KALLELSE 1(1) Datum 2015-11-25 Handläggare Nämndsekreterare Camilla Knutsson Fritidsförvaltningen 0451-26 82 07 camilla.knutsson@hassleholm.se Föredragningslista Fritidsnämndens arbetsutskott Tid: Plats: Kl. 15.00, onsdagen den 2 december Konferensrummet, Fritidskontoret, Lt. Granlunds väg 12, Hässleholm Fritidsnämnden Tid: Kl. 14.30, tisdagen den 8 december OBS! Dag och tid. Plats: Konferensrummet, Fritidskontoret, Lt. Granlunds väg 12, Hässleholm Ärenden 1. Protokolljustering: FN AU Arne J Persson. FN Sviatlana Siankevich. 2. Budgetuppföljning 2015-11-30. (Delas ut vid FNAU) 3. Avtal med fritidsgårdar i Hässleholms kommun. 4. Uppföljning intern kontroll 2015. 5. Bidrags- och stödsystem. 6. Sammanträdesdagar 2016. 7. Information: 1. Kontroll av närvarokort. 2. Skrivelse från Hässleholms ridklubb. Connie Asterman Fritidsnämndens ordförande Camilla Knutsson Nämndsekreterare Fritidsförvaltningen Postadress: Lt Granlunds väg 12, 281 52 Hässleholm Besöksadress: Lt Granlunds väg 12 Telefon: 0451-26 82 02 receptionen Telefax: 0451-132 87 E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se/fritid K:\HLM - FRK\FILER\Fritidsnämnden\Protokoll FN och FN AU\2015 Kallelse 2015\FN Kallelse 2015-11-25.doc
2 TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Datum 2015-11-23 Ärende 3 Handläggare Förvaltningschef Stefan Larsson Fritidsförvaltningen 0451-26 82 50 stefan.larsson@hassleholm.se Fritidsnämndens arbetsutskott Avtal med Fritidsgårdar i Hässleholms kommun, 2016 Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta: Att uppdra åt förvaltningen att teckna avtal med föreningen, Fritidsgårdar i Hässleholms kommun, organisationsnummer 802498-0321. Att för 2016 fastställa bidraget till föreningen till 2 470 tkr. Att uppdra åt förvaltningen att reglera bidraget, vid större förändringar i föreningens verksamhet, utifrån beräkningsmodellen med hur mycket varje enskild gård genererar av bidragssumman. Beredning av ärendet Förvaltningen har under 2016 tillsammans med representanter för de olika fritidgårdarna arbetat fram en ny modell för drift av fritidsgårdar. Samtliga gårdar ingår i en ny förening som svarar för driften av fritidsgårdar i Hästveda, Sösdala, Tyringe, Vinslöv och Vittsjö. Vittsjö fritidsgård drivs idag av kommunen. Även den gården övergår till den nya föreningens driftsansvar. Föreningen svarar för administration och arbetsgivaransvar för hela verksamheten. Bjärnums fritidgård har under 2014 och 2015 inte lyckats nå besökare från focusgruppen 13-18 år. Gården läggs därför vilande tills förutsättningar ges för en nystart. Ekonomi Det nya bidraget ryms inom fritidsnämndens budgetram. Barnperspektiv Ärendet har beaktats utifrån barnperspektivet. Förändringen bedöms ge större likvärdighet mellan de olika gårdarna. Fritidsförvaltningen Postadress: Lt. Granlundsväg 12, 281 52 Hässleholm Besöksadress: Lt. Granlundsväg 12 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-26 82 13 E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se K:\HLM - FRK\FILER\Fritidskontoret\Fritidschefen\Nämndsärenden ny mall 2011\Avtal med Fritidsgårdar i Hässleholms kommun 2016.doc
Ärende 3 Administrativ Handbok för föreningen Fritidsgårdar i Hässleholms kommun Avtal Framtagen av: C Jönsson Godkänd av: SL Datum 2015-11-01 Utgåva 1 Sida 1(3) Reg.nr 3.1 Mellan Hässleholms kommuns fritidsnämnd, nedan kallad nämnden och Fritidsgårdar i Hässleholms kommun nedan kallad föreningen har följande avtal träffats angående verksamhet vid mötesplatser med kommunalt bidrag. 1. Inledning. Avtalet följer intentionerna i Bidrags- och stödsystem beslutade av Fritidsnämnden i Hässleholms kommun. Föreningen skall aktivt verka för att stärka demokratiska värderingar där respekten för alla människors värde är grund för all verksamhet. Föreningen kan vända sig till ungdomar i åldern 10-18 år men ska ha en tydlig inriktning mot målgruppen 13-18 år. Mötesplatsen skall vara en drogfri plats för trygga möten mellan människor med olika ålder, kön, etnicitet och livsstil, organiserad av utbildad och kompetent personal. Mötesplatsen skall vara politiskt och religiöst obunden. Föreningen skall enligt fullmäktigebeslut ha en drogpolicy och personalens fostrande roll skall betonas i det drogförebyggande arbetet. Verksamheten skall ha långsiktighet och innehålla rutiner för planering och uppföljning. Lokalen skall vara utformad för verksamheten samt uppfylla lagstadgade krav.
2. Huvudmannaskap. Föreningen är huvudman för fritidsgårdarna i Hästveda, Sösdala, Tyringe, Vinslöv och Vittsjö 3. Ekonomi. Verksamhetens omfattning styrs av storleken på tilldelat bidrag. Verksamhetsplan enligt punkt 4 upprättas och samordnas med ekonomin. Nämnden beviljar bidrag efter bedömning av verksamhetsplan och budgetförslag. Beslut om bidragets storlek beslutas i december månad inför varje verksamhetsår. Föreningen skall varje kvartal redovisa ekonomin genom att skicka in resultat- och balansrapport med kort beskrivning av föregående kvartals verksamhet beskriven mot verksamhetsplan. Utbetalning av bidrag görs kvartalsvis med start i januari och avser förskottsbetalning. 4. Verksamhetsplan. Upprättas årligen och bedöms och godkänns av Hässleholms Fritid. I verksamhetsplanen skall följande ingå: - målsättning för året - öppethållande som ska svara mot målgruppens behov - personalbemanning - ungdomars medinflytande - samverkan och nätverksarbete - prioriterade områden - fasta aktiviteter och gruppaktiviteter - speciella satsningar inom angelägna områden - lovverksamheter - dokumentation och uppföljning I verksamhetsplanen bör rimlig flexibilitet finnas för behov av förändringar under verksamhetsåret.
5. Personal. Föreningen är ansvarig arbetsgivare för all personal i verksamheten. - personaladministrationen handhas av föreningen - eftersträvan bör vara att teckna kollektivavtal - föreningen skall tillse att personaltätheten uppfyller krav för en säker och trygg mötesplats. 6. Samverkan. Nämndens och förvaltningens roll är att stödja, följa och i övrigt stimulera utveckling av föreningens verksamhet. Förvaltningen skall regelbundet rapportera verksamheten till nämnden. 7. Föreningens åligganden. - Att årligen i april månad till förvaltningen inlämna verksamhetsberättelse, ekonomisk berättelse, årsmötesprotokoll för senast förflutna kalenderår samt drogpolicy. - Att i samråd med förvaltningen under december månad årligen upprätta förslag till verksamhetsplan (se flik 4 grundregler) och total budget för det kommande kalenderåret. - Att senast under april månad årligen till förvaltningen redovisa fastställd verksamhetsplan och budget. - Då nämnden så bestämmer skall enkäter och krav på kvalitetsuppföljning lämnas. - Månatligen veckan efter föregående månad inlämna statistikuppgifter på antalet besök fördelade på kön och ålder uppdelad på respektive fritidsgård enligt tilldelad mall. - Vid föreningens eventuella upphörande ska alla till verksamheten hörande inventarier och övriga tillgångar överlämnas till fritidsförvaltningen.
8. Avtalet. - Om avtalets förpliktelser åsidosätts kan avtalet, efter förhandling, sägas upp med omedelbar verkan. - Detta avtal gäller under tiden den 2016-01-01 till och med den 2016-12-31. Uppsägning av avtalet skall ske senast 6 månader före avtaltidens utgång. Sker inte uppsägning sålunda, förlängs avtalet automatiskt med 12 månader i taget med 6 månaders uppsägningstid. - Detta avtal får ej överlåtas. Hässleholm den Förvaltningschef Hlm:s Fritid För...
2 TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Datum 2015-11-23 Ärende 4 Handläggare Controller Ingela Olsson Fritidsförvaltningen 0451-26 82 04 ingela.olsson@hassleholm.se Fritidsnämndens arbetsutskott Uppföljning av intern kontroll 2015 Förslag till beslut Fritidsnämndens arbetsutskott föreslås besluta: Att föreslå fritidsnämnden att anta uppföljningen av förvaltningens interna kontrollarbete under året. Beredning av ärendet Fritidsnämnden har utifrån den risk- och väsentlighetsanalys som finns valt ut de arbetsmoment som behövt kontrolleras. Olika personer har fått i uppdrag att kontrollera arbetsmoment och har därefter rapporterat resultatet. Resultatet av kontrollerna är att arbetsuppgifterna generellt fungerar bra. De brister som funnits har åtgärdats. Det finns ett arbetsmoment som fritidsförvaltningen väljer att lyfta upp igen, till den interna kontrollplanen för 2016, och det är egenkontroll av simhallar. Anledningen är att det funnits brister under året och det är viktigt att följa upp att vattenkvaliteten är bra. Fritidsförvaltningen Postadress: Lt. Granlundsväg 12, 281 52 Hässleholm Besöksadress: Lt. Granlundsväg 12 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-26 82 13 E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se K:\HLM - FRK\FILER\Fritidskontoret\Ekonomi\Intern kontroll\intern kontroll 2015\Ärende FN Intern kontroll uppföljning 2015.doc
Ärende 4 1(5) 2015-11-23 UPPFÖLJNING INTERN KONTROLL 2015 Förvaltning: Fritidsförvaltningen Sammanfattning av nämndens interna kontrollarbete Nämnden har utifrån den risk- och väsentlighetsanalys som finns valt ut de arbetsmoment som behövt kontrolleras. Olika personer har fått i uppdrag att kontrollera arbetsmomenten och har därefter rapporterat resultatet. Resultatet av kontrollerna är att arbetsuppgifterna generellt fungerar bra. De brister som funnits har åtgärdats. Förvaltningen väljer att följa upp egenkontroll av simhallar eftersom där funnits brister under året och det är viktigt att vattenkvaliteten är bra. Ekonomi och Personal moment Rutin/policy/system - vilka regler, policys osv ligger till grund för granskningen?: Bidragsberättigade föreningar Fritidsnämndens bidrags- och stödsystem Kontrollmoment - vad har granskats?: Kontroll att föreningshandlingar är korrekta och handläggning sker löpande. Viktigt att utbetalningar endast sker till bidragsberättigade föreningar. Metod - Beskrivning av hur granskningen har utförts: Vid två olika tidpunkter har stickprov gjorts på totalt tio föreningshandlingar och tio utbetalningar. Resultat/avvikelser - vad blev resultatet av granskningen? Handläggningen och utbetalningen sker enligt fritidsnämndens bestämmelser. Åtgärder och tidplan - vilka eventuella åtgärder är aktuella och när i tiden kommer detta att åtgärdas?: Ingen åtgärd. Postadress: Stadshuset, 281 80 Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
2(5) Rutin/policy/system - vilka regler, policys osv ligger till grund för granskningen?: Bidragsutbetalning Fritidsnämndens bidrags- och stödsystem Kontrollmoment - vad har granskats?: Att rätt bidragsbelopp utbetalas i enlighet med regelverket. Metod - Beskrivning av hur granskningen har utförts: Vid två olika tidpunkter har stickprov gjorts på totalt tio utbetalningar. Resultat/avvikelser - vad blev resultatet av granskningen? Utbetalningen sker enligt fritidsnämndens bestämmelser. Åtgärder och tidplan - vilka eventuella åtgärder är aktuella och när i tiden kommer detta att åtgärdas?: Ingen åtgärd. Rutin/policy/system - vilka regler, policys osv ligger till grund för granskningen?: Hantering av kontantkassa/insättning av dagskassa Ekonomihandboken: Åligganden för befattningshavare som ansvarar för kontantkassa/rutiner för insättning av dagskassa. Kontrollmoment - vad har granskats?: Att gällande rutiner för handhavande av kontantkassa/dagskassa följs. Metod - Beskrivning av hur granskningen har utförts: Stickprov har gjorts vid ett tillfälle i Bjärnum och ett i Tyringe. Resultat/avvikelser - vad blev resultatet av granskningen? Kontanthanteringen sköts på ett tillfredsställande sätt. Åtgärder och tidplan - vilka eventuella åtgärder är aktuella och när i tiden kommer detta att åtgärdas?: Ingen åtgärd. Rutin/policy/system - vilka regler, policys osv ligger till grund för granskningen?: Hot och våld Att hot och våldplaner finns upprättade för våra verksamheter. Kontrollmoment - vad har granskats?: Att hot- och våldplaner är väl kända och tillgängliga för medarbetarna. Metod - Beskrivning av hur granskningen har utförts: Kontrollera att vår personal är informerade om de hot- och våldplaner som finns. Kontroll har genomförts på fritidskontoret, Tyrs Hov simhall, Hässleholmsgården, Qpoolen, Bjärnums simhall samt Mötesplats Ljungdala. Kontroll har gjorts en gång per ställe. Postadress: Stadshuset, 281 80 Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
3(5) Resultat/avvikelser - vad blev resultatet av granskningen? Allt var till belåtenhet personalen har kontroll på rutiner och checklistor i anvisad pärm och vet var de kan hämta material på webben vid behov förutom när det gäller fritidskontoret där det fanns brister. Handlingsplanen för hot och våld har uppdaterats sedan kontrollen. Kännedom om rutinerna behöver dock förbättras. Åtgärder och tidplan - vilka eventuella åtgärder är aktuella och när i tiden kommer detta att åtgärdas?: Rutinerna om hot och våld på fritidskontoret ska årligen tas upp på arbetsplatsträffar. I och med den åtgärden tas momentet inte upp i nästa års plan. Verksamhetsmoment Rutin/policy/system - vilka regler, policys osv ligger till grund för granskningen?: Utrymningsövningar Fritidsförvaltningens rutiner. Kontrollmoment - vad har granskats?: Att utrymningsövningar genomförs enligt förvaltningens rutiner. Personalen ska känna säkerhet hur man agerar vid larm. Metod - Beskrivning av hur granskningen har utförts: Besök på Mötesplats Ljungdala och intervju med föreståndare på Tyrs Hov har gjorts. Resultat/avvikelser - vad blev resultatet av granskningen? Fritidsförvaltningen har goda rutiner när det gäller utrymningsövningar. Den checklista som är dokumenterad följs regelbundet upp och kontrolleras av brandskyddsansvarig på förvaltningen. Åtgärder och tidplan - vilka eventuella åtgärder är aktuella och när i tiden kommer detta att åtgärdas?: Ingen åtgärd. Rutin/policy/system - vilka regler, policys osv ligger till grund för granskningen?: Funktionsprov larm Fritidsförvaltningens rutiner. Kontrollmoment - vad har granskats?: Att larmfunktioner fungerar. Metod - Beskrivning av hur granskningen har utförts: Besök på Mötesplats Ljungdala och intervju med föreståndare på Tyrs Hov har gjorts. Resultat/avvikelser - vad blev resultatet av granskningen? Rutinerna fungerar på anläggningarna. Dock saknades checklista på Mötesplats Ljungdala, men är nu upprättad. Postadress: Stadshuset, 281 80 Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
4(5) En förbättring som kan göras är en tydlighet i checklistan som finns ute på anläggningarna och arbetsplatserna om vem eller vilka som ansvarar för de olika larmanläggningarna. Åtgärder och tidplan - vilka eventuella åtgärder är aktuella och när i tiden kommer detta att åtgärdas?: Ingen åtgärd. Rutin/policy/system - vilka regler, policys osv ligger till grund för granskningen?: Skyddsutrustning vid larm Anslagna regler vid larmplatsen. Kontrollmoment - vad har granskats?: Att gällande rutiner gällande utrustning mm vid larm följs. Metod - Beskrivning av hur granskningen har utförts: Samtal med arbetstagarna har gjorts. Resultat/avvikelser - vad blev resultatet av granskningen? Det finns flera olika larm på Tyrs Hov och de arbetar fortlöpande med information och övning samt förbättringar. På Tyrs Hov finns den skyddsutrustning som krävs. Åtgärder och tidplan - vilka eventuella åtgärder är aktuella och när i tiden kommer detta att åtgärdas?: Ingen åtgärd. Rutin/policy/system - vilka regler, policys osv ligger till grund för granskningen?: Egenkontroll simhallar Socialstyrelsens allmänna råd om bassängbad och miljöbalkens förordning om verksamhetsutövares egenkontroll. Kontrollmoment - vad har granskats?: Att gällande rutiner och normer följs. Metod - Beskrivning av hur granskningen har utförts: Stickprov 1 gång/år Resultat/avvikelser - vad blev resultatet av granskningen? Åtgärder har vidtagits under året som nu gör att fritidsförvaltningen lever upp till normerna för bassängbad. Åtgärder och tidplan - vilka eventuella åtgärder är aktuella och när i tiden kommer detta att åtgärdas?: Personalen som sköter driften (HTAB) saknar tillräcklig utbildning och är inte insatt i regelverken för vattenkvalitet i bassängbad. I samband med övergång från bolag till förvaltning bör det arbetas fram rutiner för utbildning inom området. Momentet tas med i den interna kontrollplanen för 2016. Postadress: Stadshuset, 281 80 Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
5(5) Rutin/policy/system - vilka regler, policys osv ligger till grund för granskningen?: Vattensäkerhet badplatser Räddningstjänstens råd om vattensäkerhet. Kontrollmoment - vad har granskats?: Kontroll av skyltning, information och säkerhetsutrustning. Att säkerhetsdykning genomförs. Viktigt i det förebyggande arbetet. Metod - Beskrivning av hur granskningen har utförts: Kommunens badplatser har besökts vid ett tillfälle för att kontrollera säkerhet och skyltning. Resultat/avvikelser - vad blev resultatet av granskningen? Generellt är det god standard på livräddningsutrustning och bryggor på badplatserna. När det gäller Mjölkalånga badplats är underhållet i dåligt skick. Sjömellets badplats saknade soptunnor och varningsskylt för grunt vatten. Åtgärder och tidplan - vilka eventuella åtgärder är aktuella och när i tiden kommer detta att åtgärdas?: Avdelningschef är informerad och kommer inför nästa badsäsong att informera ansvariga föreningar om att rätta till fel och brister. I och med den åtgärden tas momentet inte upp i nästa års plan. Rutin/policy/system - vilka regler, policys osv ligger till grund för granskningen?: Fordonssäkerhet - Besiktningsprotokoll Kontrollmoment - vad har granskats?: Kontroll att erforderliga besiktningar genomförs. Väsentligt att förvaltningens fordon är säkra att bruka och trafiksäkra. Metod - Beskrivning av hur granskningen har utförts: Besiktningsprotokoll har samlats in för förvaltningens bilar. Resultat/avvikelser - vad blev resultatet av granskningen? En bil och ett bilsläp blev underkänt vid besiktning, men felen är åtgärdade. Åtgärder och tidplan - vilka eventuella åtgärder är aktuella och när i tiden kommer detta att åtgärdas?: Ingen åtgärd. Postadress: Stadshuset, 281 80 Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Datum 2015-11-23 Ärende 5 Handläggare Avd Chef Conny Jönsson Fritidsförvaltningen 0451-26 8212 conny.jonsson@hassleholm.se Bidrags- och stödsystem 2016 Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att anta Bidrags- och stödsystem 2016 enligt bifogade handlingar. Beredning av ärendet Fritidsnämnden har som uppgift att fastställa regelverk för bidrag och föreningsstöd. Ändringar Kommunfullmäktige har fastställt följande i ANDT-strategi med handlingsplan 2015-09-28: Krav på ANDT-policy för föreningar som bedriver barn- och ungdomsverksamhet. För att föreningar ska erhålla verksamhetsbidrag måste föreningen ha ANDT-policy eller godkänna Hässleholms Fritids föreningspolicy om ANDT. Ändring i fritidsgårdsbidraget då bidraget betalas ut till en förening (Fritidsgårdar i Hässleholms kommun). En tydligar formulering kring målgruppen 13-18 år för fritidsgårdarna. Ingen ändring men en tydligare formulering kring Bidrag för energisparanade åtgärder. Fritidsförvaltningen Postadress: Lt Granlundsväg 12, 281 52 Hässleholm Besöksadress: Lt Granlundsväg 12 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-51814 E-post: kommunen@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se \\Unikom.se\HEMKATALOGER\personal_02\connjon\Skrivbord\Bidrags.docx
Ärende 5 www.hassleholm.se Förändringar Fritidsnämnden Hässleholm Bidrags- och stödsystem 2016 Hässleholm nästa.
2 (15) Bidrags- och stödsystem för föreningar inom fritidsnämnden Hässleholms kommun Antagna i fritidsnämnden 2015-11-25 att gälla från den 1 januari 2016. Det är fritidsnämndens ansvar att justera bestämmelserna löpande. 1. Innehåll 1. Innehåll... 2 1.1 Adress... 2 2. Allmänna bestämmelser... 3 3. Definitioner... 3 3.1 Registrerad förening... 3 3.2 Bidragsberättigad förening... 4 3.3 Ej bidragsberättigad förening och verksamhet... 5 3.4 Ungdomsverksamhet... 5 3.5 Bidragsår och ansökningsår... 5 3.6 Medlem... 5 3.7 Medlemsmatrikel... 5 3.8 Sammankomst... 5 3.9 Deltagartillfälle... 6 3.10 Deltagare... 6 3.11 Ledare... 6 3.12 Driftskostnader och övriga kostnader... 6 3.13 Energibesparande åtgärder... 6 3.14 Verksamhets- revisions och ekonomisk berättelse... 6 3.15 Verksamhetsplan och budget... 7 3.16 Påminnelse om föreningshandlingar... 7 3.17 Fritidsgård/träffpunkt... 7 3.18 ANDT-policy 4. Detaljbestämmelser... 8 4.1 Verksamhetsbidrag... 8 4.2 Lokalbidrag... 9 4.3 Skötselbidrag... 11 4.4 Fritidsgårdsbidrag... 12 4.5 Särskilt bidrag... 13 4.6 Fritidsnämndens ledarstipendium... 14 4.7 Fritidsnämndens uppvaktning... 14 4.8 Subventionerad uthyrning av kommunala lokaler... 15 4.9 Subventionerad föreningsservice... 15 Hässleholms Fritid 2015-07-22 1.1 Adress Hässleholms Fritid, Lt. Granlunds väg 12, 281 52 Hässleholm Tfn: 0451-26 82 12, Fax: 0451-132 87 E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Hemsida: www.hassleholm.se
3 (15) 2. Allmänna bestämmelser Fritidsnämnden i Hässleholm har fått i uppdrag av kommunfullmäktige att ge stöd till allmännyttiga ideella föreningar verksamma i Hässleholms kommun. Hässleholms Fritid har tolkningsföreträde avseende regler och riktlinjer för föreningsstödet. Överklagande sker enligt kommunallagens 10 kapitel, laglighetsprövning. 3. Definitioner 3.1 Registrerad förening Hässleholms Fritid strävar efter att ha ett så komplett föreningsregister som möjligt för att på så sätt kunna tillhandahålla uppgifter om föreningslivet i Hässleholm till både allmänhet och andra förvaltningar. För att vara eller bli en registrerad förening inom fritidsnämndens ansvarsområde, och därmed finnas med i Hässleholms kommuns föreningsregister, ska föreningen: Ha sitt säte i kommunen och bedriva en allmännyttig, ideell, fritidsverksamhet. Antagit skriftligt utformade stadgar och sänt in dessa tillsammans med kopia av bildandemötesprotokoll och en ifylld anmälningsblankett till kommunens föreningsregister. (Vid förändringar ska stadgarna sändas in på nytt.) Ha valt styrelse och revisorer. Vara uppbyggd enligt demokratiska principer och vara öppen för alla. Verka för drogfrihet, arbeta för jämställdhet, integration och folkhälsa (bör framgå av stadgarna). Årligen ha årsmöte där bl.a. val av styrelse, verksamhetsberättelse, ekonomisk rapport och revisionsberättelse (3.14) behandlats och godkänts och senast en månad efter avhållet årsmöte skicka in verksamhetsberättelsen och uppdatering av föreningsuppgiften till Hässleholms Fritid. Registrering kan ske vid vilken tidpunkt som helst under året. Hässleholms Fritid beslutar om registrering. Godkännandet kan tidsbegränsas och omprövas om skäl finns. Förvaltningen äger rätt att publicera uppgifterna i föreningskatalogen på internet. Som registrerad förening får man en högre prioriteringsgrad vid fördelning av tider och förmånen till fria utbildningar och föreläsningar arrangerade genom Hässleholms Fritid.
4 (15) 3.2 Bidragsberättigad förening För att vara eller bli en bidragsberättigad förening ska föreningen, utöver kraven för registrering, Inneha ett organisationsnummer från Skatteverket. (enl. Hässleholms kommuns fakturerings- och kravpolicy) Inneha en fungerande e-postadress till föreningen eller styrelseledamot. Vara medlem i ett riksförbund som ligger i linje med sin beslutade verksamhet.* (Dispens kan erhållas om verksamheten anses vara värdefull). Ha bedrivit verksamhet under ett år efter registreringen.* Ha minst 15 matrikelförda medlemmar som betalt medlemsavgift.* (Dispens kan erhållas om det finns ideologiska skäl till detta). Haft en regelbunden verksamhet med minst 15 sammankomster under året. Efter årsmötet skicka in ekonomisk rapport (3.14), revisionsberättelse (3.14), verksamhetsplan med en budget (3.15) och ANDT-policy eller godkänna Hässleholms Fritids föreningspolicy om alkohol, narkotika, dopning och tobak. på föreningens årsmöte (3.18). *Gäller ej förening som bedriver fritidsgårds- eller träffpunktsverksamhet. Hässleholms Fritid beslutar om bidragsberättigande. Godkännandet kan tidsbegränsas och omprövas om skäl finns. Det är utbetalningstillfället som avgör om föreningen är bidragsberättigad beroende på om alla handlingar (3.16) är inlämnade och godkända eller om föreningen är aktiv som ideell förening med styrelse vald av årsmötet. Föreningen får ej vara satt i konkurs eller drivas av konkursförvaltare. Som bidragsberättigad förening får man högsta graden av prioritering vid fördelning av tider, förmånen till fria utbildningar och föreläsningar arrangerade genom Hässleholms Fritid samt lägsta taxa (föreningstaxa). Lämnande av oriktiga uppgifter medför återbetalningsskyldighet. Det kan medföra avstängning från bidrag under en viss tid. Beslut i sådana ärenden fattas av fritidsnämnden. Föreningens styrelse ansvarar för att det finns en god internkontroll i föreningen samt att uppföljning mot budget och verksamhetsplan sker löpande under året. Vidare bör föreningens revisorer kontrollera verksamheten under året för att förvissa sig om att redovisning och intern kontroll fungerar. Förening som får bidrag ska ställa handlingar som Hässleholms Fritid kräver till förfogande för granskning (t ex närvarokort, räkenskaper, medlemsmatrikel, verifikationer). Närvarokorten skall sparas hos föreningen i minst 10 år. Fritidsnämnden och ansvariga tjänstemän träffar årligen ett antal föreningar för att diskutera verksamheten och bidragen. Utbetalning av bidrag sker endast till föreningens bankgiro. I förening med flera sektioner kan endast huvudföreningen söka bidrag. Om kommunen vid tidpunkten för utbetalning av bidrag har fordran på förening, har kommunen
5 (15) rätt att avräkna denna fordran mot de bidrag föreningen är berättigad till. Vid denna så kallad kvittning, uttas en administrationsavgift på 500 kr. Vid bidrag till andra organisationer än bidragsberättigade krävs alltid beslut av fritidsnämnden. Ingen toppning får förekomma för barn upp till och med 12- årsverksamhet. Förening som bryter mot regelverket kan av fritidsnämnden beslutas vara icke bidragsberättigad. Föreningen skall beskriva i verksamhetsplan, policy eller motsvarande hur man arbetar med ungdomsverksamhet under 13 år vad gäller att motverka toppning. 3.3 Ej bidragsberättigad förening och verksamhet Ej bidragsberättigade föreningar inom fritidsnämnden är -ekonomiska föreningar, -kretsföreningar, -stödföreningar, -politiska vuxenföreningar, -pensionärsföreningar (ej KPR), -föräldraföreningar, -personalföreningar, -fackföreningar och föreningar med verksamheter som får bidrag eller subventioner från andra kommunala nämnder. Ej bidragsberättigade verksamhet är -studiecirklar, -dropin-verksamhet -skolidrottsaktiviteter under skoltid 08:00-16:00 (förutom vid skollov) eller annan omsorgstid, -teaterbesök, -besök på idrottsevenemang, -skolundervisning, -religionsundervisning, -årsmöte, -fester etc. (Vissa föreningar kan dock få föreningstaxa vid uthyrning om kraven för bidragsberättigande uppfylls.) 3.4 Ungdomsverksamhet Med ungdomsverksamhet menas regelbunden verksamhet (15 ggr/år) avsedd för ungdomar i åldern 7-20 år (d.v.s. fr.o.m. det år man fyller 7 år resp. t.o.m. det år man fyller 20 år). Närvarolistor ska föras och på begäran lämnas till fritidskontoret. 3.5 Bidragsår och ansökningsår Med bidragsår avses det år då verksamheten genomförs. Med ansökningsår avses det år då förening ansöker om bidrag. 3.6 Medlem Med medlem avses den som betalat medlemsavgift för senaste verksamhetsåret och är upptagen i föreningens medlemsmatrikel. 3.7 Medlemsmatrikel Medlemsmatrikel ska innehålla medlemmarnas namn, adress och födelsedatum samt ange om medlemsavgift är betald. Medlemsmatrikel ska revideras varje år, förvaras tillsammans med föreningens värdehandlingar och sparas i minst fyra år.
6 (15) 3.8 Sammankomst Verksamhetstillfälle/träff som är anordnad av föreningen. 3.9 Deltagartillfälle En deltagare vid en sammankomst. Som exempel innebär det då att tre deltagare vid två separata sammankomster totalt blir sex deltagartillfällen (3 deltagare x 2 sammankomster = 6 deltagartillfällen). 3.10 Deltagare Med deltagare avses den som deltar vid ett verksamhetstillfälle. Deltagare får inte medräknas vid mer än ett verksamhetstillfälle per dygn och förening. OBS! Arrangör av lägerskola, cup, turnering, match, tävling etc. kan endast tillgodoräkna sig bidrag för deltagare från den egna föreningen. Gäller inte för skollovsverksamhet under förutsättning att villkoren uppfylls enligt 4.1 - Bidrag för skollovsverksamhet. 3.11 Ledare Med ledare avses av föreningen utsedd person, 13 år eller äldre, med uppdrag att leda föreningens verksamhetstillfälle. 3.12 Driftskostnader och övriga kostnader Med driftskostnader menas kostnader såsom räntor och försäkringar för fastigheten, uppvärmning, el, vatten och avlopp, renhållning och soptömning, slamtömning, sotning, miljöavgifter och brandsyn. Med övriga kostnader avses materiel för underhåll av fastigheten, kostnader för maskiner och diverse besiktningar. Fotbollsföreningar få ta upp kostnad för målställning och ridföreningar får ta upp kostnader för föreningens egna eller inhyrda hästar såsom hästförsäkring, gödselhantering, foder och strö, hovslagning och veterinär. Arbets- och personalkostnader får bara tas upp när arbetet eller regler kräver fackman eller där specialistkunskap krävs som inte föreningen kan tillhandahålla. Medlemsförsäkringar, avskrivningar, amortering av lån, förbundsavgifter, arvoden, kontorsmateriel, telefon, kostnader för nyinvesteringar etc. är inte bidragsgrundande. 3.13 Energibesparande åtgärder Med energibesparande åtgärder menas investeringar i energieffektivisering och konvertering till förnybara energikällor för att minska energiförbrukningen. Kostnader för materiel får tas upp, inte arbets- och personalkostnader.
7 (15) 3.14 Verksamhetsberättelse, ekonomisk rapport och revisionsberättelse Verksamhetsberättelsen ska återge den verksamhet som föreningen haft innevarande år. Den bör innehålla en återkoppling av målsättning och planering utifrån föregående års verksamhetsplan. Den ekonomiska berättelsen ska innehålla en resultat- och balansräkning och revisionsberättelsen ska innehålla uppgifter om årsredovisningen har upprättats enligt årsredovisningslagen. 3.15 Verksamhetsplan och budget Verksamhetsplanen ska innehålla målsättning, planering av aktiviteter, förändringar av egna eller hyrda lokaler samt presentera vad föreningen vill satsa på. Budgeten ska vara den ekonomiska planen för verksamhetsmålen. 3.16 Påminnelser om föreningshandlingar Föreningar ska senast en månad efter årsmötet sända in föreningsuppgiften tillsammans med sina föreningshandlingar (3.14 och 3.15). Missar föreningen skicka in delar av handlingarna, skickas omgående en påminnelse om komplettering. Saknas handlingar två månader efter årsmötet påminns föreningens ordförande. Har inte föreningen inkommit med handlingar till det datum som anges på sista påminnelsen, blir föreningen automatiskt icke bidragsberättigad och får normaltaxa. Inga fler påminnelser skickas ut. 3.17 Fritidsgård/träffpunkt Gemensamma definitioner för både fritidsgård och träffpunkt är att målgruppen ska vara ungdomar i åldern 10-18 år där fokus skall vara med en tydlig inriktning mot målgruppen 13-18 år 13-18 åringar ingar. I verksamheten finns kvalitetskrav som ska vara dokumenterade och vars måluppfyllelse redovisas årligen till förvaltningen i verksamhetsberättelsen. För att bedriva fritidsgårdsverksamhet gäller att verksamheten är långsiktig och innehåller rutiner för verksamhetsplanering och måluppföljning. Ungdomarnas delaktighet är en förutsättning för verksamheten. Samverkan ska ske i olika nätverk (socialens fältgrupp, skola m.fl.) och aktörer är en naturlig del i verksamheten. Det är viktigt att barnkonventionen efterlevs och att verksamheten skall vara trygg och jämställd. Den skall också vara fri från droger samt politisk och religiöst obunden. Lokalerna ska vara anpassade för verksamheten och används endast i huvudsak för denna verksamhet. Den ska ligga inom kommunen, vara godkänd av fritidsnämnden och uppfylla myndighetskrav såsom bygglov, brandsäkerhet och försäkring. Fritidsgården ska ha öppet minst 20 timmar i veckan. Öppettiderna skall utgå ifrån besökarnas önskemål där kvällstider skall prioriteras och fredagar och/eller lördagsöppet skall förekomma frekvent och regelbundet. Gården ska också ha öppet under skollov (dock ej hela sommarlovet).
8 (15) För träffpunkt gäller samma regler som för fritidsgårdsverksamhet men i mindre omfattning. Träffpunktens lokaler skall vara lämpade för ungdomars aktiviteter, ligga inom kommunen, vara godkänd av fritidsnämnden och uppfylla myndighetskrav såsom bygglov, brandsäkerhet och försäkring. Träffpunkten skall vara öppen minst 15 timmar i veckan och ha öppet delar av skollov. Öppettiderna skall utgå ifrån besökarnas önskemål. 3.18 ANDT-policy Föreningar som erhåller bidrag eller subventioneras ska ha ANDT-policy. Om föreningen inte har egen policy kan föreningen använda Hässleholms Fritids föreningspolicy om alkohol, narkotika, droger och tobak. Föreningen godkänner policyn varje årsmöte och ser till att beslutet finns med i årsmötesprotokollet. Genom ANDT-policy visar föreningen hur man tar avstånd mot alkohol, narkotika, dopning och tobak, framförallt rörande barn och ungdomar. 4. Detaljbestämmelser 4.1 Verksamhetsbidrag Ändamål Bidraget ska stimulera och utveckla föreningars verksamhet för barn och ungdomar 7-20 år. Villkor Föreningen ska uppfylla kraven för bidragsberättigande. Föreningen ska ha redovisat minst 100 deltagartillfällen under året. Sammankomsten ska vara ledarledd och ha minst tre och max 30 bidragsberättigade deltagare utöver ledare. Sammankomsten ska pågå i minst 60 minuter (inkl. omklädning) och innehålla gemensam samling och avslutning. I direkt anslutning till en sammankomst ska närvarokort som på deltagare och ledare fyllas i. Alla uppgifter på Hässleholms Fritids närvarokort ska finnas med, t ex närvarokortsnummer, förening, deltagarnamn, ledarnamn, födelsedata, aktivitet, aktivitetens start- och sluttid, deltagartillfälle, antal sammankomster, totalsumma deltagartillfälle mm. Ledaren ska intyga att uppgifterna på närvarokortet är riktiga. Närvarokorten behöver inte skickas med vid ansökan, utan skickas endast in på begäran. Sammankomsterna ska ligga i linje med föreningens verksamhetsidé.
9 (15) Ansökan ska vara en sammanställning som inkluderar de uppgifter som Hässleholms Fritids närvarokort innehåller. Ansökan om verksamhetsbidrag görs digitalt eller på särskild blankett, se Hässleholms kommuns hemsida. Bidrag ges till verksamhet som bidrar till barnens och ungdomarnas egna aktiva fritid, det vill säga att verksamheten utgår från ett aktivt utövande eller skapande (3.3). All verksamhet måste ske i föreningens regi. (Verksamheten kan med andra ord inte överlåtas till extern person att bedriva föreningens bidragsberättigade verksamhet). Bidrag Förening med verksamhet för barn och ungdomar (7-20 år) samt ledare (13-20 år) får bidrag per deltagartillfälle. Bedrivs verksamheten på vardagar under skollov får föreningen dessutom fria lokaler (kommunala lokaler) förutsatt att inga deltagar- eller anmälningsavgifter tas ut och är öppen för alla. Föreningar med funktionshindrade deltagare eller ledare får bidrag på samma villkor som icke funktionshindrade. Ansökan Komplett ifylld bidragsansökan ska vara Hässleholms Fritid tillhanda senast den 15 februari året efter verksamhetsåret på särskild blankett som tillhandahålls av Hässleholms Fritid eller via vår hemsida (fri.hassleholm.se/bidrag). Föreningens ordförande eller kassör ska underteckna ansökan. Ansökan skickas in av huvudföreningen även om föreningen består av flera sektioner. Om ansökan kommer in efter den 15 februari, minskas bidraget med 25 %. Förening som kommer in med ansökan efter 31 mars får inte något bidrag. Utbetalning Utbetalning sker i månadsskiftet april/maj med 50 % och i månadsskiftet september/oktober med resterande 50 %. Uppföljning och kontroll Fritidsförvaltningen kommer att genomföra stickprovskontroller av närvarokort och besöka föreningars verksamhet. 4.2 Lokalbidrag Ändamål Bidraget ska underlätta för föreningar som äger lokaler/anläggningar eller för den förening som hyr lokaler/anläggningar och där inte likvärdiga kommunala alternativ kan erbjudas. Villkor Föreningen ska uppfylla kraven för bidragsberättigande.
10 (15) Lokalen eller anläggningen ska ligga inom kommunen, vara godkänd av fritidsnämnden och uppfylla myndighetskrav såsom bygglov, brandsäkerhet och försäkring. Bidrag Föreningar får bidrag med max 75 % av godkända totala kostnader i lokaler/ anläggningar där man bedriver regelbunden verksamhet i, eller för lokaler som används till kansli eller förråd. Maxbelopp finns och kan justeras varje år. Har förening färre än 1 000 deltagartillfällen på sin anläggning utgår maxbelopp med 80 000 kr. Därefter ökas maxbeloppet enligt följande: >= 1 000 deltagartillfällen/max 110 000 kr >= 2 000 deltagartillfällen/max 125 000 kr >= 3 000 deltagartillfällen/max 140 000 kr >= 4 000 deltagartillfällen/max 155 000 kr >= 5 000 deltagartillfällen/max 170 000 kr >= 6 000 deltagartillfällen/max 195 000 kr >= 7 000 deltagartillfällen/max 210 000 kr. För religiösa föreningars lokaler utgår max 16 500 kr. Bidrag för energibesparande åtgärder räknas inte in i maxbeloppen. Fritidsnämnden beslutar årligen om procentsatser och maxbelopp och regleras utifrån den budget som finns för bidraget. Bidrag för fast arrende, årshyra och räntor betalas ut med riktvärdet 50 % av föregående års kostnad. Bidrag för driftskostnader (se punkt 3.12) betalas ut med riktvärdet 65 % av föregående års kostnad. Bidrag för övriga kostnader (se punkt 3.12) för lokalen eller anläggningen betalas ut med riktvärdet 75 % av föregående års kostnad. Bidrag för energibesparande åtgärder (se punkt 3.13) betalas ut med 50 % av föregående års kostnad. Maxbeloppet 2015 är 20 000 kr per år. Bedömning sker av fritidskontoret. Kopior på fakturor eller motsvarande handlingar ska bifogas ansökan. Bidraget kan endast ansökas en gång per projekt. Bidrag för anställd vaktmästare, motsvarande minst 75 % tjänstgöringsgrad, betalas ut med 50 000 kr om föreningen haft fler än 5 000 deltagartillfällen på sin anläggning. Bidraget ska ses som ett ökat driftsbidrag till följd av föreningens höga driftskostnad på grund av anläggningens storlek. Kopia på inkomstuppgift ska bifogas ansökan.
11 (15) Bidrag för bowlingklubbars tränings- och seriekostnader inom Hässleholms kommun betalas ut med 60 % av godkända kostnader. Bidraget reduceras med 60 % om föreningen inte får verksamhetsbidrag. Detta gäller inte för föreningar där riksförbund beslutat att ungdomsverksamhet ska bedrivas i särskilda ungdomsföreningar. Förening kan inte få bidrag för hyreskostnader i kommunalt subventionerade lokaler. Förening kan inte heller få bidrag för lokaler som i huvudsak används till kommersiell verksamhet. I de fall lokalen eller anläggningen inbringat föreningen inkomster i form av hyresavgifter, kommersiell försäljning etc. skall dessa redovisas separat. Detta för att förvaltningen ska få en bättre helhetsbild på hur lokalerna används och hur bidraget fördelas. Redovisningen påverkar ej bidraget. Ansökan Komplett ifylld bidragsansökan ska vara Hässleholms Fritid tillhanda senast den 15 februari året efter kostnadsåret på särskild blankett som tillhandahålls av Hässleholms Fritid. Ansökan kan också göras via vår hemsida (fri.hassleholm.se/bidrag). Föreningens ordförande eller kassör ska underteckna ansökan. Förvaltningen har rätt att kräva in hyresavtal, arrendeavtal eller verifikationer som styrker kostnaden. Om ansökan kommer in efter den 15 februari minskas bidraget med 25 %. Förening som kommer in med ansökan efter den 31 mars får inte något bidrag. Utbetalning Utbetalning sker i månadsskiftet maj/juni. 4.3 Skötselbidrag Ändamål Bidraget ska uppmuntra och underlätta för föreningar att själva äga och/eller ansvara för skötseln av anläggningar inom skötselbidragets omfattning. Villkor Föreningen ska uppfylla kraven för bidragsberättigande i Hässleholms kommun (om inte dispens finns). Anläggning ska utnyttjas av allmänheten. Bidrag Förening som hjälper till med förbättring och tillsyn av leder, slingor och badplatser och som ligger inom Hässleholms Fritids ansvarsområde, kan få bidrag för utfört arbete.
12 (15) Skötsel av leder och slingor Förutsättning för bidrag är att man utför förbättring och kompletteringar av ledmarkeringar, skyltning, toaletter, fågeltorn, lägerplatser, tillsyn under våren och hösten och rastplatstillsyn under sommaren. Mindre reparationer av stättor, övergångar och spänger ingår också. Blanketten Besiktning och åtgärdsbehov ska skickas in efter vår- och hösttillsyn. Förening skall ha genomgått Region Skånes skötselutbildning. Besiktningstid, ansvarsfrågor och regler för investerings- och driftskostnader samt Regionens krav på Skåneledens kvalitetsstandard regleras i separata skötselavtal med den förening som står som ansvarig. Kommunen står generellt för vedhållning, latrintömning, vattenförsörjning, investeringskostnader och övriga driftskostnader. Bidrag betalas ut med 500 kr per ledkilometer samt 1 500 kr per motionsspårskilometer. Efter första och sista besiktning ska föreningen fylla i blanketten Besiktning och åtgärdsbehov och översända denna till fritidskontoret för eventuella åtgärder. Blanketterna är underlag för utbetalning av bidrag. Den skall vara fritidsförvaltningen tillhanda senast den 1 maj respektive 1 november årligen. Föreningens ordförande, sekreterare eller kassör ska underteckna blanketten. Om vårtillsynsblanketten kommer in efter den 15 juni minskas bidraget med 25 %. Detsamma gäller hösttillsynsblanketten om den inkommer efter 15 november. Förening som kommer in med blankett efter den 31 december får inte något bidrag. Utbetalning sker 15 maj med 50 % respektive 15 december med resterande 50 %. Skötsel av badplatser Förutsättning för bidrag är att föreningen ställer badplatsen till förfogande för allmänheten samt sköter badplatsen med tillhörande toalett, brygga, sopkärl etc. För detta betalas ett grundbidrag ut på 9 000 kr. Föreningarna står för förbrukningsmateriel medan kommunen generellt står för drifts- och investeringskostnader på de kommunala badplatserna såsom vattenprover, latrintömning, soptömning, skyltar, livbojar, dykning, bryggdelar och andra driftsåtgärder. För privata badplatser står kommunen även för driftskostnader i form av provtagning, latrintömning, soptömning, skyltning och livbojar. Med privata badplatser menas badplatser upptagna i den lokala ordningsstadgan som inte är kommunala. Efter badsäsongen ska föreningen fylla i blanketten Driftsjournal för badplatser och översända denna till fritidskontoret. Blanketten är underlag för utbetalning av bidrag. Den skall vara fritidsförvaltningen tillhanda senast den 15 september årligen. Föreningens ordförande eller kassör ska underteckna blanketten. Om den kommer in efter den 30 oktober minskas bidraget med 25 %. Förening som kommer in med blanketten efter den 31 december får inte något bidrag. Utbetalning sker i månadsskiftet september/oktober.
13 (15) 4.4 Fritidsgårdsbidrag Ändamål Bidraget ska ge stöd åt Fritidsgårdar i Hässleholms kommun. Föreningen driver fritidsgårdverksamhet som en allians där alla fritidsgårdar och träffpunkter ingår. Villkor Föreningen ska uppfylla kraven för bidragsberättigande i Hässleholms kommun (se 3.2 samt 3.17). Besöksstatistik med uppdelning på kön och ålder (7-12, 13-16, 17-20) ska redovisas månadsvis till förvaltningen. Ett avtal upprättas med Fritidsgårdar i Hässleholms kommun. Det ska bland annat reglera avtalets längd och verksamhetens innehåll Bidrag Bidragets storlek är beroende av den budget som fritidsnämnden årligen avsätter för ändamålet. Utbetalning Utbetalning sker fyra gånger i förskott under året. Uppföljning och kontroll Hässleholms Fritid träffar ansvariga för föreningen och verksamheten två gånger om året för uppföljning av bidraget och verksamheten. 4.5 Särskilt bidrag Ändamål Bidraget ska ge stöd åt verksamheter som inte omfattas av verksamhets-, lokal, fritidsgårds- eller skötselbidrag. Villkor Föreningen ska uppfylla kraven för bidragsberättigande i Hässleholms kommun. Bidrag Bidraget till Kommunala Pensionärsrådet (KPR) betalas ut enligt fastställd budgetsumma och beräknas på föregående års medlemstal. Ingen speciell ansökan krävs. Utbetalning sker i månadsskiftet maj/juni förutsatt att föreningshandlingarna är inlämnade och godkända. Bidrag till Samrådsgruppen för handikapporganisationer betalas ut enligt fastställd budgetsumma och grundas på föregående års verksamhet där 50 % av bidraget fördelas utifrån medlemsantalet, 40 % fördelas utifrån omfattning på verksamheten (ex. bokförda deltagartillfällen), 10 % fördelas till informationsinsatser (ansökan hos samrådsgruppen). Bidraget fördelas endast till de föreningar som är bidragsberättigade hos fritidsnämnden och som ingår i samrådsgruppen. Bidraget gäller ej för de föreningar som erhåller verksamhetsbidrag eller särskilt bidrag av fri-
14 (15) tidsnämnden. Bidraget fördelas av samrådsgruppen och utbetalningarna till respektive förening administreras av Hässleholms Fritid. Ansökan skickas in enligt regler för verksamhetsbidrag. Utbetalning sker i månadsskiftet april/maj. Kartritningsbidrag betalas ut till orienteringsföreningar för nyframställning eller digitalisering av orienteringskartor. Bidraget utbetalas med 40 000 kr. Fördelningen av bidraget görs av föreningarna i samråd. Ingen speciell ansökan krävs. Utbetalning sker efter redovisning av kartproduktionen. För underhåll, skötsel och investering i IP-Skogen erhåller Göingealliansen ett årligt bidrag på 40 000 kr. Belopp och regler hanteras i ett separat skötselavtal. Utbetalning sker i månadsskiftet april/maj. (IP- Skogen överläts 2010 till Göingealliansen, en sammanslutning av orienteringsklubbarna i kommunen. Anläggningen överläts i befintligt skick mot en engångsinvestering på 100 000 kr.) Föreningar med fritidsverksamhet inom omsorgsförvaltningens område Funktionsnedsättning, stöd och service (FSS) kan få särskilt bidrag för verksamheten efter beslut av fritidsnämnden. Bidraget grundas på föregående års deltagartillfällen oavsett ålder. Ansökan skickas in enligt regler för verksamhetsbidrag. Utbetalning sker i månadsskiftet april/maj. 4.6 Fritidsnämndens ledarstipendium Ändamål Stipendiet är avsett som uppmuntran till ideella föreningsledare eller eldsjälar inom föreningslivet i Hässleholms kommun och beslutas av fritidsnämnden. Villkor Stipendiaten ska på ett betydande sätt ha engagerat sig i sin förening och i föreningslivet i Hässleholms kommun inom fritidsnämndens ansvarsområde. Stipendium Stipendiet består av en penningsumma på 15 000 kr, varav 10 000 kr tillfaller stipendiaten personligen, och 5 000 kr föreningen, samt diplom och blommor. Ansökan och utbetalning Ansökan ska innehålla meritlista och motivering till utnämning och vara fritidskontoret tillhanda senast den 20 augusti aktuellt år. Stipendiet delas ut vid lämpligt arrangemang inom kommunen.
15 (15) 4.7 Fritidsnämndens uppvaktning Ändamål Syftet med uppvaktningen är att uppmärksamma föreningar vid jubileum etc. Villkor Fritidsnämnden ska ha fått en officiell inbjudan. Uppvaktning Uppvaktning sker med fritidsnämndens plakett, diplom och blommor enl. följande, 75-års jubileum guldplakett 50-års jubileum silverplakett 25-års jubileum bronsplakett Vid andra jubileumsuppvaktningar erhålls diplom och blommor om inte fritidsnämnden beslutar annat. 4.8 Subventionerad uthyrning av kommunala lokaler Ändamål Stödet är avsett att ge föreningar möjlighet att till en rimlig kostnad bedriva verksamhet i kommunala lokaler och anläggningar. Taxor och prioriteringar fastställs i Taxor, avgifter och uthyrningsbestämmelser. 4.9 Subventionerad föreningsservice Ändamål Stödet är avsett att ge förening möjlighet att utföra kopiering och biljettryckning, hyra AV-utrustning och få annan administrativ service. Taxor och prioriteringar fastställs i Taxor, avgifter och uthyrningsbestämmelser. Hässleholms kommun Hässleholms Fritid Lt. Granlunds väg 12 281 52 Hässleholm 0451-26 82 02 fritidskontoret@hassleholm.se
TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Datum 2015-11-23 Ärende 6 Handläggare Förvaltningschef Stefan Larsson Fritidsförvaltningen 0451-26 82 50 stefan.larsson@hassleholm.se Fritidsnämnden Sammanträdesdagar fritidsnämnden 2016 Förslag till beslut Att fritidsnämndens fastställer sammanträdesdagar enligt förslaget. Beredning av ärendet Fritidsförvaltningen Postadress: Lt. Granlundsväg 12, 281 52 Hässleholm Besöksadress: Lt. Granlundsväg 12 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-26 82 13 E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se K:\HLM - FRK\FILER\Fritidskontoret\Fritidschefen\Nämndsärenden ny mall 2011\Sammanträdesdagar 2016.doc
TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Datum 2015-11-25 Ärende 6 Handläggare Personaladministratör Camilla Knutsson Fritidsförvaltningen 0451-26 82 07 0709-81 82 07 camilla.knutsson@hassleholm.se Fritidsnämndens sammanträdesdagar 2016 Kallelse skickas onsdagar FN AU Plats FN Plats 13 januari 20 januari kl. 15.00 27 januari kl. 15.30 Fritidskontoret Fritidskontoret 24 februari 2 mars kl. 15.00 23 mars kl. 15.30 Fritidskontoret Fritidskontoret 27 april 3 maj kl. 15.00 11 maj kl. 15.30 Fritidskontoret Fritidskontoret 8 juni 15 juni kl. 15.00 22 juni kl. Studiebesök Hässleholmsgården kl. 14.30 Sammanträde kl. 15.30 Fritidskontoret Hässleholmsgården 7 september 14 september kl. 15.00 21 september kl. 15.30 Fritidskontoret Fritidskontoret 26 oktober 2 november kl. 15.00 9 november kl. 15.30 Fritidskontoret Fritidskontoret 23 november 30 november kl. 15.00 7 december kl. 15.30 Fritidskontoret Fritidskontoret Justering sker normalt två dagar efter sammanträdet eller efter överenskommelse. Fritidsförvaltningen Camilla Knutsson Nämndsekreterare Fritidsförvaltningen Postadress: Lt Granlunds väg 12, 281 52 Hässleholm Besöksadress: Lt Granlunds väg 12 Telefon: 0451-26 82 02 receptionen Telefax: 0451-132 87 E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se/fritid