8 Uppföljning av intern kontrollplan för regionstyrelsen samt återrapportering av nämndernas interna kontrollplaner RS150150 Ärendet En utvärdering av regionstyrelsens internkontrollplan för 2015 har gjorts. Utvärderingen visar att inom några områden föreligger en god intern kontroll och det finns inga behov av förändrade rutiner. Inom andra områden har nya rutiner implementerats. I några fall behöver arbetet utvecklas ytterligare under 2016. Under 2015 har olika former av återrapportering från nämnderna skett, detta beroende på att ett nytt verksamhetssystem har introducerats och nämnderna har kommit olika långt i genomförandet. Inför 2016 etableras ett nätverk för intern kontroll samtidigt som det finns ett stort behov av att samtliga nämnder implementerar verksamhetssystemet för att kunna åstadkomma en samordnad riskanalys och samtidigt underlätta återrapporteringen mellan nämnd och styrelse. Förslag till beslut Regionstyrelsens arbetsutskott föreslår regionstyrelsen besluta att uppmana nämnderna att inom det snaraste implementera verksamhetssystemet för intern kontroll. med ett godkännande lägga uppföljningen till handlingarna. Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse från regionkontoret (2016-04-19) Rapport
1(3) Regionkontoret Styrning och stöd Staffan Johansson Kanslichef TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer 2016-04-19 RS150150 Regionstyrelsen Uppföljning av intern kontrollplan för regionstyrelsen samt återrapportering av nämndernas interna kontrollplaner Förslag till beslut Regionstyrelsen beslutar att uppmana nämnderna att inom det snaraste implementera verksamhetssystemet för intern kontroll med ett godkännande lägga uppföljningen till handlingarna Sammanfattning En utvärdering av regionstyrelsens internkontrollplan för 2015 har gjorts. Utvärderingen visar att inom några områden föreligger en god intern kontroll och det finns inga behov av förändrade rutiner. Inom andra områden har nya rutiner implementerats. I några fall behöver arbetet utvecklas ytterligare under 2016. Under 2015 har olika former av återrapportering från nämnderna skett, detta beroende på att ett nytt verksamhetssystem har introducerats och nämnderna har kommit olika långt i genomförandet. Inför 2016 etableras ett nätverk för intern kontroll samtidigt som det finns ett stort behov av att samtliga nämnder implementerar verksamhetssystemet för att kunna åstadkomma en samordnad riskanalys och samtidigt underlätta återrapporteringen mellan nämnd och styrelse. Bakgrund Enligt antaget reglemente för intern kontroll ska en återrapportering av nämndernas interna kontrollplaner ske till regionstyrelsen senast i samband med årsuppföljningen. En återrapportering ska också ske vad gäller regionstyrelsen egna intern kontrollplan. Regionstyrelsens internkontrollplan för 2015 Regionstyrelsen beslutade vid sitt sammanträde den 29 april 2015 att anta en internkontrollplan för regionstyrelsens verksamhetsområde. Utarbetandet av planen
2(3) har skett utifrån genomförd riskanalys. Denna har bildat grund för en politisk prioritering av vilka områden som ska ingå i den interna kontrollplanen. Under året har regionstyrelsen pekat ut nio kontrollmoment som ska ingå i den interna kontrollplanen. Kontrollområdena är ekonomi, organisation/styrning/ledning, oklarheter i ledningssystem samt regionkontorets samverkan med den politiska nivån. et av den interna kontrollen har sammanställts i en rapport. Se bilaga. Den interna kontrollen visar att inom område ekonomi så föreligger en god kontroll och det finns inga behov av förändrade rutiner. I ett kontrollmoment avtal med privata vårdgivare har nya rutiner implementerats. Inom kontrollområde IT-system så fortsätter arbetet med kontrollmomenten inom organisationen under 2016. Inom kontrollområde organisation/styrning/ledning så pågår arbete på ett systematiserat sätt inom framtidsarbetet vad gäller åtgärdsplaner. Inom kontrollmomentet budgetering av personalkostnader visar den interna kontrollen att det finns ett behov av en fortsatt utveckling under 2016. Detta arbete måste ske i samverkan mellan ekonomi, HR och produktionsplanering. Inom kontrollområde Processer för ett rättsäkert handläggande så har nya rutiner utarbetats vad gäller registrering och diarieföring. Kvalitetsgranskning har införts av tjänsteskrivelser. Regionstyrelsen har också under året beslutat om en ny klassificeringsstruktur samt dokumenthanteringsplan vilket underlättar kontrollen på ärenden och beslut. Övriga nämnders återrapportering av intern kontroll Under 2015 började verksamhetssystemet Stratsys användas för riskanalyser och intern kontroll. Detta arbete kommer att fortsätta under 2016 då samtliga nämnder kommer att genomföra hela processen från riskanalys till återrapportering inom verksamhetssystemet. Eftersom nämnderna kommit olika långt i implementeringen så har redovisningen skett på olika sätt. Gemensamma nämnden för hemsjukvård och hjälpmedel, driftnämnden Ambulans, diagnostik och hälsa, driftnämnden Kultur och skola samt driftnämnden Hallands sjukhus har i ett separat ärende återrapporterat den interna kontrollen till regionstyrelsen. Övriga nämnder har gjort återrapporteringen som en del av årsredovisningen. Utvärdering av det samlade systemet för intern kontroll Enligt 11 i reglementet för intern kontroll ska en utvärdering ske av det samlade systemet för intern kontroll och om det behövs förbättringar föreslå förändringar. Det kan konstateras att det finns ett stort behov av att de nämnder som fortfarande inte använder det gemensamma verksamhetssystemet för riskanalys och intern kontroll å det snaraste implementerar verktyget i arbetet. Genom att använda ett gemensamt system så underlättas arbetet med intern kontroll genom att
3(3) regionövergripande kontrollområden och kontrollmoment lättare kan slå igenom i nämndernas riskanalyser och interna kontrollplaner. Ett nätverk kommer också att etableras på tjänstemannaplanet och med uppdrag att förbereda nämndernas riskanalyser. Detta innebär att denna grupp ges möjlighet att lägga regiongemensamma kontrollmoment och kontrollområden efter samråd med regionstyrelsens arbetsutskott. Ett exempel på detta är att regionstyrelsens arbetsutskott pekat på att hot och våld ska vara ett kontrollområde som ska ingå i samtliga nämnders riskanalys inför 2017 års intern kontrollplan. Ekonomiska konsekvenser av beslutet Föreligger inga ekonomiska konsekvenser med anledning av förslaget till beslut. Regionkontoret Catarina Dahlöf Regiondirektör Nina Mårtensson Administrativ direktör Bilaga: Rapport intern kontroll 2015 för regionstyrelsen Styrelsens/nämndens beslut delges Revisorerna Samtliga nämnder
Rapport internkontroll 2015 Regionstyrelsen
2(6) Innehållsförteckning 1 Sammanfattning... 3 2 Internkontroll... 3 2.1 Ekonomi... 3 2.2 IT-system... 4 2.3 Organisation/styrning/ledning... 4 2.4 Oklarheter i ledningssystem (internt Regionkontoret).... 4 2.5 Regionkontorets samverkan med den politiska nivån.... 5 3 Åtgärdslista... 5 4 Intern kontrollplan för 2016... 6
3(6) 1 Sammanfattning Arbetet med regionstyrelsens interna kontrollplan har föregåtts av att regionkontorets samtliga verksamheter genomförde en genomgående riskanalys under hösten 2014. analysen redovisades därefter för regionstyrelsens arbetsutskott. De förtroendevalda fick där möjlighet att utifrån riskanalysens redovisning peka ut vilka områden som politiken ansåg vara viktiga att arbeta vidare med i internkontrollplanen. De utpekade områdena har sedan kompletterats med hur kontrollen ska genomföras. Regionstyrelsen antog efter detta arbete en gemensam internkontrollplan för 2015. Under 2015 har modellen för framtagandet av intern kontroll implementerats i övriga nämnders arbete med intern kontroll. Till övervägande del använder nu hela organisationen samma modell vad gäller framtagandet av riskanalys och intern kontrollplan. Några nämnders implementering återstår vilket bör ske senast i samband med att arbetet med riskanalys 2017 inleds. För att få en tydligare styrning av organisationens arbete med riskanalys och intern kontroll har en grupp bestående av tjänstemän från samtliga förvaltningar tagit fram ett antal gemensamma riskområden med start under hösten 2015. Dessa riskområden är inte absoluta men ger en vägledning i förvaltningarnas arbete med riskanalyserna och de har möjlighet att både lägga till och plocka bort föreslagna riskområden. Till kommande riskanalyser är det lämpligt att Regionstyrelsens arbetsutskott ger vägledning om vilka riskområden som bör vara gemensamma. Inom varje riskområde har ett antal risker identifierats. Dessa har bedömts utifrån sannolikhet och konsekvens och som resulterar i ett risktal mellan 1 och 9. tal mellan 1-3 markeras med grönt dvs risken är låg eller obefintlig tal mellan 4-5 markeras med gult dvs risken är medel tal mellan 6-9 markeras med rött dvs risken är från medelhög till hög 2 Internkontroll Nedan redovisas samtliga risker som ingått i den interna kontrollen. Varje beslutat kontrollmoment redovisas samt resultatet av dessa. I de fall där åtgärder behöver göras eller att arbetet förutsätt fortsätta under 2016 redovisas i kapitel 3. 2.1 Ekonomi Felaktiga resultat. Avstämning efter ordinarie rapporteringstillfälle 12 ggr/år Kontrollerat varje månad som del av ordinarie månadsbokslut och uppföljningsprocess. Inga fel noterade. Kan finnas fel i övergripande ekonomisk statistik. Samordning Vid behov Samordnat och rapporterat räkenskapssammandrag 2014 under våren 2015.
4(6) Avtal med privata vårdgivare Efterlevnad av avtalade takpris, LOU etc. 1 ggr/år Avtalen ses över kontinuerligt vid förnyelse/förlängning. Vårdavtal på nationella taxan granskas kontinuerligt. Granskningen har i vissa fall lett till korrigeringar gentemot avtalspart. 2.2 IT-system Personalsystemet används inte optimalt Uppföljning av inrapportering av frånvaro/närvaro gentemot förväntat utfall 1 ggr/år En uppföljning har gjorts men arbetet måste fortsätta under 2016 Personal- och ekonomisystemets integration Starta arbete med Master-data för organisationen som är förutsättningen som behövs för högre kvalitet i integrationen Vid behov Arbete startat! et rapporteras som klart i och med att fas 1 är klar och avrapporterad, men detta arbete i sin helhet tar även 2016 i anspråk. 2.3 Organisation/styrning/ledning Åtgärdsplaner (följer inte framtagen mall) Kontrollera att upprättade åtgärdsplaner följer beslutad mall 2 ggr/år Denna funktion fanns före åtgärdsarbetet/framtidsarbetet för att säkra realismen i de åtgärdsplaner som togs fram för de förvaltningar där åtgärder behövdes. Framtidsarbetet är ett betydligt mer ambitiöst arbete än att säkra att en åtgärdsplan följer en framtagen mall. Följ framtidsarbetet så som det planeras och pausa detta kontrollmoment under tiden. Budgetering av personalkostnader Kontrollera att budgetering av personalkostnader följer anvisningar 1 ggr/år Kontroll sker efter att budget 2015 lagts in i Agresso men före helårsutfallet 2015. Kontrollen är alltså inte att utfallet blir som budget, utan att budgeten lagts på det sätt som angetts i budgetanvisningarna. Behov av fortsatt utveckling 2016 tills med HR och produktionsplanering. 2.4 Oklarheter i ledningssystem (internt Regionkontoret). Processer för ett rättsäkert handläggande. Avstämning av beslut mot ärenden i sammanträdesplan 2 ggr/år
5(6) Avstämning har gjorts av ärenden i protokollen. Samtliga ärenden passerar idag via regionsekreterarna vilket innebär att de kvalitetsgranskar förslagen till beslut innan tjänsteskrivelsen färdigsställs. I händelse av tveksamheter konsulteras i första hand kanslichefen och i andra hand regionjuristerna. Nya rutiner har utarbetats när det gäller expediering och delgivning. En ny klassificeringsstruktur är framtagen och beslutad av regionstyrelsen. Implementeringen i samtliga nämnder är genomförd. En ny dokumenthanteringsplan för regionstyrelsen är framtagen och följer beslutad klassificeringsstruktur. 2.5 Regionkontorets samverkan med den politiska nivån. Förändrad politisk organisation och förvaltningsorganisation avstämning i ledningsgrupper för att göra en tydlig ärendeprocess Vid behov Regionstyrelsens och uskotts roll och ansvarsområden har förtydligats under året. Utskottens beslutsmandat har blivit tydligare och kontinuerliga revideringar av regionstyrelsens delegationsordning har skett. Arbetsutskottet har i separata möten kontinuerligt utvärderat och utvecklat arbetsfördelningen mellan utskotten. Arbetet i de olika ledningsgrupperna inom regionkontoret har tydliggjorts under året. Den politiska organisationen har också föranlett att vissa arbetsuppgifter och organisation har kommit att förändras under året för att regionkontoret bättre ska matcha den politiska organisationen och klara av leverans. Ett exempel på detta är att det nu införs tre samordnartjänster som tillsammans med regionsekreterarna ska arbeta med ärendehandläggningen. 3 Åtgärdslista I detta kapitel redovisas de områden där uppföljningen av internkontrollplanen visar att åtgärder behöver göras och/eller att arbetet måste fortsätta under det kommande året. Områden Åtgärder IT-system fortsatt arbete under 2016 Fortsatt arbete under 2016 Organisation/styrning/ledning Åtgärden är med i Framtidsarbetet och arbetas med systematiskt, fortsatt arbete under 2016 Behov av fortsatt utveckling 2016 tillsammans med HR och produktionsplanering. Oklarheter i ledningssystem (internt Regionkontoret). Regionkontorets samverkan med den politiska nivån. Nya rutiner har utarbetats vad gäller inkommande handlingar samt hur dessa registreras och diarieförs. Ett fortsatt arbete under 2016. Fortsatt arbete under 2016
6(6) 4 Intern kontrollplan för 2016 Samtliga driftnämnder, lokala nämnder och gemensamma nämnder har rapporterat till regionstyrelsen att de antagit interna kontrollplaner för 2016. Gemensamma nämnden för hemsjukvård och hjälpmedel, Driftnämnden Kultur och skola, Driftnämnden Hallands sjukhus, driftnämnden ambulans, diagnostik och hälsa samt Hallandstrafiken AB har genomfört sin riskanalys och underlag för intern kontrollplan i verksamhetsplaneringssystemet. Implementering av det gemensamma systemet återstår för driftnämnden närsjukvården, Driftnämnden regionservice, patientnämnden och Teater Halland AB.