Sida 1 av 4 PROTOKOLL MEDLEMSMÖTE Ljunghusens Handbollsklubb Datum 2016-10-23 kl. 18.30 Halörhallen, Höllviken Närvarande: Roger Ask Kerstin Elmfors Martina Gustafsson Paul Ianco Helen Ljung Conny Magnusson Elin Persson Peter Sjögren Gunilla Sweger (delvis) Maria Wallin 1. Mötets öppnande Elin Persson hälsade välkommen till medlemsmötet. 2. Fastställande av röstlängd för mötet Röstlängd = de närvarande medlemmarna, fyra stycken utöver styrelsen. 3. Val av protokolljusterare Conny Magnusson valdes att justera mötesprotokollet. 4. Syftet med mötet Orsaken till detta extra medlemsmöte är att under LHK:s ordinarie årsmöte i juni så var inte revisionsberättelsen upprättad och närvarande medlemmar beslöt därför att punkt 8 och 9 undantogs från mötet och att årsmötet inte tog ställning till styrelsens ansvarsfrihet. 5. Resultat och balansrapport för 2015/2016. Resultatet för verksamhetsåret 2015/2016 redovisades av Elin Persson och Peter Sjögren. Intäkter: 507 790 (558 227) Kostnader: 668 734 (516 078) Resultat: - 160 994 (42 148) Se även Resultatrapport, bilaga 1 STYRELSEMÖTESPROTOKOLL LJUNGHUSENS HANDBOLLSKLUBB
Sida 2 av 4 LHK har bokföring enligt kontantmetoden, vilket innebär att inkomster/utgifter bokförs när de sker. I år innebär det att bokföringen innehåller dubbla kostnader för Partille Cup, både för 2015 och 2016, samt att vissa bidrag som LHK har fått ännu inte har betalats ut. Peter Sjögren har gjort ett periodiserat bokslut efter årsmötet där de dubbla kostnader tagits bort och försenade intäkter redovisas, för att få fram hur stor förlusten egentligen är. 60 000 pga. periodisering (cuper) 30 000 sponsor/bidrag som kom in försent 70 000 förlust, vi har levt över våra tillgångar. En orsak till förlusten är att ökade kostnader i samband med cuper (anmälningsavgifter, transport (buss eller bensin), tältplats i Åhus, kostnad för lagledare) Kostnad för cuper 389 634 Intäkter 176 761 Kostnad för LHK 212873 Vi har 6 lag som åker på cuper och 145 betalande medlemmar Kostnad blir 1468 kr per medlem för cuper Om vi drar bort periodiseringsproblem så blir kostnaden 957 kr per medlem för cuper En jämförelse av kostnader för en 06:a som spelar handboll, innebandy eller fotboll visar att LHK är mycket generös med vad man får för sin årsavgift, se bilaga 2, vilket också bidrar till förlusten. 6. Vidtagna åtgärder inför 2016/2017 Vilka åtgärder som styrelsen har tagit inför 2016/2017 framgår av bilaga 3. 7. Budget 2016/2017 Den budget som är framtagen för 2016/2017 är avsedd att gå plus/minus noll, se bilaga 4. Förtydligande, café-intäkter står som en egen post medan kostnader för café-inköp redovisas under Team Marknad. 8. Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under verksamhetsåret Mötesmedlemmarna läste igenom revisionsberättelsen. Kritiken mot styrelsen i sista stycket är helt berättigad. Styrelsen har numera full fokus på ekonomin och dess uppföljning. 9. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen avser Mötet beviljade styrelsen ansvarsfrihet. STYRELSEMÖTESPROTOKOLL LJUNGHUSENS HANDBOLLSKLUBB
Sida 3 av 4 10. Övriga frågor a Café-försäljning vid sammandrag för de yngre lagen drar in mycket pengar. I fotbollen har man beslutat att 70 % av vinsten går till klubben och 30 % av vinsten går till lagkassan. Är det möjligt att göra motsvarande i LHK? Teoretiskt ja men det kräver att det blir en kassör för varje lag som redovisar till huvudkassören. Av tradition har LHK klubbkassa där alla intäkter går tillbaka till barnen. Frågan om att övergå från klubbkassa till lagkassa är en stor förändring för LHK och ett sådant beslut måste tas på ett årsmöte. I Den ljusblå tråden står det under punkt 2.4 Sponsring följande: I LHK går den ekonomiska sponsringen från företag, fonder och annat till föreningens alla lag, det går inte att ekonomiskt sponsra ett specifikt lag. Grundtanken kring detta är att det finns risk för en ojämn ekonomisk fördelning om man jobbar med lagsponsring och denna ojämna fördelning kan på sikt missgynna klubbkänslan. b Det framkom förslag på att ha årsmöte med middag på kvällen för att locka fler medlemmar. Maria Wallin redogjorde för Team Arrangemangs planer på att slå samman Handbollens dag med årsmötet. Nästa år fyller LHK 15 år vilket kommer att uppmärksammas. c. Sponsring - det är skandal att klubben inte har fler sponsorer, man borde kunna få fler småsponsorer som betalar mindre belopp t ex 3000 kr/år. Styrelsen jobbar aktivt med sponsorfrågan men tyvärr ligger det arbetet på ett fåtal personer och tiden räcker inte till. d. Matchkläder vad gäller avseende matchtröjor med nya sponsortryck? Det ser proffsigt ut om alla i laget ser likadana ut och har samma typ av matchtröja men så länge det är spelaren som betalar den egna matchtröjan kan klubben inte tvinga någon att köpa en ny matchtröja varje gång tröjsponsor byts. Handbollsförbundet har inga synpunkter på vilken nyans den ljusblå matchtröjan har, bara den är ljusblå. e. Till de yngre lagen borde LHK tillhandahålla matchtröjor. Vid 10 års ålder bör barnet veta om det vill fortsätta spela handboll eller inte och då får man själv köpa en matchtröja. Om man ska spela match måste man ha en egen matchtröja. f. Är ok att ordna träningsläger med övernattning för enstaka lag? Svar ja. STYRELSEMÖTESPROTOKOLL LJUNGHUSENS HANDBOLLSKLUBB
Sida 4 av 4 g. Halörhallen Denna säsong har LHK endast Halörhallen på söndagar men efter förhandling med Innebandyn kommer Juniorlaget att få spela några matcher på vardagskvällar. Förhoppningen är att LHK kan återfå träningstider i Halörhallen en vardagskväll nästa säsong. h. Det framkom förslag på att skapa en egen turnering för 8 lag inkl. övernattning. Målgrupp spelare i åldern 12-14 år. Det skulle vara roligt men det kräver stor arbetsinsats av ledare och föräldrar. Vid protokollet: Justeras: Maria Wallin Conny Magnusson STYRELSEMÖTESPROTOKOLL LJUNGHUSENS HANDBOLLSKLUBB
Bilaga 1
Jämförelser för 06:or LHK 850 kr T-shirt, mat summerc = 80 Julklapp + fika = 50 Bohus T-shirt = 200 Handb dag, mat, pres = 80 Lagpeng = 200 Obegränsat med cuper Cup kostnad 957 Kostnad per medlem = 1567 HIBF 1000 kr Julfika 10 Påse godis 10 2 cuper betalas av klubben, övrigt genom Lagkassa Kostnad per medlem 170 BK Höllviken 1000 kr Inga gåvor Max 200 kr per medlem går till cuper Övrigt genom lagkassa Kostnad per medlem = 200
Vidtagna åtgärder inför 2016/2017 Öka intäkter Öka medlemsavgift 150 till 200 Öka träningsavgifterna Öka bidragen Öka sponsor intäkter Styrelsen har uppföljnings månadsvis på ekonomin Minska kostnader Cup regler Klubben betalar alla anmälningsavgifter Borta cuper betalas av föräldrar Åhus införs en avgift Bohus, transport, bedöms inför våren Övrigt ingen begränsning på cuper Ta bort lagpeng HB dag + summercamp, ta betalt för maten Minska på giveaways Bättre kontroll på materialinköp/ledarkläder
Budget 2016/2017 Medlem/tränings avgift intäkt Kostnad 214600(160100) Team Marknad 23000(0) Sponsring/Bidrag 204000 (130950) Team Arrangemang 58500(31959) Cafeintäkter 50000 (36772) Förbund/domare 88000(74136) Cuper 353000 (176761) It kost, licenser och övrigt 27000 (33105) Övrigt (3205) Kurser 76000(56400) Material, och ledarkläder 51000(68795) Cuper 493000 (389634) Total Intäkt 821600(507788) Total kostnad 816500(654029)