetskontroll ska utföras innan registrering sker av alla bokföringsunderlag och leverantörsfakturor. Behörighetskontroll innebär kontroll av att attest är utförd av rätt person enligt aktuell attestförteckning. Behörighetskontroll och attest får inte utförs av samma person. Undantag gäller för interna bokföringsorder. För elektroniska fakturor sker behörighetskontrollen i systemet. Egna kostnader Det är inte tillåtet att beslutsattestera betalningar till sig själv eller närstående. Det kan gälla t.ex. utbetalningar av lön, reseräkningar, ersättningar för utlägg eller andra ersättningar, men gäller även attest av inbetalningstransaktioner såsom kundfakturering. 2
Det är inte heller tillåtet att beslutsattestera fakturor och andra utbetalningar till företag och föreningar där den kontrollansvarige själv eller en närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. Med närstående till attestanten avses make, sambo, syskon, släktingar i rakt uppeller nedstigande led eller någon annan närstående. Med annan närstående menas till exempel svåger/svägerska, svärson/-dotter och sambosvärson/-dotter. Till denna grupp kan också räknas f.d. hustru/make, f.d. svåger/svägerska eller den som har väsentlig gemenskap med attestanten som är grundad på andelsrätt eller därmed jämförligt ekonomiskt intresse. Det är inte heller tillåtet att beslutsattestera om det i övrigt finns någon särskild omständighet som kan rubba förtroendet till beslutsattestantens opartiskhet i ärendet. Som exempel kan nämnas att en handläggare är vän eller ovän med den som berörs, att ett beroendeförhållande föreligger p.g.a. att handläggaren har lånat pengar av den som berörs av ärendet etc. Det är inte heller tillåtet att beslutsattestera utgifter av personlig karaktär. Med personlig karaktär menas utgifter för varor och tjänster som beslutsattestanten personligen fått i tjänsten, t.ex. kurs- och konferensavgifter, representationskostnader, resor, hotell, mobiltelefon m.m. Attestordning vid jävssituationer Transaktioner av ovan beskriven art in- och utbetalningar till sig själv eller närstående samt utgifter av personlig karaktär ska alltid beslutsattesteras av närmast överordnad chef. Kommundirektören beslutsattesterar transaktioner som gäller avdelningscheferna. Om denna tvekar eller själv har deltagit i aktiviteten ska kommunstyrelsens ordförande beslutsattestera. Transaktioner gällande kommundirektören beslutsattesteras av kommunstyrelsens ordförande. Om denna tvekar eller själv har deltagit i aktiviteten ska kommunfullmäktiges ordförande beslutsattestera. Transaktioner gällande kommunstyrelsens ordförande ska beslutsattesteras av kommunfullmäktiges ordförande. Om denna tvekar eller själv har deltagit i aktiviteten ska kommunfullmäktiges 2:e vice ordförande beslutsattestera. Transaktioner gällande kommunfullmäktiges ordförande ska beslutsattesteras i första hand av kommunfullmäktiges 2:e vice ordförande och i andra hand 1:e vice ordförande. Transaktioner gällande nämndsordförande ska beslutsattesteras av kommunstyrelsens ordförande. Om denna tvekar eller själv har deltagit i aktiviteten ska kommunfullmäktiges ordförande beslutsattestera. 3
Undantag från ovanstående attestrutiner får göras för enklare förtäring såsom kaffe och bulle vid personalsammankomster eller externa besök. Rättelser och omföringar I samband med månads- och årsbryt finns poster som måste regleras relativt omgående för att stänga perioden. Kommunkontoret utför dessa rättelser och omföringar för att snabbt kunna kvalitetssäkra ett korrekt bokslut. Kommunkontoret informerar berörd beslutsattestant skriftligt om de rättelser som utförts. Undantag är insättningar på stadens bankkonto och plusgiro där insättningar flyttas till berörd enhet. Kontrollrutinen ska utformas så att den interna kontrollen inom respektive nämnd är tillräcklig Vid utformning av kontrollrutinen ska följande krav beaktas: Ansvarsfördelning: Ansvarsfördelningen ska vara tydlig. Ingen person ska hantera en transaktion från början till slut. Kompetens: Den som har rollen att utföra kontrollåtgärd ska ha erforderlig kompetens för uppgiften. Integritet: Den som utför kontrollen av annan person, särskilt av beslut, ska ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade. Jäv: Den som utför kontrollen får inte kontrollera in- och utbetalningar till sig själv eller närstående. Detsamma gäller utgifter av personlig karaktär. Detta innefattar också kontroll av in- och utbetalningar till bolag och föreningar där den kontrollansvarige eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. Dokumentation: Vidtagna kontrollåtgärder ska dokumenteras på ändamålsenligt sätt med namnteckning på originalverifikationen eller med elektronisk signatur i IT-system. Kontrollordning: De olika kontrollmomenten ska utföras i en logisk ordning så att effekten av en tidigare kontrollåtgärd inte förtas av en senare kontrollåtgärd. Vid elektronisk handel attesteras beställning och abonnemang i förväg av beslutsattestant. Kraven på vidtagna kontrollåtgärder ska vara anpassade till den ekonomiska transaktionens art så att kontrollkostnaden står i rimlig proportion till riskerna. Behörigheter att underteckna handlingar Av nämndernas reglementen framgår att Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av vice ordförande. I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar. Följande rutin föreslås gälla för handlingar som inte undertecknas av ordföranden: 4
Delegater: Den som utsetts av nämnden till delegat har rätt att underteckna avtal och handlingar som behövs för verkställande av delegationsbeslut. Kvittens av värdepostförsändelser: Namngiven mottagare kvitterar försändelsen. Om endast nämnd eller förvaltning är angiven kvitteras försändelsen av förvaltningschef. Om endast Sundbybergs stad är mottagare av försändelsen kvitteras denna ut av vaktmästare inom kommunkontoret. Skattedeklaration omfattande mervärdesskatt och arbetsgivaravgifter: Den redovisningsansvarige inom kommunkontoret skriver under skattedeklaration omfattande mervärdesskatt och arbetsgivaravgifter. Teckna stadens bankkonton: Rätt att teckna stadens bankkonton har två anställda i förening inom kommunkontorets avdelning resursplanering och uppföljning. En av dessa anställda ska vara den redovisningsansvarige. Övriga handlingar för verkställande av uppdrag: För verkställande av sitt uppdrag får anställd, inom ramen för vad som är att anse som ren verkställighet, underteckna handlingar. 5