Datum 2013-04-26 Uppföljning av utförare - Hemtjänst Uppföljningen avser: Ekerö Hemtjänst Adress: Ekerö kommun, Box 205, 178 23 Ekerö Verksamhetschef (namn och kontaktuppgifter): Kerstin Henriksson, 08-560 392 51 Övriga medverkande vid uppföljningen: Helena Jarby (enhetschef) och Lotta Baudou (bitr. enhetschef) Uppföljningen genomförd (tidpunkt och vem): 2013-04-24 av Lena Burman Johansson (nämndansvarig), Karolina Nygren (utvecklingsledare) Beskrivning av utföraren: Ekerö Hemtjänst är den kommunala hemtjänstutföraren. Antal brukare (Totalt): 237 personer (april 2013) Sammanfattande bedömning: Ekerö Hemtjänst har en tydlig ledningsorganisation avseende ansvar och roller. Ca 43 % av den tillsvidareanställda personalen har adekvat utbildning (då ingår även personal ur nattpatrullen). Vid rekrytering ställs krav på undersköterskeutbildning. Utföraren har haft låg personalomsättning under året. Ny enhetschef har tillträtt under våren 2013. Det finns arbetssätt och rutiner för introduktion av nyanställda. Kompetensutvecklingsplan finns. Ekerö Hemtjänst har ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete som följs upp och utvecklas i samarbete mellan ledning och personal. Varje år görs två brukarundersökningar, men man kommer att övergå till en om året eftersom Socialstyrelsen har vidareutvecklat formerna för sin brukarundersökning. Synpunkts- och klagomålshanteringen följs upp systematiskt och utförs enligt fastställda riktlinjer. Likaså avvikelsehanteringen. 1
Ledning Uppfyller verksamhetens ledning kompetenskraven enligt avtalet (SOSFS 2002:9)? Ja X Nej Beskriv ledningsorganisation utifrån ansvar och befogenheter Ekerö Hemtjänst har en sektionschef med övergripande lednings- och ekonomiansvar. Ansvarar även för uppföljning. Det finns en enhetschef för hemtjänsten som är personalansvarig. Enhetschefen kommer också inneha ekonomiskt ansvar framöver. Biträdande enhetschef är kundansvarig och har en samordnande funktion (tar emot nya uppdrag, fördelar uppdrag, bokar hembesök mm). Vid frånvaro och semester går enhetschef och biträdande enhetschef in för varandra. Sektionscheferna inom den interna produktionens organisation går in för varandra. Har någon förändring skett i ledningen det senaste året? Ny enhetschef tillträdde för 3,5 månader sedan. Är någon förändring planerad? Ja Nej x Ledningsorganisation Personal Totalt antal tillsvidareanställd personal Dag: 45 personer, kväll: 12 personer och natt: 4 personer. Totalt 61 personer och 19 PANanställda och då ingår personal som är tjänstlediga och föräldralediga. Dessutom ingår personer med olika former av visstidsanställningar. Totalt antal tillsvidareanställda omräknat till helårsarbetare 62,4 helårsarbetare Totalt antal timanställd personal 25 personer/månad Andel av tillsvidareanställd personal med adekvat utbildning 34 personer Andel av timanställd personal med adekvat utbildning 5 personer Behärskar all personal det svenska språket i tal och skrift Finns vid behov tillgång till vikarier 2
Personalomsättning tillsvidareanställda det senaste året (andel av helårsarbetare) Orsak? 2 personer slutade under 2012 och under 2013 har hittills tre personer sagt upp sig. Orsaken är främst personliga skäl. Beskriv arbetssätt för att säkerställa hög personalkontinuitet Inom Ekerö Hemtjänst har man regelbundna gruppmöten där personal och chefer deltar. Mötena syftar till att ge struktur i hur arbetet läggs upp. Delaktighet värnas och på gruppmöten utvecklas och revideras rutiner, arbetssätt mm. Några i personalgruppen har gått värdegrundsledarutbildning och kommer att fungera som värdegrundsombud i arbetsgrupperna framöver. Förändring av organisationen har gjorts från stora till mindre arbetsgrupper delvis för att skapa större förutsättningar för personalens delaktighet och trivsel. Beskriv arbetssätt vid introdukton av nyanställda Alla nyanställda får ett introduktionsmaterial med aktuell information och beskrivning av arbetssätt att läsa på innan tjänstgöringen påbörjas. Kopplat till informationsmaterialet finns en checklista med alla rutiner där den nyanställde också får signera att man tagit del av allt material. Den nyanställde får en handledare i den arbetsgrupp denne kommer att tillhöra och man går bredvid handledaren i upp till fem dagar beroende på behov. Samma rutin gäller för semestervikarier men då ingår även en introduktionsdag där alla får information om bl a hygien, demenssjukdom mm. Sektionschefen ansvarar för denna. Finns rutin för att informera personalen om tystnadsplikt? Hur säkerställs personalens kunskaper i matlagning, näringslära och livsmedelshygien? Detta är ett utvecklingsområde. I dagsläget finns inga utarbetade rutiner som omfattar kunskaper i matlagning och näringslära. Näringslära och risk för undernäring diskuteras på gruppmöten. Rutiner för att uppmärksamma viktnedgång hos personer med demenssjukdom finns och har utarbetats i samarbete med Ekerö vårdcentral. Finns aktuell kompetensutvecklingsplan? Har personalen någon form av handledning Förekommer anhöriganställningar? Antal anhöriganställda? 15 anhöriganställda. Beskriv arbetssätt för att vid anhöriganställningar garantera dokumentation och utförande i enlighet med fastställda riktlinjer? När anställningsavtal skrivs med den anhöriganställda går bitr enhetschef igenom krav på dokumentation och genomförandeplan. Dokumentation lämnas till bitr enhetschef en gång i månaden i samband med tidsrapportering. Arbetssätt utgår från socialnämndens riktlinjer. Bär all personal synlig ID? 3
Vid nyrekrytering ställs krav på undersköterskeutbildning. Krav på körkort kommer också ställas framöver. All personal har särskilda arbetskläder. Handledning ges av arbetsledare. Extern handledning vid behov. Vid krishantering anlitas Feel Good. Kompetensutvecklingsplan Rutin för uppföljning av anhöriganställningar Kvalitetsarbete, uppföljning och utvärdering Finns dokumenterat ledningssystem enligt SOSFS 2011:9? Beskriv hur ni arbetar med att systematiskt följa upp och utveckla kvaliteten. Ekonomin följs upp regelbundet enligt de riktlinjer som finns för alla kommunens verksamheter. Arbetsmiljölagen ställer krav på riskbedömningar mm. Uppföljningsmöten genomförs mellan personal och biståndshandläggare där enskilda ärenden följs upp. Tidsrapporteringssystem har införts där besök hemma hos den enskilde registreras. Kopplat till systemet finns även schemaplaneringsverktyg. Ekerö Hemtjänst är Qualis certifierade. Licensen gäller till 2014 och Ekerö Hemtjänst har ansökt om ny certifiering. Qualis certifieringen genomförs av oberoende granskare. Arbete pågår för att ta fram kvalitetsdeklaration som kan lämnas till kunden. Beskriv former för egenkontroll. Ledningen följer upp att rutiner och arbetssätt följs. Beskriv personalens delaktighet i detta arbete. Personalen är delaktig i det mesta som rör arbetssätt och rutiner. Alla rutiner utvecklas gemensamt i arbetsgrupperna. Personalen även delaktig i delar som rör ekonomin. Beskriv former för brukarundersökningar. Enkät till kunderna skickas ut två gånger om året. Framöver kommer en brukarundersökning göras varje år eftersom även Socialstyrelsen utför brukarundersökningar. Beskriv rutin för hantering av synpunkter och klagomål. Det finns en synpunktsblankett hemma hos varje brukare men i princip alla synpunkter inkommer via telefon eller mail. Synpunkterna skrivs ned, diarieförs på särskilt avsedd blankett där det ska framkomma vem som tar emot synpunkten, åtgärdar den och återkopplar till den enskilde. Snabb återkoppling eftersträvas. Synpunkts- och klagomålsblankett finns i pärm hos kunden. Beskriv rutin för anmälan om missförhållanden enligt Lex Sarah. 4
Rutin har utarbetats av produktionsledningen och gäller för all verksamhet inom produktion Omsorg. Finns på intranätet. Rutinen uppmärksammas då och då på gruppmöten. Ledningssystem enligt SOSFS 2011:9 Senaste kvalitetsuppföljningen Senaste brukarundersökningen Kvalitet för den enskilde Har alla brukare kontaktperson? Ja X Nej Beskriv arbetssätt för kontinuitet i stödet till brukaren. Personalgruppen har delats upp i mindre grupper baserat på geografi (utifrån var kunderna bor). Personalens schemaläggning utgår ifrån att brukaren ska få sina insatser utförd av sin kontaktperson. Varje brukare har två kontaktpersoner, en ordinarie och en vikarie. Beskriv arbetssätt för att säkerställa ett salutogent förhållningssätt gentemot brukaren. Ekerö Hemtjänst använder detaljerade genomförandeplaner för att skapa ökad trygghet för den enskilde och säkerställa att den enskilde får hjälpen utförd på önskat sätt och att personalen stöttar den enskilde att så långt som möjligt kunna vara självständig. Beskriv arbetssätt för att säkerställa brukarens integritet. Omhändertas via detaljerade genomförandeplaner enligt ovan. Beskriv arbetssätt för att säkerställa brukarens önskemål, åsikter och delaktighet. Omhändertas via detaljerade genomförandeplaner enligt ovan. Uppdragsbeskrivning samt rutiner för kontaktperson Genomförandeplan Har samtliga brukare aktuell genomförandeplan? Den enskilde deltar vid upprättande av genomförandeplan Beskriv arbetssätt vid upprättande av genomförandeplan. 5
Det finns en checklista för vad som ska ingå in en genomförandeplan. Kontaktpersonen upprättar genomförandeplanen tillsammans med brukaren. Anhörig eller god man kan också delta. För personer med demenssjukdom görs en kartläggning och en levnadsberättelse skrivs. Insatserna i uppdraget gås igenom och hjälpens utformning diskuteras. Den enskilde signerar planen som finns hemma hos kunden, tillgänglig för bitr enhetschef och i akt. Beskriv arbetssätt för att underrätta biståndshandläggare om den enskildes behov förändras så att biståndsbeslut och genomförandeplan måste omprövas. Personalen och bitr enhetschef gör avstämningar varje vecka. Bitr enhetschef kontaktar biståndhandläggarna via CSign vid ändrat insatsbehov. Beskriv rutin för uppföljning och revidering av genomförandeplanen. Kontaktpersonen gör uppföljning två gånger om året. Vid behov görs tätare uppföljningar. Dokumentation Beskriv rutiner för social/omvårdnadsdokumentation. Personalen gör dagliga anteckningar när de besökt kunderna. Kontaktpersonen ansvarar för den sociala dokumentationen. Dokumentationen finns hos brukaren i pärm och i akt på kontoret. Beskriv arbetssätt för att underrätta den enskilde om dokumentationen. Finns tillgänglig hemma hos brukaren. Beskriv rutiner för informationsöverföring mellan berörda medarbetare och mellan arbetspass. Dagpersonal dokumenterar avvikelser och observandum i kvällspersonalens pärm. Kvällspersonalen stämmer av med nattpersonal över telefon vid arbetspassets slut. Rutin finns för informationsöverföring mellan utförare. Hur förvaras dokumentationen? I brandsäkra och låsta skåp. 6
Samverkan Beskriv arbetssätt för samverkan med Socialkontoret kring den enskilde brukaren. För vissa uppdrag släpar nyprövningen efter och nya beslut dateras retroaktivt. Detta får konsekvenser eftersom insatsen utförts enligt gammalt beslut efter utgånget datum. Om det nya beslutet omfattar ny tid uppstår avvikelser som utföraren inte kunnat undvika. Tillgängligheten hos biståndshandläggarna skiftar. Ekerö Hemtjänst önskar en tydligare och mer regelbunden kontakt med biståndshandläggarna. Beskriv arbetssätt för samverkan med övriga för brukaren viktiga personer och aktörer. Ekerö Hemtjänst har informationsträffar med bl a biståndshandläggare, distriktssköterska och Rehab Västra. Mat och måltider Beskriv arbetssätt kring måltider och måltidssituation. De flesta har matleveranser men enklare matlagning förekommer. Arbetssätten varierar och önskemål tas omhand i genomförandeplanen. De som endast vill ha matlådan levererad till dörren får mat först, de som även har social samvaro får maten sist för att personalen på bästa sätt ska kunna delta i måltiden. Beskriv hur brukarens behov, förutsättningar och önskemål tillgodoses vid matlagning. Omhändertas vid upprättandet av genomförandeplaner. Hantering av privata medel och nyckelhantering Beskriv rutiner för hantering av brukarens privata medel. Ekerö Hemtjänst handhar inga privata medel (kontanter). Om kunden inte deltar vid inköp används kontokort eller fakturakonto (Apoteket). Beskriv rutiner för nyckelhantering. Ekerö Hemtjänst använder låsta skåp med kodlås. Personalen har endast tillgång till vissa nycklar via behörigheter. Automatisk loggning sker när nycklar plockas ut och lämnas tillbaka. Nycklar till personer med trygghetslarm hanteras separat och förvaras i låst skåp. Rutin för hantering av privata medel Rutin för nyckelhantering 7