Bokbacken Fastigheter AB. och Skåne läns landsting. Genomförandeavtal

Bokbacken Fastigheter AB och Skåne läns landsting Genomförandeavtal

1 Parter Mellan Bokbacken Fastigheter AB, org. nr 556340-5538, ( Hyresvärden ), och Skåne läns landsting, org. nr 232100-0255, ( Hyresgästen ), gemensamt benämnda Parterna har denna dag följande avtal om genomförandet av projekt för ombyggnad av fastigheten Rosenbuketten 8 Malmö ( Genomförandeavtalet ) träffats. 2 Bakgrund 2.1 Hyresgästen hyr av Hyresvärden lokaler i fastigheten Rosenbuketten 8 i Malmö ( Fastigheten ). Då Hyresgästens lokalyta behöver utökas med plan 2 ( Lokalerna ) och har Parterna enats om en ombyggnation av Lokalerna, samt även på plan 1 och 3. Hyresvärden ska stå för det praktiska genomförandet av denna ombyggnation ( Entreprenaden ). 2.2 Hyresgästen och Hyresvärden ska även ingå ett hyresavtal ( Hyresavtalet ) för plan 2. Tillträde ska ske i enlighet med bestämmelserna i Hyresavtalet och detta Genomförandeavtal. 2.3 Med anledning av ovanstående har Parterna träffat detta Genomförandeavtal som främst reglerar Parternas mellanhavanden under tiden från och med nu och fram till det att samtliga delar det nya hyresobjektet tillträtts enligt punkt 2.2 ovan. 3 Avtal om Entreprenaden 3.1 Hyresvärden ska utföra all projektering som krävs för genomförandet av Entreprenaden. Vidare ska Hyresvärden ta fram förfrågningsunderlag för upphandling av ett eller flera entreprenadavtal med en eller flera entreprenörer för genomförande av Entreprenaden ( Entreprenadavtalet ). Entreprenadavtalet ska omfatta samtliga handlingar erforderliga för utförandet, dock minst de handlingar som räknas upp nedan. Entreprenadens omfattning och utförande ska framgå av Entreprenadavtalet. 3.1.1 Entreprenadavtalet ska minst omfatta (och tas fram av part inom parentes): (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) (vii) Entreprenadkontrakt (Hyresvärd) Huvudtidplan(Hyresvärd) Rumsbeskrivning med planlösning (Hyresvärd) Generell teknisk beskrivning (Hyresvärd) Kvalitets och miljökrav (Hyresvärd) Hyresgästens sidoentreprenad (Hyresgäst) Hyresgästens Rumsfunktionsprogram (Hyresgäst) 1 (9)

4 Upphandling Hyresgästen har efter genomgång av omfattningen av Projektet fattat beslut om att detta inte omfattas av LOU, vilket signering av detta Genomförandeavtal bekräftar. Om förutsättningarna för Projektet förändras och Hyresgästen då anser att offentlig upphandling behöver göras ska Projektet, eller delar därav, upphandlas i enlighet med LOU. Parterna ska då ingå särskild överenskommelse för hur upphandlingen ska genomföras. Eventuella merkostnader hänförliga till upphandlingen ska då bekostas av Hyresgästen i enlighet med stycket nedan. Hyresgästen förbinder sig att hålla Hyresvärden skadeslös för det fall upphandling enligt LOU behöver ske avseende hela eller delar av Projektet och Hyresvärden med anledning därav drabbas av merkostnader eller annan skada. För det fall Projektet skulle angripas av tredje man och därefter av domstol bedömas som arbeten vilka ska upphandlas i enlighet med LOU förbinder sig Hyresgästen att hålla Hyresvärden skadeslös. 5 Avtalstider 5.1 Detta Genomförandeavtal gäller för tiden från dess tecknande fram till det att samtliga delar av det nya hyresobjektet tillträtts enligt punkt 2.2 ovan. Relevanta delar av Genomförandeavtalet gäller dock, avseende exempelvis besked, hyresgästmöten och samverkan, även för tiden efter Hyresavtalet tillträtts i alla delar, fram till dess att alla besiktningsanmärkningar enligt slutbesiktningsprotokoll är åtgärdade. Vidare ska Genomförandeavtalets bestämmelser om sekretess och tvistelösning gälla även efter Genomförandeavtalets upphörande. 5.2 Vid tidpunkten för detta Genomförandeavtals tecknande uppskattas tillträdesdag till 2017-05-01. Tillträde av respektive del ska dock ske i enlighet med Genomförandeavtalet och Hyresavtalet, se punkt 5.4-5.6. 5.3 Hyrestiden specificeras närmare i Hyresavtalet och dess särskilda bestämmelser, Hyresavtalets Bilaga 1. Entreprenaden ska vara avslutad och godkänd vid slutbesiktning på definitiv tillträdesdag (enligt vad som anges nedan i punkt 5.4). Hyresgästen förbinder sig dock att godta smärre injusteringsarbeten och åtgärdande av besiktningsanmärkningar i samband med inflyttningen och även sedan lokalerna tagits i bruk. Hyresgästen ska ha rätt att delta vid förekommande slutbesiktningar. 5.4 Hyresvärden ska meddela definitiv tillträdesdag senast två (2) månader i förväg. 5.5 Skulle respektive, av Hyresvärden meddelad, definitiv tillträdesdag inträffa senare än respektive preliminär tillträdesdag, på grund av omständighet som Hyresgästen råder över eller ansvarar för, ska Hyresgästens hyra utgå från den dag då relevant del av hyresobjektet enligt Hyresavtalet annars hade kunnat färdigställas. 5.6 I händelse av att respektive, av Hyresvärden meddelad, definitiv tillträdesdag inträffar senare än respektive preliminär tillträdesdag, på grund av omständighet som Hyresvärden råder över eller ansvarar för, är Hyresgästens eventuella anspråk 2 (9)

på ersättning på grund av en sådan försening begränsade till ett vites- eller skadeståndsbelopp. Vites- eller skadeståndets storlek kommer att fastställas i relation till det vites- eller skadeståndsbelopp som Hyresvärden har rätt till enligt Entreprenadavtalet. Ersättning utges till Hyresgästen när vites- eller skadeståndsbelopp erlagts av entreprenören enligt Entreprenadavtalet. Parterna är överens om att Hyresvärden åtar sig att, i samråd med Hyresgästen, med kraft verka för att avtalade viten utbetalas, men att alla kostnader som Hyresvärden ådrar sig med anledning av en sådan tvist, ska dras från utvunnet vites- eller skadeståndsbelopp innan det betalas ut till Hyresgästen. Hyresvärden ska inte anses ansvara för omständighet som berättigar entreprenören enligt Entreprenadavtalet till tidsförlängning enligt ABT 06. 6 Hyresgästmöten 6.1 Under tiden från det att Entreprenaden enligt Entreprenadavtalet påbörjats till dess att densamma slutbesiktigats ( Entreprenadtiden ) ska Hyresvärden ansvara för att kalla Hyresgästen till möten ( Hyresgästmöten ) vid behov. Inom ramen för upphandlingen ska Parterna enas om frekvens och schemaläggning av dessa möten. Vid behov ska Part på begäran av den andra Parten närvara vid extra möte vilket ska hållas utan dröjsmål från påkallandet. 6.2 Vid Hyresgästmötena ska Hyresvärden föra protokoll, vilka ska justeras av Parterna. Protokollen ska tillhandahållas Hyresgästen snarast och Hyresgästen åtar sig att returnera det justerade protokollet inom sju (7) arbetsdagar efter erhållandet. I protokollet ska bl.a. anges vilka handlingar som Parterna tillhandahållit varandra samt de frågor som tagits upp och eventuella beslut som fattats. 6.3 Hyresvärden ska tillse att Hyresgästen har rätt att närvara på byggmöten samt att Hyresgästen kallas till byggmöten. 7 Besked från Parterna 7.1 Entreprenaden ska genomföras i nära samarbete mellan Parterna. Hyresgästen står därvid till Hyresvärdens förfogande och ska ansvara för att erforderliga besked och synpunkter lämnas i alla verksamhetsspecifika frågor, till Hyresvärden eller av Hyresvärden anlitad entreprenör, utan dröjsmål i förhållande till upprättad beskedstidplan. Tillkommer frågor som ej omfattas av beskedstidplanen ansvarar Hyresgästen för att besvara dessa och lämna all erforderlig information utan oskäligt dröjsmål, dock senast inom sju (7) arbetsdagar från det att frågan framställts skriftligen. För frågor som kräver särskild kunskap kan de projektansvariga inhämta besked i frågan från annan. 7.2 Om besked inte lämnas inom sju (7) arbetsdagar har Hyresvärden rätt att välja utförande, efter meddelande därom till Hyresgästen. 7.3 Hyresvärden ska för genomförandet av Entreprenaden upprätta de handlingar som erfordras, exempelvis beskrivningar och ritningar, med undantag för verksamhetsrelaterade/hyresgästspecifika handlingar som tas fram av Hyresgästen. Respektive Part ansvarar själv för riktigheten av den information som lämnas till den andre samt för riktigheten av de handlingar som Part själv upprättar eller låter upprätta. Hyresvärden ska, enligt vad som anges i beskedstidsplanen, tillhandahålla sådana handlingar såsom exempelvis beskrivningar och ritningar för Hyresgästens 3 (9)

kännedom, granskning samt, när så erfordras, godkännande. Hyresgästen har då möjlighet att lämna besked eller önskemål om ändring eller tillägg enligt punkten 9. 7.4 Tillhandahållandet av handlingarna från Hyresvärden till Hyresgästen innebär inte att Hyresgästen är skyldig att granska dessa eller att Hyresgästen tar ansvar för att redovisat utförande kommer att leda till fullgörande av avtalat eller korrekt utförande. Detta ansvar åvilar Hyresvärden som ska låta projektera Entreprenaden inklusive samtliga ändringar och tillägg. Hyresgästen bär inte heller något funktionsansvar för handlingar framtagna av Hyresvärden. 8 Arbetsmiljö under Entreprenadtiden 8.1 Hyresgästen är medveten om och accepterar att genomförandet av Entreprenaden kommer att innebära störningar för Hyresgästen och dennes verksamhet. För att Hyresgästen ska kunna planera och anpassa verksamheten under projektets genomförande, ska Hyresvärden informera Hyresgästen om alla tidplaner och ändringar av dessa. 8.2 Eventuella hinder, men eller störningar som uppstår i Hyresgästens verksamhet till följd av Entreprenaden ska inte berättiga Hyresgästen till nedsättning av hyran eller annan påföljd. 9 Ändringar och tillägg 9.1 Parterna har under Entreprenadtiden rätt att lämna besked (Hyresvärden) eller framställa önskemål (Hyresgästen) om förändring av Lokalens och tillbyggnadens skick, utformning, utförande eller funktion genom ändring, tillägg eller avgående arbeten ( ÄTA ). 9.2 Hyresvärden ska efter besked eller förfrågan, utan oskäligt dröjsmål, ta ställning till önskemålet genom att projektera för begärd ÄTA. Hyresvärden ska därefter redovisa resultatet av projekteringen till Hyresgästen så snart det kan ske. Hyresvärden ska i samband med redovisningen av resultatet av projekteringen även redovisa förslag till överenskommelse enligt punkten 9.3. Om Hyresgästen inte önskar genomföra en av Hyresgästen initierad ÄTA ska Hyresgästen ersätta Hyresvärden för Hyresvärdens verifierade kostnader för projekteringen av berörd ÄTA. 9.3 Överenskommelse om ÄTA ska, utom i fall som avses i punkt 9.5 nedan, träffas skriftligen, och innehålla de punkter som framgår nedan, innan arbetet utförs. 9.3.1 Av Parternas skriftliga överenskommelse enligt punkt 9.3 ska följande framgå: (i) (ii) (iii) (iv) Kostnaden för ÄTA som Hyresgästen beställer ska Hyresgästen betala som engångsbelopp alternativt kostnadsregleringen i punkt 9.7. Konsekvenser för respektive tillträdesdag enligt Hyresavtalet. Ägare, ansvar och kostnad för drift, underhåll och utbyte. Eventuell återställandeskyldighet för Hyresgästen. 9.4 Under förutsättning att Parterna kan enas om en hantering av kostnaden för ÄTA får inte Hyresvärden utan sakliga skäl vägra att ingå överenskommelse med Hyresgästen avseende genomförande av ÄTA i enlighet med Hyresgästens önskemål. Som sakligt skäl ska t.ex. anses att ändringen medför en väsentlig 4 (9)

värdeminskning av byggnaden, att ändringen påverkar fasaden eller att ändringen medför en väsentlig negativ påverkan på tekniska system inom byggnaden. Sakligt skäl ska även anses vara att Hyresvärden drabbas av en väsentlig kostnadsökning eller intäktsminskning. 9.5 Hyresvärden äger rätt att, efter samråd med Hyresgästen, besluta om mindre ändringar av bl.a. planlösningen och funktionen i den nya tillbyggnaden som kan komma att krävas av konstruktionsskäl eller liknande skäl, annan författning eller myndighetsbeslut. Till sådana ändringar som avses i denna punkt hänförs även samtliga ÄTA-arbeten som avses i ABT 06 kap. 2 4, eller motsvarande i AB 04, vilka Hyresvärden således har rätt att utföra efter samråd med Hyresgästen. Regleringen av kostnaden för ÄTA-arbeten enligt denna punkt 9.5 ska ske i enlighet med bestämmelserna i punkt 9.3.1(i). ÄTA-arbeten enligt ABT 06 kap. 2 4, eller motsvarande i AB 04, som föranletts av Hyresvärdens vårdslöshet, till exempel avseende projektering, ska dock inte regleras i enlighet med bestämmelserna i punkt 9.3.1(i). 9.6 Först efter det att, i förekommande fall, skriftlig överenskommelse om ÄTA har ingåtts är Hyresvärden berättigad/skyldig att utföra önskat ÄTA. Innan sådan överenskommelse träffats gäller tidigare bestämt utförande. Förändringar ska tas upp i en ÄTA-lista. ÄTA-listan ska avstämmas veckovis eller vid behov mellan Hyresgästens och Hyresvärdens projektledare. Beslut om genomförande fattas normalt på Hyresgästmöte beroende på delegationsnivå. 9.7 Principer för kostnadsreglering av ÄTA-arbeten Hyresgästen skall ersätta Hyresvärden för tillkommande byggherrekostnader vid tillkommande projektering och utredningar med påslag om 10 % av Hyresvärdens kostnad för genomförande av projektering eller utredning. Hyresgästen skall ersätta Hyresvärden för tillkommande byggherrekostnader vid ändringar och/eller tillägg genom påslag om 10 % av Hyresvärdens kostnad för utförandet av ändringen och/eller tillägget. I det fall att ÄTA-arbete förändrar Lokalens area eller utförande skall uppdaterade ritningar dokumenteras i form av ett tilläggsavtal till Hyresavtalet. I det fall att parterna, i enlighet med ÄTA blanketten, överenskommit ÄTA-arbete som inneburit att hyran eller arean för Lokalen skall förändras eller att ansvaret fördrift, underhåll, utbyte, ägande eller återställande förändras i förhållande till Hyresavtalet skall sådana överenskommelser, före tillträdet, dokumenteras i form av ett tilläggsavtal till Hyresavtalet. Kostnaden för ÄTA-arbeten återbetalas genom ett hyrestillägg som betalas kvartalsvis i förskott i samband med hyrans betalning. Återbetalning av kostnadsförändringen skall beräknas såsom en annuitet under hyrestiden enligt Hyresavtalet med 6 % real kalkylränta. 5 (9)

Ovanstående förutsätter att både Hyresgästen och hyresvärden anser att ÄTAarbetena är relevanta för Lokalen och att den totala kostnaden för ÄTA-arbeten inte överstiger 300 000 kronor + moms. 10 Hyresgästens sidoentreprenörer 10.1 I Hyresvärdens åtagande ingår att Hyresvärdens byggentreprenör ("E") ansvarar för tidssamordning av Hyresvärdens entreprenadarbeten och Hyresgästens egna entreprenader ("Sidoentreprenader"). De huvudsakliga Sidoentreprenader som Hyresgästen avser att utföra ska framgå av Entreprenadavtalet. 10.2 Överenskommelse ska träffas mellan E och av Hyresgästen anvisad Hyresgästens entreprenör ("SE") i samordningsfrågor avseende exempelvis, men inte uttömmande, tidssamordningen, arbetsplatsens ordningsregler, tillgång till produktionsanordningar, arbetarskydd och fackligt godkännande. 10.3 Hyresgästen ska i förväg meddela Hyresvärden och E om Sidoentreprenader, t.ex. anslutningspunkter för el, datakablage m.m., man önskar utföra. Hyresvärden ska skyndsamt efter sådant meddelande ge besked om när Sidoentreprenader kan påbörjas och vilka andra Entreprenadarbeten som eventuellt kommer att bedrivas parallellt med dessa. SE har rätt att påbörja sitt eget arbete först efter överenskommelse med E enligt punkten 10.2. Hyresgästen ska informera Hyresvärden om omfattning av och beräknad tidsåtgång för SE:s arbeten och arbetena ska bedrivas i takt med E:s arbeten enligt överenskommelsen mellan E och SE. 11 Arbetsområde 11.1 Under Entreprenadtiden har Hyresvärden rätt att inom Lokalen och Fastigheten i övrigt använda den yta som erfordras för att kunna genomföra Entreprenaden. Detta ska planeras av Hyresvärden och Hyresgästen gemensamt och förväntad ytanvändning för genomförande av Entreprenaden ska markeras på bilagd ritning i Entreprenadavtalet. 11.2 Hyresvärden ska även i övrigt ha rätt att tillträda Lokalen och Fastigheten i övrigt för transport av personal och material till och från den nyttjade ytan. 12 Inredning/Inventarier Hyresgästen ombesörjer och bekostar själv anskaffningen av den inredning och de inventarier som erfordras för sin verksamhet. 13 Organisation Nedan angivna företrädare för Parterna ska ha behörighet och befogenhet att företräda respektive Part i samtliga frågor som uppkommer inom ramen för detta Genomförandeavtal (inklusive Entreprenadavtal och Hyresavtal), till dess att Parterna inom ramen för upphandlingen enats om en anpassad organisationsstruktur med befogenhetsmatris. 6 (9)

13.1 Projektansvarig och behörig företrädare hos Hyresgästen är: Namn: Erik Malmqvist Telefon: 040-636 48 05 Mobil: 070-193 76 02 E-post: erik.malmqvist@hemso.se 13.2 Projektansvarig och behörig företrädare hos Hyresvärden är: Namn: Kerstin Ruge-Oldenburg / Anders Jonsson Telefon: 040-6753434 / 076-887 13 19 E-post: kerstin.ruge-oldenburg@skane.se / anders.x.jonsson@skane.se 14 Villkor m.m. 14.1 Detta Genomförandeavtals bestånd är villkorat av att; (i) Hemsö Fastighets AB:s styrelse godkänt detta Genomförandeavtal, (ii) erforderliga bygglov/anmälan för genomförandet av Entreprenaden beviljas, (iii) att Hyresvärden överenskommer med nuvarande hyresgäst, Malmö stad om en förtida avflytt från plan 2. (iv) Parterna senast den 2016-10-20 har tecknat nytt hyresavtal enligt punkt 2.2. 14.2 Om ovanstående villkor inte uppfylls är detta Genomförandeavtal förfallet utan ersättningsrätt från någondera av Parterna. Detta gäller dock inte om Genomförandeavtalet förfaller på grund av förhållandena angivna i punkterna (ii)-(iv) ovan. I punkterna (ii)-(iii) ska Hyresgästen ersätta Hyresvärden för 50 % av dennes kostnader i anledning av planerandet och genomförandet av detta Genomförandeavtal och Entreprenadavtalet, vilket bl.a. omfattar kostnader för projektering och upphandling. I punkten (iv) ska Hyresgästen ersätta Hyresvärden för 100 % av dennes kostnader i anledning av planerandet och genomförandet av detta Genomförandeavtal och Entreprenadavtalet, vilket bl.a. omfattar kostnader för projektering och upphandling 15 Ansvar 15.1 Hyresgästen förbinder sig att hålla Hyresvärden skadeslös för det fall tredje man riktar krav mot Hyresvärden i anledning av den upphandling som Hyresvärden ska genomföra, eller på annat sätt angriper den aktuella upphandlingen. Detta ansvar omfattar även den skada Hyresvärden drabbas av för det fall Entreprenadavtalet ogiltigförklaras med stöd av LOU. Hyresgästens ansvar enligt denna punkt omfattar inte krav mot Hyresvärden eller skada som Hyresvärden drabbas av, om sådant krav eller sådan skada föranletts av Hyresvärdens grova vårdslöshet. 15.2 För det fall Hyresgästen inte fullföljer projektet enligt detta Genomförandeavtal, och inte heller tillträder Hyresavtalet, och detta inte beror på Hyresvärden, ska Hyresgästen ersätta Hyresvärden för samtliga dennes kostnader i anledning av planerandet och genomförandet av detta Genomförandeavtal och Entreprenadavtalet, vilket bl.a. omfattar kostnader för projektering och upphandling. 7 (9)

20 Försäkring Hyresvärden ansvarar för att Entreprenören har erforderliga försäkringar. 21 Tvist För detta Genomförandeavtal gäller svensk rätt. Tvist i anledning av detta Genomförandeavtal ska prövas i svensk allmän domstol. 22 Förteckning över handlingar som biläggs detta Genomförandeavtal: Bilaga 1 Planlösning/Ritning, Bilaga 2 Rumsbeskrivning, Bilaga 3 RFP, Bilaga 4 Metodhandbok Strukturerade fastighetsnät ver 3.2 2014-02-03 Detta Genomförandeavtal har upprättats i två (2) exemplar varav Parterna har tagit var sitt. Malmö den / 2016 Bokbacken Fastigheter AB SKÅNE LÄNS LANDSTING Namnförtydligande Namnförtydligande 8 (9)