Protokoll från styrelsemöte i Linköpings Klätterklubb Datum: 2013-12-10 Tid: 19:00-21:50 Plats: Hangaren Närvarande: Mattias Strand Ordförande Jimmy Klinteskog Andreas Hansson Henrik Malmsten Anna Stockborn Michael Silvin Kajsa Goffrich Robert Janson Peter Rosander Jon Bjärkefur 1. Mötet öppnas Ordförande Mattias Strand hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. 2. Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes. 3. Val av mötesordförande och mötessekreterare Till mötesordförande valdes Mattias Strand. Till mötessekreterare valdes Andreas Hansson. 4. Val av justerare Till justerare valdes Jon Bjärkefur. 5. Adjungeringar Jon Bjärkefur, Peter Rosander och Kajsa Goffrich adjungerades till mötet. 6. Föregående mötesprotokoll Föregående styrelsemötesprotokoll samt protokoll från höstmötet lästes upp och lades till handlingarna. 7. Uppföljning av punkter från tidigare möten 1. Ombyggnation Mattias kontaktar Micke för att få veta mer om vilka föreningar som eventuellt är intresserade av att vara med på lokal i Hangaren. Nästa års styrelse får utse en ombyggnadsansvarig som har möjlighet att driva på och vara aktiv på möten med kommunen under kontorstid på vardagar. 2. Avtal Påskrivna avtal finns nu med Naturfirman och Sysslolösningen. Avtalen ska skrivas om årsvis i juni i fortsättningen. En diskussion hölls om huruvida utomstående får hålla kurs i Hangaren
utan avtal enligt väggreglerna krävs idag bara att den som håller kurs är behörig instruktör. Styrelsen konstaterade att det är fördelaktigt både för oss och den som håller kurs att ha ett skrivet avtal så vi förutser inte att det i praktiken kommer att bli några problem. 3. Bouldermattan Michael Silvin dokumenterar skadorna på mattan och tar kontakt med firman som lagt den för att eventuellt få någon typ av reparation som garantiärende. 4. Protokoll på hemsidan Styrelsens protokoll finns nu åter tillgängliga på vår hemsida. 5. Presentkort Anna har inte kontaktat receptionen men ska göra det snart. Eftersom julen närmar sig och det finns risk att någon vill köpa presentkort som julklapp är det viktigt att de blir informerade om att vi inte accepterar presentkort. 6. Uppgiftslista Jon har idéer om att vidareutveckla uppgiftslistan för att bättre kunna följa pågående ärenden. Jon får arbeta vidare med det. 7. Märkningssystem Jimmy har vänt på några av hållarna på repväggen och det har fungerat bra de vända hållarna går inte sönder. Jon har en alternativ idé om att sätta upp inplastade lappar på startgreppen, ett system som används på Telefonplan i Stockholm. Lapparna färgkodas efter ledens grad och graden samt rubriker för namn/byggare och annan information förtrycks. Informationen om leden lappen sitter på skrivs sedan med tuschpenna, och när leden rivs kan lappen tvättas av och återanvändas. Styrelsen är positiv till förslaget och Jon får ta fram exempelskyltar och pris så att ett beslut kan fattas vid nästa möte. 8. Kontakt med receptionen angående klagomål Mattias informerar Micke om vilka som ingår i den nya styrelsen och vilka som är kontaktpersoner för eventuella klagomål. 9. Duschrummet Handdukskrokar har satts upp. 10. Diskmaskin Ingen har ännu kontaktat oss angående frågan om diskmaskinen sticker igenom en brandvägg. Till dess att någon tar kontakt gör vi inget mer i ärendet. 11. Nya rep till klätterhallen Tendon har gett oss ett rep att prova, och det sitter uppsatt på position 2 på klätterväggen. Sysslolösingens rep sitter på plats 22. För det senare repet har det kommit några kommentarer angående bristande kvalitet det har bildats eller hela tiden funnits små tussar på repet som gör att klättrare i hallen tror att repet är skadat. Styrelsen avvaktar fler kommentarer från medlemmar innan beslut fattas om vilka rep som vi ska använda. Om möjligt vill vi ha fler olika färger på rep än bara blå och röd, för att ytterligare minska risken för att klättrare och säkrare kopplar in sig i olika rep.
Det är nu slut på rep i förrådet de sista repen gick åt för att byta rep vid den senaste ledbyggardagen. 12. Korrigering av prislista i kassan Henrik har varit i kontakt med kassapersonalen och det pris de tar ut är korrekt. Styrelsen skulle vilja ha ett anslag vid kassan med de priser som gäller. Jimmy får i uppdrag att höra om det går bra och i så fall ta fram ett anslag. Även notera på anslaget att grönt kort krävs för att få säkra. 13. Förbättring av väggansvarigsystem Peter och Ludwig har sedan tidigare uppdraget. Patrik har idéer om sånt som skulle kunna göras och vill gärna också vara med, likaså Kajsa. Nästa års styrelse får utse ansvariga för att driva projektet. Det är ett problem att vi inte har hållit tillräckligt många tillfällen att klättra upp för grönt kort. Tidigare har vi avvaktat nya normer för att utbilda väggansvariga, men det verkar inte som några nya normer är på gång ifrån Klätterförbundet, så vi får gå vidare ändå. Styrelsen diskuterade olika lösningar kanske att alltid ha uppklätteransvariga tillgängliga på en viss veckodag. Det finns behov att göra en tillfällig drive med uppklättringar i början på terminen, vecka 4, 5, 6 kanske kan vi engagera de väggansvariga som har kompetens för att hålla i uppklättringar i utbyte mot färre väggansvarspass. Henrik får i uppdrag att prata med Peter om det, samt att bjuda in honom till nästa styrelsemöte. Det kan vara svårt för Peter att ha tid Michael tar på sig att stötta honom och jobba mot en långsiktig lösning. 14. Inköp Grepp har köpts in i några omgånger och Ludwig ska köpa in ytterligare fler grepp för att uppnå årets budgetmål. Förstahjälpenlådan har också kompletterats. 15. Förnyelse av prenumeration Robert Janson har tittat på att förnya prenumerationer i förtid för att dra nytta av en rabatt, men rabatten visade sig så liten att vi avvaktar förnyelse tills att prenumerationerna löper ut. 8. Övriga frågor 1. Kick-off Robert Janson tar kontakt med SISU angående kick-off. Anna skickar ut en Doodle-förfrågan för att bestämma lämpligt datum. 2. Lista på styrelsemedlemmar med foton Listan behöver uppdateras tidigare nästa år. Jimmy har årets lista som mall och vi tar fotografier vid nästa års visionsmöte och ser till att den nya listan kommer upp så snabbt som möjligt. 3. Uppdatering av regler Klätterrepet i boulderrummet behöver behandlas i boulderreglerna högsta höjd man får klättra är i höjd med toppen på boulderväggen. Nya regler behöver sättas upp, både boulder-, barn- och repväggsregler.
4. Ekonomi Ludwig och Henrik har pratat om att skaffa ett bankkort till inköpsansvarig så att inköp kan göras direkt från klubbens kassa utan att någon behöver göra ett utlägg först. Styrelsen beslutar att skaffa ett sådant. Henrik påminner också om att lämna in alla utläggskvitton före jul så att årets bokföring kan slutföras. 5. Prova-på information Den lapp som satts upp angående regler för prova-på stämmer inte överens med vad styrelsen tycker att den borde innehålla, så den lappen tas ned och ersätts med en ny som beslutas på nästa möte. 6. Juniorbetalningar Betalningarna började inte komma in förrän i slutet av oktober i år, trots att terminen började redan i mitten av september. Föräldrarna har tydligen problem att göra betalningarna. Policy är att vi släpper in alla juniorer även om betalning inte kommit in, men vi vill få information om vilka som inte betalat så att vi kan stöta på föräldrarna. Vi bör ta fram en skriftlig information som kan lämnas ut vid det första juniorträningsstillfället. 7. Fakturor Henrik meddelar att han vill ha information per mail varje gång någon har beställt något som resulterar i en faktura, så att han vet att den ska betalas. 8. Mat vid ledbygge Frågan skjuts till nästa möte 9. Försäkring för miniorer Såvitt vi kan se omfattas miniorer som deltar i kindergartenklättring söndagar kl 10 inte av vår försäkring genom Klätterförbundet då de inte är medlemmar i klätterklubben och inte heller deltar i prova-på verksamhet. Ansvarig för kindergartenklättring måste informera deltagarna om det. 10. Källsortering Anna har från tekniska verken mottagit en förfrågan om huruvida vi vill ha källsorteringskärl i hallen. 11. Tackbrev Anna skickar ut en hälsning och tack för det gångna året på infolistan å styrelsens vägnar. 12. Utlåning av utrustning då receptionen är stängd Kajsa undersöker om väggansvariga kan få möjlighet att sköta om och ta emot återlämning av utrustning som fortfarande är uthyrd då receptionen stänger så att besökare med hyrd utrustning kan få klättra ända tills hallen stänger. 13. Städning Städfirman har svårt att meddela datum för städning i god tid då det påverkas av deras andra kunder. Vi behöver få informationen åtminstone någon vecka innan de kommer. Vi har
tidigare haft städning av golv och mattor en gång i månaden men kommer i fortsättningen även att få avtorkning av räcken och horisontella ytor fyra gånger per år samt maskinskurning av golv två gånger per år. Städansvarig får i uppdrag att ta fram en lista att anslå i klätterhallen där städfirman får fylla i datum när de har städat och vilken typ av städning de gjort. Fler dammsugarmunstycken behövs också fortfarande för väggansvarigstädningen. 14. Kalla duschar Ibland finns inte varmvatten i duscharna. Mattias hör med Micke om vad det beror på och om det går att göra något åt. 15. Luciafirande Önskemål har framförts om att hålla Luciafirande i klubben. I år finns inte tillräckligt med tid för att planera något sådant, men om möjligt får Jon förbereda ett sådant i god tid till lucia 2014. 9. Nästa möte Nästa ordinarie styrelsemöte hålls i februari. Om behov finns hålls ett kortare möte i samband med Visionsmötet i januari. 10. Mötet avslutas Ordförande förklarade mötet avslutat. Andreas Hansson Sekreterare Jon Bjärkefur Justerare