Idrottslyftets ABC Förhållningssätt och kompletterande riktlinjer för SF, DF och SISU-distrikt

Version 2013-12-20 Idrottslyftets ABC Förhållningssätt och kompletterande riktlinjer för SF, DF och SISU-distrikt

Innehållsförteckning Inledning... 3 Idrottslyftets ABC... 3 Arkivering... 3 Försäkrings- och ansvarsfrågor vid Idrottslyftsverksamhet... 3 Genomförande och rapportering av föreningsprojekt... 4 Idrottslyftets symbol... 4 Idrottslyftsapplikationen... 4 Informationsmaterial... 5 Inköp av material... 5 Kontroller som ska genomföras innan medel beviljas... 5 Kontroller som bör genomföras innan medel beviljas... 6 Krav på föreningar för att medel ska beviljas... 6 Nybildade föreningar... 6 Rekrytera barn och ungdomar till föreningsverksamhet... 7 SISU Idrottsutbildarnas anordnarskap... 7 Utbetalning av medel... 8 Återbetalning av medel... 8 Återfakturering av föreningsstödet... 9 Öppenhet om beslut... 9 Bilaga 1... 11 2

Inledning Allt arbete som genomförs i Idrottslyftet ska utgå från det riktlinjedokument som Riksidrottsstyrelsen fastställde i augusti 2012. För att underlätta arbetet med att prioritera vilka ansökningar som ska beviljas vill RF påminna er om att hela tiden ha Idrottslyftets syfte och mål i blickfånget. För att förtydliga vissa områden i riktlinjedokumentet samt tydliggöra vilka arbetsuppgifter som ska ingå i förbundens praktiska hantering har detta dokument Idrottslyftets ABC arbetats fram. Förutom riktlinjedokumentet och Idrottslyftets ABC är det också viktigt att ta del av SISU Idrottsutbildarnas vägvalsdokument för Idrottslyftet samt detaljerade riktlinjer för anläggningsområdet och skolsamverkan. När begreppet förbund används i texten nedan avses såväl SF, DF som SISU-distrikt. Idrottslyftets ABC Arkivering Idrottslyftet och föregångaren Handslaget är en historisk satsning på svensk idrott och det är därför viktigt att handlingar sparas, så att vi även i framtiden kan få information om vilken verksamhet som beviljats resurser. RF:s arkivarie rekommenderar att följande handlingar arkiveras och sparas för framtiden: Beslut om utbetalningar av medel Rapporter/utvärderingar från föreningar som erhållit medel Rapporter/utvärderingar gjorda av DF/SF/SISU-d (finns hos RF) Statistik över tilldelningen av medel (finns hos RF) Vidare rekommenderar RF:s arkivarie att följande handlingar sparas i enlighet med bokföringslagen för att sedan kastas. Det innebär att handlingar som inkommit under 2010 eller tidigare ska sparas i 10 år. Handlingar från 2011 och framåt sparas i sju år. Ansökningar om medel Ekonomiska redovisningar från föreningar som erhållit medel Förbunden avgör själva om dokumentationen sparas på papper eller elektroniskt. Om elektronisk lagring tillämpas är det viktigt att ha back-up, så att informationen inte försvinner vid t ex en hårddiskkrash. För handlingar som finns i Idrottslyftsapplikationen ansvarar RF för att ovanstående säkerställs. Försäkrings- och ansvarsfrågor vid Idrottslyftsverksamhet Den verksamhet som bedrivs inom Idrottslyftet är inte unik på något sätt när det gäller försäkringsvillkor, en aktivitet inom Idrottslyftet betraktas alltså ur försäkringssynpunkt som vilken föreningsverksamhet som helst. Vid skolsamverkan är huvudregeln att skolan har ansvaret när aktiviteten sker inom ramen för den samlade skoldagen. Detta innebär dock att varje förening bör förvissa sig om att skolan har ett fullgott försäkringsskydd. 3

När aktiviteten sker utanför skoltid är det den aktör som utifrån sett bedöms vara mest ansvarig för aktiviteten som också bär ansvaret. Det handlar framförallt om att utreda vem det är som står för kostnaderna för aktiviteten. Om t ex ett antal barn och ungdomar ska bussas från ett ställe till ett annat och föreningen betalar transporten och bistår med ledare, så är det föreningen som har ansvaret. Det innebär dock inte att föreningen per automatik är skadeståndsskyldig om det till exempel sker en bussolycka. Utan som i alla andra situationer i samhället bär individen ett ansvar och föreningen blir endast skadeståndsskyldig om den kan anses ha varit vållande till olyckan. Ett gott råd till samtliga föreningar är dock att försöka försäkra sig om att de barn och ungdomar som blir skjutsade eller deltar i annan verksamhet har någon form av försäkring via antingen skolan, hemmet eller föreningen. Om inte annat för att visa omsorg och omtanke om utövarna. Mer information om vad föreningarna bör tänka på ur försäkringssynpunkt finns på hemsidan Svensk Idrott. Genomförande och rapportering av föreningsprojekt De föreningssatsningar som förbundet beviljar bör vara genomförda och slutrapporterade till förbundet senast den 15 februari året därpå, detta för att förbundet i sin tur ska rapportera till RF senast den 15 mars. Har föreningar för avsikt att genomföra längre projekt får de göra en ny ansökan när det blir nytt år. Ni kan dock redan tidigare informera föreningen om att ni har för avsikt att bevilja ytterligare medel, under förutsättning att förbundet tilldelas medel i den omfattning som förväntas kommande år. Föreningarnas Idrottslyftsverksamhet ska till största del genomföras under det år pengarna beviljas, därför bör samtliga förbund fundera på när det är lämpligt att ha sista ansökningsdatum. Idrottslyftets symbol I Idrottslyftets riktlinjedokument framgår att symbolen (loggan) för Idrottslyftet kommer att finnas kvar och bör användas tillsammans med föreningsmärket och/eller förbundslogotypen. Det förekommer att de aktiviteter som finansieras med Idrottslyftsmedel även får stöd från andra håll, t ex sponsorer. De vill också bli synliggjorda och RF har därför fått frågor om det är OK att exponera Idrottslyftets symbol tillsammans med företagsloggor. Svaret är ja, så länge det inte handlar om företag som förknippas med alkohol, tobak, pornografi, främjande av utländska spelbolag eller annan uppenbart olämplig verksamhet. Idrottslyftsapplikationen Samtliga förbund måste använda Idrottslyftsapplikationen för att hantera föreningarnas ansökningar/återrapporter och utbetalningar. Har ni tekniska problem med applikationen vänder ni er till forbund@idrottonline.se. Era föreningar hänvisar ni till helpdesk@rf.se. Torsdagar kl. 12.00 16.00 är det också möjligt att få hjälp via telefon, 08 699 61 50. Samma nummer gäller för både förbund och föreningar. 4

Utvecklingsönskemål och idéer gällande Idrottslyftsapplikationen skickar ni till sophia.bjorklund@rf.se, som har samordningsansvaret för Idrottslyftsapplikationen. För att få tillgång till förbundsmanualen kontakter ni Sophia Björklund. Föreningsmanualen hittar ni på hemsidan för IdrottOnline. Informationsmaterial En allmän informationsbroschyr om Idrottslyftet 2013 2015 i såväl tryckt format som PDFformat finns att tillgå för att informera föreningarna om Idrottslyftets olika sökvägar. Den tryckta versionen beställs kostnadsfritt från kundtjanst@rf.se. PDF-versionen finns på http://www.svenskidrott.se/ekonomisktstod/idrottslyftet. Ladda gärna ner den och lägg ut den på förbundets egen hemsida. Behov av andra övergripande profil- och informationsmaterial om Idrottslyftet (t ex roll-up) diskuteras för närvarande, liksom behovet av att ta fram anpassade mallar som kan användas av samtliga förbund. Det betyder att det i dagsläget inte finns några riktlinjer kring utformning, utan det är upp till varje förbund att avgöra hur man vill profilera Idrottslyftet. Har ditt förbund för avsikt att ta fram material som synliggör Idrottslyftets olika delar uppmanas ni kontakta RF:s koordinator för Idrottslyftet innan tryckning sker. Detta för att säkerställa att Idrottslyftet som helhet beskrivs på ett korrekt sätt. Inköp av material Många föreningar beviljas medel för inköp av material. I dessa fall ska det regleras hur länge materialet förväntas vara i användbart skick (avskrivningstid) och vad som gäller om föreningen lägger ner sin verksamhet. När det gäller avskrivningstiden ska det i beviljandet skrivas in att om avyttring sker innan avskrivningstidens utgång ska föreningen återbetala beviljade medel i relation till antal kvarstående år. När det gäller vad som ska hända om föreningen lägger ner sin barn- och ungdomsverksamhet innan avskrivningstidens utgång är ett förslag att det material som köpts in för Idrottslyftsmedel ska tillfalla aktuellt förbund för spridning till andra föreningar. Tänk på att detta villkor också ska skrivas in i beviljandet. Kontroller som ska genomföras innan medel beviljas Innan medel beviljas ska förbundet säkerställa att föreningen bedriver barn- och ungdomsverksamhet, genom att kontrollera att föreningen ansöker om LOK-stöd. (Handlar satsningen om att starta upp barn- och ungdomsverksamhet ska föreningen vid ett eventuellt beviljande göras uppmärksam på möjligheten att ansöka om LOK-stöd.) Visar det sig vid kontroll av LOK-stödet att föreningen har fått avslag på sin ansökan, ska inte heller Idrottslyftsmedel beviljas. För att underlätta förbundens kontroll av LOK-stödet får de förbund som använder sig av Idrottslyftsapplikationens ansökningsformulär information om detta direkt i formuläret. 5

Kontroller som bör genomföras innan medel beviljas Innan medel beviljas bör förbundet ta reda på att ersättning för samma kostnad inte beviljats från annat håll. För satsningen som helhet är det OK att erhålla medel från olika aktörer, men dubbelfinansiering får inte förekomma. För att få reda på om föreningen förväntas få eller har fått medel från andra parter ställs en fråga om det i Idrottslyftsapplikationens ansökningsformulär. Via Idrottslyftsapplikationen har förbundet också möjlighet att se om föreningen sänt in ansökningar till andra förbund. (LOK-stöd får dock sökas även för aktiviteter som finansieras till 100 % med andra bidrag, under förutsättning att aktiviteten uppfyller LOK-stödsreglerna) Det kan ibland också finnas anledning att kontrollera föreningarnas ekonomiska stabilitet, framförallt om det är aktuellt att bevilja större belopp. En bild av föreningens ekonomiska stabilitet kan bl a fås genom att studera balansräkningen i föreningens årsredovisning. Vid tveksamheter bör ansökan avslås eller medel utbetalas undan för undan i anslutning till genomförd verksamhet. Krav på föreningar för att medel ska beviljas DF och SISU-distrikt kan utöver de generella riktlinjer som finns för respektive område inte skapa några egna krav som föreningarna ska uppfylla för att medel ska beviljas. Samma regler måste gälla oavsett var i landet föreningen befinner sig. SF har möjlighet att skapa egna krav för att säkra att satsningarna genomförs på bästa sätt, det kan t ex handla om deltagande på möten/träffar. Det är viktigt att de eventuella krav som ett förbund väljer att ha tydligt framgår i anslutning till information om Idrottslyftet, så att samtliga föreningar har chans att uppfylla dessa. Tänk på att alla föreningar måste ha registrerat organisationsnummer och ett föreningstecknat plus- eller bankgiro i IdrottOnline för att medel ska kunna beviljas. För att registrera aktuella uppgifter skickar föreningen ett meddelande till lok@rf.se. (Det är också viktigt att föreningarna meddelar lok@rf.se om konton avslutas, så att RF kan plocka bort dessa ur systemet. På så sätt undviker vi att medel skickas fel och blir avvisade.) Nybildade föreningar Föreningar som precis bildats och blivit medlemmar i ett eller flera SF har tillgång till Idrottslyftsapplikationen under förutsättning att de öppnat sin hemsida i IdrottOnline och kan därmed ansöka om Idrottslyftsmedel. Viss restriktivitet bör dock råda vid beviljande av medel. Innan större belopp beviljas bör det finnas en viss stabilitet i föreningen. Det kan därför vara lämpligt att låta föreningen genomföra ett verksamhetsår innan medel beviljas. På så sätt har man möjlighet att få en bild av föreningens inriktning och utvecklingspotential. Många förbund tillämpar olika former av stöd för nybildade föreningar. Dessa bidrag uppgår i regel till mindre belopp och kan vara den stimulans som är nödvändig för att föreningen ska få fart på barn- och ungdomsverksamheten i inledningsskedet och kan således beviljas direkt. 6

Rekrytera barn och ungdomar till föreningsverksamhet I Idrottslyftets riktlinjedokument beskrivs i stora drag detta område. Efter nya Idrottslyftets inledande månader har det dock uppstått ett behov av att förtydliga vissa aspekter. I riktlinjedokumentet anges att föreningar ska ansöka om medel hos SF om de vill arbeta med idrottsspecifik rekrytering på egen hand. DF har ett ansvar för att skapa samverkan över idrottsgränserna och beviljar därför medel till föreningar som vill samverka med andra föreningar och organisationer/skolor för att gemensamt uppvisa det aktivitetsutbud som finns. I praktiken är det ändå inte så lätt att veta vilka ansökningar som ska skickas var, därför är det viktigt med dialog mellan DF och SF. I bilaga 1 presenteras två aktuella fall, där RF tillfrågats om lämpligt tillvägagångssätt. En annan frågeställning handlar om huruvida en enskild fleridrottsförening kan ansöka om stöd hos DF för att rekrytera aktiva till flera av sina idrotter. RF:s bedömning är att det ska vara möjligt om föreningen är medlem i olika SF och de olika SF-idrotterna föreningen bedriver är involverade i satsningen på ett likvärdigt sätt. Ytterligare en fråga handlar om vilka andra partners det är OK att etablera samverkan med. RF ser att det är omöjligt att skapa en lista med godkända aktörer, då det inte går att identifiera alla tänkbara samverkanspartners. Det innebär att distrikten får värdera varje enskild ansökan utifrån hur samarbetet gagnar idrottsföreningarnas verksamhet och bidrar till att Idrottslyftets syfte och mål uppnås. För att en satsning ska beviljas av DF är det en förutsättning att minst två föreningar med olika idrotter på programmet (alternativt som nämnts ovan en fleridrottsförening) samverkar eller att en idrottsförening samverkar med andra organisationer, som också främjar fysisk aktivitet för barn och ungdomar. Nätverket kan sedan kompletteras med andra aktörer som på olika sätt bidrar till att skapa bra förutsättningar/mervärden för satsningen. Skolsamverkan får genomföras precis som tidigare, vilket betyder att en enskild förening kan ansöka om medel för att samverka med en eller flera skolor. Sammanfattningsvis kan sägas att RF inom detta område främst vill se satsningar som når grupper, som idag är underrepresenterade i idrotten. Detta sker genom att idrottsföreningar och andra föreningar/organisationer tillsammans med lokala samhällsaktörer skapar nätverk, som gemensamt utvecklar verksamhet utifrån barnens och ungdomarnas önskemål och förutsättningar. SISU Idrottsutbildarnas anordnarskap Om utbildningsinsatser inom ramen för Idrottslyftet rapporteras som statsanslagsberättigad verksamhet hos SISU Idrottsutbildarna krävs att SISU Idrottsutbildarna är anordnare av verksamheten. Att SISU Idrottsutbildarna är anordnare ska då tydligt framgå såväl vid inbjudan som vid genomförandet av den rapporterade verksamheten. I anordnarskapet ingår att godkänna ledaren samt följa planering och genomförande av verksamheten. 7

Anordnarskapet kan inte överlåtas till idrottsföreningarna, SDF eller annan samverkanspart. Utbetalning av medel De utbetalningar som ett förbund registrerar i Idrottslyftsapplikationen under en vecka (måndag söndag) utbetalas från RF till föreningen tisdagen veckan därpå. Om en satsning beviljas 200 000 kr eller mer ska ett separat meddelande med kort information om satsningen skickas till Idrottslyftets koordinator. Detta görs i samband med att förbundet skapar utbetalningen i Idrottslyftsapplikationen. Rutinen är viktig för att säkerställa att stora belopp inte av misstag betalas ut till föreningarna. OBS! Denna rutin gäller inte för DF:s arbete med området Ökad tillgänglighet till anläggningar och idrottsmiljöer, som hanteras i annan ordning. RF ser gärna att flera föreningar tillsammans genomför aktiviteter/satsningar. Där det är möjligt önskar vi att respektive förening ansöker om sin del i satsningen, vilket också innebär att utbetalningen kommer att styras till respektive förening. Detta är ett krav i de fall där ni i förväg vet att flera föreningar kommer att ta emot medel. Det betyder att en ansvarig förening inte kan ta emot alla medel och därefter slussa dem vidare till övriga medverkande föreningar. Detta är nödvändigt för att RF ska få in bättre statistik och kunna göra en korrekt uppföljning. Det säkerställer också att eventuella oegentligheter i en förening inte ekonomiskt påverkar övriga. Utbetalningar för samtliga satsningar måste vara skapade i Idrottslyftsapplikationen senast den 31 december aktuellt år. De medel som därefter återstår går tillbaka till RF. OBS! Även här gäller andra rutiner för DF:s arbete med området Ökad tillgänglighet till anläggningar och idrottsmiljöer. Beslut måste vara fattade senast den 31 december. Första delbidraget ska därefter rekvireras senast ett år efter beslut. När det gäller utbetalning av förbundens utvecklingsstöd sker det i samband med att ordinarie verksamhetsstöd utbetalas. För SF och DF innebär det att pengarna skickas från RF 18 januari, 18 april, 18 juli och 18 oktober. Till SISU-distrikten sker utbetalningarna 25 februari, 26 april, 26 juli och 25 oktober. Återbetalning av medel Om det uppmärksammas att en förening inte genomfört ett projekt enligt plan eller om föreningen av annan anledning erhållit för mycket medel ska DF/SF/SISU-d se till att bidraget återbetalas. Det är viktigt för idrottens trovärdighet. Felaktigt använda eller ej utnyttjade medel ska föreningen betala tillbaka direkt till RF på pg 158245-1 eller bg 411-4088. Vid inbetalning ska följande anges: Föreningsnamn, Idrottslyftet, ärendenummer samt vilket förbund som beviljat medlen. Återbetalda medel kommer respektive förbund till del och kan fördelas till nya föreningssatsningar. Kraven om återbetalning överensstämmer med förordning (1999:1177) om statsbidrag till idrottsverksamhet, där följande finns angivet: 11 Mottagaren av ett statsbidrag enligt denna förordning är återbetalningsskyldig om 1. mottagaren genom att lämna oriktiga uppgifter har förorsakat att bidraget har lämnats felaktigt, 2. bidraget inte används för det ändamål det har beviljats för, eller 3. mottagaren inte lämnar sådana handlingar och andra uppgifter som avses i 8 1. Förordning (2009:1589). 8

Har ni frågor om utbetalningar/återbetalningar vänder ni er till Nils Östman på RF:s ekonomiavdelning via e-post nils.ostman@rf.se eller telefon 08 699 61 38. Återfakturering av föreningsstödet Det förekommer att förbund ibland beviljar medel till föreningar och sedan tar tillbaka dessa för att genomföra insatser för föreningens räkning. Det kan t ex handla om föreningsutveckling, läger och utbildningsverksamhet. I vissa fall innebär dessa aktiviteter att förbunden anställer personal som finansieras med hjälp av föreningsstödet. All form av återfakturering bör ske med stor försiktighet. För centrala anställningar ska i första hand förbundens utvecklingsstöd användas. Vid alla former av återfakturering är det viktigt med tydlighet. Föreningarna bör själva aktivt bestämma sig för att vara en del i satsningen, t ex genom att de anmäler sig till en utbildning/läger eller sänder in en ansökan för att få hjälp med föreningsutveckling. Redan i samband med anmälan/ansökan ska föreningen vara införstådd med vilka krav/villkor som gäller. För att upprätthålla hög trovärdighet är det också viktigt att förbundet kan motivera nivån på de medel som återfaktureras. De medel som hämtas hem ska täcka faktiska kostnader med direkt koppling till genomförd aktivitet. För att förenkla återfaktureringen utbetalar vissa förbund medlen till en mottagande förening, trots att flera föreningar är involverade i satsningen. RF rekommenderar att utbetalning görs till alla deltagande föreningar, trots att det innebär en något utökad administration. Det tydliggör för den enskilda föreningen att de deltar i en verksamhet som är finansierad av Idrottslyftet samtidigt som det bidrar till att bättre synliggöra Idrottslyftets bredd. Återfakturering är ofta kopplad till förbundens paketlösningar. Tänk på att det är viktigt att ha balans mellan paketlösningar och fria projekt. För stor del paketlösningar försvårar bland annat möjligheten till samverkan mellan SF och DF/SISU-d, vilket är en nyckel för att skapa så bra förutsättningar för föreningarna som möjligt. Det bidrar också till att en del föreningar blir frustrerade, då de inte ges möjlighet att hitta egna/nya sätt att utveckla verksamheten. Öppenhet om beslut Föreningar, media och andra intresserade vänder sig med jämna mellanrum till såväl RF som SF, DF och SISU-distrikt med önskemål om att få tillgång till Idrottslyftsunderlag av olika slag. RF:s allmänna ståndpunkt är att eftersträva så stor öppenhet som är lämpligt och praktiskt möjligt. Vi vill så långt det går undvika att den som efterfrågar något får en känsla av att vi vill undanhålla information. Vid förfrågningar om beviljade medel kan med fördel de rapporter som kan skapas i Idrottslyftsapplikationen användas. Mer information än så anser inte RF att ni/vi bör/är skyldiga att lämna ut gällande beslut om föreningarnas tilldelade medel och projekt. Föreningarnas ansökningar och utvärderingar är våra arbetsunderlag och inte något vi behöver delge utomstående. Istället kan vi med fördel rekommendera att den som vill veta mer om något specifikt projekt tar kontakt med berörd förening. 9

Frågor om Idrottslyftets ABC besvaras av: Lena Björk Koordinator för Idrottslyftet Riksidrottsförbundet 08-699 61 49 lena.bjork@rf.se 10

Rekrytera barn och ungdomar till föreningsverksamhet Bilaga 1 Nedan följer två exempel på ansökningar som ställts till DF och RF:s syn på hur dessa bör behandlas: Exempel 1 Ett DF har fått två ansökningar där SF/SDF har tagit initiativ för att föreningar inom samma idrott tillsammans med SDF och/eller SF ska samverka för att ta ett tydligt samlingsgrepp kring rekryteringen. Satsningen bygger på de lokala aktiviteterna hos varje enskild förening, men man gör det i samverkan genom att ta fram gemensamt material och marknadsföra på ett nytt sätt. Föreningarna kommer att jobba med skolaktiviteter, men framförallt med aktiviteter anpassade till nybörjare i direkt anslutning till ordinarie verksamhet. Allt för att snabbt få in dem i föreningarna som aktiva/medlemmar. De föreningar som har möjlighet kommer även att samverka med andra idrotter inom lyftet. Varje förening kommer att göra en ansökan, där en del går till en gemensam pott för det gemensamma materialet och den andra delen till att genomföra aktiviteterna i föreningen. RF:s kommentar: Detta projekt bör ske i samverkan mellan DF och SF. DF kan bevilja medel till de insatser föreningarna genomför i samverkan med skolan och andra idrotter. SF bör stå för övriga delar. Exempel 2 Ett SDF har vänt sig till ett DF för att få stöd till utbildning av blivande skolpersonal för att på så sätt föra in en ny idrott i skolans värld. RF:s kommentar: Det är endast föreningar som kan ansöka om Idrottslyftsmedel. Att utbilda blivande skolpersonal ligger dessutom inte inom DF:s ansvarsområde. Ser SF att det är strategiskt viktigt att utbilda skolpersonal och att det inte är möjligt att ta betalt för denna verksamhet kan förbundets utvecklingsstöd användas. 11