Revisionsrapport Protokollskrivningen 2011 Landstinget Gävleborg Lars-Åke Ullström
1. Uppdrag Landstingets revisorer har givit i uppdrag att granska styrelse och nämnders protokoll ur formell synpunkt. 2. Syfte Enligt Kommunallagen (9 Kap) ska revisorerna årligen granska den verksamhet som bedrivs inom styrelsers och nämnders verksamhetsområden samt eventuella fullmäktigeberedningar. En del i detta arbete är granskning av själva protokollutformningen. Syftet med den övergripande läsningen av protokollen är dels att få information om innehållet i protokollen, d v s om vilka ärenden som respektive styrelse och nämnd behandlar, dels granska protokollen från formell synpunkt, d v s undersöka om protokollen följer de regler och förordningar som finns. 3. Protokoll 3.1 Allmänt Protokollen är ett viktigt dokument för en styrelse eller nämnd. Protokollen visar vilka ärenden man behandlar och vilka beslut man fattar. Protokollen är offentliga handlingar som ofta sprids i stora upplagor antingen pappersmässigt eller via Plexus/internet. Det är därför av största vikt att läsarna förstår vad som menas och att de kan lita på innehållet och att detta är formellt riktigt. Dessutom är det viktigt att protokollen är tillgängliga. Därför skall det på anslaget (på landstingskommunens anslagstavla) alltid stå vart protokollet finns tillgängligt. Kommunallagen är dessutom tydlig på att det är på ordförandens ansvar protokoll förs. Kontinuitet på sekreterarsidan är avgörande för att över tiden kunna hålla en struktur på innehållet. 3.2 Aktuella protokoll De protokoll som varit aktuella under 2011 är Landstingsstyrelsen Nämnden för Tillväxt och regional utveckling Företagshälsovårdsnämnden Patientnämnden Demokratiberedningen Landstingets revisorer 1 av 6
Företagshälsovårdsnämnden är en gemensam nämnd med annan huvudman. Resultaten kommuniceras därför med revisorerna i Landstinget Dalarna avseende företagshälsovårdsnämnden. Landstingets revisorer har delat upp protokollsläsningen mellan sig och lämnar korta rapporter vid varje sammanträde. 4. Krav i kommunallagen Reglerna om protokoll återfinns i Kommunallagen (5 kap). Ansvar Ordföranden ansvarar för att protokoll förs över sammanträdet, dess riktighet samt att justering av protokollet och anslag genomförs. Närvaroförteckning I protokollet skall redovisas vilka ledamöter och ersättare som tjänstgjort. Även övriga närvarande anges lämpligen med hänvisning till det ärende (paragrafnummer) de deltog i. Ärenderedovisning Protokollet skall för varje ärende redovisa - vilka förslag och yrkanden som lagts fram och inte tagits tillbaka - i vilken ordning ordföranden har lagt fram förslag till beslut - genomförda omröstningar och hur de utfallit - vilka beslut som fattats - vilka ledamöter som deltagit vid besluten och hur de röstat vid öppna omröstningar samt - vilka reservationer som har anmälts mot besluten. Justering Skall ske senast 14 dagar efter sammanträdet. Tillkännagivande Senast andra dagen efter det att protokollet justerats skall justeringen tillkännages på anslagstavlan. Av tillkännagivandet skall framgå var protokollet finns tillgängligt samt vilken dag det anslagits. Landstingets revisorer 2 av 6
Beslutförhet En nämnd får handlägga ärenden bara när fler än hälften av ledamöterna är närvarande. Delegering av ärenden inom en nämnd En nämnd får uppdra åt ett utskott, åt en ledamot eller ersättare eller åt en anställd att besluta på nämndens vägnar (ej ärenden av större vikt eller av principiell natur). Blandad delegation får inte förekomma (delegering till tjänsteman tillsammans med ledamot eller ersättare). Delegation till flera tjänstemän i grupp får inte ske. Det är mer lämpligt att delegera till en funktion än en person eftersom man då inte behöver revidera delegationsordningen vid byte av personal/förtroendevalda. Anmälan av delegationsbeslut Anmälan av delegationsbeslut skall ske till nämnden som bestämmer på vilket sätt det ska ske. Av protokollet bör åtminstone framgå inom vilka ärendetyper beslut föreligger samt under vilken period besluten fattats. Besluten bör identifieras med löpnummer eller diarienummer så att det är lätt att utifrån protokollet hitta de underliggande handlingarna. 5. Andra aspekter att tänka på vid protokollsskrivning Är språk och innehåll godtagbart - allmänt (rubriker, uppställning) - är besluten tydliga, verkställbara och möjliga att följa upp - är rubriken rättvisande Korrekta dateringar - stämmer protokollets datering med datumet för sammanträdet. - anges datum för justering och när protokollet anslagits. Korrekt och löpande paragrafnumrering Landstingets revisorer 3 av 6
6. Intryck från protokollsläsningen 2011 Protokollen har utvecklats och har generellt blivit bättre med åren. Protokollsläsningen visar att det fortfarande finns förbättringsmöjligheter innan kvalitén på alla protokoll kan sägas vara tillfredställande utifrån de krav som finns i kommunallagen. De vanligaste missarna som kan förekomma är För sen justering Justering av protokoll skall ske senast 14 dagar efter sammanträdet. För sent tillkännagivande av justering Meddelande om justering skall anslås på kommunens anslagstavla senast på andra dagen efter justering. Datering av protokoll Det vanligaste är att justeringen i protokollet inte daterats och/eller att datum för tillkännagivande inte angetts. Otydlighet beträffande vilka beslut som fattats Ärendebeskrivningen kan vara otydlig /för kortfattad vilket gör det svårt för läsaren att förstå själva innehållet i ärendet. För tydlighetens skull kan det även vara lämpligt att i att-satsen skriva ut vad beslutet innebär. Information Informationspunkter bör kunna utvecklas så att det bättre framgår innehållet i informationen istället för lämnades information om. Närvaroförteckning Deltagare som varit med på sammanträdet endast under viss punkt/punkter finns ej med i deltagarförteckningen. Skivelser och yttranden Då det hänvisas till skrivelser och yttranden bör dessa dateras så att det inte finns risk för att eventuell omarbetad upplaga blir betraktad som det giltiga dokumentet. Landstingets revisorer 4 av 6
7. Revisionell bedömning Revisorerna har under året kontinuerligt läst alla protokoll. Protokollens utformning, innehåll etc har även tagits upp i samband med de årliga mötena mellan revisorerna och ledamöterna i styrelse och nämnder (ansvarsutövandegranskningarna). Protokollen har utvecklats och har generellt blivit bättre med åren. Protokollsläsningen visar dock att det fortfarande finns förbättringsmöjligheter innan kvalitén på alla protokoll kan sägas vara tillfredställande utifrån de krav som finns i kommunallagen. Landstingsstyrelsen har haft 23 protokollförda sammanträden under 2011. Kvalitén på protokollen är i huvudsak god. Vid något tillfälle är protokoll för sent justerat eller anslagna. Nämnden för Tillväxt och regional utveckling har haft 14 protokollförda möten under 2011. Protokollen håller generellt en god kvalitet. Vid något tillfälle är protokollen för sent justerade/anslagna. Företagshälsovårdsnämnden har haft fem protokollförda sammanträden under 2011. I princip samtliga protokoll är för sent justerade och anslagna. Patientnämnden har haft sju protokollförda sammanträden under 2011. Protokollen har utvecklats betydligt innehållsmässigt. Det är nu lättare att följa ett ärende, åtgärder och beslut. Även vad gäller patientnämnden förekommer för sen justering i något fall. Protokollet från 8/2 2011 finns ej utlagt på landstingets hemsida. Demokratiberedningen har haft sex protokollförda möten under 2011. Protokoll finns utlagda på landstingets hemsida. Det är dock endast Företagshälsovårdsnämnden som för år 2011 scannat in slutliga och underskrivna protokoll. Internt inom landstinget bör klargöras hur protokoll från styrelse och nämnder ska presenteras på lg.se. Nu är det inte säkerställt att det är det slutliga protokollet som redovisas. Landstingets revisorer 5 av 6
Ange datum Ange namn Projektledare Ange namn Uppdragsledare Landstingets revisorer 6 av 6