Protokoll fört vid LAG/styrelsemöte 7 april 2016 Tid: Torsdagen den 7 april 2016, kl. 11.00 17.30 Plats: Åsa Folkhögskola, Sköldinge, Katrineholms kommun Närvarande: Offentlig Privat Ideell Tommy Björkdal tom 31 Birgitta Blanck Lena Stensgård Leif Skeppstedt Malin Edman Brogarth tom 30e Lucie Bernhardsson Tomas Jönsson Annlouise Olsson Regina Westas tom 30e Bertil Karlsson Bam Björling Lars-Olof Lundkvist Lars Wigström Maria Printz Agneta Pettersson Gunilla Malm Torbjörn Gårdestig Magnus Svensson Göran Nygren samt adjungerade: Björn Ekengren, Katrineholms kommun samt Birgit Andersson och Emma Dahlin. 19. Mötets öppnande Ordförande Tommy Björkdal öppnar mötet. 20. Val av sekreterare för mötet Till sekreterare väljs Emma Dahlin. 21. Fastställande av dagordningen Dagordningen godkändes med följande tillägg : 23. Adjungeringar 32. Årsstämma a) medlemsavgift 34. Övriga frågor a) Strategiska områden - deltagande resterande punkter flyttas ner. 22. Val av justerare Annlouise Olsson väljs att jämte ordförande justera protokollet. Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2016-04-07 Sid 1 av 11
23. Adjungeringar Björn Ekengren adjungeras till LAG/styrelsemötet med yttrande- och förslagsrätt men utan beslutsrätt. 24. Projektpresentationer Projekten 2016-1420 Sundbyholms Multiarena och Hästsportcentrum, 2016-1730 Träskbiennalen 2016, 2016-1907 Don Quijote som communityteater och 2016-2207 Skebo i hjärtat av Sörmland presenterade sina projektansökningar muntligt för styrelsen. 25. Föregående protokoll LAG beslutar att protokollet från föregående möte den 8 mars justeras i projektbeslutet gällande projektet 2016-943 Idécentrum Kafjärden, där det rättas till att styrelsen utser Bam Björling till kontaktperson för projektet samt med den förändringen lägga protokollet från beslutsmötet den 8 mars 2016 till handlingarna. 26. Rapporter: a) Verksamhetsrapport Verksamhetsledare Birgit Andersson gick igenom utskickad kanslirapport för 2016-03-08 2016-04-06. b) Ekonomisk rapport Det ekonomiska läget gås igenom utifrån den budget som är lagd samt resultatrapport per den 29 februari 2016 samt resultatrapport per den 31 mars 2016. Birgit går igenom övergripande uppbokade medel och beslutade medel utifrån de beviljade projekt som finns och de projekt som finns till LAG/styrelsemötet idag. Rapporten läggs till handlingarna. c) Idéer på gång Projektidéer som är på gång gicks igenom. LAG konstaterar att det är en hel det idéer på gång och att särskilda insatser behöver göras för att få in projekt inom det insatsområde LAG prioriterat högst: Entreprenörskap. Kansliet ska se över vad som är möjligt att göra. d) LUS Ordförande Tommy rapporterar kort från föreningen LUS, i dagsläget finns det 24 betalande medlemmar, årsmöte hålls tisdagen de 12 april i Stockholm och Tommy deltar. I samband med årsmötet skall deltagarna diskutera relevanta punkter för våra medlemmar i LUS vidare arbete, exempelvis: E-ansökan, paraplyprojekt, schabloner i driften, medlemskap i LUS samt representanter i Övervakningskommittén. Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2016-04-07 Sid 2 av 11
27. Uppföljning fattade beslut Av LAG tidigare fattade beslut gicks igenom för att se hur långt arbetet kommit med de olika besluten: Kansliet gav en kort rapport kring 77 LAG 2015-09-14 Projekt/inspirationsresan där planeringen är i full gång. 78 LAG 2015-09-14 Övriga frågor b) Inventering av behovet av läsplattor, ytterligare en inventering ska genomföras efter årsmötet då även de nya ledamöterna ska få frågan och de tekniska hjälpmedlen sedan kan köpas in. Avslutas i samband med nästa LAG-möte i juni. 93 LAG 2015-11-16 Övergripande/LAG-ägda projekt, det tidigare diskuterade Serviceprojektet kommer upp till LAG för beslut på nästkommande beslutsmöte 8 juni 2016. 52 Presidiet 2015-12-14 Rutiner, riktlinjer, arvode mm. Revidering av allmänna riktlinjer och övriga rutiner tas på nästkommande beslutsmöte 8 juni 2016. Revidering av arvodesreglemente beslutas av stämman, och där kanske LAG behöver utse någon/några personer att se över förslag. 7 LAG 2016-03-01 Utvärderingsdelen i strategin, Bam Björling har haft en första kontakt med Mälardalens Högskola vilka är intresserade av uppdraget, detta behöver dock konkretiseras, för detta tar Bam hjälp av kansliet. 28. Arbetsbeskrivning för kontaktpersoner För varje externt projekt som tillstyrks av LAG ska, enligt tidigare beslut i LAG, utses en ledamot i LAG/styrelsen som kontaktperson. Syftet med kontaktperson är dels att det är värdefullt för projekten att ha en kontaktperson från LAG/styrelsen som följer upp hur projektet utvecklas, och dels att det är bra för LAG att ha lite mer insyn i projektens genomförande och inte bara läsa om dem. Personens roll ska vara stöttande samt att det är en länk mellan projekten och LAG. Personen ska återrapportera till LAG vad som händer i projektet. Kontaktpersonen ska däremot inte ge råd och stöttning i projektredovisning och regler kring projektgenomförandet, där det är kansliet som ansvarar för dessa insatser. LAG beslutar att kontaktperson, som ej är offentlig representant, arvoderas och får reseersättning för 5 timmars kontakt med projektet samt att delta i en projektskola, den tid som läggs arvoderas med timarvode. Om kontaktpersonen/ledamoten anser sig behöva fler timmar för uppdraget beslutas detta av LAG. LAG beslutar också för egen del att utreda i samband med revideringen av arvodesreglementet om detta uppdrag går utöver det offentliga uppdraget för de ledamöter som sitter i LAG/styrelsen på det offentliga mandatet. LAG önskar undersöka om de offentliga ledamöterna kan ersättas för kontaktmannaskapet. Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2016-04-07 Sid 3 av 11
29. Rutiner för projektbeslut För de projektpresentationer som LAG tar del av behöver det finnas en rutin som omfattar hur dessa ska fungera. LAG diskuterar också längden på möten. LAG beslutar att ge presidiet i uppdrag att se över hur projektpresentationerna i framtiden ska fungera, tydliggöra syfte och mål med projekten, stötta de som ska presentera projekten så presentationerna innehåller det LAG vill ha samt ta fram en checklista för projektpresentationer vilken ska innehålla 5 min presentation av projektet följt av frågor från LAG/styrelsen. LAG beslutar att till en början planera och genomföra heldagsmöten i samband med projektbeslut för att hinna med dagordningen och nogsamt diskutera igenom projektbesluten. LAG/styrelsen har för avsikt att senare i programperioden kunna ha halvdagsmöten. 30. Projektbeslut LAG fattade beslut om sex (6) ansökningar om projektstöd inom Leader. Beslut i varje enskilt ärende enligt nedan. Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2016-04-07 Sid 4 av 11
30 a) 2016-943 Idécentrum Kafjärden (översyn av tidigare fattat beslut) Projekt: Idécentrum Kafjärden Journalnummer: 2016-943 Föreningen Kunskapsturism Kafjärden Organisationsnummer: 802491-8354 LAG/styrelsen ställde vid beslutsmötet 8 mars 2016 3 villkor för projektet 2016-943 Idécentrum Kafjärden: Att inget avvikande hittas när presidiet genom delegation ser över projektets offerter/ekonomi, som medför att ärendet återremitteras till LAG. Att projektledaren och företaget som anlitas för en del av tjänsterna separeras. Att projektstöd sökt hos Länsstyrelsen för anläggande av museum beviljas, så att helheten garanteras. Det har kommit till LAGs kännedom att de tidigare uppställda villkoren för projektet 2016-943 Idécentrum Kafjärden inte kan formuleras på det sätt som LAG/styrelsen beslutat, om bedömningen mot urvalskriterierna kommer över avslagsnivå. LAG beslutar därför om att ta bort de satta villkoren. Projektet har dock hunnit byta projektledare vilket LAG ansåg vara rimligt och godkände bytet. Tommy Björkdal ordförande Annlouise Olsson justerare Emma Dahlin sekreterare Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2016-04-07 Sid 5 av 11
30 b) 2016-1420 Sundbyholms Multiarena och Hästsportcentrum Projekt: Sundbyholms Multiarena och Hästsportcentrum Journalnummer: 2016-1420 Sörmlands Travsällskap Organisationsnummer: 818000-2647 Fond: Landsbygdsfonden - genomförande Insatsområde: Livsstil/Livskvalité Projekttyp: Projektstöd Projektperiod: 2016-03-05-2017-01-05 Sökt stöd: 597 655 kronor Poängbedömning (samlad poäng ): 0 poäng Projektbeskrivning : Investeringen/projektet som Sörmlands Travsällskap söker stöd för är utrustning till en ridbana (hinderpark m.m.) där hopptävlingar genomförs med deltagare från c:a 8 år till senior. Projektet ingår i en innovativ utvecklingsprocess i flera steg där målet är en multiarena och ett levande Hästsportcentrum för ett antal hästsporter (trav- rid- och islandshästsport i första hand) på Sundbyholms Travbana. Tidigare steg i utvecklingsprocessen innefattade en tävlingsbana för islandshäst samt anläggandet av en ridbana av högsta kvalitet och internationell standard. Intresset för att tävla i hoppning på Sundbyholms Hästsportcentrum har varit enormt sedan den första ridbanan anlades år 2012 LAG beslutar att avslå projektet då det inte uppfyller villkoret om minst två horisontella prioriteringar. Beslutsmotivering : LAG ser inte i ansökan att projektet bidrar till ökad social inkludering och icke-diskriminering. Inte heller finner man att projektets insatser är innovativa och främjar nytänkande. LAG anser att projektansökan saknar samverkan med de lokala föreningarna och så även på distriktsnivå. LAG anser också att då projektsökande redan tidigare har gjort en likadan satsning med leaderstöd saknas nytänk i den aktuella ansökan. LAG anser dock att utveckling av anläggningen kan skapa bra möjligheter för andra runt omkring att också utvecklas. Tommy Björkdal Annlouise Olsson Emma Dahlin ordförande justerare sekreterare Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2016-04-07 Sid 6 av 11
30 c) 2016-1730 Träskbiennalen 2016 Projekt: Träskbiennalen 2016 Journalnummer: 2016-1730 Föreningen Art Lab Gnesta Organisationsnummer: 802449-7292 Fond: Landsbygdsfonden - genomförande Insatsområde: Livsstil/Livskvalité Projekttyp: Projektstöd Projektperiod: 2016-03-16-2016-10-31 Sökt stöd: 193 936 kronor Poängbedömning (samlad poäng ): 0 poäng Projektbeskrivning : I samarbete med Naturskyddsföreningen Daga-Gnesta, Föreningen Gnesta vattentorn och Gnesta kommun vill Art Lab Gnesta sommaren 2016 producera en konstutställning som utgår ifrån våtmarkernas biologiska och mytologiska betydelse. Insatsen innefattar att jobba med konstnärer som är intresserade av miljöfrågor och tillsammans. Samtidigt vill projektet stödja ortens kulturliv, och inte minst lockar vi ny publik till kommunen genom att producera en stor utställning på olika platser under sommarhalvåret då många turister har möjlighet att besöka Gnesta. LAG beslutar att avslå projekten då det inte uppfyller de ställda villkoren, då ansökan inte visar på ett långsiktigt och hållbart resultat. Beslutsmotivering : Projektansökan anger inte hur en långsiktighet ska nås i de insatser som projektet avser, hur insatserna ska fortsatt bedrivas. Projektets insatser är redan påbörjade innan ansökan behandlas. LAG anser att projektansökans insatser är organisationens ordinarie verksamhet vilket LAG inte kan stödja. Projektet saknar nytänk. Tommy Björkdal Annlouise Olsson Emma Dahlin ordförande justerare sekreterare Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2016-04-07 Sid 7 av 11
30 d) 2016-1907 Don Quijote som communityteater Projekt: Don Quijote som communityteater Journalnummer: 2016-1907 LÅNGSJÖ TEATER Organisationsnummer: 8024639109 Fond: Landsbygdsfonden - genomförande Insatsområde: Livsstil/Livskvalité Projekttyp: Projektstöd Projektperiod: 2016-03-20-2017-12-30 Sökt stöd: 647 526 kronor Poängbedömning (samlad poäng ): 0 poäng Projektbeskrivning : Långsjö teater vill skapa en gemensam lokal berättelse i form av en communityteater-uppsättning som omfamnar människan och dess skörhet och valmöjlighet i det stora globala sammanhanget, på en lokal nivå. Genom ett kreativt skapande av en gemensam uppsättning jobbar projektet med åsikter, rädslor, glädje och motivation i Gnestas lokala samhälle. Projektet kommer samla berättelser från äldre, ungdomar, människor med funktionsnedsättningar och andra medborgare inom kommunen och kommer att synliggöra berättelserna genom media, podcast och film. Projektet arbetar med grupper med musik, scenisk gestaltning, clown, skapandet av scenografi och kläder i samarbete med den kommunala äldreomsorgen, ungdomsgården Chill, Kulturskolan, dagliga verksamheter och integrationsenheten. LAG beslutar att avslå projekten då det inte uppfyller de ställda villkoren. Projektplanen är inte tydlig och väl genomarbetad. Beslutsmotivering : LAG anser att projektet saknar röd tråd, är något oklart samt att genomförandet känns svävande, projektet saknar tydlighet i vilka insatser projektet faktiskt vill genomföra och vad dessa ska leda till. LAG anser att projektet söker ett väldigt stort stöd för ordinarie verksamhet vilket inte är möjligt inom leader. LAG anser att projektidén är både bra och intressant framförallt för ungdomar att se vad som konkret händer med vårt skräp. Tommy Björkdal Annlouise Olsson Emma Dahlin ordförande justerare sekreterare Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2016-04-07 Sid 8 av 11
30 e) 2016-2207 Skebo i hjärtat av Sörmland Projekt: Skebo i hjärtat av Sörmland Journalnummer: 2016-2207 Skebokvarns bygderåd Organisationsnummer: 802435-1903 Fond: Landsbygdsfonden - genomförande Insatsområde: Livsstil/Livskvalité Projekttyp: Projektstöd Projektperiod: 2016-03-30-2017-05-31 Projektets beslutade budget: Faktisk Projektstöd: 273 099 kronor LAG off. medfinansiering: 134 512 kronor Egen privat finansiering: 47 315 kronor Resurs Privat/ideell: 194 480 kronor Totalt: 649 406 kronor Poängbedömning (samlad poäng ): 455 poäng Projektbeskrivning : Det övergripande syftet är att bibehålla och utveckla attraktionskraften för orten Skebokvarn. Genom en mer funktionell och miljövänligare samlingslokal i Skebokvarnsgården kommer nuvarande och nytillkomna aktiviteter att kunna bedrivas i större omfattning. Ett större kök där människor tillsammans kan bereda för gemensamma måltider, lära av varandra, ge service till dem där orken tryter samt kunna laga och inta mat tillsammans. Syftet är också att kunna bidra till integrering av nyanlända svenskar med hjälp av aktiviteter i form av t.ex. matlagning. LAG beslutar att tillstyrka projektet 2016-2207 Skebo i hjärtat av Sörmland. Beslutsmotivering : LAG anser att projektet har ett tydligt underifrån perspektiv och är väl förankrat på orten. Projektet visar stark genomförandeförmåga och bidrar till servicelösning för orten. Projektet bidrar också till samverkan både inom den egna föreningen med också andra såväl företag som föreningar. Kontaktperson från LAG: Lucie Bernhardsson Tommy Björkdal Annlouise Olsson Emma Dahlin ordförande justerare sekreterare Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2016-04-07 Sid 9 av 11
30 f ) 2016-2357 Driftprojekt Projekt: Driftprojekt Journalnummer: 2016-2357 Leader Södermanland Organisationsnummer: 802491-7406 Fond: Landsbygdsfonden - driftstöd Projekttyp: Projektstöd Projektperiod: 2015-12-09-2022-06-30 Projektets beslutade budget: Faktisk Projektstöd: 2 166 295 kronor LAG off. medfinansiering: 1 066 981 kronor Totalt: 3 233 276 kronor Poängbedömning (samlad poäng ): 500 p Projektbeskrivning : LAG-gruppen för Leader Södermanland genomför inom projektet insatser för att administrera genomförande av lokal utvecklingsstrategi för området samt administration av samverkansprojekt för att stärka samarbetet mellan aktörer inom Leader Södermanland och aktörer i andra leaderområden, både inom landet och i andra länder. För projektets genomförande behövs förutom LAG-gruppen ett kansli med för uppgiften lämplig personal. En verksamhetsledare ansvarar för genomförandet av LAG-gruppens beslut. LAG beslutar att tillstyrka projektet Beslutsmotivering : Utvecklingsstrategin är godkänd och föreningen Leader Södermanland har fått beslut om att få starta leaderområde. Tommy Björkdal ordförande Annlouise Olsson justerare Emma Dahlin sekreterare Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2016-04-07 Sid 10 av 11
31. Egna projekt LAG beslutar att tillsätta en arbetsgrupp vilka ska se över och formulera ett förslag till en utlysning, aktivitet, insats för att främja entreprenörskap. Alternativt att starta och driva ett övergripande LAG-ägt projekt för att främja målgruppen entreprenörer. Arbetsgruppen ska ta fram ett förslag till LAG-mötet den 8 juni 2016. Arbetsgruppen består av: Birgitta Blanck, Agneta Pettersson, Bam Björling, Magnus Svensson samt verksamhetsledare Birgit Andersson. Sammankallande: Birgitta Blanck. 32. Årsstämma a) Medlemsavgift LAG föreslår stämman att besluta om oförändrad medlemsavgift. 33. Nästa LAG-möte Nästkommande LAG/styrelsemöte äger rum den 8 juni 2016. LAG anser att vi ska ha heldagsmöten när det kommer till beslutsmöten för att låta projektdiskussionerna/besluten ta den tid de behöver. LAG-mötet ska starta klockan 9.00. Kansliet tar fram en lämplig plats/lokal. 34. Övriga frågor LAG diskuterar i vilka sammanhang verksamheten behöver vara representerad på för att nå de målgrupper strategin prioriterar. Presidiet beslutar enligt LAG/styrelsemötet 8 mars 2016 vilka möten vi ska delta i samt vem som representerar organisationen, detta framförallt beroende på vilken inriktning kursen/konferensen/mötet har. Såväl ordförande som kansli och övriga ledamöter kan representera verksamheten i olika sammanhang. 35. Avslutning Vice ordförande Birgitta Blanck tackar för visat intresse och avslutar mötet. Tommy Björkdal ( 1-30) Birgitta Blanck ( 31-35) ordförande vice ordförande Annlouise Olsson justerare Emma Dahlin sekreterare Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2016-04-07 Sid 11 av 11