1 (6) Redovisning av övning lokal sjukvårdsledning samt stabsmetodik Lasarettet i Motala (LiM) Den 16 december 2008 övades 9 personer ur Lasarettet i Motalas lokala sjukvårdsledning vid allvarlig händelse. Övningen arrangerades av Katastrofmedicinskt Centrum i Linköping tillsammans med LiÖ s säkerhetschef och tekniksamordnare el. Övningsmodell: Scenariot som övades var strömavbrott beroende på ett allvarligt elfel utanför sjukhusområdet som påverkade strömförsörjningen inne på sjukhuset genom att all prioriterad kraft slogs ut. Sammanfattning/slutsats: Det är övningsledningens slutsats att följande frågor bör beaktas vid fortsatt planering för interna nödlägen som e strömavbrott. Dokumenterad kommunikationsplan vid elavbrott bör upprättas. Utbildning/övning i stabsarbete bör regelbundet ske för medlemmar i lokal sjukvårdsledning. Scenario innehållande interna nödlägen bör övas regelbundet. Funktionsindelning med åtgärdskalendrar bör upprättas för staben. Företrädare för drift/underhåll bör finnas med i den Lokala beredskaps- och katastrofkommittén Linköping Ingrid Björklund Katastrofmedicinskt Centrum Eva Bengtsson Katastrofmedicinskt Centrum Postadress Telefon Adm Telefa E-post
2 (6) Inledning Strömavbrott på landets akutsjukhus har inträffat vid ett flertal tillfällen. Konsekvenserna av detta har i vissa fall varit allvarliga. Detta inte minst beroende på att tekniska system inom sjukvården fordrar avbrottsfri el-försörjning 1. Det är ingen överdrift att påstå att patientsäkerheten kan riskeras vid oplanerade störningar i elförsörjningen. Inom LiÖ används begreppet internt nödläge som ett samlingsbegrepp för situationer med störningar i infrastrukturen t.e. vatten, värme, ventilation, gasförsörjning el-försörjningen m.m. I det katastrofmedicinska planverket bör detta inkluderas enligt samma struktur gällande larm m.m. för snabbt kunna hanteras på ett sätt där patientsäkerheten sätts i första hand och där medicinska överväganden har större vikt än de rent tekniska. Syfte med övningen Syftet med övningen var att öka kunskapen avseende hantering av ett internt nödläge i form av strömbortfall. Målet med övningen var att medvetandegöra och öva LiM s lokala sjukvårdsledning på ett sådant sätt att godkänd nivå för kriterier för såväl ledning som stabsmetodik skulle uppnås. 2,3 Ytterligare ett mål var att kunna påvisa de brister i planverket som föreligger vad gäller interna nödlägen av ovan beskriven typ. Metod och Scenario Övningen ägde rum i ledningscentral, Lasarettet i Motala. Deltagarna, totalt 9 personer, larmades enligt larmplan från respektive arbetsplats. Scenariot var: Ett allvarligt elfel utanför sjukhusområdet påverkade strömförsörjningen inne på sjukhuset genom att all prioriterad kraft slogs ut. Oprioriterad kraft och batteridrift (UPS) fungerade. UPS drift fungerar i normalfall ca 60 minuter. Inventering av vårdplatser, belastning på akutmottagningen och personaltillgång hade på övningsdagens morgon gjorts av spelledningen på KMC. Redovisningen har gjorts efter en sammanställning av mätbara mål gällande ledningsförmåga och stabsmetodik. Övningen utvärderades efter kvalitetsindikatorer i två mallar, som redovisas i bilaga 1-2. På grund av att övningen endast pågick under drygt två timmar var ej alla mätpunkter i mallarna tillämpningsbara. Förlopp och Resultat Driftjour på LiM, den första person som uppmärksammade problemet, registrerade ett stort antal larm från ställverk, el-centraler, batterirum och UPS:er. Driftjour kontaktade akutmottagningen på LiM och meddelade att hela det prioriterade elnätet var ur funktion. 1 KAMEDO-rapport 93. Strömavbrottet på Karolinska Huddinge 7 april 2007 2 Rüter A, Örtenwall P, Vikström T: Staff Procedure Skills in Management Groups during Eercises in Disaster medicine.prehosp Disast Med 2006;22(4) 3 Rüter A,Nilsson H, Vikström T:Performance indicators as Quality Control for Testing and Evaluating Hospital Management Groups:A pilot study. Prehosp Disast Med 2006;21(6) Postadress Telefon Adm Telefa E-post
3 (6) Sjuksköterskan på akutmottagningen LiM (spelledning på KMC) ringde härefter till anestesi jour LiM, som är ansvarig för att vid behov initiera den katastrofmedicinska beredskapen. Sjuksköterska akutmottagningen kontaktade TiB. De larm/kontaktvägar som härefter användes var helt enligt katastrofplanen. Inledning av övningen: Larmet som inkom till anestesi jouren löd: Hela det prioriterade nätet på sjukhuset ligger nere. TiB (spelledning) bekräftade Allvarlig händelse. Stabsläge på LiM utlöstes en minut efter larm av anestesijour. Övriga medlemmar i staben larmades in enligt planverket. Beslut om förstärkningsläge togs efter ytterligare 15 minuter. Informationen om att läget sedan ändrades till förstärkningsläge följde inte katastrofplanen. Funktionsindelningen var initialt ej helt klar. Diskussion fördes om rollfördelningen framförallt angående rollerna stabschef sjukvårdsledare. Denna diskussion fördröjde själva stabs- och ledningsarbetet. Initialt togs beslut att Dalkia (entreprenör för fastighets- och energirelaterade tjänster inom LiÖ) skulle adjungeras till ledningsgruppen Fem stabsorienteringar med ca 30 minuters mellanrum genomfördes. Stabsorienteringarna tog mellan se och tio minuter. Disciplinen under dessa förbättrades efterhand. Sista stabsorienteringen var mycket strukturerad med bl a ett klart inriktningsbeslut för LiM. Ingen dokumentation fördes förrän 32 minuter efter larm. Dokumentation utfördes sedan fortlöpande av sekreterare på dator men även delvis på whiteboardtavlor (2st). Stabsarbetsplan upprättades. Resultatet uttryckt i siffror enl. mallar för ledning och stabsmetodik finns redovisat i bilaga 1-2 Diskussion Driftstörningen hanterades generellt på ett bra sätt. Kontakt med driftjour, Dalkia, togs efter tio minuter och detta samarbete fungerade under hela övningen. Lokal sjukvårdsledning hade emellanåt alltför stort fokus på tekniska detaljer, och en tendens att ibland tappa patientperspektivet. Samarbetet och utbytet av information mellan lokal och regional sjukvårdsledning fungerade enligt planverket. Underlag för pressmeddelande lämnades fortlöpande till regional sjukvårdsledning. Inledningsvis tog lokal sjukvårdsledning vissa strategiska beslut ur ett landstingsperspektiv t e omdirigering av ambulanser. Detta åvilar regional sjukvårdsledning, vilket framfördes av Chef Regional Sjukvårdsledning (CRSL) till lokal sjukvårdsledning. Beslut togs av CRSL att alla prio 1-patienter skulle åka till US. Initialt fanns en brist på information till akutmottagningen, reception m.fl. enheter. Åtgärdsförlag lämnades dock till akutmottagningen om att flytta apparatur från prioriterade eluttag, som var strömlösa, till oprioriterade eluttag som fungerade. Vid upprepade tillfällen gavs samma information av flera personer ur lokal sjukvårdsledning vilket kunde tyda på att uppgiften sannolikt inte var tydligt kopplat till en viss funktion eller roll. Rutin för att informera egen personal saknas då intranätet är ur funktion. Detta löstes vid övningen med väktare som systematiskt informerade alla enheter. (väktare kallades in innan behov uppkommit). Kommunikationsplanen behöver ses över i katastrofplanen. Postadress Telefon Adm Telefa E-post
4 (6) I den lokala katastrofplanen finns funktionen Chef lokal sjukvårdsledning angiven, vilket motsvarar sjukvårdsledar- och medicinskt ansvarig roll. Vid denna övning utsågs sjukvårdsledare och medicinskt ansvarig. I stabsorienteringarna uppkom frågeställningar som sedan inte analyserades eller åtgärdades. Det är viktigt för staben att dokumentera problem, åtgärdsförslag, tidsperspektiv, ansvarig för frågan m.m. En modell för detta är att se till att stabsarbetsplanen är adekvat och uppdaterad. Ingen dokumentation gjordes förrän efter 32 min pga. att sekreteraren inledningsvis fick andra arbetsuppgifter. Chefen måste tillse att dokumentation görs oavsett om sekreterare finns eller ej. Stabsmedlemmarna saknade möjlighet att kontinuerligt läsa dokumentation. Ett förslag är att projicera dokumentationen i på storbild. Åtgärdskalendrar saknades för vissa funktioner i staben. Dessa är enkla hjälpmedel som kan underlätta ett strukturerat arbetssätt. I detta scenario var det svårt för PKL (Psykosocial Katastrofledning) att bedöma vilka insatser som de behöver utföra. Frågan borde ha tagits upp vid stabsgenomgångar bl.a. genom att beskriva det psykosocialt perspektiv på fattat inriktningsbeslut Stabens uthållighet diskuterades när övningen hade avslutats. Trots att elförsörjningen fungerade togs beslut att del av staben skulle kvarstanna då det beräknades dröja åtskilliga timmar innan elnätet fungerade utan anmärkning. Detta var ett helt korrekt beslut enligt utvärderarna. Stabsläget ger en fleibilitet i hur staben ska utformas. Innan elnätet fungerar helt friktionsfritt finns en risk för nya elavbrott, omfallsanalyser bör göras och antagligen finns ett stort informationsbehov till berörda på sjukhuset under många timmar. Representation bör finnas i Lokal katastrof- och beredskapskommitté (LBKK) av företrädare för drift/underhåll på sjukhuset, för att underlätta kunskapsutbytet när det gäller planeringsarbetet av åtgärder vid interna nödlägen. LBKK sammanträder ca 4 gånger per år och diskuterar och tar beslut i katastrofmedicinska frågor gällande LiM. Slutsatser Dokumenterad kommunikationsplan vid elavbrott bör upprättas. Utbildning/övning i stabsarbete bör regelbundet ske för medlemmar i lokal sjukvårdsledning. Scenario innehållande interna nödlägen bör övas regelbundet. Funktionsindelning med åtgärdskalendrar bör upprättas för staben Företrädare för drift/underhåll bör finnas med i den Lokala beredskaps- och katastrofkommittén Postadress Telefon Adm Telefa E-post
Bilaga 1 Bedömningsmall LOKAL SJUKVÅRDSLEDNING Ledning: LiM 2008-12-16 Mål Inom..min från larm Helt korrekt Delvis korrekt Fel/ogjort Beslut om 3 min 2 beredskapsnivå Fatta inriktningsbeslut för sjukhusets verksamhet Ge underlag för pressmeddelande Ge underlag till regional ledning om resurser Kontrollera att det finns utsedda medicinskt ansvariga på Akuten och Operation Bedöma behov av intensivvårdsplatser Första information till egen personal Bedöma personaluthållighet Bedöma och rapportera egna gränsättande resurser Bedöma påverkan på egen verksamhet ( idag-imorgon ) Plan för information till patienter vars åtgärd skjuts upp 15 min 1 2 poäng 1 poäng 0 poäng 15 min 1 (plus underlag till reg led) 25 min 1 30 min 0 45 min _ (Har inga) 60 min 2 90 min 2 120 min 2 120 min 2 180 min - (Övningen för kort) TOTAL 13 (av 18 möjliga)
Bedömningsmall STABSMETODIK Bilaga 2 Ledning: LiM 2008-12-16 MÄTBARA MÅL - ETT UNDERLAG FÖR BEDÖMNING Funktionsindelning med tydliga uppgifter Placering i rummet under roller Funktionsspecifika Tid/Poäng Helt korrekt 2 poäng Delvis 1 poäng Fel/Ogjort 0 poäng Direkt 1 (Efter 30 min) Direkt 1 Direkt? 1 telefonnummer Introd. av ny stabsmedlem Ma 1 min 0 Whiteboard/ Blädderblock Utnyttjande av stabsverktyg (endast de som finns på Fa Dator plats bedöms) Annat? Medel: 2 Stabsorientering Ma 8 min 1 (10 min) Lägesuppföljning Ej 0 1 2 Sammanfattning INNEHÅLL Nya uppgifter Ny orientering Medel: 1,5 Telefonpassning (under stabsorientering) 2 Stabsorientering Ej 0 1 2 Stabsarbetsplan Mediakontakter Förplägnad Avlösning Medel: 1 Sammanfattning av insats: Muntligt inför stab 0,5 Sammanfattning av insats: Skriftlig dokumentation 1 TOTALT: 12 (av 22 möjliga)