www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av hur landstinget arbetar med återsökning av kostnader/statliga ersättningar från Migrationsverket Projektledare Fredrik Ottosson, certifierad kommunal revisor Mars 2016
Innehåll Sammanfattning... 2 1. Inledning... 3 1.1. Bakgrund... 3 1.2. Revisionsfråga... 3 1.3. Revisionskriterier... 3 1.4. Delfrågor... 3 1.5. Avgränsning... 4 1.6. Metod... 4 2. Utgångspunkter... 5 2.1. Definitioner... 5 2.2. Den statliga ersättningen till landsting och regioner... 5 3. Asylsökande, tillståndssökande och nyanlända med uppehållstillstånd... 8 3.1. System och rutiner för att fånga in ersättningsgilla insatser... 8 3.2. System och rutiner för ansökan... 9 3.2.1. Schablonersättningar för asylsökande... 9 3.2.2. Kostnadskrävande vård för asylsökande... 9 3.2.3. Varaktig vård för patienter med uppehållstillstånd... 10 3.2.4. Hälsoundersökning... 11 3.3. Intern kontroll... 11 3.4. Storleken på de olika ersättningslagen... 11 3.5. Bedömning... 12 4. Övriga målgrupper... 14 4.1. Papperslösa... 14 4.1.1. Bedömning... 14 4.2. EU/EES-medborgare... 14 4.2.1. Bedömning... 14 4.3. Intern kontroll... 15 5. Revisionell bedömning... 16 6. Bedömningar...17 6.1. Bedömningar mot delfrågor... 17 Mars 2016 1 av 19
Sammanfattning har på uppdrag av landstingsrevisionen i landstinget i Kalmar län genomfört en granskning av landstingets arbete med återsökning från Migrationsverket. Vi bedömer att det delvis finns system och rutiner som säkerställer att landstinget återsöker de kostnader och statliga ersättningar som det har rätt till. Vi grundar vår bedömning på att det delvis finns ändamålsenliga system och rutiner som säkerställer att landstinget får del av statliga ersättningar för asylsökande, tillståndssökande och för nyanlända med uppehållstillstånd. Vidare bedömer vi att det finns system för att ha kontroll över ersättning för kostnadskrävande vård och för varaktig vård men att kontrollerna inte är tillräckligt ändamålsenliga. Vi anser att uppgiften att identifiera för vilka patienter ersättning ska sökas i större utsträckning borde centraliseras till asyl- och flyktinghälsovården (i vart fall de asylsökande) och att ett IT-stöd skulle användas. Vi bedömer att det finns vissa brister i rutinerna för att fånga in de kostnader som uppkommer hos privata vårdgivare. Detta då det inte kommit in någon blankett om ersättning från privata vårdgivare. Vi bedömer att det saknas rutiner för att bevaka att ersättningar som ska betalas ut automatiskt erhålls med rätt belopp. Vi anser att det bör införas en rutin för kontroll av att schablonersättningen som betalas ut automatiskt faktiskt betalas ut för alla asylsökande som vistas i länet. Rutinen skulle kunna bestå av en enklare stickprovskontroll, i vilken uppgifter om asylsökande från Migrationsverkets e-tjänst jämförs med utbetalningslistorna. Vi bedömer att landstinget har ändamålsenliga system och rutiner som säkerställer att landstinget får del av statliga ersättningar för EU/EES-medborgare. Vi grundar vår bedömning på att hanteringen är automatiserad och att det finns skriftliga rutiner för hur registrering ska ske. Vidare finns uppbyggda rutiner för informationsspridning av hur korrekt registrering ska ske i journalsystemen.. Mars 2016 2 av 19
1. Inledning 1.1. Bakgrund Hälso- och sjukvårdsinsatser och tandvård till asylsökande, tillståndssökande, nyanlända med uppehållstillstånd, papperslösa och EU-migranter finansieras till stor del av statliga bidrag. Reglerna om ersättningarna är komplexa och skiljer sig åt mellan målgrupperna. Reglerna framgår av olika förordningar vilket gör det svårt för landstingen att få en helhetssyn. 1.2. Revisionsfråga Återsöker landstinget de kostnader och statliga ersättningar som man har rätt till? 1.3. Revisionskriterier Förordning (1996:1357) om statlig ersättning för hälso- och sjukvård till asylsökande Förordning (2010:1122) om statlig ersättning för insatser för vissa utlänningar Förordning (1990:927) om statlig ersättning för flyktingmottagande m.m. Förordning (2002:1118) om statlig ersättning för asylsökande m.fl. Lag (1994:137) om mottagande av asylsökande m.fl 1.4. Delfrågor Finns ändamålsenliga system och rutiner inom landstinget som säkerställer att landstinget får del av de statliga ersättningar för asylsökande, tillståndssökande, nyanlända med uppehållstillstånd (kvotflyktingar och anhöriga), papperslösa och EU-migranter som landstinget har rätt till? Fångas även kostnader som privata vårdgivare haft upp i underlagen till Migrationsverket? Har landstinget rutiner för att bevaka att ersättningar som ska betalas ut automatiskt erhålls med rätt belopp? Finns system och rutiner för att hålla kontroll på kostnadskrävande vård och varaktig vård för aktuella grupper? Får landstinget rätt ersättning för genomförda hälsoundersökningar? Finns tillräcklig kunskap inom landstinget om regelverket för ifrågavarande ersättningar? Mars 2016 3 av 19
Finns tydlig ansvarsfördelning inom landstinget som reglerar vem som svarar för vad på detta område? Övrigt som krävs för att besvara den övergripande revisionsfrågan. För att besvara den övergripande revisionsfrågan bör även följande delfråga besvaras: omfattas arbetet med statlig ersättning av styrelsens arbete med intern kontroll? 1.5. Avgränsning Granskningen avgränsas till följande målgrupper: asylsökande, tillståndssökande, nyanlända med uppehållstillstånd, papperslösa och EU/EES-medborgare. Granskningen har genomförts år 2016 men avser förhållandena år 2015. 1.6. Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer och dokumentstudier. Intervjuer har genomförts med ekonomidirektören, ekonomicheferna för primärvården, Folktandvården, länssjukhuset i Kalmar och för sjukhusen i Oskarshamn och Västervik. Vidare har intervjuer genomförts med de tjänstemän som ansöker om ersättning inom asyl- och flyktinghälsovården och enhetschef. Avstämningar har genomförts med IT-direktören, förvaltningschefen för bildningsförvaltningen, budgetchef, 1:a linjens chef ekonomiservice och systemförvaltare. Ett antal dokument har granskats t.ex. rutinbeskrivningar, uppgifter om ansökta ersättningar, informationsmaterial och ansökningshandlingar. Rapporten har sakavstämts av berörda förvaltningar. Mars 2016 4 av 19
2. Utgångspunkter 2.1. Definitioner Asylsökande en utlänning som ansökt om uppehållstillstånd som flykting eller alternativt skyddsbehövande eller övrigt skyddsbehövande. Tillståndssökande en utlänning som har lämnat in en ansökan om uppehållstillstånd på annan grund än asylskäl och som har rätt att vistas i Sverige under handläggningstiden. Nyanländ med uppehållstillstånd menas en person som beviljats uppehållstillstånd efter att ha ansökt om asyl, som kvotflykting, pga särskilt ömmande omständigheter eller pga verkställighetshinder. Samt anhöriga som beviljats uppehållstillstånd på anknytning till en utlänning ovan. Papperslös - utlänning som vistas i landet utan tillstånd. Det kan vara de som håller sig undan verkställighet av ett beslut om avvisning eller utvisning eller personer som befinner sig i Sverige utan att ha ansökt om tillstånd för att få vistas här. EU/EES-medborgare. EU/EES-länderna är Belgien, Bulgarien, Cypern, Danmark, Estland, Finland (inklusive Åland), Frankrike, Grekland, Irland, Island, Italien, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Malta, Nederländerna, Norge, Polen, Portugal, Rumänien, Slovakien, Slovenien, Spanien, Storbritannien och Nordirland, Sverige, Tjeckien, Tyskland, Ungern och Österrike. 2.2. Den statliga ersättningen till landsting och regioner Staten ersätter landstingen för sina insatser till målgruppen genom statsbidrag, antingen riktade sådana eller generella. Landstingets kostnader för tillståndslösa kompenseras via det generella statsbidraget. För asylsökande, tillståndssökande och nyanlända som fått uppehållstillstånd finns riktade statsbidrag. Den senare sortens statsbidrag kallas statlig ersättning och regleras i tre förordningar. Den allmänna sjukförsäkringen, staten, ersätter landstingens kostnader för viss hälso- och sjukvård, tandvård samt för resor i samband med vård av personer som är försäkrade i andra EU/EES-länder. Vissa ersättningar kräver en ansökan medan andra betalas ut automatiskt till landstinget. Nedan presenteras en sammanställning av ersättningstyperna med nivåer som gäller för år 2015. Mars 2016 5 av 19
Asylsökande Ersättningstyp Avser att täcka Storlek Ansökan el. automatisk Schablonersättning Kostnader för genomsnittlig hälsooch sjukvård samt tandvård. Varje kvartal - 3 545 kr (0-18 år) - 4 200 kr (19-60 år) Automatisk - 5 335 kr (61 år-). Kostnadskrävande vård Kostnader för mycket kostnadskrävande vård (kostanden för vårdkontakten överstiger 100 000 kronor). Ersättningens storlek bestäms till kostnaden som överstiger 100 000 kr. Ansökan krävs Hälsoundersökning En första hälsoundersökning, med hälsosamtal och tolkkostnader 2 060 kr Ansökan krävs Tillståndssökande Ersättningstyp Avser att täcka Storlek Ansökan el. automatisk Hälsoundersökning En hälsoundersökning, med hälsosamtal och tolkkostnader. Ges under förutsättning att undersökning behöver genomföras på grund av smittskyddsskäl. 2 060 kr Ansökan krävs Mars 2016 6 av 19
Nyanlända som har fått uppehållstillstånd Ersättningstyp Avser att täcka Storlek Ansökan el. automatisk Varaktig vård Kostnaden för vård till den nyanlände om vården överstiger 60 000 kr under en tolvmånadsperiod. Faktiska kostnader Ansökan krävs Hälsoundersökning En hälsoundersökning om personen inte undersökts under asyltiden. 2 060 kr Ansökan krävs EU/EES-medborgare Försäkringskassan på Gotland har ett nationellt ansvar för hanteringen av ärenden om EU-vård. I denna uppgift ingår bl.a. att ta emot räkningar från samtliga landsting för vård av personer från de övriga EU/EES-länderna, Schweiz och konventionsländerna samt därefter lämna ersättning till landstingen. Försäkringskassan i Umeå har liknande ansvar för tandvården. Mars 2016 7 av 19
3. Asylsökande, tillståndssökande och nyanlända med uppehållstillstånd Som beskrivits ovan utgår statlig ersättning för asylsökande, tillståndssökande och nyanlända med uppehållstillstånd på ett antal olika sätt. I några fall utgår ersättning automatiskt och i andra behöver en särskild ansökan skickas in till Migrationsverket. Asyl- och flyktinghälsovården inom primärvårdsförvaltningen har ett särskilt ansvar gällande ansökan om ersättning för målgruppen. Enheten ansvarar för att upprätta ansökningshandlingar åt landstingets verksamheter, skicka in ansökan och bevaka Migrationsverkets beslutsfattande. För att förenkla hanteringen har rapportblanketter tagits fram och publicerats på intranätet. Verksamheten har inget särskilt IT-system som stöd i arbetet. Informationsmöten anordnas med jämna mellanrum för personal ute i verksamheterna. Under våren 2016 genomfördes informationsmöten om statlig ersättning för landstingens verksamheter. Ansvaret att identifiera och inkomma med uppgifter om för vilka patienter ersättning går att söka åvilar respektive verksamhet. All intervjuad personal kände väl till denna ansvarsfördelning. 3.1. System och rutiner för att fånga in ersättningsgilla insatser Den största utmaningen är att identifiera de patienter vars behandlingar är ersättningsgilla. Detta ansvar vilar på verksamheterna, även de privata vårdgivare, som sedan ska meddela asyl- och flyktinghälsovården som därefter tar över ansökningsarbetet. Det saknas centralt framtagna rutiner både på landstingsnivå och på förvaltningsnivå, som stöd till verksamheterna, för hur detta ska gå till. Respektive verksamhet har istället fått finna sina egna tillvägagångssätt. Av våra intervjuer framkommer att arbetet sker på olika sätt. Asyl- och flyktinghälsovården har lyft fram som råd till verksamheterna att de bör ge läkarsekreterarna i uppdrag att bevaka förekomsten av kostnadskrävande insatser till patienter som tros tillhöra målgruppen. Kontakt kan därefter tas med asyl- och flyktinghälsovården för att kontrollera att patienten faktiskt tillhör målgruppen och att övriga rekvisit att erhålla ersättning är uppfyllda. Av våra intervjuer förstår vi att ovanstående sätt är det vanligaste. På länssjukhuset i Kalmar prövas en ny metod att identifiera dessa patienter, nämligen genom att gå igenom fakturor för tolksamtal. Det förekommer också att journalsystemet används för att identifiera asylsökande patienter. För alla som inte har ett svenskt personnummer (t.ex. asylsökande) måste landstinget skapa ett eget identifikationsnummer (kallat reservnummer). De asylsökande går därför att särskilja från övriga patienter i journalsystemet. De som får asyl erhåller uppehållstillstånd och folkbokförs i länet. Även anhöriga till före detta asylsökande som kommer till länet och flyttar in hos honom eller henne folkbokförs. Vid folkbokföringen erhålls svenskt personnummer, varvid möjligheten att använda journalsystemet att särskilja vårdtillfällen till målgruppen upphör. Verksamheterna ska meddela asyl- och flyktinghälsovården om de har kostnader för nyanlända med uppehållstillstånd som går att återsöka. Endast ett fåtal rapportblanketter kommer in till asyl- och flyktinghälsovården. Tjänstemännen som hanterar den statliga ersättningen på asyl- och Mars 2016 8 av 19
flyktinghälsovården har utvecklat rutiner för att försöka identifiera dessa insatser. Bland annat görs kontroller av tidigare ansökningar om ersättning för asylsökande patienter. När en sådan patient erhåller uppehållstillstånd kontrolleras om vårdbehovet kvarstår. I sådana fall är det troligt att landstinget även efter uppehållstillståndet kan söka ersättning. Det förekommer dock att vårdbehovet först uppmärksammas efter uppehållstillståndet eller att personen inte bodde i länet under asyltiden. Metoden fångar inte heller upp insatser till anhöriginvandrare eller kvotflyktingar, eftersom de inte har varit asylsökande, utan erhållit uppehållstillståndet innan inresan till Sverige. För att säkra upp rutinen används de inflyttningsblanketter som kommunerna skickar till asyl- och flyktinghälsovården för att informera om att det har tagits emot en nyanländ med uppehållstillstånd i kommunen. Huruvida alla mottagna nyanlända med uppehållstillstånd anmäls på detta sätt till landstinget är ej känt. Tjänstemännen på asyl- och flyktinghälsovården kontrollerar om den inrapporterade förekommer i journalsystemet Cosmic. Av våra intervjuer framgår att det inte kommer in blanketter om ersättning från privata vårdgivare. Av avtalen som skrivs med de privata vårdgivaren framgår att de ska ge vård även till asylsökande och papperslösa och att särskild ersättning utgår för detta efter redovisad insats. Vidare förbinder sig vårdgivarna att följa landstingets regler och rutiner, inklusive dem för inrapportering av ersättningsgilla kostnader till asyl- och flyktinghälsovården. Förekomsten av insatser till målgruppen från dessa vårdgivare är inte känt men det framförs i våra intervjuer att det finns en påtaglig risk för att kostnader hos de privata vårdgivarna inte återsöks. I landstinget i Kalmar län är det Folktandvården som har ansvar för tandvården till asylsökande. Asylsökande patienter kan inte vända sig till privata tandläkare för att få subventionerad tandvård. Folktandvårdens rutiner skiljer från övriga verksamheters. Folktandvården skickar inte in rapportblanketter till asyl- och flyktinghälsovården. Varje tandvårdstillfälle för en asylsökande registreras på ett särskilt sätt i Folktandvårdens journalsystem. Uppgifterna om dessa vårdtillfällen och kostnaderna överförs varje dygn till primärvårdsförvaltningen via automatisk databehandling. Primärvårdsförvaltningen ersätter Folktandvården för dessa kostnader bland annat genom de schabloninbetalningar som kommer in varje kvartal från Migrationsverket. Däremot används inte uppgifterna till att identifiera fall då en särskild ansökan om kostnadskrävande vård kan lämnas in till Migrationsverket. Inom Folktandvården saknas det rutiner för att identifiera vårdtillfällen till nyanlända med uppehållstillstånd som skulle kunna återsökas. 3.2. System och rutiner för ansökan 3.2.1. Schablonersättningar för asylsökande Schablonersättningen som betalas ut automatiskt till landstinget kvartalsvis, efter antalet asylsökande som vistas i länet sista dagen av respektive kvartal, kommer in centralt till primärvådsförvaltningen. Till utbetalningen skickar Migrationsverket en lista över vilka asylsökande som genererat ersättningen. Några kontroller om samtliga asylsökande tagits med i beräkningen av storleken på ersättningen görs inte. 3.2.2. Kostnadskrävande vård för asylsökande Verksamheterna har att förse asyl- och flyktinghälsovården med information om de patienter som tros ha ersättningsgilla insatser. Av de blanketter som kommer in till enheten är det endast cirka 10 procent som uppfyller de rekvisit som ställs i ersättningsförord- Mars 2016 9 av 19
ningen, oftast beroende på att kostnaden inte uppgår till 100 000 kronor för ett sammanhängande vårdtillfälle med samma diagnos. I de fall det kan antas att fler vårdkontakter kan tillkomma sparar enheten blanketten för att följa upp tillkommande kostnader. När det har konstaterats att det går att söka ersättning för en patient vidtar arbetet att identifiera samtliga verksamheters kostnader för patienten. En blankett om att återsöka kostnader kan ha inkommit endast från en verksamhet samtidigt som det finns kostnader även i andra verksamheter som rör samma patient och åkomma. Det behöver därför kontrolleras om även andra verksamheter har haft kostnader för patienten. Tjänstemännen på asyl- och flyktinghälsovården har tillgång till journalsystemet Cosmic som används av majoriteten av landstingets verksamheter, dock inte alla, varför manuell informationshämtning krävs. Ur Cosmic kan uppgifter om kostnaden för vårdtillfället tas ut automatiskt förutsatt att vårdtillfället har fått rätt DRG-kod. Av intervjuerna framgår att DRGkoden inte alltid registreras vilket medför extraarbete för tjänstemännen på asyl- och flyktinghälsovården. Uppgifter behöver tas in manuellt från följande verksamheter: Ambulansverksamheten Infektionsklinikerna Kvinnoklinikerna Mödra- och barnavård Sjukresor Folktandvården För att beviljas ersättning från Migrationsverket krävs underlag som styrker såväl de åberopade kostnaderna som övriga rekvisit. Ett viktigt underlag är läkarintygen som tjänstemännen på asyl- och flyktinghälsovården begär in. När det gäller asylsökande patienter skrivs intygen av läkarna på asyl- och flyktinghälsovården. Intygen avseende de med uppehållstillstånd hämtas från berörd klinik. För detta ändamål skickas ett brev till berörd läkare om vad som behöver framgå av ett intyg som ska ligga till grund för en ansökan om statlig ersättning. Under år 2015 gjordes sammanlagt 38 ansökningar om kostnadskrävande vård för asylsökande. 3.2.3. Varaktig vård för patienter med uppehållstillstånd Verksamheterna ska förse asyl- och flyktinghälsovården med information om de patienter med uppehållstillstånd som bedöms ha ersättningsgilla insatser. Ett litet antal blanketter om denna ersättning kommer in till asyl- och flyktinghälsovården. På liknande sätt som för den kostnadskrävande vården för de asylsökande, tar tjänstemännen på asyl- och flyktinghälsovården fram kostnaderna för den varaktiga vård som ska återsökas för nyanlända med uppehållstillstånd, begär in intyg osv. Mars 2016 10 av 19
3.2.4. Hälsoundersökning Asyl- och flyktinghälsovården har ansvaret att genomföra hälsoundersökningar på asylsökande och tillståndssökande, varför sådana endast i särskilda undantagsfall görs av andra. Sekreterarna på asyl- och flyktinghälsovården får information om vilka asylsökande som ska kallas till hälsoundersökning via Migrationsverkets e-tjänst, MELKER. I e-tjänsten rapporterar sjuksköterskorna in genomförda hälsoundersökningar. Den tjänsteman som söker statlig ersättning på enheten återsöker kostnaden för hälsoundersökningarna av asylsökande patienter via e-tjänsten. I de fall hälsoundersökning inte har genomförts under asyltiden har landstinget rätt till ersättning för en undersökning av patienten efter det att uppehållstillståndet beviljats. Likaså finns rätt till ersättning för undersökningar av anhöriga och kvotflyktingar. Av våra intervjuer framgår att majoriteten av dessa hälsoundersökningar görs av asyl- och flyktinghälsovården. Det kan dock inträffa att den nyanlände själv uppsöker en annan vårdcentral och erhåller en undersökning där. Det finns rutiner att fånga in de undersökningar som görs inom asyl- och flyktinghälsovården men inte i de fall en undersökning skulle göras någon annanstans. Det går inte att söka ersättning i e-tjänsten för en hälsoundersökning som gjorts på en nyanländ som har fått uppehållstillstånd, varför en rapport över genomförda hälsoundersökningar först måste tas ut ur e-tjänsten och sedan en pappersblankett fyllas i. 3.3. Intern kontroll Det finns inga kontroller med bäring på den statliga ersättningen för asylsökande, tillståndssökande eller för nyanlända med uppehållstillstånd i förvaltningarnas internkontrollplaner för år 2015. Det kan noteras att hälso- och sjukvårdsförvaltningen i sin riskanalys för år 2016, som tas fram inför upprättandet av planen, identifierade risken att återsökning inte sker till Migrationsverket. 3.4. Storleken på de olika ersättningslagen Nedan presenteras storleken på den ersättning som betalats ut till landstinget för asylsökande, tillståndssökande och för nyanlända med uppehållstillstånd. Bokförda ersättningar år 2013-2015 i tkr Tkr 2013 2014 2015 Schablonersättning för asylsökande 32 817 51 355 90 915 Kostnadskrävande vård för asylsökande Varaktig vård för nyanlända med uppehållstillstånd 8 956 10 148 9 300 8 085 4 945 5 853 Hälsoundersökningar 6 767 6 018 9 250 Totalt 56 625 72 466 114 225 Källa: ekonomienheten Mars 2016 11 av 19
3.5. Bedömning Vi bedömer att det delvis finns ändamålsenliga system och rutiner inom landstinget som säkerställer att landstinget får del av statliga ersättningar för asylsökande, tillståndssökande och för nyanlända med uppehållstillstånd. Vidare bedömer vi att det finns system för att ha kontroll över ersättning för kostnadskrävande vård och för varaktig vård men att kontrollerna inte är tillräckligt ändamålsenliga. Vi grundar vår bedömning på att det finns en ansvarsfördelning för ansökningsarbetet som är känd bland berörd personal och att det inom asyl- och flyktinghälsovården finns god kunskap om regelverket. Enheten har också upparbetat ändamålsenliga rutiner för sitt arbete, om än inte skriftliga. Däremot saknas kvalitetssäkrade rutiner ute i landstingets alla verksamheter som har att identifiera de patienter för vilka ersättning ska sökas. Vi anser att systemet för återsökning i alltför stor utsträckning är beroende av att personal i verksamheterna identifierar och rapporterar in uppgifter om ersättningsgilla vårdtillfällen. Avsaknaden av centrala rutiner som stöd medför att verksamheterna var för sig måste lägga ned tid på att ta fram egna rutiner och att rutinerna inte kvalitetssäkras centralt. Vi anser att uppgiften att identifiera för vilka patienter ersättning ska sökas i större utsträckning borde centraliseras till asyl- och flyktinghälsovården (i vart fall de asylsökande) och att ett IT-stöd skulle användas. I journalsystemen finns data om vilka patienter som är asylsökande och vad för vårdinsatser som de har fått. Det finns IT-stöd på marknaden som använder denna data och på så sätt identifierar aktuella patienter och automatiskt räknar ut om kostnaderna uppgår till de tröskelvärden som krävs för att en särskild ansökan kan göras. Det finns även landsting som, i stället för att köpa in, själva har utvecklat liknande IT-stöd. Vi rekommenderar att landstingsstyrelsen utreder förutsättningarna för att i större omfattning automatisera återsökningsarbetet gällande asylsökande, tillståndssökande och nyanlända med uppehållstillstånd. Vi bedömer att det finns vissa brister i rutinerna för att fånga in de kostnader som uppkommer hos privata vårdgivare och hos Folktandvården. Vi grundar vår bedömning på att det inte kommit in någon blankett om ersättning från privata vårdgivare. Vidare grundas bedömningen på att Folktandvården inte har som rutin att skicka in rapportblanketter. I stället överförs uppgifter om asylsökandes tandvårdstillfällen automatiskt till asyl- och flyktinghälsovården men dessa används inte för att identifiera kostnadskrävande tandvård. I sammanhanget kan det konstateras att tandvård till asylsökande och primärvård som ges av privata vårdgivare, mer sällan ensamt uppgår till sådant belopp att de kan anses som kostnadskrävande eller varaktig vård. Avsaknaden av blanketter från Folktandvården och privata vårdgivare kan delvis kompenseras av att asyl- och flyktinghälsovården uppmärksammas på patientens vårdbehov av andra verksamheter. Vi bedömer att landstinget saknar rutiner för att bevaka att ersättningar som ska betalas ut automatiskt erhålls med rätt belopp. Vi anser att det bör införas en rutin för kontroll av att schablonersättningen som betalas ut automatiskt faktiskt betalas ut för alla asylsökande som vistas i länet. Rutinen skulle kunna bestå av en enklare stickprovskontroll, i vilken uppgifter om asylsökande från Migrationsverkets e-tjänst jämförs med utbetalningslistorna. Mars 2016 12 av 19
Vi bedömer att landstinget har säkerställda rutiner för att söka ersättning för genomförda hälsoundersökningar. Vi grundar vår bedömning på att asyl- och flyktinghälsovården har ändamålsenliga rutiner för att söka ersättning för de undersökningar som genomförs där. Rutinerna för att söka ersättning för hälsoundersökningar som genomförs i andra verksamheter är inte säkerställda men det är mycket ovanligt att ersättningsgilla undersökningar sker utanför asyl- och flyktinghälsovården. Mars 2016 13 av 19
4. Övriga målgrupper 4.1. Papperslösa Landstinget ersätts för vård som ges till papperslösa inom ramen för de generella statsbidragen som betalas ut automatiskt, dvs. inte kräver en ansökan. Ersättningen är inte beroende av antalet papperslösa patienter eller kostnaderna för deras vård, varför det inte går att följa upp om landstinget får ersättning för det antal personer som faktiskt erhåller vård. Det finns därför inte rutiner varken för ansökan eller att följa upp att landstinget får del av den ersättning som det har rätt till. År 2015 erhöll landstinget 7 200 tkr i ersättning för vård till målgruppen. 4.1.1. Bedömning Vi bedömer att det finns ändamålsenliga system och rutiner inom landstinget som säkerställer att landstinget får del av statliga ersättningar för papperslösa. Vi grundar vår bedömning på att ersättningen betalas ut automatisk i det generella statsbidraget. Vi konstaterar att det inte går att kontrollera att landstinget har tagit del av ersättning för alla papperslösa som vistas i länet, eftersom dessa personer inte är registrerade. 4.2. EU/EES-medborgare Återsökning av kostnader för EU/EES-medborgare är automatiserad. Det finns skriftliga rutiner för arbetet. När en EU/EES-medborgare uppsöker vården måste denne identifiera sig i kassan på kliniken och visa det så kallade EU-kortet som berättigar till subventionerad vård. Har inte patienten ett giltigt EU-kort debiteras EU/EES-medborgaren landstingets faktiska kostnad för vården och någon återsökning från Försäkringskassan är inte möjlig. I det fall giltigt EU-kort uppvisas registreras detta i journalsystemet, vilket gör att den enskilde får betala subventionerad vårdavgift och att återsökning möjliggörs. Vidare tas en kopia på EU-kortet som sedan skannas in och skickas till journalarkivet. Varje natt lyfts information ut från journalsystemen om vårdtillfällen för EU/EESmedborgare till ekonomisystemet, i vilken en faktura skapas som sänds till Försäkringskassan. Rutinerna för registrering i journalsystemen har funnits en längre tid och av våra intervjuer får vi uppfattningen att de är välkända. Information om regelverket och rutinerna skickas löpande ut. Informationsspridningen har strukturerats genom att informationsmejlen skickas till den grupp av användare som har ett särskilt ansvar att sprida information och kunskap om registrering i systemen, den så kallade LSA-gruppen 1. Under år 2015 erhöll landstinget 7 606 tkr i ersättning från Försäkringskassan för EU/EES-medborgare. 4.2.1. Bedömning Vi bedömer att landstinget har ändamålsenliga system och rutiner som säkerställer att landstinget får del av statliga ersättningar för EU/EES-medborgare. Vi grundar vår be- 1 Lokal system ansvarig Mars 2016 14 av 19
dömning på att hanteringen är automatiserad och att det finns skriftliga rutiner för hur registrering ska ske. Vidare finns uppbyggda rutiner för informationsspridning av hur korrekt registrering ska ske i journalsystemen. 4.3. Intern kontroll Det finns inga kontroller med bäring på den statliga ersättningen för EU/EESmedborgare i förvaltningarnas internkontrollplaner för år 2015. Mars 2016 15 av 19
5. Revisionell bedömning Vi bedömer att det delvis finns system och rutiner som säkerställer att landstinget återsöker de kostnader och statliga ersättningar som det har rätt till. Vi grundar vår bedömning på att det delvis finns ändamålsenliga system och rutiner inom landstinget som säkerställer att landstinget får del av de statliga ersättningar för asylsökande, tillståndssökande, nyanlända med uppehållstillstånd. Vidare bedömer vi att det finns system för att ha kontroll över ersättning för kostnadskrävande vård och för varaktig vård men att kontrollerna inte är tillräckligt ändamålsenliga. Vi anser att uppgiften att identifiera för vilka patienter ersättning ska sökas i större utsträckning borde centraliseras till asyl- och flyktinghälsovården (i vart fall de asylsökande) och att ett IT-stöd skulle användas. Vi bedömer att det finns vissa brister i rutinerna för att fånga in de kostnader som uppkommer hos privata vårdgivare. Detta då det inte kommit in någon blankett om ersättning från privata vårdgivare. Vi bedömer att det saknas rutiner för att bevaka att ersättningar som ska betalas ut automatiskt erhålls med rätt belopp. Vi anser att det bör införas en rutin för kontroll av att schablonersättningen som betalas ut automatiskt faktiskt betalas ut för alla asylsökande som vistas i länet. Rutinen skulle kunna bestå av en enklare stickprovskontroll, i vilken uppgifter om asylsökande från Migrationsverkets e- tjänst jämförs med utbetalningslistorna. Vi bedömer att landstinget har ändamålsenliga system och rutiner som säkerställer att landstinget får del av statliga ersättningar för EU/EES-medborgare. Vi grundar vår bedömning på att hanteringen är automatiserad och att det finns skriftliga rutiner för hur registrering ska ske. Vidare finns uppbyggda rutiner för informationsspridning av hur korrekt registrering ska ske i journalsystemen. Mars 2016 16 av 19
6. Bedömningar Nedan anges bedömningarna av rapportens delfrågor. 6.1. Bedömningar mot delfrågor Delfråga Delfråga 1 Kommentar Delvis uppfyllt Finns ändamålsenliga system och rutiner inom landstinget som säkerställer att landstinget får del av statliga ersättningar för asylsökande, tillståndssökande, nyanlända med uppehållstillstånd (kvotflyktingar och anhöriga), papperslösa och EU-migranter som landstinget har rätt till? Det finns delvis ändamålsenliga system och rutiner inom landstinget som säkerställer att landstinget får del av statliga ersättningar för asylsökande, tillståndssökande, nyanlända med uppehållstillstånd. Vi bedömer att det finns ändamålsenliga system och rutiner som säkerställer att landstinget får del av statliga ersättningar för EU/EES-medborgare och för papperslösa. Delfråga 2 Delvis uppfyllt Fångas även kostnader som privata vårdgivare haft upp i underlagen till Migrationsverket? Vi bedömer att det finns brister i rutinerna för att fånga in de kostnader som uppkommer hos privata vårdgivare. Vi grundar vår bedömning på att det inte kommit in någon blankett om ersättning från privata vårdgivare. Avsaknaden av blanketter från Folktandvården och privata vårdgivare kan delvis kompenseras av att asyloch flyktinghälsovården uppmärksammas på patientens vårdbehov av andra verksamheter Delfråga 3 Ej uppfyllt Har landstinget rutiner för att bevaka att ersättningar som ska betalas ut automatiskt erhålls med rätt belopp? Vi bedömer att landstinget saknar rutiner för att bevaka att ersättningar som ska betalas ut automatiskt erhålls med rätt belopp. Vi anser att det bör införas en rutin för kontroll av att schablonersättningen som betalas ut automatiskt faktiskt betalas ut för alla asylsökande som vistas i länet. Rutinen skulle kunna bestå av en enklare stickprovskontroll, i vilken upp- Mars 2016 17 av 19
gifter om asylsökande från Migrationsverkets e-tjänst jämförs med utbetalningslistorna. Delfråga 4 Delvis uppfyllt Finns system och rutiner för att hålla kontroll på kostnadskrävande vård och varaktig vård för aktuella grupper? Vi bedömer att det finns system för att hålla kontroll på kostnadskrävande vård och varaktig vård men att de inte är tillräckligt ändamålsenliga. Delfråga 5 Uppfyllt Får landstinget rätt ersättning för genomförda hälsoundersökningar? Vi bedömer att landstinget har säkerställda rutiner för att söka ersättning för genomförda hälsoundersökningar. Vi grundar vår bedömning på att asyl- och flyktinghälsovården har ändamålsenliga rutiner för att söka ersättning för de undersökningar som genomförs där. Rutinerna för att söka ersättning för hälsoundersökningar som genomförs i andra verksamheter är inte säkerställda men det är mycket ovanligt att ersättningsgilla undersökningar sker någon annanstans. Delfråga 6 Uppfyllt Finns tillräcklig kunskap inom landstinget om regelverket för ifrågavarande ersättningar? Delfråga 7 Vi bedömer att det finns tillräcklig kunskap bland personalen som huvudsakligen arbetar med återsökning. Däremot är det en utmaning att nå ut med information till personal i verksamheterna som har att identifiera asylsökande patienter, varför vi anser att detta arbete i större utsträckning borde automatiseras. Uppfyllt Finns tydlig ansvarsfördelning inom landstinget som reglerar vem som svarar för vad på detta område? Det finns en tydlig ansvarsfördelning för ansökningsarbetet. Ansvarsfördelningen är känd bland berörd personal. Delfråga 8 Ej uppfyllt Omfattas arbetet med statlig er- Vi bedömer att arbetet med återsökning av Mars 2016 18 av 19
sättning av styrelsens arbete med intern kontroll? kostnader inte har varit en del av förvaltningarnas internkontroll under år 2015. Vi grundar vår bedömning på att några kontroller på området inte har ingått i internkontrollplanerna för året. 2016-03-31 Uppdragsledare Projektledare Mars 2016 19 av 19