Revisionskontoret Revisionspromemoria Sid 1 (17) Revisionschef Lennart Ledin Tel. 063-14 75 27 2002-04-16 Dnr Jll RESULTAT AV GRANSKNINGEN AV LANDSTINGETS ÅRSREDOVISNING FÖR ÅR 2001 1. SAMMANFATTNING Revisorerna har uppdragit åt revisionskontoret att granska den av landstingsstyrelsen överlämnande årsredovisningen över landstingets verksamhet för år 2001. Resultatet av granskningen - iakttagelser samt bedömningar och förslag - dokumenteras i det följande. Resultatet är sammanfattningsvis: º Landstingsstyrelsens förvaltningsberättelse korresponderar nu på ett tillfredsställande sätt mot det innehåll som föreskrivs i den kommunala redovisningslagen och mot dispositionen och innehållet i landstingsplanen. º Förvaltningsberättelsen bör dock kompletteras med en långsiktig och mer konkret analys över utvecklingen av landstingets verksamhet och ekonomi. Vi delar styrelsens bedömning att det här behövs metodutveckling. Den av oss tidigare nämnda nollbasbudgeteringen eller en utveckling av de fördjupade verksamhetsanalyserna inom länssjukvården med spridning till övriga förvaltningar vore enligt vår mening en önskvärd sådan utveckling. Jämtlands läns landsting. Revisionskontoret. Post- och besöksadress: Storgatan 16, 831 30 Östersund - Telefon: 063-14 75 00 - Telefax: 063-15 38 00 -Internet: http://www.jll.se
Jämtlands läns landsting Sid 2 (17) Revisionskontoret 2001-04-16 Till dnr Jll º Redovisningen av investeringsverksamheten bör kompletteras med en redogörelse som särredovisar de större och väsentligaste investeringsobjekten samt med en sammanfattande analys av hur förvaltningarna nyttjat tilldelat avskrivningsutrymme. º Förvaltningsberättelsens redovisning av verksamhet som bedrivs genom andra juridiska personer har till omfattning och innehåll utvecklats positivt. Redovisningen kan dock ytterligare utvecklas mot den för nämndförvaltningens verksamheter. Vidare bör ett bättre underlag för konsolideringen och därmed den sammanställda redovisningen säkerställas genom ägardirektiv till berörda företag. º Förvaltningarnas verksamhetsberättelser bör ytterligare utvecklas från beskrivning av verksamheten mot mera analys av verksamhetens resultat. Vidare bör uppföljningen av verksamhetens kvalitet avsevärt förbättras. Mål och utfall måste i högre grad redovisas med nyckeltal och tidsserier för produktionen och produktiviteten. º Uppföljningen av andra krav (jämställdhetsplaner, miljöåtgärder) än den produktion som uppdragits till förvaltningarna föreslås ske vid andra tidpunkter och inte belasta vare sig delårsrapporterna eller verksamhetsberättelserna. º Den ekonomiska redovisningens kvalitet lämnar en hel del i övrigt att önska. Revisionskontoret föreslås få revisorernas uppdrag att ta upp iakttagelser och synpunkter från granskningen med ansvariga i landstingets kansli för att säkerställa att redovisningens kvalitet förbättras framdeles. º Det bör övervägas om inte organisationen av bokföringsarbetet i flera avseenden organisatoriskt skall koncentreras på samma sätt som löneadministrationen för att både vinna rationalitet och att säkerställa redovisningens kvalitet och stärka den interna kontrollen i övrigt.
Jämtlands läns landsting Sid 3 (17) Revisionskontoret 2002-04-16 Till dnr Jll 2. GRANSKNINGENS OMFATTNING OCH DISPOSITION Granskningen har omfattat landstingsstyrelsens årsredovisning samt underlaget för detta i form av förvaltningarnas verksamhetsberättelser, bokslutsspecifikationer och underlaget för den sammanställda redovisningen i form av företagens redovisningar och konsolideringen av förvaltningens och företagens redovisningar. Granskningen har också omfattat den verksamhetsberättelse som patientnämnden och patientombuden lämnat till landstingsstyrelsen som underlag för årsredovisningen. Vi har också tagit del av den Analys av förvaltningarnas resultat för år 2001 som redovisas av landstingsstyrelsen i ett särskilt ärende samtidigt med årsredovisningen. 3. GRANSKNINGENS INRIKTNING Granskningen syftar till att kontrollera om årsredovisningen uppfyller kraven i kommunallagen, den kommunala redovisningslagen, rekommendationer m m från Rådet för kommunal redovisning och annan dokumentation av god redovisningssed. 4. GRANSKNINGENS RESULTAT 4.1 Förvaltningsberättelsen Årsredovisningen skall vara utformad på ett sådant sätt att fullmäktige kan få en återkoppling/återredovisning mot den landstingsplan och budget som beslutades för det aktuella verksamhetsåret. Förvaltningsberättelsen skall därvid omfatta en redovisning av verksamhetens utfall, kvantitativt och kvalitativt, en översikt över utvecklingen av landstingets verksamhet och upplysningar om viktiga förhållanden, en redovisning av landstingets investeringsverksamhet samt hur utfallet förhåller sig till den budget som fastställts för verksamheten. Vidare skall förvaltningsberättelsen även omfatta den verksamhet som bedrivs genom andra juridiska personer.
Jämtlands läns landsting Sid 4 (17) Revisionskontoret 2001-04-16 Till dnr Jll Årsredovisningen innehåller följande avsnitt som kan sägas motsvara kravet på innehåll i förvaltningsberättelsen enligt den kommunala redovisningslagen: º landstingsstyrelsens sammanfattande bedömning av verksamhet och ekonomi, º redovisningen av händelser och utveckling inom viktiga områden, º redovisningen över uppfyllelse av förvaltningsgemensamma krav samt º redogörelsen för respektive förvaltnings verksamhetsmässiga och ekonomiska resultat för året. Landstingsstyrelsens förvaltningsberättelse korresponderar nu på ett tillfredsställande sätt mot innehållet som föreskrivs i den kommunala redovisningslagen. Vidare korresponderar förvaltningsberättelsen också bra mot dispositionen och innehållet i landstingsplanen. Vi föreslår dock att årsredovisningens disposition görs om så att de här behandlade avsnitten hålls samman. Innehållet i ärendet Analys av förvaltningarnas resultat bör inarbetas i förvaltningsberättelsen och i förslaget till beslut om årsredovisningen. Förvaltningsberättelsen bör kompletteras med en långsiktig och mer konkret analys över utvecklingen av landstingets verksamhet och ekonomi. Analysen bör omfatta bedömningar över landstingets förmåga att framdeles både klara en verksamhet som står i samklang med medborgarnas förväntningar på hälsooch sjukvård m m och en god ekonomisk hushållning inklusive balanskravet. Vi delar styrelsens bedömning att det här behövs metodutveckling. Den av oss tidigare nämnda nollbasbudgeteringen eller en utveckling av de fördjupade verksamhetsanalyserna inom länssjukvården med spridning till övriga förvaltningar vore enligt vår mening en önskvärd sådan utveckling. Vi delar också landstingsstyrelsens bedömning att förutsättningarna för att uppnå en god hushållning är att förvaltningarna klarar av att bedriva verksamheten inom ramen för det tilldelade landstingsbidraget. Utöver den nyss nämnda utvecklingen av analyserna finns det utrymme för att också ytterligare utveckla styrningen av förvaltningarnas verksamhet och ekonomi under året med underlag av delårsrapporterna. Det är enligt vår mening nödvändigt att vid dessa tillfällen korrigera verksamhetsmål och/eller ekonomi om under- och
Jämtlands läns landsting Sid 5 (17) Revisionskontoret 2002-04-16 Till dnr Jll överskott inte skall bli så stora att de inte kan hanteras mellan budgetåren och att därmed också budgetdisciplinen skall kunna upprätthållas. 4.2 Finansiell redovisning En närmare redogörelse för resultatet av vår granskning av balansposter lämnas nedan i avsnittet Förvaltningarnas specifikation av balanskonton. Resultat- och balansräkningarna samt finansieringsanalysen är uppställda såsom den kommunala redovisningslagen respektive rekommendationerna från rådet för kommunal redovisning föreskriver. Redovisningen av investeringsverksamheten bör utvecklas så att den sammanställningen kompletteras med en redogörelse som särredovisar de större och väsentligaste investeringsobjekten med totalkalkyl, årets investeringsutgift med avstämning mot årsbudget och en prognos för färdigställandet för de investeringar som inte är slutförda under verksamhetsåret. Redogörelsen bör korrespondera mot landstingsplanens investeringsplan. Vidare bör det beloppsmässiga sambandet mellan investeringsredovisningen och finansieringsanalysens investeringsavsnitt tydliggöras. Investeringsredovisningen bör också kompletteras med en sammanfattande analys av hur förvaltningarna nyttjat tilldelat avskrivningsutrymme samt en avstämning av detta mot återanskaffningsbehov. Det är särskilt angeläget när besparingsbeting förekommer och när förvaltningarna har svårt att hålla budget. Om sammanställningen driftredovisning skall bibehållas bör den utvecklas så att sambanden med den förvaltningsvisa redovisningen framgår tydligare. Vi tar nedan upp behovet av att centralt stämma av att interna transaktioner balanserar för räkenskapsåret.
Jämtlands läns landsting Sid 6 (17) Revisionskontoret 2001-04-16 Till dnr Jll 4.3 Sammanställd redovisning Den sammanställda redovisningens resultat och balansräkning har konsoliderats enligt vedertagen konsolideringsmetod. Dock bör underlaget för konsolideringen utvecklas så att uppgifter också tas in från företagen. Det bör säkerställas genom ägardirektiv till företagen att uppgifterna kan lämnas i samband med bokslut. Förvaltningsberättelsens redovisning av verksamhet som bedrivs genom andra juridiska personer har till omfattning och innehåll utvecklats positivt. Redovisningen liksom landstingsplanen kan och bör dock ytterligare utvecklas mot att mera motsvara densamma för den verksamhet som är organiserad i nämndförvaltning. Såsom vi tidigare har föreslagit omfattar nu landstingsstyrelsens beslut om årsredovisningen ett förslag till fullmäktige om bemyndigande till ombuden på företagens årsstämmor i frågan om ansvarfrihet skall beviljas företagens verkställande ledningar eller ej. Vi föreslår att den sammanställda redovisningen också framdeles kompletteras med en redogörelse för på vilket sätt landstingsstyrelsen under året har genomfört den kommunallagsföreskrivna tillsynen över företagen. 4.4 Förvaltningarnas verksamhetsberättelser Granskningen av förvaltningarnas och patientnämndens verksamhetsberättelser syftar till att kartlägga om dessa lämnar ett tillfredsställande underlag för landstingsstyrelsens återrapportering till fullmäktige om de i landstingsplanen och av fullmäktige i övrigt givna uppdragen för år 2001 har verkställts. Därutöver tas några andra aspekter upp på förvaltningarnas redovisning. Verksamhetsberättelsernas innehåll har således stämts av mot landstingsplanen 2001-2003, mot uppdrag till landstingsstyrelsen och dess förvaltning som fullmäktige givit vid andra tillfällen samt mot förvaltningsledningens anvisningar för verksamhetsberättelserna.
Jämtlands läns landsting Sid 7 (17) Revisionskontoret 2002-04-16 Till dnr Jll 4.4.1 Allmänt Förvaltningarna har följt anvisningarna för hur verksamhetsberättelserna skall disponeras. Verksamhetsberättelserna beskriver emellertid verksamheten snarare än analyserar den. Vidare skyms redovisningen av verksamhetens utfall av den samtidiga uppföljningen av andra krav och förhållanden i verksamheten. Verksamhetens kvalitet och produktivitet återspeglas över lag inte med några objektiva mått. Verksamhetens utveckling över flera år redovisas oftast inte, det gäller varken kvantitet eller kvalitet. Krav på att upprätta handlingsplaner för arbetsmiljö, jämställdhet etc. återredovisas oftast inte med hur planerna verkställts. Det saknas i stor utsträckning uppgifter om hur avskrivningsutrymmet nyttjats för nya och/eller reinvesteringar. Förvaltningarnas budget går inte att direkt stämma av mot landstingsplanen. Vilka projekt som inte ingår i förvaltningarnas ordinarie uppdrag och som därmed skall återredovisas särskilt går inte att utläsa av nuvarande anvisningar. Redovisningen är därför inte enhetlig mellan förvaltningarna i detta avseende. Verksamhetsberättelserna bör ytterligare utvecklas från beskrivning av verksamheten mot mera analys av verksamhetens resultat. Verksamhetsberättelserna även som delårsrapporterna bör så långt möjligt begränsas till uppföljning av den produktion som uppdragits till landstingsstyrelsen och dess förvaltning. Andra krav på och förhållanden i verksamheten, be-
Jämtlands läns landsting Sid 8 (17) Revisionskontoret 2001-04-16 Till dnr Jll träffande miljö, jämställdhetsplaner, IT-planer etc., kan, bör och tjänar på att förläggas till andra tidpunkter än uppföljningen av produktionen. Motivet är dels att uppföljningen av verksamhetens utfall bättre skall sättas i förgrunden och inte skymmas av andra redovisningar, dels att arbetsbelastningen på administrationen därmed kan fördelas över tiden på ett gynnsammare sätt. Med den modell för styrning av verksamheten som landstinget infört med produktionsmål och där produktionen förutsätts ske med en kvalitet som uppfyller god svensk standard måste uppföljningen av kvalitet och kvalitetssäkring prioriteras högre. Verksamhetens utveckling måste i mycket större utsträckning redovisas med utfallet över flera år för produktion, produktivitet, kvalitet och andra nyckeltal. Vi utgår från att kravet inte endast är att planer för arbetsmiljö, jämställdhet etc. skall upprättas utan de skall också verkställas. Verkställigheten bör således följas upp med krav på en återredovisning av både vad som har och vad som inte har gjorts (fast vid andra tillfällen). Förvaltningarnas budget bör redovisas med ursprunglig budget enligt landstingsplanen, en kolumn med tilläggsbudget (korrigeringar under året i form av tilläggsanslag, omdisponeringar) och en kolumn med summan av de nyss nämnda (gällande budget) så att budgeten lätt kan stämmas av mot fattade beslut. Förvaltningarna bör lämna underlag för de kompletteringar av investeringsredovisningen som vi har föreslagit, d v s hur avskrivningsutrymmet har nyttjats. Vidare bör det införas ett förvaltningsgemensamt krav på upprättande och redovisning av återanskaffningsplaner. Det behövs närmare klargöras vilka uppgifter som per definition är linjeuppgifter och vilka uppgifter som skall återredovisas mot landstingsstyrelsen och fullmäktige som särskilda projekt.
Jämtlands läns landsting Sid 9 (17) Revisionskontoret 2002-04-16 Till dnr Jll 4.4.2 Länssjukvården Länssjukvården har inte uppfyllt kravet på att budgeten skall hållas och inte heller en stor del av såväl de förvaltningsgemensamma som de förvaltningsspecifika kraven i landstingsplanen. Redogörelser för varför kraven inte har uppfyllts saknas i stor utsträckning. Bedömning I verksamhetsberättelsen bör redovisas orsaken till att krav i landstingsplanen inte har uppfyllts. 4.4.3 Primärvården Verksamhetsberättelsen beskriver att tillgängligheten i primärvården är god medan uppgifterna om väntetider och produktion ger en motstridig bild. Mått, till exempel på väntetider, redovisas utan jämförelser eller annan värdering huruvida utfallet är att anse som bra, tillfredsställande eller dåligt. Bedömning Redovisningen av tillgänglighet och väntetider utgör ett exempel på uppgifter som bör analyseras och kommenteras. Mått på verksamhetens utfall bör självklart genom jämförelser eller på annat sätt värderas och kommenteras. 4.4.4 Tandvården Tandvården är en till stor del intäktsfinansierad verksamhet. Det saknas dock redovisning av intäkts- och prisutvecklingen samt hur konsekvenserna av de
Jämtlands läns landsting Sid 10 (17) Revisionskontoret 2001-04-16 Till dnr Jll senaste årens kraftiga taxehöjningar har påverkat verksamheten. Inte heller redovisas om det förekommer köer till tandvården. Resultatmått såsom antal kvarvarande tänder relateras inte till mål eller till vad som är maximalt möjligt. Intäkts- och prisutvecklingen och dess konsekvenser bör åskådliggöras i verksamhetsberättelsen. Också eventuell förekomst av köer bör redovisas. Resultatmått måste såsom vi angett under allmänt relateras till något mål eller annan jämförelse som underlag för värdering av resultatet. 4.4.5 Länsutvecklingen Redovisningen av resultatet av förvaltningens olika verksamheter är ganska knapphändig. För länsteatern redovisas ett underskott mot budget på 186 tkr som sägs härröra från framförandet av en pjäs under Riksteaterns teaterdagar i Stockholm. Redovisningen av resultatet av förvaltningens verksamheter bör kunna utvecklas. Det torde vara oundvikligt att en tillfredsställande redovisning blir mer omfattande än hittills eftersom förvaltningen rymmer flera mycket olikartade verksamheter/enheter. Det kan också ifrågasättas om inte dessa borde styras från uppdragsgivarens sida (fullmäktige) med tydliga mål och anslagsvillkor/budget för var och en av de olika verksamheterna/enheterna (folkhögskolor, naturbruksgymnasium, kulturenhet, länsmuseum etc.). Vi finner det märkligt att länsteatern, vars målgrupp vi har uppfattat är länets invånare, satsar på föreställningar utanför länet som dessutom inte ryms inom budget. 4.4.6 Landstingets kansli
Jämtlands läns landsting Sid 11 (17) Revisionskontoret 2002-04-16 Till dnr Jll I kansliets budget ingår särskilda verksamheter vars kostnader och intäkter kansliet bara administrerar och inte kan påverka. Kostnader för sjukreseadministrationen redovisas under landstingets kansli medan verksamheten organisatoriskt tillhör Emefte. Kansliet förordar en ny finansieringsmetod för investeringar i IT-infrastruktur. Metoden som förordas är en avgiftsdebitering av förvaltningarna alternativt ianspråktagande av förvaltningarnas avskrivningsutrymme. Det sist nämnda tillämpas för närvarande för finansieringen av projektet VISHET. Projektet Kompetenscentrum uppges såsom internt bemanningsföretag ha haft en låg efterfrågan. Inom projektet redovisas dock ett högt övertidsuttag utan att skälen till detta anges. Kostnader och intäkter för de s.k. särskilda verksamheterna bör skiljas ut så att kansliets verksamhet och ekonomi tydliggörs på ett bättre sätt. Viss verksamhet, som till exempel sjukreseadministrationen, bör föras till andra förvaltningar där de naturligen hör hemma medan andra kan redovisas i finansförvaltningen eller såsom tidigare under ett särskilt anslag. Den förordade finansieringsmodellen för IT-investeringar bör inte genomföras då den enligt vår mening medför att kostnadskontrollen riskerar att bli väsentligt sämre då kostnadsansvaret på så sätt inte knyts till dem som genomför investeringarna. Finansiering av investeringar eller projekt genom löpande ianspråktagande av avskrivningsutrymme medför samma risk och strider dessutom mot god redovisningssed. Vidare ökar risken för att driftkostnader felaktigt klassificeras och bokförs som investering. Förutom att driftkostnader på så sätt skjuts upp kan det medföra att angelägna investeringar inte ryms inom budgeten. Orsaken till det höga övertidsuttaget inom kompetenscentrum bör närmare undersökas och förklaras.
Jämtlands läns landsting Sid 12 (17) Revisionskontoret 2001-04-16 Till dnr Jll 4.4.7 Emefte Resultatet för den verksamhet som bedrivs som s.k. resultatenheter redovisas inte per enhet i årsredovisningen (fastighet, städ, media o s v). Vi anser att varje resultatenhets mål, resultat och ekonomi framdeles bör särredovisas i både landstingsplanen, verksamhetsberättelsen och årsredovisningen. Det motiveras av verksamheternas olika art och det särskilda anslagsvillkor (helt intäktsfinansierad) under vilket respektive verksamhet bedrivs. 4.4.8 Landstingshälsan Verksamhetens fördelning på förebyggande och reparativa åtgärder åskådliggörs inte med konkreta mått. Inte heller kostnader och intäkter relateras till dessa båda delar av verksamheten. Verksamhetens utfall och ekonomi bör redovisas med fördelning på förebyggande respektive reparativa insatser. 4.4.9 Patientnämnden/patientombuden I nämndens verksamhetsberättelse saknas statistik över anmälningsärenden, kontaktorsaker och utvecklingstendenser.
Jämtlands läns landsting Sid 13 (17) Revisionskontoret 2002-04-16 Till dnr Jll De uppgifter som redovisas i den tryckta årsberättelsen från nämnden bör i sammanfattad form även redovisas i nämndens verksamhetsberättelse. 4.5 Förvaltningarnas specifikation av balansposter m m Granskningen av förvaltningarnas specifikationer av balanskonton syftar till att kartlägga om räkenskaperna avslutats på ett sätt som överensstämmer med god redovisningssed och landstingsstyrelsens anvisningar samt att den ekonomiska redovisning som landstingsstyrelsen förelägger fullmäktige är rättvisande. Vidare bidrar granskningen med underlag för revisorernas bedömning om landstingsstyrelsen och förvaltningen har en tillfredsställande redovisnings- och förmögenhetskontroll. Granskningen utförs genom en manuell genomgång av samtliga de specifikationer som förvaltningarna har upprättat till sina balanskonton. Svar på de frågor som granskningen föranleder inhämtas under hand från förvaltningarnas ekonomiadministration med flera samt genom uttag av kompletterande utdata ur ekonomisystemet. 4.5.1 Allmänt, redovisningens kvalité Förvaltningarna har i huvudsak följt anvisningarna för bokslutet. Dock saknas specifikationer till en del balanskonton och i flera fall saknas korrekta underlag till specifikationerna. I granskningen har även i år uppmärksammats skillnader mellan saldon i reskontrorna, anläggningsregister och redovisningen. Det saknas underskrifter på bokslutslistor. Vidare förekommer felaktig klassificering av poster, sammanblandning av externa och interna poster, oklarheter beträffande vem som skall vidta rättelseoch avstämningsåtgärder samt poster som borde ha varit åtgärdade under året och innan böckerna stängs.
Jämtlands läns landsting Sid 14 (17) Revisionskontoret 2001-04-16 Till dnr Jll Anvisningarna för förvaltningarnas bokslut och specifikation av balanskonton behöver i vissa avseenden ytterligare ses över för att tydliggöra vilka konton som skall specificeras, i vissa fall vem som ansvarar för att kontot specificeras och vilket material som skall användas som underlag för och/eller bifogas specifikationerna. De felaktigheter som har uppdagats vid granskningen av bokslutet synes kunna förklaras av brister i den löpande redovisningen, ekonomiadministrationens organisation och utbildning. Revisionskontoret föreslås få revisorernas uppdrag att ta upp iakttagelserna och synpunkterna från granskningen i överläggningar med ansvariga i landstingets kansli för att säkerställa att redovisningens kvalitet förbättras framdeles genom åtgärder av de nyss nämnda bristerna. 4.5.3 Ekonomiadministrationens organisation Vid förfrågningar om underlaget till saldon i redovisningen uppenbaras oklarheter om vem som ansvarar för bokföringsåtgärderna. Ibland hänvisas till andra organisationsenheter trots att saldot/posterna finns i den tillfrågade förvaltningens redovisning. Ibland hänvisas till automatfunktioner i ekonomisystemet. Ibland hänvisas till tidsbrist. Ibland blir våra frågor obesvarade på grund av att det saknas kunskap om ekonomisystemets funktion eller till och med elementär bokföringskunskap. Det bör klargöras vart ansvaret för redovisningen ligger och därmed för avstämning, rättelser m m till exempel för transaktioner som vidtas i en förvaltnings redovisning av landstingets kansli, för konton som automatkonteras etc. Centrala avstämningar av landstingstotaler bör göras i större utsträckning och utföras av landstingets kansli. Exempel på det sist nämnda är nollställning av avräkningskonton och interna poster. Det behövs uppenbart mera utbildning både i allmän redovisningsteori och om funktionen hos ekonomisystemet.
Jämtlands läns landsting Sid 15 (17) Revisionskontoret 2002-04-16 Till dnr Jll Det bör övervägas om inte organisationen av bokföringsarbetet så långt möjligt organisatoriskt skall koncentreras på samma sätt som löneadministrationen, både för att vinna rationalitet och för att säkerställa redovisningens kvalitet och stärka den interna kontrollen i övrigt. 4.5.4 Externa respektive interna redovisningsposter De interna posterna i redovisningen balanserar uppenbart inte. Av noterna till resultaträkningen framgår att interna intäkter och kostnader inte balanserar (skillnad 2 mkr). På balanskonton förekommer inom flertalet förvaltningar en blandning av externa och interna poster i debet respektive kredit på ett och samma konto som gör det svårt för att inte säga omöjligt att avgöra om balansposten i externredovisningen är korrekt. Förvaltningarna har också specificerat balanskontona olika med avseende på förekomsten av externa och interna poster. Det tycks här också finnas fel i klassificeringen som hänger kvar sedan överföringen av balansposter mellan det tidigare och det nuvarande ekonomisystemet. Interna balansposter i bokslutet bör så långt möjligt undvikas. De poster som ändå förekommer bör specificeras skilt från de externa balansposterna ( ett internt och ett extern bokslut ). Underlaget för specificeringen bör liksom nu utgöras av en intern råbalans respektive en extern råbalans. Interna poster för landstinget i sin helhet bör stämmas av centralt och avstämningen måste dokumenteras. I den utbildning vi har föreslagit bör hanteringen av debet och kredit i samband med rättelser, liksom rättelser från extern till intern post och vice versa, uppmärksammas.
Jämtlands läns landsting Sid 16 (17) Revisionskontoret 2001-04-16 Till dnr Jll 4.5.5 Fordringar och skulder Det förekommer fortfarande kundfordringar som är äldre än ett år. Det går dock inte att identifiera vilka av de enskilda äldre fordringsposterna som har varit föremål för nedskrivning vid de förvaltningar som inte specificerat detta. Det beror på att fordringarna finns kvar i kundreskontran och inte har omförts till ett särskilt konto eller att nedskrivningarna på värderegleringskontot specificerats. När det gäller balanserade projektmedel så saknas ofta underlag som visar om skulden är en extern skuld eller egna medel. Äldre kundfordringar och osäkra kundfordringar bör särredovisas i bokslutet. De fordringar som nedskrivits bör dessutom särredovisas så att de kan avstämmas mot värderegleringskontot. Av redovisningen skall framgå hur fordringarna har värderats. Vi föreslår att redovisningen av projektmedel ses över. Vidare bör redovisningen av projektmedel ges särskilt utrymme i den föreslagna utbildningen. 4.5.6 Outredda differenser Outredda differenser, d v s de poster på enskilda konton som man inte har kunnat identifiera och specificera, förekommer inom flertalet förvaltningar. Outredda differenser har förekommit under de senaste åren. Sådana kan enligt vår mening endast accepteras undantagsvis och inte i den omfattning som nu förekommer. Förklaringen kan enligt vår mening tillskrivas både osäkerhet och brister i ekonomirutinernas funktion och i organisationen av ekonomiadministrationen.
Jämtlands läns landsting Sid 17 (17) Revisionskontoret 2002-04-16 Till dnr Jll Som vi framfört tidigare bör avstämningsrutiner och organisation ses över ytterligare - förslagsvis inom det fortsatta projektet Eivor. Därvid bör anvisningar och rutinbeskrivningar samt arbetsfördelningen mellan förvaltningarna och den centrala ekonomiadministrationen ägnas särskild uppmärksamhet.