LEDNINGS- SYSTEM för Bröderna Näslunds Byggares verksamhet
INNEHÅLL KORT OM... BOLAGET 3 VÅR VISION 3 VÅR MISSION 3 VÅRT LEDNINGSSYSTEM 3 VÅR KVALITETS- OCH MILJÖLEDNING 4 BRÖDERNA NÄSLUND BYGGARES LEDN- INGSSYSTEM AFFÄRSPROCESSER 5 1. MARKNADSFÖRING & FÖRSÄLJNING 5 2. LEVERANS 5 LEDNINGSPROCESSER 6 3. AFFÄRSPLAN 6 4. ORGANISATION & RESURSPLANERING 6 Organisation Resursplanering Personal PERSONALPOLICY 7 LEDARSKAPSFILOSOFI 8 5. DOKUMENTHANTERING OCH KOMMUNIKATION 8 6. PLANERING & EKONOMI 8 7. & UTVECKLING VERKSAMHET 8 STÖDPROCESSER 9 LEDNINGSSYSTEM FÖR KVALITETS- & MILJÖLEDNING KVALITETSPOLICY 10 MILJÖPOLICY 11 2
KORT OM... BOLAGET Bröderna Näslund Byggare AB startade sin verksamhet 1997. Med ett drygt 30-tal anställda, varav cirka 25 hantverkare, har bolaget de senaste tre räkenskapsåren haft en omsättning på mellan 47 mkr och 74 mkr och en vinstmarginal på cirka fem procent. VÅR VISION Med en omsättning på 140 mkr och en marginal på cirka tio procent upplevs Bröderna Näslund Byggare som Stockholmsområdets mest attraktiva leverantör av ROT-uppdrag upp till 20 mkr kronor. VÅR MISSION Genom att utveckla nya affärer skapar Bröderna Näslund Byggare arbetstillfällen, arbetsglädje och förutsättningar för att samhället ska fungera och utvecklas. VÅRT LEDNINGSSYSTEM Ledningssystemet för Bröderna Näslund Byggares verksamhet är egenutvecklat och anpassat till bolagets ledningsfilosofi, organisation och företagskultur. Ledningssystemet omfattar bolagets hela verksamhet Affärsprocess, Ledningsprocesser och Stödprocesser enligt huvudprocesskartan nedan. 3 AFFÄRSPLAN 4 ORGANISATION & RESURS- PLANERING 5 DOKUMENT- HANTERING & KOMMUNIKATION 6 PLANERING & EKONOMI 7 & UTVECKLING VERKSAMHET LEDNINGSPROCESSER KUNDBEHOV AFFÄRS- 1 MARKNADSFÖRING & FÖRSÄLJNING 2 LEVERANS PROCESS KUND- TILLFREDS- STÄLLELSE STÖDPROCESSER 8 PERSONAL & KOMPETENS- UTVECKLING 9 MILJÖ, ARBETSMILJÖ & SÄKERHET 10 UPPDRAG 11 EKONOMI & VERKSAMHETS- STÖD 3
Bolagets vision, mission, kvalitetspolicy och miljöpolicy är grundstenarna för BNB:s ledningssystem och viktiga fundament för BNB:s affärsplan. Bolagets affärsstrategi baseras på dessa grundstenar och affärsplanens handlingsplan beskriver hur strategin ska genomföras. Innehållet i affärsplanens handlingsplan har brutits ner i rutiner och policys för samtliga bärande delar av bolagets processer. Rutinerna återfinns i någon av de fem ledningsprocesserna och de berättar om vilka funktioner och tjänster som omfattas av och ansvarar för att rutinen följs. Alla rutiner återfinns även i bolagets tjänstebeskrivningar. I ledningsprocess 7 - Uppföljning & utveckling verksamhet - redovisas bland annat hur rutiner och processer följs upp, samt resultatet av dessa kontroller och revisioner. De två affärsprocesserna Marknadsföring & försäljning och Leverans beskriver hur bolaget utifrån ett kundbehov levererar sina kvalitets- och miljösäkrade produkter. BNB:s fyra stödprocesser samlar alla de dokument och verktyg som används i den dagliga operativa driften av verksamheten. Arbetet styrs av beslutade rutiner och processer, som återfinns under affärsoch ledningsprocesserna. VÅR KVALITETS- OCH MILJÖLEDNING Bolagets ledningssystem för kvalitets- och miljösäkring utgör en integrerad del av ledningssystemet och uppfyller kriterierna för ISO 9001 respektive ISO 14001. I samarbete med Ragnsells Miljökonsulter har bolaget inlett en process för att certifieras i enlighet med dessa system. Bolagets kvalitets- och miljöledning utgår från framtagna riskinventeringar, kvalitets- och miljömål samt krav för bolagets fyra leveransprocesser totalentreprenader, generalentreprenader, försäkringsskador och byggservice. Beslutade mål revideras och fastställs årligen och kraven i leveransprocesserna revideras, utvecklas och fastställs löpande. Till de årliga kvalitets- och miljömålen kopplas konkreta handlingsplaner. För att uppfylla kvalitets- och miljömålen samt leveransprocessernas krav är dessa nedbrutna i rutiner och konkreta insatser, som samtliga återfinns i ansvariga funktioners och medarbetares tjänstebeskrivningar. I det dagliga arbetet görs uppföljning av ledningssystemet främst på funktions- och medarbetarnivå - att funktionerna/medarbetarna följer de rutiner som omfattas av medarbetarnas tjänstebeskrivningar. Bolagets processer mäts även genom avvikelserapporter, stickprov och planerade kontroller via fastlagda rutiner. Bolagets kvalitets- och miljöledning revideras årligen genom såväl intern som extern revison. 4
BRÖDERNA NÄSLUND BYGGARES LEDNINGSSYSTEM AFFÄRSPROCESSER Bröderna Näslund Byggares (BNB) affärsprocess utgår från kundens behov och syftar till att via marknadsföring och försäljning samt definierade leveransprocesser leverera en kvalitets- och miljösäkrad produkt. 3 AFFÄRSPLAN 4 ORGANISATION & RESURS- PLANERING 5 DOKUMENT- HANTERING & KOMMUNIKATION 6 PLANERING & EKONOMI 7 & UTVECKLING VERKSAMHET 1. MARKNADSFÖRING & FÖRSÄLJNING LEDNINGSPROCESSER Operativt ansvarig för marknadsföring är vice VD. Operativt ansvarig för försäljning är VD. KUNDBEHOV AFFÄRS- 8 PERSONAL & KOMPETENS- UTVECKLING 1 MARKNADSFÖRING & FÖRSÄLJNING 2 LEVERANS STÖDPROCESSER 9 MILJÖ, ARBETSMILJÖ & SÄKERHET 10 UPPDRAG PROCESS 11 EKONOMI & VERKSAMHETS- STÖD KUND- TILLFREDS- STÄLLELSE BNB:s marknadsföring och försäljning styrs av affärsplanens marknadsföringsstrategi och genomförs enligt årliga separat marknadsförings- och försäljningsplaner och dess handlingsplaner. Planerna revideras och godkänds årligen av företagsledningen. 2. LEVERANS Operativt ansvarig för leverans av bolagets produkter är VD. Leveransprocessen är den mest omfattande delen av bolagets verksamhet. BNB:s produkter levereras i definierade uppdrag enligt fyra separata leveransprocesser, som är anpassade till leveransens entreprenadform och förutsättningar totalentreprenader, generalentreprenader, försäkringsskador och byggservice. De rutiner som är är direkt kopplade till ett uppdrag ingår som en integrerad del av respektive leveransprocess. Leveransprocesserna revideras löpande och fastställs årligen av företagsledningen. Kvaliten på leveransen av bolagets tjänster säkerställs dels genom BNB:s kvalitetspolicy, dels via fastställda rutiner för egenkontroller och rapportering av avvikelser. 5
LEDNINGSPROCESSER KUNDBEHOV 3 AFFÄRSPLAN AFFÄRS- 8 PERSONAL & KOMPETENS- UTVECKLING BNB:s ledningsprocesser styr och ger riktlinjer och ramar för bolagets affärs- och stödprocesser. 4 ORGANISATION & RESURS- PLANERING 1 MARKNADSFÖRING & FÖRSÄLJNING 5 DOKUMENT- HANTERING & KOMMUNIKATION LEDNINGSPROCESSER 2 LEVERANS STÖDPROCESSER 9 MILJÖ, ARBETSMILJÖ & SÄKERHET 10 UPPDRAG 6 PLANERING & EKONOMI 3. AFFÄRSPLAN Operativt ansvarig för bolagets affärsplan är vice VD. BNB:s affärsplan utgår från bolagets vision, mission, kvalitetspolicy och miljöpolicy, som även utgör delar av planen. Affärsplanen beskriver bolagets produkter, dess marknad och konkurrenter samt bolagets och verksamhetens styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Baserat på denna kartläggning berättar affärsplanen om bolagets affärsstrategi och planerade finansiella utveckling för de kommande fem åren. Med utgångspunkt från affärsstrategin avslutas affärsplanen med en handlingsplan. Affärsplanen revideras och godkänns årligen av företagsledningen. 4. ORGANISATION & RESURSPLANERING 7 & UTVECKLING VERKSAMHET PROCESS 11 EKONOMI & VERKSAMHETS- STÖD KUND- TILLFREDS- STÄLLELSE Operativt ansvarig för bolagets organisation och resursplanering är VD. BNB:s organisationsuppbyggnad och ledningsfilosofi syftar till att föra ut operativa beslut relaterade till affärsprocessen så nära leveransstället (arbetsplatsen) som möjligt. Övriga funktioner syftar till att stödja, säkerställa och skapa förutsättningar för utveckling av leveransprocesserna se organisationsscheman över funktioner och ledning på nästa sida. Organisation BNB:s företagsledning består av VD och övriga tjänstemän och projektledare. Företagsledningens främsta uppgift är att löpande utvärdera samt ta beslut om effektiviseringar och utveckling av bolagets affärsprocesser, ledningsprocesser och stödprocesser. VD har ett övergripande ansvar för bolagets hela verksamhet i enlighet med styrelsens VD-instruktion (4.1.2). VD har ett operativt ansvar för ledningen av bolagets affärsprocess, som utgör den största delen av bolagets verksamhet. Vice VD har främst operativt ansvar för bolagets ledningsprocesser, vilket inkluderar uppföljning, kontroll och utveckling av processerna. Vice VD rapporterar till VD. VERKSAMHETS- UTVECKLING Vice VD NYPRODUKTION & ROT > 2 000 KR SAMT BYGGSERVICE En projektledare (VD) UNDER- ENTREPRENÖRER MED RAMAVTAL ORGANISATION VD FÖRSÄKRINGSSKADOR < 2 000 KR Tre projektledare ARBETSLEDARE BNB:S HANTVERKARE EKONOMI & ADMINISTRATION Ekonomiansvarig LACKERING & YTBEHANDLING Lackeringsansvarig 6
Funktionen ekonomi- och administration har operativt ansvar för bolagets samtliga ekonomifunktioner, vilket inkluderar bokföring, leverantörsfakturor, kundfakturor och löneadministration. Ekonomiansvarige rapporterar till VD. Leveransavdelningarna Nyproduktion & ROT > 2 000 kr samt byggservice och Försäkringsskador < 2000 kr planerar och leder den dagliga leveransen av bolagets produkter, vilket inkluderar kalkyler, anbud, avtal, inköp och löpande resurssättning. Avdelningarnas projektledare rapporterar till VD. Varje leveransställe (produktionsplats för ett uppdrag) har en eller flera arbetsledare, som i vissa uppdrag på delegation från uppdragets projektledare planerar det dagliga arbetet, leveransställets inköp och samordning av underleverantörer. Arbetsledarna är kollektivanställda och utses uppdrag för uppdrag. Arbetsledarna och hantverkare rapporterar till utsedd projektledare för respektive uppdrag. Resursplanering Företagsledningen tar beslut om hur bolagets verksamhet ska organiseras, dimensioneras och resurssättas i enlighet med bolagets affärsplan och löpande enligt kundernas efterfrågan. Resursplanering för leveransprocessens uppdrag sker inom ramen för uppdragen och i enlighet med de fyra separata leveransprocessernas riktlinjer och rutiner. Inköp Operativt ansvarig för bolagets inköp är VD. Inköp görs i första hand av godkända leverantörer, med vilka bolaget har avtal. Avtal som tecknas med leverantörer ska innehålla information om bolagets kvalitets- och miljöpolicy samt krav på att leverantören i första hand föreslår och väljer produkter och tjänster som är bästa val ur kvalitets- och miljösynpunkt. Inköp för leveransprocessens projekt sker inom ramen för projekten och i enlighet med de fyra separata leveransprocessernas). Inköpsansvar och inköpsrätt för bolagets övriga verksamhet anges i bolagets inköpsrutiner och i respektive tjänstebeskrivning. Personalens inköp av maskiner, verktyg och arbetskläder regleras av separata inköpsrutiner. Personal Operativt ansvarig för bolagets personaladministration är ekonomiansvarig. Arbetet med och för bolagets medarbetare bygger på BNB:s personalpolicy och ledarskapsfilosofi, som i sin tur är baserade på BNB:s vision och mission. PERSONALPOLICY Det är bolagets målsättning att varje enskild medarbetare utifrån dennes förutsättningar ständigt ska få ett växande inflytande och ansvar över sitt eget arbete och de uppdrag denne arbetar i. På så sätt ska alla medarbetare ges möjlighet att utvecklas både i sina roller i bolaget och som människor. Det ska i sin tur leda till att alla BNB:s medarbetare respekteras för deras yrkeskunnande och viktiga bidrag till samhällsutvecklingen. 7
LEDARSKAPSFILOSOFI BNB tror på människors vilja och förmåga att utvecklas. Utveckling är ett resultat av ökat ansvar, rätt stöd och ömsesidig respekt. 5. DOKUMENTHANTERING & KOMMUNIKATION BNB:s rutiner för bolagets hantering av dokument och dess externa och interna kommunikation syftar främst till att säkerställa leveransen av bolagets produkter utifrån uppställda kvalitets- och miljökrav. Bolagets dokumenthantering och kommunikation utgör även ett verktyg för att stärka bolagets image och identitet. Dokumenthantering Operativt ansvarig för bolagets dokumenthantering är vice VD. BNB:s rutiner för dokumentstyrning syftar till att säkerställa att de dokument som styr bolagets verksamhet är kvalitetssäkrade och lätta att komma åt för behöriga användare, vilket även omfattar dokument för intern och extern kommunikation. Framtagna rutiner styr och fastställer behörighet att besluta, producera och uppdatera bolagets dokument. Kommunikation Operativt ansvarig för bolagets kommunikation är vice VD. BNB:s kommunikationsplan syftar främst till att beskriva hur bolaget kommunicerar med sina målgrupper, säkerställer att nödvändig information når dessa och genom vilka kommunikationsvägar. Kommunikationsplanen tas fram och beslutas årligen av företagsledningen. 6. PLANERING & EKONOMI Operativt ansvarig för bolagets planering och uppföljning av bolagets ekonomi är vice VD. Företagsledningen tar årligen beslut om bolagets resultat- och likviditetsbudget i enlighet med beslutad affärsplan. Operativt ansvarig för planering och uppföljning av bolagets ekonomi (vice VD) kontrollerar, följer upp och rapporterar beslutad resultat- och likviditetsbudget, tar fram prognoser för resultat och kontrollerar bolagets inköp. Resultaten rapporteras månadsvis till företagsledningen. 7. & UTVECKLING VERKSAMHET Operativt ansvarig för uppföljning och utveckling av bolagets verksamhet är vice VD. Med utgångspunkt från BNB:s affärsplan sätter företagsledningen årligen mål för bolagets verksamhet. Målen och verksamhetens processer och rutiner följs och mäts löpande. Resultatet presenteras för företagsledningen, som analyserar eventuella behov av förändring och tillsättande av nödvändiga resurser. Genom dessa analyser och beslut driver företagsledningen bolagets utveckling. 8
STÖDPROCESSER KUNDBEHOV 3 AFFÄRSPLAN AFFÄRS- 4 ORGANISATION & RESURS- PLANERING 1 MARKNADSFÖRING & FÖRSÄLJNING 5 DOKUMENT- HANTERING & KOMMUNIKATION LEDNINGSPROCESSER 6 PLANERING & EKONOMI 2 LEVERANS 7 & UTVECKLING VERKSAMHET PROCESS KUND- TILLFREDS- STÄLLELSE BNB:s fyra stödprocesser samlar alla de dokument och verktyg som används i den dagliga operativa driften av verksamheten. Arbetet styrs av beslutade rutiner och processer, som återfinns under affärs- och ledningsprocesserna. STÖDPROCESSER 8 PERSONAL & KOMPETENS- UTVECKLING 9 MILJÖ, ARBETSMILJÖ & SÄKERHET 10 UPPDRAG 11 EKONOMI & VERKSAMHETS- STÖD 9
LEDNINGSSYSTEM FÖR KVALITETS- & MILJÖSÄKRING De delar av ledningssystemet som säkerställer bolagets kvalitetsledning och miljöledning utgår från kriterierna för ISO 9001 och ISO 14001. Bolaget har inlett en process i samarbete med Ragnsells Miljökonsulter för att certifieras i enlighet med dessa system. BNB inventerar årligen verksamhetens kvalitetsrisker. Dessa ligger till grund för övergripande kvalitetsmål, som bryts ner i årliga mål och konkreta handlingsplaner. Förutom dessa mål och planer styrs kvalitetsarbetet av fastställda processer för bolagets fyra leveransprocesser totalentreprenader, generalentreprenader, försäkringsskador och byggservice. Ledningssystemet för miljösäkring är uppbyggt enligt samma system, kompletterat av en omfattande miljöutredning, årlig inventering av gällande lagkrav samt rutiner för konkreta miljöåtgärder. För att säkerställa att handlingsplanerna genomförs och leveransprocesserna följs är dessa nedbrutna i konkreta rutiner och insatser, som samtliga återfinns i ansvariga funktioners och medarbetares tjänstebeskrivningar. I det dagliga arbetet görs uppföljning av ledningssystemet främst på funktions- och medarbetarnivå att funktionerna/medarbetarna följer de rutiner som omfattas av medarbetarnas tjänstebeskrivningar. Bolagets processer mäts även genom avvikelserapporter, stickprov och planerade kontroller. Bolagets kvalitets- och miljöledning revideras årligen genom såväl intern som extern revison. KVALITETSPOLICY Bröderna Näslund Byggares mål är att i alla uppdrag uppnå rätt kvalitet. Med rätt kvalitet menar vi att: vi i uppdraget följer alla gällande lag- och branschregler, därutöver fullt ut levererar enligt köparens beställning och förväntningar samt skapar ett mervärde för vår uppdragsgivare, våra medarbetare och ägare. Vi arbetar målinriktat för att: ständigt förbättra ledningssystemet, alla medarbetare ska visa engagemang för att alltid uppnå rätt kvalitet och aktivt arbeta med ständiga förbättringar och för att våra uppdragsgivare i en nära dialog med oss ska få möjlighet att bidra med idéer och kritik, som utvecklar verksamheten. Våra övergripande kvalitetsmål är att: Öka samtliga medarbetares engagemang för att minimera bolagets definierade kvalitetsrisker. Ständigt utveckla styrningen och kontrollen av bolagets pågående uppdrag. Vårt arbetssätt Så här arbetar vi för att säkerställa rätt kvalitet och ständiga förbättringar: VI PLANERAR Vi tar varje år fram ett antal kvalitetsmål och en handlingsplan för att nå målen. Målen ska ständigt göra oss bättre. Inget av våra uppdrag är det andra likt. Därför planerar vi alla våra uppdrag i detalj. 10
VI GÖR RÄTT Vi har detaljerade checklistor för hur vi genomför våra olika typer av uppdrag större totalentreprenader och generalentreprenader samt försäkringsskador och byggserviceuppdrag. Och alla våra anställda har tydliga ansvarsbeskrivningar kopplade till lika tydliga rutiner. VI UTVÄRDERAR Varje år genomför vi både interna och externa revisioner av vårt ledningssystem för kvalitets- och miljösäkring. Genom besiktningar av varje uppdrag och genom att åtgärda eventuella besiktningsanmärkningar säkerställer vi att våra uppdragsgivare är nöjda med vårt arbete. Vi träffar också våra uppdragsgivare genom kundaktiviteter och kundmöten. Då lyssnar vi på deras förslag till förbättringar och vad de tror om våra idéer. VI FÖRBÄTTRAR På schemalagda ledningsgruppsmöten, veckovisa projektmöten och regelbundna lagmöten med samtliga medarbetare samlar vi in erfarenheter från genomförda uppdrag. Vi frågar efter och tar in konkreta exempel på hur vi ständigt kan utveckla våra processer och arbetssätt. Samtidigt diskuterar vi våra kunders idéer och kritik. Resulterar dessa dialoger i en förändring, informeras alla anställda och förändringen ligger alltid till grund för en revidering av de individuella ansvarbeskrivningarna och rutinerna. MILJÖPOLICY Bröderna Näslund Byggare AB:s målsättning är att minimera bolagets negativa inverkan på vår gemensamma miljö. Vi gör det genom att i den dagliga verksamheten uppfylla gällande miljölagstiftning samt genom att i vår produktion, i våra beslut och i vårt samarbete med beställare och leverantörer arbeta proaktivt med att ständigt förbättra vårt miljöarbete och förebygga föroreningar. Inom bolaget arbetar vi för att minska bolagets påverkan på miljön genom: mer effektiva transporter och lägre drivmedelsförbrukning, hanteringen av verksamhetens avfall, val av underentreprenörer, reducerad materialförbrukning och reducerad lokal påverkan via buller, damm och vibrationer. I samverkan med våra beställare och samarbetspartners arbetar vi för att bidra till ett långsiktigt hållbart samhälle genom att: ställa tydliga miljökrav på våra leverantörer och avtalspartners och föreslå miljöanpassade lösningar för våra beställare. 11