Referenser i offentlig upphandling Praktisk tillämpning

Relevanta dokument
DOM Meddelad i Falun

Checklista för förfrågningsunderlag (upphandlingsdokument) enligt LOU

DOM Meddelad i Falun

DOM Meddelad i Falun

DOM Meddelad i Malmö

Inledning. Upphandlingsrättsliga principer

DOM Meddelad i Falun

DOM Meddelad i Göteborg

DOM Meddelad i Stockholm

SOLLENTUNA KOMMUN. Upphandlingsprotokoll och tilldelningsbeslut Sollentuna kommun

5. Utvärdering av anbud

OFFENTLIG UPPHANDLING AV FUNKTIONSENTREPRENADER FÖR DRIFT OCH UNDERHÅLL. Gatukontorsdagarna Advokat Per-Ola Bergqvist

DOM Meddelad i Falun

Referenser vid tjänsteupphandlingar. Eva Sveman

DOM Meddelad i Falun

Utvärdering av anbud. Stockholm, den 17 mars 2017

DOM Meddelad i Falun

DOM Meddelad i Malmö

Samverka för att vinna det här gäller för gemensamma anbud. Christian Martinsson, Advokat, MAQS Advokatbyrå

DOM. Sida FÖRVALTNINGSRÄTTEN IMALMÖ Avdelning 1 YRKANDE OCH INSTÄLLNING M.M.

DOM Meddelad i Falun

Förhandling inom ramen för den offentliga affären. Stockholm, den 9 mars 2017

Avtalsform Avtal/Ramavtal/Enstaka köp Namn Insamling av slam och fettavfall

DOM Meddelad i Stockholm

DOM Meddelad i Göteborg

Juridiska risker under inköpsprocessen. Sveriges offentliga inköpare, Årskonferens 2016

DOM Meddelad i Malmö

UMEVA, Robertsfors kommun, Vännäs kommun, Bjurholms kommun, Vindelns kommun, Sorsele kommun.

DOM Meddelad i Malmö

HÖGSTA FÖRVALTNINGSDOMSTOLENS DOM

DOM Meddelad i Falun

- Ett förtydligande bör göras i 9 kap. 9 LOU/LUF om vilken information som ska finnas med i underrättelser till anbudssökande och anbudsgivare.

DOM Meddelad i Malmö

DOM Meddelad i Falun

DOM Meddelad i Göteborg

Märken i offentlig upphandling

DOM Meddelad i Stockholm

DOM Meddelad i Malmö

DOM Meddelad i Stockholm

DOM Meddelad i Stockholm

A) Upphandlingsföreskrifter Vindkraftverk 12KS/0282. A) Upphandlingsföreskrifter

Vad du behöver veta när du ska lämna anbud. Pia Nedby, SISAB Upphandling24 Konferens Stora säljdagen

DOM Meddelad i Malmö

DOM Meddelad i Göteborg

DOM Meddelad i Stockholm

DOM Meddelad i Härnösand

HFD 2013 ref. 5 Offentlig upphandling; Förvaltningsprocess övriga frågor

DOM Meddelad i Stockholm

Anbudsförfrågan på upphandling av Hantverkartjänster Målare

DOM Meddelad i Stockholm

DOM Meddelad i Malmö

Så blir den nya lagstiftningen om hållbar upphandling. Hållbar upphandling 14 mars 2016 Lisa Sennström

DOM. Meddelad i Malmö SÖKANDE.'7' '. ' --,-.. - _. -1 I: Överprövning enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, LOU

Avtalsform Rangordnat avtal Namn Tekniska konsulttjänster

Hållbar Upphandling. Nätverket Renare Mark Seminarium om upphandling inom förorenade områden Luleå 13 februari 2013

DOM Meddelad i Falun

('Ja-rutan' måste kryssas i annars kommer man inte längre oavsett om svaret är ja eller nej.)

En leverantör har rätt att få en upphandling överprövad endast om denne har eller har haft ett intresse av att tilldelas kontrakt i upphandlingen.

DOM Meddelad i Linköping

UTVÄRDERING OCH TRANSPARENS. Kan jag bli en vinnare i domstolslotteriet?

DOM Meddelad i Linköping

DOM Meddelad i Falun

DOM Meddelad i Stockholm

Datum bilaga 1b Dnr

2. Krav på anbudssökande

DOM Meddelad i Göteborg

HÖGSTA FÖRVALTNINGSDOMSTOLENS DOM

Avtalsform Rangordnat avtal Namn Tekniska konsulttjänster område 28-29

DOM Meddelad i Stockholm

Umeå Kommun inbjuder till anbudsgivning gällande - Taxiresor -. Upphandlingen genomförs enligt Lagen om Offentlig Upphandling (LOU).

Upphandling Samverkansrådet 10 februari 2014

1 kap. 9 och 12 kap. 3 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling

DOM Meddelad i Växjö

DOM Meddelad i Stockholm

DOM Meddelad i Stockholm

DOM Meddelad i Malmö

DOM Meddelad i Stockholm

Offentlig upphandling - en affärsmöjlighet?

Extern remiss. Innehåll METODER FÖR TIDIG DIALOG

DOM Meddelad i Stockholm

DOM Meddelad i Göteborg

Sociala hänsyn och offentlig upphandling på den inre marknaden

DOM Meddelad i Malmö

DOM Meddelad i Malmö

DOM Meddelad i Stockholm

2. Kvalificering och obligatoriska krav

DOM Meddelad i Göteborg

DOM Meddelad i Stockholm

DOM Meddelad i Göteborg

DOM Meddelad i Stockholm

1. Anvisningar för upphandlingen

DOM Meddelad i Falun

Administrativa föreskrifter Städning av soprum UH

DOM Meddelad i Karlstad

DOM Meddelad i Växjö

Denna upphandling avser Ånge kommuns löpande behov av konsultstöd för organisations- och verksamhetsutveckling omfattande:

Frågor och svar om upphandlingsskadeavgift

Avrop från ramavtal med förnyad konkurrensutsättning

Remiss: Nya regler om upphandling SOU 2014:51 och Ds 2014:25

DOM Meddelad i Malmö

Transkript:

1 Referenser i offentlig upphandling Praktisk tillämpning Referenser har använts i offentliga upphandlingar under många år. Dels som ett sätt att bevisa viss teknisk kapacitet/erfarenhet i kvalificeringsfasen, dels som en del av en utvärdering. Referenser kan, rätt använda och i rätt typ av upphandling, vara ett bra verktyg. Eftersom referenser i praktiken är vanligt förekommande är det intressant att diskutera de problemställningar som finns ur såväl ett juridiskt som ett praktiskt perspektiv. I denna artikel redogör Björn Bergström, Ramberg Advokater, för hur man bäst använder sig av instrumentet referenser på ett sätt som medför att såväl lagens krav som verksamhetens behov uppfylls. 1. DET JURIDISKA PERSPEKTIVET 1.1 Dagens lagstiftning - övergripande Den relevanta bestämmelsen är i det här fallet 11 kap. 11 i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, LOU. Det finns inget i kravet som gör att man bryter mot denna bestämmelse eftersom den i det här fallet är relativt enkel att följa. Det är dock värt att notera att 11 kap. 11 utgör en uttömmande uppräkning av vad man får kontrollera för att bedöma om den tekniska och yrkesmässiga kapaciteten är uppfylld. Utöver den specifika bestämmelsen är de grundläggande principerna för den offentliga upphandlingen alltid relevanta. De återfinns i 1 kap. 9 LOU. Det är främst tre av principerna som aktualiseras proportionalitet, likabehandling och transparens. Av praxis (se bland annat C-234/03 Contese eller Kammarrätten i Jönköping mål nr 563 567-08 för en tydlig beskrivning) framgår att prövningen av om ett krav är proportionerligt baseras på tre delar: Kravet måste utgöra en lämplig och effektiv åtgärd för att uppnå det eftersträvade syftet Kravet måste vara nödvändigt för att uppnå det eftersträvade syftet Den negativa effekten av kravet få inte vara oproportionerlig eller överdriven i förhållande till syftet Principen om likabehandling och nödvändig transparens i anslutning till den har definierats i mål från EU-domstolen där domstolen (se främst C-19/00 SIAC p 41-44) formulerat sig att varje rimligt informerad och normalt omsorgsfull anbudsgivare ska kunna tolka det som skrivits på samma sätt. Domstolens formulering innebär därmed inte att var och en nödvändigtvis ska förstå det formulerade kravet, utan att man kan ställa vissa krav på den som läser kravet. Eventuella oklarheter i ett formulerat krav får dock i första hand anses belasta den som skrivit det. I dagsläget finns i Sverige inget krav på att den som uppfattar ett krav som otydligt, eller tvetydigt, behöver ställa en fråga kring det. Det får alltså sägas finnas ett utrymme för en anbudsgivare att tolka ett krav på ett rimligt sätt och agera efter det, även om det skulle kunna finnas andra tolkningar, för att

2 sedan avvakta ett tilldelningsbeslut och se hur den upphandlande myndigheten använt sig av kravet. För det fall man inte är nöjd med beslutet kan man då mycket väl begära en överprövning på grunden att kravet inte är tydligt nog. Detta är så att säga en del av spelplanen och något var och en bör vara medveten om. Slutsatsen av det är att det är av största vikt för den som genomför upphandlingen att noga tänka igenom vad de krav man skriver egentligen innebär och att noga beskriva syftet med upphandlingen. Utan sådana beskrivningar blir det oftast inte möjligt att försvara kravställningen i en juridisk prövning. Det är inte heller möjligt att veta om det leder till en bra affär. Man kan även dra slutsatsen att det i normalfallet även ligger i anbudsgivarens intresse att ställa frågor kring de krav som kan innehålla ett tolkningsutrymme, för att på det sättet stänga dörren för överprövning från konkurrenter. 1.2 Referenser i förfrågningsunderlag Referenser är i och för sig knappast att kategorisera som ett krav. För det fall referenserna används i kvalificeringsfasen har kravet troligen att göra med att anbudsgivaren ska ha en viss erfarenhet. Beviset på detta krav utgörs av en referens. Även om man kan ställa krav på att skicka in ett bevis är det viktigt att hålla isär vad som är krav eller bevis. I annat fall är det lätt att man börjar fokusera mer på bevisen än på kraven, med följd att man kanske väljer fel bevis i förhållande till vad man vill uppnå. Att man kan använda sig av referenser i kvalificeringsfasen som bevis på viss erfarenhet eller kompetens framgår av lagtexten. Frågan om referenser i utvärdering har bedömts ett antal gånger och får enligt dagens praxis anses vara utredd. I Lianakis (C-532/06) konstaterade man att De kriterier som inte syftar till att fastställa det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utan som huvudsakligen avser bedömningen av anbudsgivarnas förmåga att utföra projektet i fråga kan följaktligen inte anses utgöra kriterier för tilldelning. I Sverige har detta lett fram till slutsatsen att referenser kan användas i utvärderingen givet att de frågor som ställs inte tar sikte på anbudsgivarens kapacitet eller erfarenhet, utan är ägnade att fastställa kvaliteten i tjänstens utförande. Det är alltså sedan många år tillbaka utrett att det är tillåtet att använda referenser som en del av tilldelningskriterierna. Det handlar i praktiken om vilka frågor som ställs och om de alltså är framåteller bakåtsyftande. 1.3 Kommande lagstiftning Under 2016 kommer det nya direktivet (2014/24/EU) att implementeras som svensk lagstiftning. Enligt tidplanen i direktivet ska detta ske senast i april 2016. När det gäller frågor om referenser återfinns de i artiklarna 58 och 67 samt i bilaga XII. Finns det avgörande skillnader mellan dagens lagstiftning och den kommande? Den förändring som införts i de nya bestämmelserna är att man redan i lagtexten anger att det är tillåtet att använda anbudsgivarens, eller ledande personer i uppdragets, yrkes- eller utbildningskvalifikationer som ett tilldelningskriterium. Gör man det får man inte använda det i urvalsfasen. Detta innebär en viss skillnad gentemot dagens regler och praxis, men utgör i praktiken inte någon större skillnad. 1.3.1 Artikel 58 och bilaga XII (14 kap 5 i lagrådsremissen) I likhet med nuvarande lagstiftning finns en möjlighet att använda anbudsgivarens erfarenhet som ett urvalskriterium. Med urvalskriterium menar man inte det som vi normalt benämner som Utvärderingskriterer. Ett urvalskriterium ingår tillsammans med skäl för uteslutning i det vi idag benämner kvalificeringsfasen. Det vill säga de förutsättningar en anbudsgivare (som i direktivet benämns som ekonomisk aktör ) behöver uppfylla för att gå vidare till prövning av krav på tjänsten och utvärdering av anbudet. I 58.4 anges explicit att referenser som visar att anbudsgivaren har tillräcklig erfarenhet får användas. I 58.6 kompletteras detta med att en bedömning av den yrkesmässiga kapaciteten att tillhandahålla tjänsterna får göras på grundval av yrkeskunnande, effektivitet, erfarenhet och tillförlitlighet. Av bilaga XII framgår dessutom att den tid inom vilken uppdragen ska vara utförda är tre år för tjänster och fem år för byggentreprenader, men att det dessutom finns en möjlighet att beakta leveranser längre bak i tiden

3 om det är nödvändigt för att garantera en tillfredsställande konkurrensnivå. När det gäller anbudsgivarens utbildnings- och yrkeskvalifikationer eller motsvarande uppgifter om ledande personer i företaget (d.v.s. samma som 11 kap. 11 i dagens LOU) får man ta in upplysningar om detta i urvalsfasen, precis som idag, förutsatt att de inte utvärderas som tilldelningskriterium. Den fetmarkerade texten återfinns inte i dagens lagtext. Innebörden är enkel. Man väljer om, och i sådant fall var, i upphandlingsunderlaget man vill ha med utbildnings- och yrkeskvalifikationer. Men det får bara vara på ett ställe. 1.3.2 Artikel 67 På samma sätt som idag är kriterierna för bedömning av kvalitet inte uttömmande. I punkt 2b) anges att sådana kriterier kan omfatta till exempel: organisation av samt kvalifikationer och erfarenheter hos den personal som utses att verkställa kontraktet, om kvaliteten på den personal som utsetts på ett betydande sätt kan påverka nivån på kontraktets fullgörande. Det är rimligt att en sådan utvärdering kan ske genom en bedömning av referensuppdrag. Men även andra metoder än referenser skulle kunna användas och vara mer ändamålsenliga. 2. TILLÄMPNING AV REGELVERKET I PRAKTIKEN För att illustrera hur regelverket, i de delar de rör referenser, kan tillämpas i praktiken följer nedan en diskussion utifrån de frågor som är relevanta att ställa innan referenser används. Oavsett vilken typ av krav som används i en upphandling, och oavsett om kravet ingår som en del av kvalificeringen eller som en del av utvärderingen, behöver jag som tar fram kravet/kriteriet ställa mig ett antal frågor. Varför ska jag ställa just det här kravet? Vad vill jag uppnå med kravet? Finns det andra sätt som tillgodoser mitt behov lika bra eller bättre? Utan denna typ av frågor, kommer resultatet inte att bli så bra som möjligt. Naturligtvis måste den som gör upphandlingen känna till sitt behov, men det är en förutsättning i det här sammanhanget. Vill man nöja sig med att ställa en fråga, d.v.s. om man inte har tid att gå på djupet med varje del bör den vara formulerad på det här sättet Om en leverantör inte uppfyller mitt krav, vill jag då förkasta anbudet. Eller om det är fråga om ett utvärderingskriterium om en anbudsgivare inte får några poäng på det här kriteriet, skulle jag då vara beredd att betala extra för ett anbud som gör det. De frågor som exemplifierats ovan gäller i högsta grad även för referenser oavsett i vilken del av upphandlingen referenserna används. 2.1 Exempel För att illustrera de vanligt förekommande frågor som uppstår finns även ett exempel. Exemplet saknar koppling till ett verkligt fall, men är konstruerat för att synliggöra hur tillämpning kan ske i praktiken. Det bör redan här understrykas att exemplet är konstruerat utifrån att det innehåller brister. Kopiera det därför inte. För att styrka kravet på erfarenhet ska Anbudsgivaren ha utfört minst tre uppdrag de senaste tre åren där varje uppdrag ska ha omfattat minst 100 timmars arbete och där varje uppdrag ska ha rört en liknande tjänst som den som nu upphandlas. Minst ett av uppdragen ska ha varit för en kommun. Bifoga tre referenser där varje referens ska vara beredd att svara på frågor kring hur uppdraget utfördes. Sådana frågor kommer att skickas ut under vecka 42 och 43. Tre uppdrag Kravet är i sig tydligt och vållar inte bekymmer på det sättet. Ur ett proportionalitetsperspektiv behöver man dock ställa sig frågan hur man som upphandlare kommit fram till just tre uppdrag. Denna fråga sammanfaller även med verksamhetsperspektivet. Varför är det nödvändigt med minst tre? Två uppdrag kommer att leda till att anbudet förkastas. I praktiken förekommer just ett krav på tre uppdrag relativt ofta och framstår som en mängd som ofta accepteras av alla parter. Den upphandlande myndigheten behöver dock

4 ändå ställa sig frågan, eftersom det kan innebära att en viss anbudsgivare inte kan lämna anbud. Frågorna blir i praktiken två är det nödvändigt för att uppnå det eftersträvade syftet, i det här fallet att bevisa en viss erfarenhet och är effekterna det får (att vissa leverantörer inte kan lämna anbud) överdrivna. Hur en motivering ska se ut kan skilja sig åt, men att den måste finnas är helt nödvändigt. Det går inte att i förväg ange hur motiveringen ska vara utformad. Ju tydligare man är i beskrivningen av sitt bakomliggande behov och varför det bakomliggande kravet ställs, desto enklare att skapa en hållbar motivering. Oavsett regelverket bör den interna organisationen vara intresserad av detta, eftersom ett för högt ställt krav gör att man riskerar att gå miste om den bästa anbudsgivaren och därmed om den bästa affären. Som upphandlande myndighet behöver jag därför ställa mig frågan varför jag ställer kravet för att jag måste, eller för att jag vill uppnå något. I sammanhanget behöver man även ställa sig frågan om det verkligen är företaget som lämnar anbud som behöver ha erfarenheten. I många fall är det snarare erfarenheten hos nyckelpersonerna som är viktig. Detta är inte i första hand en juridisk fråga, men kan få implikationer även på juridiken. Låt säga att den personal som utfört uppdragen har slutat hos anbudsgivaren. Är då syftet med kravet uppfyllt utifrån vad den upphandlande myndigheten vill uppnå? Denna fråga är nödvändig att ta ställning till och kan mycket väl leda till att kravet formuleras om. Anbudsgivaren eller den/de personer som ska leda projektet ska. 100 timmar Samma frågor som för Tre uppdrag aktualiseras. Dessutom kan man som anbudsgivare fundera över vad timmar innebär i det här fallet. Behöver jag kunna styrka det med en faktura där timantalet framgår, eller ska jag på annat sätt, vid behov, kunna styrka att min organisation arbetat de efterfrågade timmarna. Ur ett verksamhetsperspektiv bör den upphandlande myndigheten dessutom ställa sig frågan om det är någon skillnad på en leverantör som använt relativt okvalificerad personal för större delen av ett uppdrag mot någon som använt mer kvalificerad personal för uppdraget. Liknande tjänst I exemplet finns även ett krav på att de tre uppdragen ska avse liknande tjänster som de som nu upphandlas. För att ett sådant krav ska kunna anses vara transparent behöver det förmodligen kombineras med ett underlag som i övrigt är tydligt med avseende på vad kärnan i det som upphandlas är. Frågan som väcks blir dock vilka delar av underlaget som ska vara uppfyllda. Räcker det med kärnan i uppdraget, eller måste likheten föreligga med samtliga delar. I ett exempel med städning uppstår frågan om det räcker med att ha utfört städning, eller om det måste ha skett för ett objekt med liknande egenskaper, om omfattningen behöver ha varit lika etc. I ett fall där man endast skriver liknande kommer bedömningen för den upphandlande myndigheten att bli svår ur ett juridiskt perspektiv. Ur ett verksamhets- eller affärsperspektiv blir det lika tveksamt eftersom man mycket väl kan behöva godkänna en anbudsgivare som egentligen inte uppfyller tillräckligt många delar utifrån hur behovet ser ut. Den upphandlande myndigheten behöver därför komplettera liknande genom att beskriva vilka delar av tjänsten som ligger i begreppet, eller genom att hänvisa till relevanta, tydliga, punkter i kravspecifikationen. Man bör dock samtidigt vinnlägga sig om att inte bli alltför detaljerad i beskrivningen eftersom man då skapar onödigt skarpa gränsytor. Har jag som upphandlare skrivit ett visst krav är det också rimligt att upprätthålla det. I domstolarna har flera fall på detta tema avgjorts, det senaste är Förvaltningsrätten i Malmö 5019-15. Man kan med fog reagera på att ett anbud förkastas på grund av en detalj, som egentligen inte är viktig för tjänstens utförande eller för bedömning om vem som är bäst lämpad. Samtidigt är det domstolen gör att titta på kraven och svaren och jämföra dem. De konstaterar då att ett krav är ett krav. Denna bedömning är ur ett juridiskt perspektiv inte orimlig, eftersom upphandlaren sitter på nyckeln till att inte hamna i denna situation. Upphandlaren kan, i teorin, alltid välja att uttrycka sig på ett annat sätt. Att frågan sedan leder till oönskade effekter är högst olyckligt. Frågan blir högaktuell när det gäller detaljerade krav på referenser. Missar anbudsgivaren en detalj i referensen ligger det nära till hands att anbudet måste förkastas. Vilket oftast inte är vad man avsett och sällan eller aldrig leder till en bra affär.

5 Uppdrag för kommun Frågan i denna del handlar främst om proportionalitet. Varför är det nödvändigt? Vad vill jag uppnå? Finns det alternativ? Denna typ av krav är inte ovanliga, och kan ibland vara motiverade. Det krävs dock att de används med urskiljning. Att för en städtjänst ställa upp ett sådant krav är inte tillåtet, men att för en organisationskonsult ställa upp kravet skulle kunna vara tillåtet. Det är åtminstone sannolikt att den upphandlande myndigheten skulle kunna presentera sådana skäl som gör att en domstol skulle anse att kravet är proportionerligt. Samtidigt blir frågan ur ett verksamhets-/affärsperspektiv om det verkligen är motiverat. Om jag med kravet till exempel vill uppnå en förståelse för en politiskt styrd organisation, vilket i sig är motiverat, kan vägen dit se annorlunda ut än att det krävs att man arbetat för en kommun. Skulle en konsult som arbetat med liknande frågor i övrigt och som har erfarenhet som kommunpolitiker kunna vara aktuell? Den och liknande frågor bör ställas för att nyansera kravet, så att avsedd effekt uppnås. Få ifrågasätter att en viss erfarenhet från den typ av organisation som upphandlar är nödvändig. Men måste den ha uppnåtts genom att ha arbetat med ett liknande uppdrag för just en sådan organisation? Räcker det inte med att ha erfarenheten från uppdraget och organisationstypen? Dessutom kan man fråga sig om inte många privata företag bär likheter med till exempel en kommunal organisation där ägarna agerar på samma sätt som politikerna gör i förhållande till tjänstemännen. Även om frågorna ovan kan synas detaljerade, är det just den typen av frågor som blir viktiga att ta ställning till gällande frågan om krav på erfarenhet och bevisning i form av referenser. Exemplen kan göras fler, men ovanstående delar sammanfattar typen av frågor som behöver hanteras där den gemensamma faktorn är att jag som gör upphandlingen behöver veta vad jag vill uppnå. Utöver de frågor den upphandlande myndigheten behöver ta ställning till kan ett antal ytterligare frågor aktualiseras, antingen av myndigheten själv eller som frågor och svar. För att illustrera bristerna i exemplet ovan finns här ett par ytterligare exempel. Måste alla uppdragen ha utförts åt olika juridiska personer, eller kan alla tre uppdragen vara för en och samma juridiska person, om än vid olika tillfällen? Beroende på uppdragets karaktär och vad det är man vill visa kan båda alternativen vara acceptabla. Frågan är densamma som ovan, vad vill jag uppnå? Hur kommer referenternas svar att hanteras Frågan är intressant och har behandlats i praxis. Ska svaren verifiera att tjänsten utförts eller ska den användas som en del av utvärderingen? Som det är uttryckt här ska svaren troligen vara en del av kvalificeringen. Det är i och för sig inte otillåtet att uttrycka sig på det sättet, men eftersom en fråga kommer att uppstå är det bästa att vara tydligt från början. Frågan kvarstår dock om referenternas svar behöver nå upp till en viss nivå. Om så är fallet behöver det anges! Det vill säga det räcker inte med att tjänsten faktiskt utförts, den ska ha uppnått en godkänd nivå. Vilka frågor ska besvaras av referenterna? Även om man kan föra ett teoretiskt resonemang kring att det, för att vara transparent, räcker med att redovisa frågorna till referenterna och på begäran till anbudsgivaren, är det mer rätt och dessutom affärsmässigt nödvändigt att vara öppen med informationen redan i förfrågan. Ett sådant agerande skapar, i kontexten offentlig upphandling, förtroende. Kommer referenstagningen att ske muntligt eller skriftligt? Frågan är i sig inte viktig givet att man vet vilka frågor som kommer att ställas. För den upphandlande myndigheten är det dock viktigt att fundera över bevisvärde. Det finns exempel där man tagit muntliga referenser och där referenten i efterhand hört av sig och hävdat att upphandlaren missförstått det man sagt. Som anbudsgivare är det högst relevant att veta hur den upphandlande myndigheten, för det fall muntliga referenser används, kommer att säkerställa likabehandling och hur referenstagningen dokumenteras. Vad händer om de inte är tillgängliga? Domstolen uttryckte i Kammarrätten i Göteborg mål nr 2504-10 att det är den som åberopat en referens, som bär risken för missförstånd. En sådan bedömning är i och för sig förmodligen korrekt att använda även på ett fall som detta, där

6 det finns en utpekad tid för svar från referenterna. Upphandlaren lägger dock ett stort ansvar på anbudsgivaren för en fråga som i praktiken ligger utanför anbudsgivarens kontroll. De referenser anbudsgivaren använder svarar ofta på flera frågor och man bör som upphandlare ta höjd för att en referent blir referenstrött. Frågan är då om en enskild anbudsgivare ska drabbas av det. Den upphandlande myndigheten bör därmed tänka efter noga om syftet med referenstagningen verkligen uppnås! Kommer egna referenser att användas? Utifrån kravformuleringen är det i första hand externa referenser som ska användas. Det finns ett antal avgöranden där den upphandlande myndigheten angivit formuleringar i stil med för det fall uppdrag utförts åt UM ska detta användas som en av referenserna. I praxis har domstolarna sett sådana krav som acceptabla, se bland annat Kammarrätten i Göteborg mål nr 788-09 och 2504-10 där domstolen i det senare fallet uttryckte Tanken med referenser kan inte vara att leverantören själv ska kunna välja vilken bild av dem som ska visas.. Att använda en egen referens är dock endast lämpligt i det fall den utgör en del av flera referenser. Att använda en egen referens som blir avgörande för vem som får kontraktet skulle närma sig en fri prövningsrätt från den upphandlande myndighetens sida. Slutsatsen av de frågor som ställts ovan är att det exempel som beskrivits knappast är lämpligt att använda sig av oavsett om man gör en juridisk eller praktisk bedömning. 2.2 Referenser som tilldelningskriterium Referenser som en del av utvärderingen har i många fall ett tveksamt värde. Inte minst eftersom man frågar kring händelser som redan utförts, och där andra personer än de som ska arbeta för mig har utfört arbetet. Fundera verkligen igenom när det är lämpligt och vad det egentligen tillför. Fundera även särskilt över formen för inhämtande av referenser. Låt säga att referenserna verkligen spelar roll i ett enskilt fall är det då ett utvärderingsformulär som är det mest lämpliga, eller skulle du som gör upphandlingen vilja hämta in informationen på annat sätt? Den viktiga frågan kring referenser i utvärderingen är främst vilket värde de tillför. Om upphandlaren ställer ett antal frågor vid ett visst tillfälle till en referent uppstår ett antal felkällor eller frågetecken. Hur positiv eller negativ är personen jag pratar med som grund, d.v.s. var går hans/hennes gräns för en viss bedömning? Är gränsen för olika bedömningar olika hos olika referenter? Vilken relation har referenten till anbudsgivaren i övrigt? Vad spelar det faktum att uppgifterna kan bli offentliga för roll när det handlar om hur sanna svaren är? Om en anbudsgivare får hög poäng innebär det då verkligen att den tjänst jag köper blir bättre? Kommer bedömningarna verkligen att ge något utslag i utvärderingen, eller hamnar alla ungefär lika och, om det skiljer sig åt, är det egentligen någon skillnad mellan anbuden? Frågorna ovan kan göras fler, men visar på att det finns en stor osäkerhet kring att använda sig av referenser i en upphandling. De ger ett tydligt svar, där man oftast kan jämföra dem ner på decimalnivå, och är på det sättet ett tydligt mätinstrument. Den avgörande frågan är dock om det leder till det jag vill uppnå, det vill säga den bästa leverantören för min affär. I de flesta fall är det ytterst tveksamt, vilket innebär att även om det är juridiskt korrekt, är det i många fall ett mindre bra utvärderingskriterium att använda sig av. 2.3 Sammanfattning Oavsett vilken frågeställning som aktualiseras finns det ett par grundfrågor som är desamma. Vad innebär det krav jag ställer? Varför vill jag/behöver jag ställa kravet på det här sättet? Vill jag verkligen förkasta anbudet om kravet inte är uppfyllt? Alla dessa frågor, eller varianter på dem, är nödvändiga att ställa. Det spelar ingen roll om man vill undersöka om kravet är lagligt, eller om det är lämpligt utifrån vad verksamheten vill uppnå och vad som är affärsmässigt. Frågorna är i princip desamma. Utöver detta bör man även ta ställning till hur man ser på ska-krav. Antingen är man konsekvent och agerar som att ett ska-krav alltid är obligatoriskt och förkastar de anbud som inte uppfyller kravet. Det fungerar om man har besvarat den typ av

7 frågor som ställts ovan. Eller så agerar man som att ska-kraven inte alltid är obligatoriska. I praktiken kommer det senare agerandet att vålla större eller mindre problem i majoriteten av upphandlingarna. Det är med andra ord värt att lägga ett par extra timmar på att kvalitetsgranska underlaget innan det går ut genom att låta en kollega eller motsvarande läsa underlaget utifrån den typ av frågor som ställs i den här artikeln. Björn Bergström, Ramberg Advokater JP UPPHANDLINGSNET JP Infonet Kornhamnstorg 6, Box 2237, 103 16 Stockholm 08-462 65 60, info@jpinfonet.se, www.jpinfonet.se